ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Styrelsen nr 4 /2007

Styrelsen nr 4 /2007 Kallelse till sammanträde den 13 april kl. 09.00. Paragraf Ärende 52 Sammankallande och beslutförhet. 53 Justering av protokoll. 54 Fastställande av föredragningslistan. 55 Diskussion kring vård utom Åland. 56 Anbud gällande konstruktions-, el- och VVS-planering av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III. 57 Bokslutet för år 2006. Bordlagt ärende. 58 Tjänstebeskrivningar för personalen. Bordlagt ärende. 59 En plan för Gullåsens utveckling. Bordlagt ärende. 60 Diskussion kring avdelningsöverskridande verksamhet. 61 Daghemmet Solrosen. 62 Ansvarsfunktioner inom primärvården. 63 Textunderlag för verksamhetsberättelsen. 64 Den framtida användningen av bostäderna på centralsjukhusområdet. Återremitterat ärende. 65 Delgivningar. 66 Etapp II-III arkitektens ersättningskrav för tillkommande arbete. Roger Jansson Ordförande

Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 4 Datum fredagen den 13 april 2007 Paragraf nr 52-66 Plats och tid ÅHS Konferenscenter, del II kl. 09.00 12.00 Beslutande Roger Jansson ordförande Gun Carlson vice ordförande Torbjörn Björkman ledamot John Hilander ersättare Jonny Karlström ledamot Maija-Liisa Mikkola ledamot Rolf Söderlund ersättare Frånvarande Gun-Mari Lindholm ledamot Göte Winé ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Bengt Michelsson vårdchef Carola Karlsson vik.ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Niklas Rehn TCÅ Christian Bergman Akava-Åland Bernice Ekebom Tehy-Åland Harriet Lindeman landskapsregeringsledamot,närv. 52-59 Eivor Nikander hälsovårdsinspektör Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Tommy Holmström klinikchef, närv. 55 Markku Korvela klinikchef, närv. 55 Christian Johansson klinikchef, närv. 55 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Roger Jansson Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes

Styrelsen den 13 april 2007 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 52 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 53 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 54 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen godkände föredragningslistan och beslöt uppta ett extra ärende ( 66). Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1

