ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Organ Datum 8/2011 Förbundsstyrelsen 30.08.2011 Sammanträdestid Tisdagen den 30.08.2011 kl. 15.00-18.40 Sammanträdesplats Cikada Hotell Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Alén, Sune ordf. X Häggblom, Lars vice.,ordf.fr. 73 kl.15.15 X Grönholm, Marianne förutom 79 X Lindfors, Nina Löthman, Henrik X Karlsson, Karin X Sandberg, Magnus Westmark, Ulf-Peter Söderlund, Rune Andersson, Camilla Johans, Benita Hallbäck, Siv Björkman, Torbjörn Jansén Tina Föredragande Sekreterare X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Onkinen, Siv sekreterare Övriga närvarande X Karlå, Kristina 69-74 X Ginlund, Bo 69-74 X Johansson, Eva 69-74 X Öström, Jan-Anders ordf. för förbundsfullmäktige, fr. 74 kl.15.17 Hampf, Berit vice. ordf. för förbundsfullmäktige Paragrafer 69-83 Underskrift Ordförande Sekreterare Sune Alén Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 01.09.2011 Siv Onkinen Sekreterare Karin Karlsson Nina Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

ÄRENDE: 69 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet... 1 70 Protokolljustering... 1 71 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 72 Förbundsfullmäktiges sammanträde... 3 73 Ekonomiuppföljning för första halva 2011, s.k. halvårsrapport... 4 74 Budget- och ekonomiplane utkast 2012 2014......5 75 Anhållan 13.6.2011 om ersättning för självriskbelopp...7 76 Avtal om datadriftstjänster och service, kompletterat m. servertjänst.....8 77 Prissättning för extern personalmat... 9 78 Österåker Marianne, anhållan om arbetsledighet 5.9.2011 4.9.2012...10 79 Silfver Gun, anhållan om fortsatt partiell arbetsledighet utan lön 1.9.2011 29.2.2012, 30 h/v...11 80 Rättelseyrkan, gällande förbundsstyrelsebeslut...13 81 Rättelseyrkan, gällande tjänstemannabeslut...14 82 Ärenden för kännedom...15 83 Övriga ärenden...16 Bilagor: 1. Halvårs volymer per 30.6.2011, i förhållande till de helårs prognostiserade i budgeten 2011 2. Utkast till budgetförslag för år 2012 3. Utkast till förslag till ekonomiplan för åren 2012 2014 4. Förslag till Avtal om SERVERTJÄNST med firma Just-IT AB. 0

SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 69 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. PROTOKOLLJUSTERING 70 Till protokolljusterare valdes Karin Karlsson. Protokollet justeras torsdagen den 1 september 2011 kl. 15.15 på omsorgskansliet, Strandgatan 23. 1

GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 71 Mötesordning med avdelningschefsgenomgång av utkast till budgetförslag för år 2012 och utkast till ekonomiplaneförslag för åren 2012-2014 som del I och löpande styrelseärenden som del II för dagens sammanträde. Föredragningslistan godkändes. 2

FÖRBUNDSFULLMÄKTIGES SAMMANTRÄDE 72 Enligt 49 i kommunallagen för landskapet Åland skall förbundsstyrelsen övervaka att fullmäktiges beslut är lagliga, utom i ärenden som rör fullmäktiges inre organisation samt val av styrelse och revisorer. Förbundsfullmäktige höll sammanträde den 14.6.2011. Protokollet finns till påseende på mötet. Förbundsstyrelsen konstaterar att besluten tillkommit i laga ordning. 3

EKONOMIUPPFÖLJNING FÖR BÖRJAN AV ÅR 2011, SK HALVÅRSRAPPORT 73 I enlighet med förbundsstyrelsens beslut 14.6.2010, 60, med önskemål från kommunerna om att uppgöra en ekonomiuppföljning per halvår för Ålands omsorgsförbund k.f., presenteras här kommunvis utfall över volymerna per 30.6.2011, i förhållande till de i budgeten prognostiserade och med utgångspunkt att respektive a pris kommer att hålla. Se Bilaga 1/30.8.2011. Konstateras följande; - för dagliga verksamhetens del har beläggningen varit något högre än beräknat - eftersom fritidsverksamheten beräknas nå sin kulmen först under juli beräknas den beläggningen för hela år 2011 motsvara den prognostiserade - boendeservicens svinn i dygn är en följd av att byggandet av att seniorboendet vid Åkersvängen blev försenat 38 dagar, vilket medför att totala boendeservicens beläggning och därmed även kostnaderna för år 2011 kommer att kunna uppgå till endast 90 % av de för år 2011 budgeterade volymerna och kostnaderna - lägenhetsboendets nyttjandegrad ligger under budget, vilket även gäller driftskostnaderna i samma proportion - för specialfritidshemmets del har sviktande klientunderlag kunna vägas upp i och med att en del av den tidigare Orion (66,7 %) hyran från juni 2011 internt överförs på lägenhetsboendet och integrerat arbete samt att personal dimensioneringen anpassas till rådande beläggning. Förbundsstyrelsen tar del av bifogade halvårsrapport per 30.6.2011 Bilaga 1/30.8.2011 och låter vidarebefordra informationen till respektive kommun. Lars Häggblom anlände kl. 15.15. 4

