Revisionsrapport Revision 2011 Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor Samordningsförbundet Pyramis Robert Bergman Revisionskonsult April 2012
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.3. Metod... 2 3. Årsredovisning... 3 3.1. Färdigställande av årsredovisning... 3 3.2. Förvaltningsberättelse... 3 3.2.1. Översikt... 3 3.2.2. God ekonomisk hushållning... 3 3.2.3. Balanskrav... 4 3.3. Resultaträkning... 4 3.4. Balansräkning... 5 3.5. Finansieringsanalys... 5 3.6. Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper... 5 4. Förbundsstyrelsens förvaltning... 6 4.1. Ledning och styrning... 6 4.2. Uppföljning och kontroll... 6 Samordningsförbundet Pyramis
1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Samordningsförbundet Pyramis i Luleå har granskat styrelsens årsredovisning och förvaltning under år 2011. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar: Styrelsen har upprättat årsredovisningen inom lagstadgad tid och den lämnar i stort tillräckliga upplysningar om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi konstaterar att samtliga förbundsstyrelsens mål presenteras i årsredovisningen men att utvärderingen saknas för tre av målen. Vår bedömning är att resultatet endast delvis kan sägas vara förenligt med målen för god ekonomisk hushållning, detta gäller både i det verksamhetsmässiga som i det finansiella perspektivet. Vi bedömer att räkenskaperna i stort är rättvisande och granskningen visar att förbundet uppnår kommunallagens balanskrav. Vi noterar dock att ytterligare anpassning mot lag, rekommendationer och god redovisningssed bör ske. Förbundsstyrelsens styrning av verksamhet och ekonomi bedöms i stort ha varit tillräcklig. Bedömningen baseras på att styrelsen har upprättat mål för verksamhet och ekonomi samt i övrigt fattat beslut av styrande art, inom sitt uppdrag. Styrelsen bör dock säkerställa att omfattningen av insatser och aktiviteter för individerna genomförs i enlighet med budgetens intentioner. Förbundsstyrelsens uppföljning och kontroll av sitt uppdrag bedöms i vissa avseenden vara otillräcklig. Bedömningen baseras bl.a. på att delårsrapportering och heltäckande information om verksamhetens måluppfyllelse saknas. Samordningsförbundet Pyramis Luleå 1 av 7
2. Inledning 2.1. Bakgrund Lag om finansiell samordning av rehabiliteringstjänster 2003:1210, kommunallag (KL) 1991:900 och lag om kommunal redovisning (KRL) 1997:614 gäller helt eller i tillämpliga delar för finansiella samordningsförbund. I lagstiftningen finns bestämmelser för årsredovisning och styrelsens förvaltning. Ansvaret för verksamheten och årsredovisningens upprättande vilar på samordningsförbundets styrelse. 2.2. Revisionsfråga Revisorernas uppdrag regleras i kommunallagens 9 kapitel 9. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål förbundsstyrelsen beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Är förbundsstyrelsens styrning och kontroll av verksamheten tillräcklig? 2.3. Metod Granskningen har genomförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv, för att i rimlig grad kunna bedöma årsredovisning och styrelsens förvaltning. Granskningen har därför omfattat ett urval av underlag. Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentgranskning (bl.a. förbundsstyrelsens styr- och uppföljningsdokument) samt intervjuer med verksamhetens företrädare. I tid avgränsas granskningen främst till år 2011. Samordningsförbundet Pyramis Luleå 2 av 7
3. Årsredovisning 3.1. Färdigställande av årsredovisning Vi har granskat, i enlighet med lag om finansiell samordning 24, att: - Årsredovisningen har upprättats av styrelsen inom tre månader från räkenskapsårets slut. Förbundsstyrelsen godkände och antog samordningsförbundets årsredovisning 2012-03-30 vilket är inom 3 månader från bokslutsdagen. Styrelsen bedöms därmed ha uppfyllt lagstiftningens tidsmässiga krav. 3.2. Förvaltningsberättelse 3.2.1. Översikt Vi har granskat att förvaltningsberättelsen, i enlighet med lag om kommunal redovisning (KRL) 4 kap 1, lämnar tillräckliga uppgifter om: - Sådana förhållanden, som inte ska redovisas i balansräkning eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin - Väsentliga händelser av betydelse för förbundet under räkenskapsårets eller efter dess slut - Redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts - Annat av betydelse för styrning och uppföljning - Förväntad utveckling Granskning av förvaltningsberättelsen visar att den redogör för förbundets bakgrund, organisation, finansiering samt lämnar en översiktlig beskrivning av det ekonomiska utfallet. Vidare presenteras bland annat exempel på lämnad information och beslut fattade av styrelsen från årets sju styrelsemöten. I övrigt redovisas genomförda aktiviteter och remitterade ärenden till samverkansrådet samt en del andra väsentliga händelser under