Kallelse Kultur- och fritidsnämnden

Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: 2017-02-02, klockan 08:30 Plats: Skånes Fagerhultrummet Gruppmöte kl 08:00 Tockarprummet M, KD, C, SPI Åsljungarummet S Värsjörummet SD Föredragningslista Nr Ärenderubrik Ärende 1 Godkännande av dagordning KFN.2017.7 2 Val av person att jämte ordförande justera protokollet samt tid och plats för justering KFN.2017.1 3 Ekonomisk uppföljning KFN.2017.2 4 Bokslut 2016 KFN.2017.21 5 Intern kontroll för kultur- och fritidsnämnden 2017 KFN.2017.9 6 Uppdatering av delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden KFN.2017.19 7 Drift och underhåll - Junexvallen KFN.2016.104 8 Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar KFN.2016.131 9 Kultur- och fritidsnämndens vision gällande kultur KFN.2016.77 10 11 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Rapportering av beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen KFN.2017.27 KFN.2017.20 12 Övriga frågor KFN.2017.3 13 Aktuell information KFN.2017.5 14 Kurser och konferenser KFN.2017.4 15 Delegationsärenden KFN.2017.6 Kristina Söderlund Kultur- och fritidsnämndens ordförande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (1) KFN.2017.7 800 Godkännande av dagordning Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (2) KFN.2017.1 800 Val av person att jämte ordförande justera protokollet samt tid och plats för justering Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (3) KFN.2017.2 800 Ekonomisk uppföljning Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kultur- och fritidsnämndens budget är vid tillfället för kallelsen ännu inte inlagd i det ekonomiska redovisningssystemet och ingen uppföljning kan därför inkluderas. Kultur- och fritidschefen redogör för de ekonomiska aktiviteterna under januari utifrån de underlag som är tillgängliga i samband med sammanträdet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (4) KFN.2017.21 800 Bokslut 2016 Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2016 i enlighet med förvaltningens förslag och sända den till kommunstyrelsen för fortsatt behandling. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har, i enlighet med kommunledningskontorets instruktioner, utarbetat en verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2016. Förslag till Verksamhetsberättelseoch preliminärt ekonomiskt resultat kommer att skickas i separat mail till nämndens ledamöter under fredagen den 27 januari. Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (5) KFN.2017.9 800 Intern kontroll för kultur- och fritidsnämnden 2017 Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund I enlighet med kultur- och fritidsnämndens beslut redovisar förvaltningen vid vartannat nämndsammanträde nulägesbilden för beslutade internkontrollpunkter. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämnden Intern kontroll februari 2017 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

INTERN KONTROLL Datum 2017-01-25 Sida 1(8) Kommunledningsförvaltningen Andreas Meimermondt Andreas.meimermondt@orkelljunga.se Intern kontroll januari 2017 Förvaltningsövergripande Granskningen avser Arbetsmiljö Vad granskas och hur Genom stickprov kontrollera rätt beslutsfattare och att befogenhet inte överskrids. Genom stickprov en gång per kvartal kontrollera att inga ärenden äldre än tre månader ligger obehandlade i SAM Kontinuerligt granska att nöjdhetsmätning genomförs på HB, Filialer och idrottsanläggnin gar 4 2 4 Förvaltningschef Nöjdhetsmätning Förvaltningschef Rapporteras till Kontroll av fattade delegationsbeslut Förvaltningsassistent Förvaltningschef och KFN Riskgrad Kontrollansvar Projektion Granskningen klar 2017-12-31 KFN 2017-12-31 KFN 2017-12-31 Folkbiblioteken Granskningen avser Försvunna media Vad granskas och hur Genom stickprovsgranskning kontrollera om de volymer som skall finnas inne återfinns i hyllan Riskgrad 2 Kontrollansvar Rapporteras till Projektion Bibliotekssamordnare Förvaltningschef och KFN Granskningen klar 2017-12-31 Örkelljunga kommun Webbplats www.orkelljunga.se E-post kommunkontor@orkelljunga.se Organisationsnr 212000-0878 Postadress Kommunledningsförvaltningen 286 80 Örkelljunga Besöksadress Biblioteksgatan 10 Telefon 0435-550 00 vx Fax 0435-545 40 Bankgiro 5250-6847

Örkelljunga kommun Datum 2015-12-30 Sida 2(3) Antalet lån Genom mätning en gång per kvartal identifiera ökning eller minskning av utlån inom olika kategorier av media 3 Bibliotekssamordnare Förvaltningschef och KFN 2017-12-31 Skolbiblioteken Granskningen avser Räckvidd Källkritik Vad granskas och hur Terminsvis avstämning för att säkerställa att alla elever erbjudits kontakt med biblioteket vid minst tre tillfällen. Genom stickprovskontr oll säkerställa att alla elever i grundskolan erbjudits information om källkritik Riskgrad 3 3 Kontrollansvar Rapporteras till Projektion Skolbibliotekarie Förvaltningschef och rektor Skolbibliotekarie Förvaltningschef och rektor Granskningen klar 2017-12-31 2017-12-31 Fritid & Föreningar Granskningen avser Kontrollansvar Rapporteras till Projektion Bidragsuppföljning Bidragsuppföljning Vad granskas och hur Genom stickprovskontroll säkerställa att föreningar som tilldelas bidrag för lovaktiviteterna genomför aktiviteterna enligt plan Genom uppföljning av utbetalda partnerskapsoch investeringsbidrag sex månader efter utbetalning säkerställa att bidraget används till Riskgrad 2 2 Fritidsassistent Förvaltningschef och KFN Fritidsassistent Förvaltningschef och KFN Granskningen klar 2017-12-31 2017-12-31

Örkelljunga kommun Datum 2015-12-30 Sida 3(3) avsedda ändamål. Att säkerställa att minst 30 föreningsmöten genomförs årligen 3 Föreningskontakt Föreningsutvecklaren Förvaltningschef och KFN 2017-12-31 Kultur & Evenemang Granskningen avser Utträngning Vad granskas och hur Genom stickprovskontr oller säkerställa att föreningsaktivit eter synliggörs i evenemangskale ndern Samtliga tillfällen då föreningar av- /ombokats med anledning av arrangemang Säkerställa att förvaltningen genomför minst 10 evenemang i egen regi Riskgrad 2 3 3 Kontrollansvar Rapporteras till Projektion Marknadsföring Kultur- Assistent Evenemangsproduktion Kultur- Assistent Förvaltningschef och KFN Föreningsutvecklaren Förvaltningschef och KFN Förvaltningschef och KFN Granskningen klar 2017-12-31 2017-12-31 2017-12-31

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (6) KFN.2017.19 800 Uppdatering av delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta en ny delegationsordning i enlighet med förvaltningens förslag. Bakgrund Kultur och fritidsnämndens nuvarande delegationsordning saknar tydlighet inom vissa av nämndens verksamhetsområden vilket gör att osäkerhet skapas kring hur ärenden i nämndens ansvarsområde skall hanteras. Samtidigt ser delegationsordningen för Örkelljunga kommuns olika nämnder mycket olika ut både avseende formalia och innehåll. På sammanträdet 2017-01-12 fick förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på en uppdaterad delegationsordning som berör samtliga delar av nämndens verksamhet, integrerar musikskolans verksamhet i delegationsordningen och samordnar formalia och struktur med kommunens övriga nämnder. Förvaltningens förslag Kultur- och fritidsförvaltningen har utarbetat ett förslag till ny delegationsordning för kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde. Beslutsunderlag Reviderat underlag beslut- och delegationsordning KFN Expedieras till: Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sida 1(9) Delegationsordning Kultur- och Fritidsna mnden Beslutad av kultur- och fritidsnämnden, 2017-XX-XX, XXX Örkelljunga kommun Webbplats www.orkelljunga.se E-post kommunkontor@orkelljunga.se Organisationsnr 212000-0878 Postadress Kommunledningsförvaltningen 286 80 Örkelljunga Besöksadress Biblioteksgatan 10 Telefon 0435-550 00 vx Fax 0435-545 40 Bankgiro 5250-6847

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 2(9) Innehåll Principer för beslut med stöd av delegationsbestämmelser...3 Lagrum...3 Syfte...3 Innebörd...3 Anmälan...3 Handläggningen...4 Vidaredelegering...4 Förbud mot delegering...4 Begränsningar i övrigt...4 Gränsdragning mellan beslut och verkställighet...4 Attestreglementet...5 Överklagan av beslut...5 Delegationsordning för kommunstyrelsens verksamhetsområde...6 A Brådskande ärenden...6 B - Allmänna ärenden...6 C - Ekonomiärenden...7 D - Mark- och fastighetsärenden...7 E - Personaladministrativa ärenden...8

