Krisledningsplan Övergripande krisledningsplan för Länsstyrelsen i Västra Götaland län Rapport 2013:105
Rapportnr: 2013:105 ISSN: 1403-168X Rapportansvarig: Charlotta Källerfelt Beslutande: Lisa Nordahl Senast reviderad: 2015-03-12 Utgivare: Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Samhällsavdelningen Omslagsfoto: Markus Green, Länsstyrelsen Västra Götalands län. Rapporten finns som pdf på www.lansstyrelsen.se/vastragotaland under Publikationer/Rapporter.
Innehåll 1. Inledning... 3 1.1. Krisledningsplanens syfte och spridning... 3 1.2. Relaterade dokument... 3 1.3. Krishantering i det komplexa samhället... 4 1.4. Länsstyrelsens uppdrag... 4 1.5. Inriktning för Länsstyrelsens krisledningsarbete... 6 2. Länsstyrelsens krisledningsorganisation... 7 2.1. Ledningsstruktur... 7 2.2. Organisation... 7 2.3. Länsstyrelsens beredskapsnivåer... 8 2.4. Larmvägar... 8 2.5. Beslut om förstärkt grundberedskap... 9 2.6. Beslut om särskild krisledning... 9 2.7. Beslut om återgång till grundberedskap... 9 3. Länsledningen och avdelningscheferna... 11 3.1. Länsledningens uppgifter... 11 3.1.1. Strategisk ledning av Länsstyrelsens verksamhet... 11 3.1.2. Styrning av krisstaben... 11 3.1.3. Samverkan och representation:... 11 3.1.4. Övrigt... 11 3.1.5. Länsledningens uppgifter vid räddningstjänst som leds av Länsstyrelsen.... 12 3.2. Avdelningschefernas uppgifter... 12 4. Krisstaben... 13 4.1. Krisstabens uppgifter... 13 4.2. Anpassning av organisation och bemanning... 13 5. Krisstabsarbetets process och innehåll... 14 5.1. Rutiner för stabsorientering... 14 5.2. Rutiner för ärendehantering och dokumentation... 15 5.3. Rutiner för ekonomi, tidredovisning m.m.... 15 6. När Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst... 16 6.1. Räddningsledare... 16 6.2. Regionalt räddningsledningslag... 16 6.3. Omfattande räddningsinsatser i kommunal räddningstjänst och risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från kärnteknisk anläggning... 16 6.4. Organisationsskiss... 17 7. Resurser... 18-1 -
7.1. Personella resurser och samverkansforum... 18 7.1.1. Länsstyrelsens tjänstemän i beredskap (TiB)... 18 7.1.2. Länsstyrelsens presumtiva räddningsledare... 18 7.1.3. Expertkompetens på myndigheten som stöd för beslut... 18 7.1.4. VG Stab... 18 7.1.5. Regionalt råd... 18 7.2. Materiella resurser... 19 7.2.1. Lokaler... 19 7.2.2. Teknisk Ledningsstöd... 19 8. Åtgärdskort och mallar... 21 8.1. Krisstabschef... 21 8.2. Kriskommunikation... 23 8.3. Samverkan... 24 8.4. Analys... 26 8.5. Beredning... 28 8.6. Dokumentation och ärendehantering... 29 8.7. Omvärldsbevakning och lägesbild... 30 8.8. Rapportering... 31 8.9. Service och bemannings- och IT-stöd... 32 8.10. Mall för händelsediagnos och länsledningens uppstartsmöte... 33 8.11. Mall för krisstabsorientering... 35 8.12. Mall för stabsarbetsplan... 36-2 -
1. Inledning 1.1. Krisledningsplanens syfte och spridning Krisledningsplanen klargör Länsstyrelsens organisation och uppgifter vid stora olyckor, samhällsstörningar, vid höjd beredskap och när Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst. Planen ska fungera som ett praktiskt stöd för Länsstyrelsens chefer och medarbetare i krisledningsarbetet. Planen ska vara tillgänglig för samverkande aktörer och allmänhet som är intresserade av hur Länsstyrelsen planerar sitt arbete. Den senaste versionen av krisledningsplanen ska alltid finnas tillgänglig på Länsstyrelsens intranät och på den externa webbplatsen. Krisledningsplanen revideras årligen enligt reglerna för revidering av Länsstyrelsens riktlinjer. 1.2. Relaterade dokument Länsstyrelsen risk- och sårbarhetsanalys I risk- och sårbarhetsanalysen beskrivs länets största risker, sårbarheter och kritiska beroenden. Rapporten redogör för länets och Länsstyrelsen förmåga att hantera kriser samt vilka resurser som finns till förfogande. Rapporten sammanställs i november varje år. Program för räddningstjänst och sanering vid kärnteknisk olycka Programmet beskriver Länsstyrelsens organisation och uppgifter vid eller risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning. Plan för övertagande av kommunal räddningstjänst Planen anger grunderna för Länsstyrelsens övertagande av kommunal räddningstjänst. Instruktion för tjänsteman i beredskap (TiB) Dokumentet beskriver TiB:s uppgifter och mandat och ger instruktioner för arbetet. Kriskommunikationsplan Planen ger en fördjupad beskrivning av mål, strategi och organisation för Länsstyrelsens kriskommunikationsarbete. Epizootiberedskapsplan Planen anger vilka åtgärder Länsstyrelsen ska vidta för att bekämpa inträffade epizootiska sjukdomar. - 3 -
