Protokoll fört vid Catahyas ordinarie årsmöte 2015 1.1. Mötets öppnande Föreningens ordförande Maria Nygård förklarar mötet öppnat. 1.2. Val av mötesordförande att välja Maria Nygård till mötesordförande. 1.3. Val av mötessekreterare att välja Nina Högberg till mötessekreterare. 1.4. Val av två rösträknare tillika justerare att välja Felicia Wassberg och Anna Bark Persson till rösträknare tillika justerare. 1.5. Röstlängd att fastställa röstlängden i enlighet med följande: Sara Karlsson (Ozeloten) Anna Bark Persson (Isblad) Otto Granath (Rogie) Maria Nygård (Vinter) Felicia Wassberg (kotte) Nina Högberg (Tauriel) Sebastian Olsson (Snurre) från punkt 3.2. 1.6. Mötets behörighet Maria Nygård berättar att kallelse har gått ut via Catahya samt till föreningens grupp på Facebook. Möteshandlingar har inte tillgängliggjorts i sådan tid som stadgan föreskriver men finns mötet till handa. att årsmötet förklaras behörigt. 1
1.7. Fastställande av dagordning: att ta upp den övriga frågan Nästa årsmöte som anmälts av Sara Karlsson. 2.1. Verksamhetsberättelse Se bilaga 1. att lägga styrelsens verksamhetsberättelse för 2014 till handlingarna. 2.2. Ekonomisk berättelse Se bilaga 2. att lägga styrelsens ekonomiska berättelse för 2014 till handlingarna. 2.3. Revisionsberättelse Se bilaga 3. att lägga verksamhetsrevisorns utlåtande till handlingarna, att styrelsen åläggs publicera den ekonomiska revisonsberättelsen på forumet när sådan har inkommit. 2.4. Ansvarsfrihet att bevilja avgående styrelse ansvarsfrihet för det föregående verksamhetsåret. 3.1. Fastställande av verksamhetsplan Se bilaga 4. att anta en verksamhetsplan för 2015. 3.2. Fastställande av medlemsavgift att fastställa medlemsavgiften till 0 kr med en frivillig medlemsavgift om 50 kr eller 100 kr beroende på medlemmens upplevda ekonomiska situation. 2
3.3. Fastställande av budget Se bilaga 5. att anta en budget för 2015. 4.1. Val av ordförande att välja Anna Bark Persson till ordförande. 4.2. Val av kassör att välja Felicia Wassberg till kassör. 4.3. Val av styrelseledamöter att välja Jonathan Olsson, Robin Bergmark, Maria Nygård, Anna Blixt och Sara Karlsson till ledamöter i styrelsen. 4.4. Val av valberedning att välja Nina Högberg, Sebastian Olsson och Otto Granath till valberedare. 4.5. Val av revisorer att välja Therese Albertsson till verksamhetsrevisor och Wilhelm Raab till ekonomisk revisor, att lämna revisorernas suppleantposter vakanta. 5.1. Övrig fråga: Nästa årsmöte De senaste årsmötesträffarna har haft låg närvaro och mötet diskuterar därför möjligheten att hålla årsmötet online istället. Deltagarna ser ändå ett värde i att ha en årligen återkommande IRL träff. En idé är att hålla mötet online men att arrangera en IRL träff i anslutning till detta, eller strax före årsmötet, där schemat istället innehåller organiserade fantastikaktiviteter som skapar mervärde och ökar intresset för att resa till träffen. att styrelsen åläggs utreda formerna för nästa årsmöte och arrangera det som den finner lämpligt. 3
6.1. Mötets avslutande Anna Bark Persson förklarar mötet avslutat. Maria Nygård, mötesordförande Nina Högberg, mötessekreterare Felicia Wassberg, justerare Anna Bark Persson, justerare 4
Bilaga 1: Verksamhetsberättelse Magiker & maskiner Årets stora grej var att vår femte novellantologi Magiker och maskiner blev färdig och boken gavs ut lagom till Steampunkfestivalen/Swecon i juni, där några av de medverkande författarna fanns på plats och signerade. Den innehåller 19 noveller och har ett hemskt snyggt omslag designat av Maria Helena Stanke. Den sålde bra på festivalen och eftersom den bar sig ekonomiskt kommer vi att kunna fortsätta ge ut böcker. Med Magiker och maskiner provade vi också att göra den tillgänglig i flera försäljningskanaler. Vi registrerade den hos Bokrondellen och den finns därför till försäljning hos Bokus. Arbete med en ny webbutik till Catahya har också på börjats. Webben Det jobbades en hel del med en ny hemsida, bland annat i form av buggtestande m.m. på årsmötesträffen, men så gick det som det brukar: arbetet strandade i läget nästan färdigt. Mot slutet av året plockades projektet upp