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 3(9) Principer för beslut med stöd av delegationsbestämmelser Lagrum Kultur- och fritidsnämndens till delegering av beslut behandlas i kommunallagen, 6 kap. 33-38. Nämnden får uppdra till ett utskott, till en ledamot eller till en anställd i kommunen att besluta på styrelsens/nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden. Syfte Delegation av beslutanderätt har två syften: - Att avlasta nämnden från rutinärenden. Detta för att skapa utrymme för mer omfattande behandling av betydelsefulla och principiella ärenden. - Att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. Innebörd Att fatta beslut med stöd av delegationsbestämmelser innebär att besluta på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett styrelse- eller nämndbeslut och kan inte ändras i styrelse eller nämnd. Beslutet kan endast ändras av delegaten och högre instans efter överklagande i lagstadgad ordning. Nämnden kan dock när som helst återkalla den givna beslutanderätten generellt eller för en viss grupp av ärenden, för en viss tjänsteman eller för ett visst ärende. Rätten för viss befattning att fatta beslut med stöd av delegationsbestämmelser omfattar även förordnad vikarie. Har vikarie inte förordnats och kan beslutet inte utan olägenheter avvaktas har närmast överordnad rätt att fatta beslutet i stället för ordinarie delegat. Delegaten får varken handlägga eller besluta i ärenden där denne är jävig. Anmälan Enligt kommunallagen ska beslut som fattas med stöd av uppdrag anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande med kommunalbesvär börja löpa. (Utgångspunkt är dagen då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla.) Anmälan kan göras på följande sätt: Särskilt protokoll Beslutsförteckning Skrivelse Utskrift från dator Prestations/kostnadsrapport

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 4(9) Varje beslutshandling bör innehålla uppgifter om: - Ärendemening - Beslutsinnehåll - Vem som fattar beslutet - När beslutet fattades - Vem som delgivits beslutet Handläggningen Delegat ska bevaka att ett allsidigt beslutsunderlag tas fram. Vid behov ska samråd ske med verksamhetsansvarig. Ärendet ska behandlas i ett sammanhang, d.v.s. en uppdelning i delbeslut av ett ärende i syfte att exempelvis kringgå gällande bestämmelser får inte förekomma. Vidaredelegering Nämndens eller styrelsens uppdrag till förvaltningschef att fatta beslut kan kompletteras med en rätt för förvaltningschefen att i sin tur överlåta uppdraget till annan anställd. Beslut efter vidaredelegering ska anmälas till förvaltningschefen. Nämnden eller styrelsen bestämmer själv om förvaltningschefen ska vidareanmäla besluten till nämnden. Observera att rätt att besluta om vidaredelegering endast kan ges till anställd med förvaltningschefs ställning, normalt endast till en person inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde. Förbud mot delegering I principiella ärenden får beslutanderätten inte delegeras, dessa redovisas i kommunallagen 6 kap 34, 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Begränsningar i övrigt Om kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen fattat beslut om riktlinjer för verksamheten ska dessa iakttas. Delegaten ska förvissa sig om att erforderliga anslag finns för de kostnader som kan föranledas av beslutet. Vid beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild gäller regler enligt lagar och förordningar. Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Nämnd eller styrelse avgör ärenden genom att fatta beslut. Fattade beslut verkställs av tjänstemän inom nämndens eller styrelsens förvaltning. Verkställandet kan innefatta olika moment. Mellan de anställda råder viss arbetsfördelning.

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 5(9) I ärenden där nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten kan det vara samma tjänsteman som fattar beslutet och verkställer det. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att med stöd av kommunallagen dra någon exakt gräns. Kännetecknande för ett beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar samt att enskild kan ha intresse av att överklaga beslutet till högre instans. Verkställighet innebär tillämpning eller genomförande av ett tidigare fattat beslut. Det finns inte någon enskild person som har intresse av att överklaga. Särskilt vid målstyrning råder stor frihet för tjänstemännen att avgöra hur beslutet ska verkställas. Åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten ska kunna bedrivas hänförs till verkställighet. Arbetsfördelning mellan tjänstemännen styrs av organisation och tjänsteställning. Med viss befattning är ofta knutet budgetansvar för viss verksamhet. Exempel på verkställighet är: avgiftsdebitering enligt taxa tilldelning av barnomsorgsplats enligt klar turordningsprincip beviljande av normal semesterledighet deltagande i enstaka kurser och konferenser Verkställighet ska inte anmälas. Vad som kan hänföras till beslut framgår av följande delegationsordning. Attestreglementet Beslutanderätt på delegation ska inte förväxlas med attesträtt. Attest innebär kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt är en behörighet att belasta viss verksamhet med kostnader eller utgifter. Överklagan av beslut Delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Inom svensk förvaltningsrätt förekommer två huvudtyper av överklagande, nämligen förvaltningsbesvär och laglighetsprövning. Vid förvaltningsbesvär prövar besvärsmyndigheten både beslutets laglighet och lämplighet och om överklagandet bifalles så kan besvärsmyndigheten inte bara upphäva beslutet utan också ändra dess innehåll eller ersätta det med ett nytt beslut. Vid kommunalbesvär sker endast en laglighetsprövning. Om överklagandet bifalles så kan besvärsmyndigheten upphäva det överklagade beslutet, men inte ersätta det med ett nytt beslut. Vid förvaltningsbesvär varierar besvärsinstanserna efter vilket lagstiftningsområde det gäller. Om beslutet går en sökande emot och kan överklagas, ska sökanden i enlighet med förvaltningslagens bestämmelser, underrättas om hur beslutet kan överklagas. Underrättelsen ska alltid ske skriftligt, om sökanden begär det.

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 6(9) Arbetsmiljö Avseende arbetsmiljö har kultur- och fritidsnämnden det högsta ansvaret för arbetsmiljösituationen inom alla delar av verksamheten i enlighet med dokumentet Anvisning för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Örkelljunga kommun. Nämnden delegerar det praktiska handhavandet av arbetsmiljöarbetet till förvaltningschefen med rättighet att delegera den vidare till underlydande chefer och samordnare. Delegationsordning för kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde Beslut som fattas med stöd av delegation eller vidaredelegering ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden som upprättar särskild förteckning över delegationsbesluten. A Brådskande ärenden Ärende 1. På kultur- och fritidsnämndens vägnar besluta i sådana brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas Delegat Kultur- och fritidsnämndens ordförande efter hörande av vice ordföranden B - Allmänna ärenden Ärende 1. Beslut om handlings utlämnande, vägran att lämna ut handling samt utlämnande av handling med förbehåll Delegat Vid sekretess: Förvaltningschefen Handlingar utan förbehåll: Förvaltningsassistent/ ansvarig handläggare 2. Sekretessbehandling av ärende Förvaltningschefen 3. Yttrande till allmän förvaltningsdomstol Förvaltningschefen 4. Arbetsmiljöärenden Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering 5. Frågor angående tolkning och tillämpning av reglementet för ersättning till förtroendevalda 6. Tecknande av avtal, kontrakt och överenskommelser med externa parter i enlighet med kultur- och fritidsnämndens diskussioner och åtaganden Kultur- och fritidsnämndens ordförande Kultur- och fritidsnämndens ordförande

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 7(9) C Ekonomiärenden Ärende 1. Upphandling 2. Inköp och kontraktsskrivning på belopp understigande upphandlingsnivå 3. Avyttring av lösa inventarier, belopp uppgående till högst 1 basbelopp 4. Fördelning av Föreningsbidrag Administrationsbidrag 5. Fördelning av Föreningsbidrag Aktivitetsbidrag 6. Fördelning av Föreningsbidrag Kartbidrag 7. Fördelning av Föreningsbidrag - Utbildningsbidrag 8. Fördelning av Föreningsbidrag Stimulansbidrag till lovaktiviteter Delegat Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering 9. Fördelning av Föreningsbidrag - Omdisponering av beslutade Förvaltningschefen investerings- och partnerskapsbidrag inom föreningens verksamhet 10. Initiera och underteckna externa bidragsansökningar Förvaltningschefen 11. Avskrivningar av fodringar för ej återlämnade medel och förseningsavgifter upp till 1 000 kr 12. Beslut om avstängning eller begränsning för låntagare som ej betalt skulder Bibliotekssamordnaren Bibliotekssamordnaren D Kultur- och fritidsärenden Ärende 1. Frågor angående tolkningar av riktlinjer och regelverk kring fördelning av tränings-, tävlings-, match- och arrangemangstider samt tolkning av taxor och avgifter för nyttjandet av kultur- och fritidsnämndens lokaler. 2. Fördelning av tränings-, tävlings-, match- och arrangemangstider Delegat Förvaltningschefen Förvaltningschefen

