2015-02-25 1 (7) Byggnads- och tillståndsnämnden Byggnads- och tillståndsnämndens behovsutredning och tillsynsplan 2015-2017 för kontroll enligt livsmedelslagen Beslutsunderlag Byggnads och tillståndsnämndens behovsutredning och tillsynsplan 2015-2017 för kontroll enligt livsmedelslagen. Stadsmiljö- och serviceförvaltningens skrivelse den 25 februari 2015. Sammanfattning Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 882/2004 ska en myndighet som tilldelats operativa tillsynsuppgifter avsätta resurser som i tillräcklig grad motsvarar behovet av tillsyn samt ha personal med tillräcklig kompetens för tillsynsarbetet. Myndigheten ska också ha gjort en utredning om tillsynsbehovet en behovsutredning inom sina ansvarsområden. Behovsutredningen ska avse en tid om tre år och uppdateras årligen med hänsyn till de förutsättningar som kan ha ändrats. Syftet med behovsutredningen är att planera för att livsmedelskontrollen ska ha tillräckligt med resurser för att utföra sina uppdrag. Myndigheten ska också varje år, för sina verksamhetsområden, upprätta en tillsynsplan baserad på behovsutredningen. Tillsynsplanen ska beskriva hur tillsynsarbetet ska bedrivas. Tillsynsarbetet ska också regelbundet följas upp och utvärderas. Både behovsutredningen och tillsynsplanen ska beslutas av den inom myndigheten som beslutar om användning av myndighetens resurser. För att planera hur mycket personalresurser livsmedelskontrollen behöver används måttet årsarbetskraft. En årsarbetskraft motsvarar det antal timmar en anställd har till förfogande för sin huvuduppgift, efter att ett avdrag gjorts för genomsnittlig semester, sjukfrånvaro och interna möten. En årsarbetskraft har därefter beräknats till i genomsnitt 1360 timmar i Sundbyberg. Förslag till beslut 1. Byggnads och tillståndsnämndens behovsutredning och tillsynsplan 2015-2017 för kontroll enligt livsmedelslagen godkänns. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 stadsbyggnadsochmiljonamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2015-02-25 2 (7) Livsmedelskontroll Livsmedelsverket har tillsammans med länsstyrelser och kommuner tagit fram nationella mål som kontrollmyndigheten behöver ta med i sin planering av livsmedelskontrollen. Mål för livsmedelskontrollen: Konsumenterna har trygga livsmedel, förtroende för kontrollverksamheten och en god grund för val av produkt. Med trygga livsmedel menas säkra livsmedel och att konsumenterna inte blir lurade. Företagen/Verksamhetsutövarna har tilltro till kontrollen och upplever den som meningsfull. De samverkande kontrollmyndigheterna har en optimal samverkan och förtroende för varandras sätt att ta ansvar för sin respektive del i livsmedelskedjan. Kontrollverksamheten är riskbaserad, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig. Övergripande mål som utförs i samverkan av myndigheterna gemensamt: Konsumenterna får säkra livsmedel och inte blir lurade. Konsumenterna känner trygghet i att livsmedlen producerats på ett för dem acceptabelt sätt och de upplever att informationen om livsmedlen är tillräcklig och enkel att förstå. Företagen/Verksamhetsutövarna får en likvärdig, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig kontroll med helhetssyn. Detta bidrar till att stärka förtroendet för deras produkter. De samverkande myndigheterna tar ett gemensamt ansvar för kontrollen i hela livsmedelskedjan, utnyttjar kompetenser och resurser på ett optimalt sätt och därmed kan effektiviteten öka. Samverkan betyder att det finns en samsyn på väsentliga aspekter i kontrollen, men att kontrollmyndigheterna tar ansvar inom sina respektive ansvarsområden. Livsmedelskontrollen 2015 Planerad kontroll I systemet som används för registrering och uppföljning (ECOS) finns drygt 320 livsmedelsverksamheter registrerade. Det handlar om allt från gatukök till restauranger och skolor, förskolor och särskilda boenden med tillagningskök. Utifrån livsmedelsverkets metodik för riskklassning uppskattas ett kontrollbehov. Händelsestyrd kontroll Utöver den planerade kontrollen tillkommer kontroll och andra kontrollrelaterade uppgifter så som registrering av nya verksamheter och kontroll av dessa. En stor del av den händelsestyrda kontrollen föranleds av klagomål (misstänkt matförgiftning, felmärkning och bristande hygien bland annat). Tidsåtgång och tidpunkt för utförande av den händelsestyrda kontrollen kan endast uppskattas retroaktivt.
