ESV 2003:20. Delårsrapport. - en översyn av reglerna

ESV 2003:20 Delårsrapport - en översyn av reglerna

MISSIV DATUM 2003-06-06 ESV DNR 79-434/2003 HANDLÄGGARE Martina Lindberg Regeringen Finansdepartementet 103 33 STOCKHOLM Översyn av regler i samband med arbetet kring delårsrapport Ekonomistyrningsverket (ESV) har på eget initiativ gjort en översyn av de regler i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordning (2000:606) om myndigheters bokföring som hanterar arbetet i samband med delårsrapporten. Uppdraget avrapporteras med bifogad rapport Delårsrapport en översyn av reglerna. Rapporten har utarbetats av Martina Lindberg och Kristina Larsson vid enheten för redovisning inom ESV. ESV föreslår en ändring av 1 kap, 3, förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag så att det generella kravet på att myndigheter ska upprätta dokumentet delårsrapport tas bort. Istället bör regeringen besluta särskilt om vilka myndigheter som fortsättningsvis ska upprätta en sådan. Samtidigt avser ESV att besluta om vissa ändringar i föreskrifter och allmänna råd som bl a tydliggör kravet på periodiseringar per 30/6. I detta ärende har avdelningsdirektör Bengt Anderson beslutat. Utredare Martina Lindberg har varit föredragande. I den slutliga handläggningen har även enhetschef Kristina Lundqvist och utredare Kristina Larsson deltagit. Bengt Anderson Martina Lindberg POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX BANKGIRO POSTGIRO ORG.NR/F-SKATTEBEVIS Box 45316 Drottninggatan 89 08-690 43 00 08-690 43 50 5052-6855 865800-7 202100-5026 104 30 Stockholm www.esv.se SE202100502601 (EU)

DATUM 2003-06-06 HANDLÄGGARE Martina Lindberg Kristina Larsson Delårsrapport - en översyn av reglerna

INNEHÅLL SAMMANFATTNING... 3 REGLER KRING ARBETET MED DELÅRSRAPPORT... 3 FÖRSLAG TILL FÖRÄNDRINGAR... 4 BAKGRUND...5 INFÖRANDET AV DELÅRSRAPPORT... 5 SYFTE MED PROJEKTET... 6 REGLER KRING ARBETET MED DELÅRSRAPPORT... 6 GEMENSAM BRYTDAG... 6 VÄRDERING OCH PERIODISERING... 6 REVISION... 7 MOTPARTSRAPPORTERING... 7 DOKUMENTET DELÅRSRAPPORT... 7 ANVÄNDNINGEN AV DOKUMENTET DELÅRSRAPPORT... 7 UPPFÖLJNING OCH PRÖVNING AV MYNDIGHETENS VERKSAMHET... 7 ESV:S PROGNOSER AVSEENDE ANSLAG OCH INKOMSTTITLAR... 8 ALLMÄN KVALITETSHÖJNING... 8 ANVÄNDNINGEN AV INFORMATIONEN I STATSREDOVISNINGEN... 9 UPPFÖLJNING AV STATSBUDGETEN... 9 ÅRSREDOVISNINGEN FÖR STATEN... 9 NATIONALRÄKENSKAPERNA... 9 FÖRSLAG TILL FÖRÄNDRINGAR... 10 FÖRSLAG... 10 BILAGA 1 Projektplan BILAGA 2 Förändringar i regelverket BILAGA 3 Referenslitteratur 2 (18)

Sammanfattning Regler kring arbetet med delårsrapport I arbetet med delårsrapport ingår flera moment som finns reglerade i bl a förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) och förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Kravet att följa dessa regler gäller idag generellt för alla myndigheter under regeringen. Reglerna har vi i denna rapport lite förenklat grupperat och benämnt Brytdag, Värdering och periodisering, Revision, Motpartsrapportering och Regler kopplade till dokumentet delårsrapport. Under rubriken Regler kring arbetet med delårsrapport förklaras dessa mer ingående. Produkterna av der arbete som görs vid delåret är dels själva dokumentet delårsrapport dels den information som rapporteras in i Statsredovisningen 1 för halvåret. Revisionen av delårsrapporten och det som vi här benämner värdering och periodisering påverkar informationen både till det som rapporteras in i Statsredovisningen och det som redovisas i dokumentet delårsrapporten. Motpartsrapporteringen påverkar kvaliteten i det som rapporteras in i Statsredovisningen. Utöver dessa krav finns regler som är kopplade enbart till dokumentet delårsrapport eller till det som inrapporteras i Statsredovisningen. Tabellen nedan illustrerar detta. Regler Informationsbärare Statsredovisningen per 30/6 (koncernperspektivet) Dokumentet delårsrapport (myndighetsperspektivet) Gemensam brytdag X Värdering och periodisering X X Revision X X Motpartsrapportering Regler kopplade till dokumentet delårsrapport X X 1 Statsredovisningen: Samlingsnamn för statens gemensamma ekonomiska redovisning (kallas ibland också "riksredovisning"). Till grund för redovisningen ligger till största delen uppgifter som myndigheterna rapporterar till Ekonomistyrningsverket (ESV), som har hand om statsredovisningen. Det främsta syftet med statsredovisningen är att förse statsmakterna med ekonomisk information som kan användas som underlag för styrning av den statliga verksamheten och för beslut om den ekonomiska politiken. 3 (18)

Förslag till förändringar Genom att göra vissa förändringar i regelverket samt att låta mottagarna hämta information till viss del på annat sätt anser vi att vissa förenklingar skulle kunna göras utan kvalitetsförsämringar för användarna av informationen i Statsredovisningen eller för användarna av den information som finns i dokumentet. Våra förslag skulle, förutom att leda till en viss arbetslättnad för myndigheterna, leda till att reglerna och kraven på myndigheterna bättre anpassas till de behov som finns idag när det gäller användningen av informationen. DOKUMENTET DELÅRSRAPPORT Huvudförslaget är att det generella kravet för myndigheterna att upprätta själva dokumentet delårsrapport tas bort. Den mesta informationen som finns i dokumentet kan användarna hämta från annat håll. Regeringen ska istället vid behov besluta särskilt om att delårsrapport ska upprättas. Reglerna kring dokumentet delårsrapport föreslås finnas kvar i FÅB men ska då enbart tillämpas av de myndigheter där regeringen särskilt beslutat att sådan ska upprättas. GEMENSAM BRYTDAG Så länge som motpartsrapportering vad gäller inomstatliga transaktioner finns kvar är den gemensamma brytdagen fortfarande aktuell. VÄRDERING OCH PERIODISERING Krav på värdering och periodisering av tillgångar och skulder bör tills vidare finnas kvar för alla myndigheter vid delår. Detta eftersom det finns internationella statistikkrav som kräver att myndigheterna rapporterar in kostnader och intäkter respektive tillgångar och skulder för halvåret. ESV bör emellertid utreda: a) om det är möjligt att införa lättnader för mindre myndigheter. Det bör bl a utredas om och i så fall vilka konsekvenser sådana lättnader skulle få för Nationalräkenskaperna. b) vilka periodiseringskrav som bör ställas på myndigheterna vid en eventuell övergång till budget enligt bokföringsmässiga grunder. REVISION Några regelförändringar kommer inte att behövas utifrån våra förslag. MOTPARTSRAPPORTERING ESV har beslutat att ta bort kravet på att stämma av de statliga mellanhavandena vid halvåret redan till 2003. Myndigheterna ska dock rapportera in de statliga mellanhavandena som tidigare i Statsredovisningen. 4 (18)

Bakgrund Införandet av delårsrapport Från och med år 1997 gick staten över till kalenderår som räkenskapsår. I samband med denna övergång bestämdes att myndigheterna skulle lämna en delårsrapport per halvår. För budgetåret 1995/96, som var 18 månader, lämnades delårsrapport för den 31 december 1995 och för den 30 juni 1996. Sedan dess har det varit obligatoriskt för myndigheterna att lämna delårsrapport avseende första kalenderhalvåret varje år. Delårsrapporten som ska lämnas senast den 15 augusti, innehåller resultat- och balansräkning, anslagsredovisning och prognos över utfallet för anslag, inkomsttitlar, bemyndiganden samt över verksamhetens kostnader och intäkter för det pågående räkenskapsåret. Även krav avseende rapportering till Statsredovisningen, bl a krav på koncernintern motpartsrapportering, har införts. Till skillnad från i årsredovisningen ställs inga krav på noter, finansieringsanalys eller s.k. sammanställning över väsentliga uppgifter. Vidare ställs inte samma krav på precision som vid upprättandet av årsredovisningen. Periodiseringar kan i större grad bygga på uppskattningar och inventeringar behöver inte genomföras i samma omfattning. Det ställs inte heller några krav på resultatredovisning i delårsrapporten. Däremot omfattas myndigheterna av det mer allmänna kravet på att lämna information om förhållanden av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten. Delårsrapporten ska beslutas av styrelsen men skrivas under av myndighetens chef, till skillnad från årsredovisningen, där krav även finns på underskrifter av samtliga styrelseledamöter. Myndigheternas delårsrapporter ska revideras enligt den nya revisionslagen. Dock har undantag hittills gjorts för delårsrapporternas prognoser. De motiv som framfördes vid införandet av delårsrapporten var bl a att: Den nya budgetprocessen med delegerat finansiellt ansvar och det statsfinansiella läget ställde högre krav på uppföljning och kontroll. På grund av det förlängda budgetåret 1995/96 (18 månader) ställdes särskilda krav för att få jämförbarhet över tiden av ekonomiskt utfall. Den delårsrapport som lämnades i augusti 1996 skulle bli ett viktigt beslutsunderlag för regeringen inför den budgetproposition som lämnades den 15 september samma år. Kvalitén på den löpande redovisningen förväntades bli bättre vilket också skulle leda till bättre beslutsunderlag. Även andra åtgärder har vidtagits i syfte att öka kvaliteten i den statliga redovisningen och dess kringrutiner. Exempel är generella värderingar av myndigheternas ekonomiadministrativa rutiner (EA-värderingarna), krav på koncerninterna motpartsavstämningar, en koncerngemensam brytdag för redovisningen och en tidigarelagd tidpunkt för avlämnande av årsredovisningen. I samband med att dessa åtgärder infördes, fanns ett antagande om att förutom den ökade kvaliteten så skulle koncernkraven även leda till ett ökat intresse för de finansiella frågorna inom den statliga koncernen som helhet. 5 (18)

Syfte med projektet I samband med utvecklingsarbete av den ekonomiska styrningen i staten har det funnits anledning att ställa frågor om hur väl delårsrapporten tjänar som styrdokument i det statliga budgetarbetet. Som ett led i detta har ESV i viss utsträckning tittat på hur delårsrapporten används och om den fyller sitt syfte i budgetprocessen. Även på regeringskansliet har man sett över hur delårsrapporten används på departementen. Sammantaget ges en bild av att delårsrapporten som dokument spelar en mycket liten roll som beslutsunderlag i budgetprocessen. Syftet med detta projekt är att redogöra för hur ESV ser på arbetet med delårsrapporterna. Vi ska även ge förslag till hur regelverket kan förenklas. Regler kring arbetet med delårsrapport I arbetet med delårsrapporterna ingår, som vi ser det, två slutprodukter. Den ena är det dokument som upprättas och som benämns delårsrapport. Den andra är den information som myndigheterna rapporterar in i Statsredovisningen för halvåret. Informationen som rapporteras in ska överensstämma med det som redovisas i dokumentet. Kopplat till detta arbete finns en uppsättning med regler i bl a förordningen om myndigheters bokföring (FBF) och förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Nedan grupperar vi dem och beskrivs dessa lite utförligare: Gemensam brytdag Myndigheterna ska, enligt 10 FBF, tillämpa en gemensam brytdag den 10 juli. Syftet med en gemensam brytdag har varit att få en gemensam stängningstidpunkt för bokföringen vilket har varit nödvändigt när myndigheterna rapporterat in sina interna mellanhavanden mot andra myndigheter. Att myndigheten använder sig av samma brytdagar år efter år har även betydelse för kvaliteten i uppföljningen av statsbudgeten och i prognosarbetet. Värdering och periodisering Delårsrapporten innehåller en balans- och en resultaträkning. För att upprätta sådana måste balansposterna tas upp till korrekta värden och utgifter och inkomster periodiseras till kostnader och intäkter. Detta regleras bl a i 8 kap 1 FÅB. Den statistik 2 avseende Nationalräkenskaperna som tas fram genom de uppgifter som hämtas från Statsredovisningen varje kvartal ska också bygga på poster som är värderade och periodiserade. Idag uppfylls dessa krav vid inrapportering vid halvår och helår. En övergång till budget enligt bokföringsmässiga grunder, vilket innebär förändrade krav på periodiseringar, kommer med största sannolikhet innebära att kraven uppfylls även för de två övriga kvartalen. 2 Se vidare under rubriken Inrapportering till statsredovisningen. 6 (18)

Revision Enligt 3, Lag (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. ska granskning ske av delårsrapporter som lämnas. Undantag görs för prognoserna. Motpartsrapportering I 21 FBF finns reglerna kring motpartsrapporteringen. Som tidigare nämnts har ESV beslutat om att motpartsavstämningen vid halvåret ska tas bort från och med 2003. Avstämningen, som numer endast ska göras vid slutet av räkenskapsåret, syftar till att förbättra kvaliteten i de elimineringar som görs av transaktioner mellan myndigheter inför upprättandet av årsredovisningen för staten. Inrapportering av inomstatliga motpartstransaktioner ska emellertid ske som tidigare. Syftet med att ha kvar motpartsrapporteringen per den 30/6 är att myndigheterna ändå får möjlighet att stämma av sina mellanhavanden. De kan i systemet se vad andra myndigheter rapporterat in som mellanhavande och stämma av dessa uppgifter med den egna redovisningen. Även ESV har möjlighet att i systemet identifiera stora differenser. Om differenser föreligger finns det därmed möjlighet att i ett tidigt skede ta itu med problemen inför arbetet med årsredovisningarna och med årsredovisningen för staten. Dokumentet delårsrapport De regler som direkt kan kopplas till själva dokumentet delårsrapport är: UNDERSKRIFT OCH BESLUT Formella krav såsom underskrift av myndighetens chef samt beslut av styrelsen regleras i 8 kap 1 FÅB samt i 13 Verksförordningen. SPECIFIKATIONER Enligt 20 FBF, ska myndigheten inför årsredovisningen upprätta specifikationer för de balansposter som består av flera olika konton. Specifikationerna ska även visa vilka avstämningar som gjorts och på vilket sätt posten värderats. Det finns inget motsvarande krav när det gäller delårsrapporten. Den praxis som idag tillämpas innebär dock att myndigheterna upprättar bilagor även till halvårskiftet. DATUM FÖR AVLÄMNANDET Enligt 8 kap 1 FÅB ska myndigheterna upprätta en delårsrapport som ska lämnas till regeringen senast den 15 augusti. Användningen av dokumentet delårsrapport Uppföljning och prövning av myndighetens verksamhet Dokumentet delårsrapport är idag menat att vara anpassat efter regeringens behov för uppföljning och prövning av verksamheten vid delåret. De finansiella 7 (18)

rapporternas två viktigaste syften 3 är att tillhandahålla information för beslutsfattande och att visa hur myndighetens ledning ansvarat för de resurser som anförtrotts den. Det är regeringen som är den huvudsakliga mottagaren av rapporten. Dokumentet innehåller vare sig noter eller någon resultatredovisning vilket gör det omöjligt för en utomstående läsare att få en helhetsbild av myndighetens verksamhet. Regeringen har andra kanaler att tillgå för att få den information som behövs, bl a den informella dialogen med myndigheterna, myndigheternas årsredovisningar samt den information de får genom Statsredovisningen eller begär in specifikt från myndigheten. Från olika studier som gjorts både på ESV och på Finansdepartementet har det visat sig att själva dokumentet delårsrapporten spelar en liten roll för prövning av myndighetens verksamhet. Departementsföreträdare har uttryckt att det endast är anslagsredovisningen och myndigheternas prognoser för anslag som de uppfattar som relevant information i rapporten. De beskriver att de för närvarnade inte har något större intresse av resultat- och balansräkningarna eller prognoserna för intäkter och kostnader. Dokumentet anses även komma för sent in i budgetprocessen. Den löpande informella dialogen anges istället som ett viktigt medel för att fånga information. ESV:s prognoser avseende anslag och inkomsttitlar ESV tar fram prognoser över statens totala inkomster och utgifter och andra betalningar som påverkar statens lånebehov. Normalt ska fyra prognoser tas fram per år. Fyra gånger per år lämnar därför ett trettiotal myndigheter prognoser på anslag och inkomsttitlar till ESV. Myndigheten upprättar sina prognoser via ESV:s hemsida. För att hålla en bra kvalitet på de prognoser som ESV upprättar tas även hänsyn till de prognoser som medelstora myndigheter lämnar i sina delårsrapporter. Eftersom dessa myndigheter inte lämnar separata prognoser till ESV är prognoserna i delårsrapporterna det som finns att tillgå. Allmän kvalitetshöjning Kraven på att upprätta delårsrapport kan sägas vara en av de faktorer som bidragit till den allmänna kvalitetshöjningen när det gäller myndigheternas redovisning. Med undantag för effekterna av revisorernas granskning av dokumentet delårsrapport är kvalitetshöjningen knappast kopplad till själva dokumentet delårsrapport utan mer till de arbetsmoment som säkrar kvaliteten i siffrorna, bland annat den gemensamma brytdagen och värdering och periodisering av posterna. Att informationen håller hög kvaliteten har stor betydelse vid arbetet med årsredovisningen för staten, för framtagandet av statistik avseende Nationalräkenskaperna och även vid framtagandet av prognoser över statsbudgeten. Det gör att alla förslag till förändringar i regelverket måste beaktas med avseende på kvaliteten i informationen. 3 Föreställningsram (ESV 2002:8). Dokument som beskriver grundläggande begrepp och principer för finansiell rapportering i staten. 8 (18)

Användningen av informationen i statsredovisningen Myndigheterna rapporterar varje månad in information i Statsredovisningen som kommer från bokföringen. Vid delår och helår är informationen som rapporteras in värderade tillgångar och skulder och periodiserade utgifter och inkomster (d.v.s. kostnader och intäkter). Utfallet ska stämma överens med den information som lämnas i den delårsrapport och årsredovisning som myndigheten upprättar. Inrapportering till Statsredovisningen i samband med delårsrapporten sker senast den 22 juli samt i förekommande fall även den 16 augusti för statliga myndigheter. Datumet den 16 augusti är satt med hänsyn tagen till det datum, den 15 augusti, då delårsrapporten ska lämnas till regeringen. Information som rapporteras in i Statsredovisningen vid halvåret används till att följa upp statsbudgeten och göra prognoser på denna, till arbetet med årsredovisningen för staten och till att ta fram statistik avseende statens totala inkomster och utgifter (nationalräkenskaperna). Uppföljning av statsbudgeten Själva dokumentet delårsrapport har inte någon större betydelse för uppföljningen av statsbudgeten. Däremot används den information som myndigheterna rapporterar in i Statsredovisningen för att följa upp anslagen och inkomsttitlarna på statsbudgeten. Informationen i delårsrapporten och det som inrapporteras ska dock stämma överens. Själva brytdagen, avstämning och periodisering av posterna, motpartsavstämningen och i viss mån också revisionens effekter vid granskning av delårsrapporten gör att det som inrapporteras vid halvårsskiftet håller en avsevärt bättre kvalitet än det som rapporteras in under övriga delar under året, med undantag för rapporteringen vid räkenskapsårets slut. Årsredovisningen för staten Vid halvårsskiftet använder sig ESV av informationen i Statsredovisningen för att göra analyser som syftar till att förebygga merarbete och till att underlätta inför arbetet med att ta fram underlag till årsredovisningen för staten. Motpartrapporteringen vid halvårsskiftet höjer sannolikt kvaliteten på helårsinformationen. Kraven på motpartsavstämning vid halvårsskiftet kan emellertid inte vara kvar om inte regeringen begär en konsoliderad balans- och resultaträkning även för halvårsskiftet. Nationalräkenskaperna Nationalräkenskaperna vid Statistiska centralbyrån baserar sina beräkningar av den statliga sektorn på information från ESV. Underlaget från ESV baseras i sin tur på den information myndigheterna rapporterar in till Statsredovisningen. ESV använder den information som rapporteras in varje kvartal för att kunna upprätta det som kallas underlag till Statens finansiella sparande (UFS). Myndigheternas hela verksamhet beaktas, d v s även den verksamhet som finansieras med avgifter, bidrag etc. Informationen som används måste vara periodiserad för att motsvara de 9 (18)

krav som ställs internationellt genom Europeiska Nationalräkenskapssystemet ENS. Kraven på periodiserade kvartalsräkenskaper för den offentliga sektorn tillkom år 2000 genom Kommissionens förordning (EG) nr 264/2000 och nr 1500/2000. För Sveriges del uppfylls dessa krav i dagsläget enbart vid halvårs- och helårsrapporteringen. När det gäller de övriga två kvartalen baseras statistiken på myndigheternas utgifter och inkomster för perioderna. Förslag till förändringar Förslag Vi föreslår följande förändringar i regleverket för att bättre anpassa dessa efter de behov som finns idag. REGLER KOPPLADE TILL DOKUMENTET DELÅRSRAPPORT Kraven att alla myndigheter ska upprätta dokumentet delårsrapport föreslås tas bort. Istället bör regeringen: a) särskilt besluta om att delårsrapport ska upprättas i de fall behov föreligger, och eventuellt b) besluta om att de x största myndigheterna upprättar delårsrapport Övriga regler kring dokumentet delårsrapport föreslås finnas kvar i FÅB men ska då enbart tillämpas av de myndigheter där regeringen särskilt beslutat om att en sådan ska upprättas. Om dokumentet delårsrapport tas bort går information om bemyndiganden förlorad. Det stora flertalet av myndigheterna har dock inte någon bemyndiganderedovisning. Prognosen för bemyndiganderedovisningen används inte i ESV:s arbete med anslagsprognoserna. Om regeringen anser sig ha behov av informationen kan de begära in informationen via myndighetens regleringsbrev. Prognoserna i anslagsredovisningen används i viss utsträckning av ESV när prognoserna för statsbudgeten 4 ska tas fram. ESV tittar på delårsrapporterna hos de medelstora myndigheterna som inte har skyldighet att lämnar in separata prognoser till ESV. Om kravet på att upprätta dokumentet delårsrapport försvinner för dessa myndigheter finns möjligheten att begära in separata prognoser även för dem. 4 Se ovan under rubriken ESV:s prognoser avseende anslag och inkomsttitlar. 10 (18)

GEMENSAM BRYTDAG Kraven på en gemensam brytdag bör finnas kvar så länge kravet på motpartsrapportering kvarstår. Brytdag som sådan behöver finnas kvar. Argument för att kräva att myndigheterna använder sig av gemensam brytdag är emellertid inte så starka. Så länge motpartsrapporteringen per halvår finns kvar anser vi dock att den gemensamma brytdagen är befogad. VÄRDERING OCH PERIODISERING Krav på periodisering och värdering av tillgångar och skulder bör finnas kvar för alla myndigheter tills vidare vid delåret. Vi bör emellertid utreda: a) möjligheterna att införa lättnader för mindre myndigheter. Det bör bl a utredas vilka konsekvenser sådana lättnader skulle få för Nationalräkenskaperna. b) vilka periodiseringskrav som bör ställas på myndigheterna vid en eventuell övergång till budget enligt bokföringsmässiga grunder. Vi anser inte att det går att ta bort eller ändra kraven på periodisering och värdering av tillgångar och skulder utan att behov och konsekvenser först utreds närmare. Vid en övergång till budget enligt bokföringsmässiga principer kommer behov och förutsättningar att ändras jämfört med idag. Det är därför viktigt att man vid en översyn även tar hänsyn till vilka effekter en sådan övergång kommer att ha. En sådan översyn bör även klargöra om det går att göra vissa lättnader för små myndigheter i form av höjda beloppsvärden för periodiseringar eller eventuellt genom att låta dem undgå kraven på periodisering vid delår. Detta kan förslagsvis göras i det projekt om lättnader för småmyndigheter som pågår vid ESV och ska avrapporteras under 2003. Krav på dokumenterade underlag när det gäller periodisering och värdering av tillgångar och skulder bör tydliggöras och kopplas till arbetet med periodisering och värdering snarare än dokumentet delårsrapport. 11 (18)

MOTPARTSRAPPORTERING ESV har beslutat att ta bort motpartsavstämningen per halvår redan till 2003. Motpartsrapporteringen är kvar som tidigare. Genom att ta bort krav på motpartsavstämning har en tung arbetsbörda lyfts ifrån myndigheterna. Själva motpartsrapporteringen, d.v.s. kravet att rapportera in mellanhavanden med andra statliga myndigheter, innebär inget större merarbete. Motpartsrapportering, även utan krav på avstämning, främjar kvaliteten i myndigheternas årsredovisningar och i årsredovisningen för staten. 12 (18)

Bilaga 2 Förändringar i regelverket Regler kring upprättandet av delårsrapport finns i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag samt förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Andra regelverk som berör delårsrapporten men som inte kommer att påverkas av vårt förslag är verksförordningen (1995:1322) samt den nya Lag (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. som börjar gälla fr.o.m. 1 juli 2003 då förordning (1998:418) med instruktion för Riksrevisionsverket upphör. Nedan ger vi förslag på hur regelverket skulle kunna ändras om det generella kravet att upprätta dokumentet delårsrapport tas bort. Förslagen kan inte ses som färdigarbetad regeltext utan mer som hänvisningar var i regelverket förändringar kan komma att bli aktuella. Förordning 2000:605 om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) 1 kap. 3 FÅB Nuvarande lydelse 3 Myndigheten skall årligen upprätta och till regeringen lämna årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag. Dessa handlingar skall kortfattat ge underlag för regeringens uppföljning, prövning eller budgetering av myndighetens verksamhet. Föreslagen lydelse 3 Myndigheten skall årligen upprätta och till regeringen lämna årsredovisning och budgetunderlag. Myndigheter som regeringen särskilt beslutar om skall dessutom lämna delårsrapport. Dessa handlingar skall kortfattat ge underlag för regeringens uppföljning, prövning eller budgetering av myndighetens verksamhet. Det generella kravet på att upprätta delårsrapport bör tas bort i FÅB. Förordningstexten i 1 kap 3 bör därigenom ändras. Regeringen bör istället fatta beslut om vilka myndigheter som fortsättningsvis ska upprätta en delårsrapport. Förordning 2000:606 om myndigheters bokföring (FBF) Bokföring för flera verksamheter ESV:s föreskrifter till 7 FBF Nuvarande lydelse Huvudregeln är att myndigheten skall ha en gemensam bokföring. Om det finns särskilda skäl och är Föreslagen lydelse Huvudregeln är att myndigheten skall ha en gemensam bokföring. Om det finns särskilda skäl och är 13 (18)

förenligt med god redovisningssed får en myndighet som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet. Myndigheten skall dock konsolidera bokföringen vid delårsrapport och årsredovisning. förenligt med god redovisningssed får en myndighet som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet. Myndigheten skall dock konsolidera bokföringen vid årsredovisning och i samband med halvårsskifte. Myndigheten skall dessutom beakta de krav på ytterligare konsolidering som följer av bestämmelserna om rapportering till statsredovisningen enligt 21. Myndigheten skall dessutom beakta de krav på ytterligare konsolidering som följer av bestämmelserna om rapportering till statsredovisningen enligt 21. ESV:s föreskrifter till 10 FBF Nuvarande lydelse Brytdag Myndigheten skall tillämpa en s.k. brytdag då den löpande bokföringen för perioden skall avslutas. Brytdagen skall vara den 10 januari vid årsskifte och den 10 juli vid halvårsskifte. Föreslagen lydelse Brytdag Myndigheten skall tillämpa en s.k. brytdag då den löpande bokföringen för perioden skall avslutas. Brytdagen skall vara den 10 januari vid årsskifte och den 10 juli vid halvårsskifte. Vid halvårsskiftet ska tillämpliga delar av ESV:s föreskrifter till 4 kap och 6 kap FÅB följas. Bokföring av fakturor i samband med att den löpande bokföringen avslutas Om varor eller tjänster erhållits före räkenskapsårets utgång, men fakturor eller motsvarande handlingar vid denna tidpunkt ännu inte mottagits, skall utgifterna för leveranserna upptas på skuldsidan i balansräkningen i samband med att den löpande bokföringen avslutas såvida det inte är fråga om oväsentliga värden. I de fall fakturor erhållits senast brytdagen bokförs dessa på det gamla räkenskapsåret. Faktura mellan myndigheter, som den avsändande myndigheten tar upp i årsredovisningen bland poster för fordringar hos andra myndigheter, skall vara motparten tillhanda senast brytdagen. Kostnader för leveranser för vilka faktura inte erhållits senast brytdagen Bokföring av fakturor i samband med att den löpande bokföringen avslutas Om varor eller tjänster erhållits före räkenskapsårets utgång, men fakturor eller motsvarande handlingar vid denna tidpunkt ännu inte mottagits, skall utgifterna för leveranserna upptas på skuldsidan i balansräkningen i samband med att den löpande bokföringen avslutas såvida det inte är fråga om oväsentliga värden. I de fall fakturor erhållits senast brytdagen bokförs dessa på det gamla räkenskapsåret. Faktura mellan myndigheter, som den avsändande myndigheten tar upp i årsredovisningen bland poster för fordringar hos andra myndigheter, skall vara motparten tillhanda senast brytdagen. Kostnader för leveranser för vilka faktura inte erhållits senast brytdagen 14 (18)

skall bokföras som periodavgränsningsposter. Detta bör i första hand ske med ledning av fakturor som erhållits efter brytdagen. Om sådana saknas får bokföringen istället ske med ledning av leveranssedlar eller motsvarande. skall bokföras som periodavgränsningsposter. Detta bör i första hand ske med ledning av fakturor som erhållits efter brytdagen. Om sådana saknas får bokföringen istället ske med ledning av leveranssedlar eller motsvarande. ESV:s allmänna råd till 10 FBF Brytdag Vid brytdagen upphör den löpande bokföringen av ekonomiska händelser och normalt också bokföringen av avräkning av anslag och inkomsttitlar. För universitet och högskolor gäller dock särskilda regler för anslagsavräkningen. Efter brytdagen tillförs räkenskaperna främst bokslutstransaktioner innefattande bl.a. periodavgränsningsposter. Vissa transaktioner som avser den löpande bokföringen måste dock kunna bokföras efter brytdagen. Dit hör främst rättelser som inte kunnat åtgärdas tidigare. ESV:s allmänna råd till 10 FBF Brytdag Vid brytdagen upphör den löpande bokföringen av ekonomiska händelser och normalt också bokföringen av avräkning av anslag och inkomsttitlar. För universitet och högskolor gäller dock särskilda regler för anslagsavräkningen. Efter brytdagen tillförs räkenskaperna främst bokslutstransaktioner innefattande bl.a. periodavgränsningsposter. Vissa transaktioner som avser den löpande bokföringen måste dock kunna bokföras efter brytdagen. Dit hör främst rättelser som inte kunnat åtgärdas tidigare. Krav på periodiseringar, eller möjligtvis fördelningar av kostnader och intäkter per månad, kommer även med ett borttagande av dokumentet delårsrapport, att vara aktuellt vid halvårsrapporteringen. Informationen i det som myndigheterna rapporterar in i Statsredovisningen per halvår ska även fortsättningsvis vara kostnader och intäkter. På vilket sätt och i vilken omfattning myndigheterna i framtiden ska periodisera måste dock utredas vidare som vi tidigare nämnt. Det kan diskuteras hur ett sådant här krav ska ställas i regelverket. Troligtvis kommer föreskrifterna till 21 om inrapportering till statsredovisningen och föreskrifterna till 10 om brytdagen att beröras. ESV:s föreskrifter till 21 FBF Nuvarande lydelse 1. Allmänt Inrapporteringen till statsredovisningen skall ske med av ESV tillhandahållet system (statsredovisningssystemet). Uppgifter som lämnas genom detta skall överensstämma med myndighetens Föreslagen lydelse 1. Allmänt Inrapporteringen till statsredovisningen skall ske med av ESV tillhandahållet system (statsredovisningssystemet). Uppgifter som lämnas genom detta skall överensstämma med myndighetens 15 (18)

egen redovisning. Vid inrapporteringen skall myndigheten använda de koder och benämningar som beslutas särskilt av ESV. Ändringar av myndighets redovisningsprinciper, som kan påverka den statsfinansiella informationen enligt denna paragraf, skall omgående anmälas skriftligt till ESV. ESV kan genom särskilt meddelande ge besked om senare-läggning av viss inrapporterings-tidpunkt. / / 6. Rapportering till stats-redovisningen för halvår och helt år Preliminär inrapportering Uppgift om det preliminära helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar skall lämnas senast den 1 februari. Den särskilda dokumentationen enligt ESV:s föreskrifter till 2 kap. 3 förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:606). Uppgifter i enlighet med dokumentationen lämnas senast den 15 februari. Uppgifter enligt årsredovisningen Om den årsredovisning myndigheten lämnar till regeringen innehåller uppgifter som medför avvikelser från de uppgifter som lämnats i enlighet med den särskilda dokumentationen senast den 15 februari skall uppgifterna rättas. En sådan rättelse skall göras senast den 23 februari. Uppgifter enligt delårsrapporten Uppgifter om utfallet skall överensstämma med delårsrapporten och skall lämnas så snart som möjligt efter det att myndighetens chef undertecknat delårsrapporten, dock senast den 16 augusti. egen redovisning. Vid inrapporteringen skall myndigheten använda de koder och benämningar som beslutas särskilt av ESV. Ändringar av myndighets redovisningsprinciper, som kan påverka den statsfinansiella informationen enligt denna paragraf, skall omgående anmälas skriftligt till ESV. ESV kan genom särskilt meddelande ge besked om senare-läggning av viss inrapporterings-tidpunkt. / / 6. Rapportering till stats-redovisningen för halvår och helt år Preliminär inrapportering Uppgift om det preliminära helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar skall lämnas senast den 1 februari. Den särskilda dokumentationen enligt ESV:s föreskrifter till 2 kap. 3 förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:606). Uppgifter i enlighet med dokumentationen lämnas senast den 15 februari. Uppgifter enligt årsredovisningen Om den årsredovisning myndigheten lämnar till regeringen innehåller uppgifter som medför avvikelser från de uppgifter som lämnats i enlighet med den särskilda dokumentationen senast den 15 februari skall uppgifterna rättas. En sådan rättelse skall göras senast den 23 februari. Uppgifter enligt delårsrapporten Uppgifter om utfallet skall överensstämma med delårsrapporten och skall lämnas så snart som möjligt efter det att myndighetens chef undertecknat delårsrapporten, dock senast den 16 augusti. Utfall för halvår Utfall för första halvåret skall avse kostnader och intäkter och lämnas senast den 16 aug. Särskild information De myndigheter som ESV bestämmer särskilt skall senast den 5 september Särskild information De myndigheter som ESV bestämmer särskilt skall senast den 5 september 16 (18)

och 15 februari lämna särskilda förtydliganden och kompletteringar till delårsrapporten respektive nämnda dokumentation. Uppgifter om slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för varje anslag skall lämnas senast den 17 augusti respektive 24 februari. Övriga uppgifter som behövs för att upprätta en årsredovisning för staten skall redovisas enligt särskilt beslut från ESV. / / och 15 februari lämna särskilda förtydliganden och kompletteringar till delårsrapporten respektive nämnda dokumentation. Uppgifter om slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för varje anslag skall lämnas senast den 17 augusti respektive 24 februari. Övriga uppgifter som behövs för att upprätta en årsredovisning för staten skall redovisas enligt särskilt beslut från ESV. / / Se kommentarerna ovan under 10 FBF. 17 (18)

Bilaga 3 Referenlitteratur Fi/Bu promemoria Något om kraven på obligatoriska delårsrapporter mm 2002-10-08 av Karl Hedlund ISE promemoria Delårsrapportens framtid, 2002-05-03 av Ingemar Härneskog ESV rapportutkast, version 2, Årsredovisningar i omvärlden lika men ändå olika, 2003-01-12, av Staffan Jonsson mfl. ESV rapport Användningen av informationen i myndigheters årsredovisningar, 2003-02-xx, av Katarina Arvidson mfl Rådet för kommunal redovisning: Kommunala delårsrapporter en praxisstudie, sept 2002 av Sven E Rosén mfl EA-boken 2003 BFN:s allmänna råd BFNAR 2002:5 18 (18)

ESV 2003:20 Drottninggatan 89, Box 45316 104 30 Stockholm. Telefon: 08-690 43 00. Fax: 08-690 43 50. www.esv.se