Inklusive risk- och väsentlighetsanalys 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 59 30 www.landstingetsormland.se/revisionen e-mail kjell.jansson@dll.se ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 1(22)
INLEDNING... 4 GENERELLA IAKTTAGELSER UTIFRÅN EN RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS... 4 REVISIONSOMRÅDEN... 5 Landstingsstyrelsen... 6 Hälso- och sjukvårdsutskottet... 8 Primärvårdsnämnden... 9 Nämnden för Kultur, utbildning och friluftsverksamhet... 10 Gemensam patientnämnd... 11 Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård (NSVnämnden)... 11 DU-nämnden... 12 Krisledningsnämnden... 12 Arvodesberedningen... 12 Valberedningen... 12 Barn- och ungdomsberedningen... 13 Vuxenberedningen... 13 Äldreberedningen... 13 Demokratiberedningen... 13 Varuförsörjningsnämnden... 13 Bolag och förbund... 13 Stiftelser... 14 Annan gemensam granskning... 15 GRANSKNINGSPROJEKT... 16 Grundläggande granskning förvaltningar, nämnder... 16 Fullmäktigeberedningar och krisledningsnämnd... 16 Revisionsdialog... 17 Granskning av årsredovisning och delårsrapport... 17 Bokslutsgranskning landstinget... 17 Delårsrapport 1 mars... 17 Delårsrapport 2 augusti... 17 Fördjupad granskning... 17 Ändamålsenligheten i landstingets styrmodell kvar från plan 2014... 17 Strukturerad uppföljning tidigare granskningar... 18 Arbetsmiljöarbetet personalbrist kompetensförsörjning (delvis EXT) 18 Intern kontroll vid löneutbetalningar och redovisning av sociala avgifter 19 Personautvecklingsstaben uppdrag, mål och förutsättningar... 19 IK-granskning av räkenskaperna under löpande år... 20 Säkerhetsarbetet inom kultur & utbildning kvar från plan 2014... 20 Investeringsprocessen... 20 Patienträttigheter (EXT)... 20 Ny nämndorganisation hänger styrdokumenten ihop... 21 Konst styrning och kontroll för förvaltning och beslut om inköp... 21 Sörmlands Museum - uppdrag, mål och förutsättningar... 21 FM-enheten (EXT)... 21 Habiliteringsverksamheten (EXT)... 21 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 2(22)
Patientnämnden (EXT)... 21 NSV-nämnden (EXT)... 22 DU-nämnden (EXT)... 22 Bevakningar övriga uppgifter... 22 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 3(22)
INLEDNING Revisorerna har fullmäktiges uppdrag att granska all verksamhet i Landstinget Sörmland. Revisionsuppdraget omfattar granskning av verksamheter som sammantaget har en budgetomslutning på drygt 8 miljarder kronor och ca 6 500 anställda. Revision av de landstingskommunala bolagen genomförs av lekmannarevisor och av auktoriserade revisorer. De förtroendevalda revisorernas och lekmannarevisorernas uppdrag följer av kommunallag, aktiebolagslag, revisionsreglemente och god revisionssed för kommunal verksamhet. Landstingets förtroendevalda revisorer, lekmannarevisorer och auktoriserade revisorer utgör den samordnade revisionen. Den samordnade revisionen är ett redskap för fullmäktiges kontroll och uppföljning inom hela landstingskoncernen. Den ger också ett samlat underlag för fullmäktiges ansvarsprövning av hela verksamheten i olika organisationsformer. Revisionskontoret biträder de förtroendevalda revisorerna i revisionen. I arbetet samverkar kontorets yrkesrevisorer med auktoriserade revisorer och extern expertis. Revisionsprocessen omfattar hela det granskningsarbete som revisorerna gör under ett revisionsår från risk- och väsentlighetsanalysen och planeringen till bedömningar och uttalanden i revisionsberättelser/granskningsrapporter liksom fullmäktiges beslut i ansvarsfrågan. GENERELLA IAKTTAGELSER UTIFRÅN EN RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS Under 2015 kommer revisionsuppdraget att påverkas av ett antal åtgärder och händelser som inte direkt behöver föranleda någon separat granskning. Nedanstående punkter, utan inbördes ordning, kommer däremot att finnas med som bakgrund vid våra granskningar av delårsbokslut, årsredovisning, intern kontroll m.m. - förändrad/minskad nämndorganisation mycket verksamhet direkt under landstingsstyrelsen - framtidens hälso- och sjukvård betydande investeringsvolymer ändrade tidplaner stort förändringsarbete ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 4(22)
