16 Redovisning av Region Hallands handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården 2016 RS160019 Ärendet Region Halland har beretts möjlighet att komma in med en redovisning av handlingsplanen för införandet av standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan staten och SKL gällande kortare väntetider i cancervården 2016. Förslag till beslut Regionstyrelsens hälso- och sjukvårdsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att anta förslaget till handlingsplan Handingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret (2016-09-14) Skrivelse från regionstyrelsen
TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Jeanette Törnqvist, Utvecklare Avdelningens för Kunskapsstyrning 0729-852526 Datum Diarienummer 2016-09-14 RS 160019 Regionstyrelsen Redovisning av Region Hallands handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården 2016 Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att anta förslaget till handlingsplan Sammanfattning Region Halland har beretts möjlighet att komma in med en redovisning av handlingsplanen för införandet av standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan staten och SKL gällande kortare väntetider i cancervården 2016. Bakgrund Regeringen och SKL enades om en överenskommelse 2015 om en fyraårig satsning under beteckningen Varje dag räknas. Den viktigaste åtgärden för att åstadkomma kortare väntetider och minska de regionala skillnaderna inom cancervården är att införa ett gemensamt nationellt system med standardiserade vårdförlopp (SVF). Nyckelområden för arbetet är införande av begreppet välgrundad misstanke, införande av en koordinatorsfunktion och införande av obokade tider. Standardiserade vårdförlopp i Halland Region Halland beslutade i mars 2015 att delta i satsningen Varje dag räknas. Handlingsplan och redovisning för 2015 har inlämnats och därmed fick Region Halland tillgång till 13,2 miljoner i stimulansmedel. Handlingsplan för 2016 lämnades in i mars 2016 och Region Halland fick tillgång till stimulansmedel kopplade till handlingsplanen motsvarande 6,5 miljoner kr. För närvarande är 17 av 18 förlopp startade i Region Halland, varav 12 är startade under 2016. Det sista förloppet som ska startas under 2016, SVF Allvarliga
2(2) ospecifika symtom, planeras att starta innan 1 november. Se bifogad redovisning av handlingsplan 2016. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Överenskommelsen mellan regeringen och SKL för 2016 omfattar 444 mkr, varav 406 mkr utgör stimulansmedel till landstingen. Under 2016 har Region Halland erhållit 6,5 mkr efter att handlingsplanen godkänts. Ytterligare 6,5 mkr kan emottas under hösten 2016 under förutsättning att kraven uppnås, vilket ska redovisas den 1 november 2016. Kraven för att få tillgång till stimulansmedlen innebär att patienter har startat och avslutat standardiserade vårdlopp inom samtliga 13 förlopp som ska implementeras under 2016. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Magdalen Barkström Tf Hälso- och sjukvårdsdirektör Bilaga: Redovisning av Region Hallands handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården 2016.
1(12) Datum Diarienummer 2016-10-12 RS 160019 Socialdepartementet Redovisning av Region Hallands handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården 2016 Sammanfattning Beslut att ansvara för införandet av standardiserade vårdförlopp (SVF) i cancervården togs av Regionstyrelsen i Halland 2015-03-25. Regionen har tagit ansvar för implementering av de standardiserade vårdförloppen. De fem pilotförloppen implementerades under hösten 2015. Ytterligare 13 förlopp har implementerats under 2016. Parallellt med uppföljningen av de implementerade förloppen pågår arbete med att förbereda standardiserade vårdförlopp för kommande cancerdiagnoser inför 2017. En viktig framgångsfaktor har varit det engagemang som funnits i samtliga berörda verksamheter. Sammanfattningsvis är majoriteten av medarbetarna i Region Halland mycket positiva till nationellt införande av SVF vilket förenklat införandet. 1. Uppföljning av tidigare införda vårdförlopp 1.1 Nuläge För närvarande har 18 SVF fastställts och fem av dessa infördes 2015. Beskriv nuläget för de fem SVF som landstinget implementerade under 2015 och beskriv också om utredningsgången fungerar som planerat? Har det förändrade arbetssättet för dessa stabiliserats? Om inte, vilka utmaningar kvarstår? Hur har landstinget arbetat med resultatet utifrån de nationella mätpunkterna för de SVF som infördes 2015? Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44
