ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 1 (9) IT-STRATEGI 2003 Innehållsförteckning Sida 1 Sammanfattning 1 2 Definition av IT 1 3 Styrning och ledning 2 4 Prioriterade utvecklingsområden 2 4.1 24-timmarsmyndigheten 3 4.2 IT i skolan 3 4.3 IT i vård och omsorg 4 4.4 System för ärendehantering och elektronisk lagring 4 4.5 System för elektroniska affärer 5 4.6 Utbyggnad av bredband 5 5 Verksamhetsutveckling 6 6 Standardisering och teknikval 6 7 Informationssäkerhet 8 8 Offentlighet, sekretess och integritet 8 9 Miljö - arbetsmiljö 9 1 Sammanfattning IT-strategin omfattar kommunens användande av informationsteknik och lägger stor vikt vid att den nya tekniken används för att utveckla och effektivisera de kommunala verksamheterna. Informationsteknikens roll i verksamheten har också förändrats under de senaste åren, genom att IT inte längre är enbart ett verktyg för rationalisering av verksamheten utan i allt högre grad blir en integrerad del av verksamheten. Detta innebär att IT blir en drivkraft för verksamhetens utveckling och för nya typer av servicetjänster. Strategin tar också upp områden som standardisering och teknikval, informationssäkerhet, offentlighet, sekretess och integritet. Under varje avsnitt i strategin anges viktiga angränsande dokument samt uppföljande dokument inom olika områden som kompletterar och konkretiserar IT-strategin. 2 Definition av IT Informationsteknologi och informationsteknik är samlingsbegrepp för den kunskap och teknik som gör det möjligt att skapa, lagra, bearbeta och överföra data i form av ljud, text och bild. Sammansmältningen av tele-, data- och medieområdena har lett till att begreppet IT omfattar all datorbaserad hantering av information och den kunskap tekniken grundas på.
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 2 (9) 3 Styrning och ledning Syftet med strategin är att övergripande styra och fastställa riktlinjer för användning av IT i kommunens organisation och verksamheter. IT är en självklar strategisk resurs i kommunen och strategin anger också de utvecklingsområden som ska prioriteras under de närmaste två åren. Strategin fastställdes första gången av kommunfullmäktige 1999-06-21, 50. Kommunfullmäktige kontrollerar bland annat genom revisorernas granskning att strategin följs. Regelbundna revideringar av IT-strategin får beslutas av kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret för all användningen av IT i kommunen. Styrelser, nämnder och bolagsstyrelser svarar för att den egna verksamheten bedrivs med rätt krav på säkerhet, skydd av personlig integritet och förtroende hos allmänheten samt att förvaltningen aktivt deltar i arbetet med att genomföra den övergripande IT-strategin. Kommunens ledningsgrupp får fastställa riktlinjer på organisationsnivå som avser IT-användningen, exempelvis IT-säkerhetshandboken för användare och Riktlinjer för distansarbete. Ledningsgruppen svarar också, tillsammans med IT-samordnarna, för prioritering av resurser som rör IT i hela förvaltningsorganisationen. 4 Prioriterade utvecklingsområden Följande utvecklingsområden ska prioriteras under 2003-2004; 24-timmarsmyndigheten IT i skolan IT i vård och omsorg System för ärendehantering och elektronisk lagring System för elektroniska affärer Utbyggnad av bredband Under varje utvecklingsområde nedan, finns uppgift om huvudansvarig styrelse/nämnd. Ett övergripande utvecklingsområde Den tekniska utvecklingen, främst inom Internet och webbtekniken, är i sig en drivkraft som skapar helt nya möjligheter till information, samverkan och kommunikation i samhället. Det är ett viktigt strategiskt utvecklingsområde för kommunen att kunna utnyttja den nya webbteknikens fördelar i verksamheterna, exempelvis att bygga webbgränssnitt mot verksamhetskritiska IT-system.
