RehabCentrum Innehållsförteckning 1. GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING... 2 2. ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING... 2 2.1 ÅRSANALYS ENLIGT BALANSERAT STYRKORT... 2 Strategiska mål... 3 3. PERSPEKTIV... 3 3.1 SAMHÄLLSPERSPEKTIV... 3 Verksamhet... 3 Ekonomi... 3 3.2 PATIENT/KUNDPERSPEKTIV... 5 3.3 PROCESSPERSPEKTIV... 5 3.4 LÄRANDEPERSPEKTIV... 5 4. SAMMANFATTANDE KOMMENTARER ÅRSANALYS... 5 5. INTERN KONTROLL... 6 Bokslutsprocessen, budget och prognos... 6 1 (6)
Revisionsrapport 2003 avseende RehabCentrum, Landstinget Kronoberg. 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Rehabs verksamhet 2003 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat: Kontroll av ansvar och befogenheter samt efterlevnad av god redovisningssed och interna principer Kartläggning och bedömning av väsentliga processer och rutiner såsom bokslutsprocess, inköpsprocess, utbetalningsrutin etc. Bedömning och test av systembaserade och systemorienterade kontroller såsom registervård, behörigheter etc. Bedömning av den löpande redovisningen med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter Granskning av upprättad årsanlys, årsbokslut och andra redovisningshandlingar som till exempel det balanserade styrkortet, budget och prognos Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskningen har utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation. Driftsenheten har i år inte varit föremål för något speciellt förvaltningsrevisionellt projekt. 2. Årets bokslutsgranskning I denna rapport redovisas väsentliga förändringar, synpunkter och brister. För en allmän beskrivning av RehabCentrums verksamhet hänvisas läsaren till driftsenheten årsanalys. 2.1 Årsanalys enligt Balanserat styrkort Under de två föregående årens rapportering har vi påpekat ett antal förbättringsmöjligheter vad gäller Rehabs styrning i enlighet med det balanserade styrkortet. Det finns dock fortfarande vissa förbättringsmöjligheter som vi kommenterar i avsnitt 3. 2 (6)
Strategiska mål De strategiska målen har under året bytt namn och heter nu enligt nedan: Samhällsstrategi (tidigare Ekonomistrategi) Patient/Kundstrategi (tidigare Medborgar- och kundstrategi) Processtrategi (oförändrat) Lärandestrategi (tidigare Medarbetarstrategi) Innehållet i respektive strategi har inte förändrats i någon väsentlig omfattning. 3. Perspektiv 3.1 Samhällsperspektiv Verksamhet Under året har Rehabs produktion ökat sett ur antal besök avseende kategorin övriga besök. Ett färre antal läkarbesök i öppenvården har noterats, både på rehabkliniken och smärtsektionen. I slutenvården har en omstrukturering skett genom att antalet vårdplatser skurits ner från 25 till 21. Nedskärningen är gjord till förmån för ökad dagsjukvård. Antalet vårddagar har trots det överstigit budgeterat antal. Ekonomi Resultaträkning (Mkr) Resultaträkning (Mkr) Utfall 2003 Utfall 2002 Förändring Utfall Avvikelse Budget Avvikelse Prognos Landstingsersättning 110,4 103,3 7,1 0,0-0,5 Patientavgifter 1,8 1,9-0,1 0,0 0,0 Såld vård 10,6 9,1 1,6 1,0 0,1 Bidrag läkemedelsförm 1,3 0,5 0,8 0,0 0,1 Övriga bidrag o intäkter 11,3 9,9 1,4 1,6-0,9 Intäkter 135,4 124,7 10,8 2,6-1,2 Personalkostnader -86,0-80,6 5,4-1,4-1,7 Läkemedel -1,7-0,8 0,9 0,0 0,3 Köpt vård -4,2-5,2-1,0 0,4 0,2 Material -7,8-8,0-0,3 0,1 Lämnade bidrag -2,1-2,1-0,3 Övr exkl lokal o kapital -10,7-9,8 0,9 1,0 0,2 Lokal o kapital kostn -21,3-19,7 1,7 0,6-1,0 Kostnader -133,8-126,2 7,6 1,0-2,4 Projekt 0,0 0,4 3,1 - Resultat 1,6-1,1 2,7 1,6 1,2 3 (6)
