Kopiera gärna FÖRBUNDSINFO FÖRBUNDSINFO Nr 14 2005 Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv De handlingar som är kopplade till den kyrkoantikvariska ersättningen utgör, i likhet med begravningsverksamhetens arkiv, allmänna handlingar enligt den statliga offentlighetsprincipen. Detta innebär att dessa handlingar skall utgöra särskilda arkiv som står under Arkivverkets tillsyn. I detta FörbundsInfo finns en handledning för vården av den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ samt de särskilda föreskrifter som fastställts av Riksarkivet (Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter RAMS). När det gäller begravningsverksamhetens arkiv hänvisar vi till FörbundsInfo 19/2002. Handläggare: Administrativ chef Per Westberg, tel. 08-737 71 42 per.westberg@svenskakyrkan.se Bilagor: Bilaga 1: Förteckning över författningar Bilaga 2: Arkivbeskrivning för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ Bilaga 3: Exempel på arkivförteckning Bilaga 4: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om förteckningsplan hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar (RAMS 2005:11) Bilaga 5: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar (RAMS 2005:12) SVENSKA KYRKANS FÖRSAMLINGSFÖRBUND Box 4312, 102 67 STOCKHOLM Tel 08-737 70 00 Fax 08-737 71 45 E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Webbplats www.forsamlingsforbundet.se Redaktör Lars Lidström
Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv 1 Allmänna förutsättningar Som en följd av ändringen av relationen mellan staten och Svenska kyrkan har de handlingar, som uppkommer i Svenska kyrkans verksamhet fr.o.m. 2000-01-01, inte karaktären av allmänna handlingar. Tryckfrihetsförordningens, sekretesslagens och arkivlagens föreskrifter om allmänna handlingar och myndigheters arkiv är alltså inte tillämpliga på de handlingar hos Svenska kyrkan som inkommit eller upprättats fr.o.m. detta datum. Från det ovan sagda finns dock två undantag, som är särskilt reglerade i sekretesslagens 1 kap. 8. Det föreskrivs här att tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av myndigheters handlingar också skall gälla för handlingar, som hör till vissa verksamheter hos vissa organ, vilka särskilt anges i bilaga till sekretesslagen. Det rör sig här om organ, som inte är myndigheter men som genom lag har erhållit uppdrag, som är av sådan karaktär, att de handlingar som uppkommer vid fullgörandet av uppdragen, skall likställas med allmänna handlingar. Av bilagan till sekretesslagen framgår att Svenska kyrkan och dess organisato riska delar erhållit två sådana uppdrag, nämligen dels den verksamhet som bedrivs enligt begravningslagen, dels fördelning och användning av den statliga ersättning som Svenska kyrkan erhåller enligt 4 kap. 16 lagen (1988:950) om kulturminnen m.m. den s.k. kyrko antikvariska ersättningen. Av arkivlagen, 2, framgår vidare att vad som gäller för statliga myndigheters arkiv också ska gälla för arkiv hos sådana organ, som avses i 1 kap. 8 andra stycket sekretesslagen, till den del arkivet härrör från den verksamhet som anges i bilagan. Detta innebär att de före skrifter om vård, gallring och tillsyn av statliga myndigheters arkiv, som återfinns i arkivlagen med följdförfattningar, även gäller för de handlingar hos Svenska kyrkan som tillkommit fr.o.m. 2000-01-01 i den mån de hör till de nämnda verksamheterna. (Jfr Svenska kyrkans bestämmelser 2003:1, 1 kap. 2.) För begravningsverksamhetens arkiv hos Svenska kyrkan har Riksarkivet utfärdat föreskrifter och allmänna råd om förteckningsplan och gallring (RA-MS 2001:7 och 2001:8). Det har även framställts en särskild beskrivning och handledning för begravningsverksamhetens arkivvård. För de handlingar, som hör till fördelning och användning av den kyrkoantikvariska ersättningen, har hittills inte funnits några särskilda arkivföreskrifter. Av det ovan sagda framgår emellertid att dessa handlingar måste behandlas på i princip samma sätt som begravnings verksamhetens handlingar. Hos varje organ inom Svenska kyrkan, där dessa handlingar före kommer, måste de alltså avgränsas från övriga handlingar, bilda särskilda arkiv och redovisas separat. (Jfr Svenska kyrkans bestämmelser 2003:1, 1 kap. 2.) 