www.pwc.se Rapportering från Förvaltningsrevision 2015 Nybro Värmecentral AB November 2015
Rapportering från Inledning I den här rapporten presenterar vi det revisionsarbete som vi har utfört tillsammans med er hittills under året. Syftet är att ge er en bättre bild av vår revision av bolagets interna kontroll och styrelsens och VDs förvaltning av bolaget samt de iakttagelser som vi har gjort under arbetets gång. Rapporten innehåller både våra förslag på utvecklingsområden och områden där vi bedömt att bolaget har en bra intern kontroll. Kopplat till de utvecklingsområden som vi har identifierat hittar ni även våra förslag på hur ni kan arbeta med dessa framöver. Vi har även sammanfattat de frågeställningar som vi tycker är väsentliga att beakta inför bokslutsprocessen. Innehållsförteckning Del 1 Revisionens inriktning 2 Revisionen 3 Sammanfattning 4 Bokslutsfrågor Bilaga 1 Ordförklaring Bilaga 2 Trafikljus Yvonne Lundin Email: yvonne.lundin@se.pwc.com Telephone: +46 (0) 10 21 27 444 AB Sjöbohem 2
1. Revisionens inriktning Revisionens inriktning Revisionens syfte Vårt uppdrag består av att avge en revisionsberättelse och att kontrollera den finansiella informationen. Vi vill också ge förslag på förbättringar vad gäller processer och rutiner för ert bolag. Vår revisionsgranskning är baserad på risk* och väsentlighet*. I revisionsuppdraget ingår även att granska styrelsens och VDs förvaltning av bolaget vilket sker genom vår förvaltningsrevision*. Revisionens risk- och fokusområden Vi har identifierat följande områden som fokusområden inom er verksamhet: Byggnation av värmekraftverket Nettoomsättning, fullständighet och riktighet Intern kontroll Väsentlighetsgräns* I vår revision är väsentlighetsgränsen för bolaget fastställd till 3 750 tkr vilket baseras på vårt professionella omdöme och vår kännedom om er verksamhet. För mer information om väsentlighetsbegreppet vänligen se bilaga 1. *Finns beskrivet i bilaga 1 Nybro Värmecentral AB 3
Förvaltningsrevision granskningsområden Förvaltningsrevision Här presenterar vi kort granskningsområden vid förvaltningsrevisionen Områden Finansiell rapportering och huvudbok Kopia på resultat- och balansräkning per 2015-09-30. Löner, skatter & avgifter Genomgång och uppdatering samt granskning av lönerutinen Stickprov på lönelistor, avstämning mot huvudbok och utbetalningar samt löneunderlag. Avstämning mot uppbördsdeklarationer och kontoutdrag från Skatteverket. Avstämning mellan lönesystem och deklarationer avseende dessa betalningar. Tillgång till anställningsavtal. Kopior av samtliga skattekontoutdrag från 2015-01-01 för att säkerställa att inbetalningar skett i rätt tid. Moms Stickprov på momsdeklaration med tillhörande underlag, kontoutdrag från Skatteverket där dessa betalningar finns med samt en avstämning mellan momsdeklarationerna och huvudboken. Skatter och eventuell punktskatt Tillgång till eventuell korrespondens med Skatteverket under räkenskapsåret. Kopia på bolagets deklaration för räkenskapsåret 2014. Kopia på deklaration, betalning och underlag till eventuella punktskatter. Bolagsformalia Uppdatering och granskning vid förändringar av bolagsformalia, ex organisationsschema, registreringsbevis, sponsorsavtal, attestinstruktioner med signaturlista, protokollutdrag som styrker vald firmatecknare, kopia på gällande fullmakter för bank- och postgirokonton, förteckning över väsentliga avtal. 4
Förvaltningsrevision granskningsområden Förvaltningsrevision Här presenterar vi kort granskningsområden vid förvaltningsrevisionen Områden Övrigt Stickprovsgranskning av balansposter (likvida medel, anläggningstillgångar, kundfordringar, leverantörer, löner mm). Uppföljning av rutinbeskrivningar (försäljningsprocessen, inköpsprocessen, lönehantering mm). Löpande bokföring; granskning av att bokföringslagens krav på bokföring och verifikationer är uppfyllda genom kontroll av en månads verifikationer med ett stickprovsurval. Uppföljning av att det finns beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad (systemdokumentation) samt beskrivning över genomförda bearbetningar inom systemet (behandlingshistorik). Uppföljning av att det finns en beskrivning av bolagets redovisningssystem och IT-miljö. Kontroll om företagets verksamhet omfattas av miljöskyddslagen, dvs. påverkar eller kan påverka miljön på sådant sätt att tillstånds- eller anmälningsplikt föreligger enligt miljöskyddslagen. Kopia inhämtas på tillstånd för verksamheten samt lämnade miljörapporter till tillsynsmyndigheten. 5
2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för löpande bokföring. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Löpande bokföring Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende: Löpande bokföring av manuella verifikationer, leverantörsskulder och kundfordringar Bokföring görs med en dags eftersläpning, den bedöms därmed vara á-jourförd. Bankkonton stäms av löpande, dagligen. Man måste göra ett nytt verifikat med en rättelse i bokföringen, det går inte att ta bort en redan bokförd verifikation Rutinerna som finns är goda och det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter 6
