Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Onsdagen den 12 juni 2013 kl. 18.00 21.00 Plats Närvarande Frånvarande Stora lektionssalen, Stora ridhuset, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Frida Andersson Mischa Johansson Werner Röhrl Amanda Emanuelsson Monika Persson Therese Kristensen, fr.o.m. punkt 13060 d) Ulrica Jansson Carolina Röhrl Linda Holmqvist Linda Englund, fr.o.m. punkt 13063 Mats Andersson Kerstin Karlsson Christer Lindberg Frida Vahter Elisabet Braun Ramnitz 13055 Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 13056 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes med tillägg av Ungdomsfonden under punkten 13066 Övriga frågor. 13057 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Monika till justeringsperson. 13058 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 7 maj gicks igenom och lades till handlingarna. 13059 Skrivelser a) Inbjudan till evenemanget This is Alby Då inbjudan kom endast ett par dagar innan evenemanget hade vi ingen möjlighet att svara. 1
b) Tack från Mälarhöjden Lena Niklasson har deltagit i invigningen av Mälarhöjdens nyrenoverade anläggning och lämnat en blomma från BRS. 13060 Rapporter a) TK Linda H rapporterade: Dressyrtävlingarna på Vallen löpte på bra, även om det blev många strykningar under söndagen då det ösregnade. Evenemangsrapport från Majhoppningen respektive Junidressyren saknas. b) BRUS Amanda rapporterade: I morgon arrangeras avslutning tillsammans med Fritidsgården. Femkamp, brännboll och korvgrillning. Terminens sista möte har hållits och nästa möte är inplanerat till den 17 augusti. c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Grupper/elever Elin jobbar med fyllnadsgraden. Det är nu fler hästelever än ponnyelever som har sagt upp sina platser men det blir inga problem att fylla upp grupperna. Realgymnasiet kommer att utöka sin verksamhet på BRS, de kommer att vara här fem dagar per vecka. Tumba gymnasium kommer inte att fortsätta nästa termin. De har för få sökande. Hästar/ponnyer Lollipop har vandrat vidare då han hade spatt som inte blev bra. PG och Chivaz kommer att gå på bete hela sommaren och kommer förhoppningsvis att komma in under senare ridläger för att vara fullt i gång till HT. Vi har två nya hästar på prov. Vi kommer att behålla en av dem, den heter Unick de Roty. Grå är lite hängig och vi har kontakt med Ultuna då det var där han var inlagd i vintras Privathästar/arbetsplikt Natten till tisdagen blev en transport stulen från transportparkeringen men den återfanns på ICA Maxis parkering. Personal Vi jobbar på med full styrka. 2
Cafeterian Har gått bra men bemanningen har inte varit så bra sista helgerna på terminen. Eftersom bemanningen under de första veckorna på terminen brukar vara lite svår att få till ska Linda H tala med cafeteriagruppen om att publicera bemanningslistor redan nu för augusti och september. Anläggning Botten i Lilla och Stora ridhusen kommer att mätas med laser och planas ut. Lite mer underlag kommer att läggas in i Stora ridhuset. Torven är tillbaka i container så nu hamnar vi förhoppningsvis på mer normala torvkostnader. Kommunen håller på med underhållet på anläggningen. Nu har man installerat luftvärmepumpar i Smedjan och luft/vatten i Vita villan. Vidare har man helrenoverat damernas duschrum och gjort om en brunn utanför Stora ridhuset för att leda bort vatten som orsakat stora vattenskador. Badrummet i Vita villan är renoverat. En plan finns för sommarens underhålls och rengöringsarbeten. Fritid Stämningen i stallet är bra! Elin har kollat med föräldragruppen och alla skötare som tycker att det är bra stämning. BRUS ville gå ut med en enkät då man påstod att det är dålig stämning men där håller vi inte med och har sagt att enkäten inte är BRUS sak då den innehöll saker utanför BRUS. Det har varit en lyckad skötarövernattning, och på fredag åker fritidsgården till Gröna Lund. Hoppas att ni har sett alla fina barn med t shirt Jag är Botkyrka Ridsällskaps framtid!. Styrelsen fick se filmen Varför vi älskar BRS! Mycket bra! d) Ekonomi