Arkiveringshandbok vid Malmö högskola

(Dnr. ) 1 (av 9) Malmö högskola, Gemensamt verksamhetsstöd, Arkivfunktionen Arkiveringshandbok vid Malmö högskola Handbokens syfte Denna arkivhandbok är främst avsedd att fungera som ett stöd i den dagliga dokumenthanteringen vid Malmö högskola. Den innehåller regler, riktlinjer och rutiner för hur allmänna handlingar ska hanteras. Handboken ska ses som ett komplement till dokumenthanteringsplanen som är framtagen vid Malmö högskola. Handbokens rutiner är tänkta att skapa bättre förutsättningar för dokumenthanteringen inom Malmö högskola. Det är viktigt att vi alla gör på samma sätt inom högskolan och rutinerna gäller för alla verksamheter och de administratörer som har hand om dokumenthantering i någon form. Tänk på att arbetet med arkivfrågor ska ske förebyggande och motverka att information förstörs. Alla verksamheter har mycket att vinna på att regelverken efterföljs och att handlingar är lätta att återsöka i framtiden. Postadress Malmö högskola Gemensamt verksamhetsstöd 205 06 Malmö Besöksadress Neptuniplan 7 Telefon Fax E-post hanna.hoie@mah.se Webb www.mah.se

2 (av 9) Innehåll: Arkiveringshandbok vid Malmö högskola... 1 Handbokens syfte... 1 Lagar och föreskrifter... 3 Arkivlagen (AL)... 3 Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)... 3 Personuppgiftslagen (PuL)... 3 (RA-FS)... 3 (RA-MS)... 3 Allmän handling... 3 Rensning/gallring och vad ska arkiveras... 4 Arkivlokaler... 5 Rutiner vid leverans av arkivhandlingar... 5 Särskilda rutiner kring arkivering av forskningshandlingar... 7 Särskilda rutiner kring hantering av arbetsprover vid antagning... 7 Särskilda rutiner kring arkivering av kursadministration/kursdossier... 8 Studiedokumentation som hålls samman i akter... 8 Studiedokumentation som hålls ordnad... 8 Särskilda rutiner kring arkivering av examensarbeten/uppsatser... 9

3 (av 9) Lagar och föreskrifter Det finns en rad lagar och regelverk som styr dokumenthantering och arkivering vid myndigheter: Arkivlagen (AL) Utgår ifrån tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen. Lagen slår fast att arkiven är en del av det nationella kulturarvet och ska därför bevaras, hållas ordnade och vårdas. Arkivlagen omfattar både statliga och kommunala arkiv. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Lagen innehåller bestämmelser kring hanteringen av allmänna handlingar på myndigheter, vilket innefattar handläggning och registrering samt utlämnande av handlingar till allmänheten. Lagen reglerar även inskränkningar i rätten till att ta del av handlingar och förbud att röja uppgifter, både skriftligt och muntligt. Personuppgiftslagen (PuL) Har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med personuppgifter. Alla myndigheter har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. På Malmö högskola fungerar arkivarien även som personuppgiftsombud. (RA-FS) Betyder Riksarkivets generella föreskrifter och gäller, med få undantag, för alla statliga myndigheter. Det är Riksarkivet som tar fram dessa riktlinjer och föreskrifter gällande gallring, arkivlokaler och tekniska krav. (RA-MS) Myndighetsspecifika föreskrifter som gäller där de generella föreskrifterna inte går att tillämpa. Ofta gäller detta gallring av handlingar som inte omfattas av föreskrifterna i RA-FS. Allmän handling Till allmänna handlingar räknas de som upprättats, förvaras hos eller inkommit till myndigheten. En allmän handling är medieoberoende, det vill säga kan vara en text, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som har lagrats i en dator. Själva framställningssättet har alltså ingen betydelse för om handlingen räknas som allmän eller ej.