2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för faktureringen. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Intäkter/ försäljningsproc essen Vi bedömer att bolaget har bra rutiner och kontroller vad gäller försäljningsprocessen: Värmecentralen fakturerar Nybro Energi samt Kährs. Fakturering sker månadsvis utifrån faktisk förbrukning. Fakturering till Nybro Energi utan fasta avgifter medan faktureringen till Kährs har två fasta avgifter. Bedömningen är att det är god intern kontroll vad gäller rutinerna kring fakturering i Nybro Värmecentral. Vindkraftverk faktureras kvartalsvis. EON skickar underlag till faktura som VC sedan fakturerar EON. Ca 1 mkr per kvartal under 2015. Vindkraftverket går med förlust 190 tkr vid granskningstillfället. 7
2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna för inköp. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Inköpsprocessen Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende Avstämning av leverantörsreskontran. Bokföring sker per automatik och kontroll sker löpande av att ingen faktura förblir obetald. Attester sker alltid med två i förening systemet kräver detta. Betalningar från Swedbank kan göras var för sig och kräver ej två i förening. Detta kan innebära en säkerhetsrisk. Rutinerna som finns är goda och bedömningen är att det inte finns någon väsentlig risk för felaktigheter. Attestinstruktion synes efterföljas bra. Vi rekommenderar att behörigheter gås igenom hos banken. Denna risk minskas för tillfället av att utbetalningsfilen alltid attesteras av VD efter att betalning gjorts. 8
2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga processerna löner. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Löneprocess Bolaget har bra rutiner och kontroller avseende löner. Emma Johansson är nyanställd som löneadministratör. Identifierade kontroller vad gäller lön är: Arbetsledaren/chefen attesterar alltid tidrapporter samt frånvaro. Löneadministratören attesterar utbetalningsunderlaget som därefter sänds till kommunen för utbetalning. Utbetalningsfilen attesteras av vd Håkan Dahlgren. Avstämning av information på utbetalningslista och summa per anställd jämförs med mottagen/bokförd fil. Attest av tidrapport görs av närmaste chef för kontroll av tid. Attesteras av två personer. Rutinen granskad utan anmärkning. Vi bedömer att det är tillfredsställande kontroll vid slutlig avstämning av överensstämmelse av utbetalningsfiler och utbetalningslista. 9
2. Revisionen Revisionen Intern kontroll Vår granskning har bland annat omfattat genomgång av de väsentliga delarna vad gäller investering i kraftvärmeverket. Här sammanfattar vi våra slutsatser och utvecklingsområden. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Investering kraftvärmeverket Vi bedömer att bolaget har en god kontroll av projektet. Det baserar vi på att det genomförs löpande uppföljningar av projektet samt kontroller av att varje enskild faktura konteras på rätt projekt och objekt i redovisningssystemet. Detta ligger i sin tur till grund för kommande komponentfördelning. Samtliga fakturor attesteras av två personer. Vid höga belopp attesterar även vd.. Rutinerna som finns är goda och det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter. Ett förbättringsförslag är att dokumentera de löpande avstämningarna mellan konsultens bokföring och bolagets bokföring. Förslagsvis genom att prickad verifikationslista sparas i en pärm 10
2. Revisionen Revisionen Förvaltningsrevision Vår granskning har bland annat omfattat efterlevnad av ABL* och betalning av skatter och avgifter Här sammanfattar vi våra iakttagelser. Område Vår iakttagelse Kommentarer Företagsledningens kommentar Skatt Vi har noterat att skatter och avgifter vid de två granskade tillfällena betalats i tid och med rätt belopp Ovanstående gäller även Preliminär skatt Rutinerna som finns är goda och det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter Avtal Vi har tagit del av en muntliga beskrivning av vilka de största leverantörerna är som bolaget har tecknat avtal med inom ramen för investeringen i nytt kraftvärmeverk. Avtal avseende Kraftvärmeverket kommer att granskas vidare i samband med granskning av årsbokslutet. Därutöver har vi tagit del av lista över avtal som finns registrerade i ett system samt en lista över betalad sponsring under året. Utifrån genomförd granskning har inget framkommit som tyder på ersättningsskyldighet gentemot bolaget. Formalia Vi har tagit del av och gått igenom diverse formalia som exempelvis bolagsordning, registreringsbevis från bolagsverket, registrerutdrag från skatteverket, försäkringsbrev etc. Utifrån vår granskning har inget framkommit som tyder på risk för ersättningsskyldighet gentemot bolaget. 11