UTKAST TILL BUDGET FÖR 2012 OCH EKONOMIPLAN FÖR 2012-2014 74 Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den 20.09 och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den 30.11. Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den 15.11 föregående år. Förvaltningen har som riktmärke haft förbundsfullmäktiges budgetram, 14.6.2011, 9; för år 2012 med en levnadskostnadsindex ökning om 2 % jämfört med driftsbudgeten för år 2010, förutom löner, volymökning och förmedlade tjänster. Driftsdelen i budgetutkastet för år 2012 uppgår netto till 8 348 243. Den totala kommunandelen för år 2012 som inkluderar en drifts- och en finansieringsdel uppgår till 8 440 618. (Bilaga FST 2/30.8.2011). Budgetens förverkligande ger följande preliminära prissättning i respektive debiteringsenhet: år 2011 år 2012 Boendeservice per dag 211,12 214,88 Lägenhetsboende per besök 39,34 46,39 Daglig verksamhet per timme 26,36 27,28 Fritids- och semesterverksamhet 14,15 14,38 Specialfritidshem per månad 1 940,37 1 828,89 Förbundsstyrelsen har gällande förslagen till både budget och ekonomiplan särskilt att ta ställning till följande frågeställningar, som presenteras av respektive avdelningschef; Boendekön återigen 20 personer inom planeperioden Projektet daglig verksamhetsgalleria i Mariehamn, vilka alternativ finns tänkbara och hur prioritera bland befintliga alternativ? Lägenhetsboendets utmaningar i samverkan med Integrerat arbete... Behövs alternativ plan för Södragatan 2013? Avyttrande av Skolstigen konkretiseras när? Utbyggnaden av gruppboende i egen regi i Godby 2014. Övriga utmaningar 2012-2014? 5

Förbundsstyrelsen tar ställning till det uppgjorda budgetförslaget och förslaget till ekonomiplan, samt återkommer på nästa sammanträde 14.9, med beslut om förslag till budget för år 2012 och ekonomiplan för åren 2012-2014 (Bilaga FST 2/30.8.2011), vilka därefter lämnas till kommunerna för yttrande. Jan-Anders Öström anlände kl. 15.17. Respektive avdelningschef var närvarande för att kunna svara på frågor angående utkastet till budget 2012 och ekonomiplan för 2012-2014. Efter diskussion beslöt förbundsstyrelsen återremittera ärendet till sammanträdet den 14 september 2011. Till det sammanträdet bör utredas; Tomtfrågan för dagverksamhetens galleria. Beroende på stadsstyrelsens beslut angående en motion, som Sune Alén lämnat in till stadsfullmäktige gällande lämplig galleriatomt, bör förbundet utreda om det på den privata marknaden finns tomter med tillräcklig byggnadsrätt, i annat fall bör förbundet börja utreda om gallerian kunde placeras i närheten av Mariehamn. Angående den för omsorgsförbundet reserverade tomten vid Havsgatan bereds det som skilt ärende till nästa sammanträde där förbundet tackar nej till tomten pga att tomten inte är lämplig för vår verksamhet. Angående ekonomiplanen bör förvaltningen föreslå vilket som skall prioriteras högre: gallerian eller ett boende för autister. Mötet ajournerades för middagspaus kl. 16.45. 6

