PRODUKTIONSSÄTTNING AV NYA LADOK NUAK Tor Fridell och Malin Zingmark 160919
2 Agenda Förberedelser i gamla Ladok FÖRE produktionssättning Produktionssättningsperioden Tidplan Beslutspunkter Olika steg Aktiviteter i nya Ladok vid produktionssättning
FÖRBEREDELSER I GAMLA LADOK FÖRE PRODUKTIONSSÄTTNING Tor Fridell
4 Förberedelser Stäng examensansökan via LPW viss tid före. Osäkert om ansökningar konverteras så tid behövs så inskickade ärenden hinner hanteras. Överväg justering av värden på LOK1 och LOK2 året före produktionssättning Lokala pnr bytes mot NyA:s interimspnr för aktiva studenter. Kan påbörjas nu! Rättad UB80 i 2016_3 (Ladok-20664). Lok serie och klass kan sättas på program för institutionsmärkning. Examensinriktningskod måste vara unik! Idag är den unik i kombination med examenskod. En uppdaterad EB36 kommer i 2016_03 där man kan hitta och byta.
5 Förberedelser skyddade personer Kontakt med personer med skyddade personuppgifter bör tas. Aliastabellen kommer inte konverteras.
6 Begränsningar i service vid produktionssättning Webbregistrering ska vara stängd under stilleståndet. Datum justerat i god tid + information studenter Tentamensanmälan ska vara stängd under stilleståndet. Datum justerade i god tid + information studenter. Anmälda studenter med registrering konverteras. Inga betygslistor konverteras, all definitivrapportering måste vara gjord. Pågående rapportering i resultat-leveransen måste vara avslutad. Konvertering av resultatnoteringar kommer dock att ske. Giltighetstid för verifierbara intyg kan behöva justeras Studieavbrott för framtiden oklart hur de konverteras
7 Hjälp för att minimera påverkan Nya Ladok kommer att kunna fungera i läsläge under den tid det är stängt för alla lärosäten. Gamla Ladok kommer kanske att kunna fungera i läsläge under den tid det är stängt. Utredning pågår. Bygger på att alla tjänster fungerar med bara läsrättigheter. Checklista för kontroll av oavslutade ärenden tas fram.
8 Arkivering av gamla Ladok Alla tabeller följer inte med till nya Ladok De allra flesta är temporärtabeller som inte behövs Data i vissa tabeller kan vara kandidater för bevarande på lärosätet. Gallringsbeslut behöver skrivas om de inte bevaras. Arkivarienätverket utreder lämplig väg men varje lärosäte beslutar. Fortsatt drift av bara databaserna med SQL-åtkomst på ITS vid UmU utreds.
9 Externa system Externa system med koppling mot Ladok som har öppna och stängda perioder, t ex kursanmälan, kursvärderingar, lärplattformar, utbildningsdatabaser och VFU måste också hanteras!
10 Grundläggande registervård och systemarbeten Sanitetsarbete skall vara gjort (kontroll inaktiva användare; kontroll inaktiva kurser, program, institutioner etc) SB01-SB04 (NyA) körda/satta till vilande SB10 (Navet), satt till vilande UB02 satt till vilande UB20 (CSN), alla delar körda och satt till vilande UB30 (SCB), alla relevanta delar körda för denna termin, ev extrakörning precis innan avstängning av gamla Ladok UB40 (UHR, antagningsstat), alla delar körda för alla terminer fram till och med denna UB50 (ÅR), senaste hel ÅR/DÅR körd, månadskörning/veckokörning körd. Rensning av alla onödiga årsredovisningskörningar skall ske, med viss hårdhet i vad man behåller UB50, extrakörning precis innan avstängning av gamla Ladok UB60, körd t o m fg termin UB70, körd varje vardag, satt till vilande UB80, körd enl anvisningar UX03 körd t o m innevarande termin UX04 körd t o m innevarande termin SY11, frys och publicera de omgångar som ska vara kvar SY12, frys de ÅR som ska vara kvar RV14, rensa underlagstabeller ganska kraftfullt. RB06, gallra personer utan behörighet
PRODUKTIONSSÄTTNINGSPERIODEN
12 Nya Ladok redan igång! Fas 1 Fas 2 2016 2017 2018 sept nov sommar höst Q1-Q2 KKH KMH MAH Storuniversitetet
13 När produktionssätts mitt lärosäte? Löpande dialog med varje lärosäte Under slutet av 2016 finns plan för 2017 klar (grovt planerad, inte på veckonivå) Under våren 2017 görs plan för 2018
14 Lärosätenas preliminära önskemål Sommaren 2017 Mälardalens högskola Högskolan i Halmstad Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Teologiska högskolan Inte svarat Röda korsets högskola Sophiahemmet Södertörns högskola Konstfack Linnéuniversitetet Högskolan Kristianstad Hösten 2017 Örebro universitet Stockholms universitet Högskolan Väst Gymnastik- och idrottshögskolan Ersta Sköndals högskola Högskolan Dalarna Sveriges Lantbruksuniversitet Karlstads universitet Karolinska Institutet Stockholms konstnärliga högskola 2018 Blekinge tekniska högskola Försvarshögskolan Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Göteborgs universitet Kungliga tekniska högskolan Linköpings universitet Uppsala universitet Lunds universitet Chalmers Mittuniversitetet Umeå universitet Luleå tekniska universitet
15 Produktionssättningsstegen 4-6 veckor innan produktionssättning Förberedelser Beslut att påbörja verifiering Verifiering Beslut att påbörja produktionssättning Verifiering av data (gamla Ladok stängs) Beslut att genomföra produktionssättning Produktionssättning Beslut att godkänna produktionssättning Avsluta produktionssättning (nya Ladok öppnas) Ladok stängt för uppdateringar 1-7 dagar
16 Hur länge är Ladok stängt under produktionssättningen? För lärosäten som redan produktionssatt nya Ladok Vid varje produktionssättning stängt för uppdateringar - från kväll till kommande förmiddag För lärosätet som produktionssätter Gamla Ladok stängt 1-2 dagar innan produktionssättningsdagen Nya Ladok stängt 0-5 dagar efter produktionssättning Totalt är lärosätet utan Ladok 1-7 dagar
17 Hur går produktionssättningen till? En lista med stegen som ska gås igenom tas fram av konsortiet Under verifieringsfasen genomförs samtliga steg, eventuell anpassningar görs för lärosätet Konsortiet guidar er igenom stegen!