Kommentarer till ekonomiska utfallet Personalkostnaderna har trots nya vakanser och sjukskrivningar ökat med 5,4 Mkr jämfört med 2002 till följd av allmänna löneökningar. Detta är 1,4 Mkr lägre än budgeterade kostnader, vilket beror på vakanserna. Såld vård utgör en positiv budgetavvikelse med 1,0 Mkr. Det är beläggningen på Strömsborg som varit högre. Rehab har under året innehållit bidrag som skulle fördelats till externa rehabiliterande och habiliterande verksamheter. Rehab har innehållit bidrag på 1,5 Mkr till följd av budgetmässiga skäl för att uppnå sparkraven. Detta torde inte vara i strid med hur bidragsuppdraget är formulerat. I föregående års rapport omnämndes ett strukturellt underskott om 3,5 Mkr. Ett strukturellt underskott kan sägas vara att kostnaderna vid full bemanning överstiger befintliga intäkter. Under 2003 har Rehab vidtagit ett antal åtgärder för att komma tillrätta med det strukturella underskottet. Bland annat har tjänster medvetet vakanshållits och tillsättning av tjänster har endast skett efter särskild prövning. Sett ur ett budgetperspektiv har Rehab ändrat sin syn från att vara Vad vill vi uppnå? till att vara Vad tror vi kunna uppnå?. Det är ur styrningssynpunkt ett bättre sätt att se på budgeten som institut. Budgetförfarande Vi har noterat att Rehab genomfört ett större antal anskaffningar av inventarier, främst möbler, i sista perioden under 2003. Anskaffningarna har genomförts trots att budget inte funnits för detta. Det kan finnas argument för att genomföra denna typ av investeringar när verksamheten på totalnivå redovisar en positiv budgetavvikelse, att driftsenheten lyckats spara under 2003 för att sedan kunna ta beslut om att investera. En förklaring från driftsenheten är att man tidigarelagt investeringsbehov som man vet finns i verksamheten. Vi anser att om det finns investeringsbehov borde det återspeglas i presenterad budget från början. Prognosavvikelse I augusti prognosticerades en positiv budgetavvikelse på 1,0 Mkr, vilket ligger i linje med utfallet. Balansräkningen Anläggningstillgångar bestående av maskiner och inventarier uppgår till 14,3 Mkr. I beloppet ingår tekniska hjälpmedel med 9,8 Mkr. För att underlätta hanteringen av tekniska hjälpmedel har Rehab ett stödsystem, det så kallade SESAM. Under 2003 har Rehab investerat pengar i systemet. Investering i systemet avser uppgradering och integrering med huvudbokföringen. I bokslutet finns resterande del av investerade medel reserverat med 0,1 Mkr. Integreringen med huvudboken är utbyggd från och med 1 januari 2004. Vi anser att kostnaderna för uppgraderingen kunde ha aktiverats i balansräkningen. 4 (6)
I samband med uppgraderingen av SESAM vill vi peka på vikten av att avstämning sker med IT-avdelningen centralt för att nå bästa möjliga resultat. Vidare anser vi att bokslutsspecifikationen avseende maskiner och inventarier kan förbättras och förtydligas i form av bruttoredovisning av inköp, försäljningar och utrangeringar. Kundfordringar uppgående till 2,6 Mkr innehåller fortfarande en del gamla fordringar på privatpersoner som borde reserveras för. De uppgår dock inte till materiella belopp. 3.2 Patient/Kundperspektiv Rehabs framgångsfaktorer består av åstadkommande av hög tillgänglighet, bemötande och kvalitet i insatserna. Utfallet av genomförda patientenkäter för 2003 visar högre måluppfyllelse än tidigare år. Kundperspektivet är det gemensamma avtrycket för hur RehabCentrum har lyckats. Till följd av det borde beskrivningen i årsanalysen kunna utvecklas mer framförallt med verbal beskrivning av hur patientenkäterna genomförts. 