Östersund 2002 06 17 Rutiner för hela schemaprocessen, inklusive preliminärt tentamensschema. (Se bilagan Begreppsförklaring och förtydliganden för definition av begrepp som skrivits i fet kursiv stil.) För att ett ramschema, vilket inkluderar ett preliminärt tentamensschema, skall finnas tillgängligt senast 9 veckor före kursstart, samt för att ett bekräftat detaljschema skall finnas tillgängligt senast 4 veckor före kursstart, måste punkt 1) 11) uppfyllas: 1) Nödvändiga och årliga Mitthögskoleövergripande beslut om terminstider, schema- /tentamensfria dagar och låsta aktiviteter måste fattas i god tid före terminssamordningsmötet (se punkt 2 nedan). Institutionerna ska före detta terminssamordningsmöte också ta ett ortsövergripande beslut om hur de önskar förlägga läsperioder (LpX; två eller flera delfartskurser parallellt i tid för samma studentgrupp) och kursperioder (KpX; en kurs i taget för samma studentgrupp). Här är det viktigt att institutioner som planerar att bedriva samläsningar över institutionsgränserna, tidsmässigt får samma periodindelningar. Lika viktigt är det att institutionerna före terminssamordningsmötet fattar beslut om - helt eller delvis - samutnyttjande av vissa tentamina på de olika orterna. 2) Ett terminssamordningsmöte ska hållas senast 15 veckor före terminsstart. Där träffas institutionsföreträdare för samtliga institutioner, företrädare för förvaltningen samt studentrepresentanter, för att samordna terminens samtliga aktiviteter. 3) Kompletta översiktsscheman skall senast 12 veckor före kursstart skickas av grundutbildningssamordnare/planeringsansvariga (eller annan institutionspersonal med denna funktion) till schemaläggningen/tentamenssamordningen, till institutionens samtliga kursansvariga lärare och till grundutbildningssamordnare/planeringsansvariga på de institutioner som samläsning planeras tillsammans med. För Lp 1/Kp1+2 och Lp 3/Kp5+6 (se punkt 9, sidan tre) gäller att översiktsschemat ska vara utvidgat med läsperiods-/kursperiodsindelning, kursordning och examinationsdagar för terminens alla läsperioder/kursperioder. 4) Personalen som sköter schemaläggning och tentamenssamordning behöver 3 veckor för att från kompletta översiktsscheman färdigställa ramscheman, vilka inkluderar preliminära tentamensscheman. De program- och kursförkortningar som används vid schemaläggningen är talande/beskrivande bokstavskombinationer som bygger på de officiella namn som används i LADOK. Under arbetet med ramschemat har tentamenssamordnaren rätt att flytta vissa tentamina om antal skrivande en viss dag verkar bli fler än vad som är praktiskt/ekonomiskt möjligt att organisera. Givetvis skall sådana förflyttningar av tentamina så långt det är möjligt förankras hos aktuell grundutbildningssamordnare/planeringsansvarig. Förslag till tentamensscheman skickas slutligen för godkännande till alla grundutbildningssamordnare/- planeringsansvariga. 1
5) Såväl institutionspersonal som studenter kan senast 9 veckor före kursstart hämta ramscheman, eller enbart preliminära tentamensscheman, för en programklass/kurs/- institution/ort via Mitthögskolans schema- och tentamenssidor, eller eventuellt via fasta länkar på institutionernas egna hemsidor. 6) Ett komplett schemaunderlag skall senast 9 veckor före kursstart skickas av kursansvarig lärare per e-post både till institutionens grundutbildningssamordnare/planeringsansvarige (eller annan institutionspersonal med denna funktion) och till schemaläggningen; det är institutionens ansvar att se till att kompletta schemaunderlag skickas i tid. Kursansvariga lärare skall själva inhämta uppgifter från institutionens grundutbildningssamordnare/planeringsansvarige om eventuellt fastlagda starttider. Annonserade starttider får ändras endast i nödfall; det är institutionens ansvar att se till att berörda studenter i så fall meddelas på lämpligt sätt. För kurser där kursansvarig lärare inte är utsedd, är det grundutbildningssamordnarens- /planeringsansvariges uppgift att skicka kompletta schemaunderlag. 7) a) Alla schemalagda kursaktiviteter skall starta kvart över hel timme konsekvent över hela dagen på alla institutioner och på samtliga orter. (Gäller ej tentamen.) b) Schemalagda kursaktiviteter kan vara av variabel längd och skall normalt sluta kl xx:00 för att möjliggöra luftbyte och byte av studentgrupp och lärare i varje sal. c) Generellt sett är starttiden 09:15 inte tillåten. d) En timmes lunch skall schemaläggas för studentgrupper som har schemalagda kursaktiviteter både för- och eftermiddag. (Se beslut om Gemensamma starttider för lektionspass, Dnr 40/0100617, för utförligare motiveringar kring dessa punkter.) 