1 TEKNISKA NÄMNDENS PROTOKOLL Ärenden behandlade på Tekniska nämndens sammanträde den 22 maj 2014: 68 Upprop och val av justeringsmän och justering 69 Godkännande av föredragningslista 70 Tekniska förvaltningen informerar 71 Budgetuppföljning april jämte 2014 72 Månadsrapport om antalet anvisad arbetskraft på skogsavdelningen 73 Motion Lätt att göra rätt 74 Information om Medborgardialog, Ingegärd Eriksson m fl 75 Medborgardialog PA Halls terass 76 Miljömålsuppföljning Tertial 1 77 Organisationsförändringar 78 Upphandlingsregler 79 Redovisning av delegationer 80 Anmälningsärenden 81 Ändring av Tekniska nämndens sammanträde i juni 2014 82 Protokoll från Tekniska nämndens Arbetsutskott 83 Anders Bourghardt (FP) frågar om Sandwalls plats slitna ytor
2 Tid och Plats Kl 08.30 kl 12.30 Kl 13.30 kl 16.30 Studieresa i Borås Tekniska nämndens Sessionssal Omfattning 68-83 Närvarande: Ordinarie ledamöter Rose-Marie Liljenby Andersson (S) Jan Idehed (C), t o m kl 15.30, 68-80 Lena Bergqvist (M) Gunnel Romild (FP) Ulf Samuelsson (S) Anja Liikaluoma (S) Kjell Hjalmarsson (MP) ordförande 2:e vice ordförande Ersättare Eike Jünke (M), tjg för Alexix Mouschopanis (M), kl 13.30-16.30, 68-83 Alexander Eliasson (M), tjg för Mikael Wickberg (M), kl 13.30-14.00, 68-83 Lotta Löfgren-Hjelm (M), kl 08.30-kl 12.30, deltog i studieresan Anders Bourghardt (FP), fr o m kl 13.30, 68-83, tjg för Jan Idehed (C), 81-83 Maria Hanafi (S), fr o m kl 13.30-16.30, 68-83 Mattias Blomberg (Vägv) Övriga Gunnar Isackson teknisk chef Christer Norberg avdelningschef Persontransportavdelningen Olof Svensson avdelningschef Skogsavdelningen Iqbal Musaji avdelningschef Upphandlingsavdelningen Lennart Karlsson tf Stadsträdgårdsmästare Kristina Nyström Svensson funktionschef för personal- och kommunikationsenheten Lisbeth Rehnlund sekreterare
3 68 Upprop och val av justeringsmän och justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utsågs Gunnel Romild (FP) med Ulf Samuelsson (S) som ersättare. Justeringen äger rum måndagen den 26 maj 2014, kl 14.00 på Tekniska förvaltningen. 69 Godkännande av föredragningslista Upprättad föredragningslista godkänns med följande tillägg: Ändring av tiden för Tekniska nämndens sammanträde den 26 juni 2014, Gunnar Isackson. 70 Tekniska förvaltningen informerar Avdelningschef Iqbal Musaji informerar om avbrutna och överprövade projekt. Teknisk chef Gunnar Isackson informerar om att Kommunstyrelsen bjuder in till Medborgardialog om Översiktsplanen samt att Borås Energi och Miljö AB erbjuder nämnder information om arbetet med VA-planen och om Riktlinjer för vatten och avlopp. Tf stadsträdgårdsmästare Lennart Karlsson informerar att byggnationen av Sjömarksbadet samt att det är invigning den 26 juni 2014. Tekniska nämnden lägger informationen till handlingarna. 71 Dnr 2014/3 061 Budgetuppföljning april jämte prognos 2014 I enlighet med Kommunstyrelsens riktlinjer för budgetuppföljning skall resultatet för april 2014 jämte prognos ha inkommit till Kommunstyrelsen senast den 23 maj 2014. Tekniska nämnden beslutar att med godkännande lägga rapporten till handlingarna samt överlämna resultat april 2014 till Kommunstyrelsen och Stadsrevisionen för kännedom. 72 Månadsrapport om antalet anvisad arbetskraft på Skogsavdelningen Månadsrapport om antalet anvisad arbetskraft på Skogsavdelningen. Tekniska nämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. 73 Dnr 2014/336 3410 Motion Lätt att göra rätt Borås har byggt upp världsomspännade rykte som visar hur återvinning kan fungera. Med miljön i fokus, så visar man hur det går att återvinna material både smidigt och lätt. Många äldre kan inte bli av med det kasserade materialet, när ingen bil finns att tillgå. Då räcker inte orken samt tiden till att vara miljövänlig. Moderaterna vill införa en mini-återvinningscentral som finns tillgänglig redan utanför dörren, eller i det nära boendet.
