Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun Antagna av fullmäktige 2001-06-18, 76 att gälla fr.o.m. 2001-07-01 Reviderade av fullmäktige 2003-02-17, 24 Reviderade av fullmäktige 2004-11-15, 153 Tekniskt justerad 2005-04-20 med anledning av fullmäktiges beslut 2005-03-14, 22 Reviderad av fullmäktige 2006-05-08, 105 Reviderade av fullmäktige 2006-11-27, 226 Reviderade av fullmäktige 2009-12-16, 119 Reviderade av fullmäktige 2010-06-09, 44 att gälla från och med 2011-01-01 Reviderad (inkl namnbyte till regler) av fullmäktige 2010-11-24, 113 att gälla fr.o.m. 2011-01-01 Reviderade av fullmäktige 2011-06-15, 80 Reviderade av fullmäktige 2011-12-14, 151, Dnr 2011/537 KS.101 Reviderade av fullmäktige 2012-06-18, 67, Dnr 2012/0276 KS109 OBS! Versionen 2011-12-14 gäller för verksamhetsåret 2012 inkl. för arbetet med årsredovisning och annan uppföljning för 2012. Reviderade av fullmäktige 2013-06-12, 78 Dnr 2013/0277 Reviderade av fullmäktige 2014-06-16 84, dnr 2014/0291 KS.109 Reviderade av fullmäktige 2016-06-20, 80, Dnr 2016/0329 KS.109 Sida 1 av 19
Innehåll 1 Inledning... 3 2 God ekonomisk hushållning... 3 2.1 Ekonomi... 3 2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten... 3 2.3 Ledningssystem och styrprocesser... 3 3 Ledningssystem för verksamhetsstyrning... 4 3.1 Ansvar för ledningssystemet... 4 3.2 Resursfördelning... 4 3.3 Målstyrning... 7 3.4 Systematiskt kvalitetsarbete... 8 3.5 Kommunens styrdokument koppling till ledningssystemet... 10 3.6 Uppdrag koppling till ledningssystemet... 11 4 Kommunens styrprocesser... 11 4.1 Planering och anvisningar... 12 4.2 Budgetprocessen... 12 4.3 Uppföljningsprocessen... 14 4.4 Kommunstyrelsens uppsikt... 15 4.5 Intern kontroll... 15 5 Den ekonomiska redovisningen... 17 6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar... 17 6.1 Fastigheter och anläggningar... 17 6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom)... 18 7 Beslut med ekonomiska konsekvenser... 18 7.1 Tecknande av hyreskontrakt... 18 7.2 Upphandling... 18 7.3 Specialdestinerade statsbidrag... 19 7.4 Taxor/avgifter samt check och peng... 19 8 Ansvar inom nämnd... 19 8.1 Verksamhetsansvar... 19 8.2 Hantera ledningssystem och styrprocesserna... 19 Sida 2 av 19
1 Inledning Ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna beskriver Sollentuna kommuns tolkning av kommunallagens krav på God ekonomisk hushållning samt kommunens ledningssystem inklusive styrprocesser. Sollentuna kommuns ledningssystem syftar till att precisera hur lagstiftningens krav på god ekonomisk hushållning förverkligas i organisationen. I detta dokument används benämningen verksamhetsår. Med detta avses det kalenderår för vilket en viss budget har fastställts. 2 God ekonomisk hushållning Bedömningen av god ekonomisk hushållning i Sollentuna kommun görs ur perspektiven ekonomi, mål och riktlinjer för verksamheten samt ledningssystem och styrprocesser. Bedömningen görs årligen i kommunens årsredovisning. 2.1 Ekonomi De ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt ska följas och det ekonomiska resultatet ska vara tillfredställande. Vid utvärdering undersöks om balanskravet är uppfyllt de finansiella målen är uppnådda. 2.2 Mål och riktlinjer för verksamheten Verksamheten ska ha mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Vid utvärdering undersöks utvecklingen inom kommunfullmäktiges fokusområden samt måluppfyllelsen för övergripande mål den kommunövergripande kvalitetsredovisningen. 2.3 Ledningssystem och styrprocesser Kommunens ledningssystem inklusive styrprocesser (budget, uppföljning och internkontroll inklusive riskhantering) ska följas samt kontinuerligt utvärderas och vid behov utvecklas. Sida 3 av 19