ANHÅLLAN 13.6.2011 OM ERSÄTTNING FÖR SJÄLVRISK BELOPP 75 Specialpedagogen Stina Reinlund-Bergman anhåller 13.6.2011 om ersättning för självriskbelopp om försäkringsersättning föranledd av stenskott på bilruta i samband med hembesök 25.5.2011. Ärendet finns antecknat förbundsstyrelsen till kännedom 15.6.2011, 62 pt. 2. 8.8.2011 har sökande till förbundsstyrelsen inlämnat kvitto över 150,- i självrisk för försäkring från Bildoktorn Ab. Omsorgsförbundet har t.o.m. 30.6.2011 som arbetsgivare stått för självrisk vid trafikolycka vid användning av egen bil i arbetet. Förbundsstyrelsen beslutar huruvida stenskottsskada omfattas av ersättningen för självrisk om 150 på bilförsäkringen t.o.m. 30.6.2011, motsvarande den vid trafikolycka, i samband med medarbetarens hembesök 25.5.2011. Sammanträdet fortsatte kl. 17.40. 7

Förbundsstyrelsen 15.06.2011 6/2011 AVTAL OM DATADRIFTSTJÄNSTER OCH SERVICE, KOMPLETTERAT M. SERVERTJÄNST 59 Ålands omsorgsförbund har sedan 2009 i bruk Abilita lönesystem från Jakobstad. Driftstjänsten sköts lokalt via inhyrning i en extern löneserver på Åland. Därtill behöver förbudet extern lokal dataservice med programhantering för bl.a. arbetstidsplaneringsprogrammet Titania, också från Österbotten. Ytterligare dataservice behöves för förbundets löpande verksamhet, i avsaknad av egen dataavdelning och fördröjning av möjligheterna till ett datasamarbete med Mariehamns stad. I praktiken har det visat sig att det är bra om samma aktör erbjuder service på samtliga dataområden, som till stor del är involverade i varandra. Bifogas förslag till Avtal om driftstjänst och serviceavtal med firma Just-IT AB, Bilaga 1 & 2/FST 15.6.2011. Förbundsstyrelsen beslutar att teckna Avtal om driftstjänst och serviceavtal med firma Just-IT AB, Bilaga 1 & 2/FST 15.6.2011. 76 Avtalet om driftstjänst har visat sig behöva bytas ut till avtal om servertjänst, se Bilaga 4/FST 30.8.2011. Förbundsstyrelsen beslutar att teckna Avtal om servertjänst med firma Just-IT AB enligt Bilaga 4/FST 30.8.2011. 8

PRISSÄTTNING FÖR EXTERN PERSONALMAT 77 Numera förekommer att personal till annan huvudman än förbundet äter på enskild enhet inom omsorgsförbundet. För denna mat som tas externt finns idag inte något fastställt matpris, då maten per portion t.ex. kostar för omsorgsförbundet 9,-. För inom förbundet tillredd mat debiteras sedan tidigare 5,70 per portion för externa besökare. Förbundsstyrelsen beslutar att debitera det faktiska priset för personal till annan huvudman än förbundet som äter på enskild enhet inom omsorgsförbundet. 9

ÖSTERÅKER MARIANNE ANHÅLLAN OM ARBETSLEDIGEHET UTAN LÖN 5.9.2011 4.9.2012 78 Vårdaren Marianne Österåker, vid Bikupans gruppboende, anhåller 23.6.2011 om arbetsledighet utan lön. Ansökan avser perioden 5.9.2011 4.9.2012. Hon kan tänka sig att hålla ledigheten i delar. Anhållan förordas av förman och boendechef. Marianne Österåker uppfyller inte de av förbundsstyrelsen antagna principerna för beviljande av prövningsbar tjänst-/arbetsledighet. För kommande verksamhetsår, från september 2011, är Bikupan en boendeenhet som kan undvara en vårdare halvtid till förmån för Åkersvängens seniorboende. Förbundsstyrelsen beslutar att bevilja Marianne Österåker en del av den ansökta arbetsledigheten utan lön, dvs för tiden 5.9-31.12.2011, med motiveringen att vikariatet halvtid kan besättas på Åkersvängen och halvtid på Bikupan. Ny ställning tas till resterande ansökan i november 2011, då den nya seniorgruppen vid Åkersvängen hunnit finna sina former. 10

