ÅRSMÖTE FÖRENINGEN VITRIVS I SKÄRGÅRDSSTAD Tid: 19/2 2017 kl. 15 17:00 Plats: Paviljongen, Västra Skärgårdsstad
Förslag till dagordning 1. Val av ordförande och övriga funktionärer för sammanträdet 2. Behandling av verksamhets och revisionsberättelser 3. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 4. Beslut om arvoden 5. Fastställande av antal ledamöter och suppleanter i styrelsen 6. Val av ordförande i styrelsen 7. Val av ledamöter och suppleanter i styrelsen 8. Val av två revisorer och två suppleanter 9. Fastställande av årsavgiftens storlek 2017 10. Ärenden, vilka av styrelsen förelagts årsmötet 11. Ärenden, som väcks av förenings medlemmar 12. Övriga ärenden som föreningen beslutar uppta till behandling 13. Bilaga 1 1. Val av ordförande och funktionärer för sammanträdet Förslag på ordförande: Carolin Bygdén, Förslag på protokollförare; Sofia Löfving Förslag på justerare; Suzana Dizdar 2. Verksamhetsberättelse 2016 ViTrivs i Skärgårdsstad Verksamhetsåret 2016 01 01 2016 12 31 Styrelsen Styrelsen har bestått av: Ordförande Carolin Hagstedt (2016 01 01 2016 08 31) Sekreterare/Ordförande Carolin Bygdén (2016 01 01 2016 08 31, 2016 09 01 pågående) Kassör Suzana Dizdar Ledamot Karina Schippmann Ledamot Anna Michalik (2016 01 01 2017 01 31) Suppleant/Sekreterare Sofia Löving (2016 09 01 2016 12 31) Suppleant Bibie Höglund Hewrén Yvonne Johansson (2016 01 01 2016 03 01) Linda Karlsson (2016 01 01 2016 04 01) Suppleant Piia Vaudour (2016 10 01 2016 12 31) Styrelsen har haft 8 möten under 2016.
Verksamheten under året Styrelsens medlemmar har ändrats under året, både av oförutsedda och förutsedda händelser. Yvonne och Linda valde att avgå under våren 2016 pga. personliga skäl, ordförande Carolin H meddelade under sommaren att hon och hennes familj skulle flytta till hösten vilket gjorde att Carolin B (sekreterare) trädde in som ordförande och Sofia (suppleant) tog rollen som sekreterare fr o m september. I oktober tillträdde Piia Vaudour som suppleant men meddelade vid årsskiftet 2016/2017 att hon ej kommer att kunna fortsätta i styrelsen 2017 pga. personliga skäl. Även Anna Michalik valde av personliga skäl att träda ur styrelsen inför 2017. Under 2016 arbetade styrelsen hårt med att stärka föreningens namn och anseende i Skärgårdsstad. Detta gjordes genom ett antal aktiviteter. En ny hemsida skapades av Anna med namnet www.vitrivs.se, vi kunde även koppla in mailadresser till alla i styrelsen med @vitrivs.se som domän och skapa en ny mailadress för styrelsen (styrelsen@vitrivs.se) Även ett instagramkonto för ViTrivs skapades. Tennisbanorna rustades, ett nytt nät inkl. stolpar köptes in till tennisbanorna i västra och i östra kom det upp ett nytt nät som inte ViTrivs satt upp. Däremot har föreningen försökt få tag på vem som satte upp nätet då ersättning för detta är möjligt, i och med att ViTrivs ansvarar för tennisbanorna. Föreningens gemensamhetslokal Paviljongen har genomgått viss inre renovering med hjälp av Suzanas svärfar. Bl. a bättre begagnad spis och kylskåp, låshusen till toaletterna är lagade, på HC toaletten lyftes toaletten ur och rengjordes ned i rör, lappar på toaletterna har kommit upp med vad som får spolas ned och inte, verktyg införskaffades (skruvdragare, skiftnyckel, vattenpass, hammare m.m.) och låstes in i verktygsskåp. Ny dammsugare och städmaterial har införskaffats. Nya gardiner och kuddfodral inhandlades. Nycklar kopierades upp och delades ut till alla i styrelsen, nyckelkvittens från samtliga medlemmar gjordes. En ordnings samt städ lista togs fram för att underlätta vid städning efter uthyrning. Valborg anordnades tillsammans med förstaårseleverna på Skärgårdsstadsskolan precis som tidigare år. Roslagens Manskör framförde ett antal låtar och ViTrivs stod för upptryckta sånghäften och hade även ett litet infotält på plats. Grannsamverkans Dag genomfördes 28/5 i samarbete med Räddningstjänsten. Ett evenemang som blev väldigt uppskattat av Skärgårdsstadsborna som kom. Brandkåren visade upp sina bilar, barn fick prova att släcka en låtsaseld med riktig brandslang, alla som ville fick åka upp i brandkårens stegbil som hade placerats ute på fotbollsplanen. Ambulans och polis kom också och visade sina bilar och svarade på frågar, barnen fick prova att trycka på knappar för tex blåljus. ICA Favoriten bjöd på mat från sin nya cateringverksamhet, kaffe och kaka fanns till försäljning i Paviljongen där barn även kunde välja att få en ansiktsmålning. Tomas Nilsson viltvårdare fanns på plats för att besvara frågor om vad man kan göra om man har problem med vilda djur i sin trädgård, vad man bör tänka på om man har hund i skog och vad man får göra på egen tomt gällande vilda djur etc. Föreningen sålde lotter och priserna var skänkta från ViTrivs Förmånsgivare. En väldigt lyckad och högt uppskattad dag. Ett trevligt inslag i sommarsemestern (27/7) var då Skärgårdsstadsborna fick möjlighet att flyga helikopter över Skärgårdsstadsbadet och hamnen i samarbete med HeliAir Sweden AB. För 250: pp kunde de som ville ta en tur i luften på ca 3 5 minuter. Vädret var på vår sida och bjöd på strålande sol och blå himmel.
