Intern kontrollplan 2015

Intern kontrollplan 2015 2015-04-02

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning av arbetet med internkontroll... 3 2 Förslag till beslut... 3 3 Fokusområden för det kommande året... 3 4 Riskanalys... 4 5 Sammanställning av kontrollaktiviteter och uppföljningsmoment... 7 5.1 Ekonomi... 7 5.1.1 Betalningar... 7 5.1.2 Kontering... 7 5.1.3 Ekonomiskt resultat... 8 5.2 Kansli... 8 5.2.1 Motioner och medborgarförslag... 8 5.2.2 Politiska uppdrag från KS... 8 5.2.3 Politiska uppdrag från KF... 9 5.2.4 Politiska mål för god ekonomisk hushållning samt andra mål/uppdrag från författningshandboken.... 9 5.2.5 Dokument hanteringsplan (DHP)... 9 5.3 Personal/Lön... 10 5.3.1 Månadens löneutbetalning... 10 5.3.2 Lönefil... 10 5.3.3 Avvikelserapportering... 10 5.4 Planberedskap... 11 5.4.1 Antal småhustomter färdiga för försäljning.... 11 5.4.2 Antal kvadratmeter industrimark färdig för försäljning.... 11 Internkontrollplan 2015 2(11)

1 Sammanfattning av arbetet med intern kontroll Under 2014 och inledningen av 2015 har ett arbete gjorts med att ta fram nya regler för intern kontroll som är anpassade till den förändring av organisationen som genomfördes 1 januari 2015. Dessa regler utgår från kommunallagens 6 kap 7 samt The Committe of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) principer. Samtidigt har en process för intern kontroll tagits fram för att underlätta förvaltningens arbete. Processen överensstämmer med de nya reglerna för intern kontroll. Syftet med processen är att få en enhetlighet och tydlighet i hur Ulricehamns kommun arbetar med riskanalys, intern kontrollplan (IKP), uppföljning samt rapportering av den interna till kommunstyrelsen (KS). Processen gäller för förvaltningens ledning, funktioner, sektorer, verksamheter, nämnder och bolag. En modul för intern kontroll har byggts i det digitala verktyget Stratsys där alla risker, riskbedömningar kontrollåtgärder, ansvar mm finns inlagda. Utifrån denna modul har den interna kontrollplanen för 2015 skapats. All uppföljning för förvaltningens ledning, funktioner, sektorer, verksamheter, nämnder och bolag kommer att ske i verktyget framöver. 2 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta föreslagen internkontrollplan för 2015 och ge förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet. 3 Fokusområden för det kommande året Fokusområden för intern kontrollplan 2015 är ekonomi, kansli, personal/lön och planberedskap, där de väsentligaste riskerna finns med utifrån gjord riskanalys och riskbedömning. Under andra halvåret av 2015 kommer ytterligare riskanalyser att genomföras i förvaltningens ledning, funktioner, sektorer, verksamheter, nämnder och bolag. Den riskbedömning som görs i dessa riskanalyser kommer att ligga till grund för den interna kontrollplanen 2016. Riskerna kommer att läggas in i internkontroll modulen i Stratsys där också all uppföljning kommer att ske. Internkontrollplan 2015 3(11)

4 Riskanalys I matrisen nedan finns riskerna inplacerade med risknummer, efter gjord riskbedömning. Vilken risk som döljer sig bakom varje risknummer återfinns i risksammanställningen på nästa sida. 6 11 5 1 2 4 5 4 6 8 7 9 12 13 10 3 3 2 1 1 2 3 4 5 6 1 12 Kritisk Medium Totalt: 13 Kritisk Medium Låg 6 Mycket hög het Katastrofal 5 Hög het Mycket allvarlig 4 Ganska Allvarlig 3 Låg het Begränsad 2 Mycket låg het Mycket begränsad 1 O Obetydlig Internkontrollplan 2015 4(11)

Område Processer/rutin er Risknummer Risker Riskbedömning Ekonomi Betalningar 1 Betalningar 5. Hög het 3. Begränsad 15. Medium Kontering 2 Att fakturor är felaktiga och felkonterade. 3. Begränsad 12. Medium Ekonomiskt resultat 3 Svagt resultat undergräver kommunens utvecklingsmöjl igheter 3. Låg het 5. Mycket allvarlig 15. Medium Område Processer/rutin er Risknummer Risker Riskbedömning Kansli Motioner och medborgarförsl ag 4 Att arbetet med medborgarförsl ag och motioner fortskrider och inte fördröjs. 16. Medium Politiska uppdrag från KS 5 Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs. 16. Medium Politiska uppdrag från KF 6 Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs 16. Medium Politiska mål för god ekonomisk hushållning samt andra mål/uppdrag från författningshan dboken. 7 Risk finns att arbetet med mål för god ekonomisk hushållning och andra mål/uppdrag inte fortskrider som beslutat. 16. Medium Dokument hanteringsplan (DHP) 8 Risk finns att dokument och handlingar i kommunen inte hanteras (bevaras och gallras) på ett korrekt sätt och att vi inte möjliggör insyn i enlighet med lagstiftningen. 16. Medium Internkontrollplan 2015 5(11)