- resultatutveckling för landstinget - resultatutveckling för hälso- och sjukvårdsförvaltningen - fortsatt utveckling av ledningssystem för kvalitet - svårigheter att rekrytera och behålla personal inom hälso- och sjukvården - administrativ översyn inom Landstingsdirektörens staber (LD-stab) respektive Verksamhets- och ledningsservice (VLS) - landstingsdirektörens externa utredning av fondmedel - bolagiseringen av D-data - brister i avstämning av balansposter REVISIONSOMRÅDEN Nedan identifieras riskområden inom respektive nämnds, berednings eller utskotts verksamhetsområden. Utgångspunkten är den budget som antagits av fullmäktige i november 2014 Mål och budget Planperioden 2015-2017. Hänsyn har tagits till erfarenheter från tidigare granskningar samt förändringar. Revisorerna ska årligen pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Under varje nämnd eller motsvarande finns därför tre rubriker; ändamålsenlighet, rättvisande räkenskaper och intern kontroll. En strukturerad uppföljning sker också löpande av tidigare genomförda granskningar. Genomgångar med samtliga nämnder, alternativt utskott, planeras in hösten 2015 enligt modellen Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 5(22)
Landstingsstyrelsen Landstingsdirektörens staber Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av de strategiska mål som beslutats av landstingsfullmäktige. Granskning av ändamålsenligheten i landstingets styrmodell. En bedömning av om åtaganden/indikatorer i budget ger underlag för uttalandet om strategiska målet är uppfyllt. Bedöm också om landstingets policy och riktlinjer inom områdena jämställdhet, integration och Barnkonventionen och liknande avspeglas i mål och åtaganden. Granskning av ändmålsenligheten i landstingets styrdokument med anledning av den nya nämndorganisationen. Landstingets övergripande arbetsmiljöarbete, personalrekrytering och kompetensförsörjning, främst riktat mot hälso- och sjukvården. Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av de interna kontrollplanerna. En enhet bland landstingsdirektörens staber, Personalutvecklingsstaben, granskas utifrån rubriken uppdrag, mål och förutsättningar. Granskningen ska klargöra vilket uppdrag enheten har, och vilka mål och riktlinjer som finns för verksamheten. Bedrivs verksamhet enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Granska hur god intern styrning och kontroll säkerställs för löneutbetalningar och sociala avgifter. Granska intern styrning och kontroll av investeringsprocessen med inriktning på investeringsbudget. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 6(22)
Verksamhets- och ledningsservice Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av de strategiska mål som beslutats av landstingsfullmäktige. Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av de interna kontrollplanerna. Granska hur god intern styrning och kontroll säkerställs för löneutbetalningar och sociala avgifter. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. FM-enheten (enhet inom VLS) Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Enheten granskas av Ernst & Young (EY) och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Granskning av hur ändamålsenliga internhyror säkerställs inom FMenheten. Rättvisande räkenskaper respektive intern kontroll Granskning av del- och helårsbokslut sker av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Bevaka utvecklingen av den interna kontrollplanen för FM-enheten och investeringsverksamheten. Granskning av intern styrning och kontroll avseende konsthanteringen i landstinget. Granskningen omfattas inte av avtalet med EY utan genomförs av revisionskontoret. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 7(22)
Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvården Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Årets granskning inriktas mot att följa upp utvecklingen av resultat och tillgänglighet. Landstingets övergripande arbetsmiljöarbete, personalrekrytering och kompetensförsörjning granskas främst inom hälso- och sjukvården. Hur säkerställs att reglerna om patientens rättigheter i vården enligt patientlagen (2014:821) följs? Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av den interna kontrollplanen. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Karsudden Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Hur säkerställs att reglerna om patientens rättigheter i vården enligt patientlagen (2014:821) följs? Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 8(22)
Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av den interna kontrollplanen. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Habiliteringen inkl sjukresor Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Enheten granskas av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Rättvisande räkenskaper respektive intern kontroll Granskning av del- och helårsbokslut sker av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Primärvårdsnämnden Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Landstingets övergripande arbetsmiljöarbete, personalrekrytering och kompetensförsörjning granskas främst inom hälso- och sjukvården. Hur säkerställs att reglerna om patientens rättigheter i vården enligt patientlagen (2014:821) följs? Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av den interna kontrollplanen. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 9(22)
Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Nämnden för Kultur, utbildning och friluftsverksamhet Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut. Intern kontroll Följa verksamhetens eget arbete med uppföljning av den interna kontrollplanen. Granska hur god intern styrning och kontroll säkerställs inom personsäkerhetsområdet med inriktning mot nämndens skolverksamhet. Granskning av enhet inom kulturverksamheten med inriktning uppdrag, mål och förutsättningar. Enhet beslutas senare. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Dammsdal skola och boende Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Enheten granskas av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Rättvisande räkenskaper respektive intern kontroll Granskning av del- och helårsbokslut sker av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 10(22)
Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Gemensam patientnämnd Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Tillsammans med kommunerna har diskuterats att även under 2015 granska styrning, uppföljning och kontroll. EY och landstingets revisionskontor har fått i uppdrag att återkomma med granskningsplan efter planeringsträff. Rättvisande räkenskaper Granskning av del- och helårsbokslut sker av revisionskontoret inom ramen för granskning av RE82. Intern kontroll Granskningen genomförs av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Intern kontrollgranskning av räkenskaper genomförs liksom tidigare år under perioden juni-augusti. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV-nämnden) Ändamålsenlighet; I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. Tillsammans med kommunerna har diskuterats att under 2015 granska hur de nya delarna FoU och Vård-och omsorgscollege organiseras i landstingets regi, liksom de helt nya områdena barn och ungdom samt missbruk- och beroendevård. Utveckling av interna kontrollplaner inom nämndens nya områden. EY och landstingets revisionskontor har fått i uppdrag att återkomma med mer detaljerat förslag efter planeringsträff. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 11(22)
Rättvisande räkenskaper respektive intern kontroll Granskning av del- och helårsbokslut sker av EY och planering sker tillsammans med dem efter semestern. Sedan tidigare har beslutats att följa upp intern kontroll för Hjälpmedels kundlager. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. DU-nämnden Ändamålsenlighet I samband med del- och helårsbokslut sker uppföljning av åtaganden som finns kopplade till landstingets strategiska mål. EY har granskningsuppdraget. Beslut om granskningsinsats tas tillsammans med Västmanlands revisorer. Som förslag att granska lämnas Inköpsenheten - uppdrag, mål och förutsättningar. Granskningen ska klargöra vilket uppdrag enheten har, och vilka mål och riktlinjer som finns för verksamheten. Bedrivs verksamhet enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Rättvisande räkenskaper respektive intern kontroll Granskning av del- och helårsbokslut sker av EY och planering sker tillsammans med dem efter semester. Genomgångar med samtliga nämnder planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor kring bl.a. intern styrning och kontroll. Bokslutsgenomgångar kommer att ske under våren 2016. Krisledningsnämnden Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Arvodesberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Valberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 12(22)