året. I jämförelse med föregående år har förvaltningsberättelsen förbättrats då det i år finns utvärdering av förbundets mål. Dock saknas en redogörelse för hur det ekonomiska utfallet förhåller sig till budget och informationen är begränsad avseende den förväntade utvecklingen. Vår bedömning är att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar om verksamheten inte fullt ut överensstämmer med kraven i KRL. 3.2.2. God ekonomisk hushållning - Förbundsstyrelsen i budget angett finansiella och verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning (KL 8:5, lag 2003:1210 21) - Målen utvärderas i förvaltningsberättelsen (KRL 4:5) - Resultatet är förenligt med de mål förbundsstyrelsen beslutat (KL 9:9) Granskningen visar att styrelsen fastställt budget och verksamhetsplan för år 2011. I planen återfinns mål för verksamhet och ekonomi. De 11 målen är fördelade på 4 Samordningsförbundet Pyramis Luleå 3 av 7
fokusområden. Dessa områden är: Individen i centrum, Utveckling, Arbetssätt/ processer samt Ekonomi. Till skillnad från föregående år görs det i år en utvärdering av måluppfyllelsen. Av de 11 målen avser 9 stycken verksamhetsperspektivet och 2 mål avser det finansiella perspektivet. För verksamhetsmålen visar utvärderingen att 4 mål uppnås. 2 av målen bedöms delvis som uppfyllda och 1 mål når ej måluppfyllelse. För 2 av målen kan måluppfyllelsen inte redovisas då utvärdering inte är slutförd. Av de finansiella målen redovisas måluppfyllelse i ett fall och det andra målet har inte utvärderats. Vår bedömning är att förbundet endast delvis når målen för god ekonomisk hushållning i det verksamhetsmässiga, respektive i det finansiella perspektivet. 3.2.3. Balanskrav Vi har granskat att förvaltningsberättelsen lämnar följande information: - Samordningsförbundets bedömning av om balanskravet har uppfyllts - Om det i förvaltningsberättelse anges när och på vilket sätt man avser att göra den i lag (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas - Om det i förvaltningsberättelse lämnas upplysning om hur tidigare års negativa resultat har reglerats (KRL 4:4) - Om det i förvaltningsberättelsen framgår skälen till att inte reglera ett negativt resultat, i de fall förbundsstyrelsen har beslutat att en sådan reglering inte skall ske (KL 8:5 b) Granskning visar att i och med årets resultat redovisar förbundet en ekonomi i balans för 2011. Däremot saknas även i år redogörelsen för detta i förvaltningsberättelsen vilket kommunala redovisningslagen föreskriver. 3.3. Resultaträkning - Resultaträkningen är uppställd enligt KRL - Resultaträkningen redovisar årets samtliga intäkter och kostnader - Resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat - Noter finns i tillräcklig omfattning Vi bedömer att resultaträkningen är uppställd i enlighet med KRL om än på en mer detaljerad nivå än lagen kräver. Innehållet i resultaträkningen bedöms vara korrekt periodiserat och vi bedömer att den ger en rättvisande bild av årets resultat. Tilläggsupplysningar i form av noter finns i år vilket är en utveckling i jämförelse med föregående år, dock är noterna endast utformade som text och skulle kunna utvecklas med siffermaterial för att ge en än bättre information. Samordningsförbundet redovisar ett resultat på 1 013 tkr för år 2011, ett resultat är som är 325 tkr lägre än föregående år. Samordningsförbundet Pyramis Luleå 4 av 7
Vi noterar att i årsredovisningen har föregående års intäkter ramlat bort ur resultaträkningen vilket gör att den inte redovisar korrekt resultat. 3.4. Balansräkning - Balansräkningen är uppställd enligt KRL - Upptagna tillgångar och skulder existerar, tillhör förbundet och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade - Tillgångar och skulder har värderats enligt gällande principer - Noter finns i till räcklig omfattning Vår bedömning är att balansräkningen är uppställd enligt kommunala redovisningslagen och ger en rättvisande bild av förbundets tillgångar, skulder och eget kapital. Balansräkningen bedöms även vara rätt periodiserad och har värderats enligt principerna i KRL. Här saknas däremot tilläggsupplysningar i not. 3.5. Finansieringsanalys - Finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL - Noter finns i tillräcklig omfattning - Finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen Kommunala redovisningslagen föreskriver att årsredovisningen skall innehålla en finansieringsanalys. Samordningsförbundet har inte heller i år upprättat någon sådan. 3.6. Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper - Information lämnas i enlighet med krav som ställs i KRL - Principer för värdering av tillgångar, avsättningar och skulder - Avvikelser från allmänna råd eller rekommendationer och skälen för dessa Årsredovisningen saknar en redogörelse för vilka redovisningsprinciper som använts vid upprättandet av årsredovisningen. Enligt KRL skall årsredovisningen innehålla en sådan redogörelse. Samordningsförbundet Pyramis Luleå 5 av 7