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 8(9) 3. Beslut om uthyrning och upplåtelse av kultur- och fritidsnämndens lokaler och resurser 4. Beslut att anordna arrangemang inom kultur- och fritidsområdet 5. Tillfälliga ändringar av öppethållande inom nämndens verksamheter Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen inom folkbiblioteksverksamheten även Bibliotekssamordnaren 6. Låneregler för biblioteksverksamheterna Bibliotekssamordnaren 7. Regler för infoteksverksamheten Bibliotekssamordnaren 8. Kontrakt och avtal avseende evenemang, artister och medverkande i publika arrangemang 9. Fastställandet av entréavgifter för arrangemang inom kulturoch fritidsnämndens verksamhetsområde Förvaltningschefen Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering 10. Remissyttrande till lotteriinspektionen Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering 11. Godkännande av ansökan om lotteritillstånd Förvaltningschefen 12. Godkännande av förenings drog-, alkohol- och likabehandlingspolicy Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering 13. Intagning av elev i musikskola Musikskolechefen 14. Avstängning av elev i musikskola Musikskolechefen 15. Musikskolans framträdanden Musikskolechefen E - Personaladministrativa ärenden Ärende 1. Anställning, Uppsägning, avsked, disciplinåtgärder, varsel, underrättelse, lönesättning, ändring av sysselsättningsgrad för personal inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde inom ramen för de av personalutskottet delegerade befogenheterna 2. Utfärdandet av arbetsintyg för personal inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde 3. Fastställandet och tolkning av arbets- och befattningsbeskrivningar för personal inom kultur- och Delegat Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges

Örkelljunga kommun Datum 2017-01-05 Sida 9(9) fritidsnämndens verksamhetsområde 4. Beviljandet av semester och annan avtalsreglerad ledighet för personal inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde 5. Beviljandet av icke avtalsreglerad ledighet utan lön under upp till 12 månader för personal inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde 6. Beslut om fortbildning för personal inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering Förvaltningschefen Förvaltningschefen Förvaltningschefen ges rätt till vidaredelegering

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (7) KFN.2016.104 828 Drift och underhåll - Junexvallen Bakgrund I samband med kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2016-12-08, 162 fick förvaltningen i uppdrag att undersöka kostnaden för att vidmakthålla B-planen på Junexvallen som grönyta under 2017. Detta för att enklare kunna återuppta B-planen som fotbollsplan om föreningens verksamhet växer. Förvaltningen har undersökt ärendet och fått svar från samhällsbyggnadsförvaltningen att kostnaden skulle bli 15 000 kronor för 2017. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (8) KFN.2016.131 828 Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta reviderade riktlinjer i enlighet med förvaltningens förslag. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden beslutade, i samband med sitt sammanträde 2016-12-08 att uppdra till kultur- och fritidschefen att göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" utifrån initiativ inlämnat av Kristina Söderlund (SPI och Ingela Lärkevie (C) och presentera resultatet på sammanträdet i februari 2017. Initiativet lyder Riktlinjerna är fortfarande i sin "linda" och behöver ses över. Då det under en period uppstått diskussioner från olika grupper som använder sig av våra anläggningar och deras utnyttjande ej varit helt tillfredsställande. Anser undertecknande att det bör göras en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggning". Vi har både föreningar och egna verksamheter som ingår i nämndens ansvarsområden. De prioriterade grupperna är barn och unga 1-19 år samt pensionärer och att behoven för personer med funktionshinder ska beaktas. Vi får inte glömma att kultur och idrott hör ihop. Vi ska vara stolta över Örkelljunga har så många grupper som vill visa upp sina talanger oavsett om det är killar eller tjejer, små eller stora grupper elit eller amatörer av olika slag. Vi vill ge förvaltningschefen i uppdrag att: - Göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" av förvaltningens egna verksamheter. - Beskriva eventuella konsekvenser som kan uppstå - Efter återkoppling till nämnden skickas vidare till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden Riktlinjerna för fördelning av träningstider tillämpades för första gången med start höstterminen 2016 och det är förvaltningen uppfattning att implementeringen varit framgångsrik. Den kritik som har framförts har inte i huvudsak varit riktad mot riktlinjerna som sådana utan är konsekvenser av föreningar/aktörer som inte ansökt om tid i enlighet med riktlinjernas instruktioner och/eller fått förändrade förutsättningar efter ansökningstidens utgång. Merparten av de berörda aktörerna är nöjda med såväl riktlinjernas principer som förvaltningens tillämpning men det är naturligt att det finns missnöje då prioriteringar måste genomföras och vissa aktörer inte får tider i enlighet med sina önskemål. Detta åtgärdas främst genom ett informerande arbete och en översyn av de blanketter som används för ansökan vilket kan ske inom ramen för förvaltningens ordinarie arbete och uppdrag. I ett nyetablerat regelverk finns det dock alltid saker som har glömts bort, kan misstolkas eller behöver justeras. Det har under hösten 2016 konstaterats att kommunal verksamhet helt saknas i riktlinjernas prioriteringsordning och att det därför är svårt för kommunala verksamheter inom exempelvis musikskolan, socialtjänsten eller personalföreningen att få tillgång till idrottshallar på ett sätt som är förenligt med dessa verksamheters betydelse och angelägenhet. Detta gäller endast kommunalt driven träningsverksamhet då enskilda (eller återkommande) evenemang omfattas av de befintliga skrivningarna kring publika evenemang. Förvaltningen föreslår därför att följande kompletteringar införs i "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" - I 2.1 punkt 6 ändra texten från Träning för elitverksamhet och prioriterade grupper till Träning för elitverksamhet och, prioriterade grupper samt kommunal verksamhet riktad mot barn och unga 1-19 år - I 2.1 punkt 7 ändra texten från Övrig träningsverksamhet till Övrigt träningsverksamhet samt övrig kommunal verksamhet Det är förvaltningens uppfattning att ovan föreslagna ändringar kan fastslås av kultur- och fritidsnämnden utan att de behöver behandlas vidare i kommunstyrelse och/eller kommunfullmäktige. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden Beslutsunderlag Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar Protokoll 2016-12-08 - KFN 167 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2016-12-08 Kultur- och fritidsnämnden KFN 167 KFN.2016.131 828 Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar Kultur- och fritidsnämnden beslutar att uppdra till kultur- och fritidschefen att göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar"utifrån inlämnat initiativ och presentera resultatet på sammanträdet i februari 2017. Bakgrund På sammanträdet lämnar Kristina Söderlund (SPI Välfärden) och Ingela Lärkevie (C) in ett initiativ gällande en översyn av riktlinjer för tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar: Riktlinjerna är fortfarande i sin "linda" och behöver ses över. Då det under en period uppstått diskussioner från olika grupper som använder sig av våra anläggningar och deras utnyttjande ej varit helt tillfredsställande. Anser undertecknande att det bör göras en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggning". Vi har både föreningar och egna verksamheter som ingår i nämndens ansvarsområden. De prioriterade grupperna är barn och unga 1-19 år samt pensionärer och att behoven för personer med funktionshinder ska beaktas. Vi får inte glömma att kultur och idrott hör ihop. Vi ska vara stolta över Örkelljunga har så många grupper som vill visa upp sina talanger oavsett om det är killar eller tjejer, små eller stora grupper elit eller amatörer av olika slag. Vi vill ge förvaltningschefen i uppdrag att: - Göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" av förvaltningens egna verksamheter. - Beskriva eventuella konsekvenser som kan uppstå - Efter återkoppling till nämnden skickas vidare till kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2016-12-08 Kultur- och fritidsnämnden Beslutsunderlag Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (9) KFN.2016.77 790 Kultur- och fritidsnämndens vision gällande kultur Kultur- och fritidsförvaltningen föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att inrätta ett kulturråd i enlighet med förvaltningens förslag samt föreslå för kommunstyrelsen att kulturrådet blir rådgivande och remissinstans i frågor gällande utsmyckning i samband med om- och nybyggnation. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden genomförde under 2016 workshop kring ambitioner och utveckling av kulturområdet. Bakgrunden var att skapa en bredare ansats till begreppet kultur samt lägga fast riktlinjerna för hur stöttning av såväl ideell som professionell kultur skall se ut i Örkelljunga. I ett syfte att vitalisera kontakten mellan nämndens verksamhet och kulturutövare i kommunen diskuterades införandet av ett kulturråd. Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att kultur- och fritidsnämnden inrättar ett kulturråd i enlighet med bifogat förslag till bemanning. Kulturrådet skall fungera som en samverkansplattform mellan såväl det ideella som det professionella kulturutövarna och de politiska företrädarna i kultur- och fritidsnämnden. Kulturrådet föreslås sammanträda vid två tillfällen per år och skall dels fungera som en diskussionsplattform för kulturföreningars, så väl som professionella kulturutövares, behov av kommunal samverkan, dels som rådgivande och/eller beslutande organ i frågor där kultur- och fritidsnämnden väljer att inhämta rådets åsikt. Kulturrådet tillgängliggörs årligen ett belopp avsatt ur kultur- och fritidsnämndens ram för arrangerandet av en kulturdag eller motsvarande där kulturrådet fastslår aktiviteten som genomförs i samråd mellan rådet och nämndens personal. För verksamhetsåret 2017 är anslaget 100 000 kronor. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden Kulturrådet är rådgivande och föreslår för nämnden kandidat/kandidater till Örkelljunga kommuns kulturpris och Örkelljunga kommuns kulturmiljöpris. Förvaltningen föreslår även att kultur- och fritidsnämnden skall tillskriva kommunstyrelsen och föreslå att kulturrådet ges en rådgivande roll i besluten kring utsmyckning och konst i samband med ny- och ombyggnation där 1 % regel tillämpas. Vid inrättandet av ett kulturråd måste stort fokus läggas på att rådet bemannas av individer som representerar alla delar av områdets bredd. Förvaltningen föreslår därför att platserna i rådet i första hand tillsätts genom kategorisering och att rätt individ till motsvarande plats därefter tillsätts. Givetvis finns det individer som skulle kunna uppfylla flera av nedanstående roller men för att rådet skall ges lämplig storlek bör de då väljas ur endast ett perspektiv. Förvaltningen föreslår därmed att kulturrådet består av: 1. Ordförande kultur- och fritidsnämnden 2. Vice ordförande kultur- och fritidsnämnden 3. Förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen 4. Representant Ideella föreningar 5. Representant Kulturhistoria 6. Representant Konsthantverk 7. Representant Litteratur/Författarskap 8. Representant Scenkonst/Teater 9. Representant Måleri/Skulptur 10. Representant Foto/Film Samt att kulturassistenten är ständigt adjungerad och fungerar som sekreterare när rådet sammanträder. Ekonomi Inrättandet av kulturrådet innebär kostnader på bedömt 5 000 kr/år för förtäring i samband med möten, porto och liknande omkostnader. Denna summa kan prioriteras inom kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden Barn, jämställdhet och miljö/hållbarhet Ärendet påverkar inte dessa aspekter i någon nämnvärd omfattning. Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (10) KFN.2017.27 022 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ta emot informationen samt att översända ärendets protokollsutdrag till kommunstyrelsen. Bakgrund Förslaget till Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun, är en revidering och uppdatering av tidigare riktlinjer. Utifrån vårt systematiska arbetsmiljöarbete och utifrån Arbetsmiljöverkets olika besök i vår organisation så behöver vi uppdatera våra riktlinjer/anvisningar. I kommunen är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Arbetsmiljölagen gäller där "arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning". Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning (elever) med arbetstagare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför arbetsuppgifter som liknar ett förvärvsarbete. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på arbetsplatsen ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. Den som upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare. I förslaget finns en struktur över fördelning av arbetsmiljöuppgifter från kommunfullmäktige till nämnd till förvaltningschef till verksamhetschef/motsvarande till enhetschef/rektor till medarbetare och medarbetare med specifika uppdrag. I förslaget finns också förteckning på uppgifter som ska fördelas på respektive nivå. Kommunstyrelsen har beslutat att översända "Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun" till respektive nämnd för information, efter information i respektive nämnd sänds protokollsutdrag till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Protokoll 2016-10-05 - PU 28 KS 9 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2016-10-05 Kommunstyrelsens personalutskott PU 28 KLKP.2016.34 022 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Förslaget till Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun, är en revidering och uppdatering av tidigare riktlinjer. Utifrån vårt systematiska arbetsmiljöarbete och utifrån Arbetsmiljöverkets olika besök i vår organisation så behöver vi uppdatera våra riktlinjer/anvisningar. I kommunen är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Arbetsmiljölagen gäller där "arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning". Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning (elever) med arbetstagare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför arbetsuppgifter som liknar ett förvärvsarbete. När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på arbetsplatsen ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen.den som upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare. I förslaget finns en struktur över fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Kommunfullmäktige till nämnd till förvaltningschef till verksamhetschef/motsvarande till enhetschef/rektor till medarbetare och medarbetare med specifika uppdrag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2016-10-05 Kommunstyrelsens personalutskott I förslaget finns också förteckning på uppgifter som ska fördelas på respektive nivå. Beslutsunderlag Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Kommunstyrelsens personalutskott beslutar att att översända Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun till respektive nämnd för information, efter information i respektive nämnd sänds protokollsutdrag till kommunstyrelsen innan årsskiftet, samt föreslå kommunstyrelsen besluta i ärendet under januari månad 2017. Expedieras till: Ledningsgruppen Nämndsekreterarna Kommunstyrelsen Carita Gustafsson Cecilia Nordbladh Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

