25.4.2016 1 KALLELSESIDA Utfärdad den 19 april 2016 Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Måndagen den 25 april 2016 kl.18.00 Kommunkansliet i Åva 28 Laglighet och beslutförhet 29 Protokolljusterare 30 Godkännande, ändring och komplettering av föredragningslistan 31 Ärenden till kännedom 32 Tjänstemannabeslut 33 Budgetuppföljning/Mars 2016 34 Verksamhetsberättelse 2015 35 Dagverksamhet vid Solkulla 36 Arbetsledighet/AN 37 Lediganslagning av närvårdarbefattning 38 Principer för närståendevårdsstöd 39 EXTRA ÄRENDE: Anskaffande av autoklav 40 EXTRA ÄRENDE: Kravspecifikation på larm till Solkulla servicehus Protokollet framläggs till påseende 26.4.2016 vid Socialkansliet, Åva Ordförande Stina Sjöman genom socialchef Niklas Feiring Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser under tiden 19.4.2016-25.4.2016 Intygar: Niklas Feiring socialchef
25.4.2016 2 Protokollsida Sammanträdestid: Måndagen den 25 april 2016 kl.18.02-19.50 Sammanträdesplats: Mötesrummet, kommunkansliet i Åva Beslutande: Ordinarie: Stina Sjöman, ordförande Roger Husell, viceordförande Marianne Karlström Janica Modig-Eklund Klas-Göran Englund Personlig ersättare Markus Malm Johanna Kull Tore Bäcksbacka Thomas Sjöman Florin Filip Övriga: Tommy Öström, Kst ordförande Niklas Feiring, sekreterare John Wrede, kommundirektör Paragrafer 28-40 Underskrift Stina Sjöman Niklas Feiring Ordförande Protokollförare Justering Roger Husell Janica Modig-Eklund Protokolljusterare Protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende: Kommunkansliet i Åva, Intygar Utdragets riktighet intygar datum namn
25.4.2016 3 28 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordföranden öppnade mötet och förklarade det lagenligt sammankallat och beslutfört. 29 PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Roger Husell och Janica Modig-Eklund. 30 GODKÄNNANDE, ÄNDRING OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Punkten ger möjlighet att ändra på innehållet i föredragningslistan t.ex. i vilken ordning ärendena skall behandlas (enkel majoritet). Även extra ärenden bör tas upp i samband med denna punkt. Kompletterad beredning: 37 Extra ärenden 39-40: 39 EXTRA ÄRENDE: Anskaffande av autoklav 40 EXTRA ÄRENDE: Kravspecifikation på larm till Solkulla servicehus Beslut Föredragningslistan omfattades.
25.4.2016 4 31 ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Socialchef Niklas Feiring deltagit i kurs i avancerad excel 18.4.2016 i Mariehamn. Föreståndare Mari Sjöman, 12-13.4.2016, samt socialchef Niklas Feiring, 12.4.2016 deltagit i kurs om implementering av funktionsmätningsverktyget RAI i Mariehamn. Socialchef Niklas Feiring deltagit i socialsekreterarträff i Mariehamn där bl.a. Ålands kommunförbund gav information om KST-processen. Linda Karlström deltagit i kursen om barn med specialbehov anordnad av finlands kommunförbund i Mariehamn 16.3.2016. Att nämnden tecknar ärendena till kännedom.
25.4.2016 5 32 TJÄNSTEMANNABESLUT Förteckning över socialchefens tjänstemannabeslut som bilaga. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
25.4.2016 6 33 BUDGETUPPFÖLJNING/ MARS 2016 Efter första kvartalet av budgetåret har 21 % av anslagen använts. Bifogas sammanställning av budgetuppföljningen för Ro Socialnämnden, Ro Socialt arbete, Ro Barnomsorg samt Ro Äldreomsorg enligt huvudkostnads-/intäktsslagen. Personalkostnaderna håller sig inom anslagen. Kostnader för specialomsorgen höga vilket dels har att göra med att förhandsfakturering dels har att göra med minskat klientunderlag på vissa kostnadssegment som då blir dyrare per enhet. Detta torde enligt ÅOF kompenseras upp mot slutet av året. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
25.4.2016 7 34 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015 Verksamhetsberättelse 2015 samt bokslutssiffror på kontonivå för resultatområdena Socialnämnden, Socialt arbete, Barnomsorg samt Äldreomsorg bifogas. Bruksgraden (nettobokslut/nettobudget) för samtliga resultatområden blev 96 %. Det sammanräknade utfallet för socialsektorn underskred totalanslagen med 40 064. Ro Socialnämnden underskred budget med 795 och hade en bruksgrad på 98 %. Ro Allmänt socialarbete underskred budget med 30 793 och hade en bruksgrad på 88 %. Kraftigt minskade kostnader för specialomsorg främst eftersom användningen av tjänster minskat något. Marginellt minskade kostnader för familjerådgivning, förebyggande ungdomsarbete och barnskydd. Överlag minskade kostnader för handikappverksamheten främst eftersom understöden till hushåll för omändringsarbeten inte förverkligats enligt plan men även p.g.a. att färdtjänsten inte blivit så kostsam som beräknat. Gällande så kallad övrig socialvård så har kostnaderna för missbrukarvård ökat mycket kraftigt, medan färdtjänstkostnaderna hålligt sig till anslagen och personalkostnader för stödpersoner inte förverkligats. Gällande utkomststödet har både de beviljade utkomststöden och återkraven ökat något. Ro Barnomsorg underskred anslagen med 646 och hade en bruksgrad om 100 %. Kraftigt ökande personalkostnader kompenserades med inbesparingsåtgärder vad gäller köpta tjänster och material etc. Dessutom utbetaldes mindre hemvårdsstöd än planerat och avgiftsintäkterna ökade. Ro Äldreomsorg underskred anslagen med 7 829 och hade en bruksgrad om 99 %. Den ordinarie verksamheten följde i stora drag de budgeterade anslagen med undantag för att personalkostnaderna överskred anslagen något, att kostnaderna för närståendevård underskreds kraftigt samt att försäljningsintäkterna ökade något. Att nämnden godkänner förslag till verksamhetsberättelse 2015 för resultatområdena Socialnämnden, Socialt arbete, Barnomsorg samt Äldreomsorg.