2015-02-25 3 (7) Extra offentlig kontroll Verksamheter som har så stora brister att det behövs uppföljning utanför den planerade kontrollen behöver kontrolleras inom extra offentlig kontroll. Denna kontroll kan inte planeras in i tid då kontrollbehovet uppstår vid klagomål eller vid en ordinarie kontroll. Myndigheten har rätt att ta betalt för extra offentlig kontroll men en förutsättning av utförandet är att personalresurser finns för det. Riktade kontrollinsatser En ny informationsförordning trädde i kraft i december 2014. Denna ställer nya krav på märkning och information om livsmedel. Det är ännu inte helt tydligt vilka konsekvenser förordningen kommer att få för livsmedelskontrollen, men av förordningen framgår bland annat att information dels ska ges muntligen dels genom märkning. Konsumenter ska till exempel kunna få information om allergener på ett tydligt sätt både på en restaurang och genom tydlig, läsbar, märkning på förpackningar. Ett länsgemensamt projekt kommer att startas i mars 2015 för att kontrollera hur verksamhetsutövarna uppfyller dessa krav. Ett nordiskt kontrollprojekt om odeklarerade allergener i färdigförpackade livsmedel samordnas av livsmedelsverket under 2015. Livsmedelsverket bekostar analyserna men urval av produkter och provtagning kommer att ske i deltagande kommuner. EU-kommissionens livsmedels- och veterinärbyrå, Food and Veterinary Office (FVO)kräver provtagningsplaner inom livsmedelskontrollen. En gemensam provtagningsplan tas fram inom ramen för miljösamverkan Stockholm. Miljösamverkans provtagningsplan omfattar flera samordnade provtagningar och ger bra möjlighet att kartlägga brister i olika produktområden. Deltagande i följande miljösamverkans provtagningsprojekt är prioriterad: Näringsvärdesanalyser grupp 1 (energi, protein, fett, kolhydrater) Artanalyser av fisk Artanalys kött i sammansatta produkter Redlighet butiksmald köttfärs Säkerhet medium-rare hamburgare Tungmetaller i växtbaserade kosttillskott Listeria i ätfärdiga kylda livsmedel En granskning av material som kommer i kontakt med livsmedel kommer att ske inom årets planerade kontroll på förskolor i staden. Detta sker både enligt stadens planeringsdirektiv med fokus på Barnens stad och enligt målen i stadens handlingsplan för giftfri förskola. Barn har rätt att växa upp i trygga miljöer och få möjligheter till god psykisk och fysisk hälsa (planeringsdirektiven). Fyra samordnade kvällsinspektioner planeras att utföras under året på verksamheter som har en omfattande verksamhet under kvällstid. Kvällsinspektioner ger
2015-02-25 4 (7) möjligheter att bedöma kvällspersonalens kunskap och synliggör brister i hantering som sker på kvällstid. Proaktivt arbete Informationsförordningen som träder i kraft i december 2014 ställer nya krav på märkning och information om livsmedel. Med anledning av lagstiftningsförändringar som berör nästan alla livsmedelsföretag är det viktigt med anpassade och riktade informationsinsatser om den nya lagstiftningen under 2015 och 2016. Temperaturer är ett kontrollområde som ofta får avvikelse i samband med inspektion. Lismedelskontrollen i Sundbyberg har därför bestämt sig för att vara proaktiv och skapa en medvetenhet bland företagare om temperatur och dess förutsättningar. Termometrar med loggerfunktion har köpts in och används nu ute i olika verksamheter. Med dessa kan kyl, frys och varmhållning mätas över flera dygn och företagaren får sedan ta del av resultatet. Användning av ATP-mätare i pedagogiskt syfte i olika verksamheter för att på sikt förbättra verksamhetsutövarnas kunskaper om effektiv rengöring. ATP är cellernas energibärare som förekommer i allt från