KLKP.2016.34 2017-01-17 Ärendeinformation Ärendemening Handläggare Fastighet Objekt Status Skede Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Staffan Roos Pågående Diarieplan Kommentar 1 Kommentar 2 Akt hos Delegation 022 Tjänster, instruktioner, befattningsbeskrivningar, fackombud Fastighet Initierare Anders Svensson

KLKP.2016.34 2017-01-17 Ärendets alla händelser 2017-01-12 2016-10-19 2016-09-28 2016-09-26 Socialnämndens beslut ang PU 28 Arbetsmiljöuppgifter.docx IN Aktuell - Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga IN Också inaktuell - Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Ör IN Inaktuell - Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljun IN Protokoll 2017-01-11 - KS 9 UT Protokoll 2016-10-05 - PU 28 UT

Anvisning gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun 1

Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Örkelljunga kommun I kommunerna är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får en skyldighet att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som förväntas. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller kan se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Det går INTE att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på ett arbetsmiljö/skyddsombud i dennes egenskap av arbetsmiljö/skyddsombud. Arbetsmiljö/skyddsombudet företräder arbetstagaren och tillhör i denna funktion inte arbetsgivarens verksamhet. Däremot kan ett arbetsmiljö/ skyddsombud ha till ordinarie uppgift att sköta delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet i sitt uppdrag som anställd medarbetare. Det går heller inte att lägga arbetsmiljöuppgifter på dem som är föremål för arbetsgivarens tjänster, exempelvis personer som får vård och omsorg. De är inte anställda av arbetsgivaren och tillhör inte arbetsgivarens verksamhet. En arbetsgivare som driver verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade kan inte enligt 6 AFS 2001:1 utse brukaren till arbetsledare på en personlig assistent. Ibland är dock brukaren själv arbetsgivare för assistenten och kan då själv utöva arbetsledning över denne. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsplatsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Arbetsmiljölagen gäller där arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning. Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning (elever) med arbetstagare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som har anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför uppgifter som liknar ett förvärvsarbete. När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på en arbetsplats ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. Den som har upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare. 2

Vem gör vad? fördelning av arbetsmiljöuppgifter Kommunfullmäktige Nämnd Förvaltningschef Avdelnings-/områdes-/verksamhetschef eller motsvarande Enhetschef/rektor eller motsvarande Medarbetare och medarbetare med specifika uppdrag Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelse och nämnderna och tar in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet. Nämnden ger förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter vidare. Den högsta ledningens ansvar för arbetsmiljön ska framgå i förvaltningens delegationsordning med hänvisning till dokumentet Anvisning för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Örkelljunga kommun. Läs mer om nämndernas arbetsmiljöuppgifter på sidan 4. Förvaltningschef ger/avdelnings-/områdes-/verksamhetschef eller motsvarande rätt att fördela de mera verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare. För en förvaltning med flera organisationsnivåer fördelar förvaltningschefen de verksamhetsnära uppgifterna till underordnad chef. Läs mer om förvaltningschefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 5. Avdelnings-/områdes-/verksamhetschef eller motsvarande ger enhetschef/rektor rätt att fördela de verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare. För en förvaltning med flera organisationsnivåer fördelar dessa chefer eller motsvarande de verksamhetsnära uppgifterna till underordnad chef. Läs mer om chefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 6. (Avdelnings-/områdes-/verksamhetschef eller motsvarande är chef på mellannivå som har verksamhets-, ekonomi- och personalansvar och ett övergripande ansvar inom sitt område (är i regel direkt underställd förvaltningschef). Enhetschef/rektor eller motsvarande har möjlighet att fördela konkreta arbetsmiljöuppgifter vidare till medarbetare. Det gäller även de överordnade chefer som har direkt underställda medarbetare Läs mer om chefens arbetsmiljöuppgifter på sidan 7. (Enhetschef/rektor eller motsvarande är 1:a linjens chef som har verksamhets- ekonomi- och personalansvar och ett övergripande ansvar inom sitt ansvarsområde). Den enskilde medarbetaren ska medverka, delta och följa föreskrifter i arbetet med arbetsmiljöarbetet använda skyddsanordningar och iaktta försiktighet i övrigt för att förebygga ohälsa och olycksfall. Medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö ansvarar för de uppgifter som tilldelats av den närmaste chefen. Läs mer om medarbetarens arbetsmiljöuppgifter på sidan 8. 3

Förtroendevalda De förtroendevalda i varje nämnd har inom nämndens av kommunfullmäktiges beslutande verksamhetsområde ansvar för att arbetsmiljölagen följs. En viktig uppgift för de förtroendevalda är att se till att chefer och arbetsledare får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kompetens att driva en bra verksamhet med tillfredsställande arbetsmiljövillkor. En annan viktig uppgift för de förtroendevalda är att regelbundet följa upp hur arbetsmiljöarbetet bedrivs och att vidta åtgärder om så behövs. Respektive nämnd ska: se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål och riktlinjer tas fram för nämndens verksamhet se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar i såväl organisation som andra förändringar av arbetsmiljön se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och förvaltningsorganisationen i stort se till att nämnden får återkoppling av verksamhetens arbetsmiljöarbete se till att samverkan sker med kommunchef, kommunstyrelse och andra nämnder när det gäller arbetsmiljö, om så erfordras följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor och arbetsskador följa upp sjukfrånvaro, beviljade sjukersättningar och rehabiliteringsarbetet. 4