3 Ledningssystem för verksamhetsstyrning Ledningssystemet tillhandahåller en kommungemensam struktur för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet och effektivitet. Den som bedriver verksamhet ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Ledningssystemet ger stöd i arbetet med ständiga förbättringar och säkrar en gemensam plattform för att analysera resultat och utgöra underlag för prioriteringar av kommunens samtliga verksamheter. Ledningssystemet beskriver den kommungemensamma modellen, med processer, för hur Sollentuna kommun hanterar resursfördelning målstyrning kvalitetsarbete. I regelverket redogörs också för ledningssystemets kopplingar till kommunens övriga styrdokument samt olika typer av uppdrag. Styrprocesserna i ledningssystemet beskrivs i kapitel 4. Grunden i ledningssystemet är principen om ständiga förbättringar, vilken följer fyra faser: planera, genomföra, utvärdera och förbättra. Dessa fyra faser ska tillsammans leda till kontinuerlig utveckling och förbättring. Planera Genomföra Förbättra Utvärdera 3.1 Ansvar för ledningssystemet Kommunstyrelsen ansvarar för ledningssystemets gemensamma struktur och systemstöd. 3.2 Resursfördelning Resursfördelningen utgör grunden för den ekonomiska styrningen av nämnderna. Sida 4 av 19
Budgetprocessen ska vara transparant. Arbetet med resursfördelning ska skilja på beräkningsunderlag, redovisning av tvingande åtaganden/lagstiftning från staten och politiska prioriteringar: Beräkningsunderlag: Befolkningsprognos och volymförändringar Kapitaltjänstkostnader för gjorda investeringar, exploateringsverksamhet Tidigare beslutade åtagande i planen från föregående års budgetbeslut Tvingande åtagande/lagstiftning från staten Politiska prioriteringar: Förändrade ambitioner utifrån politisk plattform/handlingsprogram Löne- och priskompensation Resursfördelningen i bugetbeslutet ska omfatta följande delar: Driftbudget för respektive nämnd Investeringslimit för respektive nämnd Exploateringsbudget Resursfördelningen ska även med motsvarande uppdelning upprättas som en treårig ekonomisk plan. I de treåriga planerna uttrycks fullmäktiges viljeinriktning i ett längre perspektiv. 3.2.1 Nivå på den ekonomiska styrningen Den ekonomiska styrningen genom budget och treårig plan sker ur politiskt perspektiv på olika nivåer: Fullmäktige ger i budgetbeslutet respektive nämnd en ram för det kommande året. Ramen anges netto och är det högsta belopp nämnden får förfoga över. För vissa nämnder kan ett nettobelopp anslås på lämplig verksamhetsnivå. Respektive nämnd beslutar om fördelning mellan olika verksamheter under den av fullmäktige beslutade budgetramen för nämnden. Nämnden ska redovisa en nedbruten budget på lämplig verksamhetsnivå. Redovisningen ska ske brutto (intäkter, kostnader och netto). Denna nivå rapporteras till kommunstyrelsen. Omprioritering av beslutad budget ska beslutas av nämnd vid omprioritering mellan verksamheter inom nämndens budgetram. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter. Tilläggsanslag medges i princip inte under löpande verksamhetsår. Sida 5 av 19
3.2.2 Volymkompensation (gäller vissa verksamheter) I den mån kommunens ekonomi så tillåter tillämpar Sollentuna en volymkompensationsmodell för vissa verksamheter. Volymkompensationsmodellen har två funktioner: Vid framräknade av underlag för resursfördelning i budgetprocessen sker särskild uträkning gällande volymkompensation för det kommande verksamhetsåret. Över- eller underskott till följd av volymavvikelser från den i budgeten antagna volymen ska rapporteras som budgetavvikelse. Vilka verksamheter som ingår i volymkompensationsmodellen för ett verksamhetsår framgår av fastställd budget. Överskott till följd av volymminskningar får inte användas för att finansiera befintlig eller ny verksamhet. 3.2.3 Resultatenheter Att vara resultatenhet innebär att enheten balanserar sitt resultat vid varje bokslut. För att en enhet ska utgöra resultatenhet ska följande kriterier vara uppfyllda: Enheten ska vara organisatoriskt avgränsad från övriga enheter inom den egna förvaltningen Enheten bär alla kostnader som är direkt och indirekt förknippade med enhetens verksamhet Enheten står för alla avvecklingskostnader Köp från en resultatenhet ska vara frivilligt Enheten balanserar sitt resultat (buffert) vid varje bokslut Enheten har en ansvarig chef Enheten har klara ekonomiska mål Enheten får intäkter efter prestation Årets resultat Resultatenhetens årliga resultat överförs till en buffert. Detta avser både positivt och negativt resultat. Varje resultatenhet har sin egen buffert. Kommunledningskontoret ansvarar för redovisning och sammanställning av resultatenheternas buffertar. Buffert Bufferten är resultatenhetens historiskt ackumulerade över- och underskott. Buffert ska användas till följande: Täcka negativa resultat Omstruktureringar, ex förändring av organisation, effektiviseringar etc. Sida 6 av 19
