2013-01-11 KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR KOMMUNERNAS KVALITET I KORTHET 2012 1
KOMMUNERNAS KVALITET I KORTHET 2012 INLEDNING OCH BAKGRUND Intresseorganisationen Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) presenterar årligen sin undersökning om ernas kvalité inom vissa utvalda områden. Gislaveds har deltagit sedan 2010. Syftet med undersökningen är att kartlägga viktiga egenskaper/kvaliteter hos de deltagande ernas olika tjänster som går att jämföra mellan olika år. Syftet är också att det ska vara möjligt att göra en jämförelse mellan erna. Resultaten ska dessutom vara lätta att icera till medborgarna. Undersökningen Kommunernas kvalitet i korthet för år 2012 kommer att presenteras den 17 januari 2013. Undersökningens resultat kommer att visa att var Gislaveds befinner sig i förhållande till andra er och om en har förbättrat eller försämrat sig sedan de föregående åren. I 2012 års mätning deltar? er. Resultatet ska användas i Gislaveds s kvalitets- och utvecklingsarbete samt iceras till ens invånare, samt ligga till grund för dialogaktiviteter. KOMMUNIKATIONSPLANENS SYFTE OCH MÅL Kommunikationsplanens syfte är att fungera som ett stöd och verktyg för de ikationsinsatser som kommer att göras under 2013 för att icera KKIK:s resultat. Kommunikationsplanen är ett levande dokument och revideras när behov uppstår. Planens övergripande mål är följande: Att öka kännedomen och kunskapen hos invånarna om Gislaveds s kvalitet på den service som en tillhandahåller i förhållande till andra er och i förhållande till de föregående årens resultat, med utgångspunkt från KKIK. Att öka kännedomen och kunskapen hos Gislaveds s anställda om Gislaveds s kvalitet på den service som en tillhandahåller i förhållande till andra er och i förhållande till de föregående årens resultat, med utgångspunkt från KKIK. Att öka kännedomen och kunskapen hos Gislaveds s förtroendevalda om Gislaveds s kvalitet på den service som en tillhandahåller i förhållande till andra er och i förhållande till de föregående årens resultat, med utgångspunkt från KKIK. Att identifiera olika målgrupper och deras behov av information, ikation och dialog kopplat Gislaveds s kvalitet på den service som en tillhandahåller med utgångspunkt från KKIK. Att göra ikationen effektiv och ändamålsenlig. 2
MÅLGRUPPER I tids- och aktivitetsplanen, längst bak i dokumentet, finns beskrivet vilka ikationsinsatser som ska riktas mot enskilda målgrupper. Kommunikationen ska i mån av resurser motsvara behovet hos målgruppen. KOMMUNINVÅNARE Kommuninvånare behöver ha kunskap om kvaliteten på den service som Gislaveds tillhandahåller. Detta för att veta vilken service som man kan förvänta sig av Gislaveds i förhållande till andra jämförbara er. Det är även viktigt att känna till om en har förbättrat eller försämrat sig i förhållande till de föregående årens undersökningar för att veta om politiska satsningar och prioriteringar har fått effekt. Riktad information om KKIK:s resultat bör ges till invånarna via ens webbplats, via ens facebook sida, via press (lokalradio och tidningar), via tidningen, samt via riktade aktiviteter. Kommunikationsmål: Att inleda en givande och förtroendefull dialog mellan invånarna och de förtroendevalda/tjänstemännen i Gislaveds om ens kvalitet på den service som erbjuds med utgångspunkt från KKIK:s resultat. Övriga mål: Utveckla ens webbplats med fokus på sidan/sidorna som berör KKIK. Utveckla layout och form kring hur resultatet från KKIK presenteras så att resultatet blir lättillgängligt. Att förtroendevalda med utgångspunkt från KKIK:s resultat genomför dialogaktiviteter och inhämtar invånarnas synpunkter och åsikter kring utvalda resultat, för att utveckla dialogen kring ens service och tjänster, med mera. ANSTÄLLDA I GISLAVEDS KOMMUN Anställda i Gislaveds behöver ha kunskap om kvaliteten på den service som Gislaveds tillhandahåller. Detta för att veta vilken service som invånarna kan förvänta sig av Gislaveds i förhållande till andra jämförbara er. Anställda behöver också ha kunskap om KKIK:s resultat för att kunna förbättra, utveckla och/eller upprätthålla den service på de tjänster som en erbjuder och för att veta att de arbetar i rätt riktning. Riktad information till anställda om KKIK:s resultat behöver ges via ens egen webbplats (intranätet) och genom information via arbetsplatsträffar, Klinfo, med mera. Chefer behöver få informationen via träffar med förvaltningschefer och via övriga möten mellan chefer. 3