25.4.2016 8 35 DAGVERKSAMHET VID SOLKULLA Folkhälsan i Brändö rf har under många år anordnat så kallad Mimosel på Solkulla. I Mimosel deltar såväl boende på Solkulla samt seniorer från byarna. Verksamheten finansieras till största delen med bidrag från Paf-medel, bidrag från Folkhälsans förbund samt en anspråkslös deltagaravgift. Utöver löne- och livsmedelskostnader står lokalföreningen även för taxiskjuts för de som inte kan ta sig till Solkulla på annat sätt. Passageraren betalar 2 euro per riktning. Eftersom kostnaderna för skjutsarna har ökat under senaste år har Folkhälsan i Brändö vänt sig till socialnämnden med en anhållan om bidrag för att fortsättningsvis kunna ordna skjutsar till ett överkomligt pris för de deltagarna som inte kan ordna sina resor till Mimoselträffarna själv. Ansökan bifogas till handlingarna vid mötet. Noteras att eftersom dagverksamhet på distans via Äldis inte blev av så finns det ekonomiskt utrymme att ur Birger Erikssons fond reservera medel för motsvarande syfte. Att socialnämnden beslutar att understöda dagverksamhet i Folkhälsan i Brändös regi genom att subventionera skjutskostnader för år 2016 enligt följande: - 80 % av nettokostnaderna för skjutsarna ersätts av socialnämnden dock högst 1000 för år 2016 - ersättningen utgår mot redovisning i efterhand senast 31.1.2017. - ersättningen utgår mot att självrisken för resan hålls på rådande nivå d.v.s. 2 euro per riktning - kostnaden täcks med medel ur Birger Erikssons fond - samt att arrangemanget skall utvärderas tillsammans med Folkhälsan.
25.4.2016 9 36 ARBETSLEDIGHET/AN Anneth Nordberg har inkommit med ansökan om arbetsledighet under tiden 9.5.2016-8.5.2017 för att arbeta för annan arbetsgivare. Den sökta ledigheten faller inom ramarna för befintligt regelverk för beviljande av prövningsbara ledigheter. Enligt förvaltningsstadgan skall ärendet avgöras av kommunstyrelsen. Att nämnden förordar arbetsledighet enligt ansökan för tiden 9.5.2016-8.5.2017 för Anneth Nordberg. Att ärendet omedelbart förs till Kst för avgörande.
