Minnesanteckningar från FAB 2011-08-25 Närvarande: Johanna t o m p 5, Cecilia M, Nina Gemvik (CHE/BIO), Manja, Margareta B, Margareta K, Karin Blom (SCI), Lena, Yvonne, Janos p 1-2, Kattis, Åsa, Maria Frost (UF), Eva Lindahl (UF) p 1, 1. Presentation av handläggningsordning för examensbevis för ickeprogramstudenter Eva Lindahl presenterar förslaget till handläggningsordning. Förslaget har utarbetats av en arbetsgrupp inom Lean-projektet. För att det ska kunna genomföras krävs beslut om att utse huvudområdesansvariga. Ev synpunkter kan lämnas till Eva på examensenheten senast 2 september. 2. Tidigare publicering av utbildningsutbud Utbildningsutbudet och möjlighet till ansökan kommer i höst att öppna betydligt tidigare än förra året. Detta är ett resultat av arbetet i den s k SARA-gruppen där inte minst KTH:s prorektor Eva Malmström varit med och påverkat detta. KTH:s deadline för att allt ska vara registrerat och klart är 15 oktober. Ansökan kommer nu att öppna 17 oktober och allt måste då vara klart! Andra lärosäten kommer också att publicera sina utbildningar vid denna tidpunkt. Se vidare bilaga. 3. Förberedande kurser De förberedande kurserna måste identifieras för att vi ska kunna redovisa dessa på ett bra sätt bl a i årsredovisningen. Kattis kommer att skicka ut en lista för kontroll samt en beskrivning av vad en förberedande kurs är. Kommer inom kort. 4. In- och utresande utbytesstudenter Kattis redovisar statistik över in- och utresande studenter. Det är en stor obalans och detta måste åtgärdas. För utbyten med tredje-land gäller strikt balans om avgiftsfrihet för inkommande ska uppstå. Även för utbyten inom Europa där avgiftsskyldighet i allmänhet inte föreligger bör balans eftersträvas. Det finns ett fokus från ledningen i denna fråga och detta kommer att tas upp i skoldialoger och i kommande rektorskontrakt att jobba med. Och det berör både KTH centralt och skolorna. Vi kan alltså förutse att bli involverade i detta på ett eller annat sätt. 5. Översyn av Som student, rättigheter och skyldigheter Det är dags att se över den information som finns i denna trycksak på ett lite djupare plan än vad som brukar ske årligen. En arbetsgrupp med representanter från skolorna och lämpliga avdelningar inom UF samt från THS bör bildas vid nästa FAB-möte. Aino Collmar som kommer att vara sammanhållande för arbetet kommer i nästa vecka att skicka några frågor till skolorna. Sammanställning av svaren kommer att presenteras vid nästa FAB. Förslag på personer som är lämpliga att delta i arbetet kan skickas till Yvonne innan nästa FAB. Cilla Månsson anmäler intresse att delta i arbetet. 6. Studentpaket för betalande studenter Maria Frost från AFS delar ut beslut och info runt studentpaketet för betalande. För närvarande kan konstateras att alla erhållit bostad, att informationsmöten har hållits och ska hållas, en internationell studievägledare har anställts, Jenny Holm, alla är på väg att få en per- Sid 1(1)
sonlig kontaktperson. För de som önskar kommer också jobb att ordnas, Jenny Holm kommer att samordna detta, men eftersom det inte är det som den studerande ska börja med så kommer detta att ske lite senare i höst. Kattis påminner samtidigt om att betalande studenter inte får läsa mer än 60 hp per år. Vill man läsa mer måste man också betala mer. 7. Uppropsstatistik bör levereras så snart som möjligt till VoS av de skolor som ännu inte gjort det! Vid pennan /Åsa
DNR (VHS) 03.01-00152-2011 2011-06-29 1(3) PM Andreas Sandberg Susanne Wadsborn-Taube SA-chefer Tidpunkt för öppnandet av antagningsomgång inför masters HT2012 och IKHT12 I diskussionerna runt förändringen av masters som ägt rum i olika sammanhang, bl. a i SARA-gruppen och på SA-chefsträffar, har det framkommit olika önskemål/krav på att förändra processen och systemet. De som framstår tydligast är att kunna göra direktantagning och att öppnandet av antagningsomgången måste ske tidigare för att möjliggöra för presumtiva studenter att anmäla sig vid framför allt rekryteringsmässor. Kravet att anta direkt kräver utveckling av systemet och kan inte vara på plats till hösten. Kravet att öppna antagningsomgången tidigare har hittills ansetts stå i konflikt med att utbildningsutbudet inte är färdigt eftersom beslut om att genomföra vissa utbildningar kommer sent. VHS och lärosätena har bedömt att det är viktigt att ett så fullständigt utbildningsutbud som möjligt är tillgängligt vid tidpunkt för öppnande av antagningsomgången. På VHS har frågan diskuterats och vi föreslår följande