1(20) Plats och tid Tranholmen, kl. 18:30-20:45, Ajournering pågår mellan kl. 19:26-19:37 Paragrafer 59-68 Beslutande Torsten Sjögren (M), ordförande Ersättare Lars-Gunnar Wallin (FP) 1:a vice ordförande Tord Kyhlstedt (M) Carl Gustav Pfeiffer (M), t.o.m 65 Anette Jellve (S), 2:a vice ordförande Kl. 20:00 Jan Lindqvist (M) Marcus Engström (C) Eva Hiort (M) Lennart Meldahl (C) Anna Sarkany (M) Saga Bowallius (FP) Eva Lindman Marko (C) Christina Söderström Lind (FP) Maria Mandahl (C) Håkan Johanson (KD) Jan Backman (FP) Övriga deltagare Lars Eliasson, teknisk direktör Linn Nordström, nämndsekreterare Marie Stahl, stabschef Utses att justera Jan Backman (FP) Justeringens plats och tid Tekniska kontoret, 2015-10-28, kl. 11:30 Underskrifter Sekreterare... Linn Nordström Ordförande... Torsten Sjögren (M) Justerande... Jan Backman (FP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2015-10-30 Datum för anslags nedtagande 2015-11-24 Förvaringsplats för protokollet Tekniska kontoret Underskrift... Linn Nordström Utdragsbestyrkande...
2(20) 59 Teknisk direktör informerar Lars Eliasson, teknisk direktör, informerar att solceller är uppsatta på Mörbyhallens tak. Lars Eliasson meddelar att en tillfällig väg har tillskapats på baksidan av Djursholms ridhus. Lars Eliasson informerar om tänkta skallkrav och utvärderingskriterier för den kommande upphandlingen gällande drift av kommunens fastigheter.
3(20) 60 FN 2014/0079 Kvartalsrapport september med prognos 3 2015 Ärendet Tekniska kontoret överlämnar kvartalsrapport september med prognos 3 2015 till kommunstyrelsen. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-09-30 lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut godkänner tekniska kontorets förslag till kvartalsrapport september med prognos 3 2015 och överlämnar det till kommunstyrelsen. Exp: Kommunstyrelsen
4(20) 61 FN 2015/0186 Nyttjande av reservationer Ärendet Kundförluster uppstår på grund av bristande betalningsförmåga hos de kunder som har fått kundfaktura. En bedömning av vilka kundfordringar som är osäkra görs i samband med bokslut, och då bokförs kostnader för befarade kundförluster med att reservera medel för eventuellt kommande konstaterade kundförluster. Kundförluster kan antingen vara befarade (osäkra) eller konstaterade. Befarade kundförluster utgörs av de kundfordringar som bedöms som osäkra på grund av att kundfakturorna har förfallit till betalning och att inbetalningarna har dragit ut på tiden med ett visst antal dagar efter förfallodatum. Konstaterade kundförluster är kundfordringar som med hög sannolikhet inte förväntas regleras enligt utredning och enskild bedömning, som visar på att betalningsförmåga saknas. Med en konstaterad kundförlust jämställs en osäker fordran om fordringen är äldre än vad som motsvarar normal kredittid och om indrivningsåtgärder, till exempel inkasso, har varit resultatlösa eller om det på annat sätt har gjorts sannolikt att gäldenären saknar tillgångar. I ett antal fall där fordran är utställd tidigare än 31 december 2014 har tekniska kontoret konstaterat att möjligheten till att fordran regleras är minimal beroende på bland annat dödsbon utan konstaterade tillgångar, beviljad skuldsanering via Kronofogden, kund ej bosatt i landet och där utmätning ej är möjlig. Tekniska kontoret har en reservation om 464 567 kr gällande hyresfordringar. Befarade kundförluster äldre än 31 december 2014, där utredning om betalningsförmåga samt bevakning pågår, uppgår till 175 180 kr. Konstaterade kundförluster gällande hyror och därtill relaterade fodringar uppgår till 473 558 kr.
