VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 172, textläsning ur 1 Kor. 12 och bönen Fader Vår. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 91 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 13/15. Val av två protokolljusterare 92 Förslag: Till protokolljusterare väljs Daniel Djupsjöbacka och Gunborg Sjöberg. Till protokolljusterare valdes Sven Lindholm och Gunborg Sjöberg. Godkännande av föredragningslistan 93 Föredragningslistan godkändes med komplettering av ett anmälningsärende. Samarbetskommissionens protokoll 94 Samarbetskommissionens protokoll 2/2012, 27.4.2012 läggs fram. Protokoll från Sundom kapellförsamling 95 Sundom kapellförsamlings protokoll 2.5.2012, läggs fram. Protokoll från direktionen för barnverksamheten 96 Protokoll från direktionen för barnverksamheten1/2012, 21.3.2012 läggs fram.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 2 Protokoll från sektorsplaneringen 97 Protokoll från sektorsplaneringen 16.5.2012 läggs fram. Diakonidirektionens protokoll 98 Diakonidirektionens protokoll 3/2012, 29.5.2012 läggs fram. Val av diakonitjänsteinnehavare 99 Församlingsrådet beslöt vid sitt sammanträde 11.4.2012 att lediganslå tjänsten som diakonitjänsteinnehavare i och med att Karin Nygård går i pension. Tjänsten annonserades i Vasabladet 15.4.2012 och i Kyrkpressen 19.4.2012. Ansökningstiden har utgått 14.5.2012 kl. 16.00. Församlingsrådet har utsett följande personer i en arbetsgrupp som handhar ärendet: Lena Streng, sammankallare, Anders Kronlund, Gun-Britt Hammarström och Gunborg Sjöberg. Kompetenskravet för tjänsten som diakonitjänsteinnehavare är av biskopsmötet godkänd lämplig examen på institutnivå eller högskoleexamen i enlighet med kyrkans allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal. Språkkrav: God förmåga att använda svenska och finska i tal och skrift. Fem (5) ansökningar till tjänsten har inom utsatt tid inkommit. Arbetsgruppens protokoll läggs fram. Beslutsförslag: 1. Ansökningarna och arbetsgruppens protokoll antecknas för kännedom. 2. Församlingsrådet besätter tjänsten som diakonitjänsteinnehavare fr. 1.9.2012 3. Lönen för tjänsteinnehavaren bestäms till kravgrupp 502. 4. Den som väljs till tjänsten bör enligt bestämmelserna i tjänstestadgan uppvisa godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd samt straffregistersutdrag innan valet slutgiltigt fastställs. 5. För tjänsteinnehavaren tillämpas en fyra månaders prövotid.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 3 Församlingsrådets beslut: 1. Ansökningarna och arbetsgruppens protokoll antecknades för kännedom. 2. Församlingsrådet valde Annina Aspvik som diakonitjänsteinnehavare fr. 1.9.2012 3. Lönen för tjänsteinnehavaren bestämdes till kravgrupp 502. 4. Den som väljs till tjänsten bör enligt bestämmelserna i tjänstestadgan uppvisa godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd samt straffregistersutdrag innan valet slutgiltigt fastställs. 5. För tjänsteinnehavaren tillämpas en fyra månaders prövotid. Anhållan att utföra annat uppdrag samt gå ner i arbetstid till 40 % 100 Ungdomssekreterare Anna-Karin Lärka som är förman i ungdomsarbete och arbetar nu 80 % av sin tjänst, anhåller om att få gå ner i arbetstid till 40 % under tiden 1.8.2012-31.7.2013. Anna-Karin Lärka har fått en befattning som lektor i kyrkans fostran (50 %) vid yrkeshögskolan Novia. Arbetet inleds 1.8.2012. Hon anhåller om att få möjlighet att sköta detta uppdrag och därmed anhåller hon om att få gå ner i arbetstid till 40 % under tiden 1.8.2012 31.7.2013. Uppdraget vid YH Novia handlar om att utbilda vår kyrkas diakoner och ungdomsarbetsledare. Anna-Karin Lärka tror, om möjligheten ges henne, att genom arbetet i såväl YH Novia som Vasa svenska församling uppstår synergieffekter som är till förmån för bägge arbetsplatserna. Arbetet i YH Novia är upplagt så att under jämna veckor är hon i Åbo måndag-onsdag och udda veckor jobbar hon hemifrån måndag och tisdag. I och med detta arrangemang anser