Lathund: Ansöka om projektmedel från FBA:s 1325-bidrag 1 (6) Denna lathund för projektansökan är avsedd för organisationer och stiftelser som vill söka medel för projektverksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsråds resolution 1325 (i fortsättningen: UNSCR 1325) från FBA. Lathunden ska, vid behov, ses som ett stöd för en sökande organisation eller stiftelse. För att söka bidrag från FBA måste organisationer eller stiftelser uppfylla FBA:s grundläggande kriterier. Vänligen se FBA:s hemsida för mer information om kriterier och villkor relaterade till ansökningsproceduren. Lathunden ger en beskrivning av ansökningsblankettens innehåll, struktur och vilken typ av information som efterfrågas i de olika delarna av ansökningsformuläret. Den beskriver även logiken i de olika delarna av ansökan. FBA är medveten om att olika organisationer använder olika begrepp som syftar till samma sak. Tanken är därför inte att lägga vikt vid begreppen i sig, utan på att förklara och förtydliga logiken bakom de olika stegen. Lathunden går igenom följande delar av ansökningsblanketten; 1. Information om sökande organisation/stiftelse 2. Kontaktpersoner 3. Projektöversikt 4. Projektbeskrivning 5. Uppföljning och utvärdering 6. Budgetbeskrivning 7. Projektplan 8. Riskanalys 1. Information om sökande organisation/stiftelse Denna del ska ge en överblick över den sökande organisationen/stiftelsen (i fortsättningen sökanden) och hur sökanden uppfyller de grundläggande kriterierna för ansökan. Här presenterar sökanden kort sin vision, syfte samt mandat. Vidare ska det här avsnittet klargöra sökandens interna kapacitet, både vad gäller kompetens, personal och ekonomiska medel, samt tidigare erfarenhet av arbete med UNSCR 1325. 2. Kontaktpersoner Ange kontaktinformation till ansvarig representant för den sökande organisationen samt den projektledare som ska ansvara för projektet. 3. Projektöversikt Den här delen ska ge en översikt av projektet, inklusive projektets namn, vilket belopp som ansöks, om det finns andra potentiella finansiärer för projektet och projektets tidsram. Vänligen notera att medel beviljas för maximalt 15 månader, samt att projekt ska kunna påbörjas inom två månader efter att FBA fattat beslut om att bevilja projektet. 4. Projektbeskrivning Under detta avsnitt beskriver sökanden det planerade projektet i detalj, inklusive varför det finns ett behov av projektet, det vill säga problembakgrund.
2 (6) 4.1 Problembakgrund vilket problem vill ni arbeta för att lösa? I problembakgrunden beskriver sökanden behovet av projektet. En motivering av behovet av det aktuella projektet bör finnas med och en kort bakgrundsbeskrivning av till exempel situationen i det land eller region som projektet avser. Problembakgrunden bör svara på varför det här projektet är viktigt och varför det behövs. Problemet ska formuleras som ett negativt tillstånd, vilket kan inledas med Problemet är. Observera att FBA efterfrågar att sökanden ger exempel på de konkreta och specifika problem som kan lösas genom projektet, och inte en generell beskrivning om varför UNSCR 1325 är viktig. Exempel på problemformulering: Problemet är att kvinnor i regionen Kambal inte aktivt deltar i de lokala fredsförhandlingarna i den utsträckning som UNSCR 1325 föreskriver. Detta beror på att lokala kvinnoorganisationer saknar kapacitet att kunna påverka och att lokala beslutsfattare saknar förståelse både för vilka rättigheter kvinnor har och för relevansen av att inkludera både kvinnor och män i fredsprocesser. 4.2 Projektmål vad ska projektet uppnå? Projektets mål ska vara kortfattat och beskriva vad projektet önskar bidra till. Det ska vara realistiskt i termer av vad projektet har möjlighet att uppnå inom given tidsram och med tilltänkta resurser. Projektmålet ska också ha en tydlig och direkt koppling till den problemformulering som ligger till grund för projektet. Projektmålet och sökandens förändringsteori (se nedan) bör genomsyra projektansökans samtliga delar. Om projektet har en tydlig lokal avgränsning och till exempel riktar sig till ett visst land eller en region, ska detta nämnas i målet. Om projektet däremot omfattar flera regioner och är mer utspritt går det bra att utelämna detta i projektmålet. Vad som är ett realistiskt projektmål avgörs av kontext och tillgängliga (eller önskade) resurser. Ett övergripande mål om att implementera UNSCR 1325 i ett specifikt land är ett exempel på en målsättning som troligtvis inte är nåbar inom ramen för ett projekt av detta omfång. Denna typ av orealistiska målformuleringar kommer därför inte att bedömas som realistiska. 