Övriga mallar och rutiner Utöver ovanstående dokument finns ett stort antal mallar och rutiner som ger fördjupad vägledning och riktlinjer för specifika uppgifter. 1.3. Krishantering i det komplexa samhället Det finns en rad tänkbara händelser inom och utom länet som kan leda till stora olyckor och samhällsstörningar med omfattande konsekvenser. I dagens samhälle är dessa ofta gränsöverskridande och kan slå mot människors vardag, samhällsviktiga funktioner och grundläggande dagliga villkor. Komplexa beroenden och mönster kan leda till överraskande och långvariga följder. Länsstyrelsens uppgifter i krishanteringssystemet följer av grundläggande formella uppdrag och av de situationer som kan uppstå under en allvarlig händelseutveckling. Arbetet baseras bland annat på risk- och sårbarhetsanalyser. I det följande använder vi de två begreppen stora olyckor och samhällsstörningar för att ange utgångspunkterna för Länsstyrelsens agerande. 1.4. Länsstyrelsens uppdrag I Förordning (2007:825) med länsstyrelseinstruktionen ges Länsstyrelsen ett stort antal uppgifter i samband med krisberedskap och höjd beredskap. Länsstyrelsen är geografiskt områdesansvarig myndighet, är högsta totalförsvarsmyndighet i länet, är sammanhållande inom länet, ska underrätta regeringen om händelser i länet, ska verka för samordning och inriktning av de åtgärder som behöver vidtas, ansvarar för en samlad regional lägesbild, ska ha en tjänsteman i beredskap, ska omgående kunna upprätta en ledningsfunktion vid en allvarlig kris, ska vid höjd beredskap samordna de civila försvarsåtgärderna samt verka för att det civila och det militära försvaret samordnas. - 4 -
Enligt krisberedskapsförordningen (2006:942) ska Länsstyrelsen inom sitt geografiska område vara en sammanhållande länk mellan lokala aktörer och den nationella nivån, samordna verksamhet mellan kommuner, landsting och myndigheter, verka för att information till allmänheten och media samordnas, efter beslut av regeringen prioritera och inrikta statliga och internationella resurser, hålla regeringen informerad om händelseutvecklingen, tillståndet i länet, den förväntade utvecklingen, tillgängliga resurser samt om vidtagna och planerade åtgärder. I lagen (2003:778) och förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor framgår att Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst vid utsläpp eller risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning, ansvarar för sanering efter utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning, beslutar om vem som ska leda en räddningsinsats om insatserna berör flera kommuner och räddningsledarna inte själva bestämt det, får ta över ansvaret för räddningstjänst vid omfattande räddningsinsatser i kommunal räddningstjänst får utfärda eldningsförbud, och får utfärda Viktigt meddelande till allmänheten (VMA). Figur 1. Omfattande översvämningar är ett exempel då Länsstyrelsen verkar för samordning av åtgärder och information. Foto Martin Fransson - 5 -
1.5. Inriktning för Länsstyrelsens krisledningsarbete Länsstyrelsen ska ha en tjänsteman i beredskap (TiB) med uppgift att initiera och samordna det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid stora olyckor eller samhällsstörningar i länet eller i vår omvärld, förmåga att omgående upprätta en ledningsfunktion för bland annat samordning och information vid stora olyckor och samhällsstörningar, i länet eller i vår omvärld, som medför behov av samverkan med kommuner eller andra aktörer, vilket gäller även vid höjd beredskap, en krisledningsorganisation som kan hantera även mycket överraskande händelser och skeenden som inte framgått av riskanalyser, en förberedd presumtiv räddningsledning för regionalt behov, förberedda ledningsplatser med lämplig teknisk utrustning, förmåga att samverka på annan plats med Försvarsmakten, Västra Militärregionen om det råder höjd beredskap inom totalförsvaret. Länsstyrelsens ledningsfunktion (krisledningsorganisation) ska kunna aktiveras tidigt av TiB, kunna verka i olika ambitionsnivåer utifrån situationens behov, snabbt kunna anpassa sig till överraskande skeenden, vid behov kunna arbeta i två ledningsnivåer samtidigt: - övergripande systemledningsarbete (länsledningen), - praktiskt arbete (särskilt sammansatt krisstab), kunna ha samverkanspersoner placerade hos tre externa aktörer vid stora olyckor eller samhällsstörningar, kunna arbeta i cirka sju dygn med förstärkt organisation, kunna hantera två händelser samtidigt. För att Länsstyrelsen ska kunna fullgöra sina uppdrag enligt lag och förordning ska chefer och medarbetare årligen genomföra den utbildning och övning som länsledningen har beslutat om. - 6 -
2. Länsstyrelsens krisledningsorganisation 2.1. Ledningsstruktur Länsstyrelsen planerar för en krisledningsorganisation i två nivåer: Den strategiska ledningen som utförs av länsledningen. Krisstaben, vars uppgift är att stödja länsledningen och Länsstyrelsens ledningsgrupp med det praktiska arbetet vid stora olyckor, samhällsstörningar och höjd beredskap. Länsledningens, avdelningschefernas, krisstabens och räddningsledarens arbete beskrivs närmare i kommande kapitel. 2.2. Organisation Figur 2. Länsstyrelsens krisledningsorganisation vid särskild krisledning. Vid förstärkt grundberedskap rapporterar krisstabschefen till säkerhetsdirektören. - 7 -
