DNR: SLU ua 2013.1.1.1-4448 Exp. den: 30 sept 2013 STYRANDE DOKUMENT Sakområde: Ekonomiadministration, upphandling, stiftelser och bolag Dokumenttyp: Anvisning/Instruktion Beslutsfattare: Universitetsdirektören Avdelning/kansli: Ekonomiavd, Ledningskansliet Handläggare: Malin Larsson Lewin, Daniel Gillberg Beslutsdatum: 2013-09-30 Träder i kraft: 2013-09-30 Giltighetstid: [Datum] Bör uppdateras före: [Datum] Ev dokument som upphävs: [Dokument som upphävs] Bilaga till: Beslut om anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner. Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner SLU:s styrelse beslutade 2013-06-20 om en ny fakultetsstruktur fr.o.m. 2014, som bl.a. innebär att sju institutioner kommer att höra till två olika fakulteter. För att ekonomistyrningen vid dessa institutioner ska fungera från årsskiftet är det viktigt att berörda prefekter omgående påbörjar ett förberedande arbete enligt dessa anvisningar. Anpassa institutionens kostnadsställestruktur Utifrån rektors beslut om personalens fakultetstillhörighet, bedöm vilka ändringar som behövs i organisationen. Anpassa kostnadsställestrukturen i Agresso där det behövs så att intäkter, kostnader, vissa tillgångar och skulder samt kapital kan redovisas och därmed följas upp per fakultet. I promemorian Fakultetsstruktur vid SLU från år 2014 (dnr 2013.1.1-2824) betonades vikten av ett tydligt ekonomiskt ansvar. Resurser till institutionen måste fördelas via prefekten och vill han eller hon omfördela medel mellan institutionsdelar som hör till olika fakulteter ska det ske i samråd med båda dekanerna. Det måste vara helt klart vilken fakultet som äger vilken del av institutionens ackumulerade kapital. Dessa förutsättningar gäller för kostnadsställestrukturen: En enhet (sjuställig nivå i Agresso) kan bara tillhöra en fakultet. I de fall institutionen har avdelningar (femställig nivå i Agresso) kan en avdelning bara höra till en fakultet. Institutionsadministrationen och kostnader för stödverksamhet delas inte upp utan hör i sin helhet till den så kallade administrativa huvudfakulteten, se nedan. För grundutbildningen eftersträvas en oförändrad organisation och fakultetstillhörighet. Den delas inte upp mellan fakulteter med 1(5)
Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner undantag för SOL, som idag har två grundutbildningsenheter som tydligt kommer att höra till två olika fakulteter. För att möjliggöra uppföljning av anslagstilldelning och kapital per fakultet läggs separata kostnadsställen upp per fakultet på institutionsnivå. Exempel på hur detta ser ut i ekonomisystemet och hur uppföljning kan göras finns i bilagan Kostnadsställestruktur i Agresso vid en fakultetsgemensam institution. Administrativ huvudfakultet För att praktiskt underlätta det administrativa arbetet i den nya organisationen blir en av fakulteterna så kallad administrativ huvudfakultet. Det innebär att personalen inom institutionsadministrationen är anställd här och att kostnadsstället för institutionsgemensamt hör hit. Attestflödet i e- beställningssystemet Proceedo och fakturahanteringssystemet Palette går till huvudfakulteten i de fall prefekten inte kan slutattestera. Normalt blir den fakultet som huvuddelen av personalen vid institutionen hör till administrativ huvudfakultet. Institution Ekologi Mark och miljö Skoglig resurshushållning Stad och land Biosystem och teknologi Norrländsk jordbruksvetenskap Skoglig mykologi och patologi Administrativ huvudfakultet NL NL S NL LTJ VH Ännu inte klart Gå genom checklistor vid omorganisation Det finns ett antal ekonomiadministrativa arbetsuppgifter som behöver göras vid en omorganisation. Checklistor för detta finns i ekonomihandboken avsnitt 3.4. Oförändrad modell för OH-påslag under 2014 Hela institutionen ska ha samma OH-påslag, så att det inte blir olika villkor beroende på vilken enhet ett projekt läggs på. Idag beräknar fakulteterna sina påslag på olika sätt och det behöver harmoniseras. Under 2014 kommer en utredning att göras med målet att från 2015 införa ett SLU-gemensamt 2(5)
Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner fakultetspåslag. Som en övergångslösning under 2014 får de fakultetsgemensamma institutionerna fakultetspåslag från den fakultet de tillhörde 2013. Påslaget beräknas utifrån samtliga anställda vid institutionen, oavsett vilken fakultet de tillhör. Vid behov görs justering mellan fakulteterna, beroende på hur kostnaden för fakultetsstöd och hur det utnyttjas förändras genom omorganisationen. Finansieringen av undervisningslokaler, bibliotek och AV-stöd kommer att förändras under nästa år och universitetsdirektören planerar även en översyn av universitetspåslaget. Sammantaget gör detta att det inte är meningsfullt att införa en ny, tillfällig beräkningsmodell för ett viktat fakultetspåslag för fakultetsgemensamma institutioner från januari 2014. När det gäller institutionspåslaget för fakultetsgemensamma institutioner blir det ingen förändring jämfört med idag. De institutionsgemensamma kostnaderna konteras på samma kostnadsställe som idag och fördelas ut på projekt med påslaget. Om större över- eller underskott uppstår ska institutionen analysera vad de beror på. Prefekten beslutar om hur eventuella större underskott ska täckas, i samråd med båda dekanerna. Prissättningen för fakultetsgemensam infrastruktur ses över av berörda fakulteter inför 2014, så att det blir en enhetlig hantering för en fakultetsgemensam institution. Anslagsfördelning I den nya organisationen sker finansiering av de fakultetsgemensamma institutionerna från två fakulteter. Prefekten äger hela statsanslaget, men det införs vissa begränsningar vid användningen av statsanslaget inom institutionen. Anslaget från en viss fakultet ska användas inom den del av institutionen som hör till fakulteten. Om institutionen vill omfördela anslag mellan delar som hör till olika fakulteter får detta göras först efter godkännande från båda fakulteterna. Omorganisationen innebär att en omfördelning av statsanslag mellan fakultetsnämnderna ska göras inför 2014. Underlag utarbetas huvudsakligen av ledningskansliet i samråd med respektive fakultet och innebär inget större merarbete på institutionsnivå. Beslut fattas av styrelsen den 6 november 2013 i samband med beslut om anslagsfördelning och verksamhetsplan för 2014. Inom utbildning på grund- och avancerad nivå byter två utbildningsprogram (landskapsarkitektprogrammet Uppsala och lantmästarprogrammet) ansvarig fakultet. Omfördelning av statsanslag mellan fakultetsnämnderna görs efter antalet helårsprestationer respektive 3(5)
Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner helårsstudenter inom programmen och i förhållande till mixen mellan utbildningsområden. Det förs en diskussion om omfördelningen ska ske inför 2014 eller göras först när utbildningsutbudet görs om. Planeringen utgår för närvarande ifrån att omfördelningen görs redan inför 2014. Inom forskning och utbildning på forskarnivå samt fortlöpande miljöanalys ska statsanslaget inom den del av institutionen som byter fakultetstillhörighet identifieras och fördelas om till den nya fakulteten. Balanserat kapital Balanserat kapital är detsamma som institutionernas samlade ekonomiska resultat bakåt i tiden. Prefekten äger även fortsättningsvis institutionens balanserade kapital. Kapitalet på en fakultetsgemensam institution ska emellertid delas upp mellan de delar som tillhör respektive fakultet. För att kraven på ekonomisk kontroll ska vara uppfyllda krävs att det tydligt framgår vem som äger vilket kapital. Prefekten ges rätt att omfördela kapital mellan delar som tillhör olika fakulteter först efter godkännande av båda fakulteterna. Prefekten har även fortsatt rätt att inneha ett balanserat kapital på institutionen gemensamt som inte är utfördelat till avdelningar och enheter. Även detta kapital måste ha en tydlig ägare på fakultetsnivå, varför separata fakultetsvisa kostnadsställen läggs upp på institutionsnivå för kapitalhantering. Hur det