hon att det inte lämpligt att hon under ovannämnda period fungerar som förman. Hon kommer att vara frånvarande en stor del av den ordinarie arbetstiden. Hennes förslag är att hon skulle gå ner i arbetstid till 40 % och under de två dagarna arbeta med det konkreta ungdomsarbetet som även ingår i ungdomssekreterarens tjänst, se befattningsbeskrivningen: Befattningens huvudsakliga innehåll Ansvara för: - Administration av ungdomsarbetet i församlingen - Ekonomi (planera, övervaka och uppgöra budgetramar) - Verksamhetsplan (koordinera och leda, verkställa och utveckla, långtidsplanera) - Personal (leda, handledning, arbetsfördelning, övervaka, anställningar, fortbildning) - Information (intern och extern) - Sektorrepresentant i arbetsgrupper, möten, ärenden (personal, ekonomi, fastighet m.m.) - Kommittén för ungdomsarbetet (sekreterare, ansvarig tillsammans med ordförande, beredning) - Konkret verksamhet (inblick i all verksamhet, koordineringsansvar, ansvar för förverkligande) - Kontakter inåt (kyrkoherden, övriga sektorer, ekon./fastighet, Borgå Stift, förbereda ärenden och förverkliga beslut) - Kontakter utåt (prosteriet, samarbetspartners, andra ungdomsinstanser, skolor) - delta i konkret verksamhet; - juniorarbetet, ungdomsarbetet, konfirmandarbetet
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 4 - handledning, undervisning och fostran av hjälpledare - personliga möten med unga - planering och genomförande av samarbetsprojekt (med bl.a. andra församlingar) Av hennes nuvarande uppgifter inom ungdomsarbetet skulle hon gärna fortsätta med följande: ansvarig för hjälpledarutbildningen fungera som lärare för en sommarkonfirmandgrupp skolkontakter (bl.a. morgonsamlingar, jul & påskandakter ) medlem i arbetsgruppen för innehållet i webbprojektet Lutherdome medverka i öppet hus verksamheten (Cross, Tjuvstart och Vinden) Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter bevilja Anna-Karin Lärka tjänstledighet på 40 % under tiden 1.8.2012 31.7.2013. Lön utbetalas enl. kravgrupp 503. Vikariefrågan behandlas på församlingsrådets sammanträde 13.6.2012. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Revidering av Vasa kyrkliga samfällighets grundstadga 101 Vasa kyrkliga samfällighets nuvarande grundstadga fastställdes i gemensamma kyrkofullmäktige 3.11.2005, och den trädde i kraft 1.1.2006. Den är fortfarande tidsenlig och motsvarar lagstiftningen. Om Kyrkostyrelsen godkänner förslaget att Lillkyro församling ansluts till Vasa kyrkliga samfällighet som en självständig församling bör också grundstadgan till denna del ändras. Samfällighetens grundstadga godkänns av gemensamma kyrkofullmäktige. Ett beslut om ändring av grundstadgan ska underställas Kyrkostyrelsen för avgörande, om ändringen gäller - de grunder för fördelningen av skatteintäkterna mellan församlingarna vilka bestämts i grundstadgan, - en överföring av egendom mellan kyrkliga samfälligheten och församlingarna eller - en överföring av beslutanderätten i fråga om inrättande eller indragning av tjänster mellan kyrkliga samfälligheten och församlingarna. Eftersom inga sådana ändringar föreslås i grundstadgan kan gemensamma kyrkofullmäktige godkänna samfällighetens nya grundstadga genom ett majoritetsbeslut. Ett förslag till revidering av grundstadgan läggs fram. Enligt 10 kap. 14 i kyrkoordningen ska församlingsråden beredas tillfälle att avge utlåtande om ändringar av grundstadgan.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 5 Beslutsförslag: Församlingsrådet ger följande utlåtande: Nya grundstadgan godkänns med tillägget i 1 och Vähäkyrön seurakunta (Lillkyro församling) inom... samt att den träder i kraft 1.1.2013, bilaga 1. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Paragrafen justerades genast. Anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan 102 Enligt 15 kap. 1 i kyrkoordningen ska för varje räkenskapsår senast i december nästföregående år antas en budget för församlingen eller för den kyrkliga samfälligheten. Räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret. I samband med att budgeten godkänns ska kyrkofullmäktige även godkänna en verksamhets- och ekonomiplan som gäller minst tre år. Budgetåret är verksamhets- och ekonomiplanens första år. I budgeten samt i verksamhets- och ekonomiplanen fastställs målen för församlingens verksamhet och ekonomi. Budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen ska uppgöras så att förutsättningarna för skötande av församlingens uppgifter tryggas. I Vasa kyrkliga samfällighets verksamhets- och ekonomiplan för åren 2012 2014 anges mål för planeringsperioden och de anslag som man bedömer behövs för att uppnå målen. Målen och anslagen för åren 2013 och 2014 ska nu justeras, och dessutom ska en plan med mål och uppskattade anslag för år 2015 göras upp. 2011 års resultat var negativt på grund av nedskrivningar inom finansieringsverksamheten. Trots att årsbidraget var positivt räckte det inte helt till att täcka avskrivningarna. Budgeten för 2013 är den första budgeten i vilken man har beaktat anslutningen av Lillkyro församling till Vasa kyrkliga samfällighet som självständig församling. I ramarna har man också beaktat Lillkyro församlings verksamhetsbehov samt de kalkyler som av denna anledning förändrats. Man kan ändå i Vasa förvänta sig en god utveckling tack vare den jämna tillväxten som förväntas år 2012. Om budgeterade medel även i fortsättningen blir över kan bokslutet också för detta år visa ett överskott, avvikande från den godkända budgeten. Det finns dock skäl för kyrkliga samfälligheten att fortfarande avhålla sig från att öka antalet tjänster och befattningar samt övriga permanenta utgifter. Även nu behövs disciplin när det gäller utgifterna. Anslagsramarna för verksamhetsåret 2013 bör hållas på samma realnivå som 2012. Till gemensamma kyrkorådet framställs att anslagsramarna för församlingarnas verksamhet
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 6 förblir på samma nivå som 2011. I investeringsplanen bör inga andra projekt föreslås än projekt som är absolut nödvändiga för att fastigheterna ska bevara sitt skick eller för att man ska kunna tillgodose användningsbehovet samt planeringsprojekt. Budgetramarna och övriga anvisningar är noggrannare beskrivna i anvisningen för uppgörande av budget. Beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att 1. ge församlingsråden samt kyrkliga samfällighetens direktioner och kommittéer i uppdrag att senast 14.9.2012 göra upp budgetförslag för 2013 enligt anvisningen för uppgörandet. Samtidigt uppmanas till justering av verksamhets- och ekonomiplanen för 2014 och till uppgörande av en plan för 2015 enligt anvisningarna för uppgörandet. 2. ge planeringsgruppen i uppdrag att utifrån de förslag som avses i föregående punkt för gemensamma kyrkorådet bereda sitt förslag till budget samt till verksamhets- och ekonomiplan för åren 2013 2015. Beslutsförslag: Församlingsrådet tar del av anvisningarna för uppgörande av budget för 2013 samt verksamhets- och ekonomiplan för år 2014, bilaga 2. Församlingsrådets budgetsammanträde hålls 15.8.2012 kl. 18.30. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Musikverksamheten bör budgetera för notanskaffningar. Barnombud 103 I mars 2011 fick vår församlings kyrkoherde ett brev från KCSA med flera, med information om ett projekt som kallas för Sedd och Hörd, eller Näyn ja kuulun på finska. Vi inbjöds att vara med och införa barnkonsekvensanalys i vår församlings verksamhet och förvaltning. Om projektet finns att läsa mera på sidan http://www.lapsivaikutukset.fi/, bilaga 3. På medarbetarkonferensen 25.5.2011 9 togs beslutet att undertecknad, såsom vikarierande ledare för barnverksamheten, skulle delta i en utbildning av barnombud i Helsingfors i oktober. Camilla Särs deltog såsom representant från Vasa svenska församling, utan att egentligen vara utsedd till vår församlings barnombud. Kursen var helt på finska och det var tills vidare ingen annan svenskspråkig församling som engagerat sig i projektet. Idag har över 90 församlingar utsett barnombud, men ingen svenskspråkig församling är ännu med. Vasa svenska finns emellertid med på listan redan, som ni kan se om ni går in på ovanstående webbadress och väljer lapsiasiahenkilöt och mukana jo. Även Vasa finska församling har utsett barnombud. Frågan lyder då: Ska vi vara med? På vilket sätt ska vi engagera oss? Påpekas bör att det under skolningen i oktober framgick att det ideala vore att vi har två barnombud; en förtroendevald som har inblick i beslutsfattandet, samt en anställd som har inblick i den praktiska verksamheten. Från barn- och ungdomsverksamhetens sida anser vi att det
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 7 här går helt i linje med hur utvecklingen borde gå i vårt arbete. Alla som kommer till kyrkan behöver få känna delaktighet och tillhörighet. För att barn och unga ska bli sedda och hörda behövs alltid en extra ansträngning från de vuxnas sida. Det skulle vara fint om de unga kunde känna att de också har någon de kan vända sig till, som alldeles särskilt lyssnar till dem, och ibland behöver denna person vara en annan än barnledaren eller ungdomsarbetaren. Att sträva till att vinna Sedd och hörd-luren är knappast någonting vi behöver prioritera. Frågorna i anslutning till det projektet är dock tänkvärda och skulle gärna få diskuteras i något forum, kanske i första hand i varje team. För en klarare uppfattning om projektet och barnombudens funktion ber jag er läsa informationen på ovanstående webbsida. Beslutsförslag: Församlingsrådet diskuterar ärendet och fattar eventuella beslut. Församlingsrådet diskuterade ärendet och ser positivt på ärendet. Församlingsrådet rekommenderade att församlingen utvecklar projektet. Ledaren för barnverksamheten Camilla Särs inbjuds under hösten till församlingsrådets sammanträde för att berätta mera om projektet. Anmälningsärenden 104 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 41 45/2012. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Tf. församlingspastor Anders Lundström har ansökt hos gemensamma kyrkorådet om avlönad tjänstledighet för rehabilitering under tiden 4-9.6.2012 på Norrvalla Rehab Center i Vörå. Gemensamma kyrkorådet beslöt 10.5.2012 59 bevilja Anders Lundström avlönad tjänstledighet för tiden 4-9.6.2012 i enlighet med ansökan. c) Diakon Karin Nygård avtackades inför sin pensionering söndagen den 27 maj efter gudstjänsten i Dragnäsbäcks kyrka. Församlingen tillsammans med församlingsrådet överräckte till henne en tavla målad av Göran Hammarström. d) PM från arbetsgruppens sammanträde 22.5.2012 där Frontveteranernas julfest planerades, bilaga 5. Arbetsgruppen har gjort ett gott arbete. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 8 Övriga ärenden 105a Utlåtande om val av lägergårdsföreståndare på Alskathemmet Vasa svenska församlings församlingsråd bör ge utlåtande om de personer som har sökt Alskathemmets lägergårdsföreståndartjänst. Mera information ges på sammanträdet. Församlingsrådet tog del av listan över sökanden till en tidsbunden tf. lägergårdsföreståndare på Alskathemmet. Paragrafen justerades genast. 105b Diakon Gerd Erickson har per brev 22.5.2012 lämnat in sin avskedsansökan från sin tjänst som diakonitjänsteinnehavare i Vasa svenska församling per 30.9.2012 för att sköta en diakonitjänst i Kronoby församling från 1.10.2012. Församlingsrådet beviljade Gerd Erickson avsked från sin tjänst som diakonitjänsteinnehavare i Vasa svenska församling per 30.9.2012. Församlingsrådet anställde Emma Villman under tiden 1 30.9.2012 och fr.o.m. 1.10.2012 31.12.2012 som diakon i Vasa svenska församling. På mötet väckt ärende 106 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 107 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 4 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 108 Sammanträdet avslutades kl. 20.40 med nedkallande av Herrens välsignelse.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 6/2012 9