inför MASTERHT12 och IKHT12: Antagningsomgångarna inför mastersantagningen och internationell antagning på grundnivå till HT2012 öppnar den 15 oktober (i realiteten den 17 oktober). De lärosäten som önskar och har möjlighet kan då koppla in anmälningsalternativ i MASTERHT12 och IKHT12 och då göra dessa redo för att anmäla sig till. Syftet med öppnandet är i framförallt att tredjelandsstudenter ska ha möjlighet att direktanmäla sig vid rekryteringsmässor och andra kontakter med lärosäten. VHS är medvetna om att det kan vara svårt att hinna få sitt utbud klart inför detta datum men vi anser ändå att det är värt att gå vidare med förslaget redan nu för de lärosäten som faktiskt vill och kan få fram sitt utbud till oktober. För den sökande är det inte optimalt att endast ett fåtal kurser/utbildningar ligger på antagning.se och därför föranleder öppnandet av antagningsomgången inte någon annonsering från VHS sida och vi avråder lärosätena från marknadsföring om att det går att anmäla sig via antagning.se redan under hösten. VHS kommer däremot se till att det finns information på antagning.se så att de som ändå går in och anmäler sig får BOX 24070, 104 50 STOCKHOLM, BESÖK: KARLAVÄGEN 108, TELEFON: 08-725 96 00, TELEFAX: 08-725 96 01, E-POST: FORNAMN.EFTERNAMN@VHS.SE, WWW.VHS.SE
information om att ett fullständigt utbildningsutbud kommer att finnas på plats den första december enligt tidigare tidplaner för antagningen för internationella studenter till HT012. Tidplanen kommer i övrigt också följa 2011 års tidplan med urval i mitten/slutet av mars. Information om att det går att anmäla sig kommer självklart att sprida sig mellan studenterna men vi tror och hoppas att det inte kommer innebära problem i form av omprioriteringar etc. De sökande har från första december fram till den 15 januari på sig att göra omprioriteringar i sin anmälan och det är något som samtliga lärosäten måste räkna med oavsett när deras utbud publiceras. Det ställer dock krav på kommunikation med de sökande från lärosätenas sida om man väljer att ge ett förhandsbesked om antagning. Den första december bör lärosätena i möjligaste mån ha sitt utbildningsutbud på plats eftersom antagningsomgången då officiellt öppnar för anmälan. VHS kommer då ta bort informationen om att utbildningsutbudet inte är komplett samt informera om att antagningsomgången är öppen för anmälan. Vår förhoppning är att det här skapar möjligheter för er att vid intresse kunna använda NyA vid kontakter med de sökande och lägga upp anmälningar redan under hösten. Hantering av sökandes meriter Bedömning av den sökandes meriter kommer att genomföras av AkVO:s områdesansvariga i MASTERHT12 samt IKVO i IKHT12 under perioden från att anmälan öppnar till början av januari. Dock måste man betänka att antagningen till MASTERVT12 och IKVT12 (och för IKVO även VT2012 men vi bemannar med plan för att hantera det utökade behovet) kan konkurrera om deras uppmärksamhet framförallt inledningsvis. Övriga handläggare som kommer att delta i AkVO under MASTERHT12 kommer att börja arbeta i början av januari, den 9 januari. En gemensam förfrågan om deltagande i VO-organisationerna för följande antagningsomgångar bifogas detta förslag. VHS avser att få igång längre löpande överenskommelser på årsbasis. Syftet är att få bättre kontinuitet för VOorganisationerna och förhoppningsvis även lokalt på respektive lärosäte. Alla kommer självklart inte jobba under hela perioden, likt tidigare är det antagningen till höstterminerna som skapar störst behov. 2(3)
3(3) Beräknat sökandetryck och behov av handläggare per omgång: Antagningsomgång Beräknat antal sökande med komplettering Beräknat behov av handläggare MASTERVT12 3 500* 5*** IKVT12 5 000* 0**** VT2012 7 200* 5*** MASTERHT12 14 000** 20*** IKHT12 2 600** 5*** ST- och HT2012 11 000** 7-8*** * Angivna siffror i 2011 års överenskommelser, sannolikt kommer siffrorna vara betydligt lägre ** Angivna siffror baserat på en liten ökning jämfört med siffror från 2011 års höstantagning ***Angiven siffra är behov utöver områdesansvariga/gruppledare samt redan långtidsavtalad personal **** Utöver redan befintlig personal behövs inte ytterligare handläggare för att hantera de sökande VHS är tacksamma om ni kan fylla i bifogad blankett så snart det går men vi är medvetna om att semestrar påbörjats och att ni kanske inte kan få svar direkt. Dock skulle vi vilja ha era svar angående deltagande i VO-organisationerna senast den 15 augusti. Skicka era svar till sa-chefssvar@vhs.se.