Förändring av verksamhet, exempelvis åldersblandade klasser (grundskolan) och kursbaserad skola (gymnasiet) Utveckling av arbetsmetoder, exempelvis utbildningsinsatser Utveckling av effektiva arbetsrutiner Bufferten får inte användas för löpande driftskostnader och investeringar. Varje nämnd bör, efter samråd med kommunledningskontoret, fastställa ett mål för hur stor buffert resultatenheterna ska bygga upp, exempelvis inom tre år. Målet bör uttryckas i procent av omsättningen och ett minimibelopp. Eventuella beslut om justering av buffert fattas av kommunstyrelsen. Justeringar kan främst förekomma vid omstrukturering eller nedläggning av resultatenhet. Användningen av buffert kan beslutas av respektive resultatchef utifrån de riktlinjer som gäller för användandet av bufferten. När buffert önskas tas i anspråk ska detta rapporteras vid den löpande ekonomiska uppföljningen till överordnade nivå (förvaltningschef). Fastställande av resultatenheter Kommunstyrelsen fastställer vilka enheter som ska utgöra resultatenheter. 3.3 Målstyrning Målstyrningen hanteras i den kommungemensamma målstyrningsmodellen. Målstyrningsmodellen har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppföljning från kommunövergripande politiska prioriteringar ner till enskilda verksamheters insatser. Målstyrningsmodellen utgår från att fullmäktige för varje mandatperiod fastställer: Politisk plattform för mandatperioden Övergripande politiska fokusområden. (Fokusområdena kan, vid behov, revideras under mandatperioden.) Målstyrningsmodellen innehåller följande delar: Kommunövergripande mål med tillhörande mått Åtaganden med tillhörande mått Handlingsplaner och aktiviteter 3.3.1 Kommunövergripande mål och mått Fullmäktige fastställer de kommunövergripande målen och mått till dessa i samband med budgetbeslutet. Målen utgår från de övergripande politiska fokusområdena. Finansiella mål fastställs av fullmäktige i samband med budgetbeslutet, utifrån lagstiftningens krav på finansiella mål för kommunen. Sida 7 av 19
3.3.2 Åtaganden De kommunövergripande målen ska uppnås genom nämndernas åtaganden. Nämnden kan koppla åtaganden till kommunövergripande mål eller direkt till fokusområden. Nämnderna fastställer åtaganden, inklusive mått, för sin nämnd. 3.3.3 Handlingsplaner och aktiviteter Att åtagandena kan uppnås säkerställs genom handlingsplaner (kan vid behov brytas ner i en aktivitetsstruktur) inom kommunens olika verksamheter. Gemensam form för handlingsplaner och aktiviteter säkerställs genom en gemensam grundform för verksamhetsplanering på nämnd- och förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen fastställer gemensamma former för nämndernas verksamhetsplanering. 3.3.4 Principer för uppföljning inom styrmodellen Uppföljning inom styrmodellen sker underifrån genom analys av vad som utförts tillsammans med aktuella mått. Fokusområden Kommunövergripande mål Nämndens åtaganden Mått Mått Handlingsplaner/aktiviteter Analys av handlingsplaner och åtaganden görs av respektive nämnds tjänstemannaorganisation. Analys av åtaganden prövas i nämnd och därefter i kommunstyrelsen. Analys av kommunövergripande mål och fokusområden görs av kommunledningskontoret med stöd av förvaltningstjänstemän och prövas i kommunstyrelsen och därefter i fullmäktige. 3.4 Systematiskt kvalitetsarbete 3.4.1 Kommungemensam grund för kvalitetsarbete Med kvalitet menas hur väl kommunen uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på kommunen. Kommunens ledningssystem säkerställer ett systematiskt och strukturerat kvalitetsarbete och omfattar alla utförare och medarbetare. Invånarna/ brukarna sätts i fokus med målet att leverera bästa möjliga service utifrån Sida 8 av 19
