Verksamhetskunskap Verksamhetsanalysen ska ge kunskap om verksamhet där processerna bedrivs och systemen finns Del 1 Suzana R, omarb från Snis 1
Verksamhetsanalysen ska ge svar på: Kunskap om Arbetssituationen med rutiner och processer Kunskapen om användarna, aktörerna Kunskapen om externa samband, relationer och villkor Kunskapen om de tekniska förutsättningarna, befintliga system Suzana R, omarb från Snis 2
Organisationsteori och verksamhetskunskap Att försöka förstå hur organisationer fungerar Att försöka få kunskap om verksamheter Att komma på bättre sätt att organisera verksamheter Att mål lättare nås om individer samarbetar, än om de arbetar enskilt Verksamhet - System Suzana R, omarb från Snis 3
Värde Helhetsperspektiv på en organisation organisationen Effekt aktivitetssystem Användning Beslut informationssystem IT-system Data Information Händelser Transaktioner Operationer Värde extern aktör IT-system Suzana R, omarb från Snis 4
Delperspektiv: Organisation Organisationen: ett socialt system för planering, organisering och ledning av en eller flera verksamheter består av ett antal beroenden till mänskliga aktivitetssystem Suzana R, omarb från Snis 5
Delperspektiv: aktivitetssystem organisationen aktivitetssystem: ett social (soft) system bestående av en logisk samling processer, aktiviteter och uppgifter som utförs av individer och arbetsgrupper för att uppnå ett gemensamt mål (organisatoriskt mål) Suzana R, omarb från Snis 6
Delperspektiv: informationssystem organisationen aktivitetssystem Informationssystem: aktivitetssystemet baseras på ett sammankopplat informationssystem, som är ett kommunikationssystem mellan människor IS hanterar insamling, bearbetning, spridning och användning av information Suzana R, omarb från Snis 7
Organisation: där verksamhet bedrivs Verksamhet a r fo r oss helt enkelt na got som go rs, na got som utfo rs och som har ett visst a ndama l. Verksamheten har ett syfte, ett a ndama l och da rmed producerar ett resultat (Produkt eller Tjänst) Verksamhet Företag Organisation Processer och funktioner Arbetsuppgifter Människor Resurser Da r organiserat, repetitivt och ma lstyrt arbete bedrivs Suzana R, omarb från Snis 8
Verksamhetskunskap OCH Systemkunskap Informationssystem problem Verksamhets- Systemutveckling - Design! Verksamhetsproblem utveckling Utveckling av helheten informationssystem och verksamhet i samklang! Suzana R, omarb från Snis 9
Verksamhetsprocess En väl definierad mängd aktiviteter som händer i en viss logisk ordning (i sekvens, parallellt, hierarkiskt/överordnatunderordnat), iteration etc) Illustreras som Input > Process > Output Kräver någon slags indata Bearbetar data och aktivitet utförs Förmedlar någon slags utdata Har en start- och slutpunkt Exempel i privat verksamhet: Produktionsplanering Orderhantering Fakturahantering Lagerhantering Suzana R, omarb från Snis 10
Aktivitet En aktivitet är en särskild uppgift som normalt är sammankopplad med andra aktiviteter och som kan ingå i en process. Ex: Bekräfta att en order tagits emot Flytta halvfärdiga produkter mellan maskiner i tillverkningen Ankomstregistrera en faktura Svara på ett telefonsamtal från en kund Affärshändelser Utförs i någon slags logisk ordning Suzana R, omarb från Snis 11
Transaktioner i ett OLF-system Köpare Order Leveransbesked Varor Säljare Faktura Betalning Suzana R, omarb från Snis 12
Informationssystemets funktion i processerna Suzana R, omarb från Snis 13
Verksamhetsbeskrivning Flödesmodell- exempel Suzana R, omarb från Snis 14
Verksamhetsbeskrivning Flödesmodell - exempel Suzana R, omarb från Snis 15
Verksamhetsbeskrivning Rik Bild- exempel Automatisk Bearbetning PLC-styrd Verktygsbyte mellan moment 1 & 2 Maskin moment 1, 2 Maskin moment 3 Monterings avdelning moment 4 Kund Privat Order Kund Företag Order bekräftelse Faktura Order mottagare SYSTEM Order nr Order Tidsberäkn. bekräftelse Följesedel nr Utskrift följesedel Kundnr. Rapporter Order typ A åtgärd Order typ B Service avdelning Order nr + produkt Följesedel Följesedel Leverans avdelning Paket till kund med följesedel Chef Rapporter Faktureringssystem Suzana R, omarb från Snis 16
