UTBILDNINGSDAGARNA 2013 GRUNDLÄGGANDE REDOVISNING för kassörer och ekonomiansvariga Spår B, söndag
Som kassören ansvarar du för: - Budgetering - Löpande redovisning - Betalning av fakturor - Fakturering - Förvaltning (ofta samråd med styrelsen) - Övergripande ansvar för utskottens ekonomi - Bokslut - Rapportering/ redovisning till skatteverket och SLU
Det här spåret kommer främst att behandla: - Budgetering - Löpande redovisning - Betalning av fakturor - Fakturering - Förvaltning (ofta samråd med styrelsen) - Övergripande ansvar för utskottens ekonomi - Bokslut - Rapportering/ redovisning till skatteverket och SLU
Varför bokför man? - Veta hur mycket man hittills gjort av med uppdelat på olika grupper- löpande koll - Ha koll på intäkter, kostnader, tillgångar & skulder - Kunna redovisa för andra - Medlemmarna - SLU - Skatteverket - Underlag för framtida planering & investeringar
Bokföringsskyldighet Bara vissa ideella föreningar har bokföringsskyldighet enligt lag. - Bedriver näringsverksamhet (svårt begrepp) eller har tillgångar till ett visst värde (30 prisbasbelopp = 1 335 000 kr 2013) - I vissa fall är bara en viss del av verksamheten bokföringspliktig - Förenklad bokföring om under 3 miljoner - Rekommenderas för alla och krävs vid utdelning av SLUs studentinflytandemedel, samt ansökan om kårstatus Bokföring regleras av bokföringslagen - BFL Företag/ bokföringspliktiga ska - löpande bokföra alla affärshändelser - ha verifikationer för alla bokföringsposter - bevara all räkenskapsinformation i 7 år efter det kallenderår då räkenskapsåret avslutades - ha systemdokumentation - avsluta den löpande bokföring med ett bokslut
Vad är en affärshändelse? Enligt Bokförningslagen ska...alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden,...såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat...bokföras konologiskt och systematiskt.
Vad är en affärshändelse? Alla affärshändelser ska registreras: Inkomster från försäljning Utgifter för inköp Inbetalningar Utbetalningar För varje affärshändelse ska det finnas ett verifikat!
Kronologiskt & systematiskt All bokföring ska ske Kronologiskt I tidsordning- när det uppkom (Grundbok/ Verifikationslista) Systematiskt Uppdelat på olika konton för olika slags affärshändelser Olika konton för löpande bokföring och bokslut Dubbelbokföring (Huvudbok)
Verifikationer är grund för all bokföring Skapat utanför kåren - tex leverantörsfaktura, bankgiro uppgift, mm Skapat inom kåren - tex kundfaktura, lönebesked, mm - bokföringsorder Ska innehålla: - datum verifikationen upprättas - datum då affärshändelsen inträffat - uppgift on vad som avses - uppgift om belopp - uppgift om motpart
Principer för redovisning Konsekvensprincipen Samma principer för värdering och indelning av olika poster ska konsekvent tillämpas från år till år Kontinuitetsprincipen Utgående balans i en period är ingående balans i den följande perioden Bokföringsmässiga grunder Intäkter och kostnader ska bokföras i den period de skapas oavsett tidpunkten för betalningen Väsentlighetsprincipen Endast utgifter som uppgår till ett större belopp behöver periodiseras (gränsen brukar ligga på 5000 kr)
Resultaträkning - Företagets resultat för en viss period, oftast ett helt år. - Skapas av de poster i verifikationslistan som (oftast) konterats till kontoklasserna 3-8, det vill säga alla intäkter under året, samt alla kostnader som varuinköp, personalkostnader, ränta på lån etc. - Resultatrapportens rubrikindelning kan variera, men du kan alltid läsa ut hur verksamheten avlöpt. - Det är mot denna rapport du kan jämföra en eventuell budget.
