Principer för allokering av allmänna kostnader samt tillämpningsföreskrifter

Denna anvisning tillämpas på STEA:s understöd som beviljas den 1 januari 2017 eller senare. På penningautomatunderstöd som beviljats före 2017 tillämpas de bestämmelser och anvisningar som gällde vid tidpunkten för beviljandet. Principer för allokering av allmänna kostnader samt tillämpningsföreskrifter För understödstagare som inte får allmänt understöd kan man enligt denna anvisning godta allmänna kostnader som kostnader för Ak- och C-understöd. Kostnaderna ska vara klart och motiverat allokerade, motsvara verksamhetens eller projektets budget (framställda på en rad under punkten Delade kostnader i budgeten som getts i ansökan om understöd), specifikt dokumenterade och de ska under hela året förbli på samma grund, såvida det inte finns ett motiverat skäl för avvikelser. De ska dessutom utgå från faktiska kostnader och presenteras tydligt specificerade. Allmänt tillämpade grunder för allokering är till exempel förhållandet mellan arbetstagare som arbetar i olika verksamheter eller antalet verifikat som orsakas av olika verksamheter. Godtagbara allmänna kostnader kan för varje kalenderår utgöra högst 15 procent av de faktiska totala kostnaderna (= den totala summan av de direkta och de allmänna kostnaderna) för en verksamhet som fått Ak- eller C-understöd, såvida inget annat anges i understödsbeslutet. För 2017 års understödsbeslut gäller detta de organisationer vars understödsbeslut har belagts med följande specialvillkor: För detta understödsobjekt görs ett undantag från de allmänna villkoren och begränsningarna för riktat verksamhetsunderstöd eller projektunderstöd i och med att de allmänna kostnaderna inte behöver specificeras ska punkt 1 i denna anvisning om allmänna kostnader tillämpas: I detta fall kan man anse att alla kostnader för den egentliga verksamheten allokeras direkt till det STEA-understödda objektet. De organisationer som får allmänt understöd ska täcka de allmänna kostnaderna med sitt allmänna understöd. STEA har fastställt att allmänna kostnader är kostnader som orsakats av understödstagarens allmänna administration, det vill säga sådana kostnader som inte allokeras direkt till en specifik verksamhet eller ett specifikt projekt. Godtagbara allmänna kostnader som allokeras till Ak- och C- understöd är till exempel kostnaderna för personalen inom understödstagarens allmänna administration. Till exempel en verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, administrationschef eller kontorsanställd är personal inom den allmänna administrationen. Som exempel på en person i den allmänna administrationen kan tänkas en situation där några av en organisations flera understödsobjekt upphör utan att förändringen påverkar en enskild arbetstagares arbete. Med andra ord arbetar personen oberoende av enskilda förändringar i antalet projekt. 1

Utgifter för möten som hålls av understödstagarens högsta verksamhetsorgan är också godtagbara allmänna kostnader. Allmänna kostnader är likaså den allmänna administrationens utgifter för post, telefon, internet, kopiering och dylika kontorsutgifter samt kostnaderna för revisioner enligt revisionslagen och för verksamhetsgranskning. Även kostnader som orsakats av en utlokaliserad funktion klassificeras som allmänna kostnader då de beställda tjänsterna gäller någon allmän verksamhet, som till exempel utlokalisering av ekonomiadministrationen. Kostnader för datateknik och datasystem som hör till den allmänna administrationen är godtagbara allmänna kostnader, såvida de inte täcks med ett separat investeringsunderstöd. Organisationer som får allmänna understöd kan inte allokera de i det föregående avsnittet nämnda allmänna kostnaderna som utgifter för Ak- och C-understöd. STEA har fastställt att kostnader som orsakas av en revisorsrapport som upprättas i enlighet med 17 i statsrådets förordning om statsunderstöd för allmännyttiga organisationer och stiftelser för främjande av hälsa och social välfärd inte ingår i understödstagarens allmänna kostnader av allmän karaktär, utan är en kostnad som är direkt allokerad till understödsobjektet. För alla understödsobjekt ska kostnaderna för revisorns rapportering allokeras i proportion till understödsobjektens eurobelopp. Allokeringen kan också bygga på en faktura från revisorn där det utförda arbetet specificerats per understödsobjekt. STEA har fastställt att lönekostnaderna jämte de lagstadgade bikostnaderna för arbetstagare som avlönats för verksamheten eller projektet ifråga samt kostnaderna för resor, utbildning, telefon och andra jämförbara kostnader är direkta (inte allmänna) kostnader för understödsobjektet. Även upphandlingar för en viss verksamhet eller ett visst projekt, inklusive materialanskaffningar samt externt köpta tjänster, med undantag av ekonomiförvaltningstjänster, är direkta kostnader för understödsobjektet. STEA har även fastställt att kostnaderna för verksamhetslokaler som används för verksamheterna och projekten är direkta kostnader för understödsobjektet (Obs! De som får allmänt understöd kan täcka lokalkostnaderna i sin helhet med det allmänna understödet). Med kostnader för verksamhetslokaler avses betalda hyror eller driftsvederlag samt kostnader för användning och underhåll av verksamhetslokalerna, såvida de inte redan ingår i det nämnda driftsvederlaget. Dessutom anses de kostnader som uttryckligen har förskaffats för verksamheten eller projektet ifråga vara direkta kostnader för understödsobjektet. Kostnaderna ifråga ska dessutom ha specificerats i budgeten som anges i ansökan om understöd. Till AK- och C-understöd kan man som allmänna kostnader inte allokera sådana kostnader som står i strid med statsunderstödslagen eller statsrådets förordning om statsunderstöd för allmännyttiga organisationer och stiftelser som främjar hälsa och social välfärd. 2