Styrelsen den 13 april 2007 DISKUSSION KRING VÅRD UTOM ÅLAND 55 Styrelseordförande har önskar ha en diskussion kring vård utom Åland i styrelsen. Bilagt finns följande beslut och fakta gällande ämnet: Vård utom Åland Plan för fortsättningen. Bilaga 1. - ett policydokument som antagits av styrelsen 1999. Reglementets punkt 7.7 gällande betalningsförbindelse för vård. Bilaga 2. - fastställer vilka som är behöriga att remittera patienter till vård utom Åland. Vård utom Åland i verksamhetsberättelsen för 2006. Bilaga 3. - översikt över besök, vårdagar och medelkostnader i Sv/Fi 2004-2006. Extern vård utom Åland, per enhet inom ÅHS för åren 2002-2005. Bilaga 4. - besök, vårddagar och medelkostnader i Sv/Fi 2002-2006 enhetsvis. Besök vårddagar och kostnader per diagnos 2005. Bilaga 5. Antal åländska patienter och kostnader 2004-2006 vid Akademiska sjukhuset Bilaga 6. - besöken fördelade enligt a) den dyraste procenten b) den dyraste 10- procenten c) alla patienter. Prisjämförelse mellan vård i Finland och i Sverige, 2005 års material. Bilaga 7. - gäller endast de diagnoser som vårdats både i Finland och i Sverige. - ingen garanti för att vården inom samma diagnos har varit likvärdig. Översikt över remitterande specialiteter och diagnoser år 2006. Bilaga 8. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion kring vård utom Åland. ------------------- Närvarande vid diskussionen var klinikcheferna Tommy Holmström, Markku Korvela och Christian Johansson. BESLUT: Styrelsen beslöt att policydokumentet för vård utom Åland från 1999 görs om med tyngdpunkt på ekonomin, språket och den medicinska funktionen på ett övergripande plan. Dokumentet utformas av förvaltningschefen, chefläkaren och styrelsens ordförande. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 ANBUD GÄLLANDE KONSTRUKTIONS-, EL- OCH VVS-PLANERING AV OM- OCH TILLBYGGNADEN AV CENTRALSJUKHUSET ETAPP II-III 51 Anbudsförfrågan har varit utannonserad i Ålandstidningen, Nya Åland och Hufvudstadsbladet samt i både den svenska och den finska ingenjörsförbundens hemsidor. Separata anbudssummor har inbegärts för de olika delprojekten: Psykiatribyggnaden, IVA-dialys-byggnaden, primärvårdsbyggnaden, ombyggnationer inom befintliga fastigheter, sprinklersystem och parkeringsdäck. Inom utsatt tid har 14 anbud inkommit. Anbudsgivarna har förlängt giltighetstiden för sina anbud till den 1.5.2007. Planeringskommittén har förordat att kontraktsförhandlingar inleds med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Turing Ab El-planering: Elge Ab & Matti Leppä Oy Sammanställning av anbuden samt bedömning av anbuden finns som bilaga 1. Bedömningen baserar sig på att en nybyggnad för IVA-dialys inte förverkligas. FÖRSLAG: Styrelsen besluter inleda kontraktsförhandlingar med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Turing Ab El-planering: Elge Ab & Matti Leppä Oy BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget med det tillägget att kontraktsdiskussioner beträffande VVS- och el-projekteringen även skall föras med Duopoint. 56 Utgående från styrelsens beslut den 19 mars har projektledare Erik Hjärne inbegärt kompletterande uppgifter av de i beslutet nämnda konsulterna. Planeringskommittén har den 11 april beslutat föreslå att egentliga kontraktsförhandlingar inleds med CSE projekt (K) och Duopoint (El, VVS). Det ojusterade protokollet med bilagor finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter inleda egentliga kontraktsförhandlingar med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Duopoint El: Duopoint BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 BOKSLUTET FÖR ÅR 2006 42 Enligt reglementet skall verksamhetsberättelse och bokslut godkännas av styrelsen inom april månad. Bokslutsuppgifterna skall lämnas till landskapsregeringen enligt överenskommen tidsplan. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4 Bokslutet för år 2006 visar på ett budgetöverskott gällande driftskostnaderna på 785.075. Intäkterna överskred den budgeterade summan med 80.188, varför nettoöverskottet blev 865.263. Budget Bokslut Överskott Driftskostnader 62.935.000 62.149.925 785.075 Intäkter 10.239.000 10.319.188 80.188 Nettodriftkostn. 52.696.000 51.830.737 865.263 I driftskostnadsanslaget ingår 735.000, som överförts från år 2005. Den egentliga rambudgeten för år 2006 var 62.200.000. Anslaget för personalkostnader underskreds med 1.488.652 och anslaget för övrig konsumtion underskreds med 460.847. Anslaget för vård utom Åland överskreds med 943.000. Kommunersättningen för vården på Gullåsen har överskridits med 247.984 medan anslaget för patientavgifter har underskridits med 650.142. Däremot erhöll ÅHS sammanlagt 461.179 från försäkringsbolagen som ersättning för vården av olycksfallspatienter. För närmare detaljer hänvisas till det bilagda bokslutet och dess bilagor. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner bokslutet för år 2006. Styrelsen konstaterar att styrelsen i samband med behandlingen av budgeten för 2007 den 26.2.2006 / 25 beslutat anslå 200.000 euro som ett tilläggsanslag för vård utom Åland från det förmodade överskotten från 2006. Styrelsen besluter dessutom att av överskottet från 2006 anslå - 200.000 euro för anskaffningar med följande motivering: I budgeten för 2007 ingår 770.000 euro för anskaffningar, en minskning med 100.000 jämfört med ifjol. Behovet av anslag för anskaffningar är tvärtom större än i fjol varför ett tilläggsanslag behövs. - 200.000 euro för fastighetsunderhållet med följande motivering: Eftersom landskapsregeringen har anvisat 6 milj. euro/år för de följande 4 åren till etapp II-III måste byggnadsprojektet bantas kraftigt. Till en del kan detta lyckas genom att genomföra vissa mindre omändringsarbeten inom ramen för fastighetsunderhållet samtidigt som dessa blir betydligt mindre omfattande än vad arkitektskisserna hittills antytt. - 20.000 euro för personalens friskvård/julfest med följande motivering: I årets budget finns 50.000 euro anslaget, förbrukningen ifjol var 64.000 euro (43.000 för friskvård och 21.000 för julfest). För att kunna stimulera till mera friskvård och ha möjlighet att ordna en julfest av samma slag som ifjol behöver anslaget höjas. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga godkännande av bokslutet på grund av det inte ännu är avstämt med landskapsregeringens finansavdelning.

