Anvisningar för Kvalitet i särskilt boende (äldreomsorg) 2012 Bakgrund och syfte Nyckeltalen i denna undersökning är framtagna i nätverk med över 200 deltagande kommuner. Detta är fjärde året som undersökningen genomförs och samlas in på nationell nivå. Syftet med undersökningen är att ge landets kommuner möjlighet att jämföra sin verksamhet med andras samt att följa utvecklingen över tid. Målsättningen är att fånga in brukarnära objektiva kvalitetsindikatorer som kan komplettera andra kvalitetsmätningar inom äldreomsorgen som t.ex. Socialstyrelsens Äldreguide och nationella brukarundersökningar samt Socialstyrelsens och SKL:s Öppna jämförelser Nyckeltalen Äldreomsorgens uppdrag definieras i Socialtjänstlagen, som säger att socialtjänsten ska främja de äldres möjligheter att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden, och att ha en aktiv och meningsfull tillvaro. Varje nyckeltal i undersökningen har en koppling till något av dessa uppföljningsområden vilket framgår av tabell 1. De första nio nyckeltalen, kvalitetsaspekterna, hämtas under samtal med föreståndare/chefer för särskilda boenden. Nyckeltal 10-12 är mått på väntetid till särskilt boende och baseras på uppgifter från kommunens interna statistik. Detaljerad lathund för framtagning av nyckeltalen återfinns längre fram i dokumentet, på sidorna 4 och 5. I tabell 2 listas samtliga nyckeltal och definitioner i sin helhet. Hjälp för att ta fram nyckeltalen finns i filen Beräkningsstöd - Särskilt boende äldreomsorg 2012.xls. Har du inte fått beräkningsstödet, kontakta RKA. Nyckeltal 1-10 samt 12 ingår i Kommunens kvalitet i korthet (Kkik). Avgränsningar Särskilt boende enl. socialstyrelsens termbank = individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av socialtjänstlagen (eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Notera att i denna undersökning avses endast särskilt boende för äldre. Övriga avgränsningar anges vid respektive nyckeltalsinstruktion på sidorna 4 och 5. Verksamheter i enskild regi Kommunen har ansvar för finansiering och tilldelning av plats i särskilt boende efter biståndsbedömning och beslut enligt socialtjänstlagen. Det innebär även att kommunerna anger mål och kvalitet för verksamheten och sluter avtal med vårdgivare. Verksamheter i enskild regi ska därför ingå i kommunens samlade resultat för särskilt boende. 1
Förändringar från föregående år Nyckeltalen är grupperade utifrån äldreomsorgens övergripande uppdrag, leva och bo självständigt, trygga förhållanden och aktiv och meningsfull tillvaro. Två nyckeltal är borttagna på rekommendation av Användarrådet för äldreomsorgen och därefter bekräftade av RKA:s expertgrupp. 2011 års mått nr 3: Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds kvarboende i livets slutskede, är borttaget. Information finns i Kolada hämtat från palliativa registret. 2011 års mått nr 4: Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds personlig omvårdnad varje vecka, är borttaget. Måttet uppfattades som dubblering av det tidigare mått nr 5 (egen tid) som kvarstår. Nyckeltal 12: Väntetid, antal äldre som inte fått erbjudande om plats på särskilt boende inom 90 dagar efter beslutsdatum är nytt för i år. Nyckeltalet kommer inte att återkomma i framtida mätningar utan ska ses som en engångsmätning som görs i detta års undersökning. Syftet med nyckeltalet är att få en uppgift på den totala nivån aggregerat för samtliga kommuner. Publicering av uppgifter Publicera de framtagna nyckeltalsvärdena i Kommun- och landstingsdatabasen (www.kolada.se), via Publicera nyckeltal. Primär publiceringsperiod är t.o.m. 23 november 2012. Det är dock möjligt att publicera uppgifterna även efter detta datum. Tänk på att lägga in värden under rätt år. Samtliga nyckeltal för särskilt boende avser innevarande år, dvs. 2012. Lathund för publicering i Kolada hittar du längst ned i detta dokument. Publicerad data hittar du i Kommun- och landstingsdatabasen via fri sökning eller färdiga presentationer. Frågor? Kontakta oss via: E-post: inmatning@kolada.se Tfn: Johan Gjersvold (08-452 71 51) eller Marie Stoltz (08-452 72 50) 2