Barn- och ungdomsberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Vuxenberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Äldreberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Demokratiberedningen Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år. Varuförsörjningsnämnden Granskning sker genom landstinget i Uppsala vid del- och helårsbokslut. Bolag och förbund Bolag Förtroendevald revisor i bolagen (lekmannarevisor) avger en granskningsrapport och eventuellt en granskningsredogörelse. Fyra bolag kommer att ingå i den helägda koncernen där lekmannarevisor utses, moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB med dotterbolagen Sörmland Landstingsservice AB, Folktandvården AB och ett som bildas under året för landstingets IT-verksamhet. Gustaf Wachtmeister är vald som ordinarie lekmannarevisor i moderbolaget och det nybildade bolaget för IT-verksamhet med Marita Bengtsson som ersättare. Leif Jilsmo är vald som ordinarie lekmannarevisor i de befintliga dotterbolagen med Marita Bengtsson som ersättare. Vid granskning och upprättande av rapporten biträds lekmannarevisorn för närvarande av revisionskontoret. Auktoriserad revisor i bolagen är Sara Keyser, PwC. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagens styrelsemöten så att bolagens verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. Två träffar med auktoriserad revisor, vd och ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 13(22)
ekonomichef genomförs för respektive bolag. En under våren, som innebär en slutrevision av föregående år och en på hösten då en dialog sker kring årets planerade granskningsinsats. Granskningsinsatserna planeras samordnat med auktoriserad revisor. Förbund För Finansiella samordningsförbundet RAR säger förbundsordningen att en revisor ska utses av vardera Försäkringskassan och Nyköpings kommun. De valda revisorerna har rätt att upphandla sakkunnigt biträde som ska biträda dem i revisionsarbetet. Av Regionförbundets förbundsordning framgår att landstingsfullmäktige utser tre revisorer. Detta med anledning av att Regionförbundet leds av en direktion. De valda revisorerna har rätt att upphandla sakkunnigt biträde som skall biträda dem i revisionsarbetet. De som valts är Gustaf Wachtmeister, Marita Bengtsson och Leif Jilsmo. För Kollektivtrafikmyndigheten är Gustaf Wachtmeister, Marita Bengtsson och Leif Jilsmo valda till revisorer av landstingsfullmäktige. De valda revisorerna har rätt att upphandla sakkunnigt biträde som skall biträda dem i revisionsarbetet. Stiftelser Större stiftelser revideras av extern auktoriserad revisor, för vissa stiftelser tillsammans med förtroendevald revisor. De mindre stiftelserna ingår i den bokslutsrevision som utförs inom respektive nämnd. Landstinget köper sedan år 2012 tjänsten för administration av stiftelserna från Nordea. Nordea upprättar årsredovisningar för stiftelserna. För donationsfonder har gränsen när bokföringsskyldighet inträder höjts från tio prisbasbelopp till ett fast belopp på en och en halv miljon kronor 1. Att förutsättningar har förändrats genom lagändringen kan utgöra saklig grund för att stiftelsen inte längre är skyldig att ha godkänd eller auktoriserad revisor. Idag har följande stiftelser auktoriserad revisor, Sara Keyser, PwC; Stiftelsen F Folkskolläraren G Pettersson och hans hustrus minne, Mälarsjukhusets stiftelse för stöd till patienter och Einar och Nora Englunds stiftelse samt Stiftelsen Solbacka. Det är oklart vad som gäller för Landsantikvariens lönefond och Syskonen Wesséns minne. 1 Bokföringslagen (1990:1078) kap 2 3 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 14(22)