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 BOKSLUTET FÖR ÅR 2006 forts 57 Styrelsen upptar bokslutet för år 2007 till fortsatt behandling. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner bokslutet för år 2006. Styrelsen konstaterar att styrelsen i samband med behandlingen av budgeten för 2007 den 26.2.2006 / 25 beslutat anslå 200.000 euro som ett tilläggsanslag för vård utom Åland från det förmodade överskotten från 2006. Styrelsen besluter dessutom att av överskottet från 2006 anslå - 200.000 euro för anskaffningar med följande motivering: I budgeten för 2007 ingår 770.000 euro för anskaffningar, en minskning med 100.000 jämfört med ifjol. Behovet av anslag för anskaffningar är tvärtom större än i fjol varför ett tilläggsanslag behövs. - 200.000 euro för fastighetsunderhållet med följande motivering: Eftersom landskapsregeringen har anvisat 6 milj. euro/år för de följande 4 åren till etapp II-III måste byggnadsprojektet bantas kraftigt. Till en del kan detta lyckas genom att genomföra vissa mindre omändringsarbeten inom ramen för fastighetsunderhållet samtidigt som dessa blir betydligt mindre omfattande än vad arkitektskisserna hittills antytt. - 20.000 euro för personalens friskvård/julfest med följande motivering: I årets budget finns 50.000 euro anslaget, förbrukningen ifjol var 64.000 euro (43.000 för friskvård och 21.000 för julfest). För att kunna stimulera till mera friskvård och ha möjlighet att ordna en julfest av samma slag som ifjol behöver anslaget höjas. - 165.075 euro för oförutsedda kostnader alternativt reservera en motsvarande summa som överföring till följande budgetår. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna bokslutet för år 2006 och godkände även förslaget över hur överskottet skall användas med undantag av att 165.075 euro reserveras enbart för oförutsedda kostnader. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 TJÄNSTEBESKRIVNINGAR FÖR PERSONALEN 45 Styrelseledamot Maija-Liisa Mikkola har lämnat in ett initiativ gällande tjänstebeskrivningar. Sådana finns inte nu inom ÅHS och enligt initiativet skulle det vara angeläget att snarast få sådana till stånd för att bättre klarlägga arbetstagarnas befogenheter och skyldigheter. Maija-Liisa Mikkola föreslår att man borde börja med ledningsgruppens tjänster. Bilaga 1. Enligt Reglementet för ÅHS antaget av styrelsen den 18 november 2005 består ledningsgruppen av förvaltningschefen, chefläkaren, vårdchefen, ekonomichefen och personalchefen. För samtliga dessa tjänster finns uppgiftsbeskrivningar, som uppgjordes med beaktande av den nya organisationen som trädde ikraft 1.1.2006. Bilaga 2. Gällande ÅHS övriga tjänster har ÅHS förbundit sig att uppgöra tjänstebeskrivningar under innevarande år. Om detta har överenskommits med de fackliga organisationerna i samband med att arbetet med att skapa ett nytt lönesystem baserat på arbetsvärdering lades att vila tillsvidare. Detta framgår ur förhandlingsprotokollet av den 15 mars 2006, 2. Bilaga 3. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att det som styrelseledamot Maija-Liisa Mikkola framför i sitt initiativ redan kommer att genomföras under innevarande år. BESLUT: Ärendet bordlades till nästa möte på grund av att initiativtagaren till ärendet inte var närvarande. 58 Styrelsen upptar ärendet till fortsatt behandling. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att det som styrelseledamot Maija-Liisa Mikkola framför i sitt initiativ redan kommer att genomföras under innevarande år. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 EN PLAN FÖR GULLÅSENS UTVECKLING 48 Landskapsregeringen har på basen av kommitténs för äldrevårdens rapport beslutat vidta åtgärder som framgår av bilaga 1. Landskapsregeringen uppmanar ÅHS att utarbeta en plan, senast före utgången av september månad 2007, för förverkligandet av Gullåsens utveckling enligt förslaget i rapporten. FÖRSLAG: Styrelsen besluter tillsätta en arbetsgrupp som i samverkan med personalen utarbetar en plan för Gullåsens utveckling. Förvaltningschefen föreslog på mötet att klinikchefen och överskötaren för Gullåsen Ann- Christine Mannström, ansvarige läkaren för Gullåsen Christian Andersson och ledande socialkurator Sofia Dahlén samt representanter för styrelsen skulle ingå i arbetsgruppen. I arbetsgruppens uppdrag skulle också ingå den punkt i målsättnings- och handlingsplanen för äldrevården som gäller ansvaret för samordningen av läkarresurserna inom institutionsvården. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet. 59 Styrelsen upptar ärendet till fortsatt behandling. FÖRSLAG: Styrelsen besluter tillsätta en arbetsgrupp som i samverkan med personalen utarbetar en plan för Gullåsens utveckling enligt äldreomsorgsrapportens förslag. Arbetsgruppen föreslås få följande sammansättning: - klinikchefen och överskötaren för Gullåsen Ann-Christine Mannström, - ansvarige läkaren för Gullåsen Christian Andersson, - ledande socialkurator Sofia Dahlén, - representanter för styrelsen. I arbetsgruppens uppdrag skall också ingå den punkt i målsättnings- och handlingsplanen för äldrevården som gäller ansvaret för samordningen av läkarresurserna inom institutionsvården. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget och utsåg Gun Carlson och Göte Winé som styrelsens representanter i arbetsgruppen. Gun Carlson utsågs till arbetsgruppens ordförande. Arbetsgruppen skall senast till den 31 augusti 2007 inlämna sitt förslag till rapport för styrelsebehandling. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7

Styrelsen den 19 mars och den 13 april 2007 DISKUSSION KRING AVDELNINGSÖVERSKRIDANDE VERKSAMHET 50 Styrelseordförande har önskat ha en diskussion kring hur man kunde öka den avdelningsöverskridande verksamheten inom sjukvården. Som underlag för den diskussionen har vårdchef Bengt Michelsson sammanställt personalbemanningen och olika relationstal för personalbemanningen på ÅHS olika avdelningar. Bilaga 1. Styrelsen har också efterlyst en redogörelse över hur lungavdelningens personal omfördelades när lungavdelningen stängdes år 2003. En utvärdering av lungavdelningens stängning behandlades av styrelsen den 17 juni 2005 / 62 och den 25 augusti 2005 / 75. Styrelseprotokollen med bilagor finns som bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion kring avdelningsöverskridande verksamhet. BESLUT: Styrelsen förde en kort diskussion kring ärendet och beslöt att ärendet återupptas för fortsatt diskussion på följande möte. Ordförande uppmanande speciellt de fackliga representanterna att framföra sina synpunkter i detta ärende. 60 Styrelsen upptar ärendet till fortsatt behandling. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion kring avdelningsöverskridande verksamhet. BESLUT: Ärendet återremitterades för beredning utifrån den diskussion som fördes. Beredning skall ta fast på följande delområden: Målformuleringar, Ledarskapsfrågor, Service till patienterna, Vi -projekt, Flexibel personalanvändning, Personalutbildning, Teamarbete som projekt, Vårdprogram, Demokratiaspekt i beslutsfattande. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8

