UPPFÖRANDEKODEN
Innehållsförteckning 1. Mål och tillämpningsområde 1 2. Övriga gällande dokument 1 3. Allmänna principer för vårt agerande 1 3.1 Efterföljande av lagar och bindande förordningar 1 3.2 Etiskt agerande 1 4. Viktiga aspekter för vårt agerande 2 4.1 Förhindrande av korruption och penningtvätt 2 4.2 Rättvis konkurrens 2 4.3 Arbetsatmosfären 2 4.4 Bra anställningsförhållanden 2 4.5 Undvikande av intressekonflikter 2 4.6 Ansvarsfull hantering av koncerntillgångarna och konfidentiell information, öppenhet 2 5. Tillämpning av uppförandekoden 3 5.1 Chefernas ansvar 3 5.2 Compliance-organisationens uppgifter 3 5.3 Anmälningar 3 5.4 Tveksamma fall, godkännanden 3 5.5 Misstankar och anklagelser 3 5.6 Utbildning 3 5.7 Kontroller 3 6. Affärspartners 4 7. Ändringshistorik 4
Uppförandekoden Sida 1 1. Mål och tillämpningsområde Bilfingers visionsformulering beskriver bilden av oss själva, den är en måttstock för vårt agerande och formulerar målsättningarna för vårt gemensamma arbete för koncernens, de anställdas 1, aktieägarnas och affärskontakternas bästa. I uppförandekoden beskrivs ingående olika bestämmelser inom området compliance och etiskt agerande. Vi uppfattar compliance-begreppet som efterföljandet av våra interna regler utifrån uppförandekoden, tillhörande koncernriktlinjer samt gällande lagstiftning. Ett förhållningssätt är etiskt när det uppfyller de allmänna principerna för ett moraliskt korrekt och anständigt agerande och av medmänniskorna uppfattas som riktigt. Uppförandekoden beskriver de allmänna principerna för vårt agerande och styr olika delar av vår affärsverksamhet. Utöver denna orientering för etiskt korrekt agerande i tveksamma situationer innehåller de kompletterande koncernriktlinjerna konkreta anvisningar för agerandet i speciella situationer. Koncernens visionsformulering, uppförandekoden och de tillhörande koncernriktlinjerna gäller för koncernstyrelsen, företagsledningar, arbetsledare och alla andra anställda i koncernen. Identifikationen med dessa dokument och dess absoluta efterföljande är förutsättningar för ett framgångsrikt företagsekonomiskt arbete och för hur allmänheten uppfattar koncernen. Överträdelser av våra interna regler innebär stora risker för koncernen och våra anställda och kan därför inte tolereras. 2. Övriga gällande dokument Övriga dokument är de tillämpliga koncernriktlinjerna (Integritetsriktlinjen, Konkurrensriktlinjen och Riktlinjen för externa aktörer) 3. Allmänna principer för vårt agerande 3.1 Efterföljande av lagar och bindande förordningar Bilfinger förutsätter att våra anställda i sin verksamhet för företaget strikt följer gällande lagar och förordningar samt koncernens interna regler. Överträdelser kan resultera i höga böter, spärrar för statliga, kommunala eller privata uppdrag, andra av myndigheter beslutade sanktioner samt skadeståndskrav och negativ publicitet. De ekonomiska konsekvenserna skadar koncernen och kan leda till att arbetsplatser försvinner. Vidare kan lagöverträdelser få straffrättsliga konsekvenser. Missaktande av lagar och bindande förordningar kan få personliga konsekvenser och leda till skadeståndskrav gentemot de berörda medarbetarna. Av myndigheter initierade undersökningar och interna undersökningar av misstänkta fall kan avsevärt påverka koncernens arbete och binda interna resurser på ett improduktivt sätt. Bilfinger reagerar omedelbart på misstankar om lagöverträdelser i koncernen. Om så är nödvändigt kontaktar man de ansvariga myndigheterna och samarbetar med dessa. 3.2 Etiskt agerande Bilfingers anspråk går utöver ett formellt efterföljande av lagar och bindande förordningar. Vi förväntar oss att våra anställda agerar etiskt korrekt i sitt arbete och i alla situationer som förknippas med arbetet. Chefer måste leva upp till sina roller som förebilder. De som utåt företräder Bilfinger har ett särskilt ansvar som koncernens representanter. Etiskt agerande innebär också att de anställda förstår och stödjer våra interna regler och att man inte av formella skäl försöker kringgå dessa. 1 För att göra texten lättare att läsa har vi avstått från de kvinnliga personbeteckningarna. Naturligtvis avses såväl kvinnor som män. Samma beteckning används för kvinnor och män i svenska språket.
