2016-03-17 Bilaga till revisionsberättelsen Redogörelse för revisionen år 2015
Innehåll 1. Redogörelse för revisionen år 2015...2 1.1 Inledning... 2 1.2 Granskningsinriktning... 2 2. Årlig grundläggande granskning...2 2.1 Grundläggande granskning av kommunens nämnder... 2 2.2 Löpande granskning av intern kontroll... 4 2.3 Granskning av delårsbokslut... 5 2.4 Granskning av bokslut... 6 3. Fördjupade granskningar...6 3.1 Granskning av verksamhetsstyrning och intern kontroll i miljöskyddsnämnden... 6 3.2 Granskning av kommunens flyktingmottagande avseende styrning och samordning... 7 3.3 Granskning av vård- och äldreomsorg kopplat till mat, måltid och valfrihet... 8 4. Lekmannarevisorernas rapportering...10 5. Granskning av Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund...10
1. Redogörelse för revisionen år 2015 1.1 Inledning Alingsås kommuns revisorer lämnar härmed sin sammanfattande rapport avseende årets granskningsinsatser. I vår rapport lämnas sammanfattande beskrivningar av de granskningar som genomförts under året samt våra väsentligaste iakttagelser och rekommendationer. Rekommendationer lämnas då revisorerna iakttagit brister inom ramen för granskningen. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionen följer kontinuerligt upp vilka åtgärder nämnderna vidtagit för att åtgärda givna rekommendationer. Rapporterna finns tillgängliga på kommunens hemsida, www.alingsas.se/kommunpolitik/kommunens-organisation/revisorer. 1.2 Granskningsinriktning Vi har utfört granskningen enligt kommunallagen, aktiebolagslagen (lekmannarevisionen) och fastställt revisionsreglemente. Enligt kommunallagen 9 kap. skall revisorerna pröva om verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att pröva om räkenskaperna är rättvisande och om kontrollen inom styrelsen och nämnderna är tillräcklig. Revisionen arbetar på fullmäktiges uppdrag och utgör hela fullmäktiges verktyg. Kommuninvånarnas perspektiv sätts i förgrunden i revisionens arbete. 2. Årlig grundläggande granskning 2.1 Grundläggande granskning av kommunens nämnder Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all verksamhet granskas årligen. Med all verksamhet avses en översiktlig granskning av den styrning som nämnder och förvaltningar utövar för att uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Vi har genomfört en årlig grundläggande granskning av nämnderna i Alingsås kommun. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnderna har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Kommunstyrelsens och övriga nämnders arbete med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheterna varierar. Enligt vår bedömning har kommunstyrelsen, 2
barn- och ungdomsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, utbildningsnämnden, valnämnden, vård- och äldre-omsorgsnämnden samt överförmyndarnämnden övergripande skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Kultur- och fritidsnämnden samt miljöskyddsnämnden bedöms kunna stärka förutsättningarna för styrning, uppföljning och kontroll. Vår bedömning är vidare att det finns brister i socialnämndens samt tekniska nämndens arbete med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Inom ramen för granskningen har vi identifierat ett antal förbättringsområden för nämnderna, utöver den övergripande bedömningen ovan. I enlighet med dessa områden lämnas följande rekommendationer till nämnderna. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Stärka arbetet med intern kontroll Säkerställa att styrmodellen tillämpas i samtliga nämnder Säkerställa ändamålsenliga rutiner för att förebygga oegentligheter i upphandling samt förebygga att inköp sker utanför ramavtal Vi rekommenderar barn- och ungdomsnämnden att: Stärka sin interna kontroll bland annat genom att aktivt delta i arbetet med riskanalys och uppföljning av internkontrollarbetet Vi rekommenderar kultur- och fritidsnämnden att: Säkerställa ett systematiskt arbete med intern kontroll i enlighet med kommunens styrmodell Säkerställa att oegentligheter i inköp och upphandling förebyggs samt att inköp sker inom ramen för befintliga ramavtal Säkerställa att förvaltningens åtaganden dokumenteras Vi rekommenderar miljöskyddsnämnden att: Säkerställa ett systematiskt arbete med intern kontroll i enlighet med kommunens styrmodell Säkerställa att kommunens styrmodell implementeras i nämndens verksamhet Stärka förutsättningarna för uppföljning och analys av verksamhetens åtaganden Säkerställa att oegentligheter i inköp förebyggs samt att inköp sker inom ramen för befintliga ramavtal Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att: Säkerställa ett systematiskt arbete med intern kontroll i enlighet med kommunens styrmodell 3