4 I Stockholm har man infört mini-återvinningscentraler. Det finns möjlighet att bli av med grovavfall, färger, spillolja, batterier, elavfall, ljuskällor med mera. Det finns även möjlighet att återvinna kläder, skor, leksaker och mindre möbler på mini-återvinningscentralen. Det är viktigt att man städar av området efter det använts. Annars blir det sopor liggande ute i naturen och då har man missat syftet med återvinning. Det är viktigt att ha miljöfokus, det gynnar oss alla. Tekniska nämnden tillstyrker motionen. 74 Information om Medborgardialog Ingegärd Eriksson, My-Linda Lorentsson och Anita Spjuth (V) informerar om Handbok för Medborgardialog. Borås Stad har fastställt riktlinjer för medborgardialog, som styr formerna för dialogen. Denna handbok innehåller råd för hur man planerar och genomför dialogen, och riktar sig till både förtroendevalda och tjänstemäm. Tekniska nämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. 75 Dnr 2014/454 002 Medborgardialog för en utveckling av PA Halls terass Med mottot: Levande PA Halls terrass som ger liv till det gränslösa mötet har ett arbete startats. En styrgrupp bestående av chefer och politiker från olika förvaltningar, nämnder, samt från Borås pastorat, samlades för att börja förverkliga mottot. Deltagande förvaltningar och nämnder är: Fritid- och Folkhälsonämnden, Kulturnämnden, Utbildningsnämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Tekniska nämnden samt Borås pastorat. Styrgruppen för PA Halls terrass tillsatte i sin tur en idégrupp med representanter från olika förvaltningar, kyrkan och Bäckängsgymnasiet. Efterhand utvecklades det till en arbetsgrupp som kom att ge olika förbättringsförslag. En del av dessa förslag har genomförts men för att komma vidare med frågan gav styrgruppen arbetsgruppen i uppdrag att undersöka möjligheten att genomföra en medborgardialog. Arbetsgruppen har kommit fram till att en enkät och medborgardialog i olika former ska genomföras. Frågorna ska betona en mer levande plats, mer aktivitet och rörelse. Skördefesten, som är på PA-Halls terrass den 6 september 2014, blir uppstarten för enkäten och hela medborgardialogprojektet. Tjänstemän och politiker delar ut enkäten samt börjar en dialog med allmänheten. Enkäten finns tryckt i pappersform för placering och utdelning på offentliga platser men även i digital form på Borås Stads och kyrkans webbsidor. Medborgardialogen sker genom att politiker från varje nämnd och från Borås pastorat bjuder in allmänheten till en eller två träffar i frågan. Tanken är också att politiker och tjänstemän besöker befintliga möten, aktiviteter och träffar.