3. Sammanfattning Sammanfattning Vi bedömer att rutiner och intern kontroll är god, det finns ingen väsentlig risk för felaktigheter Vi har läst styrelseprotokollen t o m augusti 2015. Protokollen är informativa och följer den styrelseinstruktion som upprättats. Vi uppskattar att vi erhållit dokumentation i god tid inför vår förvaltningsrevision, vilket underlättade vårt arbete. Vi uppskattar också att ni fanns till hands när vi genomförde vår förvaltningsrevision. 12
4. Bokslutsfrågor Väsentliga frågeställningar inför bokslutet? Vid vår granskning under löpande år och genom vår tidigare erfarenhet har vi identifierat nedanstående väsentliga frågeställningar som är viktiga inför årets bokslutsprocess. Byggnation kraftvärmeverk Värdering - Är posten pågående nyanläggningar korrekt värderad? Värderingsfrågor byggnader 13
www.pwc.se firms provide industry-focused assurance, tax and advisory services to enhance value for their clients. More than 161,000 people in 154 countries in firms across the network share their thinking, experience and solutions to develop fresh perspectives and practical advice. See www.pwc.com for more information. This publication has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, PricewaterhouseCoopers in Sverige AB, its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication or for any decision based on it. 2013 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, "" refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB, which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity. SO-2011-05-09-1154-LA
Bilagor 15
Bilaga 1 Ordförklaring Ord Risk Väsentlighet Förvaltningsrevision Standardutformning ABL Kontrollbalansräkning Förklaring Revision baseras på risk och det innebär att vi fokuserar på områden som vi anser vara särskilt riskfyllda eller väsentliga. Områdena varierar beroende på bolagets bransch, storlek och situation samt noteringar som gjorts vid tidigare års revisioner. Riskområden är till stor del poster som företagsledningen kan påverka. Fel i årsredovisningen kan betraktas som väsentliga om de är av sådan omfattning eller typ att de, om de varit kända för en välinformerad läsare av årsredovisningen med intressen i bolaget, hade påverkat dennes bedömning av bolaget. Detta kan inkludera kvalitativa som kvantitativa fel och varierar mellan olika bolag och verksamheter. Om det totala felet som noterats i revisionen understiger beloppet för väsentlighetsgränsen så medför felet inte någon anmärkning i revisionsberättelsen och vi har då fortfarande möjlighet att avge en revisionsberättelse enligt standardutformning. Det kan dock finnas andra bristser som gör att vi avger en revisonsberättelse som avviker från standardutformningen. I vår revision av styrelsens och VD:s förvaltning ( förvaltningsrevision ) granskar vi om det finns åtgärder eller försummelser som, gentemot bolaget kan föranleda skadeståndsskyldighet från VD eller någon av styrelsens ledamöter. I förvaltningsrevisionen granskar vi även bolagets hantering av skatter och avgifter, den interna kontrollen i bolaget och övrig efterlevnad av aktiebolagslag och annan tillämplig lag. I vår revision av styrelsens och VD:s förvaltning ( förvaltningsrevision ) granskar vi om det finns åtgärder eller försummelser som, gentemot bolaget kan föranleda skadeståndsskyldighet från VD eller någon av styrelsens ledamöter. I förvaltningsrevisionen granskar vi även bolagets hantering av skatter och avgifter, den interna kontrollen i bolaget och övrig efterlevnad av aktiebolagslag och annan tillämplig lag. Innebär en revisionsberättelse som inte har en avvikande formulering. Aktiebolagslagen, denna lag innehåller bestämmelser om aktiebolag. Kontrollbalansräkning är en balansräkning som styrelsen skall upprätta i vissa föreskrivna fall. 16
Bilaga 2 Trafikljus Trafikljus Förklaring Ett rött ljus åsätts normalt observationer som har eller kan ha en väsentlig påverkan på bolagets finansiella rapportering eller som utgör en väsentlig svaghet i den interna kontrollen. Som sådana kräver de därför stor uppmärksamhet från företagsledningens sida. Ett gult ljus indikerar observationer som, även om de inte möter kriteria för att åsättas ett rött ljus, har eller kan ha en sådan påverkan på den finansiella rapporteringen att de bör komma till företagsledningens kännedom. Ett grönt ljus kan åsättas observationer som tidigare klassificerats som gula eller röda, men som nu har åtgärdats. Frågeställningar där vi förvisso inte har några avvikelser eller brister att rapportera kan också åsättas ett grönt ljus om de är av sådan magnitud eller behäftade med en sådan grad av komplexitet att företagsledningen bör få kännedom om dem. 17