2.3. Länsstyrelsens beredskapsnivåer Länsstyrelsen har tre beredskapssteg som beskrivs i tabellen nedan. Beredskapsnivå Bemanning Situation Styrdokument Grundberedskap Tjänsteman i beredskap (Hela året, dygnet runt) Länsstyrelsens ordinarie beredskap TiB-instruktionen Förstärkt grundberedskap TiB plus några personer från ESS, info och berörda enheter Vid förvarningar om att utökat arbete kan krävas. Eller vid händelser som kan kräva att Länsstyrelsen agerar till viss del Krisledningsplanen Särskild krisledning Hela Länsstyrelsen kan beröras Vid händelser som kräver stora personella och materiella resurser samt tvärsektoriell kompetens Krisledningsplanen 2.4. Larmvägar Information och larm om att en händelse har inträffat kommer vanligtvis från SOS Alarm, räddningstjänstförbund, kommuner, Västra Götalandsregionen eller polisen. Information kan även komma från andra samverkande myndigheter eller upptäckas genom TiB:s omvärldsbevakning. TiB är Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap med uppgift att initiera och samordna det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid allvarliga kriser som berör länet. TiB har beredskap hela året, dygnet runt och ska kunna svara på larm inom 20 minuter. - 8 -
TiB gör en första bedömning av situationen och behovet av åtgärder. Därefter kontaktar TiB Länsstyrelsens säkerhetsdirektör och vid behov informationschefen och andra berörda enhetschefer. Tjänsteman i beredskap (TiB) Säkerhetsdirektör Länsledning Figur 3. Interna larmvägar Berörda enhetschefer Avdelningschefer Säkerhetsdirektören informerar länsledningen och samtliga avdelningschefer om vad som hänt. Avdelningscheferna och/eller avdelningscheferna gör en bedömning av händelsens konsekvenser utifrån den egna verksamheten och utser kontaktpersoner. 2.5. Beslut om förstärkt grundberedskap Beslut om förstärkt grundberedskap fattas av berörda enhetschefer. Om länsledningen eller säkerhetsdirektören inte snabbt kan nås har TiB mandat att initiera arbetet och kalla in personal. 2.6. Beslut om särskild krisledning Beslut om särskild krisledning fattas av länsledningen. Om länsledningen eller säkerhetsdirektören inte snabbt kan nås har TiB mandat att initiera arbetet och kalla in krisstaben. 2.7. Beslut om återgång till grundberedskap När situationen inte längre kräver att arbetet sker i krisledningsorganisation, det vill säga att uppgifterna kan skötas i ordinarie organisation kan krisstaben avvecklas. Berörda enhetschefer fattar beslut om och när krisstaben ska avvecklas vid beredskapsnivån förstärkt grundberedskap. Länsledningen fattar beslut om och när krisstaben ska avvecklas vid beredskapsnivån särskild krisledning. Tidpunkt och form för avveckling måste planeras och kommuniceras internt och till samverkande aktörer. Rollen som krisstabschef och funktionerna för dokumentation och kommunikation avvecklas sist. Länsledningen utser vem som ansvarar för utvärdering. - 9 -
I vissa fall upphör inte Länsstyrelsens delaktighet i ärendet i och med att krisstaben avvecklas. Ide fall då det efterföljande arbetet bedöms bli omfattande, utdraget eller kommer att beröra flera enheter är det lämpligt att låta arbetet gå över i en projektorganisation. Exempel på en sådan situation är sanering efter utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning. Länsledningen utser vilken avdelning alternativt vem som ska leda och samordna den fortsatt hantering av händelsen. Krisstaben bör vara etablerad till dess att en projektledare är utsedd. Krisledningsorganisation. Situationen kräver snabbt och samlat agerande. Arbetet utförs av krisstaben Ordinarie organisation Eventuellt efterarbete hanteras enligt ordinarie rutiner och under ordinarie arbetstid. Projektorganisation Situationen kräver fortsatt arbete och utökad samordning av berörda enheter. Figur 4. Vägval vid återgång till grundberedskap - 10 -
3. Länsledningen och avdelningscheferna 3.1. Länsledningens uppgifter 3.1.1. Strategisk ledning av Länsstyrelsens verksamhet Tillämpning av Länsstyrelsens formella uppdrag i författningar. Principfrågor och inriktningsbeslut. Ange ramar för egen organisations arbete. Ange avsikter, övergripande mål och avvägningar. Besluta om eventuella avvikelser från ramar. Besluta om att formellt ingå vissa åtaganden. Besluta om ansvarsfrågor och policytillämpning. Fastställa principiella kommunikationsbudskap. 3.1.2. Styrning av krisstaben Fatta beslut om särskild krisledning. Aktivera krisstaben. Besluta om krisstabens resurser och omfattning. Ge direktiv och inriktning till krisstaben. Ange prioriterade arbetsuppgifter för krisstaben. Ange former och tider för redovisning inför länsledningen. Besluta om varaktighet. Fatta beslut om att avveckla krisstaben vid särskild krisledning. Säkerställa att länsledningens arbete dokumenteras. 3.1.3. Samverkan och representation: Samverkan med chefer hos samverkande aktörer. Kontakt med departement och regeringskansliet. Värdskap för tillresande utländska och nationella representanter. Dialog med allmänheten, intressegrupper och opinionsyttringar. Möte och dialog med Länsstyrelsens Regionala råd för samhällskydd och beredskap. Länsledningens besök i drabbade områden. 3.1.4. Övrigt Fatta beslut om Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) informationsmeddelande. Fatta beslut om formerna för utvärdering av krisledningsorganisationens arbete. - 11 -
