Sollefteå kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Uppdrag 1 2 Revisionsuppdraget 1 3 Revisionsplanering 1 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk 1 3.2 Revisionsprojekt 2014 1 3.2.1 Granskning av delårsrapport 1 3.2.2 Granskning av årsredovisning 2 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande 2 3.2.4 Kostnadsjämförelser 3 3.2.5 Uppföljning av tidigare granskning 3 3.2.6 Flyktingmottagande 4 3.2.7 Avtalshantering 4 3.2.8 Upphandling av placeringar av barn och unga i HVB-hem och familjehem 5 3.2.9 Personal- och kompetensförsörjning 6 3.2.10 Projektstyrning 6 3.2.11 Registrering av inkommande handlingar 7 3.2.12 Effekter av 35-timmarsvecka 7 3.2.13 Förstudie kommunens ekonomistyrning 7 3.2.14 Andra mindre förstudier 8 Mars 2013 Sollefteå kommun
1 Uppdrag Kommunens revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor inom att sammanfatta den revisionsplan som revisorerna fastställt att gälla för år 2014. 2 Revisionsuppdraget En grundförutsättning för en tillförlitlig kommunal revision och ytterst en effektiv verksamhet är att samtliga delar av det kommunala verksamhetsområdet årligen blir föremål för revisorernas granskning. Fullmäktiges prövning sker årligen och avser all verksamhet. Prövningen av nämndernas ansvarstagande grundas på revisorernas bedömning och uttalande i revisionsberättelser. 3 Revisionsplanering 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprocessens grundstomme är, enligt god revisionssed, analysen av väsentlighet och risk. Analysen som är övergripande, ska ligga till grund för planeringen av granskningens inriktning, omfattning och resursbehov de närmaste åren. I analysen bedöms såväl externa som interna faktorer. Följande revisionsfrågor är aktuella: Inom vilka områden finns risker att väsentliga fel uppstår som negativt kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning? Vilka risker finns och hur stor är sannolikheten för att fel eller misskötsel uppstår? 3.2 Revisionsprojekt 2014 Revisorerna har, utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys, beslutat genomföra följande revisionsprojekt år 2014. 3.2.1 Granskning av delårsrapport Krav på delårsrapport och utformning av densamma framgår av Kommunal Redovisningslag, KRL. I kapital 9, 1 regleras att kommunen minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Enligt Kommunallagen är det lagkrav på att kommunen ska formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Kommunens revisorer ska uttala sig om måluppfyllelsen. Sollefteå kommun 1 av 8
Revisionsfrågor Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för delårsrapportens upprättande. 3.2.2 Granskning av årsredovisning Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen har även egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Enligt kommunallagen ska ett skriftligt utlåtande från revisorerna avseende god ekonomisk hushållning biläggas årsredovisningen. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Revisionsfrågor Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelsen och nämnderna ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. Aktuell revisionsfråga är p, styrelsen och nämndernavidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? Granskningen genomförs genom analys av styr- och uppföljningsdokument.. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna. Sollefteå kommun 2 av 8
3.2.4 Kostnadsjämförelser För politiker, tjänstemän och allmänhet är det intressant att analysera den egna kommunen, men också att kunna jämföra den med andra. Kommunal verksamhet spänner över många verksamhetsområden och jämförelser är ofta komplicerade. Skillnader mellan olika kommuner kan ibland vara stora och svåra att förklara, men jämförelsetal kan dock ge uppslag till frågor att arbeta vidare med. Jämförelsetal/statistik kan lämpligen användas som underlag för reflektion och diskussioner, analys, uppföljning och utveckling om den egna verksamheten i kommunen i jämförelse med andras och över tid. Statistik kan ge beslutsfattare ett bra underlag för planering och beslut. Bland annat SKL, Skolverket och Socialstyrelsen tar fram jämförelsetal. Jämförelserna ska besvara revisionsfrågan om framtagna jämförelsetal ger indikationer på att kommunen bedriver sin verksamhet kostnadseffektivt? Kontrollmål Hur ligger Sollefteå kommun till jämfört med jämförbara kommuner? Med länets kommuner? Med riket? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna. 3.2.5 Uppföljning av tidigare granskning Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om tillräckliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. Uppdraget innebär att följa upp att föreslagna åtgärder enligt tidigare granskningar genomförs. Uppföljningen år 2013 har avgränsats till att avse projekten: Anpassning gymnasieskolan Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Upphandlings- och inköpsrutiner Uppföljning av genomförda granskningar av delårsrapport och årsredovisning sker i annan ordning. Revisionsfråga Vilka åtgärder har blivit genomförda med anledning av de förslag och synpunkter som lämnades i revisionsrapporter 2012? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna. Sollefteå kommun 3 av 8