Styrelsen den 3 november 2006, den 22 januari, den 26 februari och den 13 april 2007 DAGHEMMET SOLROSENS FRAMTID 112 Ålands landskapsstyrelse har tecknat ett arrendeavtal med Garantiföreningen för barnkrubban Solrosen r.f. gällande ett 4.310 kvm stort område på centralsjukhustomten, där föreningen har uppfört sin daghemsbyggnad 1974. Arrendetiden förlängs automatiskt med 5 år om inte någondera av avtalsparterna säger upp avtalet minst 6 månader före avtalstidens utgång. Den nu pågående 5 års perioden utgår 31.12.2009. Vid en eventuell uppsägning har landskapet rätt (men ingen skyldighet) att inlösa byggnaden. Arrendeavtalet finns som bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9 I samband med att den s.k. Grelsby-arbetsgruppen under 1998-99 utredde möjligheterna att flytta den psykiatriska verksamheten till centralsjukhusets tomt kontaktades Garantiföreningen för en diskussion kring Solrosens framtid och en annan placering av daghemmet. Diskussionen med ledningsgruppen hölls den 18 oktober 1998 och då var stadens A-tomt norr om Gullåsen aktuell som placering för ett nytt daghem. Ärendet behandlades i Garantiföreningens styrelse som gav sitt utlåtande. Bilaga 2. När Grelsby-arbetsgruppen avgett sin rapport beslöt ÅHS styrelse att låta tre arkitektbyråer ta fram en fastighetsutvecklingsplan med tanke på även andra utbyggnadsbehov på centralsjukhustomten. Denna plan utmynnade år 2001 i att byggnationen på centralsjukhustomten skulle ske i tre successiva etapper: Etapp I, som snart står inflyttningsklar, skulle följas av Etapp II (ombyggnader i befintliga huskroppar), som till sist skulle följas av Etapp III (en ny psykiatrisk enhet). Planeringen och byggnationen av Etapp III har nu tidigarelagts p.g.a. att lagtinget i januari 2006 beslöt att Etapp II och III skall planeras och byggas samtidigt. Detta innebär att byggstart av en ny psykiatrisk enhet på den plats där Solrosen befinner sig kan ske redan i början av 2008. Av den anledningen har förvaltningschefen fört diskussioner med Garantiföreningen, Mariehamns stads barnomsorg och landskapets finansavdelningen gällande Solrosens situation i och med att arrendeavtalet bör sägas upp i förtid. Ålands hälso- och sjukvård har i mars 2006 låtit göra en värdering av den nuvarande byggnaden av två oberoende värderare. Fastighetskonsult har värderat marknadsvärdet för byggnaden till 360.000 euro och kostnadsberäknat ett nybyggnadspris till 889.560 euro exkl. moms. Bilaga 3. Fastighetsbyrå Karlsson Ab har värderat byggnaden med avdrag för ålder och skick till 515.000 euro. Bilaga 4. Eftersom arrendeavtalet bör sägas upp i förtid har ett juridiskt utlåtande inbegärts av vicehäradshövding Andreas Carlsson vid Uotila & Mattsson Ab. Bilaga 5. Garantiföreningen har inlämnat en begäran om ersättning utgående från att arrendeavtalet sägs upp i förtid. Ersättningskravet är 900.000 euro exkl. moms för att uppföra en ny byggnad för daghemmet, 269.000 euro motsvarande 7 månaders lön för 14 anställda om Solrosen tvingas stänga 31.12.2007 och 40.000 euro för övriga omkostnader. Garantiföreningen önskar att verksamheten inte skall avbrytas mitt i ett verksamhetsår. Bilaga 6. Daghemmets personal, barn och föräldrar uppvaktade styrelsen på styrelsemötet den 6 oktober och överlämnade följande skrivelse. Bilaga 7. I den uppkomna situationen finns tre huvudalternativ att följa: 1) ÅHS fördröjer byggstarten av Etapp III (psykiatrisk enhet) till dess att arrendeavtalet går ut 31.12.2009 och blir därmed inte skyldig att ekonomiskt ersätta Garantiföreningen, som tvärtom