2 Arkivförfattningarna Den grundläggande författningen om arkiv hos myndigheter och mot svarande organ är arkivlagen (1990:782). Ytterligare föreskrifter finns i arkivförordningen (1991:446) och i de tillämpningsförfattningar som Riksarkivet har utfärdat med stöd av denna. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 2 (23)
Riksarkivets tillämpningsförfattningar utges i två serier, dels i Riksarkivets författningssamling RA-FS (föreskrifter och allmänna råd), dels i Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering, RA-MS. En viktig tillämpningsförfattning är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:4), där grundläggande föreskrifter meddelas om avgränsning, framställning, hantering, redovisning, gall ring m.m. Vidare märkes särskilda RA-FS-författningar med generella föreskrifter om regist rering, framställning och hantering av pappershandlingar, ADB-upptagningar, upphandling av skrivmateriel, arkivlokaler samt gallring. En lista över de aktuella författningar av allmän karaktär, som är tilllämpliga även på de arkiv som uppkommer till följd av den kyrkoantikvariska ersättningen, återfinnes i bilaga 1 till denna handledning. För den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv har två myndighetsspecifika författningar tillkommit, en som rör förtecknandet av arkiven (RA-MS 2005:11) och en som rör gallring (RA-MS 2005:12). I denna handledning ges kommentarer till dessa författningar. 3 Avgränsning och arkivbildning Handlingar rörande den kyrkoantikvariska ersättningen förekommer hos Svenska kyrkans organ på flera organisatoriska nivåer: församlingar, kyrkliga samfälligheter, stift och nationella organ. Det bör understrykas att det här endast rör sig om handlingar som uppkommer i samband med fördelning och användning av den statliga kyrkoantikvariska ersättning, som utbetalas jämlikt 4 kap. 16 lagen (1988:950) om kulturminnen m.m. Denna bestämmelse trädde i kraft den 1 januari 2002, som därför blir det normala begynnelsedatumet för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv. Vissa kyrkliga organ kan dock ha förberett fördelning och användning av ersättningen före lagens ikraftträdande, vilket gör att även handlingar från tiden före år 2002 i vissa fall måste föras till den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv. Handlingar rörande övrig vård enligt kulturminneslagen och övriga handlingar rörande drift och underhåll av byggnader och annan kyrklig egendom skall emellertid ej föras hit. Dessa handlingar tillhör Svenska kyrkans egna arkiv (eller möjligen begravningsverksamhetens arkiv). Konsekvensen blir t.ex. att handlingar tillhörande ett vårdprojekt, som rör en viss kyrkobyggnad och som finansieras med kyrkoantikvarisk ersättning, måste hållas skilda från övriga handlingar som rör samma kyrkobyggnad. Likaså måste handlingar tillhörande ett vårdprojekt, som finansieras med kyrkoantikvarisk ersättning, hållas skilda från handlingar tillhörande projekt, som finansieras på annat sätt, t.ex. med s.k. kyrkobyggnadsbidrag. Hos de kyrkliga organ, som använder kyrkoantikvarisk ersättning för vård- projekt, uppkom mer handlingar tillhörande projektet ofta långt innan en ansökan om kyrkoantikvarisk ersätt ning blivit beviljad. Det är därför angeläget att handlingar tillhörande sådana vårdprojekt där kyrkoantikvarisk ersättning kan bli aktuell redan från början hålls skilda från övriga handlingar hos det kyrkliga organet. Projekthandlingarna får dock inte karak tären av allmänna handlingar förrän kyrkoantikvarisk ersättning beviljats för FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 3 (23)