3.2.6 Flyktingmottagande Sollefteå kommun har under ett antal år tagit emot flyktingar med stöd av statlig finansiering. Från och med december 2010 har ansvarsfördelningen för flyktingmottagande ändrats. I dag ligger huvudansvaret för integrationsarbetet hos Arbetsförmedlingarna och Försäkringskassor, men kommunerna har även fortsättningsvis ansvar för stora delar av flyktingverksamheten. Det råder ett stort behov av boendeplatser för asylsökande i det svenska mottagningssystemet. Därför har Migrationsverket vänt sig till bland annat Sollefteå kommun om stöd i mottagandet av asylsökande. Det flyktingar som Sollefteå kommun tidigare har tagit emot har i huvudsak varit personer som redan har ett uppehållstillstånd. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om kommunen bedriver flyktingmottagandet på ett effektivt sätt? Granskningen avser följande kontrollmål: Organisering av verksamheten Kommunens kostnader/intäkter för verksamheten. Fördelas intäkterna över den tidsperiod de är avsedda för? Antal mottagna flyktingar Mottagningsrutiner Upprättas introduktionsplaner tillsammans med arbetsförmedling och skola? Uppföljning av verksamheten (förvaltning respektiv nämnd) Revisionsobjekt är individ- och omsorgsnämnden och kultur-, utbildnings- och fritidsnämnden och kommunstyrelsen. 3.2.7 Avtalshantering Sollefteå kommun upphandlar varje år varor och tjänster för betydande värden. Eventuella brister i kommunens avtalshantering riskerar att leda till ekonomiska förluster och/eller minskat förtroende för kommunen. Ansvaret för att efterleva lagstiftning och kommuninterna föreskrifter vilar på respektive facknämnd. Kommunens revisorer har i 2014 års revisionsplan beslutat att det ska ske en granskning av kommunens avtalshantering. Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen, barn- och skolnämnden, individ- och omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och vård- och äldrenämnden. Revisionsfråga Hanteras kommunens avtal på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll? Sollefteå kommun 4 av 8
Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Är ansvars- och beslutsorganisationen tydlig och ändamålsenlig? Finns ändamålsenliga riktlinjer för? Tillämpas i så fall dessa? Är ingångna avtal/överenskommelser utformade på ett ändamålsenligt sätt? Sker uppföljning och utvärdering av ingångna avtal i tillräcklig omfattning? Förekomst av överklaganden av genomförda upphandlingar? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, barn- och skolnämnden, individ- och omsorgsnämnden och vård- och äldrenämnden. 3.2.8 Upphandling av placeringar av barn och unga i HVBhem och familjehem Socialtjänstlagen reglerar att insatser ska ges utifrån individuella bedömningar och i samråd med den enskilde. I första hand bör insatser ges i öppna former, men av olika skäl placeras barn och unga på institution och i familjehem. Socialtjänstens insatser ska, enligt socialtjänstlagen, hålla en god kvalitet. Familjehem som anlitas ska innan placering utredas för att säkerställa att det finns vilja och förmåga att ge den omsorg som barnet behöver. HVB-hem ska innan en placering utredas för att säkerställa att den rätta kompetensen finns för att ge den omsorg och skydd som barnet behöver. Vården bör utformas så att den främjar barnets samhörighet med anhöriga och andra närstående samt kontakt med hemmiljön. 1 Kostnaderna för placeringar i HVB-hem är höga och har ökat avsevärt de senaste åren. Av denna anledning är det viktigt att sådana hem upphandlas i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och att rätt kvalitetskrav ställs i samband med upphandlingen. En samverkan med andra kommuner i upphandlingen kan stärka och effektivisera upphandlingsprocessen. Utifrån både individ- och ekonomiperspektiv är det viktigt att placeringarna leder till önskat resultat. Det är därför viktigt att nämnden har fungerande rutiner för att följa upp och utvärdera resultaten av dessa placeringar. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Sker upphandlingen av hem för vård av barn och unga utifrån kvalitetskrav och i enlighet med lagen om offentlig upphandling? Revisionskriterier Kostnadsutveckling de senaste fem åren Följs Lagen om offentlig upphandling Kvalitetskriterier i upphandlingen Samverkan med andra i upphandlingsprocessen Nämndens uppföljning av placerade barn för att säkerställa en god kvalitet Revisionsobjekt är individ- och omsorgsnämnden. 1 Socialtjänstlagen 6 kap 1 Sollefteå kommun 5 av 8