Övning 1: Tankeverksamhet Fundera pa vad verksamheten tandla karbeso k a r Vilka processer? Vilka aktiviteter? Vilken information? Fundera pa vad verksamheten va rda kunden a r Vilka processer? Vilka aktiviteter? Vilken information? När fungerar en verksamhetsprocess bra? När fungerar en verksamhetsprocess dåligt? Suzana R, omarb från Snis 17
Övning 2: processkarta Rita en processkarta över följande: En inköpsavdelning får förslag till inköp när en produkt i lagret håller på att ta slut. Inköparen gör en beställning på produkten och det skickas dels en transaktion till ekonomi om att en beställning har gjorts och dels skapas ett underlag för ekonomi att matcha leverantörsfakturan emot när den så småningom anländer till företaget. När fungerar denna process bra? När fungerar denna process dåligt? Vilka komplikationer kan uppstå? Suzana R, omarb från Snis 18
19
Att arbeta med verksamhetsprocesser Del 2 20
Process -linjen Produkt -linjen Systemutveckling och verksamhetsanalys systemutveckling systemering Analys!! Design Realisering Implementering Förändringsanalys Verksamhetsanalys Förvaltning & Drift Avveckling Valda utvecklingsåtgärder Kravspec. Realiserbart IS Färdigt IS Infört IS Värdering & Uppföljning Projektspec Suzana R, omarb från Snis 21
Olika faser för verksamhetsanalys Verksamhet nutid Modell av verksamhet Nutid: översiktsnivå detaljnivå Framtid: översiktsnivå detaljnivå Kravspecifikation på ett framtida system för denna verksamhet Modell av system Införande i verksamhet - framtid Suzana R, omarb från Snis 22
Analysen generella utgångspunkter Iterativ och inkrementell ansats Användarmedverkan ta reda på saker gissa INTE! Förändring (förbättring, utveckling) som utgångspunkt och process Ta hjälp av dina hjälpmedel, dina förmågor, dina verktyg Processmodelleringens roll för koordination och reflektion Suzana R, omarb från Snis 23
Hur? Hur får man kunskap om verksamheten? Hur ska man arbeta med verksamhetsanalysen? Hur ska man arbeta med processmodellering? Suzana R, omarb från Snis 24
Problemet är problemet? Utgångspunkten för arbetet med att analysera och utveckla en verksamhet är de problem och dilemman man stöter på i vardagen när man försöker förverkliga det gemensamma uppdraget: Ex. ineffektiv beställningsprocess, felaktiga leveranser, missförstånd i kommunikation mellan säljare och den interna produktionsplaneringen etc.. Man vill få en klar bild över problemet Man vill åtgärda problemen Effektivisera sina verksamhetsprocesser Suzana R, omarb från Snis 25
Ett problem kan vara något som är bekymmersamt och behöver åtgärdas något som redan fungerar bra och som man vill fördjupa sin förståelse av för att vidareutveckla en fråga man ännu inte har något svar på En känsla av att det inte fungerar så bra som det borde/kunde Suzana R, omarb från Snis 26
Skaffa verksamhetskunskap Hjälpmedel: metoder verktyg beskrivningsteknik Intervjuer och diskussioner Metoder för att samla in underlag Fältarbete, besök, samtal, observationer, intervju, enkät etc. Bilder och processkartor Metoder som hjälper oss att kategorisera, se mönster och värdera flöden: Processkartor Processmodeller Suzana R, omarb från Snis 27
Beskrivningsteknik Ett dokumentationssätt med regler om hur beskrivningar ska ritas Syntax av symboler, text, layout, meta-information etc Standardiserar arbetets dokumentation Skapar översiktlighet och enhetlighet t ex storyboards, scenarios, rika bilder, användningsfall Suzana R, omarb från Snis 28
Process Carlsson, Ann Britt, Tommy Carlsson, and Götalandsregionen Västra. "Processutveckling Inspiration Och Metod : Kompendium." 29