projektet i fråga. Vidare uppkom mer handlingar under genomförandeperioden till dess att vårdinsatsen avslutats och redovi sats. Det rör sig om flera olika handlingstyper, t.ex. beslutsprotokoll, diarier, ansöknings handlingar, korrespondens med andra kyrkliga organ och antikvariska myndigheter, upp handlingsdokumentation, beskrivningar, planer, ritningar, byggmöteshandlingar och slutredo visningar. Det kan ofta vara lämpligt att hålla alla handlingar rörande ett projekt samlade för sig. Särskilt märkes de s.k. vårdoch underhållsplanerna, vilka är en förutsättning för att kyrkoantikvarisk ersättning ska kunna erhållas. Framtagandet av en sådan plan kan i sig vara ett projekt som finansieras med kyrkoantikvarisk ersättning. Till de kyrkliga organ som arbetar med fördelningen av den kyrkoantikvariska ersättningen inkommer ansökningar med bilagor samt viss dokumentation under genomförandeperioden, till dess att slutredovisning och utbetalning sker, t.ex. arbetsbeskrivningar, kostnadskalkyler, antikvariska intyg och byggmöteshandlingar. Även här uppkommer sålunda bestånd av hand lingar rörande de projekt till vilka ersättning fördelas. Hit hör även ansökningar och hand lingar avseende projekt som icke beviljats ersättning. Vidare märkes protokoll rörande beslut om ersättning. Viktigare handlingar diarieförs och ett stort antal uppgifter om varje projekt registreras i ett särskilt centralt projekthanteringssystem (PHS) som är tillgängligt för flera kyrkliga organ. ADB-system (diarium, register, räkenskapsbokföring) får vara gemensamma för uppgifter rörande kyrkoantikvarisk ersättning och andra verksamheter hos det kyrkliga organet, men möjlighet måste i så fall finnas att på ett enkelt sätt göra sökningar, sammanställningar och uttag av de uppgifter som hör till den kyrkoantikvariska ersättningen. 4 Arkivredovisning Enligt arkivlagen ska myndigheterna och motsvarande organ redovisa sina arkiv dels genom en arkivbeskrivning, dels genom en systematisk arkivförteckning. Detta innebär att varje kyrkligt organ, som använder eller fördelar kyrkoantikvarisk ersättning, skall upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning som avser just de handlingar som hör till denna verksamhet. Arkiven bör benämnas Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN (det kyrkliga organets namn). Av praktiska skäl kan det i vissa sammanhang, t.ex. på volym etiketter, vara lämpligt att använda förkortningen KAE-arkivet i stället för Den kyrkoantikva riska ersättningens arkiv. Arkivbeskrivningen ska ge en samlad överblick över arkivet och underlätta användningen av detta. Arkivbeskrivningen ska innehålla uppgifter om arkivbildarens organisation och arbetsuppgifter sambandet mellan arbetsuppgifterna och viktigare handlingar och ärendeslag sökingångar i arkivet sekretess samt gallringsregler inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess gallringsregler vem som är ansvarig för arkivverksamheten FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 4 (23)
Anvisningar och formulär för arkivbeskrivning återfinnes i bilaga 2 till denna handledning. Arkivförteckningen upprättas med ledning av förteckningsplanen i RA- MS 2005:11. Planen är indelad i huvudavdelningar och serier, men endast huvudavdelningarna är fasta och ska följas av alla. Serierna har karaktären av exempel och anpassas efter de enskilda kyrkliga or ganens behov. Trots att arkivbildning och handlingstyper inte är desamma hos alla de kyrkliga organ som hanterar kyrkoantikvarisk ersättning bör dock en gemensam förteckningsplan kunna användas. Detta kan innebära att vissa obligatoriska huvudavdelningar blir tomma hos vissa organ. I sådana fall redovisas endast rubriken med anmärkningstexten Inga hand lingar. Här följer en kommentar till huvudavdelningarna i förteckningsplanen A Protokoll Hos de kyrkliga organ som fattar beslut i ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning, måste separata protokoll (alt. protokollsutdrag) föras för dessa ärenden. Bilagor till protokoll kan redovisas i en parallellserie, t.ex. A 1 A