Styrelsen den 3 november 2006, den 22 januari, den 26 februari och den 13 april 2007 DAGHEMMET SOLROSENS FRAMTID forts 112 blir tvungen att återställa tomten. Detta alternativ är inte ändamålsenligt för någondera parten. 2) ÅHS och Garantiföreningen kommer överens om en penningersättning som en följd av att arrendeavtalet sägs upp i förtid. 3) ÅHS är behjälplig med att finna nya verksamhetslokaler för daghemmet, bekosta ändringsarbeten, flyttningskostnader och hyra för de nya lokalerna fram till 31.12.2009. De fortsatta diskussionerna med Solrosens personal har fokuserats på att hitta en annan lokal för verksamheten. Att ha daghemmet i nära anslutning till sjukhusfastigheten vore det bästa med tanke på rekrytering av personal, de flexibla öppethållningstiderna och möjligheten att som enskilt daghem ta emot även barn till personal som är bosatt i andra kommuner än Mariehamn. Som en tänkbar lösning skulle vara de s.k. vita villorna, två lägenheter i ett parhus i skogsdungen invid Sjukhusvägens och Doktorsvägens korsning. Den totala ytan utgör 317 kvm. Planritningen framgår av bilaga 8. Enligt Landskapsförordningen om barnomsorg skall 8 kvm reserveras för barn under 3 år och 6 kvm för barn över 3 år, samt 3,5 kvm/barn för gemensamma utrymmen. Med det nuvarande barnantalet (54) behövs sammanlagt 537 kvm, vilket skulle förutsätta en tillbyggnad på 220 kvm. Enligt förordningen kan landskapsregeringen när särskilda skäl föreligger medge undantag från dessa krav. Bilaga 9. FÖRSLAG: Styrelsen besluter - att Solrosen får verka i den befintliga byggnaden till sommaren 2008, - att bordlägga Garantiföreningens begäran om ersättning, - att utreda möjligheten att använda de vita villorna med en eventuell tillbyggnad för Daghemmet Solrosens verksamhet, - att utreda kostnaderna för en behövlig om- och tillbyggnad, - att diskutera ett framtida hyresförhållande mellan ÅHS och Garantiföreningen efter den 31.12.2009, - att informera de nuvarande hyresgästerna i de vita villorna om de framtida planerna. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. 5 Förvaltningschefen har på basen av styrelsens beslut anlitat arkitekt Mikko Koskinen för att göra upp skissritningar som grund för en kostnadsberäkning av om- och tillbyggnaden av de vita villorna för daghemmets behov. Arkitekten har tillsammans med personalen på daghemmet försökt nå fram till en så rationell lösning som möjligt med målsättningen att minimera ombyggnaden av de befintliga byggnaderna. För att Solrosens verksamhet skall kunna drivas i nuvarande omfattning behövs en tillbyggnad, som planerats som ett skilt hus i omedelbar anslutning till de befintliga husen. Den nya byggnaden skall kunna ändras till bostadslägenhet ifall daghemsverksamheten i framtiden upphör. Skissritningarna av den nya byggnaden och de nödvändiga ombyggnaderna i de befintliga husen framgår av bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10

Styrelsen den 3 november 2006, den 22 januari, den 26 februari och den 13 april 2007 DAGHEMMET SOLROSENS FRAMTID forts 5 Personalen vid Solrosen har gjort en sammanställning av storleken på de enskilda rummen i de tre avdelningar som skall verka i de nya utrymmena. Hallonbo och Lingonbo för vardera 21 barn planeras i de befintliga husen medan Smultronbo för småbarnsgruppen (12 barn) planeras i den nya byggnaden. Personalens utrymmen finns delvis i de befintliga husens källarplan och delvis i den nya byggnaden (utmärkta med x). Bilaga 2. Kostnaden för om- och tillbyggnaden uppskattas till 2.400 euro/kvm i enlighet med kvadratmeterkostnaden för Mariehamns senaste daghem. Bilaga 3. Detta innebär en kostnad om 800.000 euro för de 330 kvm som utgör nybyggnad. I denna summa ingår även planeringskostnaderna och markarbetena. Ytterligare måste man räkna med 50-100.000 euro för att installera mekanisk ventilation i de befintliga husen. För att daghemmet skall kunna flytta in i de om- och tillbyggda lokalerna sommaren 2008 bör beslut om investeringen fattas i brådskande ordning, så att detaljplaneringen kan påbörjas. Flyttningen av daghemmet är direkt kopplad till när bygget av den nya psykiatriska enheten kan starta. Tidplanen för projekteringen och byggnationen framgår ur bilaga 4. Direktionen för daghemmet Solrosen har inkommit med en skrivelse där man önskar en ekonomisk lösning som för daghemmet inte är nämnvärt dyrare än dagens situation. Direktionen önskar ett långsiktigt hyresavtal på minst 15 år med ÅHS för de nya lokalerna. För den perioden skulle garantiföreningen inte betala någon hyra, men stå för samtliga driftskostnader för byggnaden. Bilaga 5. Personalen på daghemmet har inkommit med en skrivelse som gäller oron för närheten till helikopterplattan. Skrivelsen skall behandlas av daghemmets direktion, som till styrelsemötet meddelar sin ståndpunkt i frågan. Bilaga 6. FÖRSLAG: Styrelsen besluter föreslå för landskapsregeringen att ett investeringsanslag om 900.000 euro upptas för om- och tillbyggnaden av de vita läkarvillorna för Solrosens behov. Styrelsen besluter också att en ekonomisk uppgörelse diskuteras vidare med direktionen för Solrosen. --------------------- Daghemsföreståndare Astrid Hammarström Boughdiri och viceordf. för garantiföreningen Kenneth Åkergård informerade styrelsen före ärendets behandling. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet för att utreda hur Mariehamns stad ser på Solrosens framtid och vilka andra alternativ som finns i Mariehamn, om ÅHS personalens barn kan ha företräde framom andra daghemsbehövande och för att invänta besked med vilken tidtabell den nya byggnaden för psykiatri enheten kommer att förverkligas. 36 Ärendet gällande Solrosens framtid har tagit en ny vändning i och med att hälsonämnden den 15 februari har beslutat stänga Solrosen med omedelbar verkan p.g.a. den mögelväxt som man hittat i mellantaket i samband med att fastigheten granskades p.g.a. en vattenskada i golvet. Detta beslut togs redan som ett tjänstemannabeslut den 9 februari och var känt den 12 februari då ett möte kring Solrosens framtid hölls med representanter för Solrosen och Mariehamns stad. Solrosen har nu varit tvungen att i brådskande ordning utlokalisera sin verksamhet. De yngsta barnen (11 barn) har flyttat till daghemmet Wäktars, där de får stanna till sommaren. För en grupp med 21 äldre barn har det ordnats med ett egnahemshus vid Åsvägen, som ligger på andra sidan Solrosens staket. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11