2(12) SVF för AML, huvud-halstumörer, matstrupe-magsäckcancer, prostatacancer och urinblåsecancer startade i september 2015 i Region Halland och har sedan dess varit igång. Patienter inkluderas kontinuerligt och utredningsförloppen fungerar som planerat. Utmaningar gäller framför allt brist på kapacitet i vissa processer och följsamhet till rutiner för remittering av patienter från primärvården. Gällande följsamhet till rutiner i primärvården förbättras resultaten i våra mätningar kontinuerligt vilket visar att kontinuerlig informationsspridning, dialoger och uppföljning är en framgångsfaktor. Antal inkluderade patienter per process och ledtider redovisas till processledare och förvaltningsledning varje månad. Processledarna och verksamheterna tillsammans med övriga berörda verksamheter såsom röntgen och patologen, arbetar oavbrutet med att reducera flaskhalsar för att nå de definierade ledtiderna. Gällande behov av resurser så sker detta enligt ordinarie struktur mellan regionkontoret och respektive förvaltning. 2. Införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 2.1 Införande Har landstinget infört samtliga 13 SVF? a) När började landstinget inkludera patienter i vårdförloppen? SVF bröstcancer, tjock ändtarmscancer, lungcancer och lymfom började inkludera patienter i februari 2016. SVF myelom, äggstockcancer, hjärntumör, cancer i lever, bukspottkörtel och gallblåsan började inkludera patienter i april 2016. SVF hudmelanom och CUP började inkludera patienter i september månad 2016. SVF allvarliga ospecifika symtom planeras inkludera patienter senast oktober månad 2016. Gällande Allvarliga ospecifika symtom så inkluderas ett mindre antal patienter under hösten 2016 för att utvärdera processen, eftersom Region Halland använder Diagnostiskt centrum i Helsingborg respektive Göteborg för denna patientgrupp. Breddinförande kommer att genomföras när processen är helt fastställd och samarbete är helt klarlagt samt regionavtal är skrivna, vilket förväntas vara i slutet av 2016. I flera av vårdförloppen implementerade under 2016, såsom lungcancer, äggstockscancer, hjärntumör, cancer i lever, bukspottkörtel och gallblåsa, kan
3(12) behandling ske i Region Skåne eller Västragötalandsregionen. Detta innebär att nationell rapporteringen av dessa förlopp för patienter som inte fått behandling i Halland sker av Region Skåne eller Västragötalandsregionen enligt beslut. b) När infördes koordinatorfunktionen för respektive vårdförlopp? Koordinatorsfunktionen bemannades samtidigt som patienterna inkluderades i respektive förlopp med undantag av Allvarliga ospecifika symtom. Gällande koordinatorer för Allvarliga ospecifika symtom är det oklart hur den organisationen kommer att se ut då processen inte är fastställd ännu. Fram till AOS-processen är klart kommer respektive berörd vårdcentral få stöd i sättningen av KVÅ-koder i journalsystemet och samordning av patientinsatser sker via funktionen regional koordinator för implementering av SVF. c) När infördes obokade tider för respektive SVF? Obokade tider infördes samtidigt som patienter inkluderades i respektive förlopp. d) Har införandet följt handlingsplanen eller har det skett justeringar? I så fall varför och på vilket sätt? Handlingsplanen för införande av SVF har följts med undantag av SVF CUP, hudmelanom och allvarliga ospecifika symtom. Anledningarna till fördröjning av start av de ovannämnda SVF är att nya processer organiserades, kartlades och bemannandes. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur har landstinget gett stöd till verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? Heldags lärandeseminarium SVF anordnades, för en gemensam förståelse, i slutet av januari 2016 med inbjudan till alla primärvårdsläkare inklusive processledare, koordinatorer, kontaktsjuksköterskor, linjechefer och tjänstemän i Region Halland. Halvdags dialogmöte SVF genomfördes i april 2016 och september 2016 med målgrupp primärvårdsläkare Region Halland. Informationsmöten har arrangerats/kommer att arrangeras under hösten 2016 för att möta läkare och sekreterare i primärvården. Hösten 2016 arrangeras dialogmöten med primärvårdsenheter i respektive kommun kring SVF. Detta är en uppföljning av de besök som gjordes på samtliga vårdcentraler i Region Halland hösten 2015. Information på dialogmöten för verksamhetschefer i primärvården privat verksamhet och offentligt driven vård, har genomförts.