Uppförandekoden Sida 2 4. Viktiga aspekter för vårt agerande 4.1 Förhindrande av korruption och penningtvätt Korruption har förödande konsekvenser på stater, marknader och företag i hela världen och kan även i hög grad skada Bilfinger. Därför tar vi avstånd från och försöker med öppenhet förhindra alla former av korruption. Otillbörligt inflytande på beslutsprocesser i form av givande av mutor eller andra förmåner är förbjudet. Det gäller såväl inom landet som utomlands och omfattar myndighetspersoner men också anställda i andra företag och institutioner. På grund av risken för korruptionsmisstankar finns särskilda regler för gåvor till eller från affärspartners (inbjudningar, gåvor etc.). Dessa finns i Integritetsriktlinjen. Bilfinger tar avstånd från illegal penningtvätt och undviker att bli indragen i sådan verksamhet. Även för detta finns detaljerade anvisningar i Integritetsriktlinjen. 4.2 Rättvis konkurrens Bilfinger förespråkar rättvis konkurrens. Vi övertygar våra kunder genom hög kvalitet och konkurrenskraftiga priser. Vi tar avstånd från konkurrensbegränsande avtal och överenskommelser. Ytterligare information och anvisningar finns i Konkurrensriktlinjen. 4.3 Arbetsatmosfären Vi verkar för en respektfull, rättvis och lojal arbetsstil inom koncernen. Alla anställda skall i samband med rekryteringen och deras senare personliga utveckling i koncernen ha samma chanser. All form av diskriminering är förbjuden. Ingen får på grund av ursprung, kön, sexuell läggning, religion eller världsåskådning, eventuella funktionshinder eller ålder förfördelas eller trakasseras. Vi förväntar oss att alla anställda bidrar till en produktiv arbetsatmosfär genom en tolerant, artig och hänsynsfull attityd. 4.4 Bra anställningsförhållanden Bilfinger tar avstånd från alla former av illegala anställningar och utnyttjande av de anställda. Illegala anställningar snedvrider arbetsmarknaden och försvagar samhällets sociala skyddsnät. De är ett hot mot de legala arbetsplatserna och förhindrar skapandet av nya arbetsplatser. Utsugning av de anställda och barnarbete är oförenligt med våra grundläggande etiska värderingar. 4.5 Undvikande av intressekonflikter Bilfinger framgång kommer alla anställda till godo. Det förutsätter att den enskilde medarbetaren agerar med koncernens bästa för ögonen. Privata intressen får inte tillvaratas på bekostnad av koncernens intressen. Berörda anställda måste på eget initiativ informera sina respektive chefer om eventuella intressekonflikter för prövning. Ytterligare information finns i Integritetsriktlinjen. 4.6 Ansvarsfull hantering av koncerntillgångarna och konfidentiell information, öppenhet Koncernens tillgångar används för koncernens bästa. De skall skyddas mot såväl internt som externt missbruk och felaktigt användande. Bilfinger förutsätter att alla anställda ansvarsfullt handskas med koncernens tillgångar. Konfidentiell information som de anställda fått tillgång till i samband med sitt arbete skall behandlas ansvarsfullt och med diskretion. Den får inte missbrukas för privata syften eller utan särskilt tillstånd yppas för utomstående. Personuppgifter, även koncerninterna sådana, skall noga skyddas mot otillbörligt användande och missbruk. Bilfinger-anställda som har insiderinformation måste beakta bestämmelserna i den tyska lagen om värdepappershandel (Wertpapierhandelsgesetz). Insiderinformation är ej offentliggjord information, som om den blir allmänt känd, kan påverka aktiekursen. Corporate Office-medarbetarna på Bilfinger SE besvarar gärna frågor på detta tema om det finns några oklarheter.
