P R O J E K T S T Ö D S P O L I C Y Projektstödspolicy P O L I C Y F Ö R A N S Ö K A N U R S. E. R. O. : S P R O J E K T S T Ö D Grundkraven för ansökan ur denna fond är att aktiviteten/projektet skall vara till förmån för de lokala medlemmarna direkt eller indirekt. Dessutom skall aktiviteten/projektet ses som ett bidragande verktyg till ökad jämlikhet, värnande om demokratiskt tänkande, ökat engagemang och/eller meningsfull tillvaro på lokalt lärosäte. A. F Ö R E S K R I F T E R 1. Högsta yrkande på stöd är 10 000 kronor. 2. Skall komma den lokala medlemsföreningens/-kårens medlemmar till gagn. 3. Får ej förknippas med alkohol, droger eller annat som kan verka stötande. 4. Genomförs ej planerad aktivitet, eller genomförs det inte i enlighet med ansökningshandlingarna råder full återbetalningsskyldighet. 5. Avtal upprättas med bifogat standardavtal. B : A N S Ö K N I N G S H A N D L I N G A R N A Senast 4 veckor innan planerad aktivitet/projektstart, eller enligt överenskommelse med S.E.R.O.:s styrelse, skall ansökningshandlingarna inkomma till styrelsen. I ansökningarna skall följande information finnas med: Ansökande förening eller kår. Kontaktperson och kontaktuppgifter. Beskrivning av aktiviteten/projektet. Beskrivning om hur aktiviteten/projektet uppfyller grundkraven enligt Projektstödspolicyn. Motivering om hur projektstödet kommer de lokala medlemmarna till gagn. En preliminär budget för användning av resurser. För att säkerställa att ansökan blir komplett rekommenderas att standardansökan används. C : E X P O N E R I N G U N D E R A R R A N G E M A N G Under denna punkt följer hur parterna skall exponeras under och runt arrangemanget. 1. S.E.R.O. åtar sig att exponera aktiviteten/projektet på www.sero.nu om så önskas. 2. Föreningen skall om möjligt bereda plats för S.E.R.O. med lämpliga former. 3. S.E.R.O. åtar sig att exponera aktiviteten/projektet mot andra föreningar om så önskas. D : E F T E R A V S L U T A T P R O J E K T Efter avslutad aktivitet/projekt skall en skriftlig rapport inkomma till styrelsen senast efter en (1) månad om inte särskilda skäl föreligger. Denna skall innehålla: En skriftlig beskrivning av aktiviteten/projektet Beskrivning om aktiviteten/projektets måluppfyllnad utifrån satta rekommendationer. Ekonomisk rapport av tilldelade resurser. 1(1)
P R O J E K T S T Ö D S P O L I C Y B E D Ö M N I N G S U N D E R L A G Bedömningsunderlag P R I O R I T E R I N G V I D B E D Ö M N I N G Beroende på årets nivå på organisationsbidraget så prioriteras olika event/arrangemang olika. Listan nedan bör gälla som vägledning för Styrelsen för riksorganisation där det viktigaste står överst och det nedersta på listan bör stödjas då möjlighet finns. 1. Årsmöten och personvalsmöten eller överlämningar mellan styrelser 2. Gästföreläsningar eller annan kompetensutveckling 3. Uppstart av nya, ej tidigare genomförda, projekt 4. Introduktion för nya studenter 5. Inköp av profilmaterial 6. Sittningar/sociala arrangemang 7. Inköp av inventarier Styrelsen bör ta hänsyn till varje förening/kårs förutsättningar på det egna lärosätet. Dessa förutsättningar kan vara relationen till ledningen vid lärosätet och därmed fördelar/nackdelar på grund av detta, tillgång till egna lokaler, prioriteringar för året för den enskilda kåren/föreningen, antalet samarbetspartners med mera. K R I T E R I E R F Ö R B E D Ö M N I N G Följande kriterier bör gälla generellt vid alla ansökningar: Antalet personer som tar del av aktiviteten i förehållande till beloppet Redogörelsen för projektet enligt riksorganisationens mall Föreningens/kårens engagemang i riksorganisationen B E S L U T A N D E T O M D E T T A B E D Ö M N I N G S U N D E R L A G Underlaget är antaget av styrelsen för riksorganisationen och är en del av det dokument som finns för projektstöd. Det är upprättat för att veta vilka projekt som bör prioriteras framför andra och för att styrelsen ska vara konsekvent och öppen med sina resonemang för avslag och beviljande av projektstöd. 1(1)
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 1 Ansökan om projektstöd K O N T A K T U P P G I F T E R Ansökande kår eller förening: Kontaktperson: Telefonnummer 1: Telefonnummer 2: Mailadress: Yrkat belopp: K O R T S A M M A N F A T T N I N G A V P R O J E K T E T : D A T U M Datum för aktiviteten/projektet: Bilagor: 1. Påskrivet standardavtal (OBS: Glöm inte att ändra projektets namn och Förening X) 2. Beskrivning av aktiviteten/projektet 3. Motivering om hur aktiviteten/projektet kommer medlemmarna till gagn 4. Beskrivning om hur aktiviteten/projektet går under satta föreskrifter 5. Preliminär budget för användning av tilldelade resurser Ort och datum Ort och datum Underskrift föreningsordförande Underskrift eventuell projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande 1(1)
