Koncernkontoret IT-avdelningen Datum: 2011-09-06 Dnr: Dokumentförvaltare: Catarina Lydahl Koncernkontoret, IT-avdelningen Dokumentets status: Beslutat Dokumentid: Programvarutillgångars hantering från anskaffning till avveckling Dokumentformat: A4 Version: 1.0 Dokumenttyp: Anvisning Dokumentklass: Styrande dokument Ämne: Ledningssystem för informationssäkerhet ANVISNING Programvarutillgångars hantering från anskaffning till avveckling 1 Med programvarutillgångar menas programvara och dess tillhörande licenser samt eventuella upphovsrättsskyddade datafiler som används med licens eller tillstånd från upphovsrättsinnehavaren. 2 Anskaffning synonymt med rekvirering, beställning eller inköp Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 1 av 7
Revisionshistorik Datum Ver. Namn Kommentar 2011-03-07 0.8 Catarina Lydahl Justerad 2011-03-14 0.9 Rolf Bengtsson Ny dokumentmall 2011-09-07 1.0 Rolf Bengtsson Uppdaterat inför beslut Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 2 av 7
Beslutad Datum: Datum: Underskrift dokumentförvaltare Underskrift Chef IT-avd Namnförtydligande Namnförtydligande Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 3 av 7
Innehållsförteckning ANVISNING... 1 1. BAKGRUND... 5 2. MÅLSÄTTNING... 5 3. PIRATKOPIERING... 5 4. REGION SKÅNE GEMENSAM FUNKTION FÖR KONTROLL ÖVER REGION SKÅNES PROGRAMVARUTILLGÅNGAR... 6 5. ÄGARE OCH FÖRVALTARE AV PROGRAMVAROR OCH LICENSER... 6 6. REGISTERFÖRING... 6 7. TRYGG OCH SÄKER FÖRVARING... 6 8. UTVECKLING... 6 9. ANSKAFFNING AV PROGRAMVARA OCH/ELLER LICENS... 7 10. KONTROLL ÖVER KOSTNADER- EKONOMISK UPPFÖLJNING... 7 11. FÖRÄNDRINGAR I REGION SKÅNES VERKSAMHET, ORGANISATION... 7 12. ÅTERANVÄNDNING/POOLNING/REALLOKERING... 7 Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 4 av 7
1. Bakgrund Inom Region Skåne finns ett stort antal programvaror och licenser, Region Skånes programvarutillgångar, som representerar stora ekonomiska värden. Oavsett programvara anskaffas licens för att möjliggöra programvarans användning. Licensen kan vara avsedd för användning av en person, flera personer, en dator eller flera datorer. Flertalet programvaror och licenser är upphovsrättsligt skyddade. Vid anskaffning av programvarutillgång ingår Region Skåne avtal med programvaruleverantör där varje enskild programvara villkoras utifrån tillverkarens licensregler eller via, med tillverkaren, ingångna avtal. 2. Målsättning Inom Region Skåne skall finnas en tydlig riskhantering, styrning, kontroll och uppföljning av Region Skånes programvarutillgångar. Målsättningen är att Region Skåne skall vara optimalt och korrekt licensierat utifrån ett legalt, funktionellt och finansiellt perspektiv. Styrning och kontroll för Region Skånes programvarutillgångar innefattar förvaltning av hela livscykelprocessen, från anskaffning till avveckling. Varje enskild programvarutillgång ska vara kategoriserad och klassificerad. Det får inte förekomma programvara eller upphovsrättsskyddade datafiler som har kopierats eller används utan licens eller tillstånd från upphovsrättsinnehavaren. Den enskilde användaren (oavsett förvaltning inom Region Skåne), förvaltning eller annan verksamhet som har avtal med Region Skåne har ett ansvar och ska kunna styrka att de informationssystem som han/hon använder har en giltig licens. Detta gäller oavsett media där programvara och licens kan installeras t.ex. på stationär eller bärbar PC, hemdator eller annan hårdvara, laboratorieutrustning, medicinteknisk utrustning eller lagringsmedia. Licensbevis för programvaror är en värdehandling och ska förvaras på ett betryggande sätt samt ska finnas tillgängligt vid t.ex. en revision. För varje anskaffning av programvara respektive licens ska det finnas licensbevis, kvitto, fakturor dvs handling som styrker inköpet. Dessa handlingar ska förvaras centralt samt vara diarieförda 3. Piratkopiering Piratkopiering av programvara får inte förekomma. Piratkopiering innebär olovlig kopiering eller distribution av upphovsrättsligt skyddad programvara. Lagstridig användning av programvara kan uppstå genom att man kopierar, laddar ned, delar, säljer eller installerar flera programvarukopior på datorer än vad licensvillkoren tillåter. Man förstår inte, eller tänker inte alltid på, att vid inköp av programvara, köper vi istället en rättighet (licens) för användning av programvaran. En licens villkorar och styr hur många gånger programvaran rättsligt får installeras, därför är det viktigt att vi läser och förstår licensvillkoren. Licensvillkor medföljer alltid vid inköp av programvara. Om någon av Region Skånes medarbetare har fler kopior av en programvara än vad licensen tillåter, medverkar denne/denna till piratkopiering. Ansvaret för att Region Skåne och dess anställda efterlever dessa villkor/riktlinjer åligger verksamhetsansvariga/förvaltningschefer. Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 5 av 7
