handbok i Kungsbackas kommungemensamma ÄRENDEPROCESS för kommunstyrelse, nämnd och utskott
Kungsbacka 2011 Beställare och ansvarig utgivare: Lasse Järvsén Projektledare: Lillemor Berglund Projektgruppen utgjordes av: Yvonne Johansson, Helena Borgvall, Kerstin Fredberg, Christina Åkesson, Annika Johansson, Christel Lindström, Sara Folkeson, Tina Christensen, Vivi-Ann Ahlm, Lena Malmberg, Carin Johansson, Monica Bergbom, Ingela Magnusson samt Irja Sandin och Cecilia Uhrenfeldt, Preera Foto: Intervjuerna, Sofia Sabel och övriga, Anna Rehnberg Grafisk form och illustration: Sandstens Tryckeri AB Tryck: Sandstens Tryckeri AB 2
INNEHÅLL Det här är handboken för vår gemensamma ärendeprocess 5 Så här skriver vi i Kungsbacka 6 De nämndadministrativa rollerna 7 Ett ärendes gång 9 Riktlinjer för tjänsteskrivelser 13 Tjänsteskrivelsen 13 Använd rätt tidsform 14 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna 14 Riktlinjer för kallelse och protokoll 19 Kallelse/Underrättelse 19 Protokoll 21 Så här skriver du på paragrafsidorna 22 De här rubrikerna använder du på paragrafsidorna 22 Det här gäller för information till nämnden 26 Övriga frågor 26 Underskrifter och signaturer 26 Bilagor till protokollet 26 Vad gäller för justering? 26 Riktlinjer för registrering och expediering 27 Registrering 27 Anslag 29 Expediering 29 Distribuering av protokoll 31 Laglighetsprövning 31 Riktlinjer för arkivering 33 Avsluta ärende/gallring 33 Arkivering 34 3
INLEDNING Det här är handboken för vår gemensamma ärendeprocess Varje dag fattas det beslut i Kungsbacka kommun som berör människor. Det kan vara anställda inom kommunen, invånare som använder kommunens service, eller företag som verkar i kommunen. Oavsett på vilket sätt människor påverkas, så är det viktigt att vi inom kommunen kommunicerar på ett sätt som gör att kommunens trovärdighet upprätthålls och stärks. Kommunens externa och interna kommunikation ska vara tydlig och saklig, öppen och tillgänglig, offensiv och snabb. Det är viktigt att det tydligt framgår att det är Kungsbacka kommun som står bakom en skrivelse, och det är framför allt viktigt att de dokument som kommer från Kungsbacka kommun håller en hög kvalitet, både vad gäller text och innehåll. Handboken vänder sig framför allt till dig som arbetar med nämndadministration och ärendehantering. Du kanske är nämndsekreterare eller handläggare, du kanske arbetar med arkivfrågor eller har någon annan administrativ funktion. Oavsett vilket bör du efter att ha tagit del av den här handboken få en större förståelse för ärendehantering som en process, du bör förstå individens roll i processen och den tid det tar innan ett beslut kan fattas. Dessutom kommer du själv kunna bidra till att öka kvaliteten på exempelvis tjänsteskrivelser, beslutsunderlag, kallelser och protokoll genom att följa de riktlinjer som finns med i denna handbok. Det är förvaltningschefens ansvar att säkerställa att förvaltningens anställda tar del av och följer bokens riktlinjer. Symboler i boken Var hittar jag mer information? Du hittar mer information i till exempel kommunens styrdokument, kommunens språkhandbok och i Kommunal nämndadministration av Axel Danielsson. Samtliga styrdokument, inklusive denna handbok, finns att hitta i sin helhet på kommunens interna webbplats Insidan. I boken används symboler för att underlätta för läsaren. Förstoringsglaset betyder att det finns en mer ingående förklaring av aktuellt stycke under en annan rubrik i boken. Saxen betyder att ett markerat textstycke ska kunna klippas från en tjänsteskrivelse och användas i ett protokoll. Du som skriver protokollet behöver därmed inte skriva om exempelvis sammanfattningen av ett ärende utan hämtar texten direkt från en tjänsteskrivelse. 5
Så här skriver vi i Kungsbacka De anvisningar som finns i Kungsbackas språkhandbok ska användas för textformuleringar. Det är viktigt att alla dokument som vi producerar i Kungsbacka kommun har ett enhetligt utseende. För att uppnå det använder vi Kungsbackamallarna. FAKTA Kungsbackamallarna Kungsbackamallarna är de mallar i Word som vi använder som grund till våra dokument. Det innebär att du inte behöver skapa varje dokument på nytt varje gång, utan kan på ett enkelt sätt utgå från en mall. 6
INLEDNING De nämndadministrativa rollerna I ärendeprocessen finns det flera olika roller som var och en ansvarar för olika saker. Men för att arbetet ska ske så smidigt som möjligt är det viktigt att man samarbetar mellan de olika rollerna. Registratorn och nämndsekreteraren har till exempel väldigt mycket med varandra att göra, vilket ställer krav på ett gott samarbete. Förvaltningschef Ansvarar övergripande för hanteringen av ärenden inom förvaltningen och säkerställer att arbetsprocessen håller god kvalitet. Godkänner beslutsunderlag till nämnden och förbereder sammanträdesordningen tillsammans med nämndsekreteraren och nämndsordföranden. Registrator Ansvarar för förvaltningens diarie. Registrerar inkomna ärenden, vissa handläggare registrerar dock ärenden själva. Sätter bevakningsdatum, datum när svar i ett ärende ska ha lämnats eller en viss åtgärd ha vidtagits till handläggare. Håller handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen gör bedömningar om man kan lämna ut en handling med hänsyn till regelverken. Bistår medarbetarna i egna förvaltningen med hjälp i frågor rörande regler kring offentlighet och sekretess, hantering av personuppgifter. Avslutar ärenden. Ibland kan även handläggarna avsluta ett ärende. Handläggare Utreder, analyserar, drar slutsatser och ger genom tjänsteskrivelsen förslag på hur nämnden ska besluta i ett ärende. Respekterar bevakningsdatum och följer den beslutade processen för ett ärendes gång. Nämndsekreterare Bevakar tillsammans med förvaltningschefen de ärenden som ska tas upp till beslut. Trycker upp och skickar ut kallelse och beslutsunderlag till nämndens ledamöter och ersättare. Detta ska ske i så pass god tid att ledamöterna får tid till att ta del av besluts underlagen inför sammanträdet. Ansvarar för att upprätta ett protokoll. Kommunarkivarie Tillämpar de bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård. Bevakar arkivlagen och att arkivreglementet tillämpas. Informerar och utbildar kommunens anställda om arkiv samt samråder med förvaltningar och arkivredogörare. Bistår kommunstyrelsen, kommunledningen, myndigheter och förvaltningar med praktiska råd i arkivfrågor. Håller handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. Arkivansvarig Är alltid förvaltningschef/enhetschef eller motsvarande. Arkivredogörare Svarar för vård och stöd inom arkivområdet. Det finns en arkivredogörare för varje nämnd/ förvaltning. 7
8
KAPITEL2 Ett ärendes gång Vad händer med ett ärende då det kommit in till en förvaltning? Ett ärende går igenom många steg och passerar flera personer innan det har behandlats, beslutats och arkiverats. I följande kapitel visar vi på vilket sätt dessa arbetsinsatser är sammankopplade. Ärendet kommer in Registrering /diarieföring Ärendefördelning Handläggaren bereder ärendet och tar fram en tjänsteskrivelse Registrering /diarieföring Tjänsteskrivelsen skickas till nämndsekreteraren Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Kallelsen skickas ut Sammanträde Skrivande och justering av protokoll Expediering av protokollet Registrering /diarieföring Arkivering Ev fortsatt process Ärendet kommer in Ett ärende kan komma in till en förvaltning via telefon, personligt besök, post, e-post, telefon eller fax, antingen direkt till registratorn, till en handläggare eller till en politiker. Ärenden kan även initieras inom förvaltningen. Registrering/diarieföring Ärendet lämnas till registratorn som registrerar ärendet. Detta sker samma dag som registratorn får ärendet i sin hand. Inom vissa förvaltningar registrerar handläggarna själva sina ärenden. Rubriken som sätts på ärendet ska vara relevant för det eller de beslut som ska fattas. 9
Ärendefördelning Så snart registreringen är gjord fördelas ärendet till en handläggare. Vid ärendefördelningen fastslås ofta vilket datum handläggningen ska slutföras, det vill säga när tjänsteskrivelsen senast ska vara klar och registreras. Handläggaren bereder ärendet Ärendet handläggs och tjänsteskrivelsen skrivs. Respektive förvaltning beslutar vem som ska under teckna tjänsteskrivelsen innan den registreras som klar i diariet. Orsaken till att man registrerar i diariet innan ärendet går vidare till nämnd är för att visa att handläggaren är klar med sin del av ärendeprocessen. Ärendet skickas till nämndsekreteraren Den färdigställda tjänsteskrivelsen skickas från handläggare eller registrator till nämndsekreteraren. Detta sker senast en vecka innan kallelsen till sammanträdet skickas ut. Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Nämndsekreteraren listar inkomna ärenden och stämmer av med ordföranden, beredning/presidium och/eller förvaltningschef gällande vilka av de inkomna ärendena som ska vara med på kallelsen. Kallelsen fastställs. Kallelsen skickas ut Nämndsekreteraren skickar ut kallelsen enligt kommunens allmänna stadga, senast fem dagar innan sammanträdet. Sammanträde De ärenden som är med på kallelsen behandlas och beslut fattas. Sammanställning och justering av protokoll Nämndsekreteraren sammanställer protokollet. Protokollet justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Expediering Nämndsekreteraren eller registratorn anslår protokollet, underrättar berörda om beslut och distribuerar protokollet. Registrering/diarieföring Besluten registreras. Arkivering Ärendehandlingarna och protokollet arkiveras. FAKTA Samverkan med fackens representanter Innan beslut som rör verksamhetens utveckling eller arbetsmiljö för medarbetare ska ärendet behandlas i en samverksansgrupp. Samverkansgrupp finns på kommuncentral nivå, förvaltningsnivå och lokal nivå. Samverkansgruppen bör behandla ärendet senast en vecka innan beslut ska fattas i ärendet. Är arbetsgivaren och de fackliga representanterna inte överens kan facket begära central förhandling. 10
11 KAPITEL2
Handläggare Namn: Pernilla Börjesson Gör: Biståndshandläggare inom socialpsykiatri Vad är roligast i ditt yrke? Det är att träffa människor, och att kunna hjälpa dem till att få en bättre situation. Och att sedan träffa personer man har haft kontakt med efter något år och verkligen se den stora skillnaden som stödet gett. Du får skriva en del tjänsteskrivelser i ditt arbete eller? Jo då, det har blivit några hundra totalt under mina fyra år här. Vad är den största utmaningen med tjänsteskrivelser? Att skriva så att personal och nämnd förstår, men så att personen det handlar om inte tar illa vid sig. Det är också viktigt att det är rättssäkert, det ska inte bara låta bra utan det ska vara helt rätt också. 12
KAPITEL3 Riktlinjer för tjänsteskrivelser Handläggaren ger genom tjänsteskrivelsen ett förslag på hur nämnden ska besluta i ett ärende. Här nedan beskriver vi vilka delar som ingår och vilka riktlinjer som styr hur en tjänsteskrivelse ser ut. Ärendet kommer in Registrering /diarieföring Ärendefördelning Handläggaren bereder ärendet och tar fram en tjänsteskrivelse Registrering /diarieföring Tjänsteskrivelsen skickas till nämndsekreteraren Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Kallelsen skickas ut Sammanträde Skrivande och justering av protokoll Expediering av protokollet Registrering /diarieföring Arkivering Ev fortsatt process Tjänsteskrivelsen En tjänsteskrivelse är ett dokument som handläggare inom kommunens olika förvaltningar skriver för olika typer av ärenden. Här beskriver vi sådana tjänsteskrivelser som ska behandlas politiskt av en nämnd. En tjänsteskrivelse innehåller ett förslag eller en begäran som syftar till att nämnden ska fatta ett beslut, till exempel om att godkänna en åtgärd eller en verksamhet. Det är viktigt att förslaget till beslut alltid svarar på den ursprungliga frågan, det vill säga att om någon söker tillstånd för en verksamhet ska förslaget till beslut vara antingen bifall eller avslag. Du kan inte föreslå att någon annan ska få tillstånd i samma tjänsteskrivelse. 13
Mottagaren av tjänsteskrivelsen är alltid nämnden. Ett utskott kan få beslutanderätten av ett ärende delegerat till sig, men det är ändå alltid en nämnd som ska stå som mottagare av tjänsteskrivelsen. Rubriksättningen av tjänsteskrivelsen är viktig då samma rubrik kommer att användas i kallelser och protokoll framöver. Rubrikerna ska underlätta återsökning och behöver därför stämma överens med förslaget till beslut. Föreslås en förening få ett bidrag så ska ordet bidrag finnas med i rubriken. FAKTA De här uppgifterna ska finnas med i sidhuvud, sidfot eller marginal: Förvaltningens/verksamhetens namn. Kommunens logotyp. Handläggarens namn, titel och telefonnummer. Det datum då dokumentet färdigställs. Om en tjänsteskrivelse revideras ska både ursprungsdatum och datum för revidering anges. I de fall ärendet är registrerat i ett diarium anges diarienumret för ärendet. Använd rätt tidsform Det är viktigt att tänka på att använda rätt tidsform under respektive rubrik: Under rubriken Beslut återges texten i presens. Till exempel: Rapporten godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Under rubriken Sammanfattning återges texten i perfektum. Till exempel: Kalle har ansökt om bygglov. FAKTA Rekommenderade textlängder En tjänsteskrivelse rekommenderas inte överskrida en och en halv A4-sida. En sammanfattning i en tjänsteskrivelse rekommenderas inte överskrida en halv A4-sida. Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna? Förslag till beslut Beslutets innebörd ska framgå i klartext och vara utformat som om nämnden redan hade tagit beslutet. Syftet med det är att texten ska kunna flyttas över direkt till protokollet. Beslutet ska kunna förstås separat utan att behöva läsas tillsammans med bilagor, och därför ska formuleringar som till exempel nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag inte användas. Tänk på att gå rakt på sak utan omskrivningar. Punktform får förekomma i de fall beslutstexten blir tydligare i ett sådant format. Beslutet ska vara åtgärdsinriktat, vilket innebär att beslutet ska resultera i en viss åtgärd, till exempel att något ska utföras eller att ett bidrag beviljas. Varje förslagspunkt bör endast bestå av ett åtgärdsförslag. EXEMPEL Exempel på förslag till beslut: Förslag till beslut Avdrag för förvaltningsutgifter godkänns för den del av beloppet som överstiger 1 000 kronor. Det framgår av bestämmelserna i 42 kap. 6 i inkomstskattelagen. 14
KAPITEL3 TJÄNSTESKRIVELSE Mottagare är kommunstyrelsen eller nämnd (Mall för tjänsteskrivelse finner du under Kungsbackamallarna) Rubrik Förslag till beslut Förslaget till beslut skrivs i självständiga meningar. Motivering till beslut (i förekommande fall) Enligt 20 förvaltningslagen skrivs motivering till beslutet i de fall ansökan föreslås bli avslagen. Sammanfattning Här görs en sammanfattning av ärendet. Sammanfattningen klipps in i protokollet. 1 (1) Datum 2011-04-29 Dnr skriv om möjligt alltid in diarienummer Beskrivning av ärendet Använd de rubriker ditt ärende kräver Beslutsunderlag Ange de handlingar som ska skickas med till nämnden Bengt Bengtsson förvaltningschef Erik Eriksson verksamhetschef Bilagor: Beslutet skickas till Ange de som ska ta del av beslutet Om en tjänsteskrivelse skrivs av en delegat så Kommunstyrelsen innehåller Kommunstyrelsens tjänsteskrivelsen förvaltning delegatens beslut, och Handläggare inte förslag Anders till Andersson beslut. Rubriken Förslag till beslut Direkt 0300-83 00 00 anders.andersson@kungsbacka.se ändras då till Beslut. uniform KUB101 v 1.0, 2005-11-25 FAKTA Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset Delegat är en person/instans Telefon som vx 0300-83 delegerats 40 00 beslutanderätt från nämnden. Fax 0300-83 47 04 kommun@kungsbacka.se www.kungsbacka.se 15
Motivering till beslut Enligt lag ska en beslutsmotivering skrivas i de fall ett beslut innebär att en ansökan avslås helt eller delvis. Enligt 20 Förvaltningslagen finns det inga skäl att motivera beslutet om beslutet inte går emot någon part eller om det uppenbart inte finns några behov om att upplysa om skälen till beslutet. Rekommendationen är dock att alltid skriva motivering oavsett bifall eller avslag. Motiveringen bör innehålla vilka faktiska förhållanden som varit avgörande, vilka lagrum som tilllämpats och varför lagrummet tillämpats på det aktuella ärendet. EXEMPEL Exempel på motivering till beslut: Motivering till beslut Nämnden finner att Anders Andersson utifrån nämndens ansvar enligt 5 kap 9 och 6 kap 1 socialtjänstlagen är i behov av bistånd i form av förlängd placering på XX, då behovet kvarstår och inte kan tillgodoses på annat sätt. Sammanfattning Sammanfattningen ska på ett kortfattat sätt informera läsaren vad ärendet i stora drag handlar om och varför det initierats, om det till exempel är en ansökan som kommit in. Det är viktigt att sammanfattningen är objektiv och att det inte framgår här vad den specifika handläggaren föreslår att nämnden ska besluta. I de fall då nämnden inte följer förslaget till beslut ska sammanfattningen fortfarande vara relevant att använda i protokollet. Det är viktigt att sakinnehållet stämmer överens med den övriga texten i tjänsteskrivelsen. Fakta som inte kan återfinnas i någon annan del av dokumentet ska heller inte vara en del av sammanfattningen. Sammanfattningen ska svara på frågorna vad som har hänt och varför snarare än vilket förslaget är. EXEMPEL Exempel på sammanfattning i tjänsteskrivelse: Sammanfattning En ny lagstiftning för brandfarliga och explosiva varor trädde i kraft den 1 september 2010. Därigenom åläggs kommunerna ett större ansvar för tillståndsgivning och tillsyn av efterlevnad, både för brandfarliga och explosiva varor. Enligt den förra lagstiftningen (SFS 1988:868) skulle frågor om tillstånd beträffande brandfarliga varor som rör annan än Försvarsmakten, Försvarets materielverk eller Fortifikationsverket prövas av den eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet. Tillsynen utövades av räddningstjänsten. Polismyndigheten svarade tidigare både för frågor om tillstånd och tillsyn av explosiva varor. I den nya lagstiftningen (SFS 2010:1011) anges att frågor om tillstånd till hantering av brandfarliga och explosiva varor samt tillsynen av efterlevnaden ska prövas av den kommun där varorna ska hanteras. Kommunstyrelsen arbetsutskott beslutade 2010-09-07 att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att slutföra arbetet med att ta fram ett gemensamt förslag för medlemskommunerna inom Räddningstjänsten Storgöteborg. Beskrivning av ärendet Här beskrivs ärendet som helhet, vad som har hänt hittills och vad förvaltningen har kommit fram till i ärendet och varför. Det är här själva utredningen av ärendet sker. I de fall då ärendet kan beskrivas på högst en halv A4-sida är det tillräckligt att enbart använda rubriken sammanfattning. I så fall kan denna rubrik tas bort. 16
KAPITEL3 Nedanstående checklista är användbar för att se över vad som kan vara relevant att ha med i tjänsteskrivelsen. Omvärldsanalys. Konsekvensanalys avseende ekonomi, organisation, miljö och så vidare. Barnkonsekvensanalys. Kommunens jämställdhetsplan. Samråd med berörda grupper, till exempel arbetstagarorganisationer, andra förvaltningar, medborgare. Facklig samverkan. Övriga aspekter. Beslutsunderlag Här anges de handlingar som ska skickas med till nämnden. Handläggaren ska bilägga de handlingar som nämnden behöver för att kunna fatta sitt beslut. Handlingarna ska alltid vara daterade. Dessa uppgifter kopieras till protokollet och därför ska även den egna tjänsteskrivelsen anges här. Handläggaren ska också ange i vilken ordning handlingarna ska ligga när de skickas till nämnden. Den egna tjänsteskrivelsen bör listas först och därmed ligga överst i handlingarna. Kommunicering av förslag till beslut Enligt 21 förvaltningslagen ska en sökande, klagande eller annan part underrättas om förslaget till beslut innan beslutet tas, om det handlar om myndighetsutövning. Under den här rubriken anger du namn på de som underrättats samt datum och på vilket sätt, muntligt eller skriftligt, som underrättelserna genomförts. Om förslaget till beslut är ett bifall på till exempel en ansökan behöver det inte kommuniceras innan nämnden fattat beslut. Underskrifter Tjänsteskrivelsen undertecknas av förvaltningschefen och verksamhetschefen. Speciella regler kan gälla på olika förvaltningar. Bilagor Om tjänsteskrivelsen innehåller bilagor ska de anges efter underskrifterna, det vill säga sist i tjänsteskrivelsen. EXEMPEL Exempel på formulering vid bilagor: Bilaga Bilaga A Utdrag ur kommunens miljömål Bilaga B Utdrag ur Göteborgsregionens Kommunalförbunds informationspolicy Beslutet skickas till Här ska handläggaren ange vilka som ska ta del av protokollet, både inom och utanför förvaltningen, efter att beslut har tagits. Informationen förs senare över till protokollet. EXEMPEL Exempel på text för vilka beslutet ska skickas till: Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, Nämnden för Handikappomsorg, Aranäsgymnasiet, Göteborgsregionens kommunalförbund 17
NÄMNDSEKRETERare Namn: Christina Åkesson Gör: Nämndsekreterare för kommunstyrelsens arbetsutskott Vad är roligast i ditt yrke? Jag tycker att det är roligt att samordna och planera sammanträdena. Att se till att det fungerar helt enkelt. Sedan tycker jag om samarbetet med ordföranden och kollegorna runt omkring. Hur ska man vara som person om man arbetar som nämndsekreterare? Man ska vara noggrann och tycka om det här med att allt ska vara formellt och korrekt. Du har skrivit ganska många protokoll genom åren? Ja, en bra bit över 500 har det blivit i alla fall. 18
KAPITEL4 Riktlinjer för kallelse och protokoll En nämnds kallelse och protokoll är dokument som visar kommunens medborgare vilka beslut som de förtroendevalda tar. Detta kapitel beskriver vilka riktlinjer som gäller för skrivandet av kallelse och protokoll i Kungsbacka kommun. Ärendet kommer in Registrering /diarieföring Ärendefördelning Handläggaren bereder ärendet och tar fram en tjänsteskrivelse Registrering /diarieföring Tjänsteskrivelsen skickas till nämndsekreteraren Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Kallelsen skickas ut Sammanträde Skrivande och justering av protokoll Expediering av protokollet Registrering /diarieföring Arkivering Ev fortsatt process Kallelse/Underrättelse Kallelse/Underättelse är namnet på det dokument som kallar till sammanträdet. Kallelsen visar vilka ärenden som ska behandlas och ska vara ledamöterna och ersättarna tillhanda via e-post eller post, fem dagar innan sammanträdet äger rum. Kallelsen innehåller tid och plats för sammanträdet samt en föredragningslista i tabellformat med bland annat följande innehåll: Val av justerare samt tidpunkt för justering Protokolljusterare samt tidpunkt för justering av protokollet väljs. Beslutsärenden Varje beslutsärende ska ha en egen numrerad och namngiven rubrik, hänvisning till sid nummer för bifogat underlag samt förslag till beslut. Beslutsförslaget hämtas direkt från tjänsteskrivelsen som ligger som underlag. 19
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kommunstyrelsen Sammanträde 2011-02-08, kl 13.00 i Kungsbackarummet, Stadshuset. Ärende Sid Beslutsförslag 1 Val av protokolljusterare Kjell Kjellsson (M) 2 Kommunstyrelsens årsredovisning 2010 och underlag till kommunfullmäktiges kommunbudget 2012-2016 3 Detaljplan för del av Kyvik 1:33 D 221 - samrådshandling 2:1-2:46 KSAU 39 - Förslag till beslut Årsredovisningen 2010 för kommunstyrelsen och kollektivtrafiken samt förslag till kommunbudget 2012-2015 för kommunstyrelsen och kollektivtrafiken, 2012-2015, daterade 2011-02-01 godkänns. 4:1-4:8 KSAU 72 Förslag till beslut Kommunstyrelsen har inget att erinra mot planförslaget D 221. 1 (1) Datum 2011-01-31 Anders Andersson (M) ordförande Berit Bengtsson sekreterare Redovisning av delegeringsbeslut Alla beslut som fattas med stöd av delegering ska redovisas till nämnden. Inkomna skrivelser Skrivelser som har kommit in till nämnden redovisas. uniform KUB301 v 1.0, 2005-11-25 Kommunstyrelsen Information I kallelsen ska varje informationspunkt ha en egen 20 numrerad och namngiven rubrik och hänvisning till eventuellt bifogat underlag. FAKTA Namnet Kallelse/Underrättelse kommer från att ledamöter kallas till Kungsbacka sammanträdet kommun och 434 81 Kungsbacka ersättare underrättas om att det ska äga rum. Besöksadress Stadshuset Telefon vx 0300-83 40 00 Fax 0300-83 47 04 kommun@kungsbacka.se www.kungsbacka.se
KAPITEL4 PROTOKOLL Första sidan Plats och tid för sammanträdet. Närvarande beslutsfattare, ledamöter och tjänstgörande ersättare, samt övriga närvarande, ersättare, tjänstemän med flera. Efter varje namn anges även vid vilka paragrafer som denne närvarade samt hur länge personen var med på sammanträdet. Protokollets justerare och tid för justering. Den obligatoriska punkten Val av protokolljusterare samt tidpunkt för justering protokoll förs alltså inte i en separat paragraf utan återges här. Andra sidan Protokollets andra sida innehåller Anslag/ bevis, och används för tillkännagivande av protokollet. Läs mer i kapitel fem om vad som gäller för anslag och överklagan av beslut. Där kan du även se hur andra sidan i protokollet ser ut. Innehållsförteckning Det ska alltid finnas en innehållsförteckning i protokollet. KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Fritid SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 2011-05-05 Plats och tid Kungsbackarummet, stadshuset Klockan 13.00-15.30, ajournering 14.30-14.45 Beslutande Ledamöter Anders Andersson (M), ordförande Bengt Bengtsson (C), vice ordförande Lena Lennartsson (M) Björn Björnsson (FP) Sven Svensson (S) Fredrik Fredriksson (KD) Tjänstgörande ersättare Karl Karlsson (M) för Erik Eriksson (M) Övriga närvarande Ersättare David Davidsson (M) Carla Karlsson (M) Tor Torsson (C) Tom Tomsson (FP) Alex Alexandersson (S) Gustav Gustavsson (KD) Tjänstemän Lars Larsson, förvaltningschef Mona Monasson, sekreterare Personalföreträdare Övriga Protokollsjusterare Fredrik Fredriksson Plats och tid Förvaltningen för Fritid 2011-05-05 Underskrifter Sekreterare Mona Monasson Paragrafer 15-24 Ordförande Anders Andersson (M) Justerande 21
Så här skriver du på paragrafsidorna Tänk på att använda rätt tidsform under respektive rubrik. Under rubriken Beslut återges texten i presens. Till exempel: Rapporten godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Under rubriken Sammanfattning återges texten i perfektum. Exempelvis: Kalle har ansökt om bygglov. Börja varje paragraf på ny sida och med eget paragrafnummer. Varje paragraf numreras i löpande ordning för varje år. Överst på sidan anges enbart paragrafens nummer och diarienummer. Under paragrafnumret anges ärendets namn på en egen rad. Om en paragraf fortsätter på en ny sida så avslutas den första sidan med noteringen: paragrafen fortsätter och överst på den andra sidan skrivs till exempel: 34 fortsätter. Rubriken anges inte en andra gång. Den första paragrafsidan Ändring av föredragningslistan kan ske under ett sammanträde. Ändringen av föredragningslistan är alltid den första paragrafen i protokollet. EXEMPEL Exempel på ändring av föredragningslista: 429 Ändringar av föredragningslista Beslut Nämnden för Individ & Familjeomsorg godkänner föredragningslistan med följande tillägg och ändringar: Information om vice ordförandens beslut om omedelbart omhändertagande enligt 13 lagen om vård av missbrukare i vissa fall. Ansökan om bistånd enligt 4 kap 1 social tjänstlagen utgår övergår till enbart information ( 432). De Det här rubrikerna använder du på paragrafsidorna Följande rubriker gäller för paragraf med ärendebeslut. Ordningen på rubrikerna nedan är den ordning som gäller för rubrikerna i protokollet. Observera att en del rubriker inte är tillämpliga i alla ärenden. Ärenderubrik Under raden med paragrafnummer och diarienummer skrivs namnet på beslutsärendet i fetstil. Beslut Här redovisas beslutet. Om beslutet helt överensstämmer med det förslag till beslut som står skrivet i tjänsteskrivelsen och inga ändringar görs under sammanträdet kan texten klippas in direkt i protokollet. Om beslutet ändras under sammanträdet och inte längre överensstämmer med tjänsteskrivelsens förslag till beslut, ansvarar ordföranden för att formulera beslutet under sammanträdet. EXEMPEL Exempel på beslut med reservation och anteckning: Beslut Stiftelsens ansökan om bidrag med 10 000 kronor för 2011 beviljas. Reservation Bengt Bengtsson (S) reserverar sig mot beslutet. Anteckning Ersättarna Andreas Andreasson (S) och Sven Svensson (MP) antecknar till protokollet att de stöder Bengt Bengtssons (S) reservation. I de fall beslutsärendet är en remiss till nämnden från exempelvis kommunfullmäktige ska beslutsrubriken ändras till Beslut Förslag till 22
KAPITEL4 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-02-08 31 Årsredovisning 2010 och underlag till kommunbudget Beslut Årsredovisningen 2010 för kommunstyrelsen och kollektivtrafiken samt förslag till kommunbudget 2012-2015 för kommunstyrelsen och kollektivtrafiken, 2012-2015, daterade 2011-02-01 godkänns. Sammanfattning Kommunstyrelsen ska godkänna sitt förslag till årsredovisning för 2010 som ska inarbetas i kommunens årsredovisning. Vidare ska kommunstyrelsen godkänna sitt förslag till underlag för kommunfullmäktiges kommunbudget 2012-2015. Kommunfullmäktige fattar beslut om kommunens årsredovisning och kommunbudgeten på sitt sammanträde 2011-05-03--04. Beslutsunderlag Nämndens årsredovisning 2010 och underlag till kommunbudget 2012-2015 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2011-02-01, 39 Beslutsgång Ordföranden föreslår bifall eller avslag på arbetsutskottets förslag och finner det bifallet. Beslutet skickas till KSF;RK, SE;IBB, MG, MF kommunfullmäktige för att tydligt visa att beslutet kommer att fattas av en annan instans. Efter beslutstexten kan underrubriker användas för kompletterande upplysningar. Exempel på underrubriker är: Jäv, Reservationer eller Anteckning. Reservationer Eventuella reservationer till beslutet redovisas här. De reservationer som skriftligen lämnats till Justerare samman trädet ska bifogas protokollet. Jäv Notering om att en ledamot inte deltar i handläggningen på grund av jäv. Motivering till beslut Under denna rubrik infogas den motivering till beslut som finns i tjänsteskrivelsen. Detta gäller vid myndighetsutövning mot enskild person eller företag. Expedierat/bestyrkt 23
Beslutet kan överklagas Denna rubrik används endast då det finns lag på att det ska framgå i protokollet att beslutet kan överklagas. Detta gäller vid myndighetsutövning mot enskild person eller företag. Sammanfattning Under denna rubrik infogas den sammanfattning som finns i tjänsteskrivelsen. Beslutsunderlag Under denna rubrik hänvisar du till de underlag som ligger som grund för beslutet, till exempel tjänsteskrivelsen eller annat underlag. Förslag under sammanträdet Här redovisas de förslag som ledamöterna gör under sammanträdet. Förslag som återtas ska inte redovisas i protokollet. I protokollet ska ledamöter som föreslår något namnges. Tidigare användes ordet yrkande istället för förslag. EXEMPEL Exempel på förslag: Förslag under sammanträdet Bengt Bengtsson (S) föreslår att punkten Omfattning i policyn ska ha följande skrivning: Denna policy gäller all upphandling i kommunen och omfattar kommunens samtliga nämnder samt för stiftelser och bolag i den omfattning det framgår av ägardirektiven. Andreas Andreasson (S) och Sven Svensson (FP) föreslår bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsgång När ordföranden förklarat överläggningarna avslutade redovisas här framlagda förslag och vilket förslag som enligt ordförandes mening bifallits. Tidigare användes rubriken propositionsordning. Om omröstning begärs redovisas även vilka förslag ledamöterna ska rösta på: Ja, Nej eller Avstår. Även begreppet votering kan förekomma. Omröstningsresultat Här redovisas hur omröstningen utfallit. Dessutom namnges de ledamöter som deltagit i omröstningen. Beslutet skickas till Varje paragraf avslutas med en redogörelse för vilka personer, företag eller instanser som den aktuella paragrafen ska skickas till. Dessa uppgifter finns att hämta i den tjänsteskrivelse som ligger som underlag för beslutet. Redovisning av delegeringsbeslut Beslut som har fattats på uppdrag av en nämnd redovisas för nämnden. Nämnden godkänner redovisningen av delegeringsbeslutet, alltså inte själva beslutet i sig. Delegeringsbeslut räknas som justerade när protokollet från det nämndsammanträde där de redovisats har justerats. EXEMPEL Exempel på beslutsgång och omröstning: Beslutsgång Ordföranden ställer Anders Andersson (S) och arbetsutskottets förslag mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Omröstning begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande beslutsgång. Ja-röst för arbetsutskottets förslag. Nej-röst för Anders Anderssons (S) förslag. Omröstningsresultat Med 5 ja-röster för arbetsutskottets förslag och 4 nej-röster för Anders Anderssons (S) förslag beslutar kommunstyrelsen bifalla arbetsutskottets förslag. Ja-röst Andreas Andreasson (KD), Sven Svensson (M), Knut Kutsson (M), Karl Karlsson (KD) och Lars Larsson (C). Nej-röst Bengt Bengtsson (S), Nils Nilsson (S), Erik Eriksson (FP) och Otto Ottosson (M). 24
KAPITEL4 DET HÄR GÄLLER FÖR INFORMATION TILL NÄMNDEN Information till nämnden kan antingen redovisas genom rubriker eller genom en lista med alla informationspunkter. Ett exempel på en informationspunkt kan vara Information: inbjudan till seminarium i Göteborg. I början av paragrafen skriver man Beslut: informationen noteras till protokollet. Därefter följer en sammanfattning av den information nämnden tar del av. Informationen återges enkelt och kortfattat. Texten kan antingen återges i löpande text eller i punktform. Övriga frågor I protokollet ska de övriga frågor som tas upp dokumenteras precis som alla andra punkter, antingen som ett beslutsärende eller som information till nämnden. Underskrifter och signaturer Protokollet skrivs under på första sidan av sekreteraren, ordföranden och justerande. Varje paragrafsida signeras med signaturer av ordförande och protokolljusterare i rutan Justerare. I rutan Expedierat/bestyrkt signerar den person som expedierar, skickar ut, protokollsutdraget. Bilagor till protokollet Då skriftliga reservationer mot ett beslut förekommer ska dessa bifogas respektive paragraf. Utöver dessa rekommenderas protokollet inte ha några bilagor. Vad gäller för justering? Alla protokoll ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet och anslås senast andra dagen efter justeringen. Om en paragraf justeras direkt, för att snarast möjligt vinna laga kraft, ska detta skrivas direkt efter beslut, som en egen beslutsrad. Paragrafen ska skrivas ut och skrivas under av ordförande och protokolljusterare i direkt anslutning till sammanträdet. Tillkännagivandet av justeringen av beslutet ska senast ske andra dagen efter sammanträdet. Den omedelbart justerade beslutsparagrafen rekommenderas ha egna separata förstasidor vid anslag, dessa läggs direkt efter protokollets ordinarie första sidor. EXEMPEL Exempel på text vid omedelbar justering av en paragraf Beslut Lekplatsen i parken iordningställs inför parkvisningen den 10 januari. Paragrafen justeras omedelbart. Läs mer i kapitel fem om vad som gäller för anslag och överklagan av beslut. 25
REGISTRATOR Namn: Marianne Nilsson Gör: Registrator och administratör på Teknik Vad är roligast i ditt arbete? Jag tycker det är ett väldigt omväxlande jobb med mycket kontakter med människor både inom organisationen och utåt. Har man koll på allt som händer på förvaltningen som registrator? Jo så är det ju till viss del. Men jag försöker att ha så lite kunskap som möjligt i huvudet, även om man bär med sig en hel del. Jag jobbar mycket med att registreringen ska bli en funktion och inte bara jag om man säger så. Men du jobbar inte bara som registrator? Nej, jag håller på med nämndadministration, lönehantering och mycket annat också. Det är nog inte så många som bara arbetar som registrator. 26
KAPITEL5 Riktlinjer för registrering, anslag och expediering De personer som ansvarar för registrering, diarieföring och expediering har en rad riktlinjer att följa. Nedan beskriver vi vilka de är. Ärendet kommer in Registrering /diarieföring Ärendefördelning Handläggaren bereder ärendet och tar fram en tjänsteskrivelse Registrering /diarieföring Tjänsteskrivelsen skickas till nämndsekreteraren Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Kallelsen skickas ut Sammanträde Skrivande och justering av protokoll Expediering av protokollet Registrering /diarieföring Arkivering Ev fortsatt process Registrering Alla handlingar och underlag till ett ärende ska registreras. Registratorns roll i ärendehanteringsprocessen Registratorn ska varje dag, och helst på förmiddagen, gå igenom dagens post. Posten utgörs av inkommande handlingar i form av pappersskrivelser eller e-post och de kommer utifrån eller från andra nämnder/förvaltningar i kommunen. Handlingar som skrivs in i diariet utgörs också av ärenden som skapats på förvaltningen eller skrivelser/svar som skickas ut från förvaltningen, expedieras. Posten datumstämplas och läses igenom av registratorn. Registratorn avgör i det läget om posten hör till ett pågående ärende, utgör ett nytt ärende eller helt enkelt är information som behöver delges någon inom den egna förvaltningen och/eller till någon ytterligare förvaltning. Registratorn avgör också i detta läge om skrivelsen eller 27
ärendet berörs av någon form av sekretess. Berörs skrivelsen/ärendet av sekretess ska det anges i diariet tillsammans med lagstöd för detta. För att underlätta registreringen finns det som regel en diarieplan på varje förvaltning. Planen är en klassificering av de olika typer av ärenden som finns inom förvaltningen. Till exempel så finns det en klass för detaljplaner, en för föreningsbidrag och en för budgetfrågor och så vidare. Offentlighets- och sekretesslagen anger ett minimikrav för vilka uppgifter som ska registreras: Datum då handlingen kom in eller upprättades. Avsändaren av handlingen alternativt till vem den har expedierats. En kort beskrivning av handlingens/ärendets innehåll. Ett diarienummer eller annan unik beteckning. Ärendefördelning De nya ärenden som kommer in tas oftast till någon form av forum för ärendefördelning inom förvaltningen. Det är registratorn, ibland i samråd med nämndsekreteraren, som ser till att de kommer dit. När ärendena är fördelade noterar registratorn ansvarig handläggare och svarsdatum i diariet. Svarsdatum ska anpassas till den egna nämndens mötestider, andra nämnders mötestider samt en eventuell extern svarstid. I vissa fall är det lagkrav på att vi ska svara inom en viss tid. Registratorn ser också till att handläggarna får remiss med underlag och direktiv till sig. Svarsskrivelse ska skickas med uppgift om diarienummer och handläggare till avsändaren av en skrivelse eller ett ärende. Efter att ärendet varit uppe för beslut och protokollet är skrivet och justerat, anslås det. Därefter expedieras protokollet. Du kan läsa mer om det på nästa sida. När expedieringen är klar ska protokollet registreras. Varje beslutsparagraf registreras på det ärende det hör hemma. 28
KAPITEL5 Anslag Tillkännagivande av protokoll Tillkännagivandet av ett protokoll görs med hjälp av mallen på sida två i protokollet med rubriken Anslag/Bevis. Anslaget/beviset sätts upp på kommunens anslagstavla senast andra dagen efter justeringen. På anslaget/beviset anges information om sammanträdesdatum, förvaringsplats för protokollet samt vilken dag anslaget/beviset om justering har anslagits och vilket datum anslaget/ beviset om justering ska tas ned. Tillkännagivandet får inte plockas ner från anslagstavlan innan tiden för överklagande enligt laglighetsprövning har gått ut. Detta datum anges inom parentes efter datumet för nedtagning av protokollet. Anslaget ska signeras och datumstämplas av medborgarkontoret när det anslås. Signering och datumangivelse ska också göras av medborgarkontoret då anslaget tas ned. Syftet med detta är att garantera att anslaget suttit uppe under tillräckligt lång tid. FAKTA Kungsbacka kommuns officiella anslagstavla sitter i entrén till stadshuset. Tillkännagivande av omedelbart justerade paragrafer Paragrafen särskiljs genom en egen förstasida med anslaget som visar vilka som var närvarande. Resterande paragrafer redovisas på ny förstasida med anslag. Anslås som ovan. Expediering Det är viktigt att vi underrättar parter och andra intressenter så snart beslut har fattats i ett ärende. Underrättelse enligt kommunallagen Protokollsutdrag skickas till berörd part för att underrätta om beslut. Underrättelsen kan ske via brev eller e-post. KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Fritid SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum 2011-05-05 Organ ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnden för Fritid Sammanträdesdatum 2011-03-02 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet (senast 2 dagar efter det att protokollet är justerat) (anslaget ska vara upphängt i 21 dagar) (sista datum för överklagande) Förvaltningen för Fritid Underskrift 29
30
KAPITEL5 Till protokollsutdraget kan tjänsteskrivelsen eller andra underlag bifogas. Om beslutet kan överklagas skickas en besvärshänvisning med. FAKTA Följebrev till beslut? Protokollutdraget som används för underrättelser kan efterföljas av ett följebrev som är personligt adresserat till mottagaren i det fall det gäller en enskild person eller ett företag. Underrättelse enligt förvaltningslagen En sökande eller klagande ska enligt förvaltningslagen underrättas om innehållet i beslut som avser myndighetsutövning mot enskild person eller företag, i de fall då underrättelsen inte är uppenbart obehövlig. FAKTA I de fall då beslutet går emot parten ska denne också informeras om hur beslutet kan överklagas. Distribuering av protokoll Protokollet delges samtliga ledamöter och ersättare antingen via ett brev eller e-post. Publicering av protokollet på Kungsbackas webbplats Kommunens protokoll publiceras också på kommunens webbplats. Publiceringen bör göras i samband med anslaget. Personnummer tas bort innan publicering görs. Vid sekretessärenden publiceras dock inte ärendet alls på webbplatsen. FAKTA Vilka regler gäller för webbpublicering? Det är Personuppgiftslagen, PuL, som styr vilka uppgifter vi får publicera på nätet. Huvudregeln är att informationen inte får innehålla personuppgifter, men det finns undantag. Exempelvis kan namn publiceras förutsatt att övriga uppgifter som rör personen inte är känsliga eller rör lagöverträdelser (13, 21 PuL), det får dessutom inte finnas någon risk för att den personliga integriteten kränks genom publiceringen. Personnummer får däremot aldrig göras tillgängliga på nätet. Underrättelsen ska ske muntligt eller genom vanligt brev, rekommenderat brev eller genom delgivning. Om beslutet inte kan överklagas meddelas mottagaren via brev eller e-post. Om beslutet kan överklagas bör brev med delgivningskvitto användas. Besvärstiden börjar först löpa från det att mottagaren får del av beslutet. Om det finns anledning att tro att mottagaren inte kommer att skicka in delgivningskvittot bör rekommenderat brev med mottagningsbevis skickas. Laglighetsprövning Varje medlem av en kommun har rätt att få lagligheten av kommunens beslut prövad genom att överklaga dem hos förvaltningsrätten. 31
Kommunarkivarie Namn: Jill Karipidou Gör: Kommunarkivarie. Tar emot handlingar som ska bevaras i kommunarkivet. Hur många handlingar finns det i kommunarkivet? Jag vet inte exakt antal, men vi har 1 700 hyllmeter med handlingar från 1864 och framåt. Vad är roligast i ditt yrke? Det är när man kan hjälpa till att hitta gamla handlingar. Ibland kan det vara lite letande, men jag älskar det! Det här gamla är spännande på något sätt. Varför är det viktigt med arkiv? Våra arkiv är en del av vårt kulturarv och är viktiga för forskningen. Släktforskare, universitetsstuderande och många andra besöker mig i arkivet för att söka svar på sina frågor. 32
KAPITEL6 Riktlinjer för arkivering När ett ärende är avslutat ska det arkiveras. I de flesta fall arkiveras det först på förvaltningen innan det går vidare till det centrala kommunarkivet. Här går vi igenom vilka regler som gäller för arkivering. Ärendet kommer in Registrering /diarieföring Ärendefördelning Handläggaren bereder ärendet och tar fram en tjänsteskrivelse Registrering /diarieföring Tjänsteskrivelsen skickas till nämndsekreteraren Nämndsekreteraren förbereder kallelsen Kallelsen skickas ut Sammanträde Skrivande och justering av protokoll Expediering av protokollet Registrering /diarieföring Arkivering Ev fortsatt process Avsluta ärende/gallring När ärendet är avslutat och beslutat ska akten rensas från sådant material som inte behövs för förståelsen av handläggning eller beslut. Rensningen gäller övertaliga kopior, utkast eller liknande arbetspapper. Observera att minnesanteckning som ligger kvar i akten sedan den arkivlagts blir en allmän handling. Efter ärendets avslutning ska ett ärendekort skrivas ut och läggas främst i akten som en innehållsförteckning. Gallring av handlingar får endast ske enligt beslut av respektive nämnd. Vilka handlingar som ska gallras och när det ska ske, framgår av nämndens dokumenthanteringsplan. 33
FAKTA Kommunarkivet Kommunarkivet hjälper nämnderna med upprättande av dokumenthanteringsplaner. Enligt arkivlagen ska handlingar som ska bevaras framställas med arkiv- eller åldersbeständiga skrivmaterial och metoder. Vilka handlingar som ska bevaras ska framgå av nämndens dokumenthanteringsplan. Handlingar som ska gallras behöver i detta avseende inte behandlas på samma sätt. Arkivering Varje nämnd är arkivbildare och ansvarig för sin arkivvård. Praktiskt innebär detta att det inom respektive förvaltning ska finnas arkivredogörare, som har till uppgift att svara för vård och stöd inom arkivområdet. Arkivansvarig är alltid förvaltningschef. Varje nämnd har ansvar för dokumenthanteringsoch arkiveringsprocessen inom sitt verksamhetsområde. Genom att fastställa dokumenthanteringsplaner beslutar nämnden om hanteringen av sina handlingar, dess arkivering, om de ska gallras, när det ska ske, när handlingar som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet och så vidare. När arkivmaterial överlämnas till kommunstyrelsen, som är arkivmyndighet i kommunen, övergår också ansvaret dit. Det är kommunstyrelsens uppgift att utöva tillsyn så att kommunen fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, så att arkivvården fungerar i kommunen. Uppgifterna och ansvaret är genom arkivreglementet delegerade till kommunarkivet, som är en del av kommunstyrelsens förvaltning. Arkivering av pappershandlingar ska ske i brandklassat utrymme. Kommunarkivet lämnar anvisningar om gällande krav om säker förvaring av allmänna handlingar. FAKTA Mer information vad som gäller vid arkivering finns på Insidan. 34
35
Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka 0300-83 83 40 00 kommun@kungsbacka.se www.kungsbacka.se