Uppförandekoden Sida 3 Koncernens storlek och decentraliserade struktur ställer särskilda krav på det interna rapporteringssystemets öppenhet och korrekthet. 5. Tillämpning av uppförandekoden 5.1 Chefernas ansvar Compliance är en uppgift för Bilfingers hela företagsorganisationen. Cheferna skall som förebilder och med hjälp av complianceorganisationen tillse att de anställda inom sina respektive ansvarsområden känner till uppförandekoden och de tillhörande koncernriktlinjerna och att de beaktar dessa. Det uppnås genom personliga samtal samt nödvändiga organisatoriska åtgärder. 5.2 Compliance-organisationens uppgifter Complianceorganisationen (bestående av Chief Compliance Officer, Compliance Officer samt Compliance Manager) bearbetar alla compliance-relevanta händelser i koncernen (för ytterligare information om compliance-begreppet, se även 1, andra stycket). Därtill hör framtagande av utkast, utbildningar och tillämpande av reglerna i uppförandekoden och tillhörande koncernriktlinjer samt behandlandet av enstaka compliance-fall. Compliance-organisationen samarbetar med koncernstyrelsen, företagsledningar och chefer på olika nivåer, man behandlar tveksamma fall och hjälper Bilfingers anställda att efterkomma de interna reglerna. Compliance-organisationen påbörjar sitt arbete efter anmälan eller när man på annat sätt fått kännedom om ett compliance-fall. Compliance-ansvariga i de operativa koncernenheterna hjälper till att implementera compliancesystemet. Alla anställda skall reservationslöst stödja complianceorganisations arbete. 5.3 Anmälningar Korrekt agerande av alla koncernanställda bygger på efterlevnad av uppförandekoden och de tillhörande koncernriktlinjerna och är en gemensam uppgift. När det i koncernen finns misstankar om överträdelser förväntar vi oss att de anställda informerar sina chefer, ansvarig företagsledning eller Compliance Officer. Företagsledningen skall se till att Compliance Officer informeras. Compliance Officer informerar å sin sida företagsledningen om de anmälningar som inkommit. Utöver detta finns även Bilfinger Compliance Communications för frågor och (om så önskas) anonyma anmälningar. Anställda som med ärligt uppsåt informerar om (misstänkta) överträdelser av uppförandekoden eller de tillhörande koncernriktlinjerna och själva inte varit inblandade i dessa överträdelser behöver inte frukta att bli utsatta för sanktioner eller diskriminering. Om en anställd själv överträtt uppförandekoden eller de tillhörande koncernriktlinjerna och frivilligt rapporterar detta och på så sätt förhindrar att koncernen skadas, räknas detta den anställde till godo. Medvetet falska anklagelser följs upp och företaget kommer att utreda dess upphovsman. För att skydda Bilfinger skall affärspartners complianceöverträdelser och otillbörlig praxis bland konkurrenter rapporteras till compliance-organisationen. 5.4 Tveksamma fall, godkännanden Anställda kannär det är oklart hur uppförandekoden och de tillämpliga koncernriktlinjerna skall tillämpas, vända sig till sina respektive chefer och Compliance Officer. I de fall då den anställde öppet och ärligt meddelat sin chef och denne gett sitt godkännande eller när ansvarig Compliance Officer eller Chief Compliance Officer gett sitt godkännande till ett visst agerande på samma grundvalar, utesluter detta koncerninterna sanktioner. 5.5 Misstankar och anklagelser Bilfinger undersöker alla anklagelser fördomsfritt och skyddar företagets anställda på bästa sätt mot förhastade slutsatser. En suspendering eller en temporär omplacering, under den tid som anklagelserna undersöks, kan ske i enstaka fall men är inget skuldbeläggande. När anställda utsätts för falska anklagelser stödjer Bilfinger sina medarbetare och vidtar nödvändiga skyddsåtgärder. 5.6 Utbildning Nödvändiga kunskaper om uppförandekoden och de tillhörande koncernriktlinjerna samt riktigt agerandet i komplicerade situationer förmedlas på kurser och informationsmöten. 5.7 Kontroller Bilfinger kontrollerar efterlevandet av uppförandekoden och de tillhörande koncernriktlinjerna genom rutin- eller extraundersökningar som genomförs av koncernrevisionen och compliance-organisationen (om så behövs även med externt stöd).
Uppförandekoden Sida 4 6. Affärspartners Bilfinger förväntar sig integritet och laglydnad även av sina affärskontakter. I kontakterna med leverantörer, tjänsteföretag, underentrepenörer, försäljningsagenter och JVföretag verkar vi för att våra regler och värderingar efterföljs. Ytterligare information finns i Riktlinjen om externa aktörer. 7. Ändringshistorik 01.11.2012
Intranet: www.bilfinger.net/compliance Website: www.bilfinger.com/compliance Phone worldwide: 00 800 bilfinger (00 800 2 45 34 64 37)