Protokoll Datum: 2014-02-09 Tid: 15:00-17:00 Plats: Stockholm, Birger Jarlsgatan 34 Protokoll nr: 2 Närvarande med rösträtt: Linn Broman, Niklas Kühnemann, Ellen Tengberg, Alexander Grönberg, Amanda Berglin och Agnes Back Ordförande: Agnes Back Sekreterare: Niklas Kühnemann Underskrifter Sekreterare: Niklas Kühnemann Ordförande: Agnes Back Justeringsperson: Alexander Grönberg Bilageförteckning 1
Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande för mötet Agnes Back (Ordförande) 3. Val av sekreterare för mötet Niklas Kühnemann (vice ordförande) 4. Val av justeringsperson för mötet Alexander Grönberg (projektansvarig). 5. Genomgång av dagordning godkänna dagordningen 6. Godkännande föregående protokoll Godkänna förgående protokoll Rapportering 7. Ordförande Gemensamma förhållningsregler för styrelsen. Planerat för planeringshelgen. Haft kontakt med Anna Bergkvist rörande samma helg. Dialog med övriga i styrelsen om hur arbetet har gått efter överlämningen. 8. Vice Ordförande Hittat kandidater som är intresserade att revidera stadgarna. Filip Andersson (intern revisor 2013) och Therese Jung (vice ordförande 2013) och Lotta (Revisor 2014). Arbetat fram grafiska bilder till facebook och linkedin. Hjälpt övriga ledamöter att komma igång efter sina överlämningar. Kontakt med sin förening, PULS. 9. Kommunikationsansvarig Skickat ut inbjudningar till riksmötet. Haft kontakt med medlemsföreningarna, Karlstad och Kristianstad. Båda kommer att vara representerade på riksmötet. Hon har mejlat Ullrika på personal och ledarskap rörande vårt samarbete och redaktionsrådet. 10. Näringslivsansvarig Kontakt med sina medlemsföreningar. Kontakta våra nuvarande samarbetspartner och potentiella. Arbetat med att kartlägga potentiella medlemsföreningar och även startat arbetet för 2
att de ska kunna väljas in. 11. Utbildningsansvarig Försökt att sammanställa alla medlemslistor. De ska in i det nya systemet och det har varit ganska krångligt då formatet inte riktigt har stämt. Roland ska hjälpa oss att föra in listorna och Therese Jung har även hjälp till med hur systemet fungerar. Ellen har varit i kontakt med XXX om att starta en facebookgrupp för utbildningsansvariga. P-vetar power är namnet och den innehåller människor från föreningarna som arbetar med utbildningsfrågor. Börjat titta på en enkät för utbildningen och riks-p. Vilka frågor som skulle kunna vara relevanta och att ha med. 12. Projektansvarig Boka hotell och bowling till planeringshelgen/team. Varit i kontakt med projektgruppen för riksmötet. I dagsläget kommer vi bli 39 stycken som närvarar under mötet. Det finns ett preliminärt schema för helgen (tors-sön). 13. Ekonomiansvarig Har lagt fram budgetförslaget för 2014. Reviderat förslaget under planeringshelgen. Varit i kontakt med PwC och titta på kostnader för att ha dem som revisor. Gjort utbetalningar för biljetter. Ärenden 14. Anta gemensamma förhållningsregler om hur styrelsen ska jobba internt 14.1 Hur ska överlämningsrapportering ske utifrån förhållningsreglerna. Godkänna punkt 14 de gemensamma förhållningsreglerna Godkänna en testperiod för rapporteringen. Den kommer ske månadsvis och test månaderna blir januari och februari 2014. Inlämning 2/3 till Ordförande Agnes Back. 15. Representera P-Riks Styrelsen önskar att få representera förbundet på tre arbetsmarknadsdagar hos medlemsföreningarna. PLUM, Dynamicus och Pegasus är de utvalda och det här kommer godkännas i samband med budgeten på riksmötet 2014. Godkänna styrelsen önskan om att vara representerade hos de tre medlemsföreningarna. 16. Beslut om revisor Föreningen behöver en auktoriserad revisor för att granska förbundet och har därför samlat in offerter från olika företag. Förslaget blir att använda PwC som revisor för 2013 årsbokslut. Godkänna styrelsen förslag om att ha PwC som revisor för förbundet 3
17. Avskrivning på konto 1610 Tillbaka i tiden har förbundet gjort dubbla utbetalningar som styrelsen idag önskar att skriva av för att bli av med skulden. 872 kr ligger skulden på. Godkänna styrelsen önskan om att skriva av skulden 18. Anta förslag om budget för 2014 till riksmötet Efter planeringshelgen har styrelsen nu kommit fram till ett förslag om hur budgeten ska se ut för 2014. På årsmötet i Växjö 2013 slogs det igenom att budgeten för 2014 skulle fastställas på riksmötet 2014. Styrelsen vill nu enas om att det är detta förslag som ska presenteras på riksmötet Godkänna det framjobbade förslaget 19. Samarbetsavtal med Draftit Draftit önskar av att avsluta samarbetet även om de idag förbinder sig på att fortsätta samarbetet då de inte har sagt upp avtalet inom angiven tidsram. Styrelsen önskar att få reviderar i avtalet i samråd med Draftit. godkänna önskan om att revidera avtalet i samråd med Draftit. Diskussion 20. Lansering av medlemsregistret Roland ska försöka importera alla medlemslistor och Ellen kommer sätta sig in i manualen samt lära sig av Roland hur registret fungerar Vi kommer avsätta tid under helgen som ligger i samband med Riksmötet för att utbilda medlemsföreningarna i hur registret ska fungera. 21. Riksmöte Handlingar Handlingarna ska komma ut två veckor innan riksmötet enligt våra stadgar och i dagsläget ska det inte blir något problem med handlingarna utöver at revisionen inte kommer vara färdig i tid men det här protokollet är inget slutgiltigt besked för handlingarna. Niklas kommer fördela och gå igenom för respektive ansvarig vad de ska skicka ut och när. Agens ansvarar för välkomstbrevet från P-Riks som ska vara med i handlingarna. 22. Riksmötet Praktisk Majoriteten av styrelsen kommer inte behöva gör några utlåtanden eller bedriva en specifik fråga på riksmötet. Zorba kommer gå igenom budget för 2014. Gamla styrelsen kommer gå igenom bokslut och verksamheten för 2013. Även revisionsberättelsen kommer att behandlas på mötet av vår interna revisor Lotta. Utöver de punkter som är reglerade i stadgarna ska vi i nuläget enbart lägga till en fråga om vart årsmötet ska vara samt att vi under mötet fattar ett beslut i frågan. Helgen i övrigt styr till stor del av projektgruppen och startar under torsdagen. 4
Det finns ett schema att titta på i google docs alternativt kontakta Alexander. Vi kommer utöver lördagen också be om att få lite tid under fredagen för att utbilda i medlemsregistret. Alexander kommer hjälpa Ellen med det här. På söndagen håller vi utvärderingar med projektgruppen och oss själva för att säkerhetsställa överlämning och framtida arbete med riksmöte. 23. Övrigt Ingen övrig diskussion eller fråga blev lyft. Avslutande av möte 24. Nästa möte Nästa möte är den 25/3 2014 klockan 17:00-19:00 25. Avslutade av möte Mötet avslutas av Agnes Back klockan 16:35 5
6
7