Resultaträkning För en given period: Nettoomsättning - Kostnad för sålda varor = Bruttoresultat - Personalkostnader - Administrationskostnader - Avskrivningar = Rörelseresultat + Ränteintäkter - Räntekostnader = Resultat efter finansiella poster Intäkter-kostnad = Resultat
Balansräkning - Balansräkningen skapas av de poster i verifikationslisten som konterats på kontoklasserna 1 och 2 + Ingående balans, som är en sammanställning av företagets tillgångar och skulder vid årets början. - På balansräkningen ser man följande kontoklasser; 1 Tillgångar. Den delas upp i Omsättningstillgångar och Anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är de tillgångar som ständigt är i rörelse, till exempel kassa, checkräkning och kundfordringar. Anläggningstillgångar är byggnader, inventarier etc. 2 Eget kapital & skulder. Den är normalt uppdelad i tre delar, Kortfristiga skulder, Långfristiga skulder och Eget kapital. Kortfristiga skulder innehåller exempelvis leverantörsskulder. Långfristiga skulder innehåller banklån och dylikt. Eget kapital är ägarens uttag, insättningar etc.
Balansräkning Vid en viss tidpunkt: Tillgångar Inventarier - avskrivningar Lager Kundfordringar Kassa Eget kapital och skulder Eget kapital Resultat Leverantörsskulder Lån - amorteringar Σ tillgångar = Σ eget kap. & skulder
Balansidentitet Tillgångar = Eget kapital + Skulder Eget kapital = Tillgångar - skulder Utökad balansidentitet: Tillgångar + Utgifter = Eget kapital + Skulder + Inkomster Hur kapital används = Vart kapital kommer ifrån - Resultat är förlopp
Budget Budgeten är en plan över en viss periods, oftast ett verksamhetsårs, planerade resultat. + inkomster - utgifter = Budgeterat resultat Budgeten jämförs mot resultatrapporten och bör läggas upp med samma konton som denna. I de flesta bokföringsprogram finns möjlighet att skriva in budgeten, vilket underlättar kontrollen av budgeten under året. Märker man att det blir svårt att hålla budget- uppdatera den under verksamhetsåret! Gör exempelvis en halvårskontroll.
Likviditetsbudget För en given period: + Likvida medel vid periods början Inbetalningar + Kontantförsäljning + Inbetalda kundfordringar + Nya lån = + Summa inbetalningar Utbetalningar - Varuinköp - Personalkostnader - Räntekostnader - Lån amorteringar - Nyinvesteringar = - Summa utbetalningar = Likvida medel vid periods slut Bra vid större investeringar
Sammanfattning Vad är skillnaden mellan balansrapport & resultatrapport? utbetalningar, utgifter & kostnader? inbetalningar, inkomster & intäkter? budget & likviditetsbudget?
Sammanfattning Utbetalningar: är utflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten Utgifter: är vad företaget ger för de resurser det anskaffar. Utgifterna uppstår vid anskaffningstillfället. Kostnader: är anskaffningsvärdet på de resurser företaget förbrukar under en viss tidsperiod. Inbetalningar: är inflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten. Inkomster: är vad företaget får för de varor eller tjänster de säljer. Inkomsterna uppstår vid försäljningstillfället. Intäkter: är försäljningsvärdet av de prestationer (varor och tjänster ) som levereras eller utförs under en viss period.