5 Tidsplan: Enkät ut till allmänhet den 6 september. Öppen fram t.o.m 6 oktober. Bearbetning under oktober. Medborgardialogerna under november. Slutlig bearbetning klar vid årets slut. Efter att medborgardialogen avslutats har vi förhoppningen om att efter en del insatser infria visionen om en Levande PA Halls terrass som ger liv till det gränslösa mötet. Tekniska nämnden tillstyrker medverkan i enkät och Medborgardialog för en utveckling av PA Halls terrass. Alexis Mouschopanis (M) och Jan Idehed (C) samt Kjell Hjalmarsson (MP) och Ulf Samuelsson (S) utses som politiska representanter för Medborgardialog för PA Halls terrass. 76 Dnr 2014/484 820 Miljömålsrapport Tertial 1 2014 Borås stad har valt att arbeta med att nå de nationella miljökvalitetsmålen i fyra prioriterade områden. Områdena är Hållbara perspektiv, Hållbar samhällsplanering, Fossilbränslefritt och energieffektivt Borås samt Hållbar natur. För varje prioriterat område har ett antal mål och etappmål utarbetats. Målen anger vad vi vill uppnå och etappmålen definierar steg på vägen för att nå målen. Etappmålen ska uppnås under tiden 2013 2016. För respektive etappmål framgår vilken nämnd eller bolag som har huvudansvar för att leda arbetet för att nå målet. Kommunens löpande arbete, som Miljö- och konsumentnämndens tillsyn eller miljöövervakning som styrs av regelverk, finns inte med som mål och etappmål. För varje etappmål anges åtgärder för att nå målet och hur det kan följas upp. För att nå etappmålen är det viktigt att ansvariga nämnder och bolag gör en mer detaljerad åtgärdsplan. De åtgärder och aktiviteter som nämnder och bolag tar fram ska presenteras kommunens digitala verktyg för målstyrning. Tre gånger per år, vid tertial uppföljning och årsredovisning, ska uppgifterna i verktyget kontrolleras och uppdateras. När nämnder och bolag behöver avsätta resurser och investeringar för att nå etappmålen ska detta hanteras i den normala budgetprocessen. Det ska då tydligt framgå i budgetskrivningen att det avser åtgärder för att nå Borås Stads miljömål. Miljö- och konsumentnämnden ansvarar för den samordnade rapporteringen av hur arbetet med miljömålen fortlöper. Miljöbarometern, som nås via Borås Stads webbplats, ska synliggöra arbetet för att nå miljömålen för allmänheten. Tekniska nämnden beslutar att översända Miljörapport Tertial 1 till miljö- och konsumentnämnden för sammanställning av en redovisning till Kommunstyrelsen. 77 Dnr 2014/485 011 Organisationsförändring vid Park- och Skogsavdelningarna Bakgrund Idag består Parkavdelningen av stadsträdgårdsmästaren, tillika avdelningschef, och tre landskapsingenjörer. Avdelningen ansvarar för planering, nybyggnation och drift och underhåll av allmänplatsmark som är klassad som parkmark och gröna ytor. Även lekplatser på allmän platsmark (160 st) ingår i ansvarsområdet. Utförandet av skötsel
6 sker av entreprenörer. En av enheterna vid Skogsavdelningen, OSA-enheten, utför idag arbeten i parker och tätortsnära naturmark och snickeriarbeten på uppdrag av Parkavdelningen. I stadsträdgårdsmästarens uppdrag ingår att arbeta visionärt och strategiskt med planering av stadens parker. I uppdraget ingår även att vara chef för avdelningen. Landskapsingenjörerna ansvarar för den dagliga driften. I den ingår att projektera, upphandla entreprenader, växter, material mm, kontrollera avtalsefterföljelse och att hålla handlingar och ytregister ajour. I arbetet ingår även den administration som följer av uppdraget. I landskapsingenjörernas uppgifter ingår kontakter med allmänheten och entreprenörer, ex vis angående röjningar och skötsel av naturmark/tätortsnära skog. Landskapsingenjörerna svarar även för rådgivning till andra förvaltningar ex vis Fof och Lff i frågor som rör verksamhetsområdet vegetation. Den förhållandevis lilla avdelningen som Parkavdelningen utgör är sårbar då ansvaret är fördelat mellan ett fåtal personer. En enda persons frånvaro får stor påverkan på det gemensamma arbetet. Det har alltid funnits ett visst samarbete mellan Parkavdelningen och Skogsavdelningen, men under senare tid har man för att minska sårbarheten valt att intensifiera detta samarbete. Stadsträdgårdsmästaren, tillika avdelningschefen, är specialist inom området och arbetar visionärt och strategiskt. Stadsträdgårdsmästaren ansvarar för gestaltning/estetisk utformning av de olika parkmiljöerna. I stadsträdgårdsmästarens uppdrag som avdelningschef ingår alla uppgifter som ingår i ett chefskap i Borås Stad, ex vis APT (arbetsplatsträffar), utvecklingssamtal, individuella kompetensutvecklingsplaner, lönesättning och lönesamtal. Idag