4. Region Skåne gemensam funktion för kontroll över Region Skånes programvarutillgångar En samordnad och oberoende funktion inrättas inom Regionala IT-verksamheten för styrning, kontroll, administration och uppföljning av Region Skånes programvarutillgångar. Ett övergripande syfte med en för Region Skåne gemensam funktion är att bl.a. tillföra en för Region Skåne generell process som vid begäran skall kunna påvisa och styrka att Region Skåne är optimalt och korrekt licensierade utifrån ett legalt, funktionellt samt finansiellt perspektiv. Genom att skapa kontroll över Region Skånes programvarutillgångar, om var den finns, hur den används och vem som använder den, tillförs bättre förutsättningar för att en tillförlitlig, tillgänglig, kostnadseffektiv och laglig verksamhet bedrivs. 5. Ägare och förvaltare av programvaror och licenser Ansvaret för försäljning av licenspliktiga applikationer inom Region Skåne ligger hos Regionala IT-verksamheten. Förvaltningsansvaret av licenser ligger på licensansvarig hos Regionala ITverksamheten. 6. Registerföring - Region Skånes centrala IT-enhet skall tillhandahålla register över godkänd och understödd programvara - Regionala IT-verksamheten skall tillhandahålla register över samtliga installerade programvaror och licenser - Regionala IT-verksamheten skall installera inventeringsagent på all hårdvara 1 (datorer och servrar) för möjlighet till uppföljning. På de datorer/servrar som inte har en agent installerad får heller inte installeras programvaror som är inköpta via Region Skånes volymavtal. - Samtliga leverantörsavtal avseende IT-relaterade produkter och tjänster skall registreras (diarieföras) och arkiveras på ett samordnat vis och med åtkomst för behöriga. Licensbevis registreras, skannas in i möjligaste mån och förvaras elektroniskt. 7. Trygg och säker förvaring Att förvara all dokumentation för Region Skånes programvarutillgångar säkert är mycket viktigt. Följande ska förvaras av den Regionala IT-verksamheten i ett centralt brandsäkert utrymme: - CD-DVD-skivor och disketter eller annan media för programvara i original - Licensavtal (förvaras hos Regionala Inköpsenheten) - Garantiförbindelser - Fakturor, kvitton och andra inköpsbevis 8. Utveckling Oavsett verksamhetsutveckling som sker med stöd av IT, skall det i förstudieresultat framgå vilka behov av programvaror och licenser i antalsmässiga och ekonomiska termer som är 1 Undantag för MT-utrustning som klassificeras som typ 0 eller typ 1. På denna utrustning får inte förekomma programvara som köps in på volymavtal. Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 6 av 7
nödvändiga för genomförande av specifikt utvecklingsprojekt såväl som för en kommande förvaltningssituation. 9. Anskaffning av programvara och/eller licens - Alla inköp av programvaror och/eller licenser skall ske via Region Skånes funktion för IT-beställningar (avgränsning: medicintekniska programvaror) - Programvaror och/eller licenser som inte finns i Beställningsportalens sortiment ska först hanteras som förändringsönskemål. - Varje enskilt inköp av programvara och/eller licens registreras och dokumenteras av Regionala IT-verksamheten eftersom inköpet skall kunna styrkas och spåras. - På egenansvarsdatorer ansvarar Regionala IT-verksamheten för grundinstallation, samtliga paketerade applikationer knutna till dator eller användare. Övriga programvaror/licenser ansvarar enskild användare för. - Media och licensnycklar till programvaror som beställts via Region Skånes funktion för IT-beställningar hanteras endast av tekniker från Regionala IT-verksamheten - All programvara skall paketeras av Regionala IT-verksamheten. 10. Kontroll över kostnader- ekonomisk uppföljning För att kunna tillföra styrning och kontroll över budgeterade Region Skånes programvarutillgångar skall alla inköp av licenser konteras på angivet konto. 11. Förändringar i Region Skånes verksamhet, organisation Vid förändring i Region Skånes verksamhet, vid beslut om sammanföring av verksamheter eller avskiljning av verksamhet skall ägare-förhållanden klargöras och dokumenteras innan sådan förändring sker. 12. Återanvändning/poolning/reallokering Programvaror och licenser som inte används skall överföras till en för Region Skåne gemensam pool, för att möjliggöra återanvändning eftersom det tillför kostnadsbesparingseffekter för hela Region Skåne. Org. nr: 23 21 00-0255 Sidan 7 av 7