Förtroendevalda revisorer I Stiftelsen Solbacka är Sara Keyser PwC vald auktoriserad revisor. Till stiftelsen väljs också förtroendevalda revisorer av landstingsfullmäktige. Dessa är Gustaf Wachtmeister och Leif Jilsmo som ordinarie och Marita Bengtsson som ersättare. Uppdraget är inte reglerat i kommunallagen. För övriga donationsfonder och stiftelser som förvaltas av landstinget är Gustaf Wachtmeister och Leif Jilsmo valda som ordinarie med Marita Bengtsson som ersättare av landstingsfullmäktige. Annan gemensam granskning Under 2015 är följande granskningsprojekt aktuella tillsammans med andra huvudmän; Varuförsörjningsnämnden Granskning av varuförsörjningsnämnden (Uppsala) - Ändamålsenlighet, avtalstrohet kvarstår från 2014. Planering av eventuell granskning görs av revisorerna i Landstinget i Uppsala län. Samverkanslandstingen Ingen ny gemensam granskning planerad för tillfället ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 15(22)
GRANSKNINGSPROJEKT Grundläggande granskning förvaltningar, nämnder Samtliga förvaltningars/redovisningsenheters del- och helårsbokslut samt interna kontroll granskas enligt nedan; RE-begrepp Nämnd 04 Kultur & Utbildning Landstingets revision KUF 05 Landstingsgemensamt LS 10 Länssjukhusen LS/HSU 14 Primärvården PVN 20 FM-enheten (inom VLS) Ernst & Young (EY) LS 22 Regionsjukhuset Karsudden Landstingets revision LS/HSU 33 Dammsdal EY KUF 53 Habilitering och hjälpmedel EY LS/HSU 55 Hjälpmedel NSV 65 Beställaren Landstingets revision LS 70 D-data (inom VLS) LS 75 LD-staben LS 80 Verksamhets- och ledningsservice (VLS) LS 82 Gemensam Patientnämnd EY PN 82 DU-nämnden DU Revisionen tar löpande del av samtliga protokoll från respektive nämnd ovan samt utskott och beredningar under landstingsstyrelsen. Genomgångar med samtliga nämnder, alternativt utskott, ovan planeras in under våren 2016. Varuförsörjningsnämnden, som också är gemensam, granskas genom de förtroendevalda revisorerna i Landstinget i Uppsala län. Fullmäktigeberedningar och krisledningsnämnd Granskning genom protokollsläsning och uppföljning mot reglemente och budget sker en gång per år för Krisledningsnämnden, Arvodesberedningen, Valberedningen, Barn- och ungdomsberedningen, Vuxenberedningen, Äldreberedningen samt Demokratiberedningen. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 16(22)
Revisionsdialog Genomgångar med samtliga nämnder, alternativt utskott, planeras in enligt modellen för Revisionsdialog med förberedda frågor bl.a. kring intern styrning och kontroll. Planeras in under hösten 2015. Granskning av årsredovisning och delårsrapport Bokslutsgranskning landstinget Avser det konsoliderade bokslutet för landstinget liksom landstingskoncernen. Avslutas med genomgång av rapporten Revisorernas redogörelse med landstingsstyrelsens presidium, samtliga gruppledare och tjänstemannaledningen och underskrift av revisionsberättelse. Delårsrapport 1 mars Avser granskning av kvartalsrapport per mars. Här finns inget lagkrav på vad som ska granskas och hur det ska rapporteras. Övergripande kommer vi att titta på rapporteringen till fullmäktige och om den ger information om prognoser, planerade och vidtagna åtgärder i de fall de strategiska målen ej bedöms nås. Vi följer även upp tidigare synpunkter vi haft på delårsrapportsdokumentet. Muntlig avrapportering planeras ske av revisionen vid fullmäktiges sammanträde 16 juni samt översiktligt i Nyhetsbrevet till samma sammanträde. Delårsrapport 2 augusti Tertialrapport per augusti blir det delårsbokslut som är lagstadgat. Revisorerna avlämnar en skriftlig bedömning till fullmäktige 24 november. Fördjupad granskning Ändamålsenligheten i landstingets styrmodell kvar från plan 2014 Landstingsfullmäktiges budget för 2015 bygger på balanserad målstyrning och rambudget. Fullmäktige gav nämnderna en summa pengar, en ram, men går inte in i detalj på hur pengarna ska användas. Nämnderna har sedan beslutat om detaljerade budgetar inom ramen. I dessa ska hänsyn ha tagits ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 17(22)
