Måltidsservice Översikt 2016 Beskrivning av enheten Enhetens strategi Kunder och medarbetares upplevelse 2015 05 25 sida 1
Innehållsförteckning 1. Översiktlig beskrivning av Måltidsservice... 1 1.1. Organisation och ledningsstruktur... 1 1.1.1 Verksamhetsområden... 2 1.2. Medarbetare... 4 1.3. Varor och tjänster... 4 1.4. Kunder... 4 1.5. Större leverantörer och partners... 5 1.6. Lagar och förordningar av speciell betydelse... 5 1.7. Konkurrenssituation och egen marknadsposition... 5 2. Nuläge - upplevelse av enheten... 6 2.1. Kundernas upplevelse... 6 2.2. Medarbetarnas upplevelse... 7 3. Enhetens vision / övriga styrdokument... 8 3.1. Vision Hit vill vi... 8 3.2. Värderingar Detta står vi för... 8 3.3. Utfästelser Detta är våra viktigaste åtaganden gentemot kund... 8 3.4. Politiskt prioriterade områden... 8 4. Framgångsfaktorer... 9 4.1 Serviceförvaltningens prioriterade områden 2016... 9 4.2 Måltidsservice prioriterade områden 2016... 9
1. Översiktlig beskrivning av Måltidsservice Syfte: Alla medarbetare ska ha samma grundläggande bild av enheten 1.1. Organisation och ledningsstruktur Enheten ingår i serviceförvaltningen och lyder politiskt under utförarstyrelsen. Verksamheten är indelad i sju områden där kökschefen har ansvar för verksamhet, personal och ekonomi för sina kök. Staben ansvarar för att skapa gemensam struktur och samordna så att servicenivån blir så lika som möjligt oavsett var i kommunen man befinner sig. Måltidsservice enhetschef, verksamhetsutvecklare, kostchef, samordnare och kökschefer utgör enhetens ledning 2015 12 03 1
1.1.1 Verksamhetsområden 7 områden, 83 kök Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Summa Förskolor 31 0 16 47 Grundskolor 11 10 11 32 (Två kök enbart utskick) (Ett kök enbart avdelningskök) Gymnasium 1 0 1 2 Särskilt 2 0 0 2 boende (Ett kök enbart utskick) Summa 45 10 28 83 Område Centrala, Lugnvik, Odensala 2 tillagningskök, 5 mottagningskök, 9 serveringskök Kökschef Christian Thorgerzon Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Parkskolan Balders Hage s förskola Palmcrantz Fagervallsskolan /Vallens förskola Lillsjöskolan Lugnviksskolan F-9 Sjöängen/Sjöängens förskola Storsjöskolan Odenslundsskolan Bäckens förskola Lillgårdens förskola Litsvägens förskola Körfältsskolan /Regnbågens förskola Norra skolan Tavelbäcksskolan Stabsgränd Område Gymnasium, Frösön 3 tillagningskök, 1 mottagningskök, 4 serveringskök Kökschef Niklas Hamberg Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Orrvikens skola/förskola Sporthallen Fyrvalla Vallaskolan Östbergsskolan Hög Arnljotskolan Västerhus Österhus Område Lit, Torvalla 4 tillagningskök, 3 mottagningskök, 3 serveringskök Kökschef JohanHolmlund Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Bringåsens skola Torvallaskolan Fjällängsskolan Mimergården Bringåsens förskola Treälvsskolan Häggenåsskolan Skogsgläntans förskola Solbackens förskola Ängsmogården 2015 12 03 2
Område Brunflo 4 tillagningskök, 1 mottagningskök, 8 serveringskök Kökschef Ann-Marie Strömberg Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Hemgården Fåker skola Trollåsens förskola Kastalskolan Storvikens skola/förskola Dungens förskola Marieby förskola Marieby skola Miklagårds förskola Sörgårdsskolan/ förskola Tandbyns gamla skola Tandsbyns förskola Ångsta skola Område Solliden 1 tillagningskök Kökschef Fredrik Berglund Tillagningskök Mottagningskök Serveringskök Solliden Område Förskolor Norra 14 tillagningskök, 4 serveringskök Kökschef Eva Nilsson Tillagningskök Serveringskök Asterns förskola Bergets förskola Campus