ANSÖKAN OM ÅTERBÄRING AV UTLÄNDSK MERVÄRDESKATT

ANSÖKAN OM ÅTERBÄRING AV UTLÄNDSK MERVÄRDESKATT Intrum Justitia Oy VAT Refund PB 49 00241 HELSINGFORS FINLAND Tel. +358 9 229 111 Fax. +358 9 229 11 715 E-post: vatrefund.finland@intrum.com

INNEHÅLL ANSÖKAN OM ÅTERBÄRING AV UTLÄNDSK MERVÄRDESSKATT...1 ALLMÄNT OM MERVÄRDESBESKATTNINGEN...1 MERVÄRDESBESKATTNINGEN I EUROPA...1 ÅTERBÄRING AV MERVÄRDESSKATT...1 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ÅTERBÄRING AV MERVÄRDESSKATT...2 AVDRAGSGILLA KOSTNADER...2 FORMKRAV PÅ FAKTURORNA...2 ÅTERBÄRINGSFÖRFARANDE...2 OMBUD VID ANSÖKAN OM ÅTERBÄRING AV MERVÄRDESSKATT...3 INTRUM JUSTITIA OY, VAT REFUND...3 KONCERNEN INTRUM JUSTITIA...3 INTRUM JUSTITIA OY I FINLAND...3 SERVICEBESKRIVNING...4 SERVICE I ANSLUTNING TILL AVTALET...5 MERVÄRDESSKATTEREGISTRERING...5 SERVICEPRISER...5 INSTRUKTIONER FÖR KONTROLL AV UTLÄNDSKA FAKTUROR...6 STORA FAKTUROR...6 SMÅ FAKTUROR...7 ANDRA ALLMÄNNA FAKTURA INSTRUKTIONER...7 BILAGA...8

ANSÖKAN OM ÅTERBÄRING AV UTLÄNDSK MERVÄRDESSKATT Allmänt om mervärdesbeskattningen Mervärdeskatten, som är av konsumtionsskattetyp, gäller i stor omfattning konsumtion av varor och tjänster. Mervärdesskatten är en indirekt skatt, som uppbärs av konsumenten i samband med försäljning av vara eller tjänst. Mervärdesskatten erläggs i allmänhet i det land i vilket produkten säljs eller konsumeras. Avdragsrätten förhindrar dubbel mervärdesbeskattning. Vid beräkning av den mervärdesskatt som skall erläggas till staten, får mervärdesskattepliktigt företag göra avdrag för den skatt som ingår i inköpspriset för produktionsnyttighet (vara eller tjänst) som inköpts för bedrivande av affärsverksamhet. Förhållandet mellan uppkommen mervärdesskatt och mervärdesskatteavdrag avgör om företaget skall erlägga skatt till staten eller kan tillgodoräkna sig skatteåterbäring. Mervärdesbeskattningen i Europa Samtliga EU-länder tillämpar mervärdesbeskattning. De vanligaste mervärdesskattesatserna, som varierar från land till land, ligger inom intervallet 15-25 %. Samtliga medlemsländer bör genom nationell lagstiftning implementera stadgandena i de EU-direktiv som reglerar mervärdesskattesystemet. Till följd av att medlemsstaterna tillämpar stadgarna olika, varierar mervärdesskattesystemet i viss mån från land till land. Bland länderna utom EU tillämpar Island, Monaco, Norge och Schweiz ett mervärdesskattesystem som liknar EU:s. Även flera östeuropeiska länder tillämpar eller är på väg att implementera ett mervärdesskattesystem av samma typ. För närvarande återbär Lettland, Litauen, Polen, Slovenien, Tjeckien, Ungern och Estland mervärdesskatter till utländska företag. Av de utomeuropeiska länderna återbär Kanada försäljningsskatter till utländska företag. Återbäring av mervärdesskatt Mervärdesskattepliktiga företag och sammanslutningar, som ej är mervärdesskatteregistrerade i ansökningslandet, kan ansöka om återbäring av mervärdesskatt. Återbäringsförfarandet innebär att den mervärdesskatt som omfattas av inköp i ifrågavarande land, efter ansökan återbärs till utländskt företag. Ett företag kan, i enlighet med återbäringsförfarandet, i efterhand ansöka om återbäring av till exempel den mervärdesskatt om 16 % som ingår i hyran för en mässavdelning i Tyskland. Rätten till återbäring motsvarar i varje land avdragsrätten hos skattepliktiga företag i aktuella land. Alla länder tillämpar vissa avdragsbegränsningar. 1

