Bilaga 3 FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT AVSEENDE 2012 HSB NORDVÄSTRA GÖTALAND HSB Kod för föreningsstyrning Denna föreningsstyrningsrapport är upprättad enligt riktlinjerna för föreningsstyrning som antagits av HSBs förbundsstämma 2011. Denna ersätter den tidigare som antogs 2007 och gäller från den 1 januari 2012. HSBs kod för föreningsstyrning ( Koden ) är utformad särskilt för HSB och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs kärnvärderingar. HSB-föreningar, HSBs nationella bolag samt HSB Riksförbund har enligt beslut på HSB-stämma förbundit sig att arbeta enligt Koden. I detta styrdokument omfattar ordet förening också dessa bolag. Föreningarnas dotterbolag och liknande verksamheter ska arbeta i enlighet med styrdokumentets intentioner. Koden ska tillämpas enligt principen Följ eller förklara. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Föreningarnas. Koden innebär att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport som översiktligt beskriver hur föreningen tillämpat HSBs kod för föreningsstyrning under räkenskapsår 2012. Föreningsstyrningsrapporten har granskats av föreningens revisor. Syfte Syftet med Koden är att den ska utgöra ett internt verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation där varje medlem som så önskar ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB styrs på ett för medlemmarna så effektivt sätt som möjligt. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler genom att ange en norm för god föreningsstyrning med hög ambitionsnivå. HSBs medlemmar ska kunna känna en trygghet i att organisationen styrs demokratiskt och att verksamheten är stabil, hållbar och trygg. Föreningsstämma Föreningsstämman är föreningens högst beslutande organ. Föreningsstämmans befogenhet utövas helt av fullmäktige. Föreningens fullmäktige uppgick år 2012 till 250 stycken. Föreningen informerade den 7 november 2012 att ordinarie föreningsstämma 2013 hålls den 16 maj. Information om fullmäktiges rätt att få ett ärende behandlat på stämman och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste ha nått föreningen, för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen, har lämnats på HSB Nordvästra Götalands hemsida den 7 november 2012. Dessutom har information skett via HSB Aktuellt och Styrelsenätet. 1
Föreningsstämma 2012 Föreningsstämman hölls den 24 maj 2012 i Vänersborg. Vid föreningsstämman deltog 89 fullmäktige. Vid föreningsstämman var 5 av styrelsens ledamöter och en av föreningens revisorer närvarande. Efter förslag från valberedningen valdes Thomas Erlandsson till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs Gun Berger, Tidaholm och Håkan Strand, Vänersborg. Inte någon av dem är styrelseledamot eller anställd i föreningen. Fullmäktige gavs möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut. Rapport från föreningsstämman fanns tillgänglig på hemsidan sedan den 28 maj 2012. I samband med stämman hölls en Open Space-aktivitet där inbjudna gäster deltog i en diskussion om hur HSB bör utvecklas inför framtiden. Valberedning Föreningens valberedning väljs på föreningsstämma. Beslut innefattar förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. Valberedningen har haft följande sammansättning: Namn Född Mandattid t.o.m. Rolf Magnusson(sammankallande) 1940 2013 Britt-Marie Kling 1946 2014 Kerstin Ahlin 1966 2013 Birgitta Sjöö 2014 Arne Wilhelmsson 1938 2013 Valberedningen ska i enlighet med sin instruktion som fastställdes på föreningsstämman 2012: lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden. lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande, vice ordförande och övriga ledamöter. lämna förslag till val och arvodering av revisor och revisorsuppleant. lämna förslag på arvode för HSB-ledamot. rekommendation på arvode till byggande styrelse uppdelat på ordförande och ledamöter. lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Medlemmar har möjlighet att vända sig till valberedningen och lämna förslag på nomineringar. Förslaget kan skickas med e-post till rolf-magnusson@spray.se. Information om detta meddelades på hemsidan den 15 oktober 2012. Valberedningens förslag kommer att publiceras i kallelsen till 2013 års föreningsstämma och på föreningens hemsida. En redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete kommer samtidigt att publiceras. 2