Process-sammanhang Carlsson, Ann Britt, Tommy Carlsson, and Götalandsregionen Västra. "Processutveckling Inspiration Och Metod : Kompendium." 30
Processkartor Carlsson, Ann Britt, Tommy Carlsson, and Götalandsregionen Västra. "Processutveckling Inspiration Och Metod : Kompendium." 31
32
Verksamhetsprocesser i offentliga verksamheter Del 3 33
Offentlig verksamhet Verksamheter som utövar någon form av myndighetsutövning Man fattar beslut om saker som rör samhället och människan Tre områden inom offentlig sektor: Staten Sjukvården Kommunerna Cc Flensburg P 34
Struktur Administrativ verksamhet Normstyrd Rationellt utformad organisations- och arbetsstruktur Information dynamik smidighet kreativitet Service och lättillgänglighet Offentlighetsprincipen (1766) - upplysningsskyldighet Cc Flensburg P 35
Skillnad mellan offentligt och privat Regler i privat verksamhet Transaktionerna väl specificerade och följer vissa regler Bokföringslagen Konsumentlagen Skatt god affa rssed Tre typer av regler i offentlig verksamhet Sådana som gäller för den specifika verksamheten Sådana som gäller generellt för den speciella typen av verksamhet Sådana som gäller för all förvaltning Cc Flensburg P 36
Kund inom offentlig verksamhet Kund = medborgare, förtag, boende, elev, etc. Kundorientering Lagar och förordningar Offentliga kundbehov, kundnyttor, kundva rden Suzana R, omarb från Snis 37
Exempel på service Publika nyttigheter Infrastruktur, gator, avlopp Planer Individuell service Barnomsorg Äldreomsorg Myndighetsutövning Socialbidrag Miljökontroll Tillståndsärenden Cc Flensburg P 38
Processkartor och modeller ett verktyg i verksamhetsanalysen! Möjliggör en holistisk syn på informationsflöden och aktivitetsflöden Vi studerar informationskoordination: Information i rätt tid Information på rätt plats Vi analyserar informationskvalitén: Informationsinnehåll Informationsstruktur Suzana R, omarb från Snis 39
e-tjänster Tjänst Nyttjat Hört talas om Hiss Diss Skatteverket Ja Skönt att göra allt hemma, anpassat för olika målgrupper, bra kontaktbarhet Polisen Ja Datainspektionen Ja Skyddar din integritet E-legitimation Ja Säkert att använda, många funktioner Försäkringskassans mina sidor Ja Bra till planering Efterlyser bättre uppdelning och hierarki av info Inte flexibelt Svårtolkad hemsida. Allt går inte att ansöka via nätet 40
Övning: Vilka e-tjänster känner ni till? Beskriv dess brister och nyttor, fundera kring dess processkartor Tjänst Nyttjat Hört talas om Hiss Diss 41
Suzana R, omarb från Snis 42
Processmodellering Del 4 43
Verksamhetsutveckling med processer Syftet: att uppnå största möjliga kundvärde i alla led till lägsta möjliga kostnad Medför en effektivisering av verksamhetens processer där icke värdeskapande kostnader identifieras och minskas eller elimineras. Suzana R 44
Processmodell Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 45
Processmodell Använd substantiv för objektet Använd verb för processen - Utforma (plocklista) - Leverera (paket) - Skicka (faktura) Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 46
Mervärdeskapande arkitektur Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 47
Förädlingsobjekt och värdeökning Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 48
Förädlingsobjekt Förädlingsobjekt är det värdefulla objekt ut som levereras till kunden Varje process har ett tydligt syfte som förklarar vad den är till för, dvs vilka egenskaper (med tillhörande värde) den producerar Egenskaper: storlek, material, finish, grundfärg, mönster Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 49
Exempel på process Verksamhetsprocess: återkommande mönster av aktiviteter och flöden av objekt (produkter/tjänster) i en verksamhet Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 50
Beskrivningsperspektiv och dess samband Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 51
Metoder för analys och beskrivning - Verktygslådan Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 52