Område Processer/rutin er Risknummer Risker Riskbedömning Personal/Lön Månadens löneutbetalning 9 Att ologiska samband inte finns och att orimliga utbetalningar inte har skett. 16. Medium Lönefil 10 Lönefil skapas med sigill, går ej ändra i fil för då tas den inte emot av bank. 3. Låg het 12. Medium Avvikelserappo rtering 11 Att viktiga rutiner och anvisningar inte är kända och inte tillämpas. 6. Mycket hög het 24. Kritisk Område Processer/rutin er Risknummer Risker Riskbedömning Planberedskap Antal småhustomter färdiga för försäljning. 12 Att det inte finns tillräckligt med småhustomter för de privatpersoner som vill bygga. 16. Medium Antal kvadratmeter industrimark färdig för försäljning. 13 Att det inte finns tillräckligt med industrimark för de företag som vill bygga. 16. Medium Internkontrollplan 2015 6(11)

5 Sammanställning av kontrollaktiviteter och uppföljningsmoment Under denna rubrik återfinns kontrollaktiviteter och uppföljningsmoment som är kopplade mot varje risk. En kontrollaktivitet är upptäckande och riktar sig mot en bestämd risk i syfte att motverka, reducera eller eliminera risken. De som är ansvarssatta att utföra kontroller av kontrollaktiviteter i IKP, gör detta på det sätt som anvisats av ansvarig chef. I tabellerna nedan anges för varje kontrollaktivitet hur den ska göras, när och med vilken frekvens den ska utföras, vem som kontrollerar och hur dokumenteras. Uppföljning av de utförda kontrollerna sker en gång per år. I tabellerna nedan anges för varje risk, metod för uppföljning och vem som är ansvarig. Det är resultatet av den sammanlagda uppföljningen av Ulricehamns kommuns IKP, som rapporteras till KS i samband med rapporteringen av årsredovisningen. 5.1 Ekonomi 5.1.1 Betalningar Risker: Betalningar Risk finns att det sker felaktiga utbetalningar, betalningar till blufföretag etc. 5. Hög het 3. Begränsad IT-stödd systematisk granskning av samtliga utbetalningar IT-stödd systematisk granskning av samtliga utbetalningar Löpande EkC Dokumenteras i webbaserade systemet Inyett. IT-stödd systematisk granskning av samtliga utbetalningar IT-stödd systematisk granskning av samtliga utbetalningar Niklas Anemo 5.1.2 Kontering Risker: Att fakturor är felaktiga och felkonterade. Att fakturor är felaktiga och felkonterade. 3. Begränsad Kontrollera att fakturor är rätt och rätt konterade. Stickprov Månadsvis i samband med månadsbokslut. Den som godkänner i Raindance. Rättningar dokumenteras med verifikationer i ekonomisystemet. Kontrollera att fakturor är rätt och rätt konterade. Sammanställning och analys av gjorda stickprovskontroller. Niklas Anemo Internkontrollplan 2015 7(11)

5.1.3 Ekonomiskt resultat Risker: Svagt resultat undergräver kommunens utvecklingsmöjligheter Svagt resultat undergräver kommunens utvecklingsmöjligheter 3. Låg het 5. Mycket allvarlig Tertialuppföljning/bokslut Tertialuppföljning/bokslut Vid T1, T2, T3 EkC Uppföljningsrapporter i Stratsys. Tertialuppföljning/bokslut Granskning av tertialuppföljning/bokslut Niklas Anemo 5.2 Kansli 5.2.1 Motioner och medborgarförslag Risker: Att arbetet med medborgarförslag och motioner fortskrider och inte fördröjs. Att arbetet med medborgarförslag och motioner inte fortskrider utan fördröjs. sammanställning sammanställning oktober varje år. 1 gång per år Kanslichef Beslut i KF. sammanställning sammanställning oktober varje år Anita Dalengren 5.2.2 Politiska uppdrag från KS Risker: Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs. Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs. Uppföljning ärendebalans sammanställning oktober varje år 1 gång per år Kanslichef Beslut i KS. Uppföljning ärendebalans sammanställning oktober varje år Anita Dalengren Internkontrollplan 2015 8(11)