4.2.1 Förändringsteori hur ska projektet och aktiviteterna leda till förändring? I detta avsnitt ska sökanden kort och koncist redogöra för sin förändringsteori, det vill säga den logik som förklarar de valda aktiviteterna och interventionerna och varför de förväntas leda till projektets måluppfyllelse. Exempel på ett projektmål: Fler kvinnor deltar aktivt i de lokala fredsprocesserna i regionen Kambal i Criseland. Exempel på förändringsteori: Om kvinnoorganisationer i regionen stärker sin påverkanskapacitet kommer de att ha en större möjlighet att föra fram sina budskap till lokala beslutsfattare. Därmed kommer de också att ha en större möjlighet att påverka beslut och processer. Om lokala beslutsfattare ökar sin förståelse för kvinnors rättigheter samt förstår vikten av kvinnors deltagande i lokala fredsprocesser, kommer de lokala beslutsfattarna också att vara mer benägna att inkludera kvinnor i de lokala fredsprocesserna. 4.2.2 Projektets indirekta målgrupper Sökanden ska beskriva projektets målgrupper. Vi skiljer på projektets indirekta målgrupp (de som drar nytta av projektets projekt- och delmål) och projektet direkta målgrupp (de som projektets delmål och aktiviteter direkt riktar sig mot). För projektmålet (avsnitt 4.2.2) redogörs endast den indirekta målgruppen, det vill säga den grupp som ska gynnas av projektets resultat när det är avslutat. Däremot kan delmålen ha både indirekta och direkta målgrupper. I exemplet på delmål 1 (box) är de lokala kvinnorna både den indirekta och den direkta målgruppen. I det andra exemplet på delmål är de lokala ledarna och politikerna den direkta målgruppen medan kvinnorna i regionen fortsättningsvis är den indirekta målgruppen (de förutsätts dra nytta av de lokala ledarnas ökade kunskap).
3 (6) 4.2.3 Dupliceringsrisk/kompletterande insats Sökanden ska beskriva andra aktörers arbete i den region eller det land projektet avser och motivera projektets relevans i relation till andra aktörers arbete med liknande frågor i området eller regionen. Det är också viktigt att ansökan innefattar ett resonemang kring eventuella dupliceringsrisker. Finns andra aktörer i samma område med liknande verksamhet bör samverkan uppmuntras eller övervägas. Om inte samverkan planeras eller kan ske ska sökanden resonera kring hur projektet kan komplettera de redan existerande insatserna. 4.3 Projektets genomförande 4.3.1 Delmål Under detta avsnitt ska projektets delmål beskrivas. Minst ett och max fyra delmål kan ingå i ansökan. Delmålen ska bidra till att projektmålet nås. Delmålen formuleras, på samma sätt som det övergripande projektmålet, som ett positivt tillstånd efter genomförd/a aktivitet/er. Se exempel i rutorna. Delmålet ska även förklara hur projektets målgrupp/er gynnas av delmålet. 4.3.2 Indikatorer- hur vet vi att vi har lyckats nå målen på olika nivåer? Indikatorer används för att kunna avgöra om projektets mål och delmål har uppnåtts. Det är avgörande att dessa är konkreta och specifika. Med hjälp av indikatorn observeras och mäts den skillnad som eftersträvas. Indikatorn skall vara exakt och kan vara både kvantitativ eller kvalitativ (det vill säga mäta eller beskriva den skillnad som vi ser i det vi ville förändra; ökat kvinnligt deltagande, stärka lokala organisationers interna strukturer, ökat förståelsen för vikten av jämställdhet etc.). Om projektets delmål till exempel rör ökad påverkanskapacitet för att främja kvinnors deltagande på lokal nivå i ett visst land eller region ska indikatorerna användas för att visa om målet uppnåtts eller ej. En indikator kan i detta fall vara att x procent av deltagarna kan använda verktygen a, b och c för påverkansarbete. Observera att eftersom detta delmål endast handlar om påverkanskapaciteten hos deltagarna i aktiviteten, så blir antal inslag i radio eller antal artiklar i lokala tidningar, inte indikatorer för det delmålet. De är istället indikatorer för ett eventuellt delmål som talar om ökad uppmärksamhet i media kring kvinnors deltagande. Den information som behövs för att kunna besvara eller fastställa kvantiteten i indikatorerna hämtas från det som kallas indikatorns verifikationskällor. Dessa kan exempelvis vara intervjuer, enkäter, före- och efter kunskapstest, lyssnarmätningar, tidningsarkiv, observationer, etc. Exempel på delmål: 1) Lokala kvinnoorganisationer har stärkt sin påverkanskapacitet för att kunna främja kvinnors deltagande i lokala fredsprocesser. 2) Lokala ledare och politiker har fått information om UNSCR 1325, kvinnors rättigheter och vikten av kvinnors deltagande och förstår hur detta relaterar till den lokala fredsprocessen. Exempel på indikatorer och (verifikationskällor) på olika nivåer: Indikatorer för projektmålet - Antal kvinnor som varit närvarande i de lokala fredsprocesserna i regionen Kambal i Criseland. ( Deltagarlistor från mötena) - Antal kvinnor som deltagit aktivt i de lokala fredsprocesserna i regionen Kambal i Criseland. ( Intervjuer/enkäter) Indikator för delmål (1) - De lokala kvinnoorganisationerna har fått utbildning i, och kan använda, verktygen a, b och c för påverkansarbete ( Konkreta tillämpningar av verktygen Antal godkända deltagare från genomförda utbildningar) Indikator för outcome b (se s 4) - Antal utskickade inbjudningar från lokala ledare/politiker till kvinnoorganisationer där organisationerna uppmanas skicka representanter till mötena i de lokala fredsprocesserna ( Inbjudningarna som nått organisationerna)
4 (6) 4.3.3 Outcome vilken effekt ska delmålet ha fått på aktiviteternas målgrupp? Projektets outcome förklarar effekten som delmålen, när de är uppnådda, förväntas ha på de personer som varit målgrupp i aktiviteterna. Detta kan till exempel vara förändrade beteenden eller arbetsrutiner. Outcome ska inte vara en upprepning av delmålet, utan ska istället visa vad delmålet har lett till bland deltagarna, i relation till projektmålet. 4.3.4 Aktiviteter projektets hur Aktiviteterna är det som görs för att uppnå projektmålet och delmålen. Dessa bör vara så tydliga som möjligt, beskriva den tänka målgruppen samt var de ska ta plats. Det ska vara tydligt hur aktiviteterna anknyter till organisationens förändringsteori. Beskriv också hur och på vilket sätt aktiviteterna ska genomföras och hur de leder till projektets delmål. Återigen, det är viktigt att aktiviteterna inte beskrivs som mål i sig utan att de beskriver det konkreta genomförandet av projektet och hur de bidrar till delmålen och det övergripande projektmålet. 4.3.5 Aktiviteternas direkta målgrupp dem som projektets aktiviteter riktar sig till Aktiviteten ska alltid ange den direkta målgruppen för aktiviteten (se även 4.2.2 för beskrivning), och det geografiska område där aktiviteten planeras. Detta är viktigt för att FBA ska kunna bedöma aktivitetens värde, bland annat i termer av effekter och spridning men också i relation till relevans och landets behov. Undvik generella termer kring målgruppen och var istället specifik gällande vem aktiviteterna riktar sig till. Till exempel om det gäller deltagare från en partnerorganisation (ange i så fall vilken), hur många deltagare som förväntas delta och hur och var ska aktiviteterna utföras. 4.3.6 Tidsplan Tidsplanen är viktig för att ge en översikt av projektets genomförande. Detta innebär att sökanden redogör för när, inom ramen för projekttiden, de specifika aktiviteterna ska genomföras. Tidsplanen ger en indikation på projektets genomförbarhet och hur väl planering, genomförande och uppföljning har planerats inom ramen för projektet. 4.4 Partnerorganisationer I avsnittet ger sökanden en kort beskrivning av projektets samarbets- eller partnerorganisationer. Beskriv kortfattat deras syfte, mandat, vision och pågående arbete. I tillägg ska även partnerorganisationernas roll och ansvar inom ramen för projektet beskrivas. 4.5 Projektets hållbarhet Här ska sökanden föra ett resonemang kring de bestående effekter som kan upprätthållas efter att projektet har avslutats. Exempel på outcome: a) Lokala kvinnoorganisationer har inlett sin dialog med de lokala ledarna och politikerna gällande kvinnors deltagande i de lokala fredsprocesserna. b) Lokala ledare och politiker har riktat inbjudningar till de lokala kvinnoorganisationerna för att öka kvinnors representation i de lokala fredsprocesserna. Exempel på aktiviteter: i. Seminarieserie för Kambalregionens kvinnoorganisationer med fokus på erfarenhetsutbyte, aktörskartläggning och strategisk kommunikation. (4 tillfällen á 2 dagar) ii. Utbildning för lokala ledare och politiker i byarna A, B och C kring UNSCR 1325, kvinnors rättigheter och vikten av kvinnors deltagande. Exempel på resonemang om hållbarhet: Partnerorganisationerna kommer, med stöd av den sökande organisationen, själva implementera projektet. Detta ger organisationerna konkreta verktyg med ett starkt lokalt ägarskap, samt att de bygger upp egna relationer till lokala beslutsfattare. För att säkerställa att dessa verktyg och lärdomar bidrar till en långsiktig kapacitetsökning kommer organisationerna efter projektet genomföra egna workshops vilka syftar till att dela och sprida lärdomar från projektet inom och mellan andra organisationer i regionen Kambal.
5 (6) 5. Uppföljning och utvärdering Det är viktigt att sökanden redogör för hur de avser följa upp och utvärdera projektet. Detta ska innefattas i redogörelsen för projektets tidsplan. Där är det också viktigt att ange hur mycket tid sökanden avser lägga på uppföljning. Sökanden ska även specificera hur utvärderingen och uppföljningen ska genomföras och vilka komponenter som kommer att beaktas i denna. 6. Budgetbeskrivning Här presenteras de resurser, den input, som krävs för genomförandet av projektet. Budgeten ska presenteras i den budgetmall som går att hämta ner på FBA:s hemsida. Samtliga kostnader för projektet som ansöks om ska specificeras. För information om gällande regelverk och villkor kopplat till budget, omdisponeringar, administrationskostnader med mera, vänligen se FBA:s villkor. I projektets budgetbeskrivning ska det framgå på ett tydligt sätt hur projektmedlen ska användas. Gällande sökandens budgetbeskrivning är det viktigt att de kostnader som innefattas av administration/overhead (OH) är begränsade till den kategorin och inte inkluderas underandra rubriker i budgetmallen. I budgeten ska sökanden också uppskatta och presentera en procentuell andel för den personal och administration/oh som beräknas behövas för att kunna genomföra projektet. Kommentera (både i budget och budgetbeskrivning) hur många procent av totalkostnaden/mån som utgörs av sociala avgifter och dylikt. Administration/OH ska täcka kostnader relaterade till utrustning, ekonomihantering och uppföljning, centralt personalstöd och administration, information och säkerhet, IT-system och support, registratur och arkivering, kontorsservice och telefoni, reception & serviceavtal samt allmänt juridiskt stöd. Under avsnitt 6 ska det även framgå om den sökande avser att föra över medel till en eventuell partnerorganisation. Om medel ska föras över till en partnerorganisation ska sökanden beskriva hur detta ska gå till, samt vilken insyn och kontroll sökanden gör för att säkerställa mottagarens administrativa kapacitet gällande ekonomisk redovisning och revision. Sökanden ska resonera kring projektets kostnadseffektivitet och beskriva hur resurser ska användas på ett effektivt sätt. Positivt är om projektet är så kostnadseffektivt som möjligt i förhållande till de effekter projektet väntas medföra. FBA tittar alltid på samtliga ansökningar för att avgöra var medlen kan göra störst nytta för vad de är ämnade för. Viktigt är även att se till projektets spridning, vilka personer och aktörer (till exempel grupper och organisationer) som projektet har möjlighet att nå ut till och vilken effekt projektet kan få på längre sikt. 7. Projektplan I denna del ska en kort sammanställning av projektets alla delar redovisas för att ge en översiktlig sammanfattning över projektet. 8. Riskanalys Riskanalys Riskanalysen ska ge en god överblick över de främsta riskerna i projektet, det vill säga potentiella händelser eller omständigheter som på ett negativt sätt påverkar möjligheterna att nå projektets mål. 1 Analysen ska även tydliggöra hur sökanden avser förebygga eller hantera dessa risker. Med en tydlig och genomarbetad riskanalys visar sökanden att de har tänkt igenom och planerat projektet väl vilket även ökar sannolikheten för att projektet ska lyckas. Riskanalysen som bifogas ansökan ska innefatta och tydliggöra både interna och externa riskfaktorer i projektet. Bland dessa är exempelvis faktorer som korruption, säkerhetsläge, politiskt situation, personal och logistiska svårigheter viktiga. 1 http://www.forumsyd.org/pagefiles/1075/handbok%20f%c3%b6r%20ans%c3%b6kan%202014.pdf?epslanguage=sv
6 (6) Hantering av korruptionsrisker Sökanden ska ha rutiner och ramverk för hanterandet av korruptionsrisker. Detta innebär att den sökande i riskanalysen ska resonera kring hur intern och extern korruption ska undvikas och de åtgärder som vidtas i linje med detta. FBA definierar korruption som missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning. Korruption innefattar tagande och givande av muta, förskingring, jäv samt nepotism. Vänligen notera att FBA har en så kallad Whistle-blower funktion på sin hemsida. Den kan användas om någon inom eller utanför projektet misstänker att FBA:s medel används, eller har använts, på ett oegentligt sätt. 9. Vid behov av förtydligande FBA kan i vissa fall be sökanden att förtydliga vissa delar av ansökan. Vänligen observera att ett eventuellt förtydligande ska bestå av den konkreta information som bidragsgivaren inte kunnat tillgodose sig i projektansökan. Ett förtydligande innebär inte möjligheten att författa en ny projektansökan. Ett förtydligande innebär inte alltid att ansökan varit dåligt skriven, utan kan vara ett sätt för FBA att få svar på frågor som uppkommit under genomläsningen av ansökan, eller för att se en starkare koppling på aspekter FBA ser som särskilt relevanta.