krav, önskemål och ekonomiska förutsättningar. Ett professionellt bemötande, tillgänglighet och delaktighet är viktiga förhållningssätt bland alla utförare och medarbetare. Det systematiska kvalitetsarbetet är en integrerad del i det kommungemensamma ledningssystemet för verksamhetsstyrning och dess processer. Det ger en gemensam plattform för att analysera resultat, arbeta med ständiga förbättringar och utgöra underlag för prioriteringar av kommunens samtliga verksamheter. De kommungemensamma delarna i kvalitetsarbetet begränsas för att ge nämnder och verksamheter möjlighet att från en gemensam grund utveckla system som är anpassade efter den egna verksamhetens förutsättningar. För vissa verksamheter, t.ex. skola, socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård, har under senare år nationella krav på kvalitetssäkring och rapportering tillkommit. I andra verksamheter ställer konkurrenssituationen krav på att verksamheten ska certifieras. Varje nämnd måste mot denna bakgrund utveckla ändamålsenliga system för sitt kvalitetsarbete. Vissa gemensamma krav måste dock ställas, dels för att kvalitetsarbetet ska bli begripligt för medborgarna och medarbetarna, dels göra det möjligt att koppla kvalitetsarbetet till den ekonomiska och verksamhetsmässiga styrprocessen. En viktig förutsättning för att lyckas är att ansvar och roller i organisationen är tydliga. 3.4.2 Kvalitetsarbetets innehåll I kommunens arbete med kvalitet ska ingå att kontinuerligt och systematiskt definiera relevanta intressentgrupper och deras behov, krav och förväntningar avväga och prioritera hur behov, krav och förväntningar ska tillgodoses utifrån kommunens möjligheter i form av o lagstiftning och myndighetskrav o förmåga i form av resurser till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet kommunen ska leverera och vem som ansvarar för det säkerställa och följa upp att vald kvalitet levereras genom bland annat burkarundersökningar till relevanta intressegrupper kommunicera vilken kvalitet som har levererats. Varje verksamhet, på olika organisatoriska nivåer i kommunen, måste definiera vilka intressegrupper, interna såväl som externa, som är relevanta för den egna verksamheten. Omvärldsanalys, dels i form av att löpande Sida 9 av 19
bedöma den egna verksamheten i relation till vad andra organisationer åstadkommer, dels att inhämta idéer, kunskap och inspiration från andra organisationer, ska vara en integrerad del i kvalitetsarbetet. Med kvalitet avser kommunen också att nämnderna generellt, så långt det är möjligt, använder metoder baserade på forskning, kunskap och beprövad erfarenhet i sin verksamhet. 3.4.3 Ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för struktur och anvisningar gällande det kommungemensamma kvalitetsarbetet kommungemensam kvalitetsredovisning att ta fram nyckeltal kopplade till, av fullmäktige och kommunstyrelsen, antagna styrdokument för att möjliggöra uppföljning av styrdokumentets efterlevnad. Nämnderna ansvarar för följande: Lämplig information för jämförelser ska finnas tillgänglig när enskilda personer kan välja mellan olika utförare i nämndernas verksamhet. Informationen ska finnas tillgänglig i den kommungemensamma form som tillhandahålls av kommunledningskontoret om det inte finns särskilda skäl att använda en annan form för en specifik verksamhet. Metod och planering för hur nämnden och dess förvaltning löpande och systematiskt följer upp kvalitet och effektivitet i nämndens olika verksamheter oavsett utförare. Planen ska på en övergripande nivå årligen sammanfattas i nämndens verksamhetsplan och följs upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse. Att minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter. Att i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar delta i arbetet med den kommungemensamma kvalitetsredovisningen och leverera nyckeltal som ingår i den kommungemensamma kvalitetsredovisningen. 3.5 Kommunens styrdokument koppling till ledningssystemet Fullmäktige och nämnder fastställer styrdokument. Dessa finns sammanställda i Sollentuna författningssamling. Kommunen har ett särskilt regelverk för styrdokumentens funktion, innehåll och namnsättning. För att följa upp och utvärdera hur organisationen efterlever kommunens styrdokument används processen för intern kontroll. Kommunstyrelsen har via sin uppsiktsplikt också ett ansvar för att kontrollera hur styrdokumenten följs. Sida 10 av 19