5.2.3 Politiska uppdrag från KF Risker: Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs Att förvaltningens arbete med politiska uppdrag inte fortskrider utan fördröjs Uppföljning ärendebalans sammanställning oktober varje år 1 gång per år Kanslichef Beslut i KF. Uppföljning ärendebalans sammanställning oktober varje år Anita Dalengren 5.2.4 Politiska mål för god ekonomisk hushållning samt andra mål/uppdrag från författningshandboken. Risker: Risk finns att arbetet med mål för god ekonomisk hushållning och andra mål/uppdrag inte fortskrider som beslutat. Att arbetet med mål för god ekonomisk hushållning och andra mål/uppdrag inte fortskrider som beslutat. Uppföljning av mål/uppdrag i verksamhetsplaner. Uppföljning av mål/uppdrag i verksamhetsplaner i Stratsys. 1 gång per år i samband med årsbokslut Kanslichef Verksamhetsplanerna finns i Stratsys. Uppföljning av mål/uppdrag i verksamhetsplaner. Uppföljning av mål/uppdrag i verksamhetsplaner i Stratsys. Anita Dalengren 5.2.5 Dokument hanteringsplan (DHP) Risker:Risk finns att dokument och handlingar i kommunen inte hanteras (bevaras och gallras) på ett korrekt sätt och att vi inte möjliggör insyn i enlighet med lagstiftningen. Risk finns att dokument och handlingar i kommunen inte hanteras (bevaras och gallras) på ett korrekt sätt och att vi inte möjliggör insyn i enlighet med lagstiftningen. Uppföljning av DHP Varje verksamhet går igenom sitt avsnitt i DHP och kontrollerar att samtliga handlingar finns med. Kontroll av efterlevnad i verksamheten genom stickprov 1 gång per år Kanslichef Genom delegationsbeslut av kanslichef. Uppföljning av DHP Varje verksamhet går igenom sitt avsnitt i DHP och kontrollerar att samtliga handlingar finns med. Kontroll av efterlevnad i verksamheten genom stickprov Anita Dalengren Internkontrollplan 2015 9(11)

5.3 Personal/Lön 5.3.1 Månadens löneutbetalning Risker: Att ologiska samband inte finns och att orimliga utbetalningar inte har skett. Att ologiska samband finns och att orimliga utbetalningar har skett. Lönespec kollas/ * kollas och rättas till i lönesystemet. Lönespec kollas/ * kollas och rättas till i lönesystemet Varje månad före verkställande av lön. Rapportör/Löneassistent Rättning sker i systemet. Lönespec kollas/ * kollas och rättas till i löne-systemet Lönespec kollas/ * kollas och rättas till i löne-systemet Lars Lindbergh 5.3.2 Lönefil Risker: Lönefil skapas med sigill, går ej ändra i fil för då tas den inte emot av bank. Lönefil skapas med sigill, går ej ändra i fil för då tas den inte emot av bank. 3. Låg het En sigillkod anges vid skapande av lönefil. En sigillkod anges vid skapande av lönefil. Vid verkställande varje månad Systemförvaltare Rättningar sker i systemet. En sigillkod anges vid skapande av lönefil En sigillkod anges vid skapande av lönefil Lars Lindbergh 5.3.3 Avvikelserapportering Risker: Att viktiga rutiner och anvisningar inte är kända och inte tillämpas. Att viktiga rutiner och anvisningar inte är kända och inte tillämpas. 6. Mycket hög het Dialog med Personalchef, personalspecialist och rapportörer Dialog med Personalchef, Personalsekreterare och rapportörer Löpande Systemförvaltare/löneassistenter Minnesanteckningar från möten med personalchef, personalsekreterare, och rapportörer. Dialog med Personalchef, Personalsekreterare och rapportörer Dialog med Personalchef, Personalsekreterare och rapportörer Lars Lindbergh Internkontrollplan 2015 10(11)

5.4 Planberedskap 5.4.1 Antal småhustomter färdiga för försäljning. Risker: Att det inte finns tillräckligt med småhustomter för de privatpersoner som vill bygga. Att det inte finns tillräckligt med småhustomter för de privatpersoner som vill bygga. Att det finns tillräckligt med småhustomter för de privatpersoner som vill bygga. sammanställning vid tertialuppföljningarna T1, T2 och T3. I samband med tertialuppföljningarna T1, T2 och T3. SC MSB Dokumenteras i T1, T2 och T3 uppföljningarna i Stratsys. sammanställning vid bokslut sammanställning vid bokslut Sebastian Olofsson 5.4.2 Antal kvadratmeter industrimark färdig för försäljning. Risker: Att det inte finns tillräckligt med industrimark för de företag som vill bygga. Att det inte finns tillräckligt med industrimark för de företag som vill bygga. sammanställning vid bokslut sammanställning vid tertialuppföljningarna T1, T2 och T3. I samband med tertialuppföljningarna T1, T2 och T3. SC MSB Dokumenteras i T1, T2 och T3 uppföljningarna i Stratsys. sammanställning vid bokslut sammanställning vid bokslut Sebastian Olofsson Internkontrollplan 2015 11(11)