Tillämpningsföreskrift om allmänna kostnader Tillämpning av allokering av allmänna kostnader i följande fall: 1. Understödstagare som inte får andra STEA-understöd än ett Ak- eller C-understöd och som inte heller bedriver annan betydande verksamhet. Detta gäller de understödstagare vars understödsbeslut har belagts med följande specialvillkor: För detta understödsobjekt görs ett undantag från de allmänna villkoren och begränsningarna för riktade understöd i och med att de allmänna kostnaderna inte behöver specificeras. Tillämpningsföreskrift: I detta fall kan man anse att alla kostnader för den egentliga verksamheten allokeras direkt till det STEA-understödda objektet. 2. Understödstagare som uppbär flera Ak- och/eller C-understöd, men inte allmänt understöd. Tillämpningsföreskrift: För Ak- och/eller C-understödsobjekt godtas i regel högst 15 procent av verksamhetens faktiska totala kostnader som allmänna kostnader. Om en arbetstagare inom den allmänna administrationen ändå utför annat arbete än allmänt administrativt arbete för en specifik verksamhet kan arbetet kring innehållskompetensen i direkt anslutning till den Ak- eller C-understödda verksamheten godkännas som direkta kostnader för understödsobjektet när följande villkor uppfylls: - I understödsansökan anges ett motiverat behov, en arbetsbeskrivning och en bedömning av den direkta arbetsprestationen i anslutning till innehållskompetensen som riktas till objektet. - Arbetstagaren bokför arbetstidsuppföljning per timme och kostnadsställe. - Mängden arbetsprestation för ett enskilt objekt är betydande (ska i regel motsvara minst 15 % av arbetstiden). Ett exempel i anslutning till punkt 2: Om en organisationssekreterare med administrativa arbetsuppgifter fungerar som ledare för en kamratgrupp i en verksamhet eller i ett projekt som får STEA-understöd och andelen arbetstid som används till detta är betydande (minst 15 %), kan lönekostnaderna för arbetstagaren inom den allmänna administrationen för denna del fördelas på objektet ifråga som en del av 3

understödsobjektets direkta kostnader i enlighet med arbetstidsuppföljningen, förutsatt att andelen riktade personalkostnader har specificerats i understödsobjektets ansökan om understöd och inget annat framgår av understödsbeslutet. I detta fall kan man av organisationssekreterarens andel administrativt arbete dessutom allokera en allokeringsprincipenlig andel som personalkostnad till understödsobjektet i enlighet med mallen nedan. Serviceverksamhet 40 % Administrativa uppgifter 50 % Kapitalanskaffning 30 % Organisationssekreterare 100 % Ledning av kamratgrupp AK1 50% Ak1 30 % Ak1 65 % Personalkostnaderna för en organisationssekreterare Innehållsarbete i understödsobjektet, arbetstidsuppföljning Andelen allmänna kostnader, beräkningsgrund Se dessutom exemplen under punkt 5 om allokering av lönekostnader för arbetstagare inom den allmänna administrationen till objekten. 3. Organisationen får annat allmänt understöd än STEA:s allmänna understöd Tillämpningsföreskrift: Om organisationen till exempel får allmänt understöd från UKM, förhindrar detta inte att allmänna kostnader fördelas. Om det allmänna understödet från en annan part ändå är betydande, kan den tillåtna fördelningen av allmänna kostnader avvika från de maximala 15 procenten, varvid det läggs in ett villkor om saken i understödsbeslutet. 4

