Särskilda förfaranden i anslutning till anonym bevisning ALLMÄN ANVISNING Dnr 28/31/15 29.2.2016 I kraft 1.3.2016 -tills vidare Besöksadress Postadress Telefon Telefax E-post Albertsgatan 25 A PB 333 00180 Helsingfors 00181 Helsingfors 029 562 0800 029 562 0888 vksv@oikeus.fi
29.2.2016 Dnr 28/31/16 1 Om anonym bevisning...1 2 Särskilda förfaringssätt inom åklagarväsendet för att säkerställa sekretessen...1 2.1 Registrering...1 2.2 S-diariets innehåll...2 2.3 Hantering av sekretessbelagda handlingar...2 2.4 Arkivering av sekretessbelagda handlingar...3 2.5 Krav på uppgörande av handlingar...3 2.6 Krav på överföring av handling...3 3 Förfarande i de fall då åklagaren inte lämnar in en ansökan i enlighet med 5 kap. 11 a i lagen om rättegång i brottmål...4 4 Ansvarig person på Riksåklagarämbetet...4 5 Uppföljning och utveckling av anvisningen...4
1 (4) 1 Om anonym bevisning Den ändring av 5 kap. i lagen om rättegång i brottmål som trädde i kraft 1.1.2016 (733/2015) möjliggör under vissa förutsättningar att ett vittne i ett brottmål hörs så att hans eller hennes identitet och kontaktuppgifter inte avslöjas (anonymt vittne). I och med lagändringen kan förfarandet även gälla målsägande och en person som är åtalad för samma brott (RB 17 kap. 29, 732/2015) Beslut om anonym bevisning fattas av tingsrätten på skriftig ansökan av åklagaren. Även en misstänkt eller svarande har möjlighet till förfarandet i fråga, varvid åklagaren hörs (Lag om rättegång i brottmål 5 kap. 11 b-c ). Praktiska arbetsmetoder för upprättande, behandling, förvaring och arkivering av handlingar ska inom åklagarväsendet arrangeras så att sekretessen i olika skeden av anonym bevisning säkerställs. Det anonyma vittnets identitet och kontaktuppgifter är uppgifter som omfattas av förhöjd sekretess. För att säkerställa sekretessen ska endast den (de) åklagare som har förordnats för ärendet vid åklagarämbetet samt ämbetsverkets chef vara medvetna om att förfarandet används i ett bestämt ärende. Endast åklagaren (åklagarna) får vara medveten om ett anonymt vittnes identitet får inom åklagarväsendet. I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighets-lagen) föreskrivs om grunderna för sekretess i bl.a. åklagarämbetets verksamhet. Med stöd av 11 2 mom. 7 punkten i nämnda lag har en part, hans ombud eller hans biträde inte rätt att få uppgifter om ansökningar och andra handlingar gällande anonym bevisning. Med stöd av 24 1 mom. 31 a punkten i offentlighetslagen är handlingar som hänför sig till anonym bevisning sekretessbelagda. I strafflagen föreskrivs om tjänstemans och offentligt anställd arbetstagares sekretessbrott och andra personers sekretessbrott och sekretessförseelser. 2 Särskilda förfaringssätt inom åklagarväsendet för att säkerställa sekretessen 2.1 Registrering Anonym bevisning kan bli aktuell i olika skeden av ett brottmål. Bevisningen kopplas i åklagarämbetet till ett öppet brottmål i Sakari-systemet eller till en förhandsanmälan av en förundersöknings-myndighet. Inga registreringar görs i Sakari-systemet eller i Notes-dokument om åklagarens åtgärder i anslutning till anonym bevisning förrän användningen av ett anonymt vittne har blivit offentligt under förundersökningen och/eller rättegången. Det anonyma vittnets identitet eller kontaktuppgifter får inte heller i detta fall antecknas i systemet eller handlingar.
2 (4) Åklagarens åtgärder i anslutning till anonym bevisning antecknas i ett separat sekretessbelagtdiarium som grundas för ämbetsverket om det behövs och som förs för hand (S-diarium). Ämbetsverkets chef ansvarar för att S-diariet förs och är sekretessbelagt. S-diariet ska förvaras på en låst plats så, att det inte finns en risk för att andra ska kunna ta del av uppgifterna i det. 2.2 S-diariets innehåll I S-diariet antecknas ärendenumret i Sakari-systemet, den förordnade åklagaren (åklagarna) och de sekretessbelagda åtgärder som åklagaren utfört. Sådana åtgärder är till exempel inlämnande av ansökan till tingsrätten eller att fatta ett nekande beslut i ärendet. I S-diariet antecknas inte den anonyma personens personuppgifter eller kontaktuppgifter. 2.3 Hantering av sekretessbelagda handlingar Åklagaren ska vid behandlingen av ett ärende i anslutning till anonym bevisning säkerställa att de sekretessbelagda uppgifterna och handlingarna inte kan ses av andra. Åklagaren ska förvara handlingarna utom synhåll för andra och i övrigt i ett tillbörligt låst utrymme, tills det är möjligt att förvara dem på ett sätt som beskrivs i följande kapitel. Handlingar i anslutning till anonym bevisning, vilka ska arkiveras, ska inom åklagarämbetet hanteras så, att den handlingssekretess som beskrivs i denna anvisning bevaras. Handlingar i anslutning till anonym bevisning ska arkiveras i två slutna kuvert, varav det ena placeras inuti det andra, så att det av det yttre kuvertet framgår endast åklagarens (åklagarnas) namn och S-diarienumret. Det yttre kuvertet får endast öppnas av den förordnade åklagaren eller riksåklagaren. Öppnande och förslutning av det yttre kuvertet ska dateras och kvitteras med underskrift. Inuti det yttre kuvertet finns ett annat slutet kuvert. Ovanpå detta kuvert ska ärendenumret i Sakari-systemet antecknas. Det inre kuvertet får endast öppnas av den förordnade åklagaren eller riksåklagaren. Inuti det inre kuvertet placeras sekretessbelagda handlingar och anteckningar som gäller den anonyma bevisningen samt det anonyma vittnets personuppgifter och kontaktuppgifter. Om åklagaren anser att han eller hon inte behöver känna till det anonyma vittnets identitet, kan han eller hon lämna in uppgiften som fåtts av polisen oöppnad direkt till domstolen. I detta fall bevaras det anonyma vittnets identitet inte på åklagarämbetet. Öppnande och förslutning av det inre kuvertet ska dateras och kvitteras med underskrift. Sekretessanteckningar i enlighet med offentlighetslagen ska göras och sekretesstidens slutdatum ska anges på kuverten.