till de fem styrperspektiven 2 och de strategiska mål som fullmäktige beslutat ska vägleda all verksamhet. En bedömning av kvalitén på målen/åtaganden i budget. Ger styrmodellen de svar som behövs för att styra? Rätt mål, rätt antal? Bedöm också om landstingets policy och riktlinjer inom områdena jämlikhet, Integration och Barnkonventionen och liknande avspeglas i mål och åtaganden. I samband med del- och helårsbokslut gör revisionen också kontinuerligt en uppföljning av de strategiska målen som beslutats av fullmäktige. Strukturerad uppföljning tidigare granskningar För ett urval av granskningar sker skriftlig uppföljning av vad som hänt med revisorernas synpunkter. Sammanställning sker sedan av detta för ställningstagande kring om/när uppföljande granskning ska ske. Avstämning sker kontinuerligt med revisionskollegiet. Granskningar som bedöms lämplig att följa upp är granskningen av koncerngemensamma processer, intern kontroll i lönesystemet Heroma, medicinskteknisk utrustning samt EY:s granskning av den interna kontrollen i byggprojekten, FM-enheten. Val av granskning sker senare. Arbetsmiljöarbetet personalbrist kompetensförsörjning (delvis EXT) Enligt budget 2015 under Medborgarperspektivet ska de vårdplatser som är stängda på grund av personalbrist öppnas med hjälp av tydliga förstärkningar inom personalområdet. Inom Personalperspektivet anges att arbetsmiljöfrågor ska prioriteras. Följande punkter lyfts också; Minska de administrativa sysslorna i vårdyrkena. Decentralisera makt och beslutsfattande. Rekrytera fler till bristyrken. Möjlighet till karriär- och kompetensutveckling. Största satsningen görs på kompetensförsörjning i vårdyrken, både att erbjuda förmånliga och konkurrenskraftiga arbetsvillkor och god arbetsmiljö med bra schemaläggning. 2 Medborgar-, Personal-, Process- och förnyelse, Miljö- och Ekonomiperspektivet ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 18(22)
Granska styrningen av landstingets övergripande arbetsmiljöarbete. Framgår styrning av arbetsmiljöarbetet i personalutskottet/personaldelegationens protokoll? Andra områden som kan beröras är: Risker med stigande sjukfrånvarotal, stressrelaterad ohälsa etcetera Hur hanteras bisysslor svårare att säga nej när det är brist på arbetskraft Rekrytering av personal hur säkerställs dokumentering och kontroll av legitimation Bristfällig uppföljning av arbetstidslagen kan innebära risk ur patientsäkerhetssynpunkt. Riksrevisionen genomför en granskning av kompetensförsörjningen inom hälso- och sjukvården, planerad publicering oktober 2015. Intern kontroll vid löneutbetalningar och redovisning av sociala avgifter En granskning av rätt lön till rätt person i rätt tid det vill säga interna kontrollen vid löneutbetalning. Landstinget använder personaladministrativa systemet Heroma för löner. Lönernas flöden går via förvaltningar Samlad Redovisning - handläggare D-data Nordea. Tvåhandsprincipen bör gälla hela kedjan i alla led. Vilka rutiner har landstinget för att beräkna sociala avgifter? På vilket sätt säkerställer landstinget att beloppet är korrekt? Ekonomidirektör och personaldirektör har i uppdrag att se över att inte dubbeljobb sker utan att processerna som berör ekonomi och personal är effektiva enligt CVR-protokoll från mars 2015. Detta kan påverka tidpunkten för och innehållet i granskningen. Personautvecklingsstaben uppdrag, mål och förutsättningar En granskning av personalutvecklingsstaben inom landstingsdirektörens stab. Granskas utifrån rubriken uppdrag, mål och förutsättningar. Granskningen ska klargöra vilket uppdrag enheten har, och vilka mål och riktlinjer som finns för verksamheten. Bedrivs verksamhet enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Ekonomidirektör och personaldirektör har i uppdrag att se över att inte dubbeljobb sker utan att processerna som berör ekonomi och personal är ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 19(22)
effektiva enligt CVR-protokoll från mars 2015. Detta kan påverka tidpunkten för och innehållet i granskningen. IK-granskning av räkenskaperna under löpande år Arbetssättet kring verifikationsgranskning som introducerades år 2009 för att snabba upp bokslutsarbetet föreslås i årets plan för ett flertal förvaltningar. D v s verifikationsgranskning genomförs under perioden juniaugusti i stället för i samband med årsbokslutet. Frågeställningar kan tas i samband med att rapporten är ute på faktaavstämning och granskning kan ske utan att berörd personal behöver vara på plats. Inriktning och vilka nämnder/förvaltningar som ska ingå beslutas senare. Säkerhetsarbetet inom kultur & utbildning kvar från plan 2014 Hur säkerställs intern styrning och kontroll inom nämndens verksamheter av säkerhetsfrågor. Granskningen inriktas mot skolverksamheten. Investeringsprocessen Hur ser budgetprocessen ut för investeringar i landstinget? Är investeringsbudgeten ett mål eller ett tak? Förskjutningar i