4 (av 9) Alla som önskar har rätt att ta del av en allmän handling och som myndighet är man skyldig att lämna ut genast eller så fort som möjligt enligt 2 kap 12 TF. Man får inte fråga efter syftet med begäran. Det finns emellertid i undantagsfall en del handlingar som inte är offentliga och därmed inte skall lämnas ut. Rensning/gallring och vad ska arkiveras Som regel framgår det i dokumenthanteringsplanen vad som ska arkiveras och vad som ska gallras. Alla handlingar vid myndigheten behöver inte bevaras utan sparas bara den tid som de kan vara aktuella för verksamheten eller enligt angivna gallringsfrister i dokumenthanteringsplanen. Märk väl att rensning och gallring inte är samma sak. Handlingar som inte räknas som allmänna ska rensa kontinuerligt och det är handläggarna själva som avgör vad som kan rensas innan arkivläggning. Exempel på handlingar som ej är allmänna vilka därmed kan rensas kan vara: Minnesanteckningar och utkast av tillfällig betydelse som inte behövs för förståelsen av ett ärende. Övertaliga kopior och dubbletter. Utkast och kladdar. Reklam och trycksaker som inte hör till något ärende. Det är i sammanhanget viktigt att poängtera att arkivhandlingar/allmänna handlingar inte kan rensas i denna bemärkelse utan här krävs ett gallringsbeslut. Gallring innebär att allmänna handlingar aktivt förstörs eller raderas. På sätt och vis står gallringen i kontrast till grundlagen eftersom man förstör handlingar och därmed inskränker allmänhetens rätt att ta del av myndighetens handlingar. För de handlingar som kan gallras finns gallringsfrister angivna i dokumenthanteringsplanen och det är Riksarkivet som angett dem. Verksamheten har själv ansvar för att gallra sina handlingar efter att gallringsfristerna har gått ut. Till exempel att uppsatser och tentasvar gallras när de ska. Det samma gäller för ekonomiska handlingar.

5 (av 9) Arkivlokaler Eftersom arkivhandlingar är unika och inte kan ersättas har myndigheten ett ansvar att förvara dem på ett säkert sätt, vilket lättast görs i en arkivlokal eller typgodkänt dokumentskåp. Arkivlokalerna får inte användas till förvaringsplats för annat än handlingar. De viktigaste kraven på en arkivlokal kan sammanfattas på följande sätt: Skydd mot brand Lokalen ska motstå brand i två timmar. Ha sparat och brandklassad ventilation samt vara försedd med rökdetektor. Skydd mot vattenskador Skydd mot stöld och skadegörelse Arkivet ska vara inbrottssäkert och hållas låst så att inte obehöriga har tillgång till handlingarna. Rutiner vid leverans av arkivhandlingar Tider för leverans av handlingar till slutarkivering framgår i de flesta fall av dokumenthanteringsplanen och i annat fall bestäms leveranstid i samråd mellan dokumentsamordnaren och arkivarien. Oavsett leveranstid så ska de alltid ske efter överenskommelse mellan en kontaktperson och arkivarien. För att leveranserna ska ske så smidigt som möjligt är det viktigt att följa instruktionerna nedan. Leveranser som inte uppfyller kraven kommer att skickas tillbaka. Dokumentsamordnaren ansvarar för att en reversal, kvitto, fylls i inför arkivleveransen. Här ska framgå vem det är som levererar samt även vilken avdelning/verksamhet. Det ska framgå vilka handlingstyper, årtal och hur många volymer (boxar) som levererats. Reversalen fylls i och skickas digitalt till funktionsmailen arkiv@mah.se Kontakta arkivarierna via arkiv@mah.se för att bestämma tidpunkt för leverans. Skicka inte enstaka handlingar. Samla ihop dem för leverans enligt angivna tider. Om det skulle dyka upp handlingar som skulle ha arkiverats så får man givetvis skicka dem i efterhand. Ange då tydlig vad handlingarna hör till så att de enkelt kan sorteras in rätt.

6 (av 9) Skicka inga pärmar med handlingar för arkivering. Ekonomiska handlingar som ska gallras så småningom är undantagna denna regel. Handlingarna ska vara rensade från gem, plastfickor och eventuella gummiband eftersom det skadar handlingarna. Häftklamrar kan sitta kvar. Handlingarna ska vara placerade i godkända arkivboxar. Det finns två varianter, 55 mm eller 80 mm tjocka. Packa inte för tjockt så att lådorna inte går att stänga. Lägg inte heller för få handlingar i en box eftersom detta kan skada papperna. Boxarnas innehåll ska tydligt framgå. Märk dem därför med blyerts högst upp på boxen. Verksamhet/enhet, handlingsslag och årtal måste alltid framgå. Om boxen innehåller olika handlingsslag är det bra om man har ett pärmregister eller liknande som skiljer handlingarna åt. Vid överlämnandet ska två leveranskvitton med underskrift medfölja där det framgår vad som levererats samt kontaktperson. Dokumentsamordnaren behåller den ena och arkivarien den andra. Om du är osäker eller har frågor kring arkivering, redogör alltid med arkivarien.