Vissa styrdokument krävs enligt lagstiftning för att förtydliga framförallt ansvarsfördelningen inom kommunen. Övriga styrdokument kompletterar det generella ledningssystemet. Vid antagandet av enskilt styrdokument behöver kopplingar till målstyrningsmodellen respektive kvalitetsarbetet identifieras samt om, och i så fall hur, uppföljning ska tas in i uppföljningsprocessen, se vidare nedan. 3.5.1 Planer och motsvarande dokument Om planer kräver särskild uppföljning ska detta planeras in i uppföljningsprocessen. 3.5.2 Om mål i styrdokument Kortsiktiga mål inom mandatperioden uttrycks inte i separata styrdokument utan ska uttryckas i kommunens styrmodell. Mer långsiktiga mål inom särskilda områden beslutas i särskilda styrdokument; vision, policy etc. Den långsiktiga utvecklingen för dessa mål följs upp inom det systematiska kvalitetsarbetet. Särskilda satsningar mot dessa långsiktiga mål hanteras via målstyrningsmodellen. I vissa fall kräver myndighet mål i särskilt styrdokument. Även dessa följs upp inom det systematiska kvalitetsarbetet. 3.5.3 Regler och motsvarande styrdokument Regler och motsvarande dokument är i normalfallet kopplade till den löpande verksamheten. Generellt bör eftersträvas att dessa styrdokument, så långt som det är praktiskt möjligt, kan följas upp via kvalitetssystemet. 3.6 Uppdrag koppling till ledningssystemet Enligt lagstiftning kan fullmäktige löpande besluta om uppdrag till nämnderna. Uppdrag bör så långt som möjligt kopplas till ledningssystemet och därmed inordnas i kommunens ordinarie styrprocess. Kopplat till budgetprocessen ger kommunstyrelsen utredningsuppdrag till nämnderna. 4 Kommunens styrprocesser I ledningssystemet eftersträvas att hålla samman kommunens styrprocesser så att de samverkar. Följande styrprocesser är kopplade till ledningssystemet: Budgetprocessen Uppföljningsprocessen Intern kontroll inklusive riskhantering Sida 11 av 19
4.1 Planering och anvisningar 4.1.1 Tidplan och anvisningar Kommunstyrelsen ska senast september månad sammanställa och tillgängliggöra en kommungemensam årsplanering för de gemensamma styrprocesserna. 4.1.2 Kommunstyrelsens stöd till partierna Inför och under partiernas budgetarbete ska kommunstyrelsens tjänstemannaorganisation bistå samtliga partier som är representerade i fullmäktige med den allmänna information som tas fram enligt reglerna i detta dokument samt enligt kommunstyrelsens detaljutformning av kommunens budgetprocess. 4.2 Budgetprocessen Budgetprocessen omfattar beslutsunderlag och beslut motsvarande lagstiftningens krav. Detta innebär att budgetprocessen omfattar följande: Resursfördelning för kommande verksamhetsår och övriga ekonomiska delar samt skattesats och treårig ekonomisk plan De kommunövergripande målen och hur de ska förverkligas samt följas upp i enlighet med styrmodellen Budgetuppdrag till nämnderna Budgetprocessen består av följande delprocesser: Föreberedande process Preliminär budget Nämndberedning preliminär budget Fastställande av budget Nämndernas verksamhetsplanering Avstämning budgetförutsättningar 4.2.1 Förberedande process Lokalresurs- och lokalförsörjningsplan: Lokalförsörjningsplanen utgör underlag för budgetprocessens planering och budgetering för investeringar i fastigheter. Lokalförsörjningsplanen tas fram i följande steg: Respektive nämnd utarbetar en lokalresursplan omfattande nämndens framtida behov av lokaler ur ett långsiktigt perspektiv. I budgetprocessen måste tillses att finansiering av den löpande driften för de fastigheter och anläggningar som nämnden lyfter fram i lokalresursplanen ryms inom nämndens budget respektive ekonomiska plan. Sida 12 av 19
Trafik- och fastighetsnämnden (TFN) tar därefter, med utgångspunkt i lokalresursplanerna och i dialog med berörda nämnder samt i samråd med kommunledningskontoret, fram en lokalförsörjningsplan för hela kommunen. Lokalförsörjningsplanen från TFN ska tidsmässigt vara klar när arbetet med preliminär budget påbörjas. Planen lämnas som information till kommunstyrelsens arbetsutskott och hanteras sedan som underlag i arbetet med förslag till budget. En slutgiltig prioritering i lokalförsörjningsplanen ingår som en del av fullmäktiges budgetbeslut. Eventuell annan långsiktig planering kopplat till verksamhetsplaneringen: Enligt kommunstyrelsens anvisningar. Utredningsuppdrag: Utredningsuppdrag som lämnats av kommunstyrelsen eller fullmäktige, till exempel vid föregående års budgetprocess eller vid delårsbokslutet. Kommungemensam omvärldsanalys samt kommungemensam kvalitetsredovisning: Inriktning och upplägg beslutas av kommunstyrelsen. Omvärldsanalys och kvalitetsredovisning lämnas som information till fullmäktige. 