institutionsgemensamma kapitalet ska fördelas mellan fakulteterna avgörs av prefekten i samråd med båda fakulteterna. Till årsskiftet ska institutionens kapital vara rättvisande uppdelat mellan avdelningar och enheter. I vissa fall kommer dessa avdelningar och enheter att vara nyinrättade med anledning av omorganisationens krav på att en avdelning/en enhet tillhör en fakultet. Således ska institutionen först anpassa kostnadsställestrukturen i Agresso till givna instruktioner ovan och därefter gå igenom kapitalbokföringen, göra nödvändiga justeringar och rättelser för att förbereda att kapitalet kan delas mellan de två fakulteterna. Det finns vid flera institutioner interna obalanser som behöver ses över före delning. (Bokföring på de nya kostnadsställena görs först efter årsbokslutet.) Prefekten har i uppdrag att ta fram ett förslag till kapitalfördelningen mellan fakulteterna. Förslaget ska godkännas av de två berörda dekanerna. Vid oenighet fattar rektor beslut om kapitaldelningen. När kapitalet är rättvisande inom institutionens alla delar kan överföring till ny organisation ske. Balanserade överskott följer i normalfallet med den verksamhet som byter fakultetstillhörighet. Det gäller även balanserade 4(5)
Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner underskott av mindre karaktär eftersom dessa är att betrakta som normala fluktuationer över tid. Större balanserade underskott följer inte med den verksamhet som byter fakultetstillhörighet, utan stannar inom den fakultet där underskottet uppstått. Det är endast institutionen för Norrländsk jordbruksvetenskap som har ett sådant underskott. Resultatet för 2013 ska efter årsbokslutet analyseras och fördelas på motsvarande sätt som befintligt kapital, vid kapitaldispositionen för 2013. Frågor om instruktionen ställs i första hand till ekonomichef Malin Larsson Lewin eller till enhetschef Daniel Gillberg. Stöd i det operativa arbetet ges i första hand av fakultetsekonomen vid den fakultet dit institutionen hör i dagsläget. 5(5)
1(2) Dnr SLU ua.2013.1.1.1-4448 Exp. den: 30 sept 2013 Universitetsdirektören BESLUT 2013-09-30 Enligt sändlista Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner Beslut Universitetsdirektören beslutar att fastställa anvisningar enligt bilaga samt att anvisningarna gäller fr.o.m. 2013-09-30. Redogörelse för ärendet SLU:s styrelse beslutade 2013-06-20 om en ny fakultetsstruktur fr.o.m. 2014, vilken bl.a. innebär att sju institutioner kommer att höra till två olika fakulteter. För att ekonomistyrningen vid de fakultetsgemensamma institutionerna ska fungera krävs enhetliga principer för redovisning, OHmodell m.m. Det krävs också att institutionerna med stöd av fakultetskanslier och övriga universitetsadministrationen genomför ett förberedande ekonomiadministrativt arbete inför omorganisationen. Principerna i anvisningarna har stämts av med fakultetsekonomer och fakultetsdirektörer. De har också tagits upp vid ett möte 2013-09-26 med dekanerna samt berörda prefekter och beslutsstöd. Konsekvenser av beslutet Genom anvisningarna finns förutsättningar för institutionerna att börja sitt arbete med att anpassa redovisningen så att ekonomistyrningen för de fakultetsgemensamma institutionerna kan fungera från årsskiftet. P O Box 7086, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel:+46 (0)18-67 10 17 Besök/visits: Arrheniusplan 6 mob: +46 (0)70 609 10 17 www.slu.se malin.larsson.lewin@slu.se
Anvisningar för fakultetsgemensamma institutioner Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av ekonomichef Malin Larsson Lewin och chefen för planeringsenheten Daniel Gillberg. Martin Melkersson Malin Larsson Lewin Daniel Gillberg Sändlista Prefekterna för berörda institutioner: Stad och land Biosystem och teknologi Skoglig mykologi ochy patologi Norrländsk jordbruksvetenskap Mark och miljö Ekologi Skoglig resurshushållning Kopia för kännedom Prorektor Dekaner Avdelningar och kanslier inom universitetsadministrationen Internrevisionen 2(2)