Styrelse Styrelsen består av 10 ledamöter och 1 suppleant, varav två ordinarie ledamöter och en suppleant är personalrepresentanter. VD ingår inte i styrelsen. Majoriteten av styrelsen är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen, enligt kriterierna i HSB Kod. Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning, där riktlinjerna för styrelsens arbete anges. Arbetsordningen reglerar bl.a. antalet ordinarie styrelsemöten, vilka ärenden som ska behandlas, arbetsfördelning inom styrelsen inklusive styrelseordförandens uppgifter samt VD:s instruktioner. Styrelsen beslutar också om lön och andra ersättningar till VD. Styrelsen har under år 2012 hållit nio ordinarie styrelsemöten och genomfört en styrelsekonferens. Ordinarie styrelseledamöter Namn Född Invald Befattning Utbildning/ arbetslivserfarenhet Mötesnärvaro Lennart Niklasson 1959 2007 Ledamot V.ordf i socialnämnd, Vattenpalatset och AB 100 % Kungajaktsmuséet samt ledamot i kommunstyrelse och, kommunfullmäktige Sören Pettersson 1955 2009 Ledamot Intendent Mariestads kommun 89 % Patrik Rosén 1963 2009 Ledamot Lönechef Skövde Kommun 78% Barbro Hassel 1951 2012 Ledamot Oppositionsråd, Skara, 50% Magnus Frank 2011 Ledamot Chef JAK-banken 100% Lars-Olof Ledamot Pensionär 100% Gustafsson Lena Johansson 1964 Ledamot Handläggare Thn kommun 100% Daniel Karlsson 1971 Ledamot IT-tekniker 89% Jan Torstensson 1949 Personalrep. HSB Teknik 89 % Unionen Anders Edgren 1958 Personalrep. Fastighets HSB Fastighetsservice 89 % Styrelsen arvode för styrelsearbetet har under året varit ett fast arvode, enligt stämmans beslut. Utvärdering av styrelsens arbete Styrelsens arbete utvärderas årligen under ordförandens ansvar och initiativ. Utvärderingen ska ske efter en formell, effektiv och systematisk metod. I utvärderingen identifieras utbildningsbehov hos såväl enskilda styrelsemedlemmar som styrelsen som helhet. En noggrann utvärdering görs av styrelsens och de enskilda styrelsemedlemmarnas arbete. Utvärdering av enskilda styrelsemedlemmar identifierar till vilken grad utbildningsbehov har uppfyllts och hur effektivt styrelsemedlemmen bidragit till styrelsens arbete. Styrelsens utvärdering vilken görs enbart av styrelseledamöterna genomfördes den 9-10 november 2012. 3
Styrelsen har därtill möte där revisorer och valberedning medverkar. Utbildning Styrelseordföranden har utvecklat ett introduktionsprogram för nyvalda styrelseledamöter. En sådan utbildningsdag genomfördes för de nyvalda ledamöterna. VD VD leder verksamheten i enlighet med de instruktioner som fastställs för VD:s arbete, av styrelsen. VD skall svara för den löpande förvaltningen av koncernen. VD ansvarar också för att styrelsen erhåller ett så sakligt, utförligt och relevant beslutsunderlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Utbildning och bakgrund Dan Nyberg har varit VD för HSB Nordvästra Götaland sedan 12 december 2011. Dan är 61 år och bor i Brålanda. Han är utbildad eltekniker på gymnasienivå och kompletterat denna utbildning med Allmän elektrisk behörighet. Vidare studier inom juridik och ekonomi hos Statens skola för vuxna. Dan har genomgått HSB Riksförbunds långa chefsutbildning och har därtill en fastighetsmäklarexamen. Dan har arbetat 16 år inom HSB Göteborg och suttit i ledningsgruppen under 14 av dessa år. Åren före HSB Nordvästra Götaland arbetade Dan som chef över ABF-distriktet i Västra Götaland. Dan är ledamot i HSB brf Fagerstrands styrelse och ledamot i styrelserna för HSB Hyresfastigheter Brätte AB, HSB Fastigheter i Dalsland AB, HSB Hyresfastigheter i Skövde AB samt i det gemensamma handelsbolaget med PP HSB Produktion i NVG HB. Utvärdering Styrelsens utvärdering av VD sker genom regelbundna möten mellan ordförande och VD, där VD presenterar det aktuella läget. Ordförande och Vice ordförande ska genomföra ett utvecklingssamtal med VD varje år. VD utvärderas också i den styrelseutvärdering som genomförs varje år, där samtliga styrelseledamöter ges möjlighet att ge sin syn på VD och VD:s arbete. Internt ingår också VD i den Nöjd Medarbetar undersökning som sker vartannat år, vilket innebär att VD:s närmaste chefer bedömer VD. Principer för ersättning och andra förmåner VD, vice VD och övriga chefer i företagsledningen har en fast månadslön. Det förekommer inga bonusprogram, incitamentsprogram eller någon annan rörlig lön bland företagsledningen. Inga speciella pensionsförmåner utgår. Däremot är det upp till var och en att löneväxla (lön mot pension), om man så vill, såvida det är kostnadsneutralt för föreningen. Förmån av fri bil erbjuds VD och övriga företagsledningen. VD omfattas inte av lagen om anställningsskydd. Vid uppsägning från företagets sida lämnas avgångsvederlag om en årslön, utöver uppsägningslön. 4