Kommunikationsmål: Att inleda en givande och förtroendefull dialog med ens anställda om KKIK:s resultat för att förbättra kvaliteten på ens verksamheter och tjänster. Kommunanställda ska ha lätt att finna information om KKIK:s resultat på ens intranät. Övriga mål: Utveckla ens webbplats (intranätet) med fokus på sidan/sidorna som berör KKIK. Utveckla layout och form kring hur resultatet från KKIK presenteras så att resultatet blir lättillgängligt. Att förtroendevalda tillsammans med anställda, med utgångspunkt från KKIK:s resultat, genomför dialogaktiviteter och inhämtar invånarnas synpunkter och åsikter kring utvalda resultat, för att utveckla dialogen kring ens service och tjänster, med mera. FÖRTROENDEVALDA I GISLAVEDS KOMMUN Förtroendevalda behöver ha kunskaper om kvaliteten på den service och de tjänster som en erbjuder sina invånare för att kunna planera och styra verksamheterna och för att kunna göra adekvata prioriteringar. Förtroendevalda behöver även ha kunskap om KKIK:s resultat för att genomföra riktade dialogaktiviteter gentemot invånarna och hämta in invånarnas synpunkter och åsikter kring utvalda resultat, för att utveckla dialogen kring ens service och tjänster, med mera. Riktad information till förtroendevalda ska ges vid fullmäktiges sammanträde den.? Information om KKIK:s resultat ska även ges vid planeringsdagarna den 27 28 februari 2013. Kommunikationsmål: Samtliga förtroendevalda i Gislaveds ska kunskaper om KKIK:s resultat för att kunna planera och styra verksamheterna och för att kunna göra adekvata prioriteringar. Förtroendevalda ska ha lätt att finna information om KKIK:s resultat på ens externa och interna webbplats. Övriga mål: Utveckla ens egen webbplats, externt och internt. Utveckla layout och form kring hur resultatet från KKIK presenteras så att resultatet blir lättillgängligt. Att förtroendevalda tillsammans med anställda, med utgångspunkt från KKIK:s resultat, genomför dialogaktiviteter och inhämtar invånarnas synpunkter och åsikter kring utvalda resultat, för att utveckla dialogen kring ens service och tjänster, med mera. 4
RESURSER FÖR KOMMUNIKATION Sveriges Kommuner och Landsting, (SKL) SKL fungerar som en stöd- och kompetensresurs för Gislaveds. SKL har lättillgänglig information på sin webbplats om projektet KKIK och om undersökningen. Ann-Louis Edén fungerar som projektledare Gislaveds s arbete med KKIK. Förvaltningschefer Förvaltningschefer/chefer fyller en viktig funktion för att förankra, förmedla och sprida kunskap om KKIK:s resultat till anställda. Förvaltningschefer/chefer ansvarar även för att KKIK:s resultat används för att förbättra och utveckla verksamheterna. Förtroendevalda Förtroendevalda fyller en mycket viktig funktion för att förankra, förmedla och sprida kunskap om KKIK:s resultat till invånarna och till anställda. Förtroendevalda ansvarar även för att tillsammans med anställda, med utgångspunkt från KKIK:s resultat, genomföra dialogaktiviteter och inhämta invånarnas synpunkter och åsikter, kring utvalda resultat, för att utveckla dialogen kring ens service och tjänster, med mera. Förtroendevalda ska engageras till att delta i olika aktiviteter. Förtroendevalda ska även förankra, förmedla och sprida kunskap om KKIK:s resultat till de egna organisationerna/partierna. Klinfo Klinfo är ett nätverk för alla chefer i Gislaveds. Nätverket har återkommande träffar. På träffarna informerar ledningen om aktuella frågor som till exempel budget och nyheter i organisationen. De medverkande cheferna i Klinfo nätverket kommer att fungera som en viktig kanal för att förankra, förmedla och sprida kunskap om KKIK:s resultat till de anställda i Gislaveds. Chefer ansvarar även för att använda resultatet för att utveckla och förbättra verksamheterna. Press Pressmeddelande ska skrivas den 18 januari i samband med att KKIK:s resultat för år 2012 blir offentligt. Pressmeddelanden