STYRKAN Balanserad styrning i Kristianstads kommun

STYRKAN Balanserad styrning i Kristianstads kommun Jörgen Knutsson, controller

Styrning är att Vad är styrning? påverka beteendet i en organisation i den riktning som den/de styrande önskar, d.v.s. mot ett önskvärt resultat. motivera och inspirera medarbetarna till att utföra aktiviteter som gynnar organisationens mål. upptäcka och korrigera felaktigheter i agerande

God ekonomisk hushållning Finansiellt perspektiv; varje generation ska bära kostnaderna för den service den konsumerar. Tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen i form av mål. Verksamhetsperspektiv; förmåga att bedriva sin verksamhet på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt. Samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter.

Styrmodell och God ekonomisk hushållning Utan kontinuitet i styrmodellen och en tydlig styrprocess är det svårt att göra en vettig uppföljning, t.ex. en årsredovisning, som visar måluppfyllelse i såväl finansiella som verksamhetsmässiga termer, som ligger till grund för värdering av begreppet God ekonomisk hushållning

Kommunens övergripande styrkort (Strategiska mål, mål & indikatorer i 4 perspektiv) Nämndens styrkort (Strategiska mål, mål & indikatorer i 4 perspektiv) Vision (Visionsmål) Intern kontroll (Processer, risker och gransknings/ kontrollområden) Nämndens verksamhetsplan (Processer, uppdrag och arbetsuppgifter) Budget (Budgetramar per nämnd/styrelse) Nämndens internbudget (Budget per ansvar och aktivitet)

Perspektiv (gemensamma för hela kommunen) Medborgare hur kommuninvånarna med flera intressenter ser på oss, Kristianstads kommun utifrån ett externt perspektiv, hur vi uppfyller behov och önskemål, att vi gör rätt saker. Utveckling hur vi bejakar utveckling och förnyelse, uthållighet utifrån vad som sker i omvärlden och inom verksamheterna, hur vi rustar oss för framtiden. Medarbetare kommunen i rollen som arbetsgivare, hur vi är som arbetsgivare och arbetsplats, på vilket sätt vi arbetar, rutiner, processer, förhållningssätt m.m. Ekonomi hur vi uppfyller kraven på en god ekonomisk hushållning, hur vi uppfyller kraven på en sund och uthållig ekonomi, hur vi använder och förvaltar våra resurser, prisvärdhet, värdeskapande och valuta för pengarna.

Strategiska mål per perspektiv (gemensamma för hela kommunen) Medborgare Attraktiv kommun Långsiktigt hållbar livsmiljö Utveckling Stark profil Expansiv utveckling Medarbetare Friska och nöjda medarbetare Effektivt arbetssätt Ekonomi Hållbar ekonomi God hushållning

Mål Målen visar inriktningen verksamheten ska fokusera på inom det aktuella perspektivet och ska stödja ett eller flera strategiska mål Målen i kommunens övergripande styrkort ligger till grund för nämndernas målarbete Målen svarar på varför vi gör något, vad vi vill uppnå

Indikatorer Indikatorerna beskriver kvalitet, effektivitet, volym, effekt av vad som görs etc. Indikatorerna ska indikera om vi är på rätt väg mot uppfyllelse av målen Indikatorerna är inte hela sanningen för måluppfyllelse Indikatorerna ska vara konkreta, mätbara, realistiska, trovärdiga, aktuella och användbara i styrningen

Verksamhetsplan Verksamhetsplanen ska konkret visa vad som ska göras Verksamhetsplanen ska kopplas mot och stödja målen och indikatorerna och visa vilka resurser som finns för uppdraget/arbetsuppgiften Verksamhetsplanen ska innehålla ansvarig och vara tidsatt

Exempel på målsättning i Budget 2014 (Medarbetarperspektivet)

Exempel på uppföljning av målsättning i Årsredovisningen 2014 (Medarbetarperspektivet)

Erfarenheter och tips Alltför tjänstemannastyrt. Politiken måste bära styrningen. Styrkort ett bra sätt att systematisera och standardisera Det blir inte för många mål och indikatorer Formulering av mål och indikatorer svårt, men lättare och bättre med tiden Definiera indikatorerna väl Använd befintlig statistik, rapporter, undersökningar (medierna gör det ändå!) Gör jämförelser

Ekonomistyrning - budget Anna Falkenstam, controller

Kommunal verksamhet ska vara Laglig Lämplig Finansierad

Kommunen styrs och styr på olika sätt Statlig styrning: lagar, förordningar, statsbidragssystem, politiska beslut m.m. Styrning från andra organisationer: råd, anvisningar, överenskommelser m.m. Kommunal styrning: policyer, riktlinjer, prioriteringar, styrsystem, budget m.m.

Kommunallagen God ekonomisk hushållning (2006) Krav på årsbudget Balanskrav I>K miniminivå (2000) Plan för verksamhet och ekonomi Plan för tre år inkl årsbudget Skall ange skattesats: 2013: 20,86 + 10,39 = 31,25 2014: 21,46 + 10,69 = 32,15 2015: 21,46 + 10,69 = 32,15

Kommunal redovisningslag Innehåll i princip motsv bokföringslagen God redovisningssed Bokföring Utfall jämförs med budget Tillräcklig kontroll Bestämmelser om årsredovisning Värderingsregler Delårsrapport M.m.

Offentlig verksamhet Privat verksamhet Mål Medel Verksamhet (Vinst i service/nytta) Pengar (Skatter, avgifter) Det kommunala företaget Pengar (Vinst i kr) Verksamhet (Service)

Regler för styrning och uppföljning i Kristianstads kommun Kommunstyrelsen prioriterar mellan sektorer Decentraliserad organisation Ett anslag per nämnd (ram) nettoprincip Pengapåse - fri prioritering av medelsanvändning Omdispositionsrätt Resultatöverföring mellan budgetåren Restriktioner - Kommunallagen - Fullmäktiges budgetbeslut - Mål och inriktningar - Särskilda beslut t.ex. lokalsamordning, personalpolitik Uppföljningen allt viktigare (ekonomi och verksamhet!)

Fördelning per nämnd - ramanslag Kommunfullmäktige, revisionen, valnämnden, överförmyndare 13 678 Gemensam nämnd 0 Kommunstyrelsen inkl. KLK och räddningstjänsten 254 391 Tekniska nämnden exkl VA 118 356 VA -4 821 Miljö- och hälsoskyddsnämnden 10 677 Byggnadsnämnden 15 142 Kultur- och fritidsnämnden 183 266 Barn- och utbildningsnämnden 1 776 311 Arbete och välfärdsnämnden 381 857 Omsorgsnämnden 1 379 347

Finansiella mål, indikatorer och indikatorvärlden i budget 2015

Så här blev det 2014!

Kalenderåret 2015 Februari: Boksluts- och budgetberedning April: Ombudgetering budget 2015 Maj: Budgetberedning budget 2016 September: KS budget 2016 Oktober: KF budget 2016 December: Nämndsbeslut budget 2016

Planeringsförutsättningar Befolkningsprognos Grund för framskrivning av verksamheternas behovs- och kostnadsutveckling Koppling till bostadsförsörjning; demografiska förändringar och bostadsefterfrågan Framtida investeringsbehov Framtida lokalbehov för olika verksamheter Befintlig kapacitet och standard Kostnader för framtida pensioner Gamla pensioner samt kostnad förknippad med förväntad verksamhet Finansiering Skatter, statsbidrag och utjämning

Behovsbedömning

Planeringsförutsättningar Befolkningsprognos Grund för framskrivning av verksamheternas behovs- och kostnadsutveckling Koppling till bostadsförsörjning; demografiska förändringar och bostadsefterfrågan Framtida investeringsbehov Framtida lokalbehov för olika verksamheter Befintlig kapacitet och standard Kostnader för framtida pensioner Gamla pensioner samt kostnad förknippad med förväntad verksamhet Finansiering Skatter, statsbidrag och utjämning

Skatter och bidrag Egna skatteintäkter Generella statsbidrag Inkomstutjämning och kostnadsutjämning - Lika välfärd oavsett var man bor - Utjämnar skillnader i opåverkbara faktorer - Endast obligatorisk verksamhet - Ålderstruktur - Beskattningsbar inkomst Regleringsavgift Fastighetsavgift LSS-utjämning

Utjämningssystemet - kommuner -10 delmodeller

Resultaträkning i budget 2015

Uppföljningar och årsredovisningen Jörgen Knutsson, controller

Uppföljning, analys och utvärdering Uppföljning; insamling av data Analys; göra en utredning av insamlad data och söka förklaringar, jämförelser Utvärdering; bedömning av effekter. Vad är bra/dåligt? Vad kan göras bättre? Presentation

Syfte med uppföljningar, analyser och utvärderingar Koll på läget. Klarar jag mitt uppdrag? Inga överraskningar Har vi gjort vad vi ska? Utkräva ansvar

Gemensamma uppföljningar i Kristianstads kommun Månadsuppföljningar (efter mars, april, maj, juni/juli, september, oktober och november) främst ekonomiprognoser för helår Delårsrapport (efter augusti) främst ekonomi och ekonomiprognoser för helår samt verksamhet = styrkort Årsredovisning (efter december) ekonomi och verksamhet = styrkort samt God ekonomisk hushållning Intern kontrollrapport (efter november) koncernens uppföljning av intern kontrollarbetet

Pris i PwC tävling om bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen för kommuner och landsting Årsredovisningen 2008; hedersomnämnande Årsredovisningen är väl utvecklad och har en tydlig struktur för redovisning av måluppfyllelse, såväl på övergripande nivå som på verksamhetsnivå. Väl avvägda diagram och tabeller med en tilltalande grafik bidrar också till att göra årsredovisningen lättillgänglig. Årsredovisningen 2009; 1:a pris Årsredovisningen har en genomtänkt struktur av måluppfyllelse där mål och avrapportering på ett tydligt sätt bryts ned till verksamhetsnivå. Förvaltningsberättelsen är samlad och väl avvägd i tydliga avsnitt, vilket gör den tillgänglig. Årsredovisningen har dessutom vidareutvecklats under det senaste året genom bland annat redovisning av företagens verksamhet samt viss formalia.

Pris i ÖPWC tävling om bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen för kommuner och landsting Årsredovisningen 2010; hedersomnämnande Årsredovisningen håller en utomordentligt hög klass och är synnerligen väl strukturerad. Kommunen var vinnare med årsredovisningen 2009. Nu har årsredovisningen utvecklats ytterligare och nått en ny nivå vilket förtjänar att uppmärksammas.

1 Inledning Årsredovisningens struktur Politiskt förord 5 år i sammandrag Mandatfördelning KF 5 perioder Fördelning, kostnader och intäkter Organisationsschema

Sidan 5

2 Förvaltningsberättelse Fem huvudrubriker; God ekonomisk hushållning (med kommunens övergripande styrkort) och de fyra perspektiven Medborgare, Utveckling, Medarbetare och Ekonomi (i Medborgare ingår också miljöredovisning) Fem huvudskribenter; controller, informationschef, personalspecialist, ekonomidirektör och miljöinformatör

Innehåll i avsnittet God ekonomisk hushållning Beskrivning av styrmodellen Sammanfattning och värdering av God ekonomisk hushållning Sammanfattning och värdering av intern kontrollarbetet Sammanfattning av hur KS uppsiktsplikt har bedrivits Översiktsbild av stoppljusen i kommunens övergripande styrkort

Sidan 13

Sidan 14

3 Räkenskaper, sid 38 Kommun Koncern Mkr, med en decimal Jmf föregående år

4 Verksamhetsberättelser Intresseväckande rubrik Ingress som förklarar rubriken Måluppfyllelse i text per perspektiv Samma tempus, många skribenter Ekonomiruta Styrkort

Verksamhetsberättelserna (samma textrubriker för alla nämnderna) Uppdrag Årets händelser Måluppfyllelse Medborgare Utveckling Medarbetare Ekonomi Driftanalys Investeringsanalys Framtiden

Sidan 62

Sidan 61

Sidan 64

187 bilder i Årsredovisning 2014 (114 i ÅR 2013)

Förbättringsmöjligheter Fler jämförelser, positionera kommunen Värdera nämndernas uppdrag i förvaltningsberättelsen, enligt uppsynsplikten Fler kvalitativa mål och indikatorer De kommunala bolagen

Kommunens ekonomi Gunnar Elvingsson, tf ekonomidirektör

Hårda siffror ÅR 2014 Totala intäkter: 5,1 mdr Skatteintäkter: 3,1 mdr Statsbidrag: 1,0 mdr Personalkostnader: 3,2 mdr Skolans kostnader: 2,2 mdr Kultur & fritids kostnader: 0,2 mdr Investeringar: 0,5 mdr Lån i banker: 0,8 mdr Antal anställda: 7 010

Var kommer pengarna ifrån?

Vad används pengarna till?

Hur används pengarna?

Så här blev det 2014!

Årets resultat (mkr) 140 120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 2012 2013 2014

Avvikelser på nämndsnivå i förhållande till budget (mkr)

Investeringar (mkr) 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2010 2011 2012 2013 2014

2010 2011 2012 2013 2014 Årets resultats andel av skatteintäkter och statsbidrag (%) 4,0% 3,5% 3,0% 2,5% 2,0% 1,5% 1,0% 0,5% 0,0%

Långsiktig finansiell målsättning 2 %

2010 2011 2012 2013 2014 )%( Självfinansiering årets investeringar 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0

2010 2011 2012 2013 2014 Långfristiga lån (mkr) 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0

Kommunkoncernen

mkr Kommunkoncernen, sammanställd redovisning Årets resultat 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2010 2011 2012 2013 2014

De kommunala bolagens resultat efter finansiella poster, mkr 2014 2013 KKF 10,3-0,1 ABK 48,9 49,1 C4 Energi AB 44,0 49,2 Renhållningen 10,9 13,5 Åhus Hamn och Stuveri AB 1,7 5,1 Kristianstads Airport AB -14 tkr 0,7 Krinova AB 0,5 0,9

Intern kontroll Ett nödvändigt ont eller oerhört sunt? Anna Falkenstam, controller

Innehåll Vad innebär intern kontroll? Kommunens regler kring intern kontroll Rapportering, uppföljning, utvärdering Väsentlighet och risk

Kommunal verksamhet ska vara Laglig Lämplig Finansierad

Vad kan hända? Luftfakturor Barn kommer bort under utflykt Personliga inköp belastar kommunen Beslut fattas av obehöriga personer Pengar i kassan och kvitton försvinner Lön utbetalas till person som slutat anställning Inkommande post diarieförs inte Socialbidragsutbetalning till sig själv eller anhörig Mutor vid upphandling Stöld av boendes medel på servicehem Föreningar får bidrag för medlemmar som inte finns

Syftet med intern kontrollskapa ordning och reda Intern kontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Med styrningen vill man påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. - Uppnå målen. - Hantera risker för att målen inte uppnås. - Hantera de viktigaste riskerna. - Ledningens aktiva stöd och engagemang. - Åtgärder och kontroller för att hantera identifierade risker

Risk En aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål

Risktyper Omvärldsrisker Finansiella risker Legala risker/efterlevanderisker Verksamhetsrisker Risker i finansiell rapportering Risker för förtroendeskada IT-säkerhetsrisker

Riskanalys utifrån Mål för verksamheterna som slås fast i styrkorten, förvaltningarnas huvud- och delprocesser, verksamhetsplaner, kända verksamhetsförändringar, revisionsrapporter och andra granskningar gjorda av till exempel tillsynsmyndighet

VoR-Matris VÄSENTLIGHET (KONSEKVENS) 4 - Allvarlig 4 8 12 16 3 - Kännbar 3 6 9 12 2 - Lindrig 2 4 6 8 1 - Försumbar 1 2 3 4 1 - Osannolik 2 - Mindre 3 - Möjlig 4 - Sannolik RISK Sannolik (SANNOLIKHET) De olika komponenterna multipliceras med varandra, ex lindrig konsekvens (2) multiplicerat med möjlig sannolikhet (3) ger siffran 6.

Reglemente för intern kontroll Reglementet fastställdes av fullmäktige år 2001 Anger ramen för arbetet

Kommunstyrelsens ansvar Har det övergripande ansvaret för att se till så att det finns en god intern kontroll, uppsiktsplikten. Har ansvar för att det upprättas en organisation för intern kontroll i kommunen.

Nämndernas ansvar Kommunallagen 6 kap 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Nämndernas ansvar forts Utarbeta anvisningar Tillämpningsregler och riktlinjer Dokumentera organisations- och rutinbeskrivningar Fördela attestuppdrag Delegeringsordning Effektiva uppföljnings- och rapportsystem Kräva återkoppling!

Förvaltningen Förvaltningschefen Ansvarar för den verkställande ledningen av verksamheten och tar initiativ för att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll Övriga chefer på olika nivåer Ansvarar inom sin verksamhet och sina befogenheter för att personalen arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder och rutiner också bidrar till en god intern kontroll

Nämndernas rapportering till kommunstyrelsen Sammanställning sker i slutet av året. Rapportering skall samtidigt ske till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.

Kommunstyrelsens utvärdering Styrelsen har en skyldighet att utvärdera det samlade kontrollsystemet Återföring av resultatet av utvärderingen till nämnderna viktigt Resultatet av utvärderingen bör dokumenteras i årsredovisningen

Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2014 Max 1 A4 per nämnd Nämnd: Risk- och väsentlighetsanalys (hur gjordes urval av kontrollmomenten?) Kontrollmoment (vad kontrollerades?) Sammanfattande iakttagelser (hur utföll resultaten av kontrollmomenten?) Ställningstagande (nämndens sammanfattande värdering av intern kontroll 2014) Sätt kryss! Svag Tillfredsställande God Mycket god

Nämndernas och bolagens självskattning av arbetet med intern kontroll 2014 (sidan 11 i ÅR)

Upphandling Peter Lindgren, upphandlingschef

Lag om offentlig upphandling (LOU) Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) Lag om valfrihetssystem (LOV)

EU s grundläggande principer måste följas. Icke-diskriminering Likabehandling Transparens Proportionalitet

Upphandlingsprocessen enl LOU 1. Planering 2. Upphandlingsprocess 3. Avtalsperiod Behovsanalys Förfrågningsunderlag Kvalificering av leverantörer Anbudsutvärdering Avtalsspärr Uppföljning Annons Sista anbudsdag Tilldelningsbeslut Kontraktsskrivning

Offentlighet och sekretess Under upphandlingsprocessen råder absolut sekretess!! Efter tilldelningsbeslutet blir upphandlingen offentlig Sekretessprövning skall göras skyndsamt om handlingar begärs ut

Inköpssamordnare Nyckelpersoner som ska finnas på samtliga förvaltningar. Uppgifter: - Planera och inventera - Samordna och informera - Följa upp