bakterier, mögel till växter, djur och livsmedel. Detta gör den lämplig som indikator-molekyl för rengöring. Ett högt ATP-värde indikerar på smuts, d.v.s. bristfällig rengöring. Kompetensutveckling och effektiva arbetssätt För att hålla hög kvalitet på arbetet och använda resurserna effektivt krävs att tid avsätts för planering och uppföljning arbetet, att åstadkomma samsyn och utveckla effektiva arbetssätt internt samt att hålla anläggningsregistret aktuellt. Eftersom Sundbyberg är en liten kommun är det viktigt att samverka externt med andra kommuner i landet och länet för att kunna uppnå en effektiv kontroll. Medverkan i nätverk och samverkan med andra myndigheter är nödvändigt liksom kompetensutveckling och inläsning. Inom livsmedelstillsynen är behovet av löpande kompetensutveckling stor till följd av en komplex lagstiftning och livsmedelslarm av olika slag som kräver inhämtande av ny kunskap. Informationsförordningen som tillämpas till stor del från och med december 2014 och fortfarande saknar tillhörande vägledning från SLV kräver ytterligare tid för inläsning och diskussioner om tillämpning. Prioritering I tabell 3 nedan redovisas uppskattat behov av tid (i timmar) för livsmedelskontroll och övrigt arbete under 2015 2017. Det uppskattade behovet överskrider tillgängliga resurser med en heltidstjänst. Det innebär att ett flertal aktiviteter måste prioriteras bort eller utföras i mindre omfattning. Samtidigt ökar kontrollbehovet i
2015-02-25 5 (7) och med att staden växer, vilket innebär nya livmedelsföretagare. Bland annat har Kommunfullmäktige antagit Budget 2015 med plan för 2016 och 2017 i vilket beslut om att maten lagas på plats, högre andel ekologiskt på förskolor. Att skolorna ska ha tillagningskök, för hushållning med maten och att kunna servera vällagad, ekologisk och näringsrik mat. Men även att det vid planering av nya äldreboenden ska byggas mindre enheter. För livsmedelskontrollen innebär detta fler verksamheter som omfattas av kontrollbehovet, samt att de tillagar mat för känsliga konsumenter (barn under 5 år och äldre) vilket innebär en ökad risk och därav ett större kontrollbehov. Men även mer administration i form av nya beslut mm En kontrollskuld (kontrolltid som verksamhetsutövare betalat för men miljöenheten inte hunnit utföra) från tidigare år följer med in i 2015. För att minska denna skuld krävs aktiviteter vilket inte kommer prioriteras under 2015 på grund av resursbrist. På grund av detta kommer finansieringen av livsmedelskontrollen att ses över under 2015. Bortprioriteringar Nämnden föreslås godkänna en bortprioritering enligt nedanstående lista för aktiviteter under 2015: Riktade aktiviteter för att komma till rätta med kontrollskulden. Det interna kvalitetsarbetet minimeras. Deltagande i nedanstående nationella och länsgemensamma kontrollprojekt: Is från ismaskiner Dryckesautomater med läsk Mjukglassmaskiner PAH i traditionellt direktrökta livsmedel Kadmium i ris Glykoalkaloider och tungmetaller i potatis Kontroll av folsyra och vitamin D i kosttillskott Samordningsprojekt med Läkemedelsverket angående innehåll av läkemedel i potensmedel Deltagande i nätverk och externa möten för samsyn och kompetensutveckling begränsas. Deltagande i 50% av krögarråden. Utförande av extra offentlig kontroll utförs i mindre omfattning. Riktade informationsinsatser utförs i mindre omfattning under 2015. Registervård och inventering av nya verksamheter, så som internethandel, utförs i begränsad omfattning. Uppdatering av beredskapsplan samt upphandling av laboratorietjänster. Animaliska biprodukter (ABP) som är Livsmedelsverkets nationella fokusområde i samarbete med Jordbruksverket.