Förutsättningar för återbäring av mervärdesskatt Ansökan om återbäring av mervärdesskatt kan göras avseende sådana varor och tjänster som ett utländskt företag inhandlar i aktuella land för bedrivande av affärsverksamhet. Ansökan kan göras av i hemlandet mervärdesskatteregistrerat företag eller mervärdesskatteregistrerad sammanslutning. Mervärdesskatt återbärs ej till stiftelse eller förening, som ej bedriver mervärdesskattepliktig verksamhet. Vidare förutsätts att den verksamhet som företaget eller sammanslutningen bedriver i sitt hemland skulle berättiga till mervärdesskatteavdrag även i anskaffningslandet. Avdragsgilla kostnader De vanligaste avdragsgilla kostnaderna eller de kostnader för vilka man kan ansöka om återbäring av mervärdesskatt, gäller tjänster som köpts utomlands. Mervärdesskatteåterbäring kan även beviljas för varuinköp i ifrågavarande land. Nedan en förteckning på de vanligaste avdragsgilla kostnaderna: - inkvartering - restaurang, representation - bilhyra - intern trafik i landet (taxi, tåg etc.) - mässkostnader (hyra, biljetter etc.) - vägskatter, servicekostnader etc. - seminarier, kongresser - kurser, utbildning - post, telefon, fax - kontors- och lokalhyra - bränsle, diesel - leveranser från underleverantörer - garantireparationer Observera! Den landsspecifika avdragsrätten framgår ur tabellen i slutet av denna skrift. Formkrav på fakturorna De allmänna formkraven på fakturorna behandlas nedan. Återbäringsförfarande Ansökningarna om återbäring av mervärdesskatt, som separat tillställs skattemyndigheterna i aktuella länder, bör lämnas inom juni månad året efter fakturaåret. Till ansökningarna bifogas de originalfakturor och -kvitton som omfattas av ansökan om återbäring av mervärdesskatt. Om sökande använder sig av ombud vid ansökan om återbäring av mervärdesskatt, bör ombudet tillställd fullmakt bifogas ansökan. Ansökan görs i huvudsak för ett kalenderår men kan även göras för en period om minst tre månader under samma kalenderår, förutsatt att det mervärdesskattebelopp som skall återbäras är tillräckligt högt. Då ansökan gäller ett kalenderår bör det mervärdesskattebelopp som skall återbäras uppgå till cirka 170 euro. Om ansökningarna under ett år är fler än en, bör det återsökta mervärdesskattebeloppet uppgå till minst 200 euro. I länder utanför EU är minimibeloppet vid ansökan om återbäring av mervärdesskatt cirka 340 euro. 2

