1 (8) Plats och tid: Kommunkontorets sammanträdesrum, kl 14.20-16.20 Beslutande: Övriga närvarande: Utses att justera: Justeringens tid och plats: Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande: Anders Jonsson (c), ordförande Christer Holm (s) Börje Nilsson (kd) Jörgen Wigertsson (v) Jörgen Forslund (fp) Bengt Åberg (s) Sixten Öhlund (fp) Inger Sellgren, vd Kenneth Nygren, ekonom Arne Nilsson, fastigh.ingenjör, 275. Christer Holm (s) Kommunkontoret, 2007-12-28, kl 11.00 Kenneth Nygren Anders Jonsson (c) Christer Holm (s) Paragrafer 273 279 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ NordmalingsHus AB : Datum för anslags uppsättande: 2007-12-28 Datum för anslags nedtagande: 2008-01-28 Förvaringsplats för protokollet Underskrift: Kommunkansliet, Nordmaling Kenneth Nygren
2 (8) 273 Justering Protokollet justeras den 28 december 2007, kl 11.00 på kommunkontoret. Styrelsens beslut Christer Holm utses att jämte ordförande justera dagens protokoll.
3 (8) 274 Information Information lämnas i följande ärenden: Ekonomirapport: Prel. rapport per sista nov-07. 1 835 243 kr efter skatt. Befolkningsutvecklingen Minskat under året med 55 personer per 5 december, 2007. Outhyrda lgh Nordmaling 1 st Rundvik 3 st Byarna 5 st Inträffade händelser/vidtagna åtgärder Flyktingmottagningskontoret så gott som klart, slutstädning v.51. / Hyreskontraktsförslag på 2 år framläggs. Byte avloppsstam Strandholmen klart. Försäkringsskadan Drakenhusets soprum reglerat. Vattenskadan i badrum och kök Drakenhuset D, rep. påbörjat av PEAB. En aktieindexobligation har inlösts, de placerade pengarna har gått till amortering av lån.
4 (8) 275 Underhållsplan/händelser fastigheter. Arne Nilsson informerade: Om gjorda underhåll/reparationer på fastigheterna. Framtagandet av underhållsplanen. Status på våra träfasader och ommålningsfrekvensen med dagens färger. Upphandlingen av måleritjänster information och diskussion. Styrelsens beslut. Upphandling målning av trähus i Norrfors, Håknäs, Lögdeå, Gräsmyr, Hörnsjö och Nordmaling. Annonsering i VK, VF och upphandlingsbyråns annonsportal i Umeå, objekt per objekt. Anbuden måleriet inkomna och öppnade före mötet den 1 feb-08. Underhållsplanen fastigheter bifogas kallelsen nästa styrelsemöte.
5 (8) 276 Arvoden och förlorad arbetsinkomst styrelsemedlemmar. I dagsläget har ordförande och vice ordförande förutom styrelsearvode inget årsarvode för sina uppdrag. Förslag framlades att ordförandes årsarvode blir 38 % av ett prisbasbelopp (prisbasbeloppet -07 är 40 300 kr) och vice ordförandes årsarvode blir 11 % av ett prisbasbelopp. Allt enligt Nordmalings kommuns arvodesreglemente fastställt av kommunfullmäktige den 20 november 2006, 5 Årsarvoden. Förlorad arbetsinkomst som ej inrapporteras till lönekontoret inom tre månader förfaller. Några styrelsemedlemmar visste inte om tremånadersregeln och därmed mist sina ersättningar. Styrelsens beslut. Ordförandes årsarvode 38 % av prisbasbeloppet. Vice ordförandes årsarvode 11 % av prisbasbeloppet. Förlorad arbetsinkomst för de styrelsemedlemmar som drabbats av tremånadersregeln får sin ersättning utbetald för denna gång.
6 (8) 277 Ramavtal fastighetsunderhåll. Tap./Målerijobb utförs på löpande med Sandå måleri i dagsläget. För att bli mer kostnadseffektiv bör vi få fasta priser från Sandå som vi har från andra tjänsteleverantörer inom samma bransch. Styrelsens beslut Fastigh.ingenjören kontaktar Sandå måleri som tar fram en fast prislista på tap./målerijobb. Presenteras/bifogas kallelse nästa styrelsemöte 1 feb-08.
7 (8) 278 Rapport mötet med kommunchefen, kommunalrådet och tekniska. Sammankallade för mötet var kommunchefen/kommunalrådet som sett att samarbetet mellan Nordmalingshus och tek. avdelningen ej fungerar. Parterna står oense och båda leden klagar på den andra partnern, detta såg ledningen och sammankallade ett inledande möte för att lösa problematiken. Problem/åsikter i korthet: Bolaget./Tek.avd. Missbelåtenhet mellan bolaget och tekniska på kvalitén på utförda jobb, för mycket tjänsteköp. / Tek levererar tjänster inom den tid som är offererad enligt avtalet och utöver det kan man köpa tjänster för att klara sitt åtagande. Man menar att köpta timmar är för lite tilltagna därför måste man köpa tjänster. Ingen körjournal förs som verifierar körda mil som ska faktureras enligt avtalet (där körjournalkravet är med) till bolaget. / Tek. kommer att uppskatta körda mil. Bolaget vill att man får en dagbok på utförda jobb som tek. levererar, så vi ser vad vi betalar för något. I dagsläget har vi ingen kontroll på vad som utförs och om de ökade tjänsteköpen är berättigade eller ej. / Tek anser att man ej behöver föra dagbok eftersom det kravet ej finns med i avtalet. Upphandlingen fastighetsunderhåll där parterna är oense om hur den ska tolkas. Kostnadseffektivt fastighetsunderhåll är bolaget ambition. Vi har haft flera projekt som blivit alldeles för dyra. Vi ser att kostnadsutvecklingen rusar iväg och våra kommande hyreshöjningar blir små, det vi måste bli mera bra på är bli kostnadseffektiva. Ledningens krav på parterna: VD och Sune Höglander, Tek.chef bokar tid för ett första möte parterna emellan. Arne Nilsson och Kenneth Nygren träffas för gränsdragning arbetsledning och kommunikationsproblem.
8 (8) 279 Nästa Styrelsemöte. Tidpunkt för nästa styrelsesammanträde. Styrelsens beslut Fredag 1 februari 2008, kl 14.00