25.4.2016 10 37 LEDIGANSLAGNING AV NÄRVÅRDARBEFATTNING Ifall Anneth Nordbergs ansökan om arbetsledighet (35h/v) för tiden 9.5.2016-8.5.2017 beviljas blir blir personalförändringar inom äldreomsorgen aktuella. Nämnden 34/2013 har beslutat att arbetsavtalslagens 2 kap 5 tillämpas så att om socialsektorn behöver anställa flera arbetstagare för en period överstigande 90 dagar bör intresserade deltidsanställda i första hand erbjudas att gå upp i arbetstid förutsatt att inte en utökning av arbetstagarens arbetstidsprocent ställer sådana krav som arbetsgivaren inte med rimliga åtgärder kan uppfylla. Sådana åtgärder kan vara att det krävs en omfattande omorganisering av processen med betydande kostnadsökningar som följd eller att risken är uppenbar att processen kommer att halta med driftsstörningar som följd. Att nämnden beslutar att personalens önskemål om att gå upp i arbetstid bör insamlas regelbundet åtminstone en gång per år, t.ex. i samband med utvecklingssamtal. Dessutom bör planerad lediganslagning, om möjligt, i god tid aviseras vid personalmöten så att personalen hinner anmäla intresse i detta skede. Socialchefen har i samråd med t.f. föreståndare Mari Sjöman gjort en bedömningen utgående från antalet fast- eller långtidsanställda, omsorgsarbetets fördelning över dygnet samt gällande arbetstidslagstiftning huruvida det finns utrymme för personal att gå upp i arbetstid. Bedömningen ger vid handen att en viss utökning av arbetstid är möjlig under förutsättning att antalet anställda inte minskar. Arbetsbelastningen motiverar i nuläget inte en justering av personaldimensioneringen. Ingen av de ordinarie anställda är villig att gå upp i arbetstid. Av de behöriga visstidsanställda är Marita Tillema samt Nina Berg intresserade av mera arbetstid. Att nämnden beslutar att Nina Berg och Marita Tillemas arbetstider utökas till 25h/v fr.o.m. 16.5.2016 t.o.m. 7.5.2017 med eventuell förlängning av utökningen t.o.m. 19.11.2017. Ovan nämnda anställningar är fortsättningsvis anställningar i tvåskiftsarbete men som tidigare kan enstaka nattpass förekomma. Att nämnden lediganslår visstidsanställning som närvårdare om 120h/6v (52,29%) att tillsättas för tiden 27.6.2016-7.5.2017 med möjlighet till förlängning t.o.m. 19.11.2017. Ansökningstiden utgår 19.6.2016 kl.16.00. Körkort samt tillgång till bil är en fördel. Treskiftsarbete (i snitt 7 nattarbetspass à 10h/6v). Behörighetskrav är för befattningen lämplig yrkesexamen på minst skolnivå eller motsvarande.
25.4.2016 11 38 PRINCIPER FÖR NÄRSTÅENDEVÅRD Principerna för hur man bedömer vilket vårdarvode som skall utbetalas till en närståendevårdare behöver uppdateras. I kommunens gällande principer finns bl.a. annat inte riktlinjer för hur vårdarvodet skall tillämpas för personer under 18 år. Bifogade förslag till principer för närståendevård är byggt enligt mall från åländska kommuner och innehåller kriterier för vårdarvodesklasserna dels för personer 18 år gamla och äldre och dels för personer yngre än 18 år. Att nämnden omfattar principerna för hur vårdklass för närståendevård skall bedömas. Tillämpningen av principerna börjar då ärendet vunnit laga kraft.
25.4.2016 12 39 EXTRA ÄRENDE: ANSKAFFANDE AV AUTOKLAV Autoklaven på Solkulla fungerar inte mera trots reparationsförsök. Autoklaven har använts dagligen för att spola och rengöra flera boendes nattkärl. Nuvarande tillfälliga metoder för att rengöra dessa är inte ändamålsenliga ur sanitetssynpunkt speciellt då det beaktas att flera olika personer använder kärlen. Enligt uppgift är kostnaden för autoklaven som motsvarar tidigare apparat ca 8000 exklusive moms. Detta överskrider inte gränsvärdet för investeringar. Att nämnden konstaterar att en autoklav är nödvändig för att verksamheten skall kunnas skötas med bibehållen standard på sanitet och hygien. Att nämnden besluter att lämplig autoklav anskaffas omedelbart dock så att verkställighet sker först efter kommunstyrelsens möte 27.4.2016. Att nämnden äskar om anslag i tilläggsbudget I/2016 för ändamålet då kostnaderna klarnat.
25.4.2016 13 40 EXTRA ÄRENDE: KRAVSPECIFIKATION PÅ LARM TILL SOLKULLA SERVICEHUS Byggnadskommittén för ombyggnad Solkulla har i mars kommit i gång med sitt arbete. Det saknas en tydlig beskrivning av vilken sorts funktioner klientlarmen behöver ha i framtiden Nuvarande larm består av den gamla delens stationära rumslarm som byggts ihop med den nya delens stationära rumslarm samt fyra dörrar som larmar med brytare samt tre dörrar som larmar för specifika givare (på klienter). Att nämnden beslutar att ställa följande minimikrav på larmen i det ombyggda Solkulla: - 12 st mobila armbandslarm eller motsvarande - 3 st dörrar som larmar med (klientburen) larmknapp - 4 st dörrar som larmar med brytare - befintliga snörlarm får kvarstå i wc n och bastuutrymmen - behöver inte finnas snörlarm i nya wc n - alla larm skall kopplas till samma system - larmen skall helst komma till sökare/mobiltelefon eller motsvarande - larmen skall ange vem som larmat och varifrån i huset larm kommit Tilläggskostnaden för att bygga ut systemet till de tre Hemgårdslägenheterna som äldreomsorgen svarar för bör utredas.