Förvaltningschef Förvaltningschefen ska skaffa sig ingående kunskap om, den arbetsmiljölagstiftning och de författningar som rör området, den befintliga skyddsorganisationen, samverkansavtalet, diskrimineringslagstiftningen och socialförsäkringsbalken. Förvaltningschefen ska: organisera och bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna i systematiskt arbetsmiljöarbete kontinuerligt skapa ekonomiska och personella förutsättningar för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete inom förvaltningen fördela arbetsmiljöuppgifter enligt en skriftlig uppgiftsfördelning så att det klart visar vem i organisationen som har ansvar för vilka arbetsmiljöuppgifter/skyddsområden känna till kommunens riktlinjer/dokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa konkretisera Örkelljunga kommuns personalriktlinje till förvaltningens verksamheter se till att det inom förvaltningen finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassningsoch rehabiliteringsverksamhet omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor och arbetsskador återrapportera föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden och kommunens centrala personalkontor se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: direktåtgärder - handlingsplaner eller vidarebefordra (returnera) frågan till nämnden se till att brandskyddet fungerar och att personalen har nödvändiga kunskaper om åtgärder i samband med brand genomföra medarbetarsamtal med sina medarbetare samverka med kommunchefen inneha ordförandeposten i förvaltningens centrala samverkansgrupp återkoppla till nämnden förvaltningens arbetsmiljöarbete till nämnden returnera varje arbetsmiljöfråga för viken förvaltningschef saknar befogenheter/resurser. Förvaltningschefen har samma arbetsuppgifter som övriga chefer med personalansvar, när det gäller personal som är direkt underställd förvaltningschefen. 5

Avdelningschef/områdeschef/verksamhetschef eller motsvarande Chefen ska skaffa sig ingående kunskap om den arbetsmiljölagstiftning och de författningar som rör området, den befintliga skyddsorganisationen, diskrimineringslagstiftningen, samverkansavtalet och socialförsäkringsbalken Avdelningschef/områdeschef/verksamhetschef ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt rutinerna i systematiskt arbetsmiljöarbete organisera arbetsmiljö-, arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten inom sitt område känna till kommunens riktlinjer/dokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa konkretisera Örkelljunga kommuns personalriktlinje till förvaltningens verksamheter klargöra fördelning av arbetsmiljöuppgifter till underställda chefer se till att verksamhetens personal via chef eller av chefen utsedd person, fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att Arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och att informationen om reglerna ges se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, socialförsäkringsbalken och samverkansavtalet följs och att information om reglerna ges se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom- direktåtgärder - handlingsplaner eller vidarebefordra (returnera) frågan till förvaltningschefen omedelbart rapportera allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket och överordnad chef se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs återrapportera föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till förvaltningschefen följa upp sjukfrånvaro, beviljade sjukersättningar och rehabiliteringsarbetet se till att nyanställda ges nödvändig introduktion och nödvändig utbildning se till att brandskyddet fungerar och att personalen har nödvändiga kunskaper om åtgärder i samband med brand samverka med berörda arbetsmiljö/skyddsombud genomföra medarbetarsamtal med sina medarbetare inför budgetarbetet till förvaltningschef framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till förvaltningschef returnera varje arbetsmiljöfråga där avdelningschef/områdeschef/verksamhetschef saknar befogenheter och resurser Avdelningschef/områdeschef/verksamhetschef eller motsvarande har samma arbetsuppgifter som övriga chefer med personalansvar, när det gäller personal som är direkt underställda. 6

Rektor/enhetschef eller motsvarande Chefen ska skaffa sig ingående kunskap om den arbetsmiljölagstiftning och de författningar som rör området, den befintliga skyddsorganisationen, diskrimineringslagstiftningen, samverkansavtalet och socialförsäkringsbalken. Rektor/enhetschef ska: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt rutinerna i systematiskt arbetsmiljöarbete känna till kommunens riktlinjer/dokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa konkretisera Örkelljunga kommuns personalriktlinje till förvaltningens verksamheter se till att medarbetarna, speciellt nyanställda och minderåriga, får fortlöpande instruktioner/information om arbetsmetoder, utrustning, kemiska hälsorisker och övriga arbetsmiljöhänsyn för att förebygga ohälsa och olycksfall se till att befintliga hjälpmedel och personlig skyddsutrustning vid behov används se till att vedertagen arbets-/lyftteknik används samverka med sin personal och berörda arbetsmiljö/skyddsombud när det gäller arbetsmiljön stimulera arbetsmiljöarbetet genom att regelbundet diskutera arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön finns och uppdateras fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom - direktåtgärder och handlingsplaner eller vidarebefordra (returnera) frågan till uppgiftsfördelande chef utreda, åtgärda och följa upp arbetsolycksfall, arbetssjukdomar och tillbud för att förhindra en upprepning göra rehabiliteringsutredningar och se till att den anställdes rehabiliteringsbehov kartläggs och att nödvändiga arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas enligt socialförsäkringsbalken genomföra medarbetarsamtal med sina medarbetare omedelbart rapportera allvarliga olycksfall och tillbud till överordnad chef återrapportera föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till överordnad chef se till att eventuella förbud eller förelägganden från Arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs svara för att nyanställda i direkt anslutning till att de påbörjar sin anställning får en grundlig introduktion följa upp sjukfrånvaro och personalomsättning inför budgetarbetet framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till överordnad chef se till att brandskyddet fungerar och att personalen har nödvändiga kunskaper om åtgärder i samband med brand till uppgiftsfördelande chef returnera varje arbetsmiljöfråga där rektor/enhetschef saknar befogenheter/resurser 7

Medarbetare Alla medarbetare har skyldigheter enligt Arbetsmiljölagen att delta i det arbete som krävs för att skapa en bra hälsa och arbetsmiljö. Skyldigheterna innebär att medarbetarna ska: medverka i det dagliga hälso- och arbetsmiljöarbetet rapportera brister och risker föreslå åtgärder synpunkter på resultat av åtgärder delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god hälsa och arbetsmiljö följa föreskrifter och rutiner på arbetsplatsen använda skyddsanordningar använda personlig skyddsutrustning iaktta den försiktighet som krävs för att förebygga ohälsa och olycksfall Medarbetare som har speciellt komplexa arbetsmiljöer En skriftlig uppgiftsfördelning kan göras med medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis kemi-, slöjd- och idrottslärare. Skyddsombud/arbetsmiljöombud Skydds-/arbetsmiljöombuden utses av de fackliga organisationerna inom skyddsområdena för att de ska företräda arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljölagen säger, i det 6 kapitlet den 4, följande om skydds-/arbetsmiljöombuden: Skyddsombuden företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte skall ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller kraven i 3 kap, 2a. Skyddsombud skall delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud skall vidare delta vid upprättande av handlingsplaner enligt 3 kap. 2a Arbetsgivaren ska underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får nödvändig utbildning. 8

Skyddskommitté/samverkansgrupp Arbetsmiljölagen säger, i det 6 kapitlet den 9, följande om samverkansgruppen (f d skyddskommittén): Samverkansgruppen skall delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet på arbetsstället/enheten samt följa arbetets genomförande. Den ska noga följa utvecklingen i frågor som skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Samverkansgruppen skall bland annat behandla frågor om: företagshälsovård handlingsplaner enligt 3 kap. 2a planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisationen planering av användning av ämne som kan föranleda ohälsa eller olycksfall upplysning och utbildning rörande arbetsmiljön arbetsanpassning och rehabiliteringsverksamhet på arbetsstället/enheten. Företagshälsovården Företagshälsovården är en expertresurs i arbetsmiljöarbetet. Den kan till exempel behöva anlitas vid undersökningar och riskbedömningar och för att föreslå åtgärder och utbilda personal. 9

