MÖTESPROTOKOLL 4 februari 2014, 10:00-16:00 TYP AV MÖTE VID PROTOKOLLET NÄSTA MÖTE NÄRVARANDE WP-ledaremöte kombinerat med Nodsamordnarmöte Jeanette Danielsson Veckan 3-7 Mars (Doodle kommer) Nodsamordnare: Lena Thunell (LiU), Anna Beskow (UU); Göran Hallmans (UmU), Göran Larsson (GU); Peter Nilsson (LU), Mats Karlsson (Örebro), Joakim Dillner (KI), WP-ledare: Ulf Landegren (UU), Joakim Galli (UU), Loreana Norlin (KI), Mats G Hansson (UU), Mark Divers (KI), Särskilt inbjudna: Sonja Eaker (Ordförande NBR(SKL)); Jeanette Danielsson (Administratör /KI), MÖTESANTECKNINGAR UPPDATERING ANGÅENDE AKTUELL SITUATION, VÅRENS ANSÖKAN OCH PLANERADE AKTIVITETER Joakim hälsade välkomna och redogjorde för den aktuella situationen: Ordinarie föreståndare Jan-Eric Litton är sedan 1 februari 2014 generaldirektör för BBMRI på EU-nivå (BBMRI- ERIC), EUs hitintills allra största medicinska infrastruktur. Joakim är sedan flera år tillbaka förordnad som vice föreståndare med förordnande fram till 2014-12-31. Styrelseordförande Håkan Billig har blivit medlem i VRs råd för infrastruktur och har avgått av jävshänsyn. Styrelsen har bestämt att den kommer att fortsätta att fullgöra sina uppgifter och sammanträda som planerat. Man kommer att inom sig välja mötesordförande för varje möte. Process för att utse ny föreståndare har inletts. Om process för att utse ny styrelseordförande har inletts är inte känt. anslag från VR går ut den 2014-12-31. VR har på sin hemsida angivit att man undersöker nya former för finansiering av storskalig infrastruktur och att till vårens utlysning kommer endast de infrastrukturer som redan har anslag vara behöriga att söka. En uppgift har lämnats från VR om att utlysningen kanske endast blir för 1 år. Det har också sagts att beslut inte fattats och att flera alternativ övervägs. Till dess att utlysningen är publicerad (på tisdag den 11/2) behöver vi vara beredda på alla alternativ. En strategi för fortsatt ansökan har utarbetats på ett WP-ledarmöte och presenterats för styrelsen. Huvuddragen är att nuvarande arbetspaket görs om till Nationella Service Centers, för att tydligare betona att man övergår från förberedande fas till driftsfas. Detta är också i linje med
utvecklingen i EU, där BBMRI-ERIC har bildats och angivit att man kommer att verka genom sådana Service Centers och Sverige kan få en stark roll om man kommit långt med en liknande utveckling. Strategisk hänsyn måste också tas gentemot BBMRI-LPC (large prospective cohorts) som är ett stort EU-omfattande infrastrukturanslag utlyst för att stödja BBMRI-ERIC. Ett flertal svenska kohorter samt ingår i BBMRI-LPC. En viktig förändring är fortsättningen av den nationella storskaliga biobanksfaciliteten. Det ingick i -ansökan att bedriva ett nationellt projekt för etablering av en nationell, storskalig biobank, med förutsättningen att denna verksamhet skulle vara självbärande efter 5 år. Istället planeras nu ett Nationellt nätverk av samverkande Provhanteringsfaciliteter, inklusive ett Nationellt Service Center för kvalitetssäkring av dessa biobanksfaciliteter. Uppdrag att utarbeta detta har givits gemensamt till Mark Divers och Anna Beskow: De har ordnat ett nationellt möte för biobanksfaciliteter, där initiativet tagits emot mycket positivt och man kommer gemensamt vidareutveckla förslaget. Som ett resultat av detta, samt av det faktum att Styrelsen förordat att landstingen bör inkluderas i nästa ansökan, så har initiativ också tagits för en formaliserad samverkan med SKLs Nationella BiobanksRåd (NBR). Formerna för hur det ska gå till är föremål för diskussion och kommer att ytterligare diskuteras på ett möte i NBR den 12/2. Samma presentation om föreslagna National Service Centers som tidigare föredragits för styrelsen föredrogs för mötet (Bifogas). En intensiv diskussion vidtog. På flera håll i landet finns aktiviteter med erfarenhet inom de föreslagna aktiviteterna och dessa bör kunna ingå i BBMRi.se. I ett antal fall kunde mötet fatta konkreta beslut enligt följande: -Quality Assurance Service Center kan läggas in som en del i National Network of Sample Handling Facilities (Förslag från Mark Divers). - behöver ha en tydlig policy för att prioritera stöd till användare med stora, infrastrukturskapande projekt. Mer fokus