7 (av 9) Särskilda rutiner kring arkivering av forskningshandlingar Det är viktigt att man även i framtiden ska kunna söka bland forskningshandlingarna och därför måste de hållas i god ordning. Det ska vara enkelt att hitta i och få inblick i både forskningsmetoderna och resultaten. Det är samma regler som gäller för forskningen som för de övriga verksamheterna på Malmö högskola. Man ska följa de fastslagna regler som gäller vid högskolan, så som offentlighetsprincipen. Givetvis är det forskningsmaterial som omfattas av sekretesslagen undantaget denna regel. Det är alltså inte upp till forskaren själv att avgöra utan regleras i lagen. Forskningsprojektens handlingar ska diarieföras och hållas i god ordning. Materialet ska även hållas samman så att man i framtiden kan följa hela forskningsprocessen. Handlingar inom forskningsprojekt som ska lämnas till registrator för diarieföring är följande: Ansökan om forskningsmedel Beslut/kontrakt Ekonomisk slutrapport Slutrapport, artikel, avhandling, publikation Visst arbetsmaterial av ringa värde så som utkast, koncept eller andra handlingar kan rensas och behöver inte bevaras. Dock måste arbetsmaterial som verifierar forskningsresultat inte slängas utan gallringsbeslut. Särskilda rutiner kring hantering av arbetsprover vid antagning Arbetsprover för utbildningar och som leder till en konstnärlig examen får återlämnas en månad efter det att beslut om antagning fattats. Om den sökande inte har begärt återlämnande får arbetsproverna gallras en månad efter beslut om antagning.

8 (av 9) Innan gallrande av arbetsprover är det viktigt att komma ihåg att dokumentera dem. Denna dokumentation får i sin tur gallras två år efter beslut om antagning. Särskilda rutiner kring arkivering av kursadministration/kursdossier Kursdossiererna ska inte innehålla några diarieförda handlingar, dessa ska sorteras in i diariet. Handlingar som diarieförs är: Studieuppehåll, programbyte, byte av studieort samt tillgodoräknande, antagning lokalt samt antagning under senare del av program. Studiedokumentation som hålls samman i akter Håll all studiedokumentation som inte är diarieförd samlas i akter, både för kurser och program. Varje kurs- eller programakt ska innehålla följande handlingar: Klasslista (registrerade på kurs) med namn och personnummer Undertecknad arkivlista på betygsunderlag, resultat på prov Undertecknad arkivlista på betygändringar Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov och moment och hel kurs Sammanställda kursvärderingar För att komma åt problemen med att många kursplaner saknas i arkivet ska gällande kursplan och litteraturlista läggas med i akten. Studiedokumentation som hålls ordnad Studiedokumentation som ska separeras från akterna är följande: Examensarbeten/uppsatser. Se separata anvisningar Tentamensformulär ett original bevaras separat. Var noga med att information om år och kurskod finns med Examinationsuppgifter kan återlämnas till studenten efter att betyg har satts och lagts in i Ladok. Provsvar som inte har återlämnats till studenten får gallras två år efter betygssättning

9 (av 9) Särskilda rutiner kring arkivering av examensarbeten/uppsatser Vid hanteringen av examensarbeten/uppsatser ska de samlas i de avsedda skåp eller andra låsbara utrymmen eller närarkiv. Examensarbeten ska sorteras efter ämne och inte blandas med varandra. Det är inte tillåtet att skicka enstaka ströuppsatser utan vänta tills skåpen/utrymmet är fullt. Redogör alltid med arkivarien innan leverans och boka tid så att någon är på plats och kan ta emot leveransen. Kontakta arkivarien direkt eller via arkiv@mah.se Varje examensarbete ska ha ett A4-ark om sig där personnummer på författarna framgår. Om inte ämne och kurskod framgår på framsidan av arbetet ska även detta skrivas till. Plastfickor ska inte följa med vid leverans. Det är administrationens ansvar att alla examensarbeten/uppsatser som ska arkiveras också gör det. Sparas skall: Examensarbeten/uppsatser på kandidat- magister- samt mastersnivå. I de fall där högsta nivå i utbildningen utgörs av B-uppsatser ska även dessa bevaras. Uppsatser på fortsättningskurs (60-högskolepoängsnivå, benämndes tidigare som Buppsatser) som utgör högsta examinationsnivå eller som på annat sätt har särskilt värde bör också bevaras. Arkivet kan däremot inte ta emot gallringsbara B-uppsatser. Dessa måste förvaras på plats i verksamheten och gallras enligt föreskrifterna.