3.1.5. Länsledningens uppgifter vid räddningstjänst som leds av Länsstyrelsen. Vid räddningstjänst som leds av Länsstyrelsen har Länsstyrelsen mandat att vidta vissa åtgärder som Länsstyrelsen inte har i andra situationer. Då har länsledningen även i uppgift att: Fatta beslut om övertagande av kommunal räddningstjänst, Utse och vid behov avsätta räddningsledare, Fatta beslut om ingrepp i annans rätt (om inte räddningsledaren gör det). Det finns åtgärder som endast räddningsledaren har rätt att fatta beslut om: Tjänsteplikt. Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) varningsmeddelande. 3.2. Avdelningschefernas uppgifter Avdelningschefernas uppgifter vid en händelse: Leda avdelningens ordinarie verksamhet. Delta i möten med anledning av händelsen. Bedöma och informera länsledningen om händelsens konsekvenser för avdelningens verksamhet och för samhället i stort. Utse personer som ska ingå i krisstaben utifrån efterfrågad kompetens. Säkerställa att inkomna ärenden med koppling till inträffad händelse överlämnas till krisstaben för snabb och samordnad beredning. Informera egen personal. Ansvara för delar av krisledningsarbetet efter beslut av länsledningen. - 12 -
4. Krisstaben Krisstabens roll och uppgift är att stödja länsledningen och Länsstyrelsens ledningsgrupp med det praktiska arbetet vid stora olyckor, samhällsstörningar, vid höjd beredskap eller när Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst. Den aktiveras efter beslut av länsledningen, berörda enhetschefer eller av TiB om inte länsledningen eller berörda enhetschefer snabbt kan nås. Länsledningen eller berörda enhetschefer också anger och vilka prioriterade arbetsuppgifter krisstaben ska ha. Staben arbetar formellt på uppdrag av länsledningen och rapporterar till denna. 4.1. Krisstabens uppgifter Genomföra det praktiska arbetet enligt länsledningens inriktning. Ta fram förslag till bemanningsplan. Bedöma konsekvenserna för Länsstyrelsen och övriga samhället av inträffad händelse och behovet av åtgärder. Samverka och samordna arbetet med andra aktörer. Arbeta med lägesuppföljning. Hålla länsledningen/berörda enhetschefer uppdaterad om läget i länet. Ta fram lägesrapporter till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), departement och regeringskansliet. Informera och kommunicera. Säkerställa att nödvändig teknik finns tillgänglig för Länsstyrelsens krisledningsarbete. 4.2. Anpassning av organisation och bemanning Krisstaben bemannas utifrån händelsen art, tidsförhållanden, omfattning och tillgängliga resurser. Krisstabschefen ansvarar för löpande behovsanpassning. Det vill säga vilka uppgifter som ska utföras, hur många som behöver arbeta med de olika uppgifterna och vilken kompetens om krävs. I vissa situationer kan en och samma person ha flera uppgifter. I andra situationer krävs det att flera personer arbetar med samma uppgift. I praktiken sker anpassningen oftast i steg. - 13 -
5. Krisstabsarbetets process och innehåll Arbetet i krisstaben är en del av krisledningsarbetet och processen kan översiktlig beskrivas så här: Figur 5. Krisstabsarbetets process Krisstaben ska kunna hantera vitt skilda händelser. Den är inte uppbyggd för något specifikt enskilt scenario. Följande uppgifter ska krisstaben kunna hantera: Analys och bedömning. Beredning (ta fram förslag och alternativ till beslutsfattaren). Juridiskt stöd. Omvärldsbevakning och lägesbild (källor, sovring, presentation). Kriskommunikation (till exempelanalys, behov, målgrupper, budskap, kanaler, och samordningsbehov). Dokumentation (till exempel diarieföring, formalia, tillgänglighet, spårbarhet). Rapportering (till exempel sammanställa och rapportera till nationella och regionala aktörer). Samverkan med externa aktörer. 5.1. Rutiner för stabsorientering Syftet med stabsorienteringen kan vara att redovisa aktuellt läge och prognoser, att redovisa krisstabens arbete och/eller att inrikta fortsatt arbete. Det ska inte förekomma problemlösningsdiskussioner, allmänna funderingar eller lösa samtal under orienteringen. Vanligtvis pågår stabsorienteringen inte mer än 30 minuter. Krisstabschefen leder stabsorienteringen. På stabsorienteringen deltar personalen i krisstaben (alternativt ansvariga för de olika uppgifterna), föredragande och vid behov samverkande aktörer. Se mall för stabsorienteringar s35 och stabsarbetsplan s36. - 14 -