8) Scheman läggs generellt i den datumordning som schemaunderlagen kommit in till schemaläggningen, om inte annan ordning angivits på det kompletta översiktsschemat. Utgångspunkten vid schemaläggningen är att så långt det är praktiskt/ekonomiskt försvarbart - uppfylla alla önskemål som angivits på schemaunderlaget. 9) Kompletta översiktsscheman skall skickas två gånger per termin - men inget hindrar att ett komplett översiktsschema skickas in en för hel terminen på en gång. Schemaläggningen sker för en läsperiod i taget, med undantag för kurser som sträcker sig längre än en hel läsperiod, vilka schemaläggs till kursens slut. För institutioner med fyra kursperioder per termin innebär det att ett kompletta översiktsschema skall avse två kursperioder och att två kurser schemaläggs åt gången. För Ht 2002 och Vt 2003 gäller då följande deadlineveckor dessa uppdateras inför varje läsår: 2
Terminssam- Översiktsschema in Schemaunderlag in ordningsmöte Ramschema klart Detaljschema klart (15 v före terminsstart) (12 veckor före kursstart) (9 veckor före kursstart) (4 veckor före kursstart) Terminssamordningsmöte Ht 2002, senast V 15 Sem. korr Ht 2002 Lp1/Kp1+2 senast Vecka 18* Sem.korr sen. V 21 Sem.korr. sen. V 32 Ht 2002 Lp2/Kp3+4 senast Vecka 34 sen. V 37 sen. V 42 Terminssamordningsmöte Vt 2003, senast V 41 Vt 2003 Lp3/Kp5+6 senast Vecka 44* sen. V 47 sen. V 52 Vt 2003 Lp4/Lp7+8 senast Vecka 2 sen. V 5 sen. V 10 * Utvidgat översiktsschema, vilket innebär att läsperiods-/kursperiodsindelning, kursordning och önskade examinationsdagar för terminens nästkommande läsperioder/kursperioder också måste presenteras senast dessa deadlineveckor; för att möjliggöra att ett ramschema (vilket inkluderar ett preliminärt tentamensschema) ska kunna presenteras för en termin i taget. Sem.korr: Semesterkorrigering innebär att vissa deadlineveckor har tidigarelagts sex veckor för just denna läsperiod. Skälet till detta är att slutfasen av schemaprocessen för Lp1/Kp1+2 annars skulle hamna mitt under den vanligaste semestertiden (juli månad), vilket bland annat skulle innebära stora kommunikationsproblem när schemaförslagen skickas till ansvariga lärare för en slutlig bekräftelse. 10) Personalen som sköter schemaläggning/lokalbokning behöver 5 veckor för att från kompletta schemaunderlag färdigställa periodens samtliga bekräftade detaljscheman. 11) Schemaförslagen skickas för bekräftelse till kursansvariga lärare, som inhämtar synpunkter från på kursen involverade lärare/labhandledare/mfl. De slutliga förändringar som eventuellt behövs, görs sedan i dialog med schemaläggaren. Därefter offentliggörs det bekräftade detaljschemat så fort samtliga kopplingar till ännu olagda scheman kan uteslutas. 12) Bekräftade detaljscheman kan sedan senast 4 veckor före kursstart hämtas av såväl institutionspersonal som studenter via Mitthögskolans schema- och tentamenssidor, eller eventuellt via fasta länkar på institutionernas egna hemsidor. Att ett schema är bekräftat innebär dock inte att det är 100 % fastlagt; ändringar pga oförutsedda händelser kan alltid behöva göras. 13) Kompletta översiktsscheman och kompletta schemaunderlag som kommer in för sent schemaläggs sist. Detta kan innebära att studenter som direkt eller indirekt berörs inte får sitt schema senast utlovad vecka. Institutionerna ansvarar för att studenterna så fort som möjligt informeras om förseningar i schemaläggningen, allt för att minimera eventuella olägenheter. 14) För schemaändringar som sker senare än fyra veckor före kursstart, samt under pågående kurs, har institutionen ansvaret att berörda studenter meddelas på lämpligt sätt; exempelvis 3
med en hälsning via lärare på innevarande kurs, via e-post till programklassens-/kursens gruppadress, via anslag på etablerad anslagstavla (fysisk eller elektronisk). 4