4. Förbundsstyrelsens förvaltning Förbundsstyrelsens uppdrag regleras, utöver lagstiftning, i den förbundsordning som fastställts av medlemmarna. Förbundsstyrelsen har under år 2011 haft sju styrelsemöten. Granskningen av sammanträdesprotokoll och styrelsens upprättade styr- och uppföljningsdokument har sammanfattats nedan. 4.1. Ledning och styrning I styrelsens uppdrag ingår bl.a. att besluta om mål, budget och verksamhetsplan. Styrelsens styrning har under året främst kommit till uttryck genom att verksamhetsplan 2012-2014 har godkänts (november 2011). Planen innehåller vision, strategi, fokusområden, målgrupp samt mål och mått. Även planerad verksamhet och projekt för 2012 finns formulerat i planen. Jämfört med föregående år är verksamhetsplanen och målen i stort sett identisk. Granskningen av styrelseprotokoll visar i övrigt att styrelsen under året har rekryterat en ny verkställande tjänsteman fr.o.m. november 2011 och beslutat om start av projektet Arena Ungdom. Styrelsen har även givit beredningsgruppen i uppdrag att utreda Samverkansrådets fortsatta verksamhet. Styrelsen har utövat ekonomisk styrning genom att godkänna budget för 2011. Fastställd budget omsluter totalt 3 300 tkr varav 1 930 tkr finansieras med årets bidrag från ägarna och resterande del är överskott från tidigare år. Styrelsen har avsatt 2 105 tkr till insatser och aktiviteter för individerna år 2011. Granskningen visar att endast 977 tkr av den totala budgeten har förbrukats år 2011, vilket även inkluderar administration och övriga kostnader. Budget för år 2012 har fastställts av styrelsen i november 2011. Enligt förbundsordning och kommunallag ska budget och plan för de kommande tre åren upprättas av styrelsen. Granskningen visar att upprättad budget saknar plan för år 2013-2014. Orsaken till detta uppges vara osäkerhet kring landstingets fortsatta finansiering och ägarskap i förbundet. 4.2. Uppföljning och kontroll Av verksamhetsplanen 2012-2014 framgår bl.a. att styrelsen ska upprätta uppföljning varje halvår med helårsprognos för verksamheten och ekonomin. Styrelsen har inte i övrigt fastställt några riktlinjer för när och hur återrapportering önskas under året. Som tidigare nämnts sker bedömning av måluppfyllelse för några av styrelsens fastställda mål/mått i årsredovisning 2011, vilket är en utveckling jämfört med föregående års redovisning. För målet Budget i balans redovisas ett överskott på 1000 tkr. Detta uppges bero på att planerad verksamhet inte startat under år 2011. Samordningsförbundet Pyramis Luleå 6 av 7
I likhet med föregående år noterar vi att delårsrapport inte har upprättats under året. Under 2011 har styrelsen fått löpande återrapportering från Samverkansrådets arbete. Styrelsen har begärt en resultatrapport av rådets arbete som skulle redovisas i slutet av året. Granskningen visar att en rapport har upprättats, daterad 2011-11-23. Av rapporten framgår bl.a. arbetsprocessen under 2011, måluppfyllelse, orsak till aktualisering och slutsatser. Rapporten har redovisats till styrelsen samtidigt som årsredovisningen 2011 (mars 2012). När det gäller ekonomisk rapportering visar granskningen att styrelsen fått ekonomisk lägesrapportering samt prognos för helåret vid varje sammanträde. Utifrån dessa rapporteringar har styrelsen bl.a. beslutat att överskottet från 2011 ska användas i projektet Arena Ungdom under 2012. I övrigt noteras att styrelsen fått återrapportering kring arbetet med projektansökan för Arena ungdom samt att styrelsen fått information om olika konferenser där företrädare för förbundet har deltagit. Vi noterar även att styrelsen i juni har behandlat revisionsrapport 2010 och beslutat vidta åtgärder med utgångspunkt från denna. Enligt förbundsordningen ska styrelsen varje halvår upprätta uppföljning med årsprognos för verksamheten och ekonomin som ska överlämnas till medlemmarna. Som tidigare nämnts har styrelsen inte upprättat någon delårsrapport under 2011. Motsvarande brist noterades även i 2010 års granskning. Årsredovisning 2011 har översänds till ägarna. Bedömning: Förbundsstyrelsens styrning av verksamhet och ekonomi bedöms i stort varit tillräcklig. Bedömningen baseras på att styrelsen har upprättat mål för verksamhet och ekonomi samt i övrigt fattat beslut av styrande art, inom sitt uppdrag. Styrelsen bör dock säkerställa att omfattningen av insatser och aktiviteter genomförs i enlighet med budgetens intentioner. Förbundsstyrelsens uppföljning och kontroll av sitt uppdrag bedöms i vissa avseenden vara otillräcklig. Bedömningen baseras bl.a. på att delårsrapportering och heltäckande information om verksamhetens måluppfyllelse saknas. 2012-05-15 Per Ståhlberg Projektledare Samordningsförbundet Pyramis Luleå 7 av 7