Uppgiftsfördelning inom Örkelljunga kommun Uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska fördelas på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra medarbetare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Dessa personer ska ges de befogenheter och resurser som krävs för dessa uppgifter. 1. Arbetsuppgifter för samtliga nivåer dokumenteras i Örkelljunga kommuns mallar Fördelning arbetsmiljöuppgifter som finns i metoden SAM. Var noga med att fylla i enhet, verksamhetsområde, eventuella tidsbegränsningar och namn. 2. Överlämnandet av arbetsmiljöuppgifterna sker genom dialogsamtal där uppgifterna och eventuella frågetecken kring detta diskuteras. Följ rutinen fördelning av arbetsmiljöuppgifter som finns i metoden SAM. Här ska man särskilja och precisera. Vad är det för regler inom ditt område som gäller? Finns listade i mallen men måste specificeras. 3. I samband med överlämnandet undertecknas dokumentet av båda parter och en kopia lämnas till respektive förvaltning som för skriftlig förteckning över uppgiftsfördelade chefer/medarbetare. Även kopia till personer som omfattas av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter samt till berörda arbetsmiljö/skyddsombud. 4. Eventuell returnering av uppgifter sker skriftligen och lämnas över i ett dialogsamtal med överordnad chef. Kopia av returneringen förs in i förteckningen på respektive förvaltning. Kopia till berörda arbetsmiljö/skyddsombud. 6. Uppföljning av uppgiftsfördelningen genomförs vid det årliga medarbetarsamtalet. 7. Behovet av fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ses över vid varje verksamhetsförändring och rekrytering av chefer. 5. I de fall returnerade arbetsmiljöuppgifter ska återlämnas ska det göras skriftligt och undertecknas av både den som återlämnar och den som tar emot uppgiften. Något nytt beslut om uppgiftsfördelning behövs inte. 6. Uppföljning av uppgiftsfördelningen genomförs vid det årliga medarbetarsamtalet. 7. Behovet av fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ses över vid varje verksamhetsförändring och rekrytering av chefer. 10

Viktigt att tänka på vid uppgiftsfördelning Att uppgifterna är fördelade på tillräckligt många medarbetare Att de som får uppgifterna har en självständig ställning och en egen rimlig arbetssituation Att uppgifterna fördelas på personer eller funktioner inte på en grupp Att fördelningen görs skriftlig och undertecknas både av den som fördelar och den som tar emot uppgiften, samt att det finns en förteckning över aktuell skyddsområdesindelning på respektive förvaltning Att det är klart vad som ska gälla vid sjukdom, semester och annan frånvaro Att den som gör fördelningen löpande följer upp hur den fungerar Att de som får uppgifterna har tillräckliga befogenheter och resurser Att de som får uppgifterna har tillräckräckliga kunskaper om: - regler som har betydelse för arbetsmiljön - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall - arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö 11

Befogenheter och resurser De uppgifter som fördelats måste motsvaras av tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens. Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning, lokaler, tid och kunskaper. Om en medarbetare/chef bedömer att han/hon inte kan utföra sina arbetsmiljöuppgifter på ett bra sätt är han/hon skyldig att anmäla detta till den som fördelat uppgiften. Den som fördelat är i sin tur skyldig att se till att medarbetaren/chefen får förutsättningar att kunna utföra uppgiften. Det kan krävas utökade befogenheter, resurser och kunskaper. Om detta inte sker ska han/hon frånsäga sig uppgiften (returnera). En sådan returnering innebär inte att han/hon säger upp sin anställning eller chefsuppgift. Ansvaret för övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår. Återlämnande av returnerad arbetsmiljöuppgift ska göras skriftligt och undertecknas både av den som återlämnar och den som tar emot uppgiften. Något nytt beslut om uppgiftsfördelning behövs inte. Kunskap och kompetens Arbetsgivaren ska se till att de som får uppgifterna har tillräckliga kunskaper och kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Tillräckliga kunskaper omfattar: - regler som har betydelse för arbetsmiljön - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall - hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön genom direktåtgärd och handlingsplan - Arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. 12

Arbetsmiljöarbetet ställer stora krav på samtliga chefer i organisationen. För att leva upp till såväl det arbetsrättsliga som juridiska ansvaret, är det därför nödvändigt att vara väl insatt i regelverket. Örkelljunga kommuns minimikrav för chefer är att chefen ska ha generell kunskap och kompetens om: arbetsmiljöuppgifter, roller och ansvar i arbetsmiljöarbetet för såväl politiker, chefer, medarbetare, arbetsmiljö/skyddsombud, elevskyddsombud samt studerandeskyddsombud arbetsmiljölagen, förordningar och föreskrifter, avgränsande lagar, dvs. tobaks-, arbetstids- och diskrimineringslagen samverkansavtalet och mötesplatserna Örkelljunga kommuns personalpolitiska riktlinje arbetsförhållanden och åtgärder som främjar hälsa och förebygger ohälsa och olycksfall, samt arbetsrätt och åtgärder vid arbetsanpassning och rehabilitering innehållet i det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur man bedriver ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöutbildning Det är viktigt att chefer och arbetsmiljö/skyddsombud i Örkelljunga kommun har relevant utbildning i arbetsmiljöfrågor och hur risker och brister kan undanröjas. Örkelljunga kommun erbjuder årligen arbetsmiljöutbildningar innehållande följande utbildningsmoment: 1. Ansvar och roller i arbetsmiljöarbetet 2. Formella regler på arbetsmiljöområdet 3. Samverkan 4. Jämställdhet och mångfald 5. Arbetsmiljö och hälsa som till exempel: - Hälsofrämjande och förebyggande arbetsmiljöarbete - Arbetsanpassning och arbetslivsinriktad rehabilitering - Psykosocial och fysisk arbetsmiljö - Arbetsskador och tillbud - Riskbruk och beroende 6. Att arbeta systematiskt 13

Sammanträdesprotokoll 2017-01-11 Kommunstyrelsen KS 9 KLKP.2016.34 022 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att bordlägga ärendet. Bakgrund Förslaget till Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun, är en revidering och uppdatering av tidigare riktlinjer. Utifrån vårt systematiska arbetsmiljöarbete och utifrån Arbetsmiljöverkets olika besök i vår organisation så behöver vi uppdatera våra riktlinjer/anvisningar. I kommunen är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-01-11 Kommunstyrelsen Arbetsmiljölagen gäller där "arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning". Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning (elever) med arbetstagare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför arbetsuppgifter som liknar ett förvärvsarbete. När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på arbetsplatsen ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. Den som upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare. I förslaget finns en struktur över fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Kommunfullmäktige till nämnd till förvaltningschef till verksamhetschef/motsvarande till enhetschef/rektor till medarbetare och medarbetare med specifika uppdrag. I förslaget finns också förteckning på uppgifter som ska fördelas på respektive nivå. Beslut i personalutskottet Kommunstyrelsens personalutskott har beslutat att att översända Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun till respektive nämnd för information, efter information i respektive nämnd sänds protokollsutdrag till kommunstyrelsen innan årsskiftet, samt föreslå kommunstyrelsen besluta i ärendet under januari månad 2017. Beslutsunderlag Protokoll 2016-10-05 - PU 28 Aktuell - Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Expedieras till: Nämnderna för insändande av kännedoms beslut till kansliet Staffan Roos för kännedom Kommunstyrelsen 2017-02-01 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll 2017-02-02 Kultur- och fritidsnämnden (11) KFN.2017.20 800 Rapportering av beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden föreslås att besluta Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen som berör kultur- och fritidsnämnden ska enligt gällande rutin redovisas på nämndens sammanträde. Följande ärenden har redovisats på sammanträdet; - KS 23 Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening Beslutsunderlag KS 23 Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

KLK.2017.20 2017-01-18 Ärendeinformation Ärendemening Handläggare Fastighet Objekt Status Skede Diarieplan Kommentar 1 Kommentar 2 Akt hos Delegation Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening Andreas Meimermondt Pågående 826 Bollplaner, isbanor Fastighet Initierare

KLK.2017.20 2017-01-18 Ärendets alla händelser 2017-01-10 2017-01-10 2017-01-10 2017-01-10 2017-01-10 2017-01-10 2017-01-09 Tjänsteskrivelse Ingela Ström - Junexvallen Karta Skånes Fagerhult 1:429 Skrivelse från Skånes Fagerhult IF Tjänsteskrivelse Andreas Meimermondt - Skånes Fagerhult IF Nyttjande- och driftavtal Skånes Fagerhult IF Hyresavtal Skånes Fagerhult IF Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening Protokoll 2017-01-11 - KS 23 IN IN IN IN IN IN IN UT

Hyresavtal Datum 2016-12-19 Sida 1(4) Kultur- och fritidsförvaltningen Hyresavtal Hyresvärd Hyrestagare Örkelljunga Kommun Skånes Fagerhults IF 212000-0878 837600-1510 Kultur- & Fritidsförvaltningen Backegatan 11 286 80 ÖRKELLJUNGA 280 40 SKÅNES FAGERHULT Hyresavtalet är upprättat i två (2) likalydande exemplar som förvaras hos vardera avtalsparten och omfattar hyra av byggnader som utgör del av Fagerhult 1:429 (markerade på bifogad karta) Ändamål Byggnaderna upplåtes till förenings/fritidsverksamhet och därmed förenliga aktiviteter. Ersättning 1 kr/år Tillträde Tillträde till lokalerna har redan skett. Hyresperiod 2017-01-01 till och med 2017-12-31. Ömsesidig option medger att avtalet kan förlängas i två omgångar med vardera två år. Beslut om utnyttjande om förlängningsoption skall meddelas senast sex månader för avtalstidens utgång. Uppsägning Sex månaders ömsesidig uppsägning. Adress Esplanaden, 280 40 SKÅNES FAGERHULT Lokaler Fagerhult 1:429. Klubbstuga som inkluderar