Bilaga Östersund 2002 06 12 Begreppsförklaringar och förtydliganden Nödvändiga och årliga Mitthögskoleövergripande beslut - Beslut om terminstiderna måste fattas i god tid före terminssamordningsmötet. - Beslut om schema-/tentamensfria dagar och låsta aktiviteter (ex Kårens introdag för 1:or och A-kurser, Arbetsmarknadsdagen, Pedagogiska dagen, Högskoleprovet) bör tas innan institutionerna gör terminsindelningen i läs- respektive kursperioder (se nedan). - Beslut om läsperioder (LpX) skall fattas av institutioner som ger två eller flera delfartskurser parallellt i tid för samma studentgrupp; vanligast inom ingenjörsutbildningarna och fristående kurser som samläser med dessa. En läsperiod skall vara ortsövergripande och ange första möjliga lektionsdag för kurserna, samt avslutas med önskade examinationsdagar, alternativt en sammanhängande tentamensperiod. Till beslutet hör också att lägga fast omtentamensdagar/-perioder och tid för 2:a omtentamen/uppsamlingstentamen. - Beslut om kursperioder (KpX) skall fattas av institutioner som ger en (helfarts)kurs i taget för samma studentgrupp; vanligast inom övriga utbildningar och fristående kurser. En kursperiod skall vara ortsövergripande och ange första möjliga lektionsdag, samt avslutas med minst två på varandra följande examinationsdagar. Till beslutet hör också att lägga fast omtentamensdag och tid för 2:a omtentamen/uppsamlingstentamen. Terminssamordningsmötet - Terminssamordningsmötet, som om möjligt bör ske med samtliga deltagare i samma rum, kan med fördel hållas på olika orter olika terminer. Planeringen av dessa bör dock ske med mycket lång framförhållning för att minimera risken för att andra möten redan finns inplanerade för någon av deltagarna. - Vid detta möte är det nödvändigt att institutionernas företrädare har mandat att kunna göra smärre justeringar av den egna institutionens beslut om läsperioder/kursperioder, samutnyttjande av tentamen på olika orter, institutionsgemensamma/programgemensamma- /ämnesgemensamma aktiviteter mm. - Vid detta möte är det nödvändigt att förvaltningens företrädare har mandat att ta beslut om ortövergripande schemaläggnings- och tentamensplanering. - Vid detta möte är det nödvändigt att studentrepresentanterna har mandat att kunna göra smärre justeringar av kåraktiviteter, linjeföreningarnas insparksaktiviteter (maximalt tre halva lektionsdagar) mm. - Om institutionerna byter läsperiod/kursperiod olika veckodagar kan Mitthögskolans egna lokaler i högre grad utnyttjas för salstentamen och då minskar hyreskostnaderna för externa tentamenslokaler. De ekonomiska förtjänster som då kan uppnås måste givetvis vägas mot eventuellt pris i form av mer komplicerad schemaläggning, otydlighet gentemot studenter och personal mm. Komplett översiktsschema 5
- Ett komplett översiktsschema anger samtliga viktiga förutsättningar som gäller för (del)institutionens kurser nästkommande läsperiod/två kursperioderperioder. Det kompletta översiktsschemat ska vara A4-formaterat och utskriftsbart, och antingen skickas som bifogat dokument via e-post eller kunna nås via länk till en hemsida. Endera används någon av de mallar som Mitthögskolan tillhandahåller eller så tillverkar institutionen en egen mall som innehåller alla nedanstående fakta: 1) Kursnamn + kurskod 2) Programnamn (+ terminsnummer) + programkod, alternativt Kursblocksnamn (ex FEKA) + kursblockskod 3) Tydlig markering där samläsning med annat program/annan kurs eventuellt planeras. 4) Kursansvarig lärare (inklusive kontaktvägar till inhyrda lärare) 5) Totalt respektive separat studentantal (förra årets antal alt. planeringstal för ny kurs) 6) Examinationsformer + önskade datum för alla eventuella examinationsdagar (Minst två möjliga dagar ska anges för skriftlig salstentamen på kurser som ges enligt kursperiodsupplägget.) 7) Fastlagd starttid (och sal) om sådan redan bestämts. För program/kurser som har övningar/labar/datalabar gäller även: 8) Lab-/övningshandledare och max antal övn.-/lab-/datagrupper. 9) Övningssal/labsal/datasal där för kursen nödvändig utrustning/dataprogram finns. - Utöver detta bör anges om institutionen har fasta mötestider som inte bör användas vid schemaläggningen av (del)institutionens lärare. - Alla institutionsgemensamma/programgemensamma/ämnesgemensamma aktiviteter (dit hör även linjeföreningarnas insparksaktiviteter), samt vilka grupper som berörs i varje enskilt fall, ska också framgå av det kompletta översiktsschemat. När schemaläggningen har kommit igång kan det annars bli svårt att pressa in sådana aktiviteter. - I översiktsschemat ska också anges om vissa scheman, exempelvis pga inhyrda lärare mm, ska prioriteras före