4(12) Mätning av korrekt märkning av remisser med SVF från primärvården till specialistvården mäts varje månad och resultatet återkopplas till primärvårdsenheterna uppdelad per primärvårdsenhet. Regionala SVF för primärvården som baserar sig på de nationella primärvårdsversionerna och med regional information tillagd såsom vart remisser skall skickas, koordinatorsnamn och kontaktuppgifter har skapats. Dessa regionala SVF finns tillgängliga för samtliga primärvårdsenheter på Region Hallands extranät. En powerpointpresentation som är riktad till primärvården utifrån Region Hallands förutsättningar är utskickad till samtliga verksamhetschefer i privat och offentlig regi inom primärvården. Upprepad information till verksamhetschefer inom primärvården har skickats via mail 1 ggr/mån under året. Hit har också filmerna från Västragötalandsregionen med information om respektive SVF distribuerats. Hemsidorna, både extranätet och webben, har utvecklats för att vara lättillgängliga och med relevant information. Avvikelser skrivs till vårdcentraler som inte följer de riktlinjer som beskrivs i vårdvalsmodellen med syfte att skapa lärande. b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? Massiva informationsinsatser har genomförts inom specialistvården via läkarmöte, sekreterarmöten och arbetsplatsträffar på berörda enheter via regional koordinator för implementering av SVF. Lägesrapporter till linjeorganisationen skrivs två gånger per år av cancersamordnare med syfte att hålla specialistvårdens linjeorganisation uppdaterad för att stödja verksamheterna. Regional koordinator har tät kontakt med verksamheter och akutmottagningarna. Region Halland startar under HT 2016 ett processråd bestående av linjechefer för ökad genomförandekraft i cancerprocesserna och dess SVF. c) införande av koordinatorfunktion? Regionala koordinatorsmöten med Region Hallands koordinatorer har genomförts vid tre tillfällen under 2016. Syftet med dessa möten har varit att lära av varandra, bygga nätverk samt informera om koordinatorsfunktionens uppdrag, kodning etc. Regional koordinator har också tät kontakt med koordinatorerna inom specialistvården för att identifiera patienter inom specialistvården som inte inkluderas i SVF som uppfyller välgrundad misstanke
5(12) Koordinatorsmöte med södra sjukvårdsregionen där RCC Syd varit arrangör har genomförts där koordinatorer från Halland deltagit. Utbildningar och stöd till koordinatorer har skett och sker fortlöpande. Gällande ITstöd har stort fokus legat på koordinatorernas tillgång till data fortlöpande för att kunna följa patientflödena. Avvikelser som framförallt påverkar koordinatorsfunktionen har följts upp och återkopplats till respektive enhet för att utveckla verksamheten. Avvikelserna har berört dåligt informerade patienter, sent mottagna remisser pga ej prioriterade skrivköer, ej märkta remisser mm. d) införande av obokade tider? Dialoger har förts med framför allt röntgen för att frigöra obokade tider. Sedan har respektive processledare fört dialoger med exempelvis anestesikliniken, där specifika obokade tider eller andra rutiner för snabb handläggning behövs. 2.3 Utmaningar Beskriv utmaningarna med införandet av årets SVF: a) Hur har landstinget omhändertagit de utmaningar som beskrevs i handlingsplanen? Utmaningarna har omhändertagits utifrån de planerade åtgärderna som beskrevs i handlingsplanen för 2016. Dock kvarstår vissa utmaningar i samma eller minskad omfattning såsom kapacitetsbrister, otillräckligt med arbetstid till vissa processledare och antal vårdenheter inom primärvården. Planerade åtgärder fortgår gällande dessa utmaningar. Branschråd för privata vårdenheter primärvård är fortfarande inte skapta, diskussioner pågår. b) Har det uppstått oförutsedda utmaningar? Om ja, vilka? Hur har landstinget löst detta? Oklarheter gällande arbetsuppgifter har förekommit, framför allt inom yrkeskategorierna och funktionerna kontaktsjuksköterskor, medicinska sekreterare och koordinatorer. Detta arbetas med via dialoger inom grupperingar och via linjeorganisationen. Arbetet med KVÅ-koderna har genererat mer arbete än förväntat. c) Hur har landstinget arbetat med att följa och åtgärda eventuella s.k. undanträngningseffekter? Frågeställningen undanträngningseffekter har lyfts i olika kontexter, grupperingar och forum. Inga direkta undanträngningseffekter som isolerat beror på SVF har kunnat
6(12) identifieras. Kapacitetsbrister finns inom vissa områden vilket påverkar köerna negativt. Inom urologin ökar antalet väntande, dock ökar inte nyttjande av vårdgarantin. Övertid för medarbetare har i vissa fall använts för att omhänderta köer. I vissa verksamheter har arbetet med SVF i processarbetet tvärtom inneburit en bättre tillgänglighet. Röntgen och patologen har god tillgänglighet och inte längre väntetider idag än innan SVF implementerades. 2.4. Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) SVF fram till och med senast den 31 oktober 2016? Ange redovisningsdatum här. Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF. Använd gärna tabellen. Standardiserat vårdförlopp Män Kvinnor AML Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör, CUP Lungcancer Maligna lymfom Malignt melanom Myelom