4.2.2 Preliminär budget Kommunstyrelsen ska senast i mars-april månad besluta om en preliminär budget som lämnas till nämnderna för beredning. 4.2.3 Nämndberedning preliminär budget Nämndberedningen ska innehålla följande: Beredning av föreslagen resurstilldelning och förslag till budgetuppdrag Beskrivning av tänkbara utvecklingsinsatser mot de kommunövergripande målen Eventuella utredningsuppdrag 4.2.4 Fastställande av budget Fullmäktige ska fastställa budgeten i juni månad. Fullmäktiges budgetbeslut ska omfatta: Politisk inriktning för verksamhetsåret Finansiella mål samt kommunövergripande mål Budget med treårig ekonomisk plan Skattesats 4.2.5 Nämndernas verksamhetsplanering Nämnderna ska utifrån fullmäktiges budgetbeslut upprätta en verksamhetsplan. Planen ska som minimum innehålla Sida 13 av 19
Åtaganden med mått till de kommunövergripande målen Budget redovisad brutto på lämplig verksamhetsnivå inom nämnden Eventuell övrig planering Nämnderna ska enligt kommunstyrelsens tidplan återrapportera verksamhetsplanen till kommunstyrelsen för bedömning att planen är upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar och enligt fullmäktiges intentioner i budgetbeslutet. Därutöver ska nämnderna säkerställa att verksamheten internt planerar för handlingsplaner och eventuella aktiviteter i enlighet med målstyrningsmodellen. 4.2.6 Avstämning budgetförutsättningar Kommunstyrelsen ska under hösten göra en bedömning av förutsättningarna för den av fullmäktige beslutade budgeten. Om förutsättningarna ändras väsentligt ska kommunstyrelsen senast i november lämna förslag på revidering av beslutad budget till fullmäktige. Vid valår inplaneras ett budgetbeslut för nytillträtt fullmäktige i enlighet med kommunallagens krav. 4.3 Uppföljningsprocessen 4.3.1 Löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet Kommunstyrelsen ansvarar för att utforma och ta fram anvisningar för en ändamålsenlig uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet. Nämnderna ska löpande rapportera om utfall och bedömning av ekonomi och verksamhet till kommunstyrelsen som i sin tur gör en helhetsbedömning av utvecklingen. Den löpande uppföljningen ska bestå av följande delar: Månadsrapporter Genomförs enligt kommunstyrelsens beslut om periodicitet. Förvaltningarna rapporterar till kommunledningskontoret som sammanställer och meddelar kommunstyrelsen Förstärkt månadsrapport per april Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer rapporterna och kommunstyrelsen godkänner. Delårsrapport per augusti med delårsbokslut och prognos Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer rapporterna och fullmäktige godkänner delårsrapporten. Årsredovisning Nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret sammanställer rapporterna. Fullmäktige godkänner årsredovisningen senast sista april om inte särskilda skäl föreligger. Sida 14 av 19
Kvalitetsredovisning En kommunövergripande kvalitetsredovisning tas fram integrerat med årsredovisning och meddelas fullmäktige. 4.3.2 Regler vid avvikelse från budget Om nämnden befarar avvikelser ska nämnden själv genom egna prioriteringar, omprövningar och andra åtgärder se till att nämndens anslag inte överskrids. Vid betydande budgetavvikelse ska nämnden ta fram en åtgärdsplan som ska godkännas av kommunstyrelsen. Vid framtagandet av planen ska nämnden samråda med kommunledningskontoret. När åtgärdsplanen är framtagen och godkänd av kommunstyrelsen redovisar nämnden fortlöpande för kommunstyrelsen de åtgärder som vidtas för att uppnå målen i åtgärdsplanen. I avvaktan på rapportering och genomförande av åtgärder från nämndens sida för att uppnå ekonomisk balans ska kommunledningskontoret vara behjälpligt med stöd till nämnden. Om det visar sig att dessa åtgärder inte är tillräckliga ska kommunstyrelsen se till att en genomlysning utförs för att bland annat utveckla planering, uppföljning och styrning inom nämndens ansvarsområde. Då kan också lämpliga organisatoriska åtgärder vidtas. Om kommunstyrelsen bedömer att nämnden inte kan hantera avvikelserna ska kommunstyrelsen föreslå fullmäktige vilka åtgärder som ska vidtas. 