Styrelsen den 3 november 2006, den 22 januari, den 26 februari och den 13 april 2007 DAGHEMMET SOLROSENS FRAMTID forts 36 Den andra gruppen med 21 barn får tillfälligt flytta till den gula läkarvilla, som efter hälsoinspektionens flyttning står tom. På detta sätt kan båda barngrupperna fortsättningsvis använda Solrosens gård för utevistelsen. Staden har inte möjlighet utan nybygge ta emot alla 53 barn och därför har en modullösning för Solrosen diskuterats, ev. som en permanent lösning. Moduler kan iordningsställas på i bästa fall 3-4 månader beroende på tomten. Modulerna skulle placeras på A-tomten norr om Gullåsen som ägs av staden. Från stadens sida har man preliminärt visat en positiv hållning till denna lösning på Solrosens framtid. Ärendets oklara ekonomiska frågor tas till styrelsebehandling under mars-april. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. 61 Garantiföreningens styrelseordförande Helena Wachowiak och föreståndare Astrid Hammarstöm-Boughdiri har den 23 mars 2007 meddelat att Solrosens styrelse har beslutat föreslå för föreningsmötet den 12 april 2007 att verksamheten upphör i sommar, troligen i mitten av augusti. Enligt stadgarna skall föreningsmötets beslut bekräftas på ett följande styrelsemöte som hålls tidigast 7 dagar senare. Det framkom också att Mariehamns stad meddelat att man inte har behov av Solrosens dagisplatser utan att alla de 41 barn, som skulle ha fortsatt på Solrosen hösten 2007 får plats på befintliga dagis i Mariehamn. Solrosens representanter har behov av att anlita en likvidator för nedläggningen av verksamheten och framförde en önskan om att ÅHS skulle bidra ekonomiskt för denna utgift. Offerter har inbegärts till den 30.3. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att: - ÅHS uppbär hyra för den gula villa (nr 3) som Solrosen använder för en barngrupp sedan månadsskiftet februari-mars. Hyran är 950 euro/mån och uppbärs från mars till och med den sista månad Solrosen verkar i huset, - ÅHS ersätter kostnaden för den likvidator som behöver anlitas för nedläggning av Solrosens verksamhet, enligt uppgift ca 5.000 euro. - ÅHS bekostar rivningen av Solrosens byggnad under förutsättning av garantiföreningen inte ställer några ekonomiska krav på grund av att arrendeavtalet sägs upp före 31.12.2009 då arrendeavtalet upphör. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget med den preciseringen att kostnaden för likvidatorn ersätts till högst 5.000 euro och att beslutet gäller förutsatt att motparten, Garantiföreningen för Solrosen, godtar beslutet till alla delar. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12

Styrelsen den 13 april 2007 ANSVARSFUNKTIONER INOM PRIMÄRVÅRDEN 62 Klinikchefen vid primärvårdsenheten, Ove Mattsson, kommer i april att övergå till tjänsten som diabetes- och endokrinologiläkare inom specialsjukvården. Inför byte av klinikchef har följande organisatoriska upplägg diskuterats att gälla fram till 31.12.2009: Överskötaren för primärvårdsenheten Birgitta Hermans utses till klinikchef för enheten och fungerar samtidigt i sin tjänst som överskötare. Eftersom det är nödvändigt att ha en läkare som är medicinskt ansvarig för verksamheten är det meningen att överläkare Per-Arne Kling utses till ansvarig läkare för primärvården och i den egenskapen också ansvarar för förmansfunktionerna för primärvårdens läkare och psykolog. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13 Ett motsvarande arrangemang fungerar redan på Gullåsen där överskötare Ann- Christine Mannström är klinikchef, medan överläkare Christian Andersson är medicinskt ansvarig. Eftersom Christian Andersson inte har någon läkare under sig avviker Gullåsen upplägget från det föreslagna för primärvårdsenheten. Enligt Reglementet punkt 5.8. hör till basenhetscheferna (klinikcheferna) att fatta anställningsbeslut enigt punkt 6.1. och besluta i personalfrågor enligt punkt 9.2. i reglemente (hänvisningen till 9.2. är fel, skall vara 10.2.) Enligt samma punkt skall en läkare utses att ha det medicinska ansvaret för enheten om klinikchefen inte är läkare. Enligt punkt 6.1 är det chefläkaren som fattar beslut om anställning och uppsägning av enhetens läkare ifall klinikchefen inte är läkare. Bilaga 1. Den sistnämnda regeln i Reglementet skulle innebära en extra arbetsbörda på chefläkaren med beaktande av att det inom primärvården finns 16 läkartjänster och att omsättningen på tjänsterna hittills varit mycket stor. Därför är det ändamålsenligt att delegera förmanskapet för läkarna och psykologen till den ansvariga läkaren, som därmed skulle ha beslutanderätten i personalfrågor enligt punkt 10.2. Detta förutsätter emellertid ett beslut av styrelsen eftersom det avviker från det reglemente som styrelsen har fastställt. Ärendet har behandlats i ledningsgruppen utgående från en den skrivelse som beskriver nyordningen. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att den ansvariga läkaren för primärvårdsenheten besluter om besättande av läkartjänsterna och psykologtjänsten, samt fungerar som dessa tjänstemäns förman med de uppgifter som definieras i Reglementets punkt 10.2. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget.