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 3 (9) 4.1 24-timmarsmyndigheten Med 24-timmarsmyndigheten menas främst att kommunen via sin webbplats, www.ange.se, dygnet runt ska kunna erbjuda den information om kommunal verksamhet och de digitala tjänster som efterfrågas av medborgarna. Webbsidan är tillgänglig 24 timmar om dygnet och kan med utbyggd interaktivitet bli en viktig del i marknadsföringen av kommunen och i förmedlingen av kommunens tjänster och service. Informationstekniken kan på olika sätt användas för att stimulera och underlätta för kommuninvånarna att aktivt delta i samhällsfrågorna, (e-demokrati) bland annat genom att göra information om kommunens verksamhet, förslag och beslut mer lättillgänglig. Ansvarig styrelse/nämnd: Kommunstyrelsen. Handlingsplan för 24-timmarsmyndigheten bör tas fram under 2003. Riktlinjer för kommunens information på Internet, 1999-02-19. 4.2 IT i skolan Med informationsteknikens utveckling kommer tillgången till information att öka. Detta innebär att kunskaper kring hur information ska sökas, tolkas och värderas blir allt viktigare. Förutom tillgången till moderna hjälpmedel, måste kunskaper finnas om hur tekniken ska användas och informationen nyttjas. Möjligheten att använda informationstekniken är en rättvise- och demokratifråga. För att undvika ojämlika villkor och kunskapsklyftor måste tekniken göras tillgänglig på ett sådant sätt att den inte skapar klyftor i samhället. Förskola och skolan har en nyckelroll i arbetet med att ge likvärdiga förutsättningar för alla elever att använda informationstekniken som ett verktyg/redskap för att höja kvalitén i undervisning och lärande. För barn i behov av stöd och barn med funktionshinder kan datorn och informationsteknikens möjligheter öka förutsättningarna för att aktivt delta i samhället. Ansvarig styrelse/nämnd: Humanistiska nämnden
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 4 (9) IT-handlingsplan för barn- och utbildningsverksamheten i Ånge kommun 2000-2002, Humanistiska nämndens samverkansgrupp, 2000-05-09. 4.3 IT i vård och omsorg Inom vård och omsorg har antalet IT-användare ökat markant under 2002 i samband med att IT-stöd för vårddokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen införts. Det är i huvudsak inom administration och dokumentation som IT ger möjlighet till viktiga rationaliseringar i arbetet. Telemedicin har däremot varit ett utvecklingsområde i första hand för ren sjukvård inom landstingets ansvar. En önskvärd och trolig utveckling är att kommun och landsting i allt större utsträckning kan samverka inom IT-området för att lösa delvis gemensamma behov. I det samarbete som sker inom IT-Västernorrland, där länets kommuner och landstinget ingår, är olika samverkansprojekt mellan landstinget och en eller flera kommuner ett prioriterat arbetsområde. Ansvarig styrelse/nämnd: Socialnämnden Rutin för dokumentation ska tas fram under 2002. Socialnämnden avgör i övrigt vilka dokument som ska tas fram. 4.4 System för ärendehantering och elektronisk lagring En förvaltningsgemensam plattform för ärendehantering och elektronisk lagring har länge stått på önskelistan för kommunens förvaltningar och bör genomföras. Processtiden för handläggning av ärenden kan kortas och förenklas med ett IT-stöd där alla handlingar lagras digitalt och det är därför viktigt att förändringen föregås av en processanalys som klargör nya rutiner och arbetsmoment. Kommunens interna arbete kan effektiviseras samtidigt som det blir möjligt för medborgarna att ta del av handlingar och beslutsprotokoll på ett enkelt sätt. Ansvarig styrelse/nämnd: Kommunstyrelsen.