förskola Frösödals förskola Lövsta förskola Linneans förskola Mjölnargränds förskola Mosippans förskola Rådmansparkens förskola Stadsdel Norrs förskola Treälvens förskola Videgårdens förskola Önegårdens förskola Östbergets förskola Fröja förskola Kabbelekans förskola Primus förskola Treälvens lilla förskola Område Förskolor Södra 17 tillagningskök Kökschef Henrik Johansson Tillagningskök Backens förskola Blåhammarens förskola Gimlegårdens förskola Hjortens förskola Jägargårdens förskola Kronans förskola Kärvens förskola Lillfjällets förskola Lillsjöhögens förskola Lingonets förskola Luktärtans förskola Lövberga förskola Ottfjällets förskola Skogsgårdens förskola Smörkransens förskola Sollidens förskola Stallets förskola 2015 12 03 3
1.2. Medarbetare 1 september 2015 så var antalet anställda totalt 179 personer 120 heltidstjänster, 59 deltidstjänster, 136 kvinnor, 43 män Staben 1 Enhetschef 1 Verksamhetsutvecklare 1 Kostchef 1 Samordnare ekonomi, personal 1 Samordnare lokal, transport, IT 1 Samordnare kost äldremat 1 Assistent Verksamhetsområden 7 Kökschefer 2 Förste kockar 72 Kockar 5 Kockar specialkost 13 Kockbiträden 35 Restaurangbiträden 38 Ekonomibiträden 1.3. Varor och tjänster Grundskola, skolbarnomsorg samt förskola Tillagning och servering av: Lunch till förskola och grundskola Lunch till fritidsverksamhet under skollov Frukost och mellanmål till fritidsverksamhet och förskola Försäljning av Råvaror till grundskola, fritidsverksamhet och förskola Gymnasium Tillagning och servering av: Skolluncher till gymnasium Lovmat till fritidsverksamhet inom gymnasiesärskola Försäljning av Råvaror Särskilt boende Tillagning och leverans av Varm lunchmat till avdelnings- och mottagningskök Kall middagsmat till avdelnings- och mottagningskök Försäljning och leverans av Råvaror Måltidsservice tillagar per dag ca 2000 luncher till förskola 5000 luncher till grundskola 2000 luncher till gymnasium 500 luncher och middagar /dag till SÄBO 1.4. Kunder Barn och utbildningsförvaltningen Vård och omsorgsförvaltningen. Jämtlands gymnasieförbund Trollmax (Kooperativ förskola) 2015 12 03 4
1.5. Större leverantörer och partners Livsmedelsleverantör Martin och Servera, Mattransportör Fillsta frakt AB. Mashie Övriga leverantörer enligt kommunens upphandling för bl.a. kläder, utensilier, kem-tekniska varor. 1.6. Lagar och förordningar av speciell betydelse Huvudöverenskommelse (HÖK) Livsmedelslagen Kommunallagen Personuppgiftslagen Miljölagstiftningen Lag om medbestämmande i arbetslivet(mbl) Arbetsmiljölag(AML) Allmänna bestämmelser(ab) Skollagen. 1.7. Konkurrenssituation och egen marknadsposition Östersunds Kommuns Måltidsservice agerar bara inom den egna kommunen med undantag för en kooperativ förskola i Ångsta. Vi ansvarar för att tillaga och servera alla frukostar, luncher och mellanmål vid alla skolor och förskolor som bedrivs i Östersunds Kommuns regi. Vi ansvarar för att tillaga och servera alla luncher vid alla skolor som bedrivs i Jämtlands Gymnasiums regi inom Östersunds Kommun. Vi ansvarar för tillagning av lunch och middagsmat till cirka 70 procent av SÄBO enheter i Östersunds kommun. Vi ansvarar för att leverera mat till en kooperativ förskola. Vi ansvarar för att leverera mat till transitboenden 1.8. Verksamhetens processer Delar av enhetens processer är kartlagda men inte sammanställda på ett enhetligt och tydligt sätt. Enheten arbetar inte fullt ut processinriktat. Nedan är en sammanställning över våra huvudprocesser. Beställning från kund Produktionsplanering Tillagning Transport Servering Disk Städ Betalning Utveckla verksamhet 2015 12 03 5