Linda H har distribuerat maj månads resultatrapport till styrelsen. Kostnaderna har ökat något men det har även intäkterna och vi ligger totalt sett något bättre än budget. Majhoppningen är dock inte med i redovisningen utan kommer med i juni månads rapport. e) IT utskott Kenneth har fått i uppdrag att inhandla material till nätverk i Vita villan. Han har även flera gånger undersökt problemen på stallkontoret men inte hittat något. IT utskottet arbetar vidare. f) Säkerhetsutskott Maj månads planerade genomgång ställdes in eftersom vi nyligen har haft en motsvarande med Länsstyrelsen. Nästa genomgång ska ske under hösten. g) Personalutskott 3
h) Information och kommunikation i) Övriga rapporter 13061 Realgymnasiet, treårskontrakt tecknat BRS har nu tecknat ett rullande treårsavtal med Lärande i Sverige AB (Realgymnasiet). 13062 Familjeparken a) Laglighetsprövning Ärendet ligger hos Länsstyrelsen respektive Förvaltningsrätten. Förvaltningsrätten har meddelat efter vårt överklagande att de inte godkänner våra angivna skäl till överklagande pga. att BRS inte är medlem i Botkyrka kommun. För att räknas som medlem måste man antingen äga en fastighet eller betala kommunalskatt. Förvaltningsrättens beslut kan överklagas till Kammarrätten. b) Ny förespråkare BRS behöver en förespråkare som är folkbokförd i kommunen. Styrelsen beslutar att utse Linda H till förespråkare för BRS räkning. c) Kommunens överklagande av Länsstyrelsens beslut BRS överklagan hos Länsstyrelsen ledde till ett beslut och detta har därefter överklagats av Botkyrka kommun. Som ett led i spelet har kommunen förlängt utställningstiden till den 31 juli. Kommunen har blivit anmäld till JO (Justitieombudsmannen) av Naturvårdsföreningen. 13063 Länsstyrelsens myndighetskrav på stallen möte med kommunen BRS skrivelse till och därefter möte med fastighetschefen i kommunen och en tjänsteman ledde till att kommunen ska låta en konsult före midsommar titta på möjligheterna till takhöjning och göra hållfasthetsberäkningar m.m. En konsult kommer även att anlitas för att se över ventilationen i Stora och Lilla privatstallen. Länsstyrelsen har i dag meddelat att åtgärderna med ventilationen får vänta till september i och med att vi för en dialog kring detta. 13064 Investering i nya hyrskåp Befintliga hyrskåp är gamla och i mycket dåligt skick. Linda H har tagit fram ett förslag på en investering på 70 700 kronor inklusive frakt och moms. Den årliga intäkten för hyrskåpen är ca 20 000 kronor. Styrelsen beslutar att investera i nya skåp enligt förslaget. 4
13065 Utmärkt förening i Botkyrka Linda H och Werner besökte kommunen och gick igenom steg fyra, dvs. sista delen, i programmet. BRS har därmed certifierats som den första föreningen i kommunen. Som en belöning kommer vi att få 6 800 kronor i bidrag till en utbildning. Behov finns att skicka några på ULK (ungdomsledarkurs). Certifieringen kommer att tas upp på ett nämndmöte i augusti och kommunen ser gärna att föreningens ordförande deltar. Inbjudan kommer. Styrelsen beslutar att medlen ska användas till Ungdomsledarkurs, steg 1 3. 13066 Övriga frågor Ungdomsfonden Elin har skickat förslag till uttag ur Ungdomsfonden, se bilaga 2. Förslaget innebär en höjning från 700 till 800 kronor för det högre bidraget, införande av ett mellanbidrag på 600 kronor samt en höjning från 350 till 400 kronor av det lägre bidraget. Summan uppgår till 17 400 kronor. Styrelsen beslutar i enlighet med förslaget. 13067 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan, se bilaga 1, gicks igenom och uppdaterades. 13068 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 13069 Nästa möte Nästa möte är inplanerat till den 13 augusti. Styrelsemedlemmarna uppmanas inför detta möte att ta del av kommunens idrottspolitiska handlingsprogram, KS 2012:563, samt bidragsreglemente för kommunens fritidsgårdar där temagårdarna inte finns upptagna. 13070 Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 20:45. Tumba 2013 06 12 Mischa Johansson Sonny Hellberg Monika Persson Sekreterare Ordförande Justerare 5