Ombud vid ansökan om återbäring av mervärdesskatt Det lättaste sättet att ansöka om återbäring av utomlands erlagd mervärdesskatt är att anlita utomstående expertombud. Skillnaderna i lagstiftning och myndighetsförfarande mellan olika länder minskar påtagligt företagens möjligheter att få igenom ansökningar som gjorts på egen hand. Eventuella fel eller brister i den utländska försäljnings- eller inköpsfaktureringen kan leda till problem med berörda skattemyndighet. Expertombudet ombesörjer enkel återbäringen av den utländska mervärdesskatten, utan onödiga förvecklingar med ifrågavarande skattemyndighet. Intrum Justitia Oy, VAT Refund Intrum Justitia har erbjudit skatteåterbäringstjänster sedan år 1987. Vår service omfattar: ansökan om återbäring av mervärdesskatt från 24 länder mervärdesskatteregistrering konsulterings- och utbildningsservice Intrum Justitia bistår företagen vid ansökan om återbäring av mervärdesskatt från alla de länder som återbär sådan skatt. De ansökningar om återbäring av mervärdesskatt som Intrum Justitia gjorde för sina kunders räkning år 2003 var circa 12 miljoner euro. Intrum Justitia utreder även huruvida Ert företags verksamhet utomlands medför registreringsskyldighet. Vid behov ombesörjer Intrum Justitia Er registrering och Er skatterepresentation. Idag förlitar sig redan över 2000 företag i 20 länder på Intrum Justitias professionella mervärdesskatteåterbäringsservice. Intrum Justitia är medlem i International VAT Association. Organisationens mål är att, i samarbete med skattemyndigheterna i olika länder, göra ansökan om återbäring av mervärdesskatt mer flexibel och att till medlemmarna förmedla information om förändringar i ländernas skattelagstiftning. Koncernen Intrum Justitia Intrum Justitia, med huvudkontor i Stockholm, är Europas ledande servicekoncern inom området kreditadministration. Koncernen, som har verksamhet i 21 länder och ett ombudsnät som omfattar 159 stater, sysselsätter över 2900 personer. Intrum Justitia Oy i Finland Intrum Justitia Oy inledde sin verksamhet år 1910. Huvudkontoret ligger i Helsingfors och därtill har företaget kontor i fem andra finländska städer. De över 9000 företag som anlitar Intrum Justitia, representerar nästan alla branscher. Personalen om 170 personer betjänar kundföretagen i kreditadministrativa frågor. Företaget erhöll ISO 9002 -certifiering år 1993. 3

SERVICEBESKRIVNING Inom ramen för det samarbetsavtal som träffas med kunden, ombesörjer Intrum Justitia för kundens räkning återbäring av utländsk mervärdesskatt från följande länder: Belgien, Spanien, Holland, Irland, Island, Storbritannien, Italien, Österrike, Lettland, Litauen, Luxemburg, Monaco, Norge, Polen, Portugal, Frankrike, Sverige, Tyskland, Finland, Schweiz, Danmark, Tjeckien, Ungern och Estland. I Kanada kan man ansöka om återbäring av försäljningsskatt. De länder som senare kommer att omfattas av ansökningsservicen införs i avtalet utan separat tillägg. Kunden tillhandahåller Intrum Justitia de originalfakturor och -verifikat som inkluderar mervärdesskatt, uppdelade landsvis. Kunden bör kopiera dessa fakturor och verifikat för sin bokföring. För revisionsändamål förses kopiorna antingen med en anteckning om skatteåterbäringsansökan eller med för ändamålet avsedd stämpel från Intrum Justitia. Ansökan om återbäring görs i regel 1-4 gånger per år, avseende perioder om minst tre månader. Ansökningstiden utgår den 30 juni, året efter avslutat kalenderår. Kunden bör tillställa Intrum Justitia fakturorna och verifikaten från föregående kalenderår före utgången av mars månad. Intrum Justitia skickar de fullmakter och dokument som erfordras för återbäringsansökan, inklusive instruktioner, för komplettering till kunden. Intrum Justitia registrerar uppdragen i sitt eget system och sköter dem utgående från lagar och förordningar i respektive ansökningsland. Intrum Justitia utarbetar ansökningarna och sköter kontakten med skattemyndigheterna i de aktuella länderna i alla frågor som gäller ansökan om återbäring av mervärdesskatt. Behandlingen strävar till maximal och möjligast snabb skatteåterbäring. Om kunden så önskar kan Intrum Justitia från fakturautställaren ordna ersättande fakturor för eventuellt felaktiga fakturor samt av fakturautställaren begära ersättning för felaktigt fakturerad mervärdesskatt. Efter att ansökan behandlats av skattemyndighet, återlämnas originalfakturorna till kunden för arkivering. I de fall då återbäring ej beviljats, underrättar Intrum Justitia kunden om orsaken till detta. I mån av möjlighet begär Intrum Justitia ny prövning av icke godkänd ansökan om återbäring. De återbetalade medlen, minskade med Intrum Justitias arvode och bank kostnader, inbetalas på av kunden angivet konto i euro inom en vecka efter att medlen influtit på Intrum Justitias kundkonto. Kunden erhåller en specificerad kontorapport om varje enskild skatteåterbäring. Då det gäller återbäring av sådan mervärdesskatt som utbetalas direkt till kunden från Poland och Portugal fakturerar Intrum Justitia kunden sin provision i efterskott. 4