på forskning än på byråkrati. (Förslag från Göran Larsson)- Vi behöver aktivt arbeta för att motverka fragmentisering och få in de bästa projekten som användare. För att främja storskalighet och excellens skulle prioritering mellan olika möjliga användare kunna utföras av Nodsamordnar/WPledarmötet. -BiologicalExpertCenter för tillgängliggörande av resurserna för användare inom både industri och akademi bör prioriteras. Det lyftes dock fram på mötet att vi inte äger hela frågan utan måste samarbeta med andra parter för att få detta att fungera i praktiken. -Utbildningsinsatser bör få en tydligare plats, t.ex. HandsOn Biobanks-konferens igen och utveckling av utbildningsresurser på internet. -Fokus på att underlätta uttag och användning av prov. -Ett existerande nationellt biobanksprojekt, benämnt Nationella HumanBiologiska Miljöprovbanken (NHMB) bör gå in under. Projektet bedriver miljöövervakning tillsammans med bl.a. naturvårdsverket och livsmedelsverket. Skulle påvisa mångsidigheten i användandet av humanbiobanker (förslag från Göran Hallmans). Tidsplan föreslogs av Joakim:: - 11 feb utlysningstext publiceras
- 28 februari. Första utkast till ansökan klart - 7 mars Budget utkast klart. -Stödbrev från rektorer. -Revideringar och modifieringar av ansökan. -Inlämning den 26/3. Diskussion och beslut: Vem skriver ansökan? Styrelsen har förut pekat på föreståndaren. I nuvarande situation faller uppgiften rimligen på biträdande föreståndaren. Joakim föreslår att ansökan utformas av en liten skrivargrupp bestående av Joakim och Anna Beskow, vilket mötet tillstyrker. Ansvariga för service center behöver skriva underlag på engelska. Vem kontaktar respektive rektor? Beslut att nodsamordnarna ansvarar för att kontakta sina respektive rektorer. Stödbrev bör efterfrågas även från landstingen, eftersom det väsentligt skulle stärka vår ansökan. Beslut: Nodsamordnare ansvarar för att tillfråga den person på landstinget som är mest lämpad att skriva ett stödbrev. Eftersom det ser olika ut i olika landsting så kan det vara t.ex. en FoU direktör eller sjukhusdirektör. Det är upp till varje nodsamordnare att identifiera lämplig person på sitt landsting. Joakim, Anna och Sonja formulerar en mall till ett brev som nodsamordnarna kan använda vid kontakt med sina landsting. I mallen bör förklars vilket stöd vi önskar från landstingen. Det är viktigt att stödbreven ger landstingen en möjlighet att visa de satsningar som man redan gör på biobanker och att man är villiga att upplåta och vidareutveckla sin infrastruktur i samarbete med. Fördelen för landstingen är bland annat att man får hjälp att fylla sitt forskningsuppdrag. Stödbrev från LIF. Gruppen föreslog att även LIF tillfrågas om stödbrev till vår ansökan. Uppdrogs åt Joakim att höra efter med LIFs representant i styrelsen. Presentationer av föreslagen verksamhet: 1. Mark Divers och Anna Beskow: National network of sample handling facilities. För att stärka servicen till forskare nationellt behövs samordnad satsning på automatisering, informatik samt kvalitet. En nationellt samordnad samverkan med landstingen kan lämpligen ske via NBR. Varje biobanksfacilitet behöver ta fram egna rutiner som stödjer nationellt samordnade insamlingar. Protokoll för insamling av nya provtyper som behövs för kommande och banbrytande forskning tas fram för alla gemensamt av mest lämpad part. Gruppen behöver också samverka med det service center som tidigare hette WP4 för att säkra att man hänger med vad som händer i forskningsfronten samt för att ta fram protokollen. I samverkan med SciLife Lab planeras samordnad satsning på high troughput, high quality, low cost DNA extraktion samt samordnad service för t ex RNA extraktion, library preparation med tillhörande biobanking. Ytterligare extraktionsservice kommer att behöva utvecklas i och med de nya krav som kommer från forskningen. Inom kvalitén vid DNA extraktion från helblod är redan idag världsledande genom det arbete som utförts via på KI Biobank. Ett projekt för systematiskt sparande av prover inom klinisk farmakologi har också initierats för att möjliggöra storskalig forskning inom farmakogenomik. T ex. för att undvika biverkningar och