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 5 (9) Handlingsplan för detta område har påbörjats och skall vara klar under 2003. 4.5 System för elektroniska affärer Med elektroniska affärer menas hela arbetsprocessen från upphandling, tecknande av avtal, beställning, orderbekräftelse, fakturering, betalning och statistik/uppföljning. När system och rutiner för elektroniska affärer införs, sätts fokus främst på hanteringen av beställningar och leverantörsfakturor (elektroniska fakturor). Det finns i regel stor möjlighet till effektivisering/tidsvinster inom detta område. Utvecklingen av genomtänkta tekniska system (IT-system) har tagit längre tid än väntat och kommunens strategi har därför varit att avvakta vad som händer på marknaden samt att ta del av de införandeprojekt som pågår i andra kommuner. Ansvarig styrelse/nämnd: Kommunstyrelsen. Förstudie för införande av EDI i Ånge kommun, 1999-03-16. 4.6 Utbyggnad av bredband Kommunen ska verka för fortsatt utbyggnad av infrastruktur för dataoch telekommunikation av hög kvalitet i kommunen, så att den nya tekniken blir tillgänglig för kommuninvånarna, för näringarna och för offentliga verksamheter. Tillgång till höghastighetskommunikation kommer att vara en viktig förutsättning för kommunens egna verksamheter, främst för skolan med multimediatillämpningar, men i allt högre grad även för övriga verksamheter. Bredbandsnät finns idag i delar av Ånge och Fränsta tätorter och under hösten 2002 upphandlar kommunen fortsatt utbyggnad enligt den plan som finns i IT-infrastrukturprogrammet. Ansvarig styrelse/nämnd: Kommunstyrelsen
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 6 (9) IT-infrastrukturprogram fastställt av Kf 2001-11-26, 87. Riktlinjer bör utformas för hur kommunen ska anslutas till de nya bredbandsnäten. 5 Verksamhetsutveckling Informationstekniken är ett viktigt medel för att effektivisera, förändra och utveckla de kommunala verksamheterna, och för att möta de krav som kommuninvånarna och samhället i stort ställer på organisationen. Den kommunala organisationen är mycket informationsintensiv och det är därför viktigt att informationstekniken stödjer de olika arbetsprocesser som tillämpas och förenklar/underlättar hanteringen av information både internt i organisationen och externt med omvärlden. Det är verksamheternas behov och särskilda förutsättningar som ska styra IT-användningen så att tekniken inte blir ett självändamål utan ett medel för att uppnå de förbättringar som eftersträvas. IT ska vara ett självklart hjälpmedel vid planering, styrning och uppföljning av verksamheten. Informationsteknikens roll i verksamheten har också förändrats under de senaste åren, genom att IT inte längre är enbart ett verktyg för rationalisering av verksamheten utan i allt högre grad blir en integrerad del av verksamheten. Detta innebär att IT blir en drivkraft för verksamhetens utveckling och för nya typer av servicetjänster. 6 Standardisering och teknikval För att uppnå hög effektivitet i kommunens IT-system, ska en enhetlig standard för teknikval eftersträvas, där gemensamma lösningar används i största möjliga utsträckning. Detta gäller främst kommungemensamma system och koncerngemensamma system där samordningsvinster inom IT-drift och utbildning/kompetens är uppenbara. De standarder som används ska ansluta till omvärldens standarder för IT-system och informationshantering. Vid införande av större IT-system ska en analys av verksamheten med kravspecifikation tas fram före upphandlingen.
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 7 (9) För att hålla nere kostnaderna för investeringar, för drift av systemen och för att kunna bygga upp en godtagbar kompetens i organisationen, krävs samordning inom följande strategiska områden; Nätverk, kommunikation och servrar Nätverk och kommunikation utgör grunden för övriga IT-system och det är därför viktigt att bygga en standardiserad och enhetlig miljö där kommunikationen mellan alla ingående delar inte försvåras/förhindras. Här följer exempel på områden där gemensamma lösningar för nätverk, kommunikation och servrar ska användas: -Nätverk och nätverksstruktur, nätnav, nätverksprotokoll, nätoperativsystem, behörighetssystem, servrar, operativsystem i datorer, brandväggar och övriga säkerhetssystem, anslutningar och gränssnitt för kommunikation internt/externt samt televäxlar. IT-system/programvara Anskaffning och uppdatering av programvara som nyttjas av många användare inom olika verksamhetsområden ska samordnas inom ramen för ett de kommungemensamma datanäten. Här följer exempel på områden där förvaltningsgemensamma lösningar för IT-system/programvara ska användas: -Ordbehandling, kalkylering, presentation, elektronisk