Kyrkorådets protokoll i ärenden rörande kyrkoantik varisk ersättning och A 1 B Bilagor till kyrkorådets protokoll i ärenden rörande kyrkoantikva risk ersättning. C Diarier Om manuellt diarium förs måste ett separat diarium föras för handlingar i ärenden rörande den kyrkoantikvariska ersättningen. Ett datoriserat diarium får vara gemensamt för ärenden rörande den kyrkoantikvariska ersättningen och övriga ärenden hos det kyrkliga organet, men möjlighet måste i så fall finnas till sammanställningar, sökningar och uttag av de poster som avser ärenden rörande den kyrkoantikvariska ersättningen. D Register och liggare Datoriserade register får vara gemensamma för uppgifter rörande den kyrkoantikvariska er sättningen och övriga verksamheter hos det kyrkliga organet, men möjlighet måste i så fall finnas till sammanställningar, sökningar och uttag av de delar av registret som innehåller upp gifter rörande den kyrkoantikvariska ersättningen. Av systemdokumentationen skall framgå vilka delar av registret som används för uppgifter rörande den kyrkoantikvariska ersättningen. Om flera kyrkliga organ har tillgång till och lägger in uppgifter i samma datoriserade register ska registret i första hand redovisas i arkivförteckningen hos det kyrkliga organ som svarar för huvuddelen av upptagningen. Detta organ bör också ansvara för den systemdokumenta tion som ska upprättas eller sammanställs enligt kraven i RA-FS 1994:2 (ändrad och omtryckt i RA-FS 2003:2), 4 kap. 5. Övriga kyrkliga organ, som har tillgång till registret, bör i sina arkivredovisningar ange hur och var man får tillgång till de uppgifter i registret, som av ser kyrkoantikvarisk ersättning. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 5 (23)
E F Inkomna handlingar Handlingar ordnade efter ämne Korrespondens och ämnesordnade handlingar (dossiéer), som rör användningen av den kyrkoantikvariska ersättningen, måste hållas skilda från övrig korrespondens och övriga dossiéer hos det kyrkliga organet. Det kan vara lämpligt att samla de handlingar som rör använd ningen av den kyrkoantikvariska ersättningen i en dossié för varje särskilt vårdobjekt eller vårdprojekt. Hos de organ, som arbetar med fördelning av ersättningen kan inkommande ansökningshandlingar ordnas årgångsvis i diarienummerordning. G Räkenskaper De räkenskapshandlingar, i vilka användningen av den kyrkoantikvariska ersättningen redovi sas, måste hållas skilda från det kyrkliga organets övriga räkenskaper. Ett datoriserat bok föringssystem får dock vara gemensamt för transaktioner rörande den kyrkoantikvariska er sättningen och övriga transaktioner hos det kyrkliga organet, men möjlighet måste i så fall finnas till sammanställningar, sökningar och uttag av de poster som rör den kyrkoantikvariska ersättningen. Eftersom de löpande räkenskaperna avseende kyrkoantikvarisk ersättning får gallras med en frist av 10 år enligt RA-MS 2005:12 behöver i arkivförteckningen endast upptas de slutliga ekonomiska redovisningarna av den kyrkoantikvariska ersättning som or ganet under varje år använt eller fördelat (se nedan under Gallring). Om slutlig ekonomisk redovisning av de kyrkoantikvariska medlen ingår i serier under andra huvudavdelningar i den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv, görs under huvudavdelning G hänvisning till dessa serier. Ett exempel på en arkivförteckning återfinnes i bilaga 3 till denna handledning. Genom för teckningen erhåller varje volym i arkivet en identitesbeteckning, ett s.k. volymsignum som består av seriesignum jämte volymnummer, t.ex. A 1:1. Arkivets namn och volymsignum ska anbringar på varje volym i arkivet. 