5.2. Rutiner för ärendehantering och dokumentation Krisstabens arbete ska dokumenteras för att hålla den egna organisationen informerad, underlätta överlämning till nästa skift, sprida information till berörda aktörer i länet och möjliggöra utvärdering av Länsstyrelsen arbete. För att kunna följa upp arbetet är det viktigt att alla handlingar diarieförs på samma ärende, oberoende av vilken enhet medarbetaren tillhör. Samtliga medarbetare ska dokumentera sitt arbete genom att kortfattat dokumentera samtliga aktiviteter i webbaserat informationssystem (WIS), skicka en kopia av e-post som skickas under pågående händelse till o-rb-krisledning, diarieföra samtliga handlingar av betydelse i Platina under aktuellt ärende. Om detta inte hinns med ska en kopia på handlingen skickas till o-rb-krisledning med en kommentar om att den ska diarieföras. 5.3. Rutiner för ekonomi, tidredovisning m.m. Respektive enhet står för sin personals kostnader. För att underlätta uppföljning av ekonomi och tid ska medarbetare som deltar i krisledningsarbetet under en händelse tidsredovisa på den egna enhetens organisation, projekt 31 och verksamhetskod 4579. En särskild specifikationskod ska upprättas för den aktuella händelsen. Organisation Projekt Verksamhet Specifikationskod Enhetens org. 31 4579 En händelsespecifik - 15 -
6. När Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst vid utsläpp av radioaktiva ämnen från kärnteknisk anläggning, när utsläppet är av sådan omfattning att åtgärder krävs för att skydda allmänheten. Vid omfattande räddningsinsatser i kommunal räddningstjänst får Länsstyrelsen ta över ansvaret för räddningstjänsten i de kommuner som berörs av insatsen. Länsstyrelsen arbete utsläpp av radioaktiva ämnen beskrivs närmare i Länsstyrelsen program för räddningstjänst och sanering. Länsstyrelsen arbete vid övertagande av kommunal räddningstjänst beskrivs utförligare i Länsstyrelsen plan för övertagande av kommunal räddningstjänst. 6.1. Räddningsledare En räddningsinsats kommer att ledas av någon av Länsstyrelsens presumtiva räddningsledare. Dessa har behörighet att leda räddningstjänst i den kommunala räddningstjänsten och har erfarenhet av stora räddningsinsatser, eller motsvarande kvalifikationer. 6.2. Regionalt räddningsledningslag Regional räddningsledning ingår som en funktion i Länsstyrelsens krisstab och har till uppgift att stödja räddningsledaren. Sex räddningsbefäl ur VG Stab (mer information på sidan 19) bildar tillsammans med sakkunniga och jurister från Länsstyrelsen tre regionala ledningslag. 6.3. Omfattande räddningsinsatser i kommunal räddningstjänst och risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från kärnteknisk anläggning Vid omfattande räddningsinsatser i den kommunala räddningstjänsten eller vid risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning kan de presumtiva räddningsledarna hjälpa Länsstyrelsen att bedöma situationen och förbereda för räddningsledning. De presumtiva räddningsledarna kan stödja Länsstyrelsen med att följa och värdera pågående kommunala räddningsinsatser, främst med avseende på effektivitet, ledningsförmåga, och resurssituation, följa och värdera andra aktörers hantering av konsekvenserna av händelsen, stödja berörda räddningstjänster, värdera behovet av samordning och inriktning från Länsstyrelsen, - 16 -
värdera behovet av övertagande av kommunal räddningsinsats, värdera behovet av ingrepp i annans rätt designa en organisation för räddningsledning (skadeplatsorganisation, ledningsorganisation), bereda formalia för ett övertagande, leda räddningsinsatsen när Länsstyrelsen ansvarar svara för regionalt och nationellt kopplad analys, logistik, samverkan, lägesbild och rapportering. 6.4. Organisationsskiss Figur 6. Länsstyrelsen krisledningsorganisation när Länsstyrelsen leder en räddningsinsats - 17 -
7. Resurser 7.1. Personella resurser och samverkansforum 7.1.1. Länsstyrelsens tjänstemän i beredskap (TiB) Länsstyrelsens medarbetare som har förordnande som TiB har kunskap om Sveriges krishanteringssystem, Länsstyrelsens uppdrag och krisledningsorganisation. De har förmåga att starta krisledningsarbetet och att leda det fortsatta arbetet inom de olika funktionerna (med undantag för kriskommunikation). 7.1.2. Länsstyrelsens presumtiva räddningsledare Dessa har behörighet att leda räddningstjänst i den kommunala räddningstjänsten och har erfarenhet av stora räddningsinsatser, eller motsvarande kvalifikationer. När Länsstyrelsen ansvarar för räddningstjänst kommer en räddningsinsats att ledas av någon av dessa presumtiva räddningsledare. Vid omfattande räddningsinsatser i den kommunala räddningstjänsten eller vid risk för utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning kan de presumtiva räddningsledarna hjälpa Länsstyrelsen att bedöma situationen och förbereda för räddningsledning. 7.1.3. Expertkompetens på myndigheten som stöd för beslut Länsstyrelsen har kompetens inom en rad olika områden vilket gör att Länsstyrelsen kan vara ett stöd för andra myndigheter vid en kris. Medarbetare med expertkompetens kan exempelvis stödja en kommun i ett beslut och i hanteringen av en allvarlig händelse. 