Tabell 1: Nyckeltal per uppföljningsområde Äldreomsorgens uppdrag definieras i Socialtjänstlagen, som säger att socialtjänsten ska främja de äldres möjligheter att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden, och att ha en aktiv och meningsfull tillvaro. Varje nyckeltal i undersökningen har en koppling till något av dessa uppföljningsområden vilket framgår i tabellen nedan. Leva och bo självständigt 1) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre använder egen nyckel till sin bostad, 4) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre serveras kvälls/nattmål, 5) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, 6) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, Trygga förhållanden 9) Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder sammanboende för maka/make, 10) Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde 11) Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, median 12) Väntetid, antal äldre som inte fått erbjudande om plats på särskilt boende inom 90 dagar efter beslutsdatum Aktiv & meningsfull tillvaro 2) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse, 3) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål dagligen, 7) Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst en organiserad och gemensam aktivitet per dag under helgen, andel (%) 8) Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst två organiserade och gemensamma aktiviteter under vardagar, 3
Nyckeltal 1-9: Kvalitetsaspekter Uppgifterna samlas med fördel in av en eller ett begränsat antal personer i kommunen. Kontakt tas med föreståndare/chef på respektive boende. Uppgiftsinsamlaren fyller i svaren från respektive boende i beräkningsstödet. Avgränsningar Ett positivt JA-svar på respektive fråga förutsätter att rutinen finns, att man jobbar systematiskt med detta och erbjuder det till alla och att det fungerar i praktiken. Om det någon enstaka gång inte går så är det ändå JA. Ett negativt NEJ-svar blir det om man inte har någon rutin/system för detta eller om det i praktiken ofta inte fungerar. Servicehusboende och korttidsboende samt biståndsbedömd bäddplats utanför det egna boendet avsedd för tillfällig vård och omsorg dygnet runt ingår inte Nyckeltalen ska beskriva förhållandena då det inte är semestertider. Gör så här 1. Använd filen för beräkningsstöd. 2. Fyll i enheternas riktiga namn i stället för enhet 1 osv. Notera antalet boendeplatser för respektive boende. 3. Mata in svaren Ja (J) eller Nej (N) i mallen under samtalet med föreståndare/chef på respektive boende. 4. När alla uppgifter är inlagda i filen så finns resultaten sammanställda i en ny tabell längst ned, i de gröna cellerna. 5. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 6. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 4
Nyckeltal 10-12: Väntetid till särskilt boende I nyckeltal 10-11 mäts medelvärde och median avseende perioden från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum under första halvåret 2012. I nyckeltal 12 mäts antalet äldre där perioden från beslutsdatum till erbjudet inflyttningsdatum överstiger 90 dagar under helåret 2012. Notera att nyckeltal 12 endast är en engångsmätning för årets undersökning och återkommer inte nästa år. *) Ansökningsdatum är det datum då ansökan om plats på särskilt boende kommer in till kommunen, oavsett om ansökan görs skriftligt eller muntligt. **) Beslutsdatum är det datum då kommunen tog beslut om att bevilja särskilt boende för den sökande (avslag ingår inte i undersökningen) ***) Erbjudet inflyttningsdatum är det datum då den äldre enligt kommunens erbjudande har möjlighet att flytta in på ett särskilt boende, dvs. får tillgång till rummet, oavsett om den äldre sedan väljer att flytta in eller inte. Avgränsningar Mätningen ska göras för samtliga utredningar avseende plats på särskilt boende som avslutades i kommunen under det första halvåret (helår för nyckeltal 12) innevarande år och avser personer som vid tidpunkten för ansökan var 65 år eller äldre. Omfattar detta underlag mindre än 4 utredningar ska av sekretesskäl inget resultat lämnas. Gör så här 1. Använd filen för beräkningsstöd. 2. Ta fram alla avslutade utredningar om särskilt boende under årets 6 första månader. Ange erbjudet inflyttningsdatum*** (se förklaring ovan) i kolumn E. 3. Notera ansökningsdatum* för dessa utredningar i kolumn B. Antal dagar från ansökan till erbjudet inflyttningsdatum beräknas nu automatiskt i kolumn E. 4. Notera beslutsdatum** i kolumn C. Antal dagar från beslut till erbjudet inflyttningsdatum beräknas nu automatiskt i kolumn F. Denna uppgift kommer att användas för en engångsmätning under 2012 (se punkt 6 nedan). 