5 Gallring Riksarkivets föreskrifter om gallring är av två typer. För det första finns generella tillstånd till gallring av vissa typer av handlingar som förekommer hos många arkivbildare. Generella gallringsföreskrifter publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Det viktigaste generella gallringstillståndet är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Vilka handlingar som kan gallras enligt denna författning ska arkivbildarna själva avgöra med hjälp av författningens föreskrifter och exempel. Gallring får dock inte ske, om den kan skada allmänhetens rätt till insyn. Gallring får heller inte ske av handlingar som kan vara av värde för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. I författningen finns en omfattande samling av exempel på handlingar som kan komma i fråga för gallring. Gallringsfristen för de olika handlingstyper som kan gallras enligt denna författning bestäms av den som ska tillämpa författningen, i detta fall alltså ett kyrkligt organ som hanterar kyrkoantikvarisk ersättning. Beslut om gall- FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 6 (23)
ring enligt denna författning skall dokumenteras i ett s.k. lokalt gallringsbeslut. Där skall anges dels de handlingstyper som det kyrkliga orga net anser sig kunna gallra med stöd av denna författning, dels de gallringsfrister som man funnit lämpliga. Ett lokalt gallringsbeslut för handlingar hörande till kyrkoantikvarisk ersätt ning bör upprättas i samråd med arkivmyndigheten. Den andra typen av gallringsföreskrifter, som Riksarkivet utfärdar, är myndighetsspecifika beslut som gäller för en speciell myndighet eller grupp av myndigheter. De utges i en samling som kallas Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering förkortat RA-MS. För handlingar hörande till den kyrkoantikvariska ersättningen finns ett sådant beslut i RA-MS 2005:12. Eftersom rutinerna är skiftande hos de kyrkliga organ, som hanterar kyrkoantikvarisk ersätt ning och eftersom det handlar om en relativt ny verksamhet, som sannolikt ska utvärderas och omprövas ca 2010, har det inte nu befunnits möjligt eller ändamålsenligt att utpeka ett större antal gallringsbara handlingstyper. I den myndighetsspecifika gallringsföreskriften regleras därför endast gallring av diarier i digital form samt räkenskapshandlingar. I Riksarkivets gallringsbeslut RA-MS 2005:12 anges som ett villkor för gallring av räken skapsinformation att varje kyrkligt organ skall bevara slutliga ekonomiska redovisningar av den kyrkoantikvariska ersättning, som organet använt eller fördelat. För organ som fördelar r kyrkoantikvarisk ersättning bör dessa ekonomiska redovisningar innehålla årliga samman ställningar över erhållna och utbetalade medel, fördelade på varje ansökan och med hänvisningar till ansökningshandlingarna. För organ som använder kyrkoantikvarisk ersättning bör de ekonomiska redovisningarna innehålla sammanställningar över hur erhållna medel använts med hänvisningar till dokumentationen för varje vårdprojekt. Ekonomisk redovisning av den kyrkoantikvariska ersättningen kan bestå av kopior i tillämpliga delar av det kyrkliga organets räkenskapshandlingar och bokslut eller uttag ur dess bokföringssystem. Riksarkivets gallringsbeslut RA-MS 2005:12 och det lokala gallringsbeslutet skall läggas som bilagor till arkivförteckningen. Någon annan redovisning av de gallringsbara handling arna behöver inte göras. De behöver alltså inte förtecknas i arkivförteckningen där endast de handlingar som ska bevaras behöver redovisas. 6 Arkivmyndigheterna De statliga arkivmyndigheterna Riksarkivet och landsarkiven är skyldiga att utöva tillsyn över att Svenska kyrkans organ fullgör sina skyldigheter vad gäller vården av den kyrkoantik variska ersättningens arkiv. De kyrkliga organen bör därför vända sig till arkivmyndigheterna för råd och anvisningar vad gäller tillämpningen av arkivförfattningarna. I synnerhet gäller detta frågor om hur förteckningsplanen i RA-MS 2005:11 ska anpassas till det egna arkivet och hur det lokala gallringsbeslutet ska utformas. Förslag till anpassad förteckningsplan och lokalt gallringsbeslut bör underställas arkivmyndigheten för yttrande. Man får då en garanti för att man hamnat i rätta banor och för att man inte senare ska behöva göra tidsödande änd ringar. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 7 (23)