3 (4) 2.4 Arkivering av sekretessbelagda handlingar 2.5 Krav på uppgörande av handlingar 2.6 Krav på överföring av handling Handlingar i anslutning till anonym bevisning arkiveras på åklagarämbetena i två slutna kuvert, varav det ena placeras inuti det andra, med sekretessanteckningar på det sätt som förutsätts i arkivstadgan. Till den del som rättegångshandlingarna arkiveras i domstolen, förvaras de inte i åklagarämbetet efter att behandlingen av ärendet och behovet av handlingarna har upphört i åklagarämbetet. Bestämmelser om offentlighet och sekretess för rättegångshandlingar som gäller anonym bevisning finns i 5 kap. 11 d i lagen om rättegång i brottmål. Den förordnade åklagaren ska se till att ansökningshandlingen och eventuella andra rättegångshandlingar som finns i arkivet förstörs i åklagarens arkiv efter att åklagarens behov av förvaring har upphört. Om åklagaren i ärendet inte längre arbetar på ämbetsverket, ska ämbetsverkets chef se till att handlingarna förstörs. Vad gäller eventuella andra handlingar som åklagaren arkiverar ska den sekretesstid som domstolen beslutat med stöd av 5 kap. 11 d 4 mom. i lagen om rättegång i brottmål iakttas och upphörandet av sekretessen i enlighet med denna ska antecknas i en eventuell arkivliggare som förvaras inom åklagarväsendet. Tidpunkten då sekretessen upphör ska framgå av sekretessanteckningen. Enligt 24 31 a och 31 i offentlighetslagen är sekretessen för en handling 50 år räknat från det att den person som handlingen gäller avled eller, om uppgift om detta inte föreligger, 100 år. Sekretessbelagda handlingar ska sparas elektroniskt så att endast åklagaren i ärendet kan öppna dem. Textbehandlingsdokument ska sparas på åklagarens personliga H-disk så att det anonyma vittnets namn eller kontaktuppgifter inte omnämns i det dokument som sparas. Personens namn och kontaktuppgifter antecknas på det färdiga dokumentet för hand eller genom att hänvisa till en separat handling. De kontakter med myndigheter, domstol eller det anonyma vittnet som anknyter till anonym bevisning ska göras så att det inte finns en risk för att uppgifter ska läcka ut. Det anonyma vittnets personuppgifter eller kontaktuppgifter eller ärendets identifikationsuppgifter får inte förmedlas elektroniskt ens via skyddade förbindelser. Åklagaren ska kontakta tingsrätten så att det ingen risk för att utomstående ska få uppgifterna föreligger. Närmare förfaringssätt för inlämning av ansökan och ordnande av behandling ska avtalas lokalt med tingsrätten.
4 (4) 3 Förfarande i de fall då åklagaren inte lämnar in en ansökan i enlighet med 5 kap. 11 a i lagen om rättegång i brottmål 4 Ansvarig person på Riksåklagarämbetet 5 Uppföljning och utveckling av anvisningen Anonym bevisning är möjligt endast under de förutsättningar som föreskrivs i lagen. Om allvarlighetskravet i ett i lagen nämnt brott uppfylls i ärendet och avgörandet av ärendet kräver prövning av åklagaren, kan åklagaren inom ramen för förundersökningssamarbetet kontakta undersökningsledaren för att avgöra ärendet. Om åklagarens avgörande är nekande, ska åklagaren anteckna resultatet och motiveringarna skriftligt samt datera och underteckna handlingen. Vid uppgörande, behandling, förvaring och arkivering av handlingen ska denna anvisning följas. Arkiveringen ska göras med tillbörliga sekretessanteckningar. Riksåklagarämbetet har en separat utsedd riksåklagare, vars ansvarsområde omfattar allmän rådgivning och stödåtgärder i anslutning till anonym bevisning. Vid behandlingen av ärendet och handlingar samt kontakter med riksåklagaren bör det även observeras att det inte får finnas en risk för att uppgifterna ska avslöjas. Detta innebär att det anonyma vittnets identitet inte får avslöjas för riksåklagaren. Det praktiska arbetet utvisar bäst hurdana följder den här anvisningen medför och hur pass ändamålsenlig den är. För att anvisningen ska kunna vidare utvecklas ber jag dem som tillämpar anvisningen att sända sin respons och sina ändringsförslag till Riksåklagarämbetets ämbetspost (vksv@oikeus.fi). Riksåklagare Matti Nissinen Statsåklagare Christer Lundström