Vi rekommenderar socialnämnden att: Säkerställa att relevanta mätetal finns för uppföljning av verksamhetens kvalitet Säkerställa att förvaltningens åtaganden dokumenteras Säkerställa att den interna kontrollen på samtliga väsentliga områden är tillräcklig Säkerställa att det är tydligt för nämnden när uppföljning av internkontrollen sker Säkerställa att oegentligheter i inköp och upphandling förebyggs samt att inköp sker inom ramen för befintliga ramavtal Säkerställa att uppföljning av det alkohol- och drogpolitiska programmet sker i enlighet med programmets anvisningar Vi rekommenderar tekniska nämnden att: Säkerställa att nämndens styrning stämmer med av fullmäktige antagna riktlinjer och beslut Säkerställa att internkontrollen genomförs enligt plan Vi rekommenderar utbildningsnämnden att: Säkerställa att kontroller inom inköp och upphandlingsområdet genomförs Säkerställa att förvaltningens åtaganden dokumenteras Vi rekommenderar valnämnden att: Säkerställa en ändamålsenlig styrning, till exempel genom systematisk uppföljning och plan för intern kontroll, de år val genomförs Vi rekommenderar vård- och äldreomsorgsnämnden att: Samlat följa upp internkontrollplanen Säkerställa att förvaltningens åtaganden dokumenteras Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att: Säkerställa att internkontrollen genomförs enligt plan 2.2 Löpande granskning av intern kontroll Vår granskning och bedömning av den interna kontrollen under året omfattar granskning och bedömning av nedanstående väsentliga rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: Bokslutsprocessen 4
Löneprocessen inklusive, pensioner och arvoden Inköpsprocessen Investeringsprocessen (anläggningsrutinen) Exploateringsprocessen Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, exempelvis från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen regleras likvidmässigt. Övrig gransknings som genomförts är: Uppföljning av föregående års noteringar Registeranalys av löner Granskning av momsredovisning Hantering av körjournaler Kontoanalyser på väsentliga intäkt- och kostnadskonton samt förtroendekänsliga poster 2.3 Granskning av delårsbokslut Vi har översiktligt granskat kommunens delårsbokslut per 2015-08-31. Syftet har varit att bedöma om de finansiella målen kommer att uppnås och om verksamheten har bedrivits inom av fullmäktige uppsatta mål. Revisorerna bedömer, utifrån de finansiella målen som har bäring på god ekonomisk hushållning, att resultatet i delårsrapporten inte är i enlighet med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning. När det gäller god ekonomisk hushållning utifrån ett verksamhetsperspektiv kan inte revisorerna bedöma resultatet av detta i delårsrapporten, eftersom det saknas redovisning av utfallet. Revisorerna bedömer, med undantag av den extra avsättning som sker för pensioner, att delårsrapporten i huvudsak är upprättad i enlighet med lagen om kommunal redovisning och i allt väsentligt ger en rättvisande bild av kommunens ekonomiska resultat och ställning. 5
2.4 Granskning av bokslut Vi har granskat i kommunens årsredovisning ingående resultat- och balansräkningar med nothänvisningar, finansieringsanalyser, driftredovisning, investeringsredovisning samt nämndernas verksamhetsredovisningar. Revisionen har utförts enligt god revisionssed i kommunal verksamhet. Vår bedömning är att granskat material överensstämmer med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed och att bokslutet och årsredovisningen, med undantag för den extra avsättning som sker för pensioner, i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Vi kan konstatera att det lagstadgade balanskravet är uppfyllt vilket innebär att de löpande intäkterna överstiger de löpande kostnaderna. 3. Fördjupade granskningar 3.1 Granskning av verksamhetsstyrning och intern kontroll i miljöskyddsnämnden Vi har granskat miljöskyddsnämndens arbete med verksamhetsstyrning, intern kontroll samt service och bemötande. Granskningen visar att miljöskyddsnämnden har påbörjat ett utvecklingsarbete för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhetsstyrning samt en tillfredställande intern kontroll. Av granskningen framgår att det saknas en tydlig struktur och arbetssätt för nämndens verksamhetsstyrning. Detta bedöms i granskningen som ett utvecklingsområde. Nämnden har inte följt de kommunövergripande anvisningarna för hur flerårsstrategin ska utarbetas. I nämndens flerårsstrategi för 2015 som antogs i februari saknades förvaltningens åtaganden samt en internkontrollplan. Förvaltningens åtaganden och internkontrollplan antogs av nämnden under sammanträdet i maj. Flerårsstrategin föregicks inte av en väsentlighets- och riskanalys i enlighet med de kommunövergripande anvisningarna. Granskningen visar att nämnden saknar ett tydligt arbetssätt för hur väsentlighetsoch riskanalysen ska utarbetas och användas inom ramen för verksamhetsstyrningen. Nämndens väsentlighets- och riskanalys utarbetades under våren efter att nämnden antagit flerårsstrategin. Enligt kommunens 6