Dubbel bokföring: debet och kredit Varje registrering bokförs två gånger, en gång i debet och en i kredit. Σ debet = Σ kredit
Dubbel bokföring: debet och kredit Debet Kredit Tillgångar + Tillgångar - Skulder - Skulder + Intäkter - Intäkter + Kostnader + Kostnader - D T + K+ K S+ I+
3 frågor för att bokföra rätt - Vilka konton? - Vilken typ av konton är de tillgång, skuld, eget kapital, inkomst eller utgift? - Har affärshändelsen gjort att det belastade kontot har minskat eller ökat? (Debet eller kredit)
BAS kontoplan 1xxx Tillgångar 2xxx Eget kapital & skulder 3xxx Rörelsens inkomster/intäkter 4xxx Utgifter/kostnader för varor, material mm 5&6xxx Övriga externa rörelseutgifter/kostnader 7xxx Utgifter/kostnader för personal, avskrivningar mm. 8xxx Finansiella och andra inkomster/intäkter och utgifter/kostnader
BAS kontonumrering e.g. 1940 Bank 1"" Kontoklass"" Tillgångar 19" " Kontogrupp " Kassa och bank 1940" Huvudkonto" Bank (övriga konton) 1941" Underkonto"" HB placeringskonto Se http://www.bas.se/kontoplaner.htm för full kontoplan
Bokföring i praktiken - Verifikationer sätts in i en pärm- alla affärshändelse ska ha en verifikation - Inte bara kvitton, utan även digitala verifikat (tex. autogiroöverföringar eller överföringar mellan olika konton) måste skrivas ha ett verifikat - Kvitton häftas med fördel på ett A4 papper - Verifikationen ska numreras i kronologisk ordning - Alla in och utbetalningar ska enligt lag bokföras senast nästkommande arbetsdag
Vad händer om en verifikation saknas? - Bokföringsorder skapas - Saker som aldrig haft ett verifikat (ex. en överföring mellan bokföringskonton, bokslutsarbete) - Borttappade kvitton- skriv att kvittot är borttappat och vad det gäller (samma krav som verifikat) - En bokföringsorder ska innehålla: - När den är upprättad - Av vem den när upprättad - Vad den gäller - Verifikationsnummer - Bokföringsdatum - Ev. attest
Kontant- vs. fakturametoden? Fakturametoden - Bokför skuld när faktura anländer - Kundfodringar när faktura skickas iväg - Alla skulder & fodringar bokförs två gånger Kontantmetoden - Bokför alla händelser först när in-/ utbetalningen sker - Bokförs endast en gång - Oftast används fakturametoden för periodiseringar vid årsskiftet Kombination?
Kontant- vs. fakturametoden? Hur gör ni?
Kontrollsystem - Periodvis avstämning mot bankkonto en gång i månaden - Skriv ut lista på månades transaktioner och skriv ut vilka verifikationsnummer som motsvaras och sätt in denna först i månaden - Kontrollera att det utgående saldot- utgående balansen- stämmer till nästa månad - Transaktionsbevis till varje verifikat blir på detta sätt inte nödvändig (= mindre papper)
Kontrollsystem - Kontanthantering - Bör minimeras - Tydliga kontrollsystem behöver skapas för att försäkra att inget missköts - Kassaapparat rekommenderas, för mindre kassa kan handskrivna kvitton (underskrivna av mottagare & givare) - Kontrollräkna kassan 1 gång i månaden, även om den inte ska ha använts! - Dagskassa: - Räknas av ansvarig - Kontrollräknas av någon annan - Signeras av båda!
Kontrollsystem - Kontroller vid bokslutet - Saldo på bankkonton, fonder & kassa - Lagersaldo - Omföringar - Avskrivningar - Periodiseringar - Kvarlämnade ingående värden- finns verkligt värde? - Kundförluster? - Tillgångar= Eget kapital + Skulder
Periodiseringar - För att få intäkter och kostnader på rätt år (minst 5000 kr) - Syftet är ett så rättvisande resultat som möjligt - Lista över periodiseringar ska lämnas som bilaga till bokslutet - Förskottsbetalningar = förutbetalda intäkter & kostnader - Hamnar i balansräkningen tills betalning sker då det flyttas till resultaträkningen - Efterskottsbetalningar = upplupna intäkter och kostnader - Något som man ännu inte hunnit fakturera, eller en faktura som ännu inte hunnit anlända
Utskott/ sektioner - Organisationen är bokföringsskyldig = även underliggande organisationer måste redovisas - Måste vara systematiskt och inget får ligga utanför! Koncernredovisning inte möjlig (inte egna organisationsnr). -Hur gör ni?
Resultatenheter vs. projektkonto - Resultatenheter: kopplat till verksamhetsåret - Projektkonot: kan löpa över flera år - (Annan verifikationsserie?) - Utred detta med er ekonomirådgivare/ revisorn?