är befattningen belastad med många administrativa uppgifter som tar tid från specialistuppdraget. Utökat uppdrag Fr o m första september 2014 får Tekniska förvaltningen ett utökat uppdrag när det gäller skötsel av markområden. De markområden som tillkommer är oexploaterad kvartersmark som inte tagits i anspråk för sitt ändamål. Dessutom tillkommer ansvar för kortfristiga avtal på kommunens mark, ex vis betesavtal. Inga personella resurser förväntas följa med uppdraget. Den övervägande delen av detta uppdrag kommer att rymmas inom nuvarande Parkavdelningens ansvar. OSA-enheten kommer att vara delaktig i utförandet av skötsel av dessa markområden. I dagsläget är det oklart hur stora ytor som tillkommer. Anpassningar i organisation För att möta det kommande uppdraget krävs en mindre sårbar organisation för arbetet inom parkverksamheten. Därför föreslås en förändring som innebär en uppdelning i ansvarsområden mellan strategiskt arbete och driftarbete. Genom att förändra organisationen så att de tre landskapsingenjörerna bildar en ny enhet i Skogsavdelningen, förväntas samarbetet mellan funktionerna park-drift och skog bli ännu närmare. Eftersom kompetensområdena i park-drift och OSAenheten ligger nära varandra och i vissa fall går i varandra, skapas förutsättningar för synergieffekter samtidigt som parkverksamheten blir mindre sårbar. De tre landskapsingenjörerna får i Skogsavdelningen en tillhörighet i en större organisation med ansvarsområden som ligger nära de egna. Genom en förändring som innebär att ansvaret för parkdriften läggs i en enhet inom Skogsavdelningen, förväntas förutsättningarna för kompetensöverföring mellan enheterna inom avdelningen bli bättre, vilket är en viktig strävan i en lärande organisation som Tekniska förvaltningen. Arbetet inom den nya Parkenheten är tänkt att ledas av en enhetschef som även arbetar operativt inom området.
7 I en sådan förändring ingår även att lyfta stadsträdgårdsmästaren till en mer strategisk nivå där det finns ett större utrymme för att arbeta med visioner och strategier inom specialistområdet. Genom att frikoppla funktionen stadsträdgårdsmästare från avdelningschefsansvar och i stället lägga funktionen som en stabsfunktion direkt under förvaltningschefens ledning, skapas större utrymme för att arbeta renodlat med specialistuppdraget. Risker I riskkartläggningar som genomförts med anledning av organisationsförändringen har två större risker identifierats. Den ena rör den förväntade arbetsbelastningen på den nya Parkenheten. Eftersom volymen av de tillkommande arbetsuppgifterna i dagsläget är oklar, är det svårt att på förhand bedöma den kommande arbetsbelastningen och tempot i arbetet. För att säkerställa en god arbetsmiljö, är det viktigt att över tid följa arbetsbelastningens utveckling och vid behov vidta åtgärder. En annan risk som bedömdes som allvarlig var osäkerhet gränsdragningen mellan Parkenheten och Stadsträdgårdsmästaren när det gäller ansvar och befogenheter. För att undanröja denna risk är det av största vikt att ansvar och befogenheter, särskilt med avseende på ekonomi, tydliggörs innan genomförandet av organisationsförändringen. För att säkerställa en god arbetsmiljö för samtliga berörda funktioner, är det viktigt att kontinuerligt följa upp hur rollerna och det ansvar och de befogenheter som är kopplade till dem fungerar. Ekonomi Med ett närmare samarbete och en gemensam planering av arbetet inom funktionerna Park och Skog, förväntar vi oss ett effektivare utfört driftarbete. En ny enhetschef för den nya park-driftenheten tillkommer medan tjänsten som avdelningschef för Parkavdelningen försvinner. Eftersom Den nya Park- och Skogsavdelningen blir något större när det gäller antalet medarbetare och betydligt större när det gäller verksamhet och ekonomi, finns skäl för löneöversyn för avdelningschefen för den nya avdelningen. Tidsplan Tekniska förvaltningen förväntas få ansvaret för det utökade uppdraget inom parkdriften fr.o.m. första september 2014. Därför är det lämpligt att genomföra organisationsförändringen då. Förslaget till organisationsförändring har analyserats i riskkartläggningar med avseende på arbetsmiljön, där berörda medarbetare och fackliga representanter har medverkat. Förslaget har även förhandlats enligt MBL 11 med representanter från de berörda fackliga organisationerna. Tekniska nämnden beslutar att omorganisationen vid Park- och skogsavdelningarna godkänns att gälla fr o m den 1 september 2014. 78 Dnr 2014/486 571 Upphandlingsregler Borås Stad ska göra hållbara upphandlingar med ekonomiska, sociala och miljömässiga hänsyn.