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 1 Bilaga 1: Standardavtal projektstöd Standardavtal mellan Sveriges Ekonomföreningars Riksorganisation, nedan kallat S.E.R.O., och arrangerande föreningen/kåren, nedan kallat Ekonomförening X gällande disponering av resurser ur S.E.R.O.:s projektstöd. 1 A V T A L E T 1.1 Detta avtal avser till att reglera ansvarsförhållandena mellan S.E.R.O. och Ekonomförening X, vid arrangerandet av projektets namn. 1.2 Syftet med detta avtal är att säkerställa att båda parterna är medvetna om sina åtaganden vid arrangerandet av ovan nämnd aktivitet/projekt. 1.3 Angående ekonomiska och andra ansvarsförhållanden som inte tas upp i detta avtal hänvisas till S.E.R.O.:s policy angående ansökan ur S.E.R.O.:s projektstöd. 2 A V T A L E T S G I L T I G H E T O C H U P P S Ä G N I N G 2.1 Detta avtal träder i kraft när parterna har undertecknat detsamma. Avtalet är giltigt upp till fyra (4) månader efter ovan nämnd aktivitet/projekt. 2.2 Båda parterna äger rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller villkoren i detta avtal eller på annat sätt väsentligt åsidosätter sina skyldigheter och inte inom 14 dagar efter skriftlig erinran därom vidtar rättelse. 3 D E T Å L I G G E R E K O N O M F Ö R E N I N G X 3.1 att i samband med arrangerandet av aktiviteten/projektet som nämnts ovan följa det som beskrivits i ansökningshandlingarna. 3.2 att ansvara för att aktiviteten genomförs på ett ändamålsenligt och tillfredsställande sätt, vilket innebär att utformandet skall följa de riktlinjerna som S.E.R.O.:s policy för projektstöd ger. 3.3 att bereda, om möjligt, plats för S.E.R.O. med lämpliga former. 3.4 att senast en (1) månad efter avslutad aktivitet/projekt, om inte särskilda skäl föreligger, inkomma med skriftlig rapport, vilken regleras i projektstödspolicyn, till Styrelsen. 4 D E T Å L I G G E R S. E. R. O. 4.1 att exponera aktiviteten/projektet på www.sero.nu om så önskas. 4.2 att exponera aktiviteten/projektet mot andra ekonomföreningar om så önskas. 1(2)
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 1 5 A L L M Ä N N A B E S T Ä M M E L S E R 5.1 Förändring av eller tillägg till detta avtal skall författas skriftligen och undertecknas av båda parter för att vara gällande. 5.2 Avtalet skall upprättas i två exemplar och undertecknas av båda parter. Härmed intygas att båda parter läst och förstått S.E.R.O.:s standardavtal gällande projektstöd. Ort och datum Ort och datum Sveriges Ekonomföreningars Riksorganisation Firmatecknare Ekonomförening X 2(2)
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 2 Bilaga 2: Beskrivning av aktiviteten/projektet Beskriv aktiviteten/projektet nedan. Tänk på att försöka ge en övergripande beskrivning som främst fokuserar på den delen av aktiviteten/projektet som ansökan gäller. Utgå ifrån att S.E.R.O.:s styrelse som behandlar ansökan inte har någon direkt förkunskap kring studentkulturen på ert lärosäte varpå viss bakgrundsinformation kring traditioner eller dylikt bör inkluderas i beskrivningen.
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 3 Bilaga 3: Hur gagnas medlemmarna? Motivera nedan hur aktiviteten/projektet kommer medlemmarna till gagn. Tänk på att beskriva rådande situation i er förening/kår om detta ligger som bakgrund till aktiviteten/projektet och därmed hjälper S.E.R.O.:s styrelse som behandlar ansökan att förstå hur aktiviteten/projektet kan komma medlemmarna till gagn.
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 4 Bilaga 4: Hur aktiviteten/projektet följer Projektstödspolicyns föreskrifter Beskriv hur aktiviteten/projektet går under satta föreskrifter nedan. Använd gärna mellan-rubrikerna för att underlätta er beskrivning. H Ö G S T A Y R K A N D E P Å S T Ö D Ä R 1 0 0 0 0 K R O N O R : S K A L L K O M M A D E N L O K A L A M E D L E M S F Ö R E N I N G E N S/- K Å R E N S M E D L E M M A R T I L L G A G N : F Å R E J F Ö R K N I P P A S M E D A L K O H O L, D R O G E R E L L E R A N N A T S O M K A N V E R K A S T Ö T A N D E :
A N S Ö K A N O M P R O J E K T S T Ö D B I L A G A 5 Bilaga 5: Preliminär budget Infoga nedan budgeten för aktiviteten/projektet. Tänk på att det måste framgå tydligt vilka kostnader som ansökan behandlar. Använd gärna noter för att ge en mer detaljerad budget. Tänk också på att de kostnader som ansökan behandlar måste gå under satta föreskrifter.
P R O J E K T S T Ö D R A P P O R T E R I N G S U N D E R L A G Efter avslutat projekt Senast 3 veckor efter avslutat projekt/aktivitet skall föreningen inkomma med en skriftlig rapport. Rapporten kan med fördel följa denna mall. B E S K R I V N I N G A V P R O J E K T E T / A K T I V I T E T E N : B E S K R I V N I N G A V P R O J E K T E T / A K T I V I T E T E N S M Å L U P P F Y L L N A D : P R O J E K T E T S / A K T I V I T E T E N S E K O N O M I S K A R E S U L T A T ( A N G E S U M M A ) : B I L A G O R : 1. Ekonomisk rapport (t.ex. kopior på kvitton, fakturor inklusive beskrivning) Härmed intygas att rapporteringen är korrekt. Ort och datum Underskrift ansvarig kontaktperson Namnförtydligande