Förbundsstyrelsen 01.12.2009 10/2009 Förbundsstyrelsen 30.08.2010 6/2010 ANHÅLLAN OM PARTIELL ARBETSLEDIGHET, GUN SILFVER 108 Vårdaren Gun Silfver anhåller om partiell arbetsledighet så att arbetstiden skulle uppgå till 30 timmar per vecka. Ansökan avser perioden 1.3 31.8.2010. Anhållan förordas av förman. Gun Silfver beviljas, med beaktande av att de av förbundsstyrelsen antagna principerna för beviljande av prövningsbar tjänst-/arbetsledighet uppfylls, partiell arbetsledighet under perioden 1.3 31.8.2010 så att arbetstiden uppgår till 30 timmar per vecka. 72 Heltids vårdaren Gun Silfver, född, 28.4.1952, f.n. vid Tistelgränd gruppboende, anhåller per 5.7.2010 om förlängd partiell arbetsledighet så att arbetstiden skulle uppgå till 30 timmar per vecka, d.v.s. 78,43 % av heltid, ytterligare 6 månader; 1.9.2010 28.2.2011. De av förbundsstyrelsen antagna principerna för beviljande av prövningsbar tjänst- /arbetsledighet uppfylls därmed fullt ut. Gun Silfver beviljas förlängd partiell arbetsledighet under perioden 1.9.2010 28.2.2011 så att arbetstiden uppgår till 30 timmar per vecka, d.v.s. 78,43 % av heltid. 79 28.6.2011 anhåller Gun Silfver, vårdare heltid och 59 år, om ytterligare en period reducerad arbetstid 78,43 % av heltid, för tiden 1.9.2011-29.2.2012 av hälsoskäl. Gun Silfver uppfyller inte längre, efter 12 månaders reducerad arbetstid, de av förbundsstyrelsen antagna principerna för beviljande av prövningsbar tjänst-/arbetsledighet. 11

Gun Silfver beviljas ytterligare av hälsoskäl en period reducerad arbetstid i medeltal 30 timmar per vecka, 78,43 % av heltid, enligt ansökan för tiden 1.9.2011-29.2.2012. Marianne Grönholm anmälde jäv och avlägsnade sig under ärendets behandling. Paragrafen justerades omedelbart. 12

RÄTTELSEYRKAN GÄLLANDE FÖRBUNDSSTYRELSEBESLUT 80 Föreståndaren Mieke de Vries har 17.7.2011 daterat en rättelseyrkan gällande förbundsstyrelsens beslut 14.7.2011, 68, angående information om skrivelser med anledning av arbetsledningsbeslut. Omständigheter kring rättelseyrkan beskrivs närmare på sammanträdet. Förbundsstyrelsen beslutar huruvida styrelsen kommer att vidhålla beslutet 14.7.2011, 68, gällande information om skrivelser med anledning av arbetsledningsbeslut. Förbundsstyrelsen beslöt vidhålla beslutet 14.7.2011 68. 13

RÄTTELSEYRKAN GÄLLANDE TJÄNSTEMANNABESLUT 81 Föreståndaren Mieke de Vries har 28.7.2011 daterat en rättelseyrkan gällande omsorgsdirektörens beslut 21.7.2011, 44, angående tillfällig förflyttning till den vakanta föreståndartjänsten som föreståndare för korttidshemmet Solkulla för tiden 17.8.2011 31.7.20112. Omständigheter kring rättelseyrkan beskrivs närmare på sammanträdet. Förfarandet gällande den tillfälliga förflyttningen har till fullo följt den anvisning som Kommunala Arbetsmarknadsverket givit ut 2008; Kommunala tjänsteinnehavare, Anställningshandbok för chefer, pt. 7.3.2 Tillfällig förflyttning, sid. 43. Förbundsstyrelsen beslutar att vidhålla beslutet gällande föreståndaren Mieke de Vries tillfälliga förflyttning till föreståndartjänsten för Solkulla korttidshem 17.8..2011-31.7.2012. 14

MEDDELANDE FÖR KÄNNEDOM 82 1. Serviceavgift, boendeservice klient hyra för nya Åkersvängen 2011; 425,25 /mån (=9,45/m²). 2. Personal middag arrangeras 8.10.2011 av kanslipersonal och förbundsstyrelse. 3. Tillfälligt försök med extra resurs; sovande natt två veckor, v. 34 & 35, under Åkersvängens nya klientgrupps inkörningstid. 4. Åbo- och Björneborgs arbetarskyddsdistrikts inspektionsberättelse; Arbetarskyddsinspektören, 15.8.2011 besök vid Åkersvängen. Förbundsstyrelsen beslöt anteckna ovanstående till kännedom. 15

ÖVRIGA ÄRENDEN 83 Förbundsstyrelsen sammanträder nästa gång onsdagen den 14 september 2011 kl. 15.00 på Hildas Hus. 16