8 Upphandling ska svara mot verksamhetens behov. Allt som upphandlas ska ha rätt funktion, rätt kvalitet, och levereras på rätt plats, i rätt tid och med hög säkerhet. Upphandling ska planeras i god tid och ske i samverkan mellan Upphandlingsavdelningen och sakkunniga i verksamheten. Upphandlingar ska präglas av effektivitet, kompetens och samverkan, och ta vara på den konkurrens som finns. De krav som ställs ska vara tydliga, transparanta, proportionella, förutsägbara och icke-diskriminerade. Kommunkoncernen ska ha en helhetssyn på upphandlingar och ta vara på vinster av samordning. Kommunens gemensamma bästa har företräde framför en enskild verksamhets intresse. De upphandlade ramavtalen ska användas. Reglerna gäller utöver langen om offentlig upphandling (LOU) all Borås stads upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. De omfattar alla Borås Stads förvaltningar och bolag samt de föreningar och stiftelser där Borås stad är förvaltare eller utser en majoritet av styrelsen. Tekniska nämnden utfärdar tillämpningsföreskrifter till dessa regler. Tekniska nämnden beslutar att tillstyrka upphandlingsreglerna samt att vidaresända dessa till Kommunstyrelsen. 79 Dnr 2014/2 002 Redovisning av delegationer Redovisas upprättad rapport över delegationer fattade beslut, inklusive trafikärenden. Delegationsredovisningen läggs till handlingarna. 80 Dnr 2014/01 m fl Anmälningsärenden 1. Protokollsutdrag 79 från Lokalförsörjningsnämnden angående Förtydligande kring kommunförsäkringen ansvarsvillkor C1 försäkringsupphandling, Borås Stad. 2. Skrivelse angående uppföljning av Kvalitet i Korthet 2013. 3. Vakansprövning av tjänst som Lagförman 100% på Skogsavdelningen, Tekniska nämnden. 4. Vakansprövning av tjänst som Entreprenadupphandlare 100% på Upphandlingsavdelningen, Tekniska nämnden. 5. Vikariatsförordnande för Olof Svensson som tf teknisk chef under tiden 2014-04-17. 6. Vikariatsförordnande för Kent Claesson som tf avdelningschef för Skogsavdelningen under tiden 2014-04-30 och 2014-05-02.
9 Informationen läggs till handlingarna. 81 Ändring av Tekniska nämndens sammanträde i juni 2014 Ändring av tiden för Tekniska nämndens sammanträde den 26 juni 2014 sammanträdet börjar kl 13.00 Tekniska nämnden beslutar att nämndens sammanträde den 26 juni 2014 börjar kl 13.00. 82 Protokoll från Tekniska nämndens Arbetsutskott Protokoll från Tekniska nämndens Arbetsutskott den 13 maj 2014. Protokollet läggs till handlingarna. 83 Anders Bourghardt (FP) frågar om Sandwalls plats slitna ytor? Anders Bourghardt (FP) frågar om Sandwalls plats slitna ytor? Tekniska nämnden beslutar att frågan besvaras vid sammanträdet i augusti. Vid protokollet Lisbeth Rehnlund Justeras Rose-Marie Liljenby Andersson (S) Gunnel Romild (FP)) Justeringen är tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 28 maj 2014. Lisbeth Rehnlund