4. Allokering av allmänna kostnader när STEA:s understöd i enlighet med understödsbeslutet har överförts i enlighet med 7.2 i statsunderstödslagen (t.ex. till medlemsorganisationer eller inom samarbetsprojekt). Tillämpningsföreskrift: STEA-understöd som är avsedda att helt eller delvis överföras vidare betraktas för samtliga understödsanvändare i enlighet med punkterna 1 3 i denna tillämpningsföreskrift. Exempel för punkt 4: En organisation överför i enlighet med understödsbeslutet STEA-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation/samarbetspartner och parten som får understödet har inget annat STEA-understöd och ingen annan betydande verksamhet: alla kostnader från den genomförda verksamheten kan täckas med det erhållna understödet. En organisation delar i enlighet med understödsbeslutet STEA-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation/samarbetspartner och parten som får understödet har inget annat STEA-understöd, men idkar näringsverksamhet och/eller har beviljats understöd av en annan instans än STEA. Organisationen som får understöd kan allokera högst 15 procent av de här i anvisningarna definierade allmänna kostnaderna till STEA-understödet. Till de allmänna kostnaderna kan ändå inte allokeras sådana kostnader som uppkommer antingen i näringsverksamhet eller i en annan finansierande aktörs verksamhet. En organisation delar i enlighet med understödsbeslutet STEA-understöd vidare till ett eller flera distrikt/en medlemsorganisation/samarbetspartner och parten som får understödet har inget allmänt STEA-understöd, men även andra STEA-understödda objekt. För det erhållna understödet godkänns i regel högst 15 procent av verksamhetens verkliga totala kostnader som allmänna kostnader (i enlighet med denna anvisning). Om en arbetstagare inom den allmänna administrationen ändå utför annat än administrativt arbete för det understödda objektet, kan personalkostnaderna för den delen anses vara direkta kostnader för verksamheten i de fall villkoren i punkt 2 uppfylls. 5. Organisationen får STEA:s allmänna understöd och en person inom den allmänna administrationen utför utöver uppdragen inom administrationen även arbeten kring innehållskompetens i direkt anslutning till en viss Ak- eller C-understödd verksamhet. Tillämpningsföreskrift: Arbetet kring innehållskompetensen i direkt anslutning till den Ak- eller C- understödda verksamheten kan godkännas som direkta kostnader för understödsobjektet när följande villkor uppfylls: - I understödsansökan anges ett motiverat behov, en arbetsbeskrivning och en bedömning av den direkta arbetsprestationen i anslutning till innehållskompetensen som riktas till objektet. 5

- Arbetstagaren bokför arbetstidsuppföljning per timme och kostnadsställe. - Mängden arbetsprestation för ett enskilt objekt är betydande (ska i regel motsvara minst 15 % av arbetstiden). Om arbetstagaren arbetar endast inom allmännyttig verksamhet, kan hens lönekostnader under bokföringsperioden bokföras efter uppskattning för olika kostnadsställen. De fördelade lönekostnaderna ska dock korrigeras efter bokföringsperioden om den verkliga fördelningen av arbetstiden väsentligt (med över 10 %) avviker från den uppskattade tiden. Om en del av arbetstagarens arbetstid allokeras till närings- eller serviceverksamheten, ska personalkostnaderna i sådana fall fördelas på olika kostnadsställen baserat på de arbetade timmarna och inga avvikelser är tillåtna. Kostnaderna för den ifrågavarande arbetstagarens sjukfrånvaro kan fördelas på olika kostnadsställen i proportion till de faktiska arbetstimmarna. Om understödstagaren inte tydligt kan beskriva arbetet som en allmän person utför direkt för en viss Ak- eller C-understödd verksamhet eller bedöma mängden arbete, är det fråga om en allmän kostnad. Exempel för punkterna 2 och 5: När en kommunikationsperson utför arbetsprestationer för flera objekt och arbetsprestationen inte är betydande (i regel minst 15 %) för något objekt, anses kommunikationspersonens lönekostnader ingå i de allmänna kostnaderna. När organisationens jurist i regel utför arbete inom den allmänna administrationen och ibland är de understödda verksamheterna eller projekten behjälplig, tolkas den ifrågavarande arbetstagarens lönekostnader höra till de allmänna kostnaderna, eftersom arbetsinsatsen för den enskilda STEAverksamheten eller det enskilda STEA-projektet inte är betydande. Om en organisation har en ICT-stödperson är hens lönekostnader en allmän kostnad, eftersom stödpersonens arbetsinsats fördelas jämt för att täcka personalen och anordningarna i hela organisationen. Om ICT-stödpersonen dock skapar till exempel en webbplats för en STEAunderstödd verksamhet eller ett dito projekt och arbetsmängden för detta är minst 15 procent av arbetstiden, kan kostnaderna även för denna person allokeras till objekten ifråga som en del av understödsobjektets direkta kostnader i enlighet med arbetstidsuppföljningen, förutsatt att andelen riktade personalkostnader har specificerats i understödsobjektets ansökan om understöd och inget annat framgår ur understödsbeslutet. 6

Ekonomiförvaltningspersonal utför utöver allmänt administrativa uppgifter normalt inte arbeten kring innehållskompetens med direkt anknytning till projekt eller verksamhet, varför ekonomiadministrationens alla personalkostnader (ekonomidirektör, ekonomichef, bokförare, ansvarig för reskontra och betalningstransaktioner, löneräknare, huvudbokförare) i regel ska täckas med de allmänna kostnaderna. I ärenden som ger rum för tolkningar avgör STEA de allmänna kostnadernas godtagbarhet. 7