1 Göteborg 2009-09-11 Rutiner av relevans för verksamheten inom utbildningen på forskarnivå vid Institutionen för globala studier
2 Innehåll: - Utlysning av doktorandanställningar/utbildningsbidrag - Mottagande av nyantagna doktorander - Lathund anhållan om disputation samt spikning av avhandling - Riktlinjer för hotell- och resebokningar i samband med disputationer - Checklista i samband med disputationer - Arbetsfördelning rörande praktiska arrangemang vid disputationstillfället
3 Utlysning av doktorandanställningar/utbildningsbidrag Från och med Ht 2008 tillämpar institutionen ett gemensamt antagningstillfälle för samtliga utbildningar på forskarnivå. Nedan följer information av arbetet med utlysning, hantering av ansökningshandlingar etc. Utlysning Utlysning av anställning som doktorand annonseras under GU:s lediga anställningar med länkar till respektive ämnes hemsida senast fyra veckor i förväg. Respektive ämnes utbildningsledare ansvarar för framtagande av text till utlysning samt för att vederbörlig information tas fram som ska läggas ut på institutionens hemsida. Utlysning skall ske i god tid så att det finns möjlighet till gott om utrymme mellan sista ansökningsdag och den dag då antagningskommittéerna sammanträder. Information på hemsidan Vad bör man tänka på: 1. Information om ämnet 2. Information om ansökningstid och process, hur rangordning går till, tidsramar, mm 3. Allmän studieplan 4. Kursdokument (i de allmänna studieplanerna hänvisas till ett särskilt kursdokument och detta bör finnas på hemsidan) 5. Information om seminarier o dylikt 6. Regler för behörighet, finansiering mm Vart handlingar skall skickas in/ut och hur Ansökningshandlingar (i pappersform) sänds till fakulteten för registrering och diarieföring. Fakulteten tillser att handlingarna hamnar hos forskningsadministratören vid SGS som i sin tur meddelar respektive utbildningsledare att handlingarna finns att hämta ut hos henne. Utbildningsledaren tar nu över ansvaret för handlingarna och kontaktar vaktmästeriet och meddelar hur många kopior som skall tryckas upp (samt i vissa fall vilka av handlingarna som skall kopieras upp). Antagningskommittéerna lägger fram förslag till rangordning till FUN Beslut om rangordning sker i FUN Beslut om antagning fattas av institutionsstyrelsen Besked till sökande om resultat De som antas får besked av respektive ämnes utbildningsledare. Besked till dem som ej antas meddelas av fakultetskansliet.
4 Mottagande av nyantagna doktorander Att tänka på vid mottagande av nya doktorander Forskningsadministratören ansvarar för etablering i Ladok samt registrering m.m. Introduktion: Institutionen genomför en gemensam introduktion i enlighet med den modell som genomfördes våren 2009 dvs. ett paket med information om institutionen (inklusive möte med nyckelpersoner), GU, kurser, seminarier, studentkår, regelverk, anställningar, sjukskrivningar etc. Programmet tas fram av koordinerande studierektor i samarbete med utbildningsledarna. Vidare skall rundtur i huset samt på stan genomföras. Forskningsadministratören sammanställer och sänder ut inbjudan och program till de nyantagna doktoranderna. Reviderad upplaga av Doktorandhandboken delas ut i samband med denna introduktion. Ämnesspecifika introduktioner genomförs också och respektive utbildningsledare ansvarar för dessa. Utbildningsledarna ansvarar för att informera forskningsadministratör i god tid om behov av nyinköp av datorer samt vilken verksamhet som skall finansiera inköp (om ej fakultetsanslag). Forskningsadministratören ansvarar för att i god tid lämna uppgifter om vilka nya doktorander som antagits och som behöver: postfack dator e-post telefon rum till vaktmästeriet, till it-tekniker, till it-tekniker, till it-tekniker, till prefekt.