anvisningar och mall för nämndernas flerårsstrategi ska väsentlighets- och riskanalysen vara utgångspunkten för flerårsstrategin och internkontrollplanen. Internkontrollplanen ska även ingå i nämndernas flerårsstrategi. Av granskningen framgår att nämnden i stort har säkerställt ändamålsenliga arbetsformer för service och bemötande gentemot kommuninvånare och näringsliv. Nämnden har antagit två åtaganden som innebär att service och bemötande mot medborgare och företag ska förbättras. Vidare har förvaltningen utarbetat en kommunikationsstrategi som beskriver hur förvaltningen ska arbeta med service och bemötande. Granskningen visar dock att nämnden inte fastställt måltal kopplat till de två åtagandena vilket bedöms som ett utvecklingsområde. Mot bakgrund av detta rekommenderar vi miljöskyddsnämnden att: Tydliggöra strukturen och utarbeta ett tydligt arbetssätt för hur verksamhetsstyrningen ska bedrivas. Utveckla analysen och uppföljningen av nämndens åtaganden i delårsrapporterna. Utarbeta ett tydligt arbetssätt för hur väsentlighets- och riskanalysen ska utarbetas och användas inom ramen för verksamhetsstyrningen. Utarbeta en internkontrollplan i enlighet med den mall som framgår i anvisningarna för nämndernas flerårsstrategi. Fastställa måltal kopplat till åtagandena som avser service och bemötande mot medborgare och företag. 3.2 Granskning av kommunens flyktingmottagande avseende styrning och samordning Vi har granskat kommunens flyktingmottagande avseende styrning och samordning. Syftet med granskningen har varit att undersöka om styrning och uppföljning av flyktingmottagningen bedrivs ändamålsenligt, det vill säga i enlighet med uppdrag och reglementen. Syftet har även varit att undersöka om samverkan mellan nämnder med ansvar för mottagningen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Granskningen har omfattat kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildningsnämnden. Granskningen visar att det finns otydligheter i ansvariga nämnders reglementen som medför att ansvarsfördelningen kopplat till flyktingmottagning inte är tydlig. Det 7
råder oklarhet kring vilken nämnd som ansvarar för bostäder till anknytningsinvandrare samt till EBO. Granskningen visar att kommunen deltar i en rad samverkansprojekt kopplat till flyktingmottagning. Kommunens deltagande i olika samverkansforum är inte samordnat och följs inte upp. Alingsås kommun tar emot färre kvotflyktingar per år än avtalat. Barnfamiljer tas inte emot eftersom den ansvariga nämnden (utbildningsnämnden) vid behov inte kan starta exempelvis barnavårdsutredningar. I granskningen har framkommit att socialnämnden i sin flerårsstrategi saknar mål och nyckeltal avseende flyktingmottagande. Avsaknaden av specifika mål medför att nämndens styrning av arbetet med flyktingmottagning inte är tydlig. Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar vi: Kommunstyrelsen att se över ansvariga nämnders reglementen och förtydliga ansvarsfördelningen Kommunstyrelsen att samordna och följa upp kommunens deltagande i olika samverkansforum kopplat till flyktingmottagande Kommunstyrelsen och utbildningsnämnden att utreda frågan om hur kommunens mottagande av kvotflyktingar ska organiseras Socialnämnden att stärka sin styrning för att tillse att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt 3.3 Granskning av vård- och äldreomsorg kopplat till mat, måltid och valfrihet Vi har granskat vård- och äldreomsorg avseende mat, måltid och valfrihet. I Alingsås finns sedan 2013 ett måltidsprogram som reglerar arbetet med mat och måltid inom hemtjänsten och särskilt boende. År 2014 infördes måltidsservice i kommunen där personer med hemtjänst kan välja mellan flera olika matleverantörer. Revisorerna beslutade att genomföra granskningen då verksamhetsuppföljning visat att måltidsprogrammet inte var känt i verksamheten. Revisorerna ville även granska hur konceptet måltidsservice fungerar både ur ett verksamhetsperspektiv och ur den äldres perspektiv. 8