Service i anslutning till avtalet Inom ramen för avtalet erhåller kundföretagets personal utbildning om reglerna för ansökan om återbäring. Utbildningen sker antingen hos Intrum Justitia eller hos kunden. Intrum Justitia ordnar årligen 6-10 allmänna utbildningstillfällen i Helsingfors och vid behov på annan ort. Vid utbildningstillfällena behandlas principerna för återbäringsansökan och sådana förändringar i olika länders mervärdesskattelagstiftning, som inverkar på ansökningsförfarandet. Intrum Justitias årsavtalskunder kan kostnadsfritt deltaga i utbildningen. Intrum Justitia tillställer årsavtalskundernas kontaktpersoner en kundpärm, som regelbundet uppdateras. Pärmen innehåller information om aktuella service, verksamhetsinstruktioner, material som underlättar behandlingen samt landsspecifika uppgifter om återbäringsansökan. Kunden kan även erhålla en momsåterbäringsstämpel för märkning av de faktura- och verifikatkopior som behålls för bokföringen. Årsavtalskunderna har tillgång till Intrum Justitias konsulttjänster i frågor avseende återbäring av mervärdesskatt (t.ex. kontroll av återbäringsrätten ifråga om oklara fakturor). För mervärdesskattekonsultering som ej gäller ansökan om återbäring, debiterar Intrum Justitia enligt separat prislista. Intrum Justitias konsultverksamhet bygger på ett kontors- och ombudsnät som omfattar hela Europa. Mervärdesskatteregistrering Servicepriser Företag som bedriver mervärdesskattepliktig affärsverksamhet i ett visst land, bör mervärdeskatteregistreras i detta land innan fakturering och inköpsavdrag kan göras. På uppdrag av kunden utreder Intrum Justitia registreringsbehovet och lämnar separat offert på mervärdesskatteregistrering och -representation av företaget i aktuella land. Inom ramen för avtalet kan Intrum Justitia ombesörja den utländska mervärdesskatteåterbäringen för kundens alla inhemska och utländska företags räkning. Om servicepriser och servicens omfattning avtalas separat med kunden. 5

INSTRUKTIONER FÖR KONTROLL AV UTLÄNDSKA FAKTUROR Stora fakturor (t.ex. fakturor vars bruttosumma överstiger EUR 100 i Tyskland, EUR 150 i Österrike, 100 i Storbritannien) bör innehålla följande uppgifter: - fakturautställarens namn och adress - fakturamottagarens namn (och adress) Observera att fakturan bör vara utställd på Ert företag och att adressen bör vara i företagets hemland! Fakturan kan vara utställd även på anställd vid företaget (t.ex. hotell- eller restaurangräkning). I sådana fall bör till ansökan bifogas en s.k. personförteckning, i vilken försäkras att fakturamottagaren tillhör företagets personal (blankett i kundpärmen). - datering Ansökningsterminen bestäms av fakturans datering. Ifråga om förhandsbetalningar, avseende till exempel deltagande i mässa följande år, bestäms ansökningsterminen av det datum då fakturan betalas. I sådana fall bör betalningsverifikat (t.ex. kopia av kvitto eller kontoutdrag) bifogas ansökan. - fakturaspecifikation En allmän anteckning i stil med blandat (mat, dryck etc.) berättigar ej till återbäring av mervärdesskatt. Om på fakturan hänvisas till bilagor, avtal e.dyl. bör kopia av dessa bifogas ansökan. - mervärdesskattebelopp Mervärdesskattebeloppet bör från början antecknas på fakturan angivande av skattesatsen räcker ej. Senare gjord skatteanteckning (självuträknad) duger ej. Man får ej själv komplettera eller ändra ovan nämnda uppgifter på fakturorna. Bristfällig faktura bör återsändas till fakturautställaren för komplettering. Om fakturan är utställd på annat företag än det som ansöker om återbäring, återbärs mervärdesskatten endast om fakturautställaren ställer ut en ny originalfaktura på det ansökande företaget. Om så önskas ber Intrum Justitia fakturautställaren om ny faktura. 6