igen och blev ännu mer nästan färdigt. Woho! I övrigt hasar sig den gamla sidan fram som en mycket gammal men envis drake. Mest verkar den sova, men när man minst anar det öppnar den ett öga och skriver en recension eller ett foruminlägg eller ett felmeddelande. IRL Vi hade en IRL träff: årsmöteshelgen. En hel del catahyaner sågs också på Steampunkfestivalen. Vi lånade dessutom ut delar av föreningens spelsamling till festivalen, men en stressad Vinter lade dem i ett hörn och glömde bort att ställa fram dem till användning. Oops! Pengar Verksamhetsplanens mål att undersöka alternativa sätt att finansiera Catahya valde styrelsen att hoppa över. Eftersom novellantologin gick åt bra råder det ingen brist på pengar och dessutom är det lite bakvänt att försöka fiska pengar från olika håll åt en förening som inte har jättemycket för sig. 5
Marknadsföring och sociala medier Marknadsföringsplanerna byggde på att det skulle finnas en ny webbplats att tjoa om, vilket som bekant inte hände. Magiker och maskiner har däremot fått en egen Facebooksida och blev dessutom omskriven i Steampunkfestivalens olika kanaler inför släppet i somras. Facebookgruppen som vi har är ju inte utåtriktad och används inte som marknadsföring, utan används mest till att medlemmarna delar länkar till varandra. På Catahyas Twitterkonto twittras det glatt om nyheter och fantastikrelaterat trams. 6
Bilaga 2: Ekonomisk berättelse BUDGET 2014 UTFALL 2014 % AV BUDGET Intäkter Försäljning 3000 9000 300% Medlemsavgifter 1000 563 56,30% IRL 0 0 0% Reklam 0 0 0% Bidrag 0 0 0% Övrigt 0 8,38 0% Summa 4000 9571,38 239,28% Utgifter IRL 1000 724,52 72,45% Styrelse 1000 185 18,50% Event 0 0 0,00% Belöningar 600 629 104,83% Marknadsföring 1000 0 0,00% Hemsida 6725 2792,5 41,52% Produktion 5400 6343,67 117,48% Administration Övrigt 1000 1050 105,00%
Summa 16725 11724,69 70,10% Resultat 12725 2153,31 16,92% LAGER 2014 12 31 UNGEFÄRLIGA SIFFOR Artikel Knallvägen, Åby Styckvärde Drömskärvor 21 0 0 Vinter och Hav 82 72,99 5985,18 Tecken i aska och eld 9 89,3 803,7 Vansinnesverk 8 52,8 422,4 Magiker och maskiner 110 35,82 3940,2 Summa lagervärde 11151,48 PENGAR PÅ KONTON 2014 12 31 2015 03 28 Bankkonto 7 048,45 kr 5 755,45 kr Medlemskonto 3 190,00 kr 3 190,00 kr Sparkonto 12 008,38 kr 12 008,38 kr
Summa 22 246,83 kr 20 953,83 kr SKULDER Till kotte 211,52 BETALAT 2014 FÖR 2015 Webhotell one.com 368,75
Bilaga 3: Revisionsberättelse Revisorsutlåtande Gällande: Catahya, ideell förening, verksamhetsåret 2014. Utlåtande: I egenskap av verksamhetsrevisor för den ideella föreningen Catahya har undertecknad granskat verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och styrelsens mötesprotokoll för gällande år och inte funnit någonting att anmärka på. Undertecknad föreslår att årsmötet beviljar avgående styrelse och föregående styrelse ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014. Kungälv 2015 03 10 Therése Albertsson Verksamhetsrevisor Catahya 10
Bilaga 4: Verksamhetsplan Wow, nu kan vi göra de sakerna som vi brukar säga att vi ska göra när vi har en ny hemsida! Internetz Årets främsta uppgift är att finjustera och fortsätta att förbättra vår nya webbplats för att den ska vara tilltalande och lättanvänd för både för gamla och nya medlemmar. Vi ska också sikta på att bygga upp en aktiv grupp av skribenter som förser den med innehåll. Fantastik till folket! Marknadsföring Vi ska nå ut mer till fantastikintresserade på Facebook. Det är också bra om vi kan närvara på, eller åtminstone få ut reklammaterial till, några sf kongresser och konvent. Novellantologier Ett nytt novellantologiprojekt ska påbörjas, förslagsvis kring sommaren, med målet att ge ut den nya boken 2016. IRL Inga större IRL träffar som kräver en ekonomisk insats från föreningen planeras, men det står såklart varje medlem fritt att arrangera mindre träffar om hen vill! Styrelsen ska uppmuntra och underlätta arrangerandet av irl träffar. 11
Bilaga 5: Budget 2015 Intäkter (kr) Försäljning 2 000 Medlemsavgifter 500 Summa 2 500 Kostnader (kr) IRL 1 000 Styrelse 1 000 Marknadsföring 500 Hemsida 5500 Produktion 500 Administration 650 Summa 9 150 Resultat 6 650 12