Granskningens övergripande syfte har därmed varit att granska om vård- och äldreomsorgsnämnden har säkerställt att arbetet med mat, måltid och valfrihet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Inom ramen för granskningen har ett flertal intervjuer och fokusgrupper genomförts med bland annat nämndens presidium, förvaltningschef, avdelningschefer, medarbetare och personer med hemtjänst. Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning bedöms VÄN ha säkerställt att det finns rutiner för att åstadkomma ett ändamålsenligt arbete relaterat till mat, måltid och valfrihet. Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att hänsyn tas till den enskildes inflytande vad gäller val av mat. Vi bedömer även att valfriheten för äldre med hemtjänst påverkats positivt sedan införandet av måltidsservice. I granskningen har dock framkommit att måltidsprogrammet inte är känt i samtliga verksamheter. Programmet följs inte heller upp i sin helhet. Vi bedömer att det är oklart hur verksamheten ska arbeta med måltidsservice då nämnden inte antagit något specifikt dokument för måltidsservice. I genomförda intervjuer har noterats att valmöjligheterna inom måltidsservice inte är fullt kända bland personer med hemtjänst. Slutligen har noterats att det saknas gemensamma rutiner för ofrivillig nattfasta och att tiden för matlagning i hemmet upplevs som knapp av personalen. Mot bakgrund av detta rekommenderar vi nämnden att: Tillse att måltidsprogrammet är känt i samtliga verksamheter Tillse att uppföljningen av måltidsprogrammet möjliggör uppföljning av programmets alla delar Tydliggöra hur verksamheten ska arbeta med och följa upp måltidsservice Tydliggöra hur uppföljningen av kvalitetskrav ska rapporteras till nämnden Tillse att det finns tydliga rutiner för hur och när den enskilde informeras om måltidsservice Fortsatt följa verksamhetens förutsättningar för att tillhandahålla matlagning i hemmet Säkerställa att det finns rutiner för arbete med ofrivillig nattfasta Säkerställa att det finns två rätter att välja mellan till lunch och middag på demensavdelningarna Tillse att sammanställningen av inkomna synpunkter och klagomål görs i enlighet med kommunens rutin för hantering av klagomål och synpunkter 9
4. Lekmannarevisorernas rapportering Vi har under året genomfört en fördjupad granskning av respektive bolags arbete med styrning och uppföljning. Granskningen har främst inriktats på hur mål och direktiv bryts ned inom bolagen samt hur uppföljning av dessa sker. Granskningen omfattar AB Alingsås Rådhus, Alingsås Energi Nät AB, Alingsås Energi AB, Fabs AB samt AB Alingsåshem. Granskningen är genomförd genom intervjuer och dokumentstudier. Utifrån granskningens syfte bedömer vi att Alingsås Energi AB och Alingsås Energi Nät AB säkerställt en ändamålsenlig styrning och uppföljning utifrån kommunfullmäktiges mål och direktiv. Vi bedömer vidare att Fabs AB samt AB Alingsåshem säkerställt att mål och direktiv bryts ned men att styrning och uppföljning kan utvecklas. Vi bedömer att det finns brister i AB Alingsås Rådhus styrning och uppföljning utifrån kommunfullmäktiges mål och direktiv. Den samlade bedömningen utifrån granskningen är att bolagens verksamhet, med undantag för AB Alingsås Rådhus arbete med styrning och uppföljning utifrån mål och direktiv, skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. Granskningen har redovisats i granskningsredogörelser. EY har biträtt oss vid 5. Granskning av Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Granskningen av Alingsås och Vårgårda räddningstjänstförbund under 2015 har omfattat granskning av delårsbokslut samt årsbokslut, löpande granskning av intern kontroll samt två granskningar av förbundets verksamhet. Dels en grundläggande granskning, dels en fördjupad granskning avseende räddningsinsatser. Vi har per dagens datum inte kunnat färdigställa granskningen av förbundets inköp. Vi bedömer sammantaget att direktionen i Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer vidare att redovisningen i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer även att direktionens/styrelsens interna kontroll har varit tillräcklig. 10
Vi bedömer, utifrån avrapporteringen i årsredovisningen, att resultatet för några av målen inte är förenligt med vad direktionen bestämt. Bedömningen görs mot bakgrund av att endast 6 av 21 verksamhetsmässiga mål (30 %) från verksamhetsplanen är uppfyllda. Vi rekommenderar direktionen att arbeta för ökad måluppfyllelse. Vi bedömer också att direktionen för att uppfylla kraven i kommunallagen bör utveckla en definition av god ekonomisk hushållning och upprätta tillhörande finansiella mål. Vidare bör direktionen stärka den samlade analysen av god ekonomisk hushållning och inkludera även de mål som fastställs. Vi tillstyrker att respektive fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen/styrelsen samt de enskilda ledamöterna i densamma. Granskningen har redovisats i granskningsrapporter. EY har biträtt oss vid 11