4.3.3 Nämndvis återrapportering till fullmäktige Fullmäktiges presidium tar årligen fram en plan för nämndernas särskilda redovisningar direkt till fullmäktige. Planen ska omfatta ett urval av nämnder årligen. Vid upprättande av planen görs avstämning med kommunstyrelsens planerade uppsiktsinsatser. Rapporteringen till fullmäktige syftar till att utifrån vissa specificerade frågor ge en bild av nämndens verksamhet och dess utveckling. 4.4 Kommunstyrelsens uppsikt Kommunstyrelsen bedriver löpande uppsikt över nämndernas verksamhet i enlighet med kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente. Inom ramen för detta uppsiktsarbete genomförs löpande och fördjupade granskningar av nämndernas verksamheter. 4.5 Intern kontroll Nämnderna ska enligt 6 kap. 7 kommunallagen var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av kommunallagen 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Sida 15 av 19
I Sollentuna kommun ska en kommungemensam riskhanteringsprocess genomföras årligen. Riskhanteringen syftar till att stärka ekonomi- och verksamhetsstyrningen och bidra till en god intern kontroll. 4.5.1 Ansvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Kommunstyrelsen samordnar en kommungemensam riskhanteringsprocess avseende intern kontroll. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapporteringar utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll inklusive riskhanteringsprocess, och i de fall förbättringar behövs, föreslå kontroller och/eller åtgärder. Nämnderna Den interna kontrollen inom en nämnd ska bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Detta betyder att den skall omfatta mål, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden skall det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar i syfte att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt att lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig kommunens tillgångar skyddas redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT- system är tillfredsställande. Nämnden ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde varje år anta en särskild kontroll- och åtgärdsplan avseende intern kontroll baserad på riskanalys Sida 16 av 19
följa upp kontroll- och åtgärdsplanen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen (rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer). Vid misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär ska nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. 5 Den ekonomiska redovisningen Sollentuna kommun följer den kommunala redovisningslagen och principen om rättvisande bild. Kommunen följer också Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer. Sollentuna kommuns sammanställda redovisning har upprättas enligt lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. I koncernbokslutet ingår de bolag eller kommunalförbund där kommunen innehar en röstandel över 20 procent. Redovisningsinformation i kommunen utöver kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen bygger på följande: Kommungemensam kodplan med åtskillnad av interna transaktioner Kontoplanen ska följa kommunbas, så långt det är möjligt Verksamhetsrapportering bör ske enligt av statistiska centralbyrån rekommenderad verksamhetsindelning Genomgående organisationsanknuten ansvarskodning Möjlighet till objekt-, projekt- och aktivitetsredovisning Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för utformningen av den kommungemensamma kodplanen samt utformning av redovisning och budget i ekonomisystemet. Nämnderna har löpande ansvar för att se till att kodstrukturerna stämmer med aktuella förhållanden samt att den ekonomiska informationen är aktuell både vad gäller budget och utfall. 6 Ansvar för kommunens anläggningstillgångar 6.1 Fastigheter och anläggningar 6.1.1 Fastighetsägande Kommunstyrelsen är kommunens företrädare avseende kommunens ägande av samtliga fastigheter, aktier, andelar samt bostadsrätter och motsvarande. 6.1.2 Investeringar Stadsbyggnadsnämnden ansvarar för investeringar som behövs för att fullgöra exploateringsverksamhet under förutsättning att medel finns avsatta i kommunstyrelsens budget för plan- och expolateringsverksamheten. Sida 17 av 19