5. Medelvärde och median för perioden ansökan till erbjudet inflyttningsdatum beräknas automatiskt i de gröna cellerna. 6. Logga in på Koladas inmatningsfunktion. 7. Knappa manuellt in resultaten från de gröna cellerna i excelfilen till inmatningsfunktionen i Kolada, under Nytt värde 2012. Spara och publicera! 8. Antal beslut som dröjt mer än 90 dagar till erbjudet inflyttningsdatum mäts på helåret 2012. Fortsätt därför att fylla i tabellen enligt ovan för årets 6 sista månader när det låter sig göras (efter årsskiftet, eller fortlöpande under hösten). 9. I den ljusblå cellen beräknas automatiskt antal beslut som dröjt mer än 90 dagar till erbjudet inflyttningsdatum. Denna uppgift ska inte matas in i Kolada. Skicka istället in hela excelfilen till inmatning@kolada.se när samtliga utredningar som avslutats 2012 är ifyllda. 5
Tabell 2: Nyckeltal och definitioner för Särskilt boende (Här är nyckeltalen sorterade i samma ordning som i Koladas inmatningsfunktion) Nr Kortnamn 1 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre använder egen nyckel till sin bostad, 2 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse, 3 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds tid utifrån sina egna önskemål dagligen, 4 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre serveras kvälls/nattmål, 5 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, Definition där den äldre har en egen nyckel till sitt rum/lägenhet, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Avser endast de fall där den äldre kan klara av att använda egen nyckel. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. som erbjuder daglig utevistelse för den äldre som så önskar, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Det ska vara ett aktivt erbjudande från personalen och inkludera all form av utevistelse, ex promenader eller möjlighet att sitta på balkong. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. som dagligen erbjuder den äldre egen tid utifrån sina önskemål, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Exempel på detta kan vara en pratstund, blomskötsel, korsord, m.m. Här avses det man gör utöver personlig omvårdnad avsatt extra tid. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. där den äldre serveras kvälls/nattmål, så att den äldre inte ska vara utan mat mer än 11 timmar, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Serveringen ska ske på ett aktivt och organiserat sätt och inte då och då när den enskilde så begär detta. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. där den boende själv kan välja när man vill gå och lägga sig för nattvila, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Den redovisade procentsiffran motsvarar den andel där valfrihet finns. Innefattar veckans alla dagar. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. 6
6 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, 7 Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst en organiserad och gemensam aktivitet per dag under helgen, 8 Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst två organiserade och gemensamma aktiviteter under vardagar, 9 Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder sammanboende för maka/make, 10 Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde där den boende själv kan välja när man vill gå upp på morgonen, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Den redovisade procentsiffran motsvarar den andel där valfrihet finns. Innefattar veckans alla dagar. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. som erbjuder minst en organiserad aktivitet per dag under helgen, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Med organiserad aktivitet avses ex. högläsning, musikstund, bakning, m.m. där den enskilde i förväg har möjlighet att ta ställning till innehållet genom exempelvis ett schema. Det är inte nödvändigt att det är kommunen/äldreboendet som genomför aktiviteterna. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. som erbjuder minst två organiserade och gemensamma aktiviteter per dag under vardagar, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Med organiserad aktivitet avses ex. högläsning, musikstund, bakning, m.m. där den enskilde i förväg har möjlighet att ta ställning till innehållet genom exempelvis ett schema. Det är inte nödvändigt att det är kommunen/äldreboendet som genomför aktiviteterna. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. där maka/make erbjuds att få bo tillsammans (i samma rum/lägenhet) även om enbart en av makarna har beviljat särskilt boende, dividerat med totalt antal boendeplatser i särskilt boende inom äldreomsorg i kommunen. Avser alla boendeenheter oavsett regi (kommunal eller privat). Källa: Egen undersökning i kommunen. Medelvärde, antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum avseende särskilt boende inom äldreomsorg. Med ansökningsdatum avses det datum då ansökan om plats på särskilt boende kommer in till kommunen, oavsett om ansökan görs skriftligt eller muntligt. Med erbjudet inflyttningsdatum avses det datum då den enskilde enligt kommunens erbjudande har möjlighet att flytta in på ett särskilt boende, oavsett om den enskilde sedan väljer att flytta in eller inte. Avser samtliga utredningar avseende plats på särskilt boende som avslutades i kommunen under första halvåret, och som avsåg personer som vid tidpunkten för ansökan var 65 år eller äldre. Källa Egen undersökning i kommunen. 7
11 Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, median 12 _Obs! Tillfälligt mått 2012. Väntetid, antal äldre som inte fått erbjudande om plats på särskilt boende inom 90 dagar efter beslutsdatum Medianvärde, antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum avseende särskilt boende inom äldreomsorg. Med ansökningsdatum avses det datum då ansökan om plats på särskilt boende kommer in till kommunen, oavsett om ansökan görs skriftligt eller muntligt. Med erbjudet inflyttningsdatum avses det datum då den enskilde enligt kommunens erbjudande har möjlighet att flytta in på ett särskilt boende, oavsett om den enskilde sedan väljer att flytta in eller inte. Avser samtliga utredningar avseende plats på särskilt boende som avslutades i kommunen under första halvåret, och som avsåg personer som vid tidpunkten för ansökan var 65 år eller äldre. Källa Egen undersökning i kommunen. Antal beslut om särskilt boende för äldre under året där det dröjde mer än 90 dagar till erbjudet inflyttningsdatum. Med erbjudet inflyttningsdatum avses det datum då den enskilde enligt kommunens erbjudande har möjlighet att flytta in på ett särskilt boende, oavsett om den enskilde sedan väljer att flytta in eller inte. Avser samtliga utredningar avseende plats på särskilt boende som avslutades i kommunen under första halvåret, och som avsåg personer som vid tidpunkten för ansökan var 65 år eller äldre. Källa Egen undersökning i kommunen. 8
Så här gör du för att publicera era nyckeltalsvärden på www.kolada.se 1. Gå till www.kolada.se. Klicka på Publicera nyckeltal i den grå menyraden högst upp på sidan. 2. Klicka på Gå till Kolada inmatningsfunktion. Använd ditt användarnamn och lösenord. 3. Klicka på DI-Inmatning. Välj det webbformulär som du vill publicera nyckeltalsvärden för genom att klicka på formulärets namn. Nyckeltalen visas nu längst ned på sidan. 4. Fyll i uppgifterna för respektive nyckeltal under Nytt värde för det år uppgiften avser. Tre år visas i taget, vill du lägga in data för ett annat år än de som visas byter du årtal i rullmenyn längst upp till vänster. 5. Klicka först på Spara-knappen uppe till höger om inmatningstabellen för att spara uppgifterna internt på din inloggning. Klicka sedan på Publicera data uppe till vänster för att publicera uppgifterna i Kolada. Börja om på steg 3 eller 4 för att publicera värden för ett annat år eller formulär. Obs! Du ändrar publicerade värden genom att ange det nya värdet under Nytt värde och sedan Spara följt av Publicera data. För att helt ta bort ett publicerat värde suddar du bort siffran under Nytt värde och klickar på Spara följt av Publicera. Publicerad data hittar du i Kommun- och landstingsdatabasen på www.kolada.se via fri sökning eller färdiga presentationer under rubriken Kvalitet i verksamheten (egen inmatning). 9