Den 25/9 anordnade ViTrivs Barnens Dag vid Paviljongen. Efter genomförd 5 kamp på fotbollsplanen, fick alla barn korv med bröd, medalj och godispåse! En pysselhörna fanns även, sockervadd fanns att köpa (mkt uppskattat!) och även kaffe och kaka för de vuxna till självkostnadspris. För den som ville så kunde man delta i en tävling där man skulle gissa hur många godisbitar som fanns i en burk. Vinnaren kammade hem hela godisburken och även en gratis hyrning av Paviljongen. Dagen bjöd på växlande sol och moln men vi slapp regnet och många glada barn deltog, ca 70 st.! I oktober renoverades äntligen taket på Paviljongen! Inget mer läckage och inga mer hinkar på golvet i Paviljongen. Renoveringen utfördes under en helg av två driftiga hantverkare från Belstroj AB och besiktades sedan av Boetten AB. Vid alla större evenemang har vi fått hjälp av ICA Favoriten i Margretelund att trycka upp fina plakat som vi ställt ut vid infarterna. Vi har även lagt ut information på vår hemsida, instagram och Facebook gruppen Skärgårdsstad, Roslagens Pärla. Under året hade vi en förfrågan om att anlägga en Hundrastgård. Ett förslag som inkom från en medlem. Ett par personer visade intresse för detta och Föreningen pratade med samfälligheten om möjligheter till att arrendera mark för att stängsla in ett område. Tyvärr visade det sig att en del arbete behövdes göras för detta, tid det skulle ta fanns inte hos de intresserade personerna och styrelsen anser heller inte att vi haft tiden eller energin som behövs för att jobba fram en hundrastgård. En annan fråga som varit uppe under större delen av året är möjligheten att få anlägga en lekplats då det saknas i Skärgårdsstad. Samfälligheten äger mark och föreningen skulle gärna ta på sig att anlägga och förvalta lekplatsen men eftersom vi är en ideell förening utan vare sej ekonomiskt eller juridiskt ansvar har vi svårigheter att gör detta själva. Efter en förfrågan under hösten 2016 på Facebook, skickade föreningen, i ordförande Carolin Bygdéns namn (pga. av att motion endast får inkomma från en fastighetsägare) in en motion till samfällighetens årsstämma 2017, om att ändra i gällande anläggningsbeslut så att detta även innefattar lekplatser. (Se vidare punkt 10.) Verksamheten i siffror Föreningen hade 181 betalande medlemmar Genomfördes 4 aktiviteter i föreningens namn Antal uthyrningar av Paviljongen till medlemmar (se bilaga 1) Omsättning i kr (se bilaga 1) Skärgårdsstad 2017 02 09 Carolin Bygdén, Ordförande 2016 Revisionsberättelse Se bilaga 1.
3. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Kan stämman ge styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2016? 4. Beslut om arvoden Styrelsen föreslår att inte betala ut arvoden under 2017 till styrelsens medlemmar. 5. Fastställande av antal ledamöter och suppleanter i styrelsen Förslag på 2 ledamot och 2 suppleant för 2017. 6. Val av ordförande i styrelsen Carolin Bygdén, kvarstår 2017 7. Val av ledamöter och suppleanter i styrelsen Förslag på ledamöter: Karina Schippmann Angela Johnson Förslag på suppleanter: Bibie Höglund Hewrén Vakant 8. Val av två revisorer och två suppleanter 9. Fastställande av årsavgiftens storlek 2017 300kr/fastighet (hushåll) kvarstår som medlemsavgift för 2017. 10. Ärenden, vilka av styrelsen förelagts årsmötet Förslag att ändra stadgar, se bilaga 1. Fråga om att ändra anläggningsbeslut hos Samfälligheten så att detta även innefattar lekplatser. Samfällighetens årsstämma hålls i slutet av mars. Se bilaga 2. Se över intresset av att bjuda in till kurser som kan hållas i Paviljongen, ex. var en HLR kurs för ungdomar, i och med vår närhet till vatten och båtar Pilotprojekt i samarbete med Polisen i ett brottsförebyggande syfte, omtag av Grannsamverkan i Skärgårdsstad 11. Ärenden, som väcks av förenings medlemmar Inga ärenden har inkommit från medlemmar till styrelsen.
12. Övriga ärenden som föreningen beslutar uppta till behandling Hur ska styrelsen nå ut med information till medlemmar under 2017 för att undvika slöseri med pappershantering?