2. Nuläge - upplevelse av enheten Syfte: Alla medarbetare ska ha god kunskap om kundernas och medarbetarnas upplevelse av enheten 2.1. Kundernas upplevelse Skola/förskola 2013 2015 (2014 gjordes ingen kunduppföljning) Nöjdkundindex 74 72 - varav förväntningar 76 73 - varav perfekt service 69 67 Kvalitetsindex 76 76 - varav bemötande 80 79 - varav tillgänglighet 83 78 - varav kompetens 78 81 - varav inflytande 62 65 Kostombud SÄBO 2014 2015 Nöjdkundindex 80 79 Kvalitetsindex 85 78 - varav bemötande 91 84 - varav tillgänglighet 87 79 - varav kompetens 91 84 - varav inflytande 70 65 Egna specifika frågor från kunduppföljning Beställning 69 78 Leverans 76 77 Maten bra 72 74 Kostpärmen 84 78 2015 12 03 6
2.2. Medarbetarnas upplevelse 2015 gjordes ingen medarbetarundersökning. Resultatet är från 2014 2015 12 03 7
3. Enhetens vision / övriga styrdokument Syfte: Alla medarbetare ska ha samma bild av vart vi vill, vilka värderingar vi vill bli förknippade med och vilka åtaganden vi har lovat kunderna att leva upp till 3.1. Vision Hit vill vi Vi ska bli bäst i vår bransch på mat, personal och service! 3.2. Värderingar Detta står vi för (vill vi själva bli förknippade med) Vi skall se våra gäster. Vi skall ge ett välkomnande intryck Vi skall vara serviceinriktade och sprida vår kompetens Vi skall uppträda respektfullt mot våra arbetskamrater Alla skall arbeta mot vårt gemensamma mål Rätt mat i rätt tid, till rätt person och rätt pris Vi vill bli mer synliga 3.3. Utfästelser Detta är våra viktigaste åtaganden gentemot kund (vad vi lovat) Tillaga och servera måltider enligt riktlinjer i Kostpolicy eller avtal. 3.4. Politiskt prioriterade områden Kommunfullmäktige har fastställt en politisk vision som ska genomsyra all kommunal verksamhet. De mål- och styrdokument som utarbetas och det arbete som bedrivs i kommunen ska styra mot den politiska visionen. "Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund är den gemensamma, grundläggande visionen för Östersunds utveckling och utgångspunkten för det långsiktiga politiska arbetet". 2015 12 03 8
4. Framgångsfaktorer Varje år prioriteras ett antal områden för att nå uppsatta mål på kort och lång sikt. Det tas fram gemensamma områden för hela serviceförvaltningen samt prioriterade områden på enhetsnivå. 4.1 Serviceförvaltningens prioriterade områden 2016 Lagefterlevnad En förutsättning för all verksamhet är att den genomförs med beaktande av aktuell och eventuellt känd kommande lagstiftning. Här är ett prioriterat utvecklingsområde att detta görs på ett likartat sätt för hela förvaltningen. Överenskommelser och interna avtal Vår verksamhet styrs idag av överenskommelser och interna avtal med beställande nämnder/förvaltningar. Bland annat med anledning av kommunens nya styrmodell ska under 2016 samtliga överenskommelser uppgraderas där bland annat kommunens hållbarhetsperspektiv ska beaktas. Dessutom ska kommunens kvalitetsdimensioner tydligare lyftas fram. Processbaserad verksamhetsutveckling Förvaltningen ska under 2016 påbörja en övergång till mer processbaserad verksamhetsutveckling. Den långsiktiga målsättningen är att vi till 2018 ska ha ett etablerat arbetssätt. Under 2016 ska processerna identifieras. 4.2 Måltidsservice prioriterade områden 2016 Mat Bli ännu mer klimatsmarta och särskilt fokusera på ekologiska råvaror. Personal Bli en ännu mer attraktiv arbetsgivare och särskilt fokusera på hälsofrämjande arbetsplatser. Service Utveckla vårt värdskap i samband med måltiden med särskilt fokus på gästdialogen. 2015 12 03 9