5 Lathund - anhållan om disputation samt spikning av avhandling Anhållan om disputation Handledare och doktorand fyller i blanketten Anhållan om disputation (finns på fakultetens hemsida, utbildning, forskarnivå, regler och riktlinjer) samt ansvarar för att denna sänds till fakulteten senast sex veckor före disputationen. Kopia av Anhållan lämnas samtidigt till institutionens forskningsadministratör (se nedan). OBS! Texta tydligt så att det inte blir något missförstånd rörande t ex titeln på avhandlingen Anhållan om disputation skall innehålla uppgifter om respondenten, datum, tid och plats för disputation, avhandlingens titel, handledare, förslag till ordförande och fakultetsopponent vid disputationen, betygsnämnd samt undertecknas av respondent och examinator. OBS att handledarna ansvarar för förslag till opponent och betygsnämnd. OBS! Kontakta alltid forskningsadministratören (Annika Forssell, tel: 7861428, e-post: annika.forssell@globalstudies.gu.se) i god tid innan anhållan skall sändas in till fakulteten Elektronisk spikning 1. I samband med att anhållan om disputation sänds in tar också den elektroniska spikningsprocessen sin början. Forskningsadministratören sänder då ett meddelande till GUPEA innehållande doktorandens namn och e-postadress, avhandlingens titel samt institution. 2. Ett konto skapas i GUPEA och doktoranden får ett meddelande om att detta finns samt instruktioner för den fortsatta processen. 3. När avhandlingen är tryckt och doktoranden har tillgång till slutversionen som pdf-fil tas nästa steg i e-publiceringen, dvs. avhandlingen läggs in i GUPEA. OBS om det blir något fel vid inläggningen i GUPEA, kontakta Jonas Gilbert på UB (ankn 4422) så att den pågående inläggningen kan avbrytas och du kan börja om på nytt. 4. Forskningsadministratören får ett meddelande från GUPEA att ett ärende finns för granskning och kontrollerar då att titel, författare, datum etc är korrekt, öppnar pdf-filerna och kontrollerar så att dessa är korrekta till omfång etc, samt kollar länkar till externa artiklar. OBS! att forskningsadministratören här måste ha tillgång till ett ex av avhandlingen, inklusive spikblad och omslag. Om inte boken är tryckt går det bra med en kompendieversion. Om något behöver kompletteras återsänds ärendet med kommentarer och då blir posten åter tillgänglig för doktoranden för justeringar. 5. När allt är OK godkänns e-publiceringen. Den är dock inte publicerad ännu utan detta sker i nästa steg 6. Spikdagen skall äga rum senast tre veckor före disputation. Beställ tid för besök hos Hans Abelius på Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet, tel 786 5460 eller e-post: hans.abelius@samfak.gu.se OBS att vissa perioder runt jul och på sommaren inte får räknas in i spikningstiden. Se regler för doktorsavhandling och disputation på fakultetens hemsida www.samfak.gu.se (utbildning forskarnivå - regler och riktlinjer) Doktoranden skall senast i samband med spikningen leverera texten till abstract och till ett pressmeddelande på svenska i form av datafiler. Detta skall sändas per e-post till Hans Abelius (hans.abelius@samfak.gu.se) och Lena Olson (lena.olson@samfak.gu.se) på
6 fakultetskansliet. Kontakta gärna Lena Olson om du har frågor rörande pressmeddelandet: e- post enligt ovan eller tel 7864841. Information om detta finns också på fakultetens hemsida www.samfak.gu.se (utbildning forskarnivå - regler och riktlinjer) Till spikningen medtages vidare: 1. 2 ex av avhandlingen + ett extra spikblad (= titelblad + abstract) 2. Kvitto från UB att man fått sina 25 exemplar av avhandlingen Beträffande spikbladet observera följande: - att samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden har infört en ordning där även de artiklar som ingår i en sammanläggningsavhandling skall listas på spikbladet med angivande av tidskrift/motsvarande, år och nummer där de finns publicerade - att spikblad skall finnas i samtliga ex som levereras till UB samt även i de ex som distribueras av institutionen. Institutionens adress samt ISBN-nummer bör anges på abstract. - Om avhandlingen ingår i någon publikationsserie fås ISBN-nummer från utgivaren. I annat fall erhålls nummer från ISBN centralen. Se Kungliga bibliotekets hemsida www.kb.se. För ytterligare information rörande inlämning av avhandlingar se: www.ub.gu.se/service/avhandl/ Vid besöket på kansliet spikas avhandlingen elektroniskt. Därefter är det bara att med ett exemplar av avhandlingen i hand bege sig till Vasaparken för den traditionella spikningen. Kontakta receptionen där borr och spik tillhandahålls. Ytterligare information om spikning och e-publicering finns på fakultetens hemsida www.samfak.gu.se (utbildning forskarnivå - regler och riktlinjer) Se också UBs hemsida www.ub.gu.se/publicera/epublicering/doktor/ Kontaktperson på UB är Jonas Gilbert, 7864422, e-post: jonas.gilbert@ub.gu.se För frågor om eventuell dispens från e-publicering kontakta Hans Abelius, tel 7865460, e-post se ovan. OBS dock att e-spikning genomförs på samma sätt oberoende om hela avhandlingen publiceras elektroniskt eller inte.
7 Riktlinjer för hotell- och resebokningar i samband med disputationer Forskningsadministratören bokar hotell och resor (resenären får ej boka själv)! Antal övernattningar på hotell för betygsnämndsledamot eller opponent max två nätter (enbart en natt om ej deltagande vid disputationsfest och om personen ifråga har praktisk möjlighet att åka hem samma dag som disputationen). OBS! Meddela forskningsadministratören om opponent eller ledamot i betygsnämnd skall hålla någon extra föreläsning e dyl som motiverar extra övernattning Institutionen använder i första hand Hotel Vasa och Hotel Lilton. Enkelrum är huvudprincip, dubbelrum i undantagsfall (om det är slut på enkelrum, extremt litet enkelrum etc). Om medföljande familjemedlem så bekostas tillskjutande kostnader av ledamot/opponent. Resestopp på vägen är inte tillåtet (måste i så fall särskilt motiveras och godkännas av prefekt i förväg). Taxi till och från flygplats och centralstation är ok och bokas också av forskningsadministratören.. Det är viktigt att handledarna meddelar riktlinjerna vid kontakt med opponent och betygsnämnd samt informerar om att arvode ej utgår till ledamot i betygsnämnd.