7.1.4. VG Stab VG Stab är en kompetenspool av särskilt utbildade och övade personer från kommuner och räddningstjänster i länet. Poolen förvaltas av Länsstyrelsen. Syftet är avlösa eller förstärka kommunledningar och räddningstjänster i fråga om stabsarbete, analyser och resurser för samverkan. Begäran om stöd från VG Stab görs hos Länsstyrelsens TiB. Personerna i poolen ska kunna börja arbeta cirka ett dygn efter att begäran har kommit in till Länsstyrelsen. Kostnaderna står beställande aktör för. 7.1.5. Regionalt råd Rådet för Samhällsskydd och beredskap är ett samrådsforum både före och under en allvarlig händelse. Rådet förvaltas av Länsstyrelsen I rådet ingår representanter på ledningsnivå från ett urval av länets kommuner och räddningstjänster, regionala myndigheter, företrädare för - 18 -
frivilligorganisationer och Länsstyrelsen. Rådet ska maximalt bestå av 12-14 personer. Urvalet från kommunerna görs i första hand så att ordförande (motsvarande) i kommunernas delregionala krishanteringsråd medverkar i det regionala rådet. Rådet ska så långt det är möjligt ha deltagare från olika delar av länet och från olika stora kommuner och räddningstjänster. 7.2. Materiella resurser 7.2.1. Lokaler Länsstyrelsen har förberedda lokaler för krisledning i Länsstyrelsens lokaler i Göteborg. Ledningsplatsen är försedd med reservkraft med uthållighet på minst en vecka. Avbrottskänslig utrustning i ledningsplatsen försörjs med avbrottsfri kraft (UPS). Krisledningsarbete kan även ske i Länsstyrelsens övriga lokaler. Figur 7 Länsstyrelsens lokaler för krisledning i Göteborg. 7.2.2. Teknisk Ledningsstöd Länsstyrelsen använder i huvudsak samma tekniska ledningsstöd i krisledningsarbetet som i sitt övriga arbete. Utöver telefon, e-post, Lync och VPNuppkopplingen används följande ledningsstöd: - 19 -
Webbaserat informationssystem, WIS Länsstyrelsen använder WIS som är ett nationellt webbaserat informationssystem för att dela information mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en händelse. RAKEL Länsstyrelsen är ansluten till det nationella kommunikationssystemet för samverkan och ledning, RAKEL. Signalskydd Länsstyrelsen har tillgång till krypterade förbindelser (fax, och telefon). - 20 -
8. Åtgärdskort och mallar 8.1. Krisstabschef Du arbetsleder krisstaben och rapporterar till länsledningen vid särskild krisledning och till berörda enhetschefer vid förstärkt grundberedskap. Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Stäm av med länsledningen. Genomför ett uppstartsmöte Beställ krisstabsmedlemmar. Fördela och förklara roller. Fördela arbetsuppgifter. Säkerställ att IT-enheten är informerad om att krisledningsarbete pågår. Detta för att snabba på hanteringen av eventuella störningar i IT-stödet. Upprätta en stabsarbetsplan, se mall. Planera och led stabsorienteringar enligt mall Tider? Deltagare? Kallelse? Initiera beredningsgrupper Vid sidan av det löpande stabsarbetet kan beredningsgrupper vara en lämplig form för fördjupat bedömningsarbete. Lokaler, deltagare? Håll löpande kontakt med länsledningen alt berörda enhetschefer Organisera samverkan Förbered tidigt samverkanspersoner som kan skickas till annan organisation (kommunledning, regionala myndigheter, räddningstjänster etc.) Ange på ett enkelt sätt uppgiften och eventuella mandat/begränsningar. Skapa bra arbetsbetingelser för externa samverkanspersoner som anländer till Länsstyrelsen. Håll koll på stabens resurser och arbetsmiljö Hur ser tillgången till och behoven av kompetens ut i nuläget, i närtid, på längre sikt? Utrustning? Stämningsläge? Tryck som behöver reduceras? Konflikthantering? - 21 -
Raster? Ledord för krisstabschefen Framförhållning. Undvik att absorberas av nuet och detaljer. Skapa mentalt utrymme för överraskningar. Var enkel och tydlig i kommunikationen. Egen vila. Undvik radio- och telefonkommunikation för egen del. - 22 -
8.2. Kriskommunikation Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge. Vad har hänt? Vilken roll och vilket ansvar har Länsstyrelsen? Vad är gjort? Vem är Länsstyrelsens talesperson? Bedöm det kortsiktiga kommunikationsbehovet internt, externt och i samverkan med andra (se nedan). Stäm av med informationschefen och krisstabschefen. Uppdatera telefonväxeln, intranätet och externa webben. Kalla in särskilt viktiga kommunikationskompetenser, som exempelvis webb och media. Samverkan Vilka andra aktörer berörs av händelsen? Vilket informationsansvar vilar på respektive aktör? Behov av kommunikationssamordning? Hur ska kommunikationssamverkan genomföras? Ta initiativ till samverkan. Samordna gemensamma budskap. Planera för löpande samverkan. Mediebevakning och analys Följ hur händelsen beskrivs i media och sociala medier. Kolla även berörda aktörers webbplatser, till exempel krisinformation.se. Är budskapen samordnade från aktörerna? Om budskapen spretar, är bristfälliga eller felaktiga