Små Fakturor Följande uppgifter räcker för små fakturor: - fakturautställarens namn och adress - fakturaspecifikation - datering - fakturans bruttosumma - mervärdesskattesatsen som siffror eller angiven på annat sätt (t.ex. Vat included) Andra allmänna faktura instruktioner Hotellräkningar bör vara utställda på det företag som ansöker om återbäring av mervärdesskatt eller på person som är anställd vid detta företag. Annat företag som gjort hotellreserveringen duger ej som fakturamottagare. Då man ansöker om återbäring av skatt som omfattas av sådan faktura som ställts ut på företag som gjort reserveringen (resebyrå e.dyl.), bör en försäkran om att det ansökande företaget betalat fakturan bifogas ansökan. Utfallet av sådan ansökan beror på landet (i Danmark godkänns ej förfarandet) och till och med på handläggaren! Representationsfakturor bör alltid förses med namnen på deltagarna och deras företag. Namnen kan antecknas på restaurangfakturor i ett senare skede. Till faktura kan även bifogas t.ex. programblad från tillställningar. 7

BILAGA ÅTERBETALNING AV MERVÄRDESSKATT X = hela momssumman återbärs ifall fakturan uppfyller ställda krav O = momssumman återbärs delvis (t. ex. 50%) Moms- Allmän restaurang intern bil- mässor konferenser kurser garantiförkortning LAND moms-sats hotell representation trafik hyra bränsle utställningar seminarier utbildning reparationer Belgien*) TVA 21 % O O X X X X Canada GST/HST 7,5-15 % X O X X Danmark MOMS 25 % O O O X X X X Estland*) KBM 18 % X X O O X X X X Finland ALV 22 % X X O O X X X X Frankrike*) TVA 19,6 % O X O X X X X Holland BTW 19 % X X O X X X X X Irland VAT 21 % X X X X Island VSK 24,5 % X X X X X Italien*) IVA 20 % O O X X X O Lettland*) PVN 18 % O O X X X X Litauen*) PVM 18 % X O X X X Luxemburg TVA 15 % X X X X X X X X X Monaco*) TVA 19,6 % O X O X X X X Norge*) MVA 24 % O X O Polen*) VAT 22 % X X X X X Portugal*) IVA 19 % X X X X X Schweiz*) MWST 7,6 % X O X X X X X X X Spanien*) IVA 16 % X O X X X X X O Storbritannien VAT 17,5 % X O O X X X X X X Sverige MOMS 25 % X O X O X X X X X Tjeckien*) DPH 22 % O X X X X Tyskland*) MWST 16 % X O X O X X X X X Ungern*) AFA 25 % X X X X X X Österrike MWST 20 % X O X O X X X X * ) Återbäring fås endast ifall fakturan är adresserad åt företaget. OBS! Tabellen innehåller inte alla återbärbara utgifter. Ansökanden från icke EU-land kan i vissa EU-länder ha begränsningar gällande momsåterbäring. 8