18 Beslutspunkter Beslut att påbörja verifiering Lärosätet förbinder sig att genomföra verifieringsperioden och produktionssättning enligt överenskommen tidplan, om inget oförutsett inträffar. Alla lokala förberedelser inför produktionssättning ska vara klara. Beslut att påbörja produktionssättning Förutsätter att alla tester under verifieringsperioden gått bra. Det lokala beslutet innebär även ett beslut att stänga gamla Ladok för uppdatering.
19 Beslutspunkter Beslut att genomföra produktionssättning Efter att gamla Ladok stängts för uppdatering och en sista verifiering av konverterad data genomförts, fattas ett lokalt och centralt beslut att påbörja produktionssättningen. Det centrala beslutet innefattar även att stänga nya Ladok för uppdateringar. Beslut att godkänna produktionssättning För att kunna godkänna produktionssättningen ska den sista verifieringen av konverterat data vara felfri samt de mest nödvändiga integrationerna med Ladok fungera. Efter detta beslut är det inte längre möjligt för lärosätet att återgå till gamla Ladok.
20 Riskminimera! Avsätt mycket tid till förberedelser och verifieringsfasen. Säkerställ att alla vet vad de ska göra under själva produktionssättningen Planera för personal vid produktionssättning dubblera nyckelroller och säkra beredskap Säkerställ att integrationerna är klara i god tid! Bestäm vilka integrationer, mallar och studenttjänster som behöver vara igång från början avvakta om möjligt några dagar
21 Kunskapsöverföring Möjlighet kommer att ges till att delta vid tester inför produktionssättning vid ett lärosäte som produktionssätter innan det egna lärosätet Produktionssättning Prao Mars 2017 MAH hos KMH hösten 2016 Sommaren 2017 Hösten 2017 2018 hos MAH februari/mars 2017 (vid tilldelat datum) hos något lärosäte våren/sommaren 2017 (plan kommer) hos något lärosäte hösten 2017 (plan kommer)
AKTIVITETER I NYA LADOK VID PRODUKTIONSSÄTTNING
23 Arbete i nya Ladok Komplettering av data i nya Ladok behövs för det som IKn inte tar hand om Användare och behörigheter Användare + behörigheter löses genom importskript. Görs troligen i omgångar. Utbildningsmallar När produktionsmiljön sätts upp skapas nationella och även lokala kopior av dessa, en första version som IKn kan använda. Lärosätet måste skapa lokala utbildningsmallar innan man lägger upp nya utbildningar. Bevismallar Gör lokal konfiguration av bevismallar. Programtillfällesstruktur Programplaner för terminsregistering, tas med via IKn. Kurser inom program utan terminsregistering kommer inte konverteras via IKn.
24 Arbete i nya Ladok, forts Tider och perioder Kontrollera och ändra vi behov alla perioder (registrering, anmälan etc) Lokal grunddata Gå igenom det som konverterats in och ta ställning till om allt ska fortsätta att användas. Exempel successiv fördjupning, finansieringsform. Studielokalisering Lärosätena behöver koppla studielokaliseringar till ort/kommun för att de ska gå iväg till SCB på ett korrekt sätt. Man måste gå in på alla orter man använt lokalt. Manuell inmatning av Aliastabellen
25 Hjälp vid verifiering Ett dokument finns med förslag på sätt att verifiera att data överförts korrekt. IK:n ger också bra information. Exempel Kontrollera 20 kurser från olika terminer: kurstillfällen, prov, antal antagna, antal registrerade, antal med resultat, antal med avbrott i både nya och gamla Ladok. Kontrollera 10 program från olika terminer: antal antagna, antal registrerade, antal med examen, antal med avbrott, antal med studieuppehåll i både nya och gamla Ladok. Kontrollera 10 forskarstuderande från olika antagningsår i både nya och gamla Ladok.
26 Kontakt Malin Zingmark, malin.zingmark@agio.se Tor Fridell, tor.fridell@ladok.se Webb: http://www.ladok.se/ladok/nya-ladok/leveranser/lokalaaktiviteter-vid-produktionssattning/