ta initiativ till samordning. Organisera mediebevakningen och stäm av med ansvariga för övrig omvärldsbevakning vilka kanaler och vad som bevakas samt vilken analys som görs. Bedöm Länsstyrelsens fortsatta behov av kommunikation Bedöm löpande behoven internt, externt och i samverkan, på kort och lång sikt. Finns det särskilt viktiga målgrupper? Finns det målgrupper med särskilda behov. Arbeta med budskap, kanaler och innehåll. Vad är särskilt viktigt att kommunicera i samverkan med vilka parter? Ha löpande avstämning med informationschef, krisstabschef och vid behov länsledning. Hjälp Länsstyrelsens talesperson med mediehantering och budskap. Resurser och behov av förstärkning Har vi tillräckliga resurser för att klara vårt eget kriskommunikationsarbete? Har vi tillräckliga resurser för att kunna stödja andra aktörer om det efterfrågas? Behöver vi förstärka kriskommunikationsarbetet med fler personer? Organisera och bemanna webb, media, sociala medier och samverkan. Håll löpande kontakt med informationschefen, krisstabschefen och länsledningen. - 23 -
8.3. Samverkan Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen Inventera akut samverkansbehov Med vilka aktörer och i vilket syfte? Former? Tider? Inriktning Vilka frågor är särskilt viktiga? Avgränsningar. Dokumentation. Sambandplan Ta fram förslag till sambandsplan, stäm av med krisstabschefen och kommunicera ut till berörda. Telefonnummer till krisledningsorganisationen Mailadress Rakel: direktnummer och talgrupp Ny händelseflik i WIS Krypterad kommunikation Samverkanspersoner till andra aktörer Bedöm behovet av samverkanspersoner över tid. Externa resurser ur VG Stab? Uppdrag? Mandat? Personlig utrustning. Rapporteringsrutiner. Samverkanskonferenser Genomför regionala och nationella enligt standardrutin i TiB-pärm. Ta fram förslag till dagordning (stäm av med kriskommunikation och lägesbild) Informationssäkerhet? Dokumentation. Samverkansmöten på Länsstyrelsen Inbjudningar. - 24 -
Deltagare internt och externt Dokumentation. Kontakta service-, bemanning och IT-stöd angående lokal, fika, inpassering Länsledningens chefssamverkan Länsledningen ansvarar för chefssamverkan med till exempel regionala chefer och utländska representanter. Undersök vilka förberedelser du kan stödja länsledningen med. - 25 -
8.4. Analys Bemanning: bemannas initialt av personer från berörd verksamhet inom Länsstyrelsen Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. Gör en översiktlig analys av känd händelseutveckling: Konsekvenser? Varaktighet? Inblandade aktörers arbete/förmåga? Dynamik eller stabilitet i händelsen? Samhällets resursbehov i stort (Finns det behov av samordning eller prioritering av resurser.) Gör en översiktlig analys av tänkbara alternativa händelseutvecklingar: Konsekvenser? Varaktighet? Inblandade aktörers arbete/förmåga? Dynamik eller stabilitet i händelsen? Samhällets resursbehov i stort. (Finns det behov av samordning eller prioritering av resurser.) Redovisa översiktliga slutsatser eller förslag. Samverka med andra i analysarbetet, till exempel de som arbetar med kriskommunikation och omvärldsbevakning/lägesbild. Fortsätt på nästa sida: stöd för analysarbetet. - 26 -
Stöd för analysarbete Exempel på konkreta stödpunkter för analysarbete: Ämne/scenario/fråga som ska analyseras. När ska det vara klart? Samverkan och kontakter som behövs. Underlag som behöver inhämtas. Överväganden och resonemang i stort. Sammanfattande resultat av arbetet (alternativa bedömningar vid behov). Förslag med anledning av bedömningsarbetet. Annat. - 27 -
8.5. Beredning Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. Bedöm vilket beredningsbehov som finns med hänsyn till händelseutvecklingen Ärenden? Nu, senare? Beslutsbehov? Nu, senare? Konsekvenser? Annat? Bered de uppdrag som krisstabschefen anger Tider? Resurser och nödvändig kompetens för beredningsarbetet? Dokumentation? Annat? Stäm av med krisstabschefen Tid och former för redovisning, föredragning? - 28 -
8.6. Dokumentation och ärendehantering Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge. Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. Dokumentation För anteckningar vid krisstabsorienteringar För anteckningar vid regionala samverkanskonferenser Rådgör med krisstabschefen kring övrigt som ska dokumenteras, ex o Noteringar på blädderblock och whiteboards o Stöd med dokumentation till länsledningen o Få svar på frågorna Hur? När? Vem levererar in underlag som ska dokumenteras? Verktyg? Bevaka inkorgen o-rb-krisledning Vidareförmedla viktig information inom krisstaben. Vis tveksamheter kontakta krisstabschefen Diarieföring Skapa ett nytt ärende i Platina för händelsen på VÄS 457 (om det inte redan är gjort). Kommunicera aktuellt diarienummer inom krisstaben diarieföra samtliga handlingar av betydelse i Platina under aktuellt ärende. Om detta inte hinns med ska en kopia på handlingen skickas till o-rb-krisledning med en kommentar om att den ska diarieföras. Expediering av handlingar Stöd krisstaben med expediering av handlingar Utlämning av handlingar Hantera begäran om allmän handling, var observant på ev sekretess Signalskydd - bistå vid kommunikation via krypterade system - 29 -