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 2(4) kiosk, kök samt toalett och samlingslokal, sammanlagt 57 kvm. Två omklädningsrum inklusive två toaletter och duschutrymme samt domarrum, sammanlagt 52 kvm. Förråd som föreningen använder för material och dylikt. I anslutning till förrådet finns en carport. Villkor Det åligger hyrestagaren att underhålla byggnaderna så att byggnadernas yttre och inre skick inte försämras under hyresperioden. Hyrestagaren har rätt att, på egen bekostnad, genomföra förbättringsarbeten. God ordning skall råda i anslutning till byggnaderna. Hyrestagaren har rätt att, på samma villkor som övriga föreningar, söka bidrag för föreningens verksamhet. El Bekostas av hyrestagaren. Vatten Bekostas av hyrestagaren. Sophämtning Bekostas av hyrestagaren. Internet Bekostas av hyrestagaren. Städning Bekostas av hyrestagaren. Drift & Underhåll Hyrestagaren skall bekosta objektets samtliga delars drift, underhåll och skötsel. Upplåtelser Hyrestagaren har ensamrätt till kommersiell verksamhet inom objektet och har rätt att, med bibehållet ansvar mot kommunen, uthyra delar av den kommersiella verksamheten till annan. Det åligger hyrestagaren att ansöka om erforderliga tillstånd för verksamheten hos berörda myndigheter. Hyrestagaren har under hyresperioden rätt att upplåta reklamplats inom objektet och har rätt till 100 % av intäkterna från dessa upplåtelser. Reklamplatserna får dock ej användas till reklam för tobak, alkoholhaltiga drycker eller budskap som i övrigt kan anses stötande.

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 3(4) Försäkring Hyrestagaren skall teckna erforderlig ansvarsförsäkring för verksamheten samt erforderlig försäkring för inventarier. Hyresvärden ansvarar för att byggnaderna omfattas av erforderligt försäkringsskydd. Inskrivningsförbud Nyttjanderätten får inte inskrivas. Avträdelseersättn. Hyrestagaren har inte rätt till någon form av avträdelseersättning för nedlagda kostnader i kommunens lokaler. Tvist Tvist med anledning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol med Helsingborgs tingsrätt som första instans. För uthyraren För Hyrestagaren Kristina Söderlund Ordförande Kultur- & Fritidsnämnden Örkelljunga Kommun Rikard Olsson Ordförande Skånes Fagerhults IF Bilaga 1 Karta över Fagerhult 1:429

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 4(4) Bilaga 1

Nyttjanderätts- och Driftavtal Datum 2016-12-19 Sida 1(4) Kultur- och fritidsförvaltningen Nyttjanderätts- och driftsavtal Markägare Nyttjanderättshavare Örkelljunga Kommun Skånes Fagerhults IF 212000-0878 837600-1510 Kultur- & Fritidsförvaltningen Backegatan 11 286 80 ÖRKELLJUNGA 280 40 SKÅNES FAGERHULT Nyttjanderätts- och driftavtalet är upprättat i två (2) likalydande exemplar som förvaras hos vardera avtalsparten och omfattar nyttjanderätt- och drift av del av Fagerhult 1:429 (markerade på bifogad karta) Ändamål Markområdet upplåtes till förenings/fritidsverksamhet och därmed förenliga aktiviteter. Ersättning Markägaren ersätter Nyttjanderättsinnehavaren med 52 000 kr/år. Tillträde Tillträde till området har redan skett. Avtalsperiod 2017-01-01 till och med 2017-12-31. Ömsesidig option medger att avtalet kan förlängas i två omgångar med vardera två år. Beslut om utnyttjande om förlängningsoption skall meddelas senast sex månader för avtalstidens utgång. Uppsägning Sex månaders ömsesidig uppsägning. Adress Esplanaden, 280 40 SKÅNES FAGERHULT Område Nyttjande- och driftavtalet omfattar endast nyttjande och drift av den yta som omfattar A-planen. Nyttjanderättsinnehavarens ansvar och rättigheter omfattar hela den grästäckta och w:\forum\avtal\hyresavtal musikpaviljongen v3.docx

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 2(4) sträcker sig inte endast till de ytor som återfinns innanför ritsad bollplan. Villkor Det åligger nyttjanderättsinnehavaren att underhålla markområdet så att områdets skick inte försämras under nyttjanderättsperioden. God ordning skall råda på och i anslutning till området. Driftinventarier och förbrukningsmtrl. Bekostas av nyttjanderättsinnehavaren. Övriga omkostnader Bekostas av nyttjanderättsinnehavaren. Drift & Underhåll Nyttjanderättsinnehavaren skall bekosta drift, underhåll och skötsel. Upplåtelser Nyttjanderättsinnehavaren har ensamrätt till kommersiell verksamhet inom objektet och har rätt att, med bibehållet ansvar mot kommunen, uthyra delar av den kommersiella verksamheten till annan. Det åligger nyttjanderättsinnehavaren att ansöka om erforderliga tillstånd för verksamheten hos berörda myndigheter. Nyttjanderättsinnehavaren har under hyresperioden rätt att upplåta reklamplats inom objektet och har rätt till 100 % av intäkterna från dessa upplåtelser. Reklamplatserna får dock ej användas till reklam för tobak, alkoholhaltiga drycker eller budskap som i övrigt kan anses stötande. Försäkring Nyttjanderättsinnehavaren skall teckna erforderlig ansvarsförsäkring för verksamheten samt erforderlig försäkring för inventarier. Hyresvärden ansvarar för att byggnaderna omfattas av erforderligt försäkringsskydd. Inskrivningsförbud Nyttjanderätten får inte inskrivas. Avträdelseersättn. Nyttjanderättsinnehavaren har inte rätt till någon form av avträdelseersättning för nedlagda

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 3(4) kostnader i kommunens lokaler. Tvist Tvist med anledning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol med Helsingborgs tingsrätt som första instans. För Markägaren För Nyttjanderättsinnehavaren Kristina Söderlund Ordförande Kultur- & Fritidsnämnden Örkelljunga Kommun Rikard Olsson Ordförande Skånes Fagerhults IF Bilaga 1 Karta över Fagerhult 1:429

Örkelljunga kommun Datum 2016-12-19 Sida 4(4) Bilaga 1

Datum 2017-01-09 Sida 1(4) Avtalssituation Örkelljunga kommun Skånes Fagerhults IF Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta att - Uppdra åt kultur- och fritidsnämnden att, inom egen ram, teckna avtal med Skånes Fagerhults IF, på ett år med option på ytterligare två + två år, kring skötsel av A-planen på Junexvallen (Fagerhult 1:429) - Uppdra åt kultur- och fritidsnämnden att, inom egen ram, teckna ett hyresavtal med Skånes Fagerhults IF, på ett år med option på ytterligare två + två år, avseende klubbstuga och omklädningsrum på Junexvallen. (Fagerhult 1:429) - Uppdra åt kultur- och fritidsnämnden att, inom egen ram, teckna nödvändiga avtal kring avveckling av löparbanor samt vidmakthållandet av längdhopps- och kulstötningsanläggningar, isbana samt tennisbana i anslutning till Junexvallen. (Fagerhult 1:429) Bakgrund Nuvarande avtal gällande drift av Junexvallen skrevs i maj 2014 och löper till 31 december 2016. Skånes Fagerhults IF får enligt avtalet nedanstående ersättning för att sköta Junexvallens olika anläggningar: A-plan gräs 52 000 B-plan gräs 27 000 Grusplan 10 000 Hockeyrink 10 000 Dessutom får föreningen ytterligare 10 000 kr för drift/skötsel av löparbanor, samt 2 000 kr för trygghetsskapande belysning. Föreningen ska enligt avtalet själva bekosta elektricitet, vatten, avlopp och teletjänster. A-planen används idag enbart av fotbollsklubben, under säsong april oktober. När planen kan tas i bruk på våren och hur länge den används på hösten beror naturligtvis på vädret. Bokelundaskolan använder inte A-planen (då skolan förfogar över en egen fotbollsplan på skolområdet) eller löparbanorna. Däremot används ytorna kring den samma och då i första hand längdhoppsgropen och kulstötningsdelen. Bokelundaskolan uppskattar att cirka 20 lektionstimmar per läsår förläggs på Junexvallen. B-planen används idag av fotbollsklubben, dels för knatteverksamhet men dokument3

