Från lantbrukare till butiksägare Förenkla för kombinatörer på landsbygden 1
Bonde söker förenkling Förenklingsforum Många företag har kontakt med kommunen när det gäller tillämpning av regler, till exempel vid tillsyns- och tillståndsärenden. Tillväxtverket driver ett förenklingsforum. Där möts representanter från den centrala, regionala och kommunala nivån för att föra dialog och utbyta erfarenheter kring hur det går att förenkla för företag på kommunal nivå. Inom förenklingsforum arbetar arbetsgrupper med konkreta områden. En företagare med olika typer av verksamheter på landsbygden, en så kallad kombinatör, påverkas av många regler. En kombinatör på landsbygden kan vara en företagare som exempelvis föder upp djur, har en gårdsbutik och en restaurang. Som kombinatör har man kontakt med flera olika myndigheter på såväl kommunal, regional som central nivå och kan uppleva att det finns brister i samordningen av tillsyns- och tillståndsprocesser. Inom ramen för Tillväxtverkets förenklingsforum har en arbetsgrupp tittat närmare på hur dessa processer bättre kan samordnas på kommunal, regional och central nivå. Arbetsgruppen har bestått av representanter från Landsbygdsdepartementet, Naturvårdsverket, Livsmedelsverket, Jordbruksverket, Sveriges Kommuner och Landsting samt Länsstyrelsen i Kronobergs län. Två kommuner, Berg och Ängelholm, har intervjuats inom ramen för projektet och delgett sina erfarenheter. Intervjuer har även gjorts med Länsstyrelsen i Jämtlands län, Lantbrukarnas Riksförbund, kombinatörer samt med andra pågående projekt och initiativ inom liknande områden. I intervjuer och diskussioner har flera förslag och synpunkter lyfts på hur kommun och länsstyrelse kan förenkla för kombinatörer på landsbygden. Flertalet förslag och synpunkter handlar om hur samordningen mellan kommun och länsstyrelse kan förbättras för att underlätta för kombinatörer i deras vardag. Förslagen kommer från de intervjuade kommunerna och länsstyrelserna. 2
Den här publikationen vänder sig främst till dig som arbetar på kommun eller länsstyrelse, men även till andra intresserade, och syftar till att ge inspiration och visa på exempel på hur man kan förenkla för kombinatörer på landsbygden. 3
Regelverk/Livsmedel Livsmedelslagstiftningen: Hygien och kontroll Spårbarhet Märkning av livsmedel Temperaturer och kylkedja Hälsopåståenden Regler för livsmedelslokaler Kombinatörens verklighet Kommun Länsstyrelse Regelverk/Handel Gårdsbutik och café: Livsmedelslagstiftningen Miljölagstiftning Arbetsmiljöregler Alkohollagen Kassaregisterlagen Brandskyddsregler Konsumentköplagen Plan och bygglagen Jordbruksverket Livsmedelsverket Mejeri Rökeri Livsmedelsförädling Slakteri Bageri Kombinatör på landsbygd Hotell Café Handel Restaurang Gårdsbutik Hotell: Arbetsmiljöregler Brandskyddsregler Plan och bygglagen Brandskyddsregler Miljölagstiftning Restaurang: Vägskyltning Utskänkningstillstånd Arbetsmiljölagen Miljölagstiftning Kassaregister Personalliggare Brandskyddsregler Livsmedelslagstiftningen Plan och bygglagen Nöt Naturvårdsverket Mjölk Svin Jordbruk Får Häst Frivilliga kvalitetskrav Certifierings/ kontrollorgan Grönsaker Spannmål Biodling Privata standarder Ekologisk produktion Regelverk/Jordbruk Livsmedelslagstiftning Foderlagstiftning Miljölagstiftning Tvärvillkorsbestämmelser Arbetsmiljölagstiftning Djurskyddslagstiftning Djurhållningslagstiftning Molnen symboliserar de aktörer en kombinatör kan ha kontakt med. De blå cirklarna är exempel på områden kombinatörer verkar inom. Den gröna cirkeln visar att kombinatörer även kan omfattas av vissa frivilliga kvalitetskrav såsom privata standarder. Skatteverket Arbetsmiljöverket 4
Kombinatörens vardag och verklighet Kommunen har blivit bättre på bemötande förut välkomnades man som företagare med en blankett om anmälan av miljöfarlig verksamhet. Här sammanfattas de upplevelser som de intervjuade kombinatörerna lyft fram. Jag vill ha fler besök från t ex kommunen så man slipper vara rädd att göra fel. Kommunen borde vara mer proaktiv och komma ut och diskutera verksamheten. När jag lyssnar på er och ni nämner de kontakter man har med myndigheter som kombinatör känner jag fortfarande en oro att jag kanske missat anmäla mig till alla myndigheter. Många regler att följa och mycket information att hålla reda på. Informationen från centrala myndigheter, länsstyrelser och kommuner är inte enkel eller lättillgänglig. Oaviserade kontroller/tillsynsbesök leder till stress och osäkerhet. Många besök från olika offentliga aktörer med brist på samordning. Samma uppgifter lämnas till olika aktörer. Oförståelse för företagens verklighet och förutsättningar. Att vara kombinatör på landsbygden är att driva företag. Tillsynen/kontrollen är inte ändamålsenlig. Fokus på detaljer mer än helheten ger fyrkantiga kontroller/tillsynsbesök där dialogen gått vilse. Bristande kompetens hos kontrollanter kring kombinatörernas verksamhet. Centrala myndigheter, länsstyrelser och kommuner arbetar inte tillräckligt proaktivt. Avgifterna är inte proportionerliga till den kontroll/tillsyn som sker. Kommunen måste bli tydlig med vad avgifterna avser. Förtroende och tillit från centrala myndigheter, länsstyrelser och kommuner är a och o. 5
Röster från kommuner Här följer några förslag på hur kommunen kan arbeta för att underlätta för kombinatörer. Samordning över förvaltningsgränser inom kommunen för att utbyta information om företagen men också för att undersöka möjligheten till gemensamma besök. Ha kombinatörens verklighet i fokus. Om flera kontrollanter kommer samtidigt kan det väcka oro. Fundera över om man kan lägga besöken under en dag eller under samma vecka, snarare än vid samma tidpunkt. Se över möjlighet att ha fler gemensamma register på kommunen där uppgifter om kombinatörernas verksamhet finns. De olika register som finns i dag bör vara mer kompatibla med varandra och inte bara fungera som titthål. Viktigt att kunna erbjuda tydlig och lättillgänglig information till kombinatörerna. Tvärkommunala nätverk för tjänstemän ger möjlighet till kompetensförsörjning och erfarenhetsutbyte, särskilt för mindre kommuner. Det kan bidra till ökad enhetlighet och samsyn så att kombinatörerna i sin tur kan få tydliga besked. 6
Så här arbetar vi i vår kommun för att förenkla Exempel Berg: I Bergs kommun träffas varannan vecka en så kallad samrådsgrupp bestående av tjänstemän från förvaltningarna miljö, bygg, räddning, vatten, avfall och renhållning samt livsmedel. Gruppen diskuterar olika frågeställningar kring företagande. På vissa möten har man även diskuterat konkreta ärenden för att se hur man inom kommunen kan samordna sig. Vid mötena bjuds ibland företag in för att gemensamt diskutera frågeställningar. Inspektörer som arbetar inom miljö har börjat med att skicka ut informationsblad till företag inför tillsynsbesök kring vad besöket syftar till. Informationen förklarar kort varför kommunen utför tillsyn, vad som ingår i tillsynen samt hur avgiften för tillsyn beräknas. Exempel Ängelholm: På handläggarnivå och inom området lantbruk finns i dag en tvärkommunal grupp i nordvästra Skåne som träffas för att bland annat diskutera riktlinjer, där Ängelholms kommun ingår. Det förekommer även att inspektörerna ger stöd till varandra via mejl i det vardagliga arbetet. I gruppen ingår handläggare inom områdena livsmedel, lantbruk, hälsoskydd och avlopp. Gruppen har ett roterande ordförandeskap kommunerna emellan. I kommunen försöker man vara tydlig gentemot företagen kring vad kommun och länsstyrelse tittar på vid sina tillsynsbesök/kontroller i jämförelse med vad branschens certifieringsorgan tittar på. På så sätt blir det tydligare för företagen vad de olika organisationerna faktiskt efterfrågar och utövar tillsyn/kontroll över. 7
Röster från länsstyrelser Här följer några förslag på hur länsstyrelsen kan arbeta för att underlätta för kombinatörer. Läs mer om länsstyrelsernas uppdrag Förenkla på riktigt! Se över möjlighet att utbyta information i register med kommuner och centrala myndigheter för att undvika dubbelt uppgiftslämnande för kombinatörerna. Det finns möjlighet att samordna vissa kontroller som djurskyddskontroll med djurkontroller, tvärvillkorskontroller, läkemedel på gård och primärproduktionskontroller av livsmedel och foder. Länsstyrelsernas tillsynsvägledning till kommunala inspektörer genom bland annat samordningsdagar, är uppskattade och en bra möjlighet att samla kommuner i länet för att utbyta kunskaper och erfarenheter samt sträva efter samsyn i olika frågeställningar. Centrala myndigheter och länsstyrelser bör ge stöd till kommunerna i deras kompetensförsörjning. 8
Så här arbetar vi på vår länsstyrelse för att förenkla Exempel länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Jämtlands län har tagit fram arbetsmetoder för att samordna sitt interna tillsynsansvar rörande tvärvillkor så att man kan genomföra flera kontroller samtidigt. Dessutom samordnas djurskyddskontrollerna med kontrollerna av EU-stöden. Ett arbetssätt som främjar intern resursfördelning då en kontrollant kan ta flera kontroller vid ett besök, samtidigt som lantbrukaren får färre besök och kan fokusera på sin verksamhet. Exempel länsstyrelsen i kronobergs län Länsstyrelsen i Kronobergs län strävar efter att så långt det är möjligt samordna kontroller av djurskydd, tvärvillkor, märkning och journalföring av djur samt läkemedelshantering på gårdar. 9
Kommun och länsstyrelse i samverkan Flera av de förslag som lyfts fram inom ramen för det här projektet rör hur kommun och länsstyrelse gemensamt kan samordna sig för att underlätta för kombinatörer på landsbygden. Här följer några förslag. Ökad samsyn för tillsyn på lantbruksföretag ett samverkansprojekt mellan kommun och länsstyrelse Idag finns få kontaktytor mellan kommunens tillsynsverksamhet och länsstyrelsens lantbrukskontroller, trots att de olika myndigheterna delvis kontrollerar samma verksamheter och utgår ifrån samma regler. Det innebär att det finns risk att olika myndigheter gör olika bedömningar när de kontrollerar samma lantbruksverksamhet vilket ger tvetydliga signaler till lantbrukaren om vad som är rätt och fel. Syftet med projektet är att öka samsynen mellan myndigheterna och därmed få en bättre och mer effektiv miljötillsyn. I projektet ingår kommunala miljöinspektörer i Västra Götaland och Hallands län samt länsstyrelsernas kontrollanter av EU:s jordbrukarstöd i de båda länen. Ge möjlighet för kommunen att ta del av länsstyrelsernas kontrollrapporter och kontrollplaner så att kommunens besök kan planeras bättre, göras där behoven är som störst och där de gör störst nytta. Öka kontaktytorna mellan exempelvis kommunernas tillsynsverksamhet och länsstyrelsernas lantbrukskontroll. Det kan vara ett sätt att tydliggöra för kombinatörerna vad de olika aktörerna tittar på och bidra till såväl samsyn som bättre samordning. Se över möjligheter att bättre utbyta information om företagen man har tillsyn/kontroll över. Positiv information om företag som sköter sig bra och information om företag som behöver förbättra sig ger bättre underlag för att kunna genomföra den riskbaserade tillsyn/kontroll myndigheterna ska utföra. På så sätt kan tillsyn/ kontroll planeras så att insatser och resurser läggs där de gör störst nytta. Samordna kontroller/tillsyn där det är möjligt exempelvis länsstyrelsens tvärvillkor med kommunernas miljökontroller. Det bör ske ett större utbyte av protokoll och andra uppgifter exempelvis genom att kommunen får tillgång till länsstyrelsers register över djurhållande gårdar. 10
Kommun och länsstyrelse i samverkan Se över möjligheter att samla uppgifter om företag i exempelvis en nationell databas i syfte att underlätta för såväl företag som kommun, länsstyrelse och centrala myndigheter som utför kontroll/tillsyn. Det möjliggör för företagaren att lämna en uppgift en gång som sedan kan nyttjas av flera. Det finns en önskan om att få mer stöd av länsstyrelser från kommuner. Även om länsstyrelsen inte kan ge konkreta råd i ett specifikt ärende efterfrågar kommunen ökat stöd i mer generella termer. Detta gäller särskilt vid svårtolkade rättsliga frågor. Flera av de krav som länsstyrelsen ska kontrollera hos en kombinatör ligger nära de krav kommunen ska kontrollera. Det är viktigt att länsstyrelse och kommun kommunicerar med varandra och med företagarna vad de olika aktörerna tittar på och från vilka perspektiv. Länsstyrelsen bör ge tydligare information om handläggningstider för kommunala beslut som överklagats till länsstyrelsen så att kommunen i sin tur kan informera företagen. 11
Enklare vardag för kombinatörer Läs mer om Effektiv Näring Arbetsgruppen och de som har intervjuats i projektet lämnar här några förslag på hur centrala myndigheter, länsstyrelser, kommuner och branschorganisationer gemensamt kan arbeta för att underlätta för kombinatörer på landsbygden. Läs mer om Miljösamverkan Sverige Det är viktigt med en förståelse för kombinatörerna och hur de olika myndigheternas processer hänger ihop. För att kommunen ska kunna informera kombinatörerna måste de få stöd från centrala myndigheter och länsstyrelsen. Sådant stödmaterial måste vara tydligt, lättillgängligt, enkelt och målgruppsanpassat. Kommunen kan uppleva att de är siste man i kontrollkedjan och får höra från kombinatörer att privata certifieringsorgan tidigare frågat om samma uppgifter. Se över möjligheter till bättre informationsutbyte mellan centrala myndigheter, länsstyrelser, kommuner och privata certifieringsorgan för att undvika kombinatörens upplevelser av att lämna samma uppgift flera gånger. Flertalet kommuner har i dag tvärkommunala nätverk inom olika tillsynsområden, ofta initierade av inspektörerna själva. Här skulle centrala myndigheter kunna ha en roll att uppmuntra och underlätta till att skapa regionala nätverk av inspektörer. Mötesplatser och forum som exempelvis Jordbruksverkets Effektiv Näring och länstyrelsernas Miljösamverkan Sverige är uppskattade och efterfrågade av kommuner och länsstyrelser. Gör en riskutvärdering utifrån tidigare kontroller, företagets egenkontroll, certifieringar med mera så att kontrollerna kan hållas på en adekvat nivå. 12
förslag på förbättringar Läs mer om forskningsprogrammet Effektiv miljötillsyn Samverka med branschorganisationer inför att till exempel nya moment införs i tillsynen/ kontrollen. Riktlinjer från central och regional nivå om hur regler ska tillämpas måste bli bättre och komma i tid så att kommunen har möjlighet att informera kombinatörerna. Det är viktigt med tillsynsvägledning till kommunerna. Tillsynsvägledning blir ett sätt att få ökad samsyn och ökad likartad bedömning. Företag vill veta vad som gäller och vill också att reglerna ska vara lika över hela landet. Om kommunen får bra vägledning så har de lättare att göra bra kontroller. 13
Tillväxtverket Swedish Agency for Economic and Regional Growth Tel 08-681 91 00 www.tillvaxtverket.se Tillväxtverket underlättar förnyelse i företag och regioner, och gör det enklare för företag. Tillväxtverkets arbete med att förenkla för företag Det ska vara enkelt att starta, driva och utveckla företag. Enklare regler ger minskade kostnader och skapar utrymme för företagen att driva sin verksamhet. Enklare regler ger fler affärsmöjligheter för företagen och leder till ett bättre företagsklimat och stärkt konkurrenskraft för Sverige. Tillväxtverkets roll är att driva på och utveckla förenklingsarbetet i samverkan med departement, myndigheter, kommuner och näringsliv. Kontakta oss gärna vid frågor! Enheten Regelförenkling Tel 08-681 91 00 regelforenkling@tillvaxtverket.se Kom 0528. Produktion: Ordförrådet. December 2013. 14