3.3 Processperspektiv Rehab har fastställt ett antal framgångsfaktorer som ska beskriva hur driftsenheten ska kunna utvecklas på bästa sätt. För flera av dessa framgångsfaktorer finns inga styr- eller måltal framtagna. För att god effektivitet ska kunna åstadkommas är personalrelaterade styr- och måltal viktiga. Rehab har låg sjukfrånvaro och få vakanser som viktiga framgångsfaktorer. I årsanalysen skrivs att bemanningssituationen i stort är god med låg personalomsättning. Det anges vidare att det är viktigt att bemanna de vakanser som finns. Mycket kraft har lagts på att rekrytera personal. Vi anser att processperspektivet kan utökas med en framgångsfaktor som avser rekrytering. Vi har noterat en osäkerhet i processtänkandet. Det finns en låg kunskap om vilka processer som finns i organisationen. För Rehabs del är det en pedagogisk utmaning eftersom organisationen kan liknas vid ett konglomerat. 3.4 Lärandeperspektiv Rehab arbetar med en fastställd utbildningsplan som är utarbetad efter en behovsinventering. Vidare har driftsenheten definierat en framgångsfaktor som avser processtöd. Det innebär att Rehab siktar på att få VIS/Cambio implementerat på samtliga enheter. Under året har Vuxenhabiliteringen infört VIS. Vi anser att denna framgångsfaktor avseende processtödet är ett bra exempel och som skulle kunna tjäna som sådant för andra driftsenheter. Enligt uppgift har kontaktregistreringen medfört ökad tidsåtgång motsvarande 1,25 årsarbetare. Denna ökning av tidsåtgång torde vara tillfällig. 4. Sammanfattande kommentarer årsanalys Vi konstaterar att RehabCentrum följer den uppställning som kommunicerats med landstingsledningen. 5 (6)
Det sker ett arbete med att förbättra de styrtal som används och vi kan se vissa förbättringar. Det förefaller vara viktigt för Rehab att intresset för det balanserade styrkortet ökar. Viktiga framgångsfaktorer för Rehab är personalrelaterade. Det är tillgänglighet, sjukfrånvaro och vakanser som är ledstjärnor för verksamheten. Alla dessa är självklara och viktiga delar i vårdprocessen. Vi anser att Rehab beskriver detta väl i årsanalysen. Den ekonomiska informationen i årsanalysen är väl beskriven. Vi har ovan under punkt 3 framfört synpunkter på användandet av budgeten avseende investeringar. 5. Intern kontroll Genomförd granskning av den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg redovisas i en separat rapport. Vi har valt att bifoga denna rapport som en bilaga till respektive driftsenhets bokslutsrapportering. I bilagan återfinns iakttagelser och rekommendationer för att förbättra den interna kontrollen. För RehabCentrum har följande brister konstaterats; Lönerutin bristande attestförfarande Redovisning av leverantörsfakturor ej tillfredsställande kontroll i hantering av leverantörsfakturor och utanordningar Löpande redovisning o Vissa brister i kontering o Avsaknad av register för stöldbegärlig egendom Bokslutsprocessen, budget och prognos Vår bedömning av bokslutsarbetet är att det har utförts på ett tillfredsställande sätt. Tidsplanen har följts och dokumentationen har överlämnats för revision i tid. Landstingsstyrelsens direktiv och god redovisningssed har i allt väsentligt följts. Vid vår granskning har inget indikerat att gällande anvisningar frångåtts. Goda avstämningsrutiner finns. Årsbokslutet är väl dokumenterat och strukturerat. Personalen har god kompetens att klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. Budget och prognos diskuteras ovan. Växjö 2004-04-27 Rickard Löf Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg Bilaga: Intern kontroll år 2003 6 (6)