ska även skrivas inför att aktiviteter/dialogaktiviteter genomförs kopplat till KKIK. Artikel om KKIK:s resultat ska även publiceras i tidningen G:s majnummer. Till dess ska även layout och form kring hur resultatet presenteras lättillgängligt, vara klart. Kommunens interna och externa webbplats kommer att utgöra en viktig kanal för att sprida information om KKIK:s resultat. en kommer också att fungera som en kanal för att sprida information om olika aktiviteter/dialogaktiviteter kopplade till KKIK:s resultat. Samt utgöra en kanal för återkoppling kring aktiviteterna. Sociala medier Socialmedier så som facebook, YouTube, med mera, kan fungera som kanaler för att nå ut med information om KKIK:s resultat och för olika aktiviteter kopplade till KKIK. För att nå specifika och riktade målgrupper kommer kanalerna fungera som ett viktigt komplement till mer traditionella kanaler. 5
Film Att spela in film genom korta intervjuer med invånare är en viktig kanal för att nå ut med information om KKIK:s resultat och för att föra dialog med invånarna om ens verksamheter. Filmen/filmerna publiceras på webben genom YouTube. Chatt Att anordna en chatt mellan förtroendevalda och invånare är en kanal för att dels sprida information om KKIK:s resultat till invånare och dels för att förtroendevalda ska kunna inleda en dialog om ens verksamheter med invånarna. 6
AKTIVITETSPLAN KOMMUNIKATION OCH INFORMATION KKIK 2013 Aktivitet Åtgärd/Kanal Tidpunkt Målgrupp Syfte Ansvarig Ann-Louis får förhandsbesked om resultatet för bemötande. Publiceras på intranätet v. 3 Anställda i Gislaveds Information om resultatet Ann Louis, Peter D Resultatet för KKIK presenteras den 17 januari Pressmeddelande Publiceras på webben/intranätet 18 januari 21 januari Kommuninvånare i Gislaveds. Anställda i Gislaveds. Publicera på facebook 21 januari Förtroendevalda i Gislaveds. Artikel i tidningen Maj 2013 Information om resultatet Ann Louis, Peter D Information förvaltningschefer Informationsmöte? Anställda i Gislaveds /förvaltningschefer Informera om resultatet Ann -Louis Information KLINFO Informationsmöte? Anställda i Gislaveds Informera om resultatet Ann-Louis Information fullmäktige Informationsmöte? Förtroendevalda i Gislaveds Informera om resultatet Ann-Louis Information planeringsdagarna Informationsmöte 27-28 februari Förtroendevalda i Gislaveds Informera om resultatet Ann-Louis Chatt med politiker om KKIK/ ens verksamhet Kommuninvånare Chattar med politiker? (maj, augusti/september?) Kommuninvånare Dialog med invånare om ens verksamheter, informera om KKIK Ulrika, Peter D Film på webben Korta intervjuer med invånare om KKIK och ens verksamheter som publiceras? Kommuninvånare Informera om resultat KKIK, dialog med ens invånare Ann-Louis, Peter D, Ulrika 7
Delta på aktiviteter/events etc. för att informera om KKIK:s resultat Affärsracet Gisledagarna 22 maj 1-2 juni Kommuninvånare i Gislaveds Burseryds marknad 28 september Anderstorp 6 juni Hestra marknad? Ungdomsfestival Smålandsstenar September 2013 Reftele julmarknad Nov dec 2013 Informera om KKIK:s resultat Ann-Louis, förtroendevalda, tjänstemän Eventuellt genomföra riktade dialogaktiviteter kring utvalda områden, med utgångspunkt från KKIK:s resultat. Dialogaktiviteter? Kommuninvånare i Gislaveds Hämta synpunkter/åsikter från invånarna avseende utvalda områden, kopplade till KKIK:s resultat. Demokratiberedningen?, förtroendevalda, tjänstemän. AKTIVITETSPLAN ENSKILDA AKTIVITETER KKIK 2013 Aktivitet Marknadsföring Material Tidpunkt Affärsracet Gisledagarna Burseryds marknad Målgrupp Deltagande politiker Ansvarig 22 maj Kommuninvånare Demokratiberedningen/styrelsen 1-2 juni Kommuninvånare Demokratiberedningen/styrelsen Kommuninvånare 28 september Demokratiberedningen/styrelsen Ann-Louis, Peter D Ann-Louis, Peter D Ulrika, Peter D 8
Anderstorp 6 juni Hestra marknad Ungdomsfestival i Smålandsstenar Reftele julmarknad 6 juni Kommuninvånare Demokratiberedningen/styrelsen? Kommuninvånare Demokratiberedningen/styrelsen novmber - december Kommuninvånare september Kommuninvånare Demokratiberedningen/styrelsen Demokratiberedningen/styrelsen Ulrika, Peter D Ann-Louis, Peter D Ulrika, Peter D Ann-Louis, Peter D 9