Kostnadsställestruktur i Agresso vid fakultetsgemensam institution Fiktivt exempel 2013-09-26. Det är ännu inte klart vilken administrativ huvudfakultet institution 390 kommer att tillhöra. Nuläge Hittills har vi haft en hierarkisk struktur i Agresso. Allt bokförs på lägsta nivå och summeras en nivå uppåt i taget till högsta nivå som är myndigheten totalt. Varje nivå i organisationsträdet knyts till nästa nivå via relationer. Man kan se dessa som ägare av den undre nivån. Nyläge I den nya strukturen kommer varje enhet att ägas av en avdelning men också av en fakultet. På så sätt kan man fortfarande summera enheter till avdelningar och vidare till institution, men också begränsa sin sökning till att gälla enheter inom en viss fakultet, se rapportexempel längre ner. Uppföljningen ur fakultetsperspektiv fungerar så att enheter inom fakulteten söks fram och summeras per avdelning och institution. Man ser därför sin del av institutionen. För att tydligt visa att institutionen tillhör flera fakulteter skapas ett nytt fakultetsbegrepp FGI. Detta begrepp används bara för information, ingen uppföljning kommer att göras här eftersom inga enheter kommer att ägas av denna fakultet. Institutionen ska ha en (1) enhet för den gemensamma institutionsadministrationen och denna knyts till den administrativa huvudfakulteten. På denna enhet bokförs gemensamma kostnader/intäkter och institutionspåslag debiteras därifrån till samtliga enheter. För att göra tydligt vilken fakultet som är administrativ huvudfakultet kommer fakultetsbegreppet FGI att följas av koden för denna, i exemplet nedan FGI-NL. Organisationen för grundutbildningen behöver inte förändras vid övergången till fakultetsgemensam organisation. En befintlig institutionsgemensam grundutbildningsenhet knyts till den administrativa huvudfakulteten. Om institutionen idag har två grundutbildningsenheter som tydligt kommer att tillhöra två fakulteter, som i exemplet SoL, knyts de till var sin fakultet. Har man hittills valt att 1
avdelningsvis redovisa grundutbildning tillsammans med forskning och fortlöpande miljöanalys är det möjligt att fortsätta så. För att underlätta uppföljning av anslagsfördelning och icke projektbundet kapital, bokförs endast den administrativa huvudfakultetens anslag och kapital på den institutionsgemensamma enheten. Kapitalet som idag är gemensamt måste därför fördelas och den del av kapitalet som tillhör den andra fakulteten bokförs på en nyskapad enhet tillsammans med den fakultetens anslagsfördelning. Anslag till grundutbildningen fördelas direkt till den institutionsgemensamma grundutbildningsenheten om sådan finns, annars till den enhet som är avsedd för fakultetens anslagsfördelning. Om en enhet behöver delas till följd av att medarbetare ska tillhöra olika fakulteter, så tänk på att externfinansierade projekt med kontrakt endast kan tillhöra en enhet. Intäktsperiodiseringar sker på den enhet som äger huvudprojektet (projektdel xxxxx000) och om kostnader bokförts på andra enheter uppstår felaktiga resultat på enhetsnivå och i det här fallet även fakultetsnivå. Se mer om projektuppbyggnad i avsnitt 5.2.5 i ekonomihandboken. För de institutioner som även fortsättningsvis endast tillhör en fakultet byggs relationerna på samma sätt. Det kommer dock inte att innebära någon skillnad i deras uppföljning. I rapportbeställningar ser de möjligheten att begränsa till en viss fakultet, men oavsett om de gör begränsningen eller inte, blir resultatet detsamma. 2
Förändringar i Agresso Institutionen knyts till fakultet FGI-NL Avdelning 39020 med enheter ska flyttas till S-fak (fiktivt exempel) 3
Uppföljningsrapporter För institutionen blir det möjligt att ta ut uppföljningsrapporter för totalen eller begränsat till viss fakultet. En ny rad i rapportbeställningen tillkommer där förvalt är att se samtliga fakulteter, dvs. institutionstotalen, men urval kan göras. 4
5
6
7
Uppföljningen per fakultet tar med de enheter som tillhör resp. fakultet. Uppföljning NL-fak Uppföljning S-fak 8