post och kalender m fl grupprogramvaror, personal- och lönesystem, ekonomisystem, ärende- och dokumenthantering, geografiska informationssystem (GIS), databaser, telefonisystem och kommuninvånarregister (KIR). Säker och långsiktig arkivering För de dokument, register och övriga datamängder som hanteras elektroniskt ska det finnas en struktur och teknik för arkivering som säkerställer att informationen kan återläsas och tolkas under mycket lång tid framåt. Det är en viktig uppgift att skapa regler och struktur för hur arkivering ska ske för att möjliggöra återläsning inte bara om femton år utan längre tid än så. En sådan arkivstandard måste också tillämpas på hittills skapat material. Angränsande dokument Upphandlingspolicy för Ånge kommun, Kf 1994-12-19, 126 Arkivreglemente för Ånge kommun, fastställt av Kf 1995-09-25, 65
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 8 (9) 7 Informationssäkerhet Kommunens IT-system måste på ett enhetligt sätt skyddas från såväl oavsiktliga som avsiktliga störningar. Den lagrade informationen måste skyddas mot obehörig insyn, förändring, spridning eller förstörelse. Kommunens olika IT-system och användarnas hantering av dessa system, ska omfatta tillräckligt hög säkerhetsnivå för att tillgodose grundläggande krav på sekretess, tillgänglighet, tillförlitlighet och spårbarhet. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för informationssäkerhet i kommunen och varje styrelse/nämnd/bolag ansvarar för informationssäkerheten inom sitt område och för att rutiner och tillräckliga kunskaper finns för att fortlöpande hantera och se över säkerheten. Informationssäkerheten inom kommunen behandlas främst i dokumentet Policy för informationssäkerhet, med bilagor. Uppföljning av hur denna policy efterlevs, sker bland annat genom säkerhetsgruppens rapportering till kommunstyrelsen. För kommunens IT-system ska ÖCB:s föreskrifter och allmänna råd för samhällsviktiga datasystem hos beredskapsmyndigheter enligt 22 a beredskapsförordningen (1993:242) gälla i tillämpliga delar. FA22 gäller från den 1 mars 1998 som föreskrifter för beredskapsmyndigheter, men är tillsvidare en rekommendation för landsting och kommuner. Policy för informationssäkerhet, Kf 2001-06-18, 47. IT-säkerhetshandbok för användare, Ledningsgruppen 2001-08-13. Policy för distansarbete, Ks 2001-04-03, 53. Riktlinjer för distansarbete, Ledningsgruppen 2001-04-20. Uppdragsskrivelse till Säkerhetsgruppen, Ks 1998-03-03, 37. Riktlinjer för säkerhetsskyddet i kommunal verksamhet, Kf 1990-02-26, 21. 8 Offentlighet, sekretess och integritet Det allt stridare flödet av information som IT ger möjlighet till, ställer höga krav på hantering och bedömning av information i organisationen. Det är nödvändigt att kunna skilja på vad som ska vara tillgängligt för alla och en var och vilken information som ska skyddas.
ÅNGE KOMMUN IT-STRATEGI 2003 9 (9) Tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, personuppgiftslagen, arkivlagen, samt verksamhetsspecifika lagar och förordningar ställer direkta eller indirekta krav på att kommunens informationshantering är tillförlitlig och väl skyddad mot de hot den kan utsättas för. I den kommunala organisationen ska kunskapen om lagar och regler som rör offentlighet och sekretess vara så hög och tillämpas på ett sådant sätt att de grundläggande kraven på rättssäkerhet och skydd för den enskildes integritet uppfylls. Varje styrelse/nämnd/bolag är ansvarar för att anställd personal får den utbildning ibland annat offentlighet och sekretess som är nödvändig med hänsyn till arbetsuppgifterna. Anvisningar för e-posthantering, Ledningsgruppen 2002-08-08. Policy för gallring av handlingar, Ks 2000-04-11, 60. 9 Miljö - arbetsmiljö Vid inköp av datorer och annan teknisk utrustning ska den utrustning som ger totalt minst negativ miljöpåverkan väljas, sammantaget vid tillverkning, användning och som restprodukt. Den utrustning som köps ska följa gällande miljö- och arbetsmiljörekommendationer och utrustning som gallras ut ska hanteras i enlighet med eventuellt producentansvar eller sändas till företag eller organisation som ombesörjer återvinning. Datorer och tekniska system påverkar i hög grad arbetsmiljö på olika sätt. Därför är det viktigt att planera och utforma en god arbetsmiljö vid val av tekniska hjälpsystem. En god arbetsmiljö där informationstekniken ger utveckling och variation i arbetet, förutsätter att användarna har tillräcklig kunskap om användning. Det är därför viktigt att alla användare får den utbildning och träning som behövs i anslutning till att nya tekniska hjälpmedel införs. Angränsande dokument Policy för miljöanpassad upphandling, Kf 1994-09-26, 81. Arbetsmiljöpolicy, Kf 1995-02-20, 15.