Kompetensutvecklingsplan för VD, företagsledning och övrig personal Den löpande kompetensutvecklingen för föreningens anställda tryggas genom årliga utvecklingssamtal med närmaste chef. Aktuell kompetensutvecklingsplan fastställs genom att kartlägga behov hos berörd person som också skall ligga i linje med verksamhetens mål. För VD sker detta i samråd med styrelseordförande. Utvecklingssamtalen sker utifrån en fastställd mall och dokumenteras. Intern kontroll En god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruktionen syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Arbetsordning och VD-instruktion omprövas årligen av styrelsen. Styrelsen fastställer huvudmål för minst en treårsperiod. Varje år upprättas därefter en verksamhetsplan där huvudmålen bryts ner i mindre enheter. Vid fastställandet av Verksamhetsplan för 2013 gjorde styrelsen därtill en utblick mot 2023 det år HSB blir 100 år. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. Rapportinstruktioner, i enlighet med arbetsordning, samt attest- och placeringsreglemente finns, och beskriver vilket ansvar och befogenheter som styrelsen delegerat till VD. VD ansvarar för att nödvändiga interna kontroller genomförs som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Internrevision Internrevisioner sker kontinuerligt av egen personal som genomgått särskild utbildning för internrevisorer, enligt upprättat revisionsprogram. Detta innebär bl.a. att hela företaget revideras under en treårsperiod. Dessa internrevisorer har som uppgift att kontrollera att varje enhet uppfyller kraven i föreningens verksamhetssystem. Finansiell rapportering Styrelsen erhåller inför styrelsemötena månadsrapporter med ekonomiskt utfall samt prognoser för innevarande verksamhetsår. Vid varje styrelsemöte behandlas det ekonomiska läget. Föreningens revisor medverkar från och med 2009 på minst ett styrelsemöte under året och informerar om sina iakttagelser avseende bolagets interna rutiner och kontrollsystem. Likviditet och aktuella placeringar redovisas tertialvis. Under 2012 har påbörjats med rapporter över hur Betaltjänstverksamheten utförs samt redovisning över medelsförvaltningen. Information och kommunikation För företagets kommunikation finns en kommunikationsplan. Den interna kommunikationen sker företrädesvis genom företagets intranät Knutpunkten, e-post och månatliga arbetsplatsträffar och regelbundna möten med HSB-ledamöterna. Samtliga policies, riktlinjer och övriga instruktioner finns tillgängliga via företagets intranät. Den externa kommunikationen sker främst via företagets hemsida, Styrelsenätet, tryckt material samt personliga möten. 5
Föreningens revisorer Vid föreningsstämman valdes Sune Eliasson till revisor i föreningen. HSB Riksförbund har utsett Ingvar Albrektson, BoRevision. Namn Född Invald Utbildning/arbetslivserfarenhet Oberoende Sune Eliasson 1956 2001 Gymnasieekonom, Ekonomiska specialkurser, Ja högskolestudier, Revisorsexamen 2002, Ansvarig för revisionsbyrån KPMG i Skövde Föreningens avvikelser Enligt HSB Kod ska principen Följ eller förklara tillämpas. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Jämn könsfördelning ska eftersträvas Arbetet med diskussioner med valberedningen fortgår att åstadkomma en jämnare könsfördelning i styrelsen. Vidare beaktas underrepresenterat kön vid tillsättandet av nya tjänster. Enskilt samtal mellan enbart styrelsen och revisor Kommer att starta under 2013. Styrelsen ska se till att etiska riktlinjer fastställs för föreningens uppträdande. Kommer att ske under 2013 genom samtal med näraliggande föreningar i syfte att åstadkomma likvärdiga sådana riktlinjer. 6