Bilaga 1 Förteckning över författningar Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen, kap 2 (SFS 1949:105, ändrad och omtryckt i SFS 1991:1500). Sekretesslagen, kap 15 (SFS 1980:100, ändrad och omtryckt i SFS 1992:1474). Arkivlag (SFS 1990:782). Arkivförordning (SFS 1991:446). Allmänna tillämpningsförfattningar (Tillämpliga även för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv) Allmänt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:4). Registrering Riksarkivets allmänna råd om registrering (RA-FS 1997:5). Arkivhantering Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering av pappers handlingar (RA-FS 1991:2). Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för papper (RA-FS 1991:10). Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering av mikrofilm (RA-FS 1991:4). Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) (RA-FS 1994:2, ändrad och omtryckt i RA-FS 2003:2). Riksarkivets cirkulär med tekniska föreskrifter beträffande material och metoder för bindning av arkivhandlingar (KRFS 1981:2). Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om vissa krav vid upphandling av skrivmateriel (RA-FS 1994:1). Arkivlokaler Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6, ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:3). Arkivgallring Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 8 (23)
Myndighetsspecifika tillämpningsförfattningar (Tillämpliga för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv) Arkivredovisning Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om förteckningsplan för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ (RA-MS 2005:11) Arkivgallring Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring i den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ (RA-MS 2005:12). FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 9 (23)
Bilaga 2 Arkivbeskrivning för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ Ange överst hos vilket kyrkligt organ (församling, samfällighet, stift eller nationellt organ) arkivet bildas. 1 Organisation a) Beskriv kort det kyrkliga organets organisatoriska uppbyggnad och plats i Svenska kyrkans organisation. Ange t.ex. för kyrklig samfällighet ingående församlingar och stiftstillhörighet. b) Ange vilken eller vilka styrelser, råd, nämnder eller motsvarande hos det kyrkliga organet som fattar beslut i ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning. c) Ange även vilken avdelning, förvaltning eller funktion hos det kyrkliga organet som hand lägger ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning. 2 Arbetsuppgifter och viktigare handlingar Här anges endast de arbetsuppgifter som sammanhänger med den kyrkoantikvariska ersätt ningen. a) Om det kyrkliga organet fördelar kyrkoantikvarisk ersättning till andra kyrkliga organ, ange till vilka organ (vilken kategori) fördelning sker. b) Om det kyrkliga organet använder kyrkoantikvarisk ersättning för egna projekt, ange vilka typer av projekt som förekommer samt vilket organ som beviljat ersättningen. c) Ange vilka viktigare typer av handlingar som uppkommer i samband med fördelningen och användningen av den kyrkoantikvariska ersättningen. Vanligt förekommande handlingar är protokoll, ansökningshandlingar, vård- och underhållsplaner samt handlingar rörande enskilda vårdprojekt. d) Ange vilka ADB-system som används i arbetet med den kyrko antikvariska ersättningen. Ange systemens namn, ändamål samt när de togs i bruk för den kyrkoantikvariska ersätt ningen. Vanligt förekommande är ADBsystem för diarieföring och räkenskapsbokföring (ordbehandlingsprogram behöver ej tas med). Ange om systemen är gemensamma för den kyrkoantikvariska ersättningen och övrig verksamhet hos det kyrkliga organet. Ange även om det kyrkliga organet har tillgång till ADB-system för kyrkoantikvarisk ersättning, som är gemensamt för flera kyrkliga organ. 3 Befintliga arkivbestånd och arkivförteckningar Ange här arkivnamnet och första året för handlingarna i arkivet, dvs. det år då det kyrkliga organet började använda eller fördela kyrkoantikvarisk ersättning. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 10 (23)