Stadsbyggnadsnämnden ska pröva utgifterna i varje plan och exploateringsprojekt innan medel tas i anspråk. Investeringar i fastigheter och anläggningar får enbart göras av trafik- och fastighetsnämnden. Innan trafik- och fastighetsnämnden tar beslut om att påbörja en investering i ny-, om- och tillbyggnad av fastighet eller anläggning ska det från berörd nämnd finnas en beställning med en redovisning av hur den löpande driften av investeringen ska finansieras. I samband med detta ska samråd ske med kommunledningskontoret. Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för att, i samråd med kommunledningskontoret, ta fram anvisningar gällande beställningsförfarande vid påbörjande av investering. 6.2 Maskiner och inventarier (lös egendom) Respektive nämnd ansvarar för maskiner och inventarier inom sina respektive ansvarsområden. Särskilda investeringsmedel för varje nämnd anslås i fullmäktiges budgetbeslut i form av ett ramanslag (investeringslimit). Varje nämnd beslutar löpande om investeringar inom investeringslimiten. Vid överskridande av nämnds investeringslimit ska avvikelserapportering ske med kommentar. 7 Beslut med ekonomiska konsekvenser Nämnderna fattar beslut inom de egna ekonomiska ramarna, enligt gällande delegationsordning. Omprioritering mellan verksamheter inom nämndens budgetram beslutas av nämnd. Ökade kostnadsåtaganden ska finansieras med besparingar eller ökade intäkter. Beslut med ekonomiska konsekvenser för nämnden som överskrider ram över tid får endast fattas av nämnd med stöd av kommunfullmäktige. 7.1 Tecknande av hyreskontrakt Externa hyreskontrakt för inhyrning av lokaler för kommunen tecknas av trafik- och fastighetsnämnden. Avtal för extern uthyrning tecknas av trafikoch fastighetsnämnden eller kommunstyrelsen. Gränsdragningslista för uthyrningen upprättas mellan trafik- och fastighetskontoret och kommunledningskontoret. 7.2 Upphandling Berörd nämnd ska samråda med kommunledningskontoret om det visar sig att en pågående upphandling indikerar kostnadsnivåer som innebär väsentliga omprioriteringar för nämnden. Vid upphandlingar som kan Sida 18 av 19
innebära ökade kostnader ska det vara möjligt att justera upphandlingsförutsättningarna så att ramen hålls. Nämnden kan inte räkna med kompensation för ökade kostnader under löpande verksamhetsår. 7.3 Specialdestinerade statsbidrag Specialdestinerade statsbidrag är i princip intäkter hos respektive nämnd. Intäktsökningar i form av EU- eller statsbidrag, som inte beror på volymförändringar i verksamheten eller som uppgår till väsentliga belopp, får inte tas i anspråk innan en bedömning har gjorts i samråd med kommunledningskontoret. Nämnden ska i samband med delårsrapport och årsredovisning rapportera beviljade statsbidrag till kommunledningskontoret. 7.4 Taxor/avgifter samt check och peng Taxebundna avgifter är intäkter hos respektive nämnd. Nämnden ska, före beslut om förslag till nya eller förändrade taxor, samråda med kommunledningskontoret. Detta gäller även för det fall fullmäktige bemyndigat en nämnd att själv fastställa en taxebunden avgift. Barn- och ungdomsnämnden fattar beslut om bidrag till huvudman för fristående verksamhet (check och peng) inom nämndens verksamhetsområde. 8 Ansvar inom nämnd Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden. Nämnden ansvarar för att styrningen sker i enlighet med kommunens ekonomi- och verksamhetsstyrningsregler. För att möjliggöra en effektiv och ändamålsenlig styrning enligt kommunens ledningssystem ska nämnden tillse att det finns en ändamålsenlig tjänstemannaorganisation. 8.1 Verksamhetsansvar Kommunens ledningssystem innehåller ansvar för verksamhetsplan och kvalitetssystem. Detta ansvar vilar på respektive nämnd som ska se till att korrekt information redovisas och att avvikelser signaleras. 8.2 Hantera ledningssystem och styrprocesserna Varje nämnd ska säkerställa att ledningssystem och styrprocesser hanteras i enlighet med detta regelverk. Sida 19 av 19