2015-02-25 6 (7) Den planerade kontrollen framgår av kolumnen plan 2015. Tabell 3 Behovsutredning 2015-2017 och tillsynsplan 2015 livsmedelskontroll Typ av verksamhet Antal Intervall Periodisk tillsyn Kontroll årligen 239 årligen 1310 1310 1310 1210 Kontroll varannat år 30 vartannat år 70 70 70 70 Kontroll vart tredje år 44 vart tredje år 50 50 50 50 Kontrollskuld från föregående år 370 470 570 0 Delsumma 313 1800 1900 2000 1330 Riktade tillsynsinsatser Projekt, lokala, nationella eller samverkansprojekt med andra myndigheter projekt 400 400 400 200 Delsumma 400 400 400 200 Händelsestyrd tillsyn Extra offentlig kontroll löpande 400 400 400 200 Registrering löpande 130 130 130 130 Klagomål, matförgiftningar löpande 100 100 100 100 Nya verksamheter/ insp efter registrering löpande 240 240 240 240 Sanktioner löpande 20 100 100 20 Administrativa uppgifter, kontrollrelaterat löpande 440 440 440 440 Delsumma 1330 1410 1410 1130 Proaktivt arbete Informationsinsatser löpande 150 150 150 0 Rådgivning inför registrering m.m. 150 150 150 150 Delsumma 300 300 300 150 Ordning & reda, effektiva arbetssätt Registervård löpande 100 100 100 60 Effektiva arbetssätt & rutiner, internt kvalitetsarbete löpande 300 300 300 100 Planering & uppföljning löpande 300 300 300 300 Kompetensutveckling löpande 160 160 160 160 Samverkan internt löpande 150 150 150 150 Nätverk & externa möten (livsmedelsverket, länsstyrelsen, norrlivs, miljösamverkan) årligen 200 200 200 100 Övrig administration löpande 400 400 400 400 Delsumma 1610 1610 1610 1270 Summa 5440 5620 5720 4080 Tillgängliga resurser 3 4080 4080 Behov 2015 Behov 2016 Behov 2017 Plan 2015 Konsekvenser Konsekvenser av prioriteringar När kontrolltiden i den periodiska tillsynen prioriteras ned, byggs en kontrollskuld i timmar upp. Detta innebär att verksamheter får kontroll i mindre omfattning än vad deras årliga avgift motsvarar. Bortprioriteringar inom den riktade tillsynen leder även till att det inte finns möjlighet att delta i flera län- och nationella kontrollprojekt med försämrad kompetensutveckling och samsynsmöjlighet. Resursbristen under tidigare år har resulterat i att kontrollskulden i början av 2015 är 370 timmar. Denna skuld kommer att växa uppskattningsvis med 100 timmar varje år om inte ytterligare resurser tillförs. Prioriteringar leder till att även extra offentlig kontroll kommer att genomföras i mycket mindre omfattning. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 www.sundbyberg.se
2015-02-25 7 (7) En situation där verksamheter får mindre kontroll och där verksamheter med större risker eller brister inte får uppföljning innebär en långsiktig försämring av livsmedelssäkerheten i kommunen. Fleråriga omfattande nedprioriteringar påverkar personalens arbetsmiljö och ökar risken för såväl försämrad hälsa som ökad personalomsättningen. Åtgärder under 2015 för att förbättra resurstillgången till 2016 För att kunna leverera den uteblivna kontrolltiden, utföra en effektiv och kvalitetssäkrad kontroll samt delta i nationella och länsgemensamma kontrollprojekt behövs det resursförstärkning. Resurstillgången kan balanseras till 2016 om nedanstående åtgärdas under 2015: Registreringsavgiften höjs från en timmes till två timmars arbete av en handläggare i Sundbyberg stad Timtaxan anpassas till nivå med närliggande kommuner Arbetet med den nya taxan prioriteras under 2015 för att nya taxan ska gälla från årsskiftet 2016. På så sätt kan vi garantera tillräckligt med resurser för att driva en kompetent och effektiv livsmedelskontroll och ge bra service för kommunens livsmedelsföretagare.