4 Sökingångar i arkiven Ange här t.ex. diarier och olika register. 5 Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Här anges eventuella uppgifter i arkivet som är eller kan vara sekretessskyddade. 6 Gallringsregler Det gällande gallringsbeslutet har angivits. Här anges även datum för upprättande av eventuellt lokalt gallringsbeslut. 7 Ansvarig för arkivverksamheten. Ansvaret för arkivvården åligger det kyrkliga organ hos vilket arkivet bildas. Ansvaret bör delegeras, så att en särskild arkivvårdare utses för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv, t.ex. chefen för den förvaltning, avdelning eller funktion, som handlägger dessa ärenden. 8 Formuläret Använd bifogade eller liknande formulär vid upprättande av arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall fortlöpande kompletteras. För arkivmyndighetens tillsynsverksamhet är det av värde om en kopia av arkivbeskrivningen översänds och att kompletteringar i arkivbeskriv ningen kommer till arkivmyndighetens kännedom. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 11 (23)
ARKIVBESKRIVNING JÄMLIKT 6 ARKIVLAGEN (1990:782) FÖR DEN KYRKOANTIKVARISKA ERSÄTTNINGENS ARKIV HOS (det kyrkliga organets namn) 1 Organisation a) Organisatorisk uppbyggnad, plats i Svenska kyrkans organisation b) Beslut i ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning fattas av c) Ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning handläggs hos 2 Arbetsuppgifter och viktigare handlingar a) Fördelning av kyrkoantikvarisk ersättning: b) Användning av kyrkoantikvarisk ersättning: c) Viktigare handlingar: d) ADB-system FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 12 (23)
3 Befintliga arkivbestånd och arkivförteckningar 4 Sökingångar i arkivet 5 Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess 6 Gallringsregler Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring i den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos Svenska kyrkans organ (RA-MS 2005:12) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1997:6). Med stöd av RA-FS 1997:6 har lokalt gallringsbeslut upprättats den... 7 Ansvarig för arkivverksamheten Ort Datum... Arkivansvarig FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 13 (23)
Bilaga 3 Exempel på arkivförteckning Någon gemensam förteckningsmall för alla de kyrkliga organ som fördelar och använder kyrkoantikvarisk ersättning går inte att upprätta. Förteckningsplanen måste anpassas av varje organ till den egna verksamheten och arbetsrutinerna. Föreliggande exempel avser endast att visa hur vissa vanligt förekommande handlingstyper kan förtecknas. Förteckning över Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Innehållsförteckning A B C D E F G Ö Protokoll A 1 NN:s styrelses protokoll i ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning Arkivexemplar av utgående handlingar B 1 Arkivexemplar av utgående handlingar Diarer C 1 Diarium Register och liggare D 1 Register Inkomna handlingar E 1 Diarieförda handlingar Handlingar ordnade efter ämne F 1 Dossiéer över vård- och underhållsprojekt F 2 Vård- och underhållsplaner Räkenskaper G Räkenskaper Övriga handlingar FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 14 (23)
ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Serierubrik Seriesignum NN:s styrelses protokoll i ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning A 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Serien inbunden. 1 2 2002 2004 2005 ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Serierubrik Seriesignum Arkivexemplar av utgående handlingar B 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Kopior av utgående skrivelser är arkivlagda tillsammans med korrespondensen i serie E 1 eller i dossiéerna i serie F 1. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 15 (23)
ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/ samfällighet/stift Serierubrik Diarium Seriesignum C 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Uttag på papper ur NN:s datoriserade diarium av ärendegrupperna nr XX, YY och ZZ, i vilka ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning diarieförs. Serien i arkivboxar. 1 2 2002 2002 Kronologiska listor. Ämnesordnande listor. ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/ samfällighet/stift Serierubrik Register Seriesignum D 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Inga handlingar. NN har tillgång till Svenska kyrkans centrala projekthanteringssystem PHS, vari uppgifter om kyrkoantikvarisk ersättning registreras. För systemet och för systemdokumentationen ansvarar Kyrkostyrelsen. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 16 (23)
ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/ samfällighet/stift Serierubrik Diarieförda handlingar Seriesignum E 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivboxar. Serien består av handlingar, som diarieförts i ärendegrupperna nr XX, YY och ZZ, vilka enligt NN:s diarieplan avser ärenden rörande kyrkoantikvarisk ersättning. Handlingarna är arkivlagda årgångsvis, och inom varje årgång i diarienummerordning. Diarieförda handlingar kan också ingå i dossiéerna i serie F 1 1 2 3 2002 2003 2004 2005 ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/ samfällighet/stift Serierubrik Dossiéer över vård- och underhållsprojekt Seriesignum F 1 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivboxar. Aktuella handlingar i hängmappar. 1 2 3 2002 2003 2002 2003 2002 2003 Avslutade projekt: Projekt A, projekt B, projekt C, projekt D. Avslutade projekt: Projekt E. Avslutade projekt: Projekt F. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 17 (23)
ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Serierubrik Seriesignum Vård- och underhållsplaner F 2 Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivboxar. 1 2 2003 2004 Objekt A, objekt B, objekt C Objekt D, objekt E ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Serierubrik Seriesignum Räkenskaper G Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Räkenskapshandlingar avseende kyrkoantikvarisk ersättning ingår i NN:s räkenskaper, konto nummer 1001, 1002, 1003 och 1004. De gallras med en frist av 10 år jämlikt RA-MS 2005:12. Slutlig ekonomisk redovisning av använd och fördelad kyrkoantikvarisk ersättning ingår i serie E 1. Se ärendegrupp XX. ARKIV: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv hos NN församling/samfällighet/stift Serierubrik Seriesignum Övriga handlingar Ö Plats Leverans Volymnummer Tid Anmärkningar Inga handlingar. FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 18 (23)
FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 19 (23)
FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 20 (23)
FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 21 (23)
FÖRBUNDSINFO NR 14 22 (23)
Förteckning över utgivna FÖRBUNDSINFO 2005 Nr 1 2005: Utökad service FörbundsInfo i ny form, 19 januari Nr 2 2005: Databas för stulna kyrkoföremål, 19 januari Nr 3 2005: Inför bokslut och årsredovisning, 25 januari Nr 4 2005: Nationaldagen den 6 juni blir helgdag 2005, 16 februari Nr 5 2005: Clearing av kyrkliga handlingar, 16 februari Nr 6 2005: Basbelopp för år 2005, 16 februari Nr 7 2005: Allmänna råd för begravningsclearing, 16 februari Nr 8 2005: Blanketter inom begravningsverksamheten, 16 februari Nr 9 2005: Nya priser för transport av askurnor, posten Express, 15 mars Nr 10 2005: Utställningsverksamhet i kyrkor KRO-avtal, 15 mars Nr 11 2005: Telefoniavtal träffat med Telia Sonera Sverige AB, 15 mars Nr 12 2005: Budgetförutsättningar 2006, 19 april Nr 13 2005: Allmänna råd om tillstånd för krematorieverksamhet, 19 april Nr 14 2005: Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv, 22 juni FÖRBUNDSINFO NR 14 2005 23/23