7(12) Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarms cancer Äggstockscancer 2.5 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information/data när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? Vilka rutiner finns? Bifoga gärna rutiner/regelverk som implementerats. Vilka ytterligare åtgärder kommer att vidtas för att informationsöverföringen ska förbättras under 2017? Gällande patientuppgifter som överförs i samband med överflyttning av patienter till regionvård har den lokala rutinen som skapades i samarbetet med RCC Syd och RCC Väst ersatts av en nationell. Skillnaden mellan rutinerna var liten så praxis har förändrats marginellt. Den nationella rutinen har spridits till koordinatorer och medicinska sekreterare. Den finns också på Region Hallands samarbetsplats för cancervården. Överföring enligt rutinen av patientuppgifter, exempelvis KVÅ-koder lyftes på vårens koordinatorsmöten men behöver lyftas igen då detta fortfarande inte fungerar helt optimalt. Överföring av patientinformation vid MDK och inför behandlingar försvåras då faxöverföring måste användas. Region Hallands rutin för faxöverföring har omarbetats under året för att möjliggöra faxöverföring så att ledtider kan hållas. Gällande patientdata som ska överföras vid regionvård när Region Skåne eller Västragötalandsregionen ska rapportera patienter till databasen som kommer från Halland, sker ett utvecklingsarbete där patientinformation kommer att överföras via fil. Region Halland träffar cancersamordnare i Skåne, RCC Syd och RCC Väst en till två gånger per år för att diskutera utmaningar. I dessa möten har överföring av data diskuterats.
8(12) 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med SVF under året? Patientföreträdare har deltagit i framtagande av handlingsplanen våren 2016 och denna redovisning hösten 2016. Patientföreträdare har deltagit i arbetsgrupp regionövergripande implementering SVF. Patientföreträdare har deltagit i processmöte för processledare, dialogmöte SVF med primärvårdsläkare våren 2016, koordinatorsmöte hösten 2016 samt kontaktsjuksköterskemöte hösten 2016. Arbetet med att starta ett patient- och närståenderåd är initierat. 3.2 Privata vårdgivare Hur har landstinget involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF under året? Representanter från privata vårdgivare har bjudits in till arbetet med handlingsplan våren 2016 och redovisning hösten 2016. Processledare har haft kontakt med privata vårdgivare inom specialistvården i processer där privata vårdgivare är berörda. Vårdval specialiserad vård hud är en stor aktör i hudmelanomprocessen liksom de privata gynekologiska öppenvårdsmottagningarna i processen äggstockscancer. Regional koordinator har haft kontakt och besökt flertalet av de privata vårdgivare som berörs av SVF, gäller både primärvården och specialistvård. 3.3 Primärvård Hur har landstinget säkerställt att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Primärvårdens medarbetare har fått kännedom om SVF direkt eller indirekt via linjeorganisationen genom information och diskussion vid dialogmöten lärandeseminarium mailutskick
9(12) regionala SVF på extranätet återkoppling av korrekt märkning av remisser besök på vårdcentraler Se 2:2 för mer utförlig information. 4. Arbete med PREM-enkäten För att ta del av stimulansmedlen ska den nationella PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och följer strukturen för nationell patientenkät (NPE), användas under 2016. Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats under 2015 men önskvärt är att även de patienter som ingår i de SVF som införs under 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och för respektive landsting. 4.1 Utskick av PREM-enkät Hur har landstinget arbetat inför utskick av PREM-enkäten för de fem första vårdförloppen? Har landstinget startat utskick av PREM enkäten även till patienter ingående i 2016 års SVF? I så fall vilka? Information gick ut till berörda verksamheter, linjeorganisationerna, processledare och koordinatorer gällande PREM-enkäten. Information till primärvårdens medarbetare har spridits med uppmaning att patienter som inkluderas i SVF måste vara välinformerade om att de är ingår i vårdförlopp som innebär att de kommer bli kontaktade omgående av specialistvården. Patienter i SVF bröstcancer och tjock- ändtarmscancer kommer att få PREM-enkäter utskickade from oktober 2016. 4.2 Användning av resultat Hur har/kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Ser landstinget redan nu om utveckling av enkäten behövs för att ge ytterligare vägledning till landstingets förbättringsarbete för patienternas upplevelse av SVF? Linjeorganisationen och processledarna har tillgång till enkäten direkt via ic-qualitys portal. Första resultatet som kom i juni skickades ut till förvaltningschefer och processledare. Det var baserat på drygt 40 patienter och vilket styrkte arbetet med att fortsätta påtala för primärvården om vikten av att informera patienterna om inkludering i SVF.