8 Checklista i samband med disputationer Vem ansvarar för vad i samband med disputationer Handledarna - har skyldighet att lämna förslag till opponent och betygsnämnd. - har ett övergripande ansvar för disputationen som helhet, kontakterna med opponent och betygsnämnd samt mottagandet av dessa när de kommer till Göteborg och institutionen. Det är också viktigt att handledaren och administratören stämmer av med varandra under processens gång Handledare/Respondent Anhållan om disputation samt ser till att den blir underskriven och sänd till fakulteten i rätt tid. Kopia lämnas samtidigt till forskningsadministratören (se vidare Lathund anhållan om disputation samt spikning av avhandling ). Kontakta alltid forskningsadministratören i god tid innan det är dags att skicka in anhållan. Forskningsadministratör I samband med anhållan om disputation startar forskningsadministratören e-publiceringsprocessen. Själva spikdagen äger rum senast tre veckor före disputation (se särskild spikningslathund ISBN nr - Om avhandlingen ingår i någon publikationsserie fås ISBN nr från utgivaren. I annat fall erhålls nummer från ISBN centralen. (se lathund ovan) Forskningsadministratören kontaktar opponent och deltagare i betygsnämnd för bokning av resor och hotell samt övrig information. Forskningsadministratören ansvarar för lokalbokning i Annedalsseminariet - Aulan eller annan sal efter önskemål samt rum för betygsnämndens sammanträde. Forskningsadministratören bokar lunch för opponent och betygsnämnd efter önskemål. En del restauranger vill inte reservera bord vid lunchtid och det kan också vara problem med fakturering. Restaurang Kalimera går med på bådadera för GU. Forskningsadministratören informerar vaktmästare om eventuellt behov av särskild teknisk utrustning samt kontaktar informatören angående anslag på hemsidan etc. Forskningsadministratören ombesörjer också att reseräkningsblankett med anvisningar sänds till gästerna för ifyllande och återsändande till administratören tillsammans med kvitton, biljetter o dyl. Överlämnar sedan reseräkningarna till resehandläggande administratör. För ytterligare information rörande reseräkningar kontakta resehandläggande administratör.( Gunilla Måwe gunilla.mawe@globalstudies gu.se, tel 4605
9 Efter disputation Protokoll från betygsnämnd lämnas till forskningsadministratör för vidarebefordran till fakulteten. Protokollet fungerar också som underlag för rapportering till Ladok om att disputation ägt rum med godkänt resultat. Se nedan. Forskningsadministratör ser till att alla kurser klara har/eller kan rapporteras in till Ladok samt att uppgift om att disputation har ägt rum läggs in så att respondenten kan få ut sin examen. Blankett för ansökan om doktors- eller lic-examen finns på samfaks hemsida (utbildning, forskarnivå, regler och riktlinjer) eller tillhandahålls av forskningsadministratören. Arbetsfördelning rörande praktiska arrangemang vid disputationstillfället Forskningsadministratören beställer blommor efter meddelande om önskemål från handledaren. Annan administratör ordnar förfriskningar till betygsnämnd och ställer i ordning disputationslokalen och betygsnämndens lokal samt ser till att vatten till opponent och respondent, vaser, blommor o dyl finns på plats Allt övrigt arbete i samband med disputationen, t ex andra dekorationer, dricka och tilltugg, kaffekokning och dukning, städning, omhändertagande av vaser och annat efter disputationen, ansvarar doktorand/ämneskollektiv för i enlighet med respektive ämnes egna rutiner och traditioner. Institutionen står för kostnaden för inköp av blommor, fika/lunch till betygsnämnden. Dessutom anslås 1 000 kr till valfritt ändamål spikningslunch, förtäring efter disputationen i väntan på betygsnämndens beslut eller middag före disputationen. OBS alkohol ingår ej. Lunch för opponent och betygsnämnd i samband med disputationen bekostas också av institutionen. När det gäller eventuell övrig förtäring, mousserande vin eller dylikt alternativt förtäring som överstiger det angivna beloppet 1000 kronor, bekostas detta av doktoranden själv eller av ämnesgruppens medel. Den som disputerar Avhandlingarna levereras till doktoranden som själv sköter distribution av avhandlingen till UB (25 ex), opponent och betygsnämnd samt till de övriga ämnesinstitutionerna i landet. Doktoranden ombesörjer vidare att erforderligt antal exemplar av avhandlingen finns tillgängliga vid disputationen. Utöver dessa skall institutionen ha fem exemplar för arkivering mm (lämnas till forskningsadministratören) och professor fem exemplar (för att t ex kunna dela ut till gäster vid institutionen eller andra som kan vara intresserade). Hos vissa tryckerier ingår leverans både till institutionen och UB i priset. Andra tar lite betalt för att leverera även till UB. OK så länge det täcks av tryckningsbidraget. Doktoranden har rätt till minst 20 ex för eget bruk. Resterande exemplar lämnas till Ewa Sjölin som även hanterar eventuell försäljning.