Styrelsen den 13 april 2007 TEXTUNDERLAG FÖR VERKSAMHETSBERÄTTELSEN 63 Verksamhetsberättelsen skall godkännas av styrelsen inom april månad. Verksamhetsberättelsen har under de senaste åren innehållit en text del samt bilagorna bokslutsuppgifter, statistikuppgifter och personalberättelse. Textdelen finns ej ännu i sin slutliga form. Däremot bifogas här det underlag som inkommit från enheterna styrelsen för kännedom. Bilaga 1. Avsikten är att den slutliga versionen huvudsakligen skall innehålla beskrivningar hur de målsättningar som fanns i verksamhetsplanen har uppfyllts (dessa textavsnitt har markerats med grått) samt sådana händelser under året som avvikit från den normala verksamheten. Texten kommer också att redigeras så att ett visst mått av enhetlighet mellan de olika enheternas avsnitt uppnås. Bifogat finns också de råmaterial som kommer att ingå i personalberättelsen. Bilaga 2. Statistikuppgifterna har ännu inte hunnit sammanställas. FÖRSLAG: Styrelsen ger vägkost beträffande verksamhetsberättelsens innehåll. ------------------ På mötet framförde förvaltningschefen att redigeringen av textmaterialet lämpligen skall utgå från att beskriva hur hälso- och sjukvårdsplanens målsättningar har uppfyllts, vilka händelser som under året avvikit från den normala, sedvanliga verksamheten, minimera dubbelinformation och endast i undantagsfall nämna personal vid namn samt beakta att det är styrelsen som avger verksamhetsberättelsen. BESLUT: Styrelsen beslöt i enlighet med förvaltningschefens förslag och gav som ytterligare vägkost att undvika svårförståeliga förkortningar och medicinska termer, att sammandraget även skall innehålla en blick in i den närmaste framtiden samt att den politiska sidan belyses av ett avsnitt skrivet av ordförande. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14

Styrelsen den 22 januari och den 13 april 2007 DEN FRAMTIDA ANVÄNDNINGEN AV BOSTÄDERNA PÅ CENTRALSJUKHUS- OMRÅDET 6 På centralsjukhusområdet finns ett flertal bostäder som ursprungligen byggts som personalbostäder. 1. När ÅHS bildades ombyggdes hela den norra flygeln och bottenvåning i den södra flygeln i det s.k. personalbostadshuset för centralförvaltningens behov. Idag återstår 6 st lägenheter om två rum och kök (31 34 kvm), 12 st lägenheter om två rum och kök (25-27 kvm), en lägenhet om ett rum och kokvrå (28 kvm) och tre enrummare (13 kvm). Av dessa används en tvårummare och en enrummare som en temporär lösning för bostadsförvaltningens kansli och linneförråd. Dessutom används en enrummare som ett övernattningsrum för anhöriga. Huset är byggt 1953. Den södra flygeln är i behov av en fullständig renovering. 2. De s.k. gula läkarvillorna är byggda 1953 och föreslås bli K-märkta i den stadsplaneändring som är under beredning inom staden. Byggnaderna får inte rivas utan tvingande skäl, reparationsoch ändringsarbeten samt ändring av användningssättet skall vara sådana att byggnadens historiskt värdefulla eller för stadsbilden betydelsefulla karaktär bibehålls. Villorna är 5 till antalet, en lite större (214) än de övriga (200 kvm). Dessutom finns en liten lägenhet (28 kvm) i anslutning till den större villan. För närvarande används en villa av företags- och personalhälsovården och en annan villa har under några år varit en temporär lösning för miljöhälsovårdens utrymmesbehov. Miljöhälsovården har nu flyttat till Hälsans Hus och villan kan igen tas i bruk för annat ändamål. De övriga hyrs ut till anställda läkare. 3. De två s.k. bruna villorna är byggda 1973, omfattar 5 rum och kök (122 kvm). De genomgick en omfattande renovering år 1999. Den ena används för närvarande av barnrådgivningen i Mariehamn och den andra hyrs ut till en anställd läkare. 4. De två s.k. vita villorna är byggda 1959och omfattar 6 rum och kök (120kvm) och hyrs för närvarande ut till anställda läkare. De grundrenoverades 1995. I enlighet med styrelsen beslut 3.11.2006/ 112 undersöks nu möjligheterna att använda villorna med en tillbyggnad för daghemmet Solrosens behov fr.o.m. sommaren 2008. Bostäderna på sjukhusområdet har i flere fall varit avgörande i rekryterings-processen av läkare, då man kunnat anvisa en tom lägenhet. Hyreskontrakten för villorna har inte varit tidsbegränsade på samma sätt som ÅHS övriga bostäder, för vilka gäller en ettårig hyrestid. Vid flera olika tillfällen har villorna använts som tillfälliga utrymmen för ÅHS verksamhet, speciellt efter det att hälsocentralen på Norra gatan måste utrymmas år 2000. Med tanke på behoven av verksamhetsutrymmen bör ett principbeslut fattas gällande den framtida användningen av bostäderna på sjukhusområdet: skall det också i framtiden finnas bostäder på sjukhusområdet eller kan verksamheter inplaneras permanent i dessa lokaler? Om användningsändamålen ändras från bostäder till verksamhetslokaler bör stadsplanebestämmelsen beaktas samtidigt som andra bostäder bör finnas tillgängliga när personal, och speciellt då nyckelpersoner, rekryteras till ÅHS. Som bilaga finns förteckning över Ålands hälso- och sjukvårds alla personalbostäder. Bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15