andra oavsett om dessa underlag kommit in sist. Ramschema - Ett ramschema innehåller information om förläggningen av terminens läsperioder/kursperioder (inklusive terminens alla eventuella tentamens- och examinationsdagar), så att studenterna kan planera eventuell fritid mellan terminens kurser, samt kring erkända helgperioder (Allhelgonahelgen, Jul & Nyår, Påsk, 1:a maj, Kristi himmelfärdshelgen och Pingst). - Ett ramschema innehåller också information om terminens gemensamma aktiviteter som planeras av Mitthögskolan, av institutionerna, av ämnen/program och/eller av studentkårerna och programföreningarna. Program- och kursförkortningar - Alla program- och kursförkortningar skall bygga på de officiella program- respektive kursnamn som används i LADOK och alla andra utbildningsdatabaser. Så långt det är möjligt skall de bestå av talande/beskrivande bokstavskombinationer (ex. FEKBfina för 6
finansiering på B-nivå inom ämnet företagsekonomi). Siffror kommer att användas för att ange nummerföljden för kurser som måste läsas i en viss ordning (ex Java1 och Java2, där den senare inte får läsas om man inte läst den först kursen om programmeringsspråket Java). Siffror kommer också att användas för att ange termin eller årskurs, samt för att skilja permanent indelade programklasser åt när de antagits samma termin (ex SOC13 för socionomklass nr 3 på socionomutbildningens första termin). Schemaläggarna, som har en total överblick över samtliga förkortningar, har beslutanderätt men institutionens önskemål skall givetvis beaktas så lång det är möjligt. På sikt ska program/kurser med samma programkod/kurskod ha samma program-/kursförkortning oavsett Mitthögskoleort. Kompletta schemaunderlag - De kompletta schemaunderlagen ska vara möjliga att skicka via e-post. Antingen används någon av de mallar som schemaläggningen tillhandahåller, eller också tillverkar kursansvarig lärare en egen mall som innehåller alla de fakta som efterfrågas på tillhandahållna underlagsmallar. Kursansvarig lärare ansvarar alltså för att alla nödvändiga uppgifter samlas in från på kursen deltagande lärare/handledare. - Ett komplett schemaunderlag skall normalt omfatta hela kursens längd, vilket vanligen sammanfaller med läsperiodens/kursperiodens längd. Det är givetvis tillåtet för kursansvariga lärare att lämna underlag för en längre tidsperiod, exempelvis för en hel termin. - Kompletta schemaunderlag som kommer in för sent schemaläggs sist, vilket innebär att sådan undervisning kanske måste förläggas till tider och lokaler som är mindre attraktiva. Bekräftat detaljschema - Ett bekräftat detaljschema är det som blir kvar när kursansvarig lärare (efter kontakt med alla på kursen deltagande lärare/handledare) godkänt/ändrat för sista gången i det schemaförslag som schemaläggaren skickat. Ett schema kan anses vara ändrat för sista gången när kommande schemaändringar begränsats till ett minimum, dvs när inga nya schemaändringar ska behöva göras utöver ändringar som måste göras på grund av oförutsedda händelser/omständigheter. Med andra ord kan ett schema aldrig anses vara 100 % fastlagt. Preliminärt tentamensschema - Ett preliminärt tentamensschema är en delmängd av ett ramschema. - Ett preliminärt tentamensschema är det som blir kvar när grundutbildningssamordnare- /planeringsansvariga godkänt de förslag till (eventuellt nya) tentamensdagar som tentamenssamordnaren skickat, dvs när inga ändringar av tentamensschemat ska behöva göras utöver ändringar som måste göras på grund av oförutsedda händelser/omständigheter. - Ett preliminärt tentamensschema innehåller dels uppgifter om definitiva tentamensdatum för ordinarie tentamen, 1:a omtentamen och 2;a omtentamen (även kallad uppsamlingstentamen) där examinationsformen bestämts redan i det kompletta översiktsschemat, och dels uppgifter om eventuella tentamens- och omtentamensdatum för kurser där exakt examinationsform bestäms långt senare. - Av ekonomiska skäl kan inte tentamenstid och sal presenteras i de preliminära tentamensschemat, men på de orter som använder sig av för- respektive eftermiddagspass bevakar tentamenssamordnaren att eftermiddagspassen sprids rättvist för tenterande grupper. Om 7
synnerliga skäl föreligger, tex distanskurser som endast är på studieorten vissa dagar/- veckor, kan vissa studentgrupper befrias helt från tentamensskrivning på för eller eftermiddagspassen. 8