ÖRKELLJUNGA KOMMUN Datum 2017-01-09 Sida 2(4) också vid tillfällen då man vill spara A-planen för att den ska kunna vara i så bra skick som möjligt. Även Bokelundaskolan använder B-planen på sen vår och tidig höst. Grusplanen används vintertid av fotbollsklubben, då för A-lagets träningar. Knatteverksamheten tränar inomhus i Bokelundahallen. Skolan nyttjar inte grusplanen. Hockeyrinken spolas upp när vädret tillåter, detta görs av frivilliga krafter. Bokelundaskolan har vid enstaka tillfällen de senaste åren använt rinken. Tennisbanan används idag endast av några privatpersoner. Klubbhus och omklädningsrum används av Skånes Fagerhults IF, skolan nyttjar inte alls dessa lokaler. En gräsplan klarar en årlig beläggning/nyttjande på cirka 250 timmar. Om planen nyttjas 25 veckor på ett år, vilket är relativt högt räknat då beläggningen under sommaren är lägre, så innebär det att planen kan klara 10 timmar per vecka. Det volymmässigt för såväl föreningens som skolans verksamheter och behov. Utifrån beläggningsgrad på A-planen bör således även skolan kunna få plats med sin verksamhet där. Kultur- och Fritidsnämndens förslag Avtal skrivs där Skånes Fagerhults IF får i uppdrag att sköta A-planen med ett driftbidrag på 52 000 kr. Föreningen får hyra klubbhus och omklädningsrum för en årlig hyreskostnad på 1 kr. Föreningen ansvarar då för att underhålla fastigheterna och kan, precis som andra föreningar, söka partnerskapsbidrag och investeringsbidrag för eventuella förbättringar som behövs göras. Föreningen har även, precis som andra föreningar, rätt att söka lokalkostnadsbidrag för lokalens driftomkostnader och eventuella ansökningar behandlas enligt gängse bidragsregler. Föreningsutvecklaren stöttar föreningen med att leta extern finansiering till en ny gräsklippare då man är i akut behov av detta. B-planen läggs ned vilket innebär att det inte kommer utgå något driftbidrag för B-planen och den kommer ej heller att skötas av kommunen. Bokelundaskolans verksamhet förläggs till A-planen. Föreningen får naturligtvis gärna sköta planen men med egna resurser. Genom att göra om planen till en 7-manna plan kan föreningen med relativt små resurser lösa detta om den så önskar. För en verksamhet med två ungdomslag, representationslag och skolans verksamhet är dock endast A-planen fullt tillräckligt. Grusplanen läggs ner. Föreningen får söka tider på konstgräset i Örkelljunga och blir då prioriterade enligt med den beslutade prioriteringsordningen. Barnen kan under vintern träna inomhus i Bokelundahallen. Löparbanorna, som är i dåligt skick och nyttjas lite, läggs ner. Uppskattad engångskostnad för att ta bort sargen kring löparbanorna, återfylla med jord och så gräs är 60 000 kr. Samhällsbyggnadsförvaltningen åtar sig att sköta längdhoppsgropen, kulstötningsdelen samt övriga kringytor på anläggningen såsom läktaren, portalen och att rent allmänt hålla rent och snyggt till en

ÖRKELLJUNGA KOMMUN Datum 2017-01-09 Sida 3(4) årlig kostnad av 50 000 kr. I denna kostnad ingår inte renovering av idag nedgångna läktarstrukturer. Det som återstår är således hockeyrinken och tennisbanan. Det avsätts i nuvarande avtal medel till Skånes Fagerhults IF på 10 000 kr för skötsel av hockeyrinken, arbetet med att spola upp görs av Rinkens vänner, frivilliga krafter som gör det möjligt att ha aktiviteter där om vädret så tillåter. Vare sig hockeyrinken eller tennisbanan bör ingå i ett avtal med Skånes Fagerhults IF utan bör skötas på annat sätt. Kultur- och fritidsnämnden bör ges i uppdrag att utreda hur (och med vem) avtal kan slutas kring drift och underhåll av tennisbana och hockeyrink. Ett eventuellt nytt avtal med Skånes Fagerhults IF bör skrivas på ett år med ömsesidig option på förlängning i ytterligare två + två år. Skånes Fagerhults IF har varit delaktiga i framtagandet av detta avtalsförslag och ställer sig bakom den föreslagna lösningen. Ekonomi Avtalsförslaget innebär ökade kostnader för Kultur- och fritidsnämnden med 6 000 kr/år samt en engångskostnad under 2017 på 60 000 kr. Dessa kostnader täcks inom kultur- och fritidsnämndens ram genom prioriteringar av resurser inom lokal- och anläggningsutveckling. Förslaget innebär vidare att samhällsbyggnadsnämnden under 2017 debiterar kultur- och fritidsnämnden, preliminärt, 110 000 kr för avveckling av löparbana samt skötsel av kringytor, kulstötnings- och längdhoppsanläggningar. Det innebär även att en överflyttning av resurser görs inför budget 2018 som innebär att 50 000 kr flyttas från kultur- och fritidsnämndens ansvar till samhällsbyggnadsnämndens. Se nedan för nedbrytning av ekonomiska konsekvenser: Avtal 2016 Föreslaget avtal 2017 A - planen 52 000 kr (SkFaIF) 52 000 kr (SkFaIF) B - planen 27 000 kr (SkFaIF) 0 kr (Läggs ned) Grusplanen 10 000 kr (SkFaIF) 0 kr (Läggs ned) Hockeyrink 10 000 kr (SkFaIF) 10 000 kr (Avtalspart sökes) Löparbanor 10 000 kr (SkFaIF) 0 kr (Läggs ned) Belysning 2 000 kr (SkFaIF) 0 kr (SkFaIF) Längdhopp 0 kr (SkFaIF) - kr (Se nedan SBN) Kulstötning 0 kr (SkFaIF) - kr (Se nedan SBN) Kringytor 0 kr (SkFaIF) 50 000 kr (SBN) Tennisbana - kr (Privat) 5 000 kr (Avtalspart sökes) Summa 111 000 kr 117 000 kr ingår i kostnader som föreningen kan söka lokalkostnadsbidrag för. Tillkommer gör engångskostnad under 2016 på ca 60 000 kr för att ta bort löparbanorna. Tillkommer gör även ökad konkurrens om medel inom ramen för lokalkostnadsbidraget där Skånes Fagerhults IF blir berättigade att söka medel enligt samma förutsättningar som övriga föreningar.

ÖRKELLJUNGA KOMMUN Datum 2017-01-09 Sida 4(4) Barnperspektivet Förslaget förändrar inte förutsättningarna för barn- och ungdomsverksamhet och/eller spontanidrott i nämnvärd omfattning. Genom att föreningen ges utrymme att fokusera mer av sina resurser på föreningsutveckling istället för anläggningsskötsel skapas förutsättningar för en bättre ungdomsverksamhet. Med ett tydligare driftansvar kring tennis- och hockeyanläggningar kan, förhoppningsvis, tillgängligheten för intresserade ungdomar öka. Jämställdhetsperspektivet Förslaget är att betrakta som jämställt och har ingen påverkan på någon av de fastslagna diskrimineringskriterierna. Miljö & Klimat Samhällsbyggnadsförvaltningen har påtalat att särskilda regler gäller för avveckling av kolstybbsbanor och att restprodukterna eventuellt måste hanteras som farligt avfall i vilken händelse avvecklingskostnaderna för löparbanorna kan komma att stiga något. Denna ökade kostnad får i så fall täckas inom kultur- och fritidsnämndens ram. Mattias Persson Föreningsutvecklare Andreas Meimermondt Förvaltningschef

Skrivelse från Skånes Fagerhults IF Vi tycker att förslaget i stort ser bra ut, men det känns lite osäkert för oss. För det första behöver vi veta vad som händer om vi inte lyckas få bidrag till att lösa klippfrågan. Gräsklipparen vi haft tills nu kan vi inte använda ett år till och vi står dessutom utan någon som är frivillig till att klippa gräset. Det behövs någon form av alternativ om det skulle gå i stöpet. Vi ser ju helst att B-planen finns kvar också eftersom vår ungdomsverksamhet håller till där. Nästa år är det även tänkt att två lag ska träna där samtidigt, eftersom många är syskon i de olika lagen. Dessutom behöver vi få lokalkostnadsbidrag på maximala 80 %. Vi har alltså inte kunnat dra runt den kostnaden själva tidigare eftersom elförbrukningen är så hög. Det har lånats från pengarna som egentligen skulle vara till planskötseln för att kunna täcka den och så vill vi ju förstås inte ha det. Elkostnaden ligger uppskattningsvis på mellan 3000 och 5000 kronor per månad utslaget över hela året. Vi förstår också att det inte är rimligt att fortsätta underhålla grusplanen, även om det skulle smärta oss att se den växa igen. Med den här modellen kommer vi att spara väldigt mycket tid, eftersom vi i så fall kommer att inhandla robotgräsklippare. Personerna som lägger mycket tid på anläggningen kommer att kunna lägga den tiden på styrelsearbete och att utveckla föreningen istället. I övrigt är vi positiva till förslaget och till att skriva det på ett år med möjlighet till förlängning. Det ska även bli spännande att diskutera framtiden under nästa år, då det finns mycket att göra. Mvh Martin Olsson Styrelse ledamot & Patric Svensson Styrelse ledamot.