Styrelsen den 22 januari och den 13 april 2007 DEN FRAMTIDA ANVÄNDNINGEN AV BOSTÄDERNA PÅ CENTRALSJUKHUS- OMRÅDET forts 6 FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att bostäderna på sjukhusområdet har tillkommit som personalbostäder och att de endast i undantagsfall skall användas som verksamhetsutrymmen och då endast efter beslut i styrelsen. Ifall beslut tas som innebär att en bostad permanent tas i annan användning än som personalbostad, bör medel anslås för att införskaffa motsvarande bostad på annan plats utanför sjukhusområdet. För att läkarvillorna skall kunna fungera i rekryterande syfte är det viktigt att hyreskontrakten är tidsbegränsade så att lägenheterna frigörs för nyanställda. Styrelsen besluter att hyrestiden för läkarvillorna kan vara högst 5 år från och med följande hyreskontrakt som tecknas. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet för utredning av hur långa hyreskontrakt som skall gälla för alla ÅHS personalbostäder. 64 Hyreskontrakten för de bostäder som ÅHS disponerar, med undantag av de s.k. läkarvilllorna på sjukhusområdet, har varit 1 åriga. Detta motiveras med att de skall fungera som vikariebostäder eller som en första bostad för nyanställd personal. Ett längre hyreskontrakt på dessa bostäder skulle innebära att de blockeras för en längre tid vilket skulle ha till följd att antalet tillgängliga bostäder minskar och ett större antal än nu måste hyras upp på den fria marknaden. Beträffande läkarvillorna har det visat sig att behovet av denna typ av större bostäder i stort motsvarat efterfrågan trots att hyreskontrakten ej varit tidsbegränsade. Trots detta skulle det spec. gällande läkarrekryteringen vara ändamåls enligt att dessa bostäder frigörs för nya hyresgäster. Förslaget att begränsa hyrestiden till 5 år kan sättas i samband med tiden för erhållande av hembygdsrätt och att det då är möjligt att välja ett annat boende även utanför planerade bostadsområden. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att bostäderna på sjukhusområdet har tillkommit som personalbostäder och att de endast i undantagsfall skall användas som verksamhetsutrymmen och då endast efter beslut i styrelsen. Ifall beslut tas som innebär att en bostad permanent tas i annan användning än som personalbostad, bör medel anslås för att införskaffa motsvarande bostad på annan plats utanför sjukhusområdet. För att läkarvillorna skall kunna fungera i rekryterande syfte är det viktigt att hyreskontrakten är tidsbegränsade så att lägenheterna frigörs för nyanställda. Styrelsen besluter att hyrestiden för läkarvillorna kan vara högst 5 år från och med följande hyreskontrakt som tecknas. För övriga bostäder som ÅHS disponerar skall hyrestiden vara högst 1 år. BESLUT: Styrelsen konstaterade att bostäderna på sjukhusområdet har tillkommit som personalbostäder och beslöt därför att dessa endast i undantagsfall skall användas som verksamhetsutrymmen och då endast efter beslut i styrelsen. För att bostadsvillorna på sjukhusområdet skall kunna fungera i rekryterande syfte är det viktigt att hyreskontrakten är tidsbegränsade så att bostäderna frigörs för nyanställda. Styrelsen beslöt att hyrestiden för villorna kan vara högst 5 år Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16

Styrelsen den 22 januari och den 13 april 2007 DEN FRAMTIDA ANVÄNDNINGEN AV BOSTÄDERNA PÅ CENTRALSJUKHUS- OMRÅDET forts 64 från och med följande hyreskontrakt som tecknas. För övriga bostäder som ÅHS disponerar skall hyrestiden vara högst 1 år. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17

Styrelsen den 13 april 2007 DELGIVNINGAR 65 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande beslut, statistik, utskick, verksamhetsberättelse och rapport för kännedom: 1. Hälsonämnden, tjänstemannabeslut 15.03.2007 samt hälsoinspektörernas slutrapport om kemikalie- vattentillsyn gällande sjukhus, 2. Statistik gällande patienttransporter flygväg 2006 för ÅHS, 3. Utskick gällande Budget och verksamhetsplan för år 2008, 4. Hälsonämndens verksamhetsberättelse 2006, 5. Forskningsrapport från VTT gällande Grelsby sjukhus. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 18

Styrelsen den 13 april 2007 ETAPP II III ARKITEKTENS ERSÄTTNINGSKRAV FÖR TILLKOMMANDE AR- BETE 66 Tengbomgruppen Ab som fungerar som arkitektbyrå för den pågående planeringen av Etapp II-III har den 7.3.2007 inlämnat ett ersättningskrav för tillkommande arbeten som dels hänför sig till arbetsinsatsen för de arkitektskisser som gått utöver det som legat till grund för arkitektens fast arvode (350.000 SEK) och dels hänför sig till perioden 8.1.-1.5.2007 då arkitektarbetet legat nere i väntan på beslut om fortsättningen (412.000 SEK). Bilaga 1. ÅHS har bestridit det andra ersättningskravet och förutsatt en omförhandling. Bilaga 2. Efter diskussioner med representanter för Tengbomgruppen har det andra ersättningskravet reducerats till 75.000 SEK, vilket kan anses skäligt. Bilaga 3. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna Tengbomgruppens ersättningskrav om 350.000 SEK för merarbete och 75.000 SEK för den period då arkitektarbetet legat ner i väntan på beslut om fortsättning. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 19