8.7. Omvärldsbevakning och lägesbild Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. Omvärldsbevakning Vilka frågeställningar är särskilt angelägna? Stäm av med krisstabschefen Hur ska inhämtningen av information gå till? Källor: WIS information i media (källgranskning) information på samverkande aktörers webbplatser rapporter från utsända samverkanspersoner Samlad lägesbild Vilka frågeställningar är särskilt angelägna? Vilka är målgruppen? Hur ska inhämtningen av information gå till? Källor: o WIS o inskickade lägesrapporter o information i media (källgranskning) o information på samverkande aktörers webbplatser o redovisningar på samverkanskonferens o rapporter från utsända samverkanspersoner Tider för sammanställning? Stäm av med kriskommunikationsfunktionen kring arbetsfördelning (undvik dubbelarbete) Sammanställ samlad lägesbild Stäm av lägesbilden med krisstabschefen Redovisa läget vid stabsorienteringar Publicera lägesbilden i WIS - 30 -
8.8. Rapportering Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. Inventera akut rapporteringsbehov Till vilka aktörer? Innehåll i stort? Former, mallar? Tider? Rapportering till regeringen Stäm av innehåll och former med länsledningen, Behov av händelsestyrd rapportering? Annat? Rapportering till MSB Vilka frågor är särskilt viktiga? Tider, former? Annat - 31 -
8.9. Service och bemannings- och IT-stöd Att börja med Sätt dig in i aktuellt läge: Vad har hänt? Vad är gjort? Just nu? Vilka är de prioriterade arbetsuppgifterna? Kolla med krisstabschefen. IT och lokaler Stäm av eventuella behov av IT-stöd eller stöd kopplat till våra lokaler med krisstabschefen. Bemanningsstöd Stöd krisstabschefen med bemanningsplaneringen. Bevaka att arbetstidsreglerna följs. Kost, logi och resor Stäm av behovet av mat, fika, hotellbokningar, resebokningar med mera med krisstabschefen. Arbetsmiljö Var lyhörd för eventuella problem med hög arbetsbelastning, stress och konflikter inom krisstaben. Uppmärksamma i första hand krisstabschefen om detta, alternativt informera berörda ordinarie chefer. - 32 -
8.10. Mall för händelsediagnos och länsledningens uppstartsmöte Vid en allvarlig händelse är ett första vitalt steg att genomföra en inledande, konkret händelsediagnos. Den är användbar för alla typer av händelser. För länsledningen/ handlar det om följande frågor: Vad har hänt? Kända konsekvenser, skador? Vilka aktörer hanterar händelsen just nu? Hur berör händelsen Länsstyrelsen nu och längre fram? Formellt agerande? Grunder? Kommunikationsbehov nu och senare för fortsatt bedömning? Samverkansbehov? Resursbehov? Aktivering av krisstab inom Länsstyrelsen? Agerandemönster (välj, anpassa en eller flera över tid)? Följa läget? Stödja andra aktörer? Aktivt följa andras ledningsarbete? Aktivt förbereda övertagande av ledningsansvar? Utöva geografiskt områdesansvar? Aktivera regional räddningsledning? Stödåtgärder till allmänhet och specifika målgrupper? Kommunikationssamordning? Samordning och inriktning i visst avseende? Chefssamverkan? Rapporteringsrutiner till regeringen? Länsledningens fortsatta arbete? Hantering av normalverksamheten inom Länsstyrelsen? Landshövdingens beslut om inriktning, agerande? Annat? - 33 -
- 34 -
8.11. Mall för krisstabsorientering Dagordning Närvarokontroll och syfte med mötet. Läget i stort o prognoser, inklusive väder. o risker, varningar, hot. o Andra aktörers verksamhet i stort + deras resurser o Länsstyrelsens egen verksamhet. Resursläget internt Kriskommunikation o medieläget. o kommunikationsbehov. o kommunikationssamordning. o stämningar och opinioner. Samverkan och samordning. Behov av länsledningens beslut. Inriktning och prioriterade arbetsuppgifter, stabsarbetsplan. Sammanfattning. Nästa genomgång. Syfte Vanligtvis handlar det om att redovisa aktuellt läge och prognoser; redovisa stabens arbete samt inrikta det fortsatta arbetet framåt. Tips Var kortfattad och fokuserad. Krisstabschefen leder genomgången. Deltagare kan vara länsledningen, avdelningschefer, enhetschefer, personal från krisstaben, föredragande och vid behov samverkande aktörer. Detta avgörs från fall till fall. Det ska inte förekomma problemlösningsdiskussioner, allmänna funderingar eller lösa samtal. Vanligtvis pågår en stabsorientering inte mer än cirka 30 minuter. Om det inte finns något att säga under en punkt hoppar man vidare till nästa punkt. - 35 -
8.12. Mall för stabsarbetsplan Planen görs i dialog med medarbetarna. Stor hänsyn tas till personliga omständigheter, till exempelbehov av vila och barnpassning. Gäller fr.o.m./t.o.m. Prioriterade arbetsuppgifter på lång och kort sikt Prioriterad samverkan Tider för genomgångar Bemanning i staben (uppgift, namn) Arbetstider, raster - 36 -