optimera behandlingsval. Expert inom området (Erik Eliasson) har engagerats. Loreana Norlin: IT Services IT service center viktig nod i ERIC. Fortsätta insamla uppgift om provsamlingar till bbmriregister.se Fokus på open-source LIMS, så kallat LIMS as a service för forskare, samt gemensam mjukvara för insamling av nya kohorter, ISIS MIABIS, ISIS, och flera EU projekt fortsätter (EUDAT, RD connect, BioMedBridges) Mats Hansson: Ethicolegal Services: 1. Fortsätta skriva och sprida och ge råd kring enskilda projekt och hur man kan lägga upp större forskningsprojekt. Dra nytta av nätverk i Europasamarbete för att få kännedom om hur man lättast kan genomföra internationella forskningsprojekt. 2. Etisk analys av hur man kommunicerar riskinformation. 3. Internationellt nätverk inom etiska och legala frågor 4. Ge stöd till de lokala biobanksfaciliteterna i vilka råd som ska ges forskarna gällande etikansökan och patientinformation för att ligga i linje med nationella och internationella riktlinjer och möjligheter till forskningssamarbete. Betydelsen av samverkan med BBMRI-ERIC samt med NBR för att på ett tydligt och fokuserat sätt kunna föra fram synpunkter om viktiga förändringar i regelverket underströks. Ulf Landegren: Common technology and reagent services: Hemsidan BARC: biobanking analysis resource catalogue har nu expanderat till att omfatta flera länder, Molmeth: databas med analysprotokoll. Biological expert center: centra med forskarkompetens om hur man använder och analyserar prov som vänder sig till industri och akademi inom både Sverige och Europa. Program för säkring av kvalitet av biobanksprover genom objektiv mätning av egenskaper hos provet bedrivs i samarbete med Lunds Universitet. Nya typer av prover och analyser: fritt cirkulerande DNA, konsekutiva provsamlingar, blod sparat på papper. Stora infrastrukturskapande projekt som använder den bästa tekniken för hälsorelevanta framsteg bör kunna inkluderas i WP4, gärna med industrikoppling. AVSLUTANDE SAMMANFATTNING: Göran Hallmans: Mötet har varit positivt, men vi behöver diskutera och komma vidare i 3 angelägna organisatoriska frågor först 1) Scientific Council. behöver ett Scientific Council. Det stod i ansökan att en sådan grupp skulle stå för vetenskapliga utformning. Ansökan gäller fortfarande och vi behöver uppfylla vad som står där. Göran föreslår att detta Scientific Council kan utgöras av samma gruppering som vid bordet idag, nämligen WP-ledare, Nodsamordnare och Sonja Eaker som representant för NBR. Mötet stödjer enhälligt Görans förslag. 2) Föreståndarfrågan. Joakim meddelar att han inte tänker föra ordet eller yttra sig om detta. Göran övertar ordet och anför att det finns ett gällande beslut på en biträdande föreståndare som
gäller till 2014-12-31. De senaste veckorna har mycket hänt beträffande och den nya laguppställning och samarbetsanda som finns just nu bör ges en chans att i lugn och ro föra arbetet vidare. Ska man börja om med en rekryteringsprocess kan vad som helst hända och vi kan få börja om från början. Om nuvarande förordnande respekteras så finns gott om tid att se hur det utvecklas och vad vi ska göra sen. Mötet stödjer enhälligt Görans förslag att vice föreståndare Joakim Dillner bör tjänstgöra som föreståndare projekttiden ut enligt gällande beslut. 3) Vi bör komma överens om en arbetsordning där för viktiga frågor först bereds av dem som har sakkunskapen om vad det gäller. Hanteringen av utlysningstexten om ny förståndare till som skickats från KIs ledning till universitetens dekaner utan att varken nodsamordnare, WP-ledare eller styrelsen yttrat sig är inte bra. Föreslagen gång är att frågan först borde ha förankrats med nodsamordnare & WP-ledare (Scientific Council), sedan med styrelsen och först därefter lyfts till beslutsnivå på universiteten. Även detta förslag stöds enhälligt. Samtliga närvarande lämnade sedan en sammanfattande utvärdering. Synpunkter som noterades/ofta framfördes var: -Mötet har varit framgångsrikt, konstruktiv stämning i rummet som uppmuntrat till öppna diskussioner. -Den tydligare och förstärkta samverkan mellan universitet och landstingen som nu kan skönjas ses som en viktig framgångsfaktor. -Gruppen ser fram emot fortsatt samarbete kring kommande VR ansökan. Minnesanteckning v1 av Jeanette Danielsson, v2 reviderad av Joakim Dillner