3.2.9 Personal- och kompetensförsörjning En bra personal- och kompetensförsörjning är en förutsättning för att kommunen ska kunna uppfylla sina åtaganden gentemot medborgarna. Strategiska insatser, både för att behålla den personal man redan har och för att locka ny personal, är av största vikt. Inom individ- och omsorgsnämnden har personalomsättningen av bl. a. socialsekreterare varit hög de senaste åren. Revisionsfråga Har individ- och omsorgsnämnden en tillräcklig kontroll för en effektiv personaloch kompetensförsörjning? Följande kontrollmål/granskningsmål är aktuella: Finns fastställda styrsystem för personal- och kompetensförsörjningsprocessen där de framgår hur arbetet ska styras, vad som ska prioriteras, vad som ska utföras och av vem? Bedrivs ett aktivt personal- och kompetensförsörjningsarbete? o Finns en planering för att tillgodose ev tillkomande behov av kompetens? o Är personalens dagliga stöd tillgodosett? o Finns rutiner för rekrytering och introduktion av ny personal? Revisionsobjekt är individ- och omsorgsnämnden. 3.2.10 Projektstyrning Inom Sollefteå kommun bedrivs bl. a. projekt med extern medfinansiering. Projekten finansieras oftast, utöver av kommunen, av externa projektdeltagare, t. ex. länsstyrelse och stat. Strikta rutiner och styrning av förekommande projekt är viktig. Revisionsfråga Har kommunen en effektiv styrning och tillräcklig kontroll av projekt med extern medfinansiering? Följande kontrollmål är aktuella: Vilken kommunal nytta (mål) redovisas i projektansökan? Vilka beslut har kommunstyrelsen fattat avseende projektansökan? Vilken uppföljning har kommunstyrelsen gjort av aktuella projekt? Hur sker samverkan med andra offentliga medfinansiärer? Upphandling enligt LOU (konkurrensneutralitet)? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 6 av 8
3.2.11 Registrering av inkommande handlingar Tryckfrihetsförordningen kap 2 beskriver vad en allmän handling är. Av Offentlighets- och sekretesslagen kap 5 framgår vad som gäller beträffande registrering av allmänna handlingar. Aktuell revisionsfråga är om inkomna handlingar hanteras på ett rättssäkert sätt? Följande kontrollmål är aktuella: Finns fastställda rutiner för hantering av inkommande allmänna handlingar? Hanteras inkommande allmänna handlingar i enlighet med Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen? Revisionsobjekt är barn- och skolnämnden och kommunstyrelsen. 3.2.12 Effekter av 35-timmarsvecka Revisorerna överväger att granska effekter av 35-timmarsveckan som skapades 1999. Innan beslut om granskning inklusive revisionsfråga och kontrollmål genomförs en förstudie. Revisionsobjekt är vård- och äldrenämnden. 3.2.13 Förstudie kommunens ekonomistyrning Kommuner ska enligt kommunallagen ha god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Till detta hör bl. a. att efterleva kommunallagens balanskrav och att i övrigt ha en god måluppfyllelse. Av kommunens årsredovisning 2013 framgår att verksamheternas samlade avvikelse mot budget uppgår till drygt 42 mnkr. Kommunen har beslutat om en ny politisk organisation från 2015. Även förvaltningsorganisationen kommer att ändras. Med anledning härav genomförs granskningen som en förstudie. Revisionsfrågor Har kommunen en tillräckligt väl fungerande ekonomistyrning? Hur hanteras kommunstyrningen i den nya organisationen? Kontrollmål/granskningsmål Är den ekonomiska styrningen tillräcklig inom områdena: Ledning och styrning Mål och styrande dokument Budgetprocess Uppföljning och kontroll Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 7 av 8
3.2.14 Andra mindre förstudier Innan eventuellt beslut om fördjupad granskning genomförs förstudier inom följande områden: Kommunens kostorganisation och hantering Överförmyndarverksamheten IT-säkerhet E-förvaltning Revisionsfrågan som ska besvaras är om aktuella verksamheter bedrivs med effektiv styrning och tillräcklig kontroll? Granskningen omfattar kontrollmål avseende mål och måluppfyllelse, uppföljning och rapportering samt arbetsrutiner. Revisionsobjekt ät kommunens styrelse och nämnder. 7 april 2014 Uppdragsledare Sollefteå kommun 8 av 8