investeringsbudget vad händer med de investeringar som inte hinns med under budgetåret - när når man taket? Bland annat från granskning 2014 inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen har skälet till eftersläpning av investeringar i huvudsak varit att stöd för upphandling varit en trång sektor. Hälso- och sjukvårdsförvaltningens investeringsgrupp har manuella underlag för löpande uppföljning av vilka planerade investeringar som återstår från tidigare år. Ett IT-stöd, SoftPro, kommer att implementeras för detta ändamål tillsammans med Landstinget Västmanland. Patienträttigheter (EXT) Hur säkerställs att reglerna om patientens rättigheter i vården enligt patientlagen (2014:821) följs? I patientlagen regleras bland annat fast läkarkontakt, medbestämmande, rätt till second opinion och valmöjligheter vid behandlingsalternativ. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 20(22)
Ny nämndorganisation hänger styrdokumenten ihop Är ansvarsfördelning tydlig i den nya nämndorganisationen reglemente, delegationer, styrande dokument för planering, uppföljning, arbetsmiljöpolicy etcetera. Konst styrning och kontroll för förvaltning och beslut om inköp Hur sker beslut om inköp av konst vid nybyggnation? Vem ansvarar? Finns det ett tydligt regelverk och hur tillämpas det. Rutiner för inventering värdering försäljning Sörmlands Museum - uppdrag, mål och förutsättningar En granskning av enheten för Sörmlands Museum inom Kulturförvaltningen. Granskas utifrån rubriken uppdrag, mål och förutsättningar. Granskningen ska klargöra vilket uppdrag enheten har, och vilka mål och riktlinjer som finns för verksamheten. Bedrivs verksamhet enligt fattade beslut och med god intern kontroll. FM-enheten (EXT) Ändamålsenlig interndebitering. En granskning av på vilket sätt interndebitering beräknas avseende internhyror från FM-enheten. Genomförs av EY inom ramen för upphandlat årsavtal. EY ska dessutom följa upp arbetet med den interna kontrollplanen för FMenheten och framtida investeringsverksamheten. Habiliteringsverksamheten (EXT) Granskas i sin helhet av EY. Planering av revisionen sker tillsammans med dem efter semestern. Patientnämnden (EXT) Tillsammans med kommunerna har diskuterats att även under 2015 granska styrning, uppföljning och kontroll. EY och landstingets revisionskontor har fått i uppdrag att återkomma med granskningsplan efter planering med EY. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 21(22)
NSV-nämnden (EXT) Tillsammans med kommunerna har diskuterats att under 2015 granska intern kontroll i Hjälpmedels kundlager. Hur de nya delarna FoU och Vårdoch omsorgscollege organiseras i landstingets regi, liksom de helt nya områdena barn och ungdom samt missbruk- och beroendevård. Utveckling av interna kontrollplaner inom nämndens nya områden. EY och landstingets revisionskontor har fått i uppdrag att återkomma med granskningsplan efter planeringsträff. DU-nämnden (EXT) EY har granskningsuppdraget. Beslut om granskningsinsats tas tillsammans med Västmanlands revisorer. Förslag att granska inköpsenheten utifrån rubriken uppdrag, mål och förutsättningar. Granskningen ska klargöra vilket uppdrag enheten har, och vilka mål och riktlinjer som finns för verksamheten. Bedrivs verksamhet enligt fattade beslut och med god intern kontroll. Granskningen genomförs av EY. Finns tydliga roller och ansvar för DU-nämnd, inköpsutskott/verksamheterna? Gränssnittet mot Varuförsörjningsnämnden? Hur bevakas köptrohet/rutiner för inköp? Sker uppföljning av intjänat vid upphandling hur vet vi vad vi sparat? Hur ser rutinerna ut för att bevaka när avtal löper ut? Bevakningar övriga uppgifter Bevaka LD:s externa utredning för fondmedel Bevaka beslut i samband med bolagisering D-data ur LF:s synvinkel så att landstinget kommer rätt med ägarstyrningen Utveckling av avstämning och kvalitetssäkring i den ekonomiska redovisningen, rutiner för inventering av anläggningstillgångar samt rutiner för hand- och växelkassor Beslut i LF angående uppföljning av privata vårdgivare Resultatutvecklingen inom landstinget och hälso- och sjukvården ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\administration revisionen\revisionsplan\plan15\extern_beslutad revisionsplan 2015.doc Utskriftsdatum: 2015-06-08 15:00 SID 22(22)