Exempel Målmodellering Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 53
Exempel Intressentanalys Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 54
Mål för processer och utobjekt Ma l fo r utobjektet i delprocessen Grundma la (avser utobjektets egenskaper, inneha ll.) en lättarbetad grund! Skall vara hel täckt med grundfärg Grundfärgen skall vara röd Processma l fo r Grundma la (avser vad som skall go ras i processen produktivitet, tid processens egna resultat, mätbara) Skapa en grundmålning för en låg kostnad! Tid: målningen skall ta max 30 sek per häst Kostnad: för exekveringen 4.60 kr Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 55
Exempel Begreppsanalys Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 56
Exempel Processanalys Cc Björn Nilsson, Processhandbok- Astrakanmetod 57
Analys- och designprocess Analysprocessen: Kartlägg och beskriv nuläge Analysprocessen: Diagnos - kartlägg förändringsbehov och möjligheter Designprocess: Beskriv framtidsläge Förändringsanalys: Utveckla förändringsstrategi Suzana R 58
59
Modelleringsteknik Del 5 Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 60
Standarder som används - UML UML (Unified Modeling Language) OMG(Object Management Group) underhåller standarden Diagramtyper Händelse/beteende Används mer i analysfasen Användningsfall, Aktivitetsdiagram mm. Struktur Används för att definiera ett program Klassdiagram, Komponentdiagram, Objektdiagram mm. Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 61
Standarder som används - BPEL WS-BPEL (Web Service Business Process Execution Language) OASIS Ansvariga för standarden Anva nds fo r att skapa lo st kopplade Web services med en Business process approach Bra att fördjupa sig i om man vill jobba med SOA (Service Oriented Architecture) fo r att omsa tta business process i ett system Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 62
Standarder som används - YAWL YAWL (Yet Another Workflow Language) Utvecklas av YAWL Foundation Open source Modellera & exekvera Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 63
Standarder som används - BPMN BPMN (Business Process Model and Notation) OMG (Object Management Group) underhåller standarden Specialiserat på att möjliggöra en visualisering av processerna i en verksamhet Begripligt för alla intressenter Tillräcklig för att visualisera processer Kan jobba på olika nivåer (subprocesser) Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 64
BPMN De viktigaste beståndsdelarna i BPMN Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 65
BPMN Element; Händelse / Event Grundfigurer Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 66
BPMN Element; Händelse / Event Start-händelser Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 67
BPMN Element; Händelse / Event Slut-händelser Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 68
BPMN Element; Aktiviteter / Activities Figurer Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 69
BPMN Element; Förmedlingsnoder / Gateways Figurer Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 70
Gateways Suzana R, omarb från Snis 71
Händelsestyrd (Event-based Gateway) Suzana R, omarb från Snis 72
Inkluderande (Inclusive Gateway) Suzana R, omarb från Snis 73
Parallell Suzana R, omarb från Snis 74
BPMN Element; Förbindelser / connections Figurer Suzana R, omarb från Andersson-Dahlberg 75
Exempel: swimlanes och pools Suzana R 76
Mer exempel Suzana R 77
Exempel Suzana R 78
Suzana R 79
Referenser, fördjupning och länkar Flensburg P. Att beskriva verksamheter: Kapitel:1,2,3,4,5 OMGs specifikation på BPMN http://www.omg.org/spec/bpmn/ DIA Gratis modelleringsverktyg http://live.gnome.org/dia Wikipedia om BPMN http://en.wikipedia.org/wiki/business_process_modeling_notat ion Gratis Artiklar och böcker som beskriver BPMN http://www.bpmn.org/ BPMN and Business Process Management http://www.bpmn.org/documents/6ad5d16960.bpmn_and_b PM.pdf Suzana R 80