10(12) Andra resultatet som kom i september 2016 hanterades med samma rutin. Resultatet visade att vissa patienter som var inkluderade i SVF inte var medvetna om detta. Arbete med framtagande av en(1) patientinformation för samtliga SVF för att underlätta för primärvårdens läkare påbörjades. Region Skånes version har använts som underlag för Region Hallands variant. En kommunikationsplan SVF för Region Halland skrevs under våren med åtgärder för att informera invånarna om SVF exempelvis via invånartidningar och informationsspridning vid sociala medier. Detta med syfte att underlätta för primärvården att kännedom om SVF finns när patienterna söker dit med alarmsymtom. 5. Erfarenheter av 2016 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2016 lett till förändringar i upplägget inför arbetet 2017? Om ja, på vilket sätt? Region Halland kommer tidigaste att starta upp förloppen VT 2017 för att säkerställa att alla nationella dokument och KVÅ-koder är färdigställda. För övrigt kommer i stort sett samma koncept att användas. SVF skelett- och mjukdelssarkom kommer att utgå ifrån ortopedkliniken som inte tidigare varit berörd av SVF. Övriga förlopp utifrån från kliniker med erfarenhet av SVF vilket underlättar implementeringen. Vissa av kommande SVF har små patientvolymer vilket på ett vis försvårar för exempelvis primärvården. 6. Ekonomi Ge en översiktlig bild av hur årets medel samt föregående års eventuellt överförda medel har använts. Vad kommer årets återstående medel att användas till och hur mycket av årets medel kommer att föras över från år 2016 till 2017? Hur stimulansmedlen har använts kommer inte att påverka utbetalning av medel men informationen är av värde inför diskussion av en ny överenskommelse för 2017 mellan regeringen och SKL. Under 2016 har Region Halland erhållit 6,5 mkr efter att handlingsplanen godkänts.
11(12) Hallands sjukhus (HS) HS har identifierat behov av nya koordinatorsfunktioner på medicinkliniken, kirurgkliniken och kvinnokliniken då nya förlopp införs på dessa kliniker under 2016. Total kostnad 2,4 mkr. Ambulans, diagnostik och hälsa (ADH) ADH har identifierat behov av en ny koordinatorsfunktion 50% på röntgenkliniken då de nya förloppen påverkar verksamheten på denna enhet. Total kostnad 225 tkr. Kommande behov SVF allvarliga ospecifika symtom är nyligen startad. Eventuella ekonomiska konsekvenser avseende detta vårdförlopp kommer att hanteras längre fram. SVF hudmelanom är en komplex process med flera kliniker involverade i förloppet pga. vårdval specialiserade vård hud i RH. Det kommer med all sannolikhet att behövas koordinatorer på fler kliniker/verksamheter som behöver stimulansmedel än idag fördelade. Även eventuella behov av medel för vidare utveckling av IT-stöd och informationsoch utbildningsinsatser kommer att utvärderas längre fram. Även stöd i MDKorganisationen kommer att kartläggas och utvecklas för att anpassas till SVF. Förmodligen kommer även medel att användas till arbete med flaskhalsar som kvarstår. Avsatta medel för 2016 används för arbete som utförs under 2016 och 2017. 7. Inför överenskommelse 2017 Delge oss gärna synpunkter och erfarenheter som kan vara viktiga att ta med inför arbetet med 2017-års överenskommelse mellan regeringen och SKL. För att skapa en så effektiv implementeringsprocess under 2017 har Region Halland för avsikt att införa alla tio kommande förlopp under 2017 vid ett tillfälle. Då behöver alla nationella dokument, KVÅ-koder, informationsmaterial mm vara färdigställt för så enkel implementeringsprocess som möjligt. Det komplicerar att beslut är fattat att det är det behandlande landstingen som rapporterar patienten till databasen och i denna redovisning skall hemlandstinget rapportera samtliga patienter, även de som behandlats och därmed rapporterats från annat landsting. Dessa uppgifter finns att hitta i epikriser från regionvård men kräver manuell hantering eftersom Region Halland inte designat systemet idag att på ett enkelt sätt extrahera dessa data från journalsystemet.
12(12) Region Halland efterfrågar en nationell kampanj för att informera invånarna om att cancervården idag i Sverige bedrivs på ett standardiserat sätt. Det under lättar både för professionen med väl informerade invånare och det ställer samtidigt krav på organisationerna med välinformerade invånare. Regionstyrelsen Mats Eriksson Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör