Förslag till nya regler för stöd och bidrag

Kultur- och fritidsnämnden Förslag till nya regler för stöd och bidrag 2014-05-12 Innehåll 1. Inledning och grundkriterier 2. Verksamhetsstöd 3. Lokal- och anläggningsstöd 4. Projekt- och arrangemangsstöd 5. Årsöversikt över ansökan och utbetalningar

2 1. Inledning och grundkriterier Region Gotland ger stöd och bidrag i syfte att gynna en positiv samhällsutveckling och möjliggöra en meningsfull fritid och ett rikt kulturliv för regionens invånare. Tyngdpunkten för all stöd och bidrag har inriktning på verksamhet. Stöd som kultur- och fritidsnämnden utger är inom det ramanslag som kultur- och fritidsnämnden årligen tilldelas av regionfullmäktige. Eventuella regelförändringar på nationell nivå som påverkar föreningarna är inte normgivande för kultur- och fritidsnämndens stöd- och bidragsregler.. 1.1 Grundkriterier Region Gotlands stöd- och bidragssystem har ett inkluderande synsätt och tar sin utgångspunkt i de strategier som politiken har enats om ska utgöra grunden för regionens verksamhet inom kultur- och fritidsområdet. Tyngdpunkten för alla stöd och bidrag ligger på verksamhetsinnehållet. 1. Barn & Unga I kultur- och fritidsnämndens styrkort finns endast en prioriterad målgrupp, barn och unga. Kriteriet avser verksamhet inom kultureller fritidsområdet som bedrivs, med utsedd ledare, för eller med barn och unga i åldern 5-20 år. 2. Delaktighet/samhällsavtryck Med delaktighet/samhällsavtryck avses aktiviteter där verksamheten syftar till att bidra till en positiv samhällsutveckling som skapar delaktighet i såväl samhällsfrågor som kulturella och sociala frågor. ktiviteten kan involvera den egna föreningen och dess medlemmar men kan också vara gränsöverskridande med andra aktörer. 3. Folkhälsa Regelbunden fysisk eller kulturell aktivitet för föreningsmedlemmar som bidrar till att stärka den enskilde medlemmen. Det kan också vara särskilda ideella insatser för utåtriktade folkhälsoarbeten. ktiviteten bedrivs på ett strukturerat sätt och med en tydlig ledare och anordnare. ktiviteten har ett tydligt syfte till folkhälsa och bedrivs utan tävlingsinriktning. 4. Bildning/Lärande Föreningens egna aktiviteter såsom föreläsningar, studiebesök, kulturarv och exkursioner etc. som syftar till förkovran och inspiration (ej föreningsinterna möten). ktiviteten har ett tydligt lärande- och bildandefokus i sitt genomförande.

3 Förutom ovanstående ställs även krav på att verksamheten beaktar tillgänglighet, jämställdhet, jämlikhet, miljö, mångfald, folkhälsa, kön, etnicitet och ålder. Kultur- och fritidsförvaltningen kan ge stöd i form av: subventionerad kostnad för regionala lokaler kontant bidrag kompetens/rådgivning och andra tjänster Figur 1 Översikt stöd

4 1.2 llmänna bestämmelser 1.2.1 Giltighet Dessa bestämmelser ersätter alla tidigare regler gällande kommunala stöd och bidrag till enskilda och föreningar som inte är reglerade i särskilda avtal. 1.2.2 Övergångsregler: nya/gamla stöd- och bidragsbestämmelser I det fall det finns överenskommelser eller avtal mellan Region Gotland och förening/enskild som bygger på ett tidigare stöd- och bidragssystem, betraktas de som giltiga till dess de löpt ut eller omförhandlats. 1.2.3 Vem kan få stöd? Stöd kan sökas av ideella föreningar, distriktsorganisationer och andra organisationer som bedriver kultur- och/eller fritidsverksamhet på Gotland och är registrerade i Region Gotlands föreningsregister. Stöd ges inte till vinstdrivande bolagsformer/föreningsformer. Stöd kan i vissa fall ges till enskilda personer för barn- och ungdomsprojekt och kulturprojekt. För att vara berättigad till stöd ska föreningen/organisationen: vara demokratiskt uppbyggd i både sin föreningsorganisation och i sina mål och syften. ha medlemskap som är öppna för alla (undantag är distriktsorganisationer och stiftelser). följa antagna skriftliga stadgar. ha stadgeenligt vald styrelse och valda myndiga revisorer. ha giltigt föreningskonto och organisationsnummer. Stödberättigade föreningar registreras i Region Gotlands föreningsregister och uppdateras av föreningen själv. tt vara registrerad i föreningsregistret innebär att föreningen har ansvar för att: kontaktuppgifterna i registret stämmer. meddela kultur- och fritidsförvaltningen vid förändringar av uppgifter. kunna beskriva hur föreningen/organisationen beaktar tillgänglighet, jämställdhet, jämlikhet, miljö, mångfald, folkhälsa, kön, etnicitet och ålder, om så begärs. kunna visa upp handlingar, bokföring, lokal/anläggning och sin verksamhet för granskning om så begärs. kunna visa att årsmötet givit styrelsen ansvarsfrihet. stödsökande förening ges en inloggning till föreningsregistret där medlemsredovisning och uppdatering av föreningsuppgifterna sker.

5 1.2.4 Begrepp, definitioner och regler Tabell 1. Översikt begrepp, definitioner och regler Begrepp Definition Regler Stöd Bidrag Medlem Registrerad förening Med stöd menas kontanta bidrag, subventioner, rådgivning. Med bidrag avses kontanta medel. Medlem är den som betalat medlemsavgift till föreningen alternativt ingår i föreningens medlemsmatrikel. Förening som enligt punkt 1.2.3 är registrerad i Region Gotlands föreningsregister. Beviljat bidrag kan ändras om överenskomna villkor inte uppfylls eller om verksamheten väsentligt förändras. Föreningar med öppet medlemskap och familjemedlemskap uppskattar antalet öppna medlemskap alt. antal stödmedlemskap. Föreningen ansvarar för att uppdatera och bekräfta sina uppgifter och godkänna personuppgiftslagen (PUL) varje år. Vid registrering bifoga stadgar, årsmöteshandlingar och kontaktuppgifter till styrelsen. Sammankomst (smk) Öppen sammankomst Med sammankomst avses ett möte som är beslutat av styrelsen, är föreningens verksamhet och att deltagarna i huvudsak är föreningsmedlemmar. vser aktiviteter i föreningen, beslutade av styrelse, som är föreningens verksamhet och deltagarna är föreningens medlemmar och/eller andra ej medlemsregistrerade deltagare. Sammankomsten ska vara i minst 60 minuter, vara ledarledd, ha minst 3 och max 30 deltagare + ledare. Vara närvarorapporterad med namn och ålder. Rapportunderlagen ska sparas av föreningen i minst 5 år inför en ev. granskning. Ska pågå i minst 60 minuter, vara ledarledd, ha minst 5 deltagare + ledare, ha ett öppet deltagande där närvaron uppskattas i åldersindelning och kön. Deltagartillfällen (delt) Sammanräknat alla deltagare på alla sammankomster. Årsmöteshandlingar Verksamhetsberättelse Ekonomisk berättelse (resultatoch balansräkning) Revisionsberättelse Årsmötesprotokoll Verksamhetsplan Budget Varje sammankomst ska rapporteras med deltagare. Rapportunderlagen med namn och ålder ska sparas i 5 år för en ev. granskning. Protokoll och revisionsberättelse ska vara justerade KFF och KFN Kultur- och fritidsförvaltningen resp. kultur- och fritidsnämnden

6 2. Verksamhetsstöd Stödet är tänkt att stärka föreningars kontinuerliga verksamhet i syfte att ge förutsättningar för medborgarnas engagemang i föreningslivet. llmänt Förening som har verksamhet inom de fyra kriterierna (Barn och unga, Folkhälsa, Delaktighet/Samhällsavtryck, Bildning/Lärande) och uppfyller kraven i de allmänna bestämmelserna kan söka verksamhetsstöd. Beroende på verksamhetens art kan ansökan göras på två sätt. ntingen genom att rapportera medlemsbaserad kontinuerlig verksamhet för åldersgruppen 5-20 år (s.k. medlemsbaserat verksamhetsstöd) eller rapportera verksamhetens innehåll och dess kostnader.(s.k. kostnadsbaserat verksamhetsstöd) Båda stöden kan inte sökas för samma verksamhet. Till varje ansökan bifogas justerade årsmöteshandlingar där det bör framgå hur föreningen arbetar med tillgänglighet, jämställdhet, jämlikhet, miljö, mångfald, folkhälsa, kön, etnicitet och ålder. 2.1.1 nsökan medlemsbaserat verksamhetsstöd Medlemsbaserat stöd syftar till att stimulera verksamhet. Stödet kan ges för kostnader som föreningen har för medlemmar som rapporteras för sammankomster och deltagare (s.k. lokalt aktivitetsstöd) samt medlemmarnas eventuella resor. Sökande ges en inloggning till en hemsida där rapportering av sammankomster, deltagare, medlemmar görs för åldersgruppen 5-20 år. För föreningar anslutna till Gotlands Idrottsförbund gäller rapportering via Idrott Online och den digitala reserapporteringen. Övriga föreningar rapporterar via Interbook. nsökan sker digitalt två gånger per år, 28/2 och 30/8. Vid behov kan handläggare kontaktas för manuell ansökan. 2.1.2 nsökan kostnadsbaserat verksamhetsstöd Kostnadsbaserat verksamhetsstöd syftar till att stödja föreningens verksamhet där det inte utgår medlemsbaserat stöd. Vid ansökningstillfället redovisas kostnaderna för verksamheten som varit, planerad verksamhet och budget för kommande år. Stödet ges i enlighet med kultur- och fritidsnämndens grundkriterier (se pkt 1.1 Grundkriterier). Stor vikt läggs även vid beskrivningen av

7 tillgänglighet, jämställdhet, jämlikhet, miljö, mångfald, folkhälsa, kön, etnicitet och ålder. nsökan sker digitalt en gång per år senast den 30/4. Vid behov kan handläggare kontaktas för manuell ansökan. 2.1.3 Beslut För medlemsbaserad verksamhet handläggs ansökan inom två månader. För kostnadsbaserad verksamhet där ansökan avser innevarande år och understiger 50 tkr ges delegationsbeslut inom två månader. För kostnadsbaserad verksamhet som avser påföljande år kan kompletteringar göras under fyra månader och sedan ges ett preliminärt beslut kvartal tre. 2.1.4 Utbetalning För medlemsbaserad verksamhet sker utbetalning 30/4 och 30/10. För kostnadsbaserad verksamhet sker utbetalning för ansökan som avser innevarande år tidigast 30/5. För ansökan som avser påföljande år sker utbetalningen under januari månad året efter. 2.1.5 Redovisning Redovisning av föregående års verksamhet görs vid ansökan. Stöd till Studieförbund och SISU 2.2.1 llmänt Studieförbund och SISU med verksamhet på Gotland och som rapporterar sin verksamhet till Folkbildningsrådet respektive Utbildningsdepartementet kan söka stöd hos kultur- och fritidsförvaltningen. Studieförbunden och SISU har regelbunden kontakt med handläggare på KFF. Sökanden ska ha genomfört minst 3000 studiecirkeltimmar/lärgruppstimmar under en treårsperiod. Region Gotland ger ett tredelat stöd till studieförbunden. En del bygger på volymbaserad verksamhet, en del baseras på antalet s k unika deltagare och den tredje delen är ett sökbart projektbidrag.* *Stöd till SISU ska utredas under 2014, KFN 95, 2013-12-10 2.2.2 nsökan, beslut och utbetalning Studieförbunden och SISU skickar in en rekvisition till KFF senast den 28/2 för det volymbaserade stödet. Projektstöd söks en gång/år och utbetalas efter beslut i KFN.

8 Lokal- och anläggningsstöd Stödet är ett komplement för föreningar som inte har möjlighet att nyttja regionens lokaler. Stödet ska ses som ett stöd och inte vara en förutsättning för föreningens verksamhet. llmänt Stöd kan sökas av förening som äger sin verksamhetslokal/anläggning och som uppfyller kraven i llmänna bestämmelser samt har verksamhet inom kultur- och fritidsområdet såsom samlingslokaler, motionsstugor, idrottsanläggningar och andra verksamhetslokaler. Stöd och bidrag till organisationsdriven lokal och anläggning kan ges för kostnader kopplade till drift och upprustning/investeringar. Registrerade föreningar ges också möjlighet att hyra regionägda lokaler och anläggningar till en reducerad kostnad. Pris- och subventionsnivåer visas i kultur- och fritidsförvaltningens avgiftslista. Stödet bedöms utifrån föreningens samlade intäkter och kostnader, verksamhetens omfattning och anläggningens/lokalens öppenhet för andra. Om föreningen med lokal/anläggning även söker andra stöd från kulturoch fritidsförvaltningen ska det redogöras i ansökan om anläggningsstöd. Stöd ges inte till vinstdrivande bolagsformer. Ej heller till religiöst eller politiskt bundna lokaler. Föreningen ska äga sin lokal eller ha ett långtidskontrakt, minst 10 år. Driftstöd ges för kostnader relaterade till lokalen och dess kärnverksamhet. Löne- och lånekostnader stöds inte. Totalt kan stödet uppgå till maximalt 30 % av kostnaderna. * *Nedtrappning av tidigare driftstöd pågår under fyra år med start under 2015 alternativt det år då gällande avtal löpt ut. Driftstöd Grundkrav samlingslokaler Lokalen ska vara nyttjad för sammankomster minst 25 tillfällen som avser uthyrning till extern hyresgäst. Uthyrning till fasta hyresgäster eller turistboende är ej bidragsgrundande. Driftskostnader upparbetade av fasta hyresgäster eller turistuthyrning är inte godkända. Lokalen ska kunna öppnas i krissituation för lokalorten. Uthyrningstillfällen där alkohol förekommer är inte bidragsgrundande. Grundkrav fritids- och idrottsanläggningar Stöd utges endast till anläggning där det bedrivs barn- och ungdomsverksamhet.

9 Föreningen ska på anläggningen genomföra minst 50 aktiviteter varav minst 25 stödberättigade barn- och ungdomssammankomster per år. Stödet baseras på bland annat anläggningens nyttjandetimmar. Lokaler med huvudsaklig barn- och ungdomsverksamhet ska ha en alkoholfri policy för att vara stödberättigad. Grundförutsättning andra föreningsägda verksamhetslokaler Förening med verksamhetslokal kan söka stöd för lokalkostnader. Lokalen ska vända sig till fler än bara medlemmar och ska innehålla föreningens verksamhet som stöds i grundkriterierna och uppfyller villkoren under 2.1 llmänt. 1.1.1 nsökan nsökan sker digitalt en gång per år den 30/4. I ansökan bifogas årsmöteshandlingar där verksamhetsplan och budget finns med. nsökan baseras på beräknade kostnader för anläggningens drift. 1.1.2 Beslut Beslut om stöd upp till och med 50 000 kr fattas av kultur- och fritidsförvaltningen medan beslut om stöd överstigande 50 000 kr fattas i KFN. 1.1.3 Utbetalning Utbetalning sker i kvartal 2 och 3. Investeringsstöd Stöd kan ges till föreningsägd lokal eller anläggning där föreningen bedriver barn- och ungdomsverksamhet men även för tillgänglighetsanpassning eller miljöeffektivisering av lokalen. För att få stöd ska verksamheten göra avtryck i samhället för flera än bara medlemmarna i föreningen. Föreningar som söker investeringsstöd via Idrottslyftet, Leader eller Boverket kan ange regional medfinansiering genom beviljat investeringsstöd. 1.2.1 nsökan nsökan sker digitalt en gång per år den 30/4. I ansökan bifogas årsmöteshandlingar där verksamhetsplan och budget finns med. nsökan redogör för investeringsbehovet och nyttan av investeringen. Offerter på planerad investering samt ritningar ska bifogas. 1.2.2 Beslut Beslut tas i nämnd, oberoende ansökt beloppsstorlek, i kvartal 4. 1.2.3 Utbetalning Utbetalning sker efter inkommen redovisning av investering.

10 Projekt- och arrangemangsstöd Stödet ska stärka Gotlands kreativitet, fritidsutbud och Gotland som mötesplats. Ideella föreningar och enskilda kulturutövare kan söka stöd för ett tidsbegränsat arrangemang eller projekt. Särskilda regler finns för Filmprojekt och Tryckningsstöd s k Gotlandica. 4.1 llmänt Stöd ges till arrangemang och projekt inom kultur- och fritidsområdet som är av mindre omfattning och tydligt avgränsat i tid. Detta kan vara exempelvis idrottsarrangemang, cuper, läger, konst- eller musikprojekt och mindre teaterföreställningar mm. Stödet är ett stimulansbidrag för planerad enskild verksamhet och ges inte till redan uppkomna kostnader eller föreningens basverksamhet. Region Gotland uppmuntrar projekt och arrangemang där ledord som: utanför högsäsong, samverkan kultur och idrott, landsbygdsarrangemang, barn och ungdomar, nyskapande idéer, unik och hög kvalitet, proaktivt främjar jämställdhet, mångfald och miljömedvetenhet, internationella avtryck inom kultur eller ungdomsutbyten, kulturgärning för Gotland, finns med. Stödet går till föreningar men även till enskilda kulturutövare med projektidéer som bidrar till Gotlands mervärde. 4.1.1 Kriterier Projektet/arrangemanget ska vara öppet, tillgängligt, alkohol- och drogfritt. Stöd till projekt/arrangemang avser inte ordinarie verksamhet för föreningen eller den enskilde. Stödet är behovsprövat och en budget ska visas upp. Stödmottagaren ska i sin marknadsförning ange att Region Gotland stödjer projektet/arrangemanget. Projektet/arrangemanget ska redovisas ekonomiskt efter utförd händelse. Projektet/arrangemanget kan söka hyresbefrielse för lokal eller den mobila anläggningen. Bokningsbekräftelse bifogas då i ansökan. Föreningen anger om verksamhetsstöd- eller lokal-/anläggningsstöd har beviljats föreningen tidigare under året. Projekt och arrangemang som görs av unga för andra unga ska genomföras utanför skoltid. 4.1.2 nsökan och utbetalning nsökan görs digitalt löpande under året. I ansökan bifogas projektets budget och beskrivning av projektet/arrangemanget. nsökan ska även berätta om projektet/arrangemanget får stöd från andra. Utbetalning sker löpande i efterskott men med möjlighet till att få utbetalt en del i förskott.

11 Projekt och arrangemang som görs av unga för andra unga hanteras skyndsamt. 4.2 Filmprojektstöd Stödet ingår i kultursamverkansmodellen och har egna bidragsbestämmelser. 4.3 Tryckningsstöd Gotlandica Gotlandicastöd ges endast till tryckning av litteratur som i huvudsak handlar om Gotland eller vars innehåll har tydlig anknytning till Gotland. Bedömning av varje ansökan görs utöver kravet på Gotlandsanknytning efter kriterier som litterär och dokumentär kvalitet. Det tas även hänsyn till verkets allmänintresse och ämnesspridning. Stöd ges inte till akademiska avhandlingar eller till återutgivning av tidigare verk. nsökan görs genom ett personligt brev med beskrivning av publikationen, provsida eller litteraturförteckning samt produktionsuppgifter. nsökan kan inlämnas löpande under året till gotlandicabibliotekarien. Beslut tas två ggr/år och ansökningar behandlas som inkommit till 31/3 och 31/9. Beviljad ansökan utbetalas först då ett exemplar har inlämnats till gotlandicaavdelningen..

12 Årsöversikt ansökan och utbetalning Tabell 2. Årsöversikt Månad nsökan Datum Utbetalning Datum Januari Februari Mars pril Maj -Projekt- och arrangemangsstöd * -Studieförbund/SISU -Verksamhetsstöd Medlemsbaserad 28/2 -Investering Lokal- och anläggning -Drift Lokal- och anläggning -Verksamhetsstöd Kostnadsbaserad - Verksamhetsstöd Kostnadsbaserad - Investeringsstöd - Projekt- och arrangemangsstöd * 15/1 -Studieförbund/SISU -Verksamhetsstöd Medlemsbaserad 30/4 -Verksamhetsstöd Kostnadsbaserad (ansökan för innevarande år)** Juni Juli 15/7 ugusti -Medlemsbaserad verksamhet 30/8 September Oktober November December - Preliminärt beslut kostnadsbaserat verksamhetsstöd (utbetalning januari) - Verksamhetsstöd Kostnadsbaserad (ansökan för innevarande år)** -Medlemsbaserad verksamhet 30/10 -Verksamhetsstöd Kostnadsbaserad (ansökan för innevarande år)** -Slutligt besked kostnadsbaserat verksamhetsstöd *= Projekt- och arrangemangsansökningar och utbetalningar sker löpande under året. **= För kostnadsbaserad verksamhet där ansökan avser innevarande år kan utbetalning ske löpande efter att föreningens alla årsmöteshandlingar är kompletta/ alternativt vid samla alla föreningar som skickat in kompletta handringar vid tre datum för utbetalning. Figur 2. Årsöversikt Årsöversikt för ansökning och utbetalning År 1 År 2 Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Kvartal 1 Januari Februari Mars pril Maj Juni Juli ugusti September Oktober November December Januari Februari Verksamhetsstöd Medlemsbaserat Verksamhetsstöd Kostnadsbaserat innevarande år Verksamhetsstöd Kostnadsbaserat påföljande år U Utbetalas löpande/alternativt vid tre datum under året U U Driftstöd Lokal- och anläggning Investeringsstöd Lokal- och anläggning Projekt- och arrangemangstöd Utbetalas löpande/alternativt vid tre datum under året Löpande ansökan och utbetalning under året U