5(20) Tekniska kontoret föreslår att avskriva konstaterade kundförluster delvis genom att lösa upp del av reserverade medel för hyresförluster på fastighetsavdelningen om 298 198 kronor samt avskriva fordringar relaterade till avhysning och återställande av hyresobjektet om 184 360 kronor, reserverade på finans inom kommunledningskontoret. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-09-30 lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att avskriva fodringar om 473 558 kronor. Exp: Kommunstyrelsen
6(20) 62 FN 2015/0188 Sammanträdesdagar för fastighetsnämnden år 2016 Ärendet Följande ordinarie sammanträdestider föreslås för fastighetsnämnden år 2016: Ordförandeberedning tisdag kl.08.30 onsdag, torsdag kl. 18.30 Kommentar 12 januari 21 januari Budgetprognos, ombudgeteringar 9 februari 18 februari Bokslut 2015 8 mars 17 mars 12 april 21 april Kvartalsrapport 10 maj 18 maj (onsdag) 31 maj 9 juni 30 augusti 8 september Halvårsbokslut, 27 september 6 oktober Nämndens budgetförslag 2017 18 oktober 26 oktober (onsdag) Kvartalsrapport 29 november 8 december Hänsyn har tagits till sportlov som infaller vecka 9, påsklov vecka 13 och höstlov vecka 44. Detta gäller grundskolor i kommunens regi. Friskolor och gymnasieskolor kan ha andra tider. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-10-02 lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut fastställer sammanträdesdagar för år 2016 i enlighet med förvaltningens förslag daterat 2015-10-02. Exp: Övriga av kommunens nämnder och styrelser
7(20) 63 FN 2015/0151 Upphandling plåt- och takarbeten Danderyds kommun har genomfört en öppen upphandling av Plåt- och takarbeten. Kontrakt ska tilldelas enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Timpriser och á-priser samt leverantörens referensbedömningar har poängsatts. Leverantören som inkommit med det anbud som har den högsta poängen inom fackområdet ska antas som rangordnad leverantör nummer ett. De leverantörer som har lämnat anbud med näst högst poäng, respektive tredje högsta poängen ska rangordnas som nummer två respektive nummer tre. I samband med avrop ska förfrågan alltid ställas till rangordnad leverantör nummer ett. Avböjer denne ett uppdrag ska förfrågan ställas till nummer två. Rangordnad nummer tre får tillfrågas därefter. Upphandlingen annonserades genom modulen DIBUS i upphandlingsverktyget TendSign den 10 juni 2015. Sista anbudsdag var den 24 augusti 2015. Vid anbudstidens utgång noterades att sex företag inkommit med anbud. Utvärderingen har genomförts av tekniska kontoret. Utvärderingen har gjorts enligt förutsättningarna i förfrågningsunderlaget. Anbuden rangordnades utifrån utvärderingspoängen och gick vidare till kvalificeringsfasen enligt rangordningen. I kvalificeringsfasen har två anbudsgivare som inkommit med anbud uppfyllt samtliga krav. Avtal kommer tidigast att tecknas efter att avtalsspärren på tio dagar har löpt ut. I enlighet med resultatet av utvärderingen ska följande anbudsgivare rangordnas enligt numrerad ordning nedan: Ramavtal - Plåt- och takarbeten 1. AB Enebybergs Plåtslageri, 556195-2614 2. Karlaplans Plåtslageri AB, 556115-0326
8(20) Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-09-29 lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut beslutar att i första hand anta AB Enebybergs Plåtslageri, i andra hand Karlaplans Plåtslageri AB som entreprenör för plåt- och takarbeten samt delegerar till fastighetchef eller, vid dennes frånvaro, teknisk direktör att skicka tilldelningsbeslut och teckna avtal med valda entreprenörer.
9(20) 64 FN 2014/0083 Danderyd 3:165, Mörbyskolan, avrop från ramavtal samverkansentreprenad Ärendet Kommunstyrelsen beslutade vid sammanträdet 15 juni 2015, 87 att godkänna tekniska kontorets förstudie och uppdrog till fastighetsnämnden att genomföra översiktligt program med tre alternativa lösningar varav en ska förordas. Kommunstyrelsen beslutade även att anvisa 2 mnkr till fastighetsnämnden för genomförande av översiktligt program (dnr: KS 2015/0169). Tekniska kontoret har genomfört förstudie avseende Mörbyskolan och ska påbörja programarbete. Kommunledningskontoret finner det angeläget att resultatet av programarbetet ska underlätta ett strategiskt ställningstagande. Därför föreslås att programarbetet ska beskriva tre möjliga alternativ, ett kortsiktigt om 10 år samt två långsiktiga alternativ. De senare innebär antingen en omfattande modernisering av nuvarande skola eller rivning och nybyggnation, eventuellt på annan plats. Samtliga alternativen ska kostnadsberäknas och påverkan på hyran ska framgå. Alternativen ska kopplas till utredningen om tunnelförläggning av E18. Tekniska kontoret förordar arbetsformen samverkansentreprenad för renoveringen av Mörbyskolan med syfte att i ett tidigt skede få tillgång till entreprenörens kompetens och erfarenhet av liknande projekt. För att bibehålla en väl fungerande verksamhet under byggproduktionen kommer projektet att innebära behov av en byggproduktion där verksamhet, beställare och entreprenör har ett nära samarbete mot samma mål. Samverkansentreprenad är en metod för genomförande av entreprenaden där detta behov tillgodoses. I en samverkansentreprenad ska entreprenören ansvara för att leda och samordna arbetet i fas 1, 2 och 3, i ett nära samarbete med beställaren. I fas 1 upprättar entreprenören i samråd med beställaren programhandlingar inklusive programkalkyl. Tekniska kontoret avser att avropa fas 1 enligt ramavtal samverkansentreprenad med rangordnat entreprenörbolag nr 1, Skanska Sverige AB.
10(20) Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-10-01 lämnat en redogörelse i ärendet. Tekniska kontorets förslag till beslut 1. beslutar att uppdra till tekniska kontoret att avropa fas 1 av ramavtalad samverkansentreprenör för översiktligt programarbete avseende Mörbyskolan. 2. beslutar att ärendet ska återredovisas till fastighetsnämnden i samband med färdigställande av det översiktliga programarbetet. Ajournering Ordförande ajournerar sammanträdet för överläggningar kl. 19:26-19:37. Yrkanden Eva Lindman Marko (C) yrkar på avslag. Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. Proposition Ordförande Torsten Sjögren (M) ställer proposition på Eva Lindman Markos (C) yrkande och eget yrkande. Han finner att nämnden bifaller ordförandens yrkande. s beslut 1. beslutar att uppdra till tekniska kontoret att avropa fas 1 av ramavtalad samverkansentreprenör för översiktligt programarbete avseende Mörbyskolan. 2. beslutar att ärendet ska återredovisas till fastighetsnämnden i samband med färdigställande av det översiktliga programarbetet.
11(20) Reservation Eva Lindman Marko (C) och Maria Mandahl (C) reserverar sig mot beslutet till förmån för Eva Lindman Markos (C) yrkande. Yrkandet utvecklas skriftligen och biläggs protokollet.
12(20) 65 FN 2015/0148 Djursholm 2:437, Enmans väg, Bostadspaviljonger Ärendet Kommunfullmäktige beslutade på sammanträdet den 9 mars år 2015 16 att Danderyds kommun årligen ska ta emot 48 nyanlända med start 1 mars år 2015. Vid socialnämndens sammanträde den 29 september år 2015, dnr 2015/0145, hanterades frågan om boende för nyanlända där tekniska kontoret i detta utlåtande behandlar punkt 3: Under förutsättning att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med socialnämndens begäran att ge fastighetsnämnden i uppdrag att möjliggöra boende för de nyanlända föreslår tekniska kontoret att fastighetsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ansöka om bygglov för bostadspaviljonger på Enmans väg samt upphandla bostadspaviljonger. I syfte att spara tid ber tekniska kontoret redan nu fastighetsnämnden att ge förvaltningen detta uppdrag enligt framtagen ekonomisk beskrivning. När en kommun ska ta emot nyanlända, krävs att kommunen kan erbjuda bostäder. Socialnämnden arbetar efter ett regelverk där en familj, en ensamstående vuxen eller ett par erbjuds en bostad med s.k. korttidskontrakt. Det innebär att man kan bo i bostaden i två år och kontraktet kan sedan eventuellt förlängas i ytterligare två år. Under denna tid ska de nyanlända försöka lösa sin bostadssituation och socialkontoret arbetar kontinuerligt med att ge de nyanlända stöd i sitt bostadssökande. Danderyds kommun har ett övergripande ansvar för de kommuninvånare som inte klarar sin bostadsförsörjning. För att kunna klara sitt uppdrag att ta emot nyanlända, är socialnämnden i stort behov av bostäder. En del av de personer som kommunen tar emot klarar på sikt att ordna sitt eget boende. För andra är detta inte möjligt och de blir kvar i de bostäder som kommunen förfogar över. Många personer som kommunen tar emot har en komplex situation och bakgrund, vilket innebär att socialnämnden behöver ett kontinuerligt inflöde av bostäder.
13(20) Socialnämnden behöver bostäder till nyanlända. Det ska helst vara lägenheter på mellan 1 r.o.k. (rum och kök) till 3 r.o.k. Förslagsvis ska bostäderna integreras och finnas i olika områden i kommunen, där man helst inte ska bygga för många bostäder på samma ställe. På kort sikt kan de mest akuta behoven lösas genom uppförande av tillfälliga bostadspaviljonger inom kommunens ägande. Markreserv för ändamålet i form av 5 stycken tomter finns tillgänglig på Enmans väg, där gällande detaljplan medger bostäder i ett plan med maximalt 130 kvm BOA/tomt. Ekonomisk beskrivning På fastigheten ska fem tomter markplaneras för uppställning och anslutning av bostadspaviljonger, komplett färdigt med gräs- och gångytor. Till varje lägenhet ska även förrådsutrymme säkerställas i en fristående kallförrådsbyggnad. De lägenhetstyper som är beaktade i denna redovisning är 6 st 1 r.o.k. på 22 kvm, 6 st 1 r.o.k. på 33 kvm samt 5 st 2 r.o.k. på 52 kvm. Storlekarna som beaktats är enligt önskemål om fördelning och storlek från socialkontoret samt maximering av byggnadsyta som medges i gällande detaljplan. Investeringskostnad för iordningsställande av tomter och uppförande av moduler samt avetablering är 5,5 mnkr. I investeringskostnad ingår inte löpande hyreskostnader för bostadspaviljongerna samt driftkostnader. Beräknat på 5 års hyrestid blir månadshyra: 1.r.o.k. 22 kvm 8 100 kr 1 r.o.k. 33 kvm 12 100 kr 2 r.o.k. 52 kvm 19 000 kr Hyra baseras på 4 400 kr/kvm & år. Beräknat på 10 års hyrestid blir månadshyra: 1.r.o.k. 22 kvm 6 700 kr 1 r.o.k. 33 kvm 10 000 kr 2 r.o.k. 52 kvm 15 750 kr Hyra baseras på 3 650 kr/kvm & år.
14(20) Vid avslutad hyrestid är i ovanstående hyresnivåer inräknat avetablering av bostadspaviljongerna. Tekniska kontoret har i nuvarande läge inte beaktat köp av bostäder i någon form för uppställning på de 5 tomterna. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-09-30 lämnat en redogörelse i ärendet. Tekniska kontorets förslag till beslut 1. beslutar, under förutsättning att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med socialnämndens beslut 2015-09-29 113 punkt 3, att ge tekniska kontoret i uppdrag att ansöka om bygglov för bostadspaviljonger samt upphandla dessa. 2. föreslår kommunstyrelsen att hemställa hos kommunfullmäktige att tilldela medel om 5,5 mnkr för uppförande samt avetablering av bostadspaviljonger. 3. beslutar att teknisk direktör erhåller delegation för att godkänna upphandlingskriterier. Yrkanden Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar i enlighet med tekniska kontorets förslag men att beslutspunkt 1 ändras till: beslutar att ge tekniska kontoret i uppdrag att ansöka om bygglov för bostadspaviljonger samt upphandla dessa. Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar även tillägg av en ny beslutpunkt enligt följande: uppdrar åt tekniska kontoret att återkomma till fastighetsnämnden med en utredning om alternativ att köpa paviljonger i stället för att hyra dem. Proposition Ordförande ställer proposition på eget yrkande och finner att nämnden bifaller det.
15(20) s beslut 1. beslutar att ge tekniska kontoret i uppdrag att ansöka om bygglov för bostadspaviljonger samt upphandla dessa. 2. föreslår kommunstyrelsen att hemställa hos kommunfullmäktige att tilldela medel om 5,5 mnkr för uppförande samt avetablering av bostadspaviljonger. 3. uppdrar åt tekniska kontoret att återkomma till fastighetsnämnden med en utredning om alternativ att köpa paviljonger i stället för att hyra dem. 4. beslutar att teknisk direktör erhåller delegation för att godkänna upphandlingskriterier. Exp: Kommunstyrelsen Socialnämnden
16(20) 66 FN 2015/0183 Remissvar - Miljöprogram för Danderyds kommun 2016-2020 Ärendet Kommunledningskontoret har i samarbete med övriga kontor arbetat fram ett förslag till reviderat miljöprogram med tillhörande handlingsplan. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 14 september 2015, 45, KS 2013/0283, beslutades att samråd ska genomföras för miljöprogram för Danderyds kommun 2016-2020. De huvudsakliga förändringarna i förslaget jämfört med miljöprogram 2011-2015 är att målgruppen är breddad så att miljöprogrammet nu riktar sig till kommunens verksamheter samt de som bor och verkar i kommunen. Miljöprogrammet inkluderar såväl direkta som indirekta miljöaspekter. Kopplat till miljöprogrammet finns en handlingsplan som riktar sig till kommunens nämnder. I handlingsplanen föreslås mål och uppdrag vara styrande för nämnderna medan åtgärder/aktiviteter är förslag. Att särskilt uppmärksamma är handlingsplanens mål och uppdrag som berör fastighetsnämnden. Ett av målen avser att Danderyds kommun blir fossilbränsleoberoende år 2020. Uppdraget för fastighetsnämnden inom detta mål är att energianvändningen i kommunägda byggnader ska vara fossiloberoende. Fossilbränsleoberoende innebär att det så långt som möjligt ska vara fossilbränslefritt. Endast i undantagsfall, vid exempelvis krissituationer och oförutsedda händelser ska fossilt bränsle användas. Detta avser exempelvis nya reservkraftsanläggningen och Djursholms slott. Allt fossilt bränsle ska klimatkompenseras. För övriga objekt innebär det för fastighetsnämnden att kvarvarande oljepannor i första hand behöver konverteras till annat bränsle och i andra hand bytas ut till annan värmekälla exempelvis elpanna. Tekniska kontoret har inget att erinra om Miljöprogram för Danderyds kommun 2016-2020 eller dess handlingsplan.
17(20) Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande 2015-10-02 lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut godkänner tekniska kontorets remissvar, enligt tjänsteutlåtande FN 2015/0183, och överlämnar det till kommunstyrelsen som svar på remissen. Exp: Kommunstyrelsen
18(20) 67 FN 2015/0005 Anmälan till fastighetsnämnden av tekniska kontorets delegationsbeslut Ärendet För tekniska nämndens kännedom anmäls: Tekniska kontorets delegationsbeslut enligt delegationsprotokoll 9/2015.
19(20) 68 FN 2015/0004 Anmälningar Ärendet In- och utgående handlingar, 2015-08-28 2015-10-08 1. Miljö- och stadsbyggnadskontoret 2015-08-26: Remiss Detaljplan för ventilationsschakt till CityLink, del av Stocksund 2:309 och del av Stocksund 2:306, Danderyds kommun Dnr: FN 2015/0181 2. Kommunstyrelsen 2015-06-23: Beslut SCB:s Medborgarundersökning Våren 2015 KS 2014/0327 3. Kommunstyrelsen 2015-08-31: Beslut Jungfrun 2 Kevingeskolan programarbete och investeringsanslag. Dnr: KS 2012/0259 4. Kommunstyrelsen 2015-08-31: Beslut Tillgänglighetsplan för Danderyds kommun 2013-2014. Dnr: FN 2015/0190 5. Kommunstyrelsen 2015-08-31: Beslut Sammanträdesdagar för arbetsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt kungörelseförfarande 2016 (samt tidplaner) Dnr: FN 2015/0175 6. Kommunstyrelsen 2015-08-31: Beslut Detaljplaneuppdrag Östra Eneby torg, Snödroppen 8, 10, 12, Rödbetan 1 och Plogen 11 13. Dnr: KS 2012/0097 7. Kommunstyrelsen 2015-09-14 45: Beslut Miljöprogram för Danderyds kommun 2016-2020. Dnr: FN 2015/0183
20(20) 8. Kommunfullmäktige 2015-09-21 72: Beslut Begäran om tilläggsanslag för om- och tillbyggnad av Fribergaskolan etapp 3-6, Mörbyberget 1 Dnr: FN 2011/0016 9. Kommunstyrelsen 2015-09-28 119: Beslut Nyttjanderättsavtal IFK Stocksund. Dnr: FN 2014/0082 10. Kommunstyrelsen 2015-09-28 120: Beslut Arkivmyndighetens inspektioner av arkivvården hos förvaltningarna i Danderyds kommun. Dnr: FN 2015/0192 11